INKOOPSTRATEGIE: INKOOPPROCEDURE UITBREIDING CAMERATOEZICHT GEMEENTE LEERDAM IBMN-2017-LEE-PH-001 1
Inhoudsopgave 1. Algemeen... 3 2. Doelstelling.....3 3. Huidige situatie... 3 4. Het juridisch kader... 3 4.1 Raming van de (overheids)opdracht... 4 4.2 Relevante regelgeving....4 5. Relevante inkoopaspecten....5 6. De meest doelmatige kans....5 7. De Procedure....5 8. Mijlpalen/ besluitvorming... 6 9. Verzoek... 6 Stellers: Paul Hoekstra Datum: Woensdag 24 mei 2017 2
1. Algemeen Bij memo van 8 mei 2017 heeft burgemeester Tjerk Bruinsma aangegeven dat hij voornemens is het cameratoezicht in het centrum van Leerdam uit te breiden. Aanleiding hiertoe is een reeks overvallen die de afgelopen periode hebben plaatsgevonden. 2. Doelstelling Er zijn aan dit inkoopproject twee doelstellingen verbonden: 1. De uitbreiding van cameratoezicht in de gemeente Leerdam. Het gaat ter zake om een levering, die bestaat uit de daadwerkelijke levering van de camera s en de installatie daarvan (NB wellicht een kleine dienstencomponent als ook onderhoud deel uitmaakt van de opdracht) 2. Zo spoedig mogelijk werkend opleveren van de beveiligingscamera s om de veiligheidsbeleving van de ondernemers in het centrum zo spoedig mogelijk te vergroten. 3. Huidige situatie Het project bevindt zich momenteel in de voorbereidingsfase. De onderliggende inkoopstrategie zal ingaan op de te maken keuzes om tot een selectie van een betrouwbare marktpartij te komen. 4. Het juridisch kader In het aanbestedingsrecht gaat het hoofdzakelijk om overheidsopdrachten. Zie daartoe bijvoorbeeld, artikel 1 leden 1 en 2 Richtlijn 2014/24/EU 1. Door middel van de Aanbestedingswet 2012 (laatst gewijzigd per 1 juli 2016) heeft implementatie van deze Richtlijn plaatsgevonden. Ingevolge artikel 1.1 van die Wet gelden de volgende definities: Overheidsopdracht Een overheidsopdracht voor werken, een overheidsopdracht voor leveringen, een overheidsopdracht voor diensten of een raamovereenkomst. Overheidsopdracht voor diensten Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer dienstverleners en een of meer aanbestedende diensten en die betrekking heeft op het verlenen van andere diensten dan die welke vallen onder overheidsopdracht voor werken. Overheidsopdracht voor leveringen Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer leveranciers en een of meer aanbestedende diensten en die betrekking heeft op: a. de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten of b. de levering van producten en die slechts zijdeling betrekking heeft op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van die levering. Overheidsopdracht voor werken Een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die is gesloten tussen een of meer aannemers en een of meer aanbestedende diensten en die betrekking heeft op: a. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van werken die betrekking hebben op een van de in bijlage II van richtlijn 2014/24/EU bedoelde activiteiten, b. de uitvoering of het ontwerp en de uitvoering van een werk, of c. het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat voldoet aan de eisen van de aanbestedende dienst die een beslissende invloed uitoefent op het soort werk of het ontwerp van het werk. Combinatie levering/dienst Zoals de opdracht thans is geformuleerd is er sprake van een levering. De eventuele graafwerkzaamheden om de camera s te plaatsen kunnen niet worden gekwalificeerd als een werk in 1 Artikel 1 leden 1 en 2 Richtlijn 2014/24/EU: 1. Bij deze richtlijn worden regels vastgesteld betreffende procedures voor aanbesteding door aanbestedende diensten met betrekking tot overheidsopdrachten en prijsvragen waarvan de geraamde waarde niet minder bedraagt dan de in artikel 4 vastgestelde drempels. 2. Aanbesteding in de zin van deze richtlijn is de aankoop door middel van een overheidsopdracht van werken, leveringen of diensten door één of meer aanbestedende diensten van door deze aanbestedende diensten gekozen ondernemers, ongeacht of de werken, leveringen of diensten een openbare bestemming hebben of niet 3
de zin van de Aanbestedingswet. (zie daartoe onderdeel b van de definitie van overheidsopdracht voor levering.) Mocht er naast het leveren van de camera s ook afspraken worden gemaakt over het onderhoud ervan, dan wordt er een dienstencomponent aan de opdracht toegevoegd. Voor het toepasselijke aanbestedingsregime is dit overigens verder niet relevant, omdat de drempel waarbij Europees dient te worden aanbesteed voor zowel leveringen, als diensten vastgesteld is op 209.000,- 4.1 Raming van de (overheids-) opdracht Op basis van een uitgebrachte offerte van de firma Kop Beveiliging BV wordt de waarde van de opdracht geraamd op 72.000,-. (NB. Uit de offerte blijkt niet of de jaarlijkse onderhouds- en operationskosten deel uitmaken van de offerte. Deze kosten dienen bij de raming van de opdracht te worden betrokken, waardoor deze zou kunnen stijgen. Verwachting is echter dat deze niet dermate hoog zullen zijn dat daarmee de Europese drempel voor leveringen wordt overschreden). Uitgangspunt in deze strategie zal het bedrag in de uitgebrachte offerte van. zijn. Voornoemd bedrag blijft in ruime mate onder de Europese aanbestedingsdrempel in 2017 van 209.000,- exclusief BTW voor leveringen. Conclusie: De raming van de overheidsopdracht ter zake de uitbreiding van het cameratoezicht bedraagt 72.000,- exclusief BTW en ligt ruim onder de Europese drempel voor leveringen. 4.2 Relevante regelgeving Voor de selectie van een ondernemen is dan in kwestie (onder de drempel) relevant, het bepaalde in: - Deel 1 van de Aanbestedingswet 2012; - Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente; - De Gids Proportionaliteit. Ter zake Deel 1 van de Aanbestedingswet 2012 is met name relevant, artikel 1.4 leden 1 en 3 Aanbestedingswet 2012: 1. Een aanbestedende dienst die of een speciale-sectorbedrijf dat voornemens is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel tot het verrichten van werken, leveringen of diensten te sluiten, bepaalt op basis van objectieve criteria: a. de keuze voor de wijze waarop de aanbestedende dienst of het specialesectorbedrijf voornemens is de overeenkomst tot stand te brengen; b. de keuze voor de ondernemer of ondernemers die worden toegelaten tot de aanbestedingsprocedure. [ ] 3. De aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf verstrekt een ondernemer op diens schriftelijk verzoek de motivering van de in het eerste lid, onderdelen a en b, bedoelde keuze. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente kent in beginsel een afwijkingsbevoegdheid (zie Hoofdstuk 3.5 van het beleid). Hoewel in deze Inkoopstrategie wordt afgeweken van de balkjes op pagina 31 van de Gids Proportionaliteit, april 2016 (essentie hier is dat het vanaf een bedrag van 50.000 proportioneel is om minimaal 3 en maximaal 5 partijen uit te nodigen) wordt met deze Inkoopstrategie toch invulling gegeven aan Voorschrift 3.4 A van de Gids Proportionaliteit: De aanbestedende dienst beziet per opdracht welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is, daarbij slaat hij in ieder geval acht op de volgende aspecten: omvang van de opdracht; transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers; aantal potentiële inschrijvers; gewenst eindresultaat; 4
complexiteit van de opdracht; type van de opdracht en het karakter van de markt. Voor de volledigheid, en voor zover nodig zal de vaststelling van deze Inkoopstrategie door B&W tevens een afwijkingsbesluit in de zin van hoofdstuk 3.5 van het gemeentelijke Inkoop- en aanbestedingsbeleid inhouden. 5. Relevante (inkoop-) aspecten Urgentie Veiligheidsbeleving van ondernemers in het centrum van de gemeente Leerdam. Het is essentieel om zo snel mogelijk de uitbreiding van het cameratoezicht te realiseren. Door voortvarend te handelen, wordt een duidelijk signaal aan de ondernemers gegeven dat er door de gemeente invulling wordt gegeven aan een concrete behoefte. Lokale ondernemers Vanuit het inkoopbeleid bestaat een doelstelling om zoveel als mogelijk lokale aannemers (als onderaannemer) op dit werk in te zetten. 6. De doelmatige kans De meest doelmatige kans om de in hoofdstuk 5 genoemde (inkoop-) aspecten adequaat te betrekken in onderhavig inkoopproject, is om rechtstreeks in overleg te treden met een ondernemer om tot een overeenkomst ter zake de uitbreiding van het cameratoezicht te komen. Een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure zal al snel twee maanden in beslag nemen, en ook de levering en plaatsing vergt tijd, waardoor een snelle realisatie naar verwachting niet haalbaar zal zijn. De gemeente heeft reeds goede ervaringen met..., die de gemeente thans ook voorziet van de nodige beveiligingscamera s.. is daarbij een ervaren marktpartij, met de benodigde competenties. Tevens is het een lokale onderneming, waarmee invulling wordt gegeven aan een van de doelstellingen van het inkoopbeleid, namelijk het stimuleren van lokaal ondernemerschap. Het vergroten van de veiligheidsbeleving van de ondernemers in het centrum binnen een zo kort mogelijke periode leidt er toe, dat wij in overweging geven om enkelvoudig onderhands 1 op 1 een overeenkomst met aan te gaan. NB. Als wordt gekozen voor een enkelvoudig onderhandse procedure dient ook daadwerkelijk 1 partij bij deze procedure te worden betrokken. Het is niet toegestaan om te shoppen bij andere partijen en de resultaten hiervan te betrekken in de onderhandelingen met de beoogde opdrachtnemer. Dit is in strijd met het aanbestedingsrechtelijke gelijkheidsbeginsel. Advies: Terzake de uitbreiding van het cameratoezicht een overeenkomst met. over te gaan. 7. De procedure In beginsel heeft de gemeente Leerdam volgens de Aanbestedingswet 2012 feitelijk twee mogelijkheden om te komen tot een overeenkomst (van opdracht) ter zake het realiseren van uitbreiding van cameratoezicht: 1. Aanbesteden (concurrentiestelling); 2. Enkelvoudig onderhands ( 1 op 1 ) gunnen. Uit de hoofdstukken 5 en 6 van deze inkoopstrategie volgt, dat aanbesteden in kwestie niet doelmatig is of zal zijn. 5
Voor wat betreft de motivering van de objectieve criteria als bedoeld in artikel 1.4 lid 1 sub a Aanbestedingswet 2012 is onder meer relevant (uit de parlementaire geschiedenis van de Aanbestedingswet 2012), de Nota van wijziging (28 maart 2011), Tweede Kamer, vergaderjaar 2010-2011, 32 440, nr. 11, pag. 15-16: [ ] Bij een aanbesteding onder de Europese drempelwaarden kan de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf kiezen voor een nationale aanbestedingsprocedure met een aankondiging, een meervoudig onderhandse procedure of een enkelvoudig onderhandse procedure. Ook daarbij moet op grond van objectieve criteria een keuze worden gemaakt. Elementen waaraan kan worden gedacht zijn bij voorbeeld de grootte van de opdracht, de baten en de lasten die een bepaalde procedure met zich meebrengt, de kenmerken van de sector in kwestie (omvang en structuur van de markt, handelspraktijken enz.) en ook de geografische ligging van de plaats van uitvoering. [ ] Als argument om te kiezen voor een enkelvoudig onderhandse procedure kan worden aangedragen dat een meervoudig onderhandse procedure in deze specifieke situatie gezien de grootte van de opdracht en in relatie tot de objectiveerbare spoed (veiligheidsbeleving ondernemers in het centrum) niet de meeste voor de hand liggende procedure is. De baten en lasten van een meervoudig onderhandse procedure wegen niet op tegen de gewenste snelheid van uitvoering. Hiermee is dan ook invulling is gegeven aan Voorschrift 3.4 A van de Gids Proportionaliteit. Voor wat betreft de motivering van de objectieve criteria als bedoeld in artikel 1.4 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 is onder meer relevant (uit de parlementaire geschiedenis van de Aanbestedingswet 2012), de Nota van wijziging (28 maart 2011), Tweede Kamer, vergaderjaar 2010-2011, 32 440, nr. 11, pag. 16: [ ] Ook de uit te nodigen ondernemers dienen op basis van objectieve criteria uitgekozen te worden. De aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf kan objectieve criteria toepassen zoals ervaring in de desbetreffende sector, omvang en infrastructuur van de onderneming, technische en professionele vaardigheden of andere elementen. [ ]. beschikt over alle benodigde ervaring en technische en professionele vaardigheden en is in staat om de opdracht op korte termijn te realiseren. In welk verband als de objectieve criteria in de zin van artikel 1.4 lid 1 sub b Aanbestedingswet 2012 (aldus) kunnen worden genoemd: 1. (Ruime) Ervaring (in meerdere opzichten); 2. Technische en professionele vaardigheden; Conclusie: Aanbesteden is in kwestie niet doelmatig. En de betreffende motivering voor de onderhandse enkelvoudige aanbesteding voldoet aan het bepaalde in artikel 1.4 lid 1 Aanbestedingswet 2012. 8. Mijlpalen/ besluitvorming In dit proces zijn de onderstaande mijlpalen en besluitvormingsmomenten te benoemen: Mijlpaal: Besluitvorming door: Deadline: Goedkeuring inkoopstrategie College begin juni 2017 Aangaan overeenkomst Inkoopteam begin juni 2017 Oplevering z.s.m. 9. Verzoek Wij verzoeken u in te stemmen met deze inkoopstrategie. 6