AFSPRAKENLIJST PRESIDIUM 20 APRIL 2015 Aanwezig de leden: Tevens aanwezig: Afwezig: Rollingswier (voorzitter), De Boer (GroenLinks), Gilissen (VVD), Schipper (SP), Van Waveren (CDA), Haage (PvdA), Bos (Stadsbelang Utrecht), van Ooijen (CU), Van Esch (PvdD) en Menke (Student & Starter) burgemeester van Zanen, Smits (griffier), Kiewik (commissiegriffier), Schlebusch (hoofd Staf BCS) en Van Turenhout (verslag) DATUM ONDERWERP ACTIE ACTIE 1. Opening en vaststellen agenda 2. Mededelingen Gemeenteraadsledendag Veiligheidsregio De burgemeester meldt dat op zaterdag 3 oktober 2015 een gemeenteraadsledendag van de Veiligheidsregio plaatsvindt. Kranslegging 4 mei De burgemeester meldt dat de heer Bos vragen heeft gesteld over hoe de indeling van wethouders en raadsleden voor de kransleggingingen in de wijken tot stand is gekomen. Nu is de indeling gemaakt op grond van de grootte van de partijen. Hr. Bos stelt voor om het volgend jaar andersom te doen en te beginnen met de kleinste partijen. Het Presidium stemt in met het handhaven van de huidige regeling maar voor volgend jaar met een nieuwe regeling te komen waarin de doorsnee van de gemeenteraad wordt meegenomen en deze vast te stellen in het Presidium. Griffie 28052015 Faciliteiten stadhuis Hr. Verschuure merkt op dat vergaderzaal 0.18 op het moment slecht te bereiken is. Tevens neemt hij geen genoegen met een kleinere zaal met minder zitplaatsen dan in 0.18. Zijn fractievergaderingen zijn vaak bemensd met meer dan 20 personen. Zaal 0.18 zit ook vaak vol. Mw. Haage merkt op dat de minder valide toegang aan de zijkant van het Stadhuis er nog steeds niet is. De griffier zal opnieuw IB mailen en de burgemeester Griffier 21042015 1
zal het wederom in het college melden. Nieuwe griffier Hr. Rollingswier meldt dat de selectiecommissie een griffier heeft geselecteerd. Het arbeidsvoorwaardengesprek moet nog plaatsvinden maar hopelijk kan betrokkene per 1 juni in dienst treden. 3. Conceptafsprakenlijst Presidium 16 februari 2015 Wordt conform vastgesteld. Griffie 21042015 4. Rapportages fractiekosten 2011 t/m 2014 5. Nieuwe spelregels t.b.v. Verantwoording fracties Het Presidium stemt in met het bespreken van de rapportage 2014 in het Presidium van 8 juni. Het verzoek aan de fracties is om daaraan voorafgaand met Deloitte in overleg te treden over bevindingen waar zij het niet mee eens zijn. De rapportages 2011, 2012 en 2013 Er is al veel gesproken over de rapportages 2011, 2012 en 2013. Omdat de meest actuele versies pas vrijdagmiddag jl. konden worden verzonden, is afgesproken dat de fracties tot vrijdag 24 april de gelegenheid krijgen hun eventuele nog resterende opmerkingen door te geven. Acties: De griffier zal een oplegnotitie/aanbiedingsbrief maken bij de aanbieding van de rapportages aan de raad. Daarin wordt uitgelegd hoe het proces verlopen is en hoe het presidium omgaat met uitgaven waarover de spelregels (nog) geen duidelijkheid verschaffen. De griffier zal wederom in overleg treden met de vm. fractievoorzitter van Leefbaar Utrecht en een deadline afspreken voor het aanleveren van de gegevens. Het Presidium stemt in met de volgende nog open staande discussiepunten: * onderzoekskosten die door fracties worden gemaakt ten dienste van het raadswerk mogen uit het fractiebudget bekostigd worden; dit is met name van belang voor de bevindingen over de SP; 2
* de in de bijlage van de Verordening op de financiële bijdrage aan de fracties 2006 genoemde 50% als maximum voor de reserve na ieder jaar komt te vervallen en wordt buiten werking gesteld met terugwerkende kracht; de in de verordening zelf opgenomen 40% als maximum voor de egalisatiereserve na de zittingsperiode blijft in stand; * kosten van de website mogen voor 100% uit het fractiebudget betaald worden; dit was al veel eerder opgenomen in de spelregels, maar in de rapportage van Deloitte bij bijvoorbeeld GroenLinks (2011 en 2012) is dit niet goed verwerkt. * eventuele uit het fractiebudget voorgeschoten niet declarabele kosten dienen vóór 1 mei te worden terug gestort op de rekening van de fractie. Hiermee wordt voorkomen dat de accountant achteraf teveel te verrekenen bedragen moet rapporteren. Acties: De griffier zal deze presidiumbesluiten bij Deloitte aan de orde stellen met het verzoek de rapportages hierop aan te passen. De griffie zal de spelregels aanpassen. De nieuwe spelregels zullen aan de fractievoorzitters en de penningmeesters worden gemaild. 6. Raad voor beginners Mw. Van Esch geeft een korte toelichting over hoe we inwoners van de stad beter en duidelijker kunnen maken hoe de raad werkt en hoe de raad meer toegankelijker te maken voor burgers. Hiervoor heeft de werkgroep 3 voorstellen gemaakt: gast van de raad, een informatiesheet voor in de raazaal en een animatiefilm. Het Presidium stemt in om voor de zomer 1 keer een gast van de raad te organiseren en na de zomer nog eens 2 keer. Ook stemt het Presidium in met het maken van een informatiesheet voor in de raadzaal en een 3
filmpje. 7. Dag van de democratie het Presidium stemt in met het organiseren van de Dag van de Democratie. Enkele aandachtspunten zijn: De focus moet liggen op de rol van het Stadhuis. Oud wethouders en oud raadsleden erbij betrekken. Een robuust programma presenteren. Bij de voorbereiding kijken hoe je andere mensen krijgt, niet alleen de usual suspect. Ook de voormalige gemeentehuizen in Vleuten en Zuilen zouden een rol kunnen spelen. Nu heel snel aan de slag, want de tijd dringt. 8. Raadsvoorstel Verordening rechtspositie wethouders, raads- commissieleden 2015. Het Presidium besluit dat de volgende wijzigingen in het raadsvoorstel worden aangebracht: Artikel 4 lid 1: dagelijks bestuur van het tussen haakjes als volgt: en voor zover het (dagelijks bestuur van het) presidium voorafgaand Artikel 4 lid 2: Aan dit lid wordt de volgende zinsnede toegevoegd: Deze vergoeding wordt slechts verleend indien en voor zover het (het dagelijks bestuur van het) presidium voorafgaand toestemming heeft gegeven tot het reizen en verblijven buiten het grondgebied van de gemeente. Artikel 7 lid 1: Hier de regeling vermelden die bij het aantreden van de raad is gebruikt in het kader van bring your own device. Het 1e jaar 200 euro, 2e jaar 100 euro en 3e jaar 100 euro tegemoetkoming in de aanschafkosten van een eigen computer. Artikel 7 lid 2: Dit lid kan in zijn geheel komen te vervallen. Griffier 12052015 Artikel 16 lid 2: Analoog aan artikel 7 lid 2: ook dit lid kan in zijn 4
geheel komen te vervallen.. 200420015 Het Presidium stemt in met rechtsstreeks agendering voor de raad; dus zonder commissiebehandeling vooraf. 9. Geheime stukken in ibabs Het Presidium stemt in met het ontvangen van geheime stukken in Ibabs nadat de griffier de gemeenteraad op de hoogte heeft gebracht van deze nieuwe werkwijze. De griffier zal deze overgang melden aan de gemeenteraad met daarin het advies om ieders eigen device goed te beveiligen. 10. Stand van zaken WOB-verzoek van M.M. Het Presidium heeft geen advies ontvangen en verzoekt het college alsnog het Presidium hierover te informeren. 11. Rondvraag Antwoorden op SV Hr. Verschuure merkt op dat journalisten de antwoorden op schriftelijke vragen niet meer ontvangen via de mail. Mw. Schlebusch zal ervoor zorgen dat de journalisten ook de antwoorden weer via de mail ontvangen. Raadsinformatieavondplannning Hr. Bos meldt dat alle door hem geagendeerde bespreekonderwerpen naast elkaar geagendeerd zijn op 28 april, waardoor hij niet bij elk ondewerp aanwezig kan zijn. De griffie zoekt hiervoor naar een werkbare oplossing. Technische vragen ter voorbereiding commissiebehandeling. Hr. Gilissen wil graag weten wat raadsleden doen met informatie die zij ontvangen van het college op gestelde technische vragen ter voorbereiding van de commissiebehandeling: wordt deze informatie gedeeld met alle leden van de commissie/raad? Conclusie: Griffier Schlebusch Schlebusch 5
Het is aan het raadslid zelf of hij of zij die informatie wil delen met de raad. Werkbezoek cie S&R aan Frankfurt Mw. Haage vraagt waarom het college alleen de cie S&R hiervoor heeft uitgenodigd en niet grote belanghebbende partijen uit de stad. Mw. Schlebusch zal dit aan de orde stellen bij het college. 6