Word jij deel van het nieuwe T OP bestuur?
INHOUD 1. TOP Week algemeen 2. Organisatie 3. Wat houdt TOP bestuurslid zijn in? 3.1. Bestuursperiode 3.2. Structuur 3.3. Making Memories 3.4. Vergoeding 4. Bestuursfuncties en ervaringen 4.1. Chairman 4.2. Vice-Chairman/Secretary 4.3. Treasurer 4.4. Internal Affairs 4.5. External Affairs 4.6. Logistics Manager 4.7. Event Manager 5. Informatieavond bestuur
TOP Week algemeen TOP Week, de introductieweek voor alle nieuwe Tilburgse studenten aan één van de Hoger Onderwijsinstellingen, georganiseerd door en voor studenten, is al 36 jaar een begrip in Tilburg. Begonnen als klein initiatief, is TOP Week nu uitgegroeid tot het grootste studentenevenement van Tilburg. De nieuwe studenten maken tijdens de TOP Week kennis met alle aspecten van het studentenleven in Tilburg. Elk jaar wordt Tilburg op zijn kop gezet door 3.500 studenten die actief deelnemen aan TOP Week. Samen met je bestuursgenoten en de commissieleden zorg je ervoor dat nieuwe studenten de leukste week van hun studentenleven beleven! Een bestuursjaar bij TOP is dé kans om een jaar lang te ervaren hoe is het is om samen met zes bestuursgenoten een stichting te besturen en het grootste studentenevenement van Tilburg te organiseren! Organisatie Het dagelijks bestuur van TOP wordt gevormd door zeven studenten die officieel vanaf oktober starten met hun bestuursjaar. Van oktober t/m januari is het TOP bestuur parttime en vanaf februari t/m september is het TOP bestuur fulltime. De volgende functies worden door deze zeven personen vervuld: - Chairman - Vice chairman / secretary - Treasurer - Internal affairs - External affairs - Event manager - Logistics manager Naast het zevenkoppig dagelijks bestuur zijn er diverse commissies en ongeveer twaalf commissieleden die helpen om TOP Week vorm te geven. GedurendeTOP Week zelf zijn er ook nog 30 Supers, dit zijn oud bestuurs- of commissieleden en ruim 200 vrijwilligers die meehelpen om TOP Week tot een succes te maken.
Wat houdt TOP bestuurslid zijn in? Bestuursperiode Als bestuurslid begin je vanaf oktober aan jouw bestuursjaar. In de periode oktober t/m januari ben je parttime bezig met het organiseren van TOP Winter Week. Het is daardoor het eerste semester nog te combineren met jouw studie. Je bent dan per week minimaal 2 dagen van 10.00 tot 15.00 aan het werk op de TOP kamer. Vanaf februari begint de fulltime periode waar je voor TOP Week bezig gaat zijn. Hier zit je 5 dagen in de week van 10.00 tot 17.00 op de TOP kamer. Structuur Als bestuurslid van TOP heb je allemaal een eigen functie met bijbehorende taken. Sommige taken vallen niet direct onder een functie dus die kunnen in overleg verdeeld worden over de bestuursleden. Tijdens het bestuursjaar heb je elke week een bestuursvergadering en vanaf maart ook elke week een algemene vergadering met zowel bestuurs- als commissieleden. Bovendien hebben alle bestuursleden, behalve de voorzitter, minimaal 1 commissie onder zich die zij begeleiden. Making Memories Naast dat je met jouw medebestuursleden allerlei (spontane) activiteiten gaat doen of gaat borrelen, zijn er ook een aantal activiteiten die georganiseerd worden. Zo begin je het bestuursjaar met constitutieborrels van alle nieuwe studentenbesturen in Tilburg en buiten Tilburg, maar ook heb je je eigen constitutieborrel. Verder wordt er een (geheim) KIWI weekend georganiseerd, is er een kennismakingsborrel met de hele organisatie (commissieleden, bestuursleden en Supers), wordt er een proef kroegentocht gedaan met de hele organisatie en tot slot is er het pre- TOP feest. Tot slot worden er natuurlijk veel uitjes met de commissieleden georganiseerd, welke vanaf maart beginnen. Vergoeding Als je studeert aan Tilburg University ontvang je aan het einde van de bestuursperiode een financiële vergoeding: 9 bestuursbeurzen (Staat gelijk aan 2700 euro). Hiernaast werk je aan jouw CV, ontwikkel je belangrijke vaardigheden krijg je een aantal trainingen, haal je minstens je EHBO diploma en heb je een gezellige tijd met je medebestuurs- en commissieleden.
Bestuursfuncties en ervaringen Hieronder vind je per bestuursfunctie de taakomschrijving en de ervaringen van het huidige bestuurslid dat deze functie bezet. Chairman Als voorzitter van TOP heb je de algemene leiding over de stichting, je bent dus verantwoordelijk voor de gehele TOP organisatie. Je bent voornamelijk bezig met het aansturen, maar ook met het ondersteunen van jouw bestuursgenoten en commissieleden. Daarnaast zit je alle bestuurs- en algemene vergaderingen (met alle commissieleden) voor. Als voorzitter vertegenwoordig je de stichting naar buiten toe en ben je de contactpersoon voor alle officiële instanties. Zo heb je veelvuldig overleg met de projectcoördinator vanuit Tilburg University, overleggen met de gemeente Tilburg en de horeca Tilburg, Citymarketing Tilburg en de Hogescholen in Tilburg, maar ben je ook één van de contactpersonen voor de studentenverenigingen. Verder ben je als voorzitter ook de vertrouwenspersoon voor alle bestuursen commissieleden en zal je met hen evalueren over hun voortgang. Ook zorg je ervoor dat er gewaakt wordt over de voortgang van de voorbereidingen en zorg je voor waarborging van de lange termijn doelstellingen. Stressbestendig, behulpzaam, flexibel, objectief en sociaal zijn belangrijke karaktereigenschappen van een voorzitter. Het is erg belangrijk dat je als voorzitter te allen tijde het overzicht bewaard. Daarnaast is het relevant dat je over goede communicatieve vaardigheden beschikt, moet je goed naar anderen kunnen luisteren en is het belangrijk dat je representatief bent. In oktober was het dan zo ver, het bestuursjaar ging eindelijk echt beginnen. Na al wat voorbereidingen te hebben getroffen om het bestuursjaar goed te kunnen starten zijn we direct aan de slag gegaan met de organisatie van de TOP Winter Week, die in januari al plaatsvindt. Direct vanaf het begin moet je als voorzitter 2 stappen vooruitdenken en het hele traject in goede banen leiden. Het leuke aan de voorzittersfunctie vind ik dat je goed het overzicht moet houden en van alles op de hoogte moet zijn. Daarnaast draag je de eindverantwoordelijkheid van alles wat er in en rondom TOP Week wordt georganiseerd en besloten. Ook ben je constant aan het overleggen en afstemmen met de grotere partijen om de TOP Week tot een groot succes te maken!
Vice-Chairman Als vice-voorzitter ben je een soort manusje van alles, omdat je geen concreet takenpakket hebt. Een dag als vice-voorzitter is eigenlijk nooit saai, wanneer je je eigen taken af hebt is er altijd genoeg te doen, zoals het helpen van andere bestuursleden of commissieleden. Als vice-voorzitter heb je een paar vaste taken die als een soort rode draad door je dag lopen. Je bent bijvoorbeeld vertrouwenspersoon binnen de stichting, beheert de social media kanalen, website en TOP applicatie. Daarnaast zorg je ervoor dat er na elke vergadering een duidelijk verslag klaar ligt voor later gebruik. Iedere maandag zorg je samen met de voorzitter voor afstemming met de projectcoördinator van de universiteit. In de tijd die je over hebt mag je nog het hoofd zijn van de commissie Communicatie&Media en naar verschillende afspraken met veelzijdige partijen. Denk hierbij aan de Universiteit, Gemeente Tilburg, de horeca van Tilburg, eetleveranciers en ga zo maar door. Al met al denk ik, of ja weet ik, dat je je zeker niet hoeft te vervelen als vice-voorzitter. In oktober ben ik begonnen met mijn bestuursjaar bij TOP. Ik had ervoor gekozen om ernaast te blijven studeren. De combinatie was vaak moeilijk, want uiteindelijk vraagt TOP toch meer tijd dan je in eerste instantie dacht. In de aanloop van de Winter Week kwam eigenlijk echt het besef pas wat wij met z n allen aan het neerzetten waren. Tijdens de Winter Week zag je echt wat je aan elkaar had en zagen we ook hoe wij op elkaar konden inspelen op momenten dat het minder ging. Na de TOP Winter Week begon de full time periode, toen merkte je gewoon hoe fijn het was om samen op de kamer te zitten. We konden veel makkelijker met elkaar afstemmen, en kan ik mijn functie als vice-voorzitter veel beter uitvoeren. Het was duidelijk dat flexibiliteit en sociale vaardigheden belangrijke eigenschappen zijn van de vice-voorzitter, omdat je geen concreet takenpakket hebt en met veel verschillende partijen rond de tafel zit. Deze combinatie van eigenschappen maakte de functie van vice-voorzitter erg aantrekkelijk voor mij. Flexibiliteit, goede communicatieve vaardigheden, hoog aanpassingsvermogen, behulpzaam, goed naar anderen kunnen luisteren, overzicht kunnen behouden en meedenkend zijn.
Treasurer De voornaamste taken van de penningmeester zijn het waarborgen van de financiële administratie en het opstellen van de jaarbegroting en de daarbij behorende realisatie van TOP. Als penningmeester onderhoud je de contacten met debiteuren en crediteuren. Je zorgt ervoor dat alle geldstromen goed verlopen en dat de begroting wordt nageleefd. Aangezien je werkt met een boekhoudsysteem Davilex krijg je als penningmeesters alternatieve percepties van verschillende financiële aspecten. Een dergelijke financiële achtergrond is een vereiste. Stichting TOP controleert, registreert alle inkomsten en uitgaven via een eigen rekening. De stichting is BTW plichtig wat betekent dat je ook bezig bent met het terugvorderen en afdragen van belastingen. Aangezien de TOP een stichting is streef je naar een realisatie van 0,-. Om alles in goede banen te leiden werk je samen met de financiële expert van Tilburg University. Ook ben je verantwoordelijk voor het vaststellen en naleven van het acquisitietarget van External Affairs. Je zal deze functie ondersteunen in het werven van de sponsoring voor de TOP week. Na een jaar kun je goed overweg met het boekhoudsysteem Davilex, kun je belasting aangifte doen voor een stichting en heb je ervaring met begrotingen en realisaties maken. Ook heb je ervaring met de beslissingen presenteren naar een Raad van Toezicht van de universiteit en deze beslissingen ook goed beargumenteren en verantwoorden. Een bestuursjaar als penningmeester is fantastisch, maar draagt ook veel verantwoordelijkheid met zich mee. Jij bent eindverantwoordelijk voor alle inkomsten en uitgaven van de stichting en moet ervoor zorgen dat het budget goed verdeeld wordt. Verder zijn er elk jaar een hoop dingen die verbeterd kunnen worden. Ik vind het leuk dat ik er ook mijn eigen draai aan kan geven. Je leert om theorieën die je bij Accountancy en Finance krijgt, toe te passen in de praktijk, een ervaring waarvan ik zeker weet dat deze in mijn verdere loopbaan van pas gaat komen! Groot verantwoordelijkheidsgevoel, nauwkeurig en precies kunnen werken, affiniteit met cijfers en een financiële achtergrond, regels kunnen naleven, nee kunnen zeggen, geordend.
Internal Affairs Als Internal Affairs ben je verantwoordelijk voor de mentoren, deelnemers, vrijwilligers en de interne relaties. Je bent betrokken bij de werving van deelnemers en je bent verantwoordelijk voor de registratie van deze deelnemers op de maandag tijdens TOP Week. Dit is een complex proces waarbij je moet denken aan het registreren van 3.000 studenten binnen een kort tijdsbestek. Ook ben je verantwoordelijk voor de werving van alle mentoren en vrijwilligers. Je zult mentoren gaan werven en gesprekken voeren. Op deze manier ga je de uiteindelijke mentoren selecteren die de TOP kindjes gaan begeleiden. Je zorgt ervoor dat er genoeg vrijwilligers zijn ter ondersteuning in TOP Week. Als laatste onderhoud je de relaties met alle interne partijen. Denk hierbij aan de verschillende faculteiten binnen de universiteit, de MAK en andere studieverenigingen. Stressbestendigheid, gestructureerd en planmatig werken, nauwkeurig en geordend, goede communicatieve vaardigheden bezitten en verantwoordelijkheidsgevoel. Als Internal Affairs kun je vanaf het begin af aan meteen aan de slag voor de TOP Winter Week. Deze introductieweek wordt georganiseerd voor ongeveer 300 deelnemers. De werving van deze deelnemers en de registratie is volledig jouw verantwoordelijkheid. Doordat je al zoveel verschillende dingen aan het doen bent, krijg je al snel genoeg door wat al jouw taken inhouden en kun je na de Winter Week gelijk beginnen voor de Zomer Week. In het begin vond ik het best wel spannend, maar alles went vrij snel! Het contact met mensen (deelnemers, mentoren en vrijwilligers) die TOP Week gaan beleven vind ik het allerleukste aan mijn functie. Deze mensen, daar doe je het uiteindelijk allemaal voor. Hun plezier in TOP Week is prachtig om te zien. Daarnaast heb je ook veel contact met de universiteit en studieverenigingen. Hierdoor leer je hoe de universiteit met alle afdelingen en faculteiten in elkaar zit. Dit alles resulteert in een veelzijdig takenpakket.
External Affairs Dit jaar vervul ik de functie van External Affairs binnen TOP. Als External Affairs ben je vooral bezig met het binnenhalen van acquisitie. Je hebt contact met diverse partijen, van lokale verenigingen tot grote bedrijven. Elk contact is anders waardoor de gesprekken die je voert erg verschillend zijn. Als TOP heb je bedrijven echt iets te bieden, wat het leuk en interessant maakt om met hen in gesprek te gaan. Daarnaast kun je vaak meedenken met partijen in hun deelname tijdens TOP Week omdat jij weet wat goed aansluit bij zowel het bedrijf als TOP Week. Natuurlijk ben je als External Affairs nog verantwoordelijk voor veel meer andere zaken dan alleen sponsoren. Zo regel jij onder andere de consumptiemunten die tijdens TOP Week worden gebruikt, de TOP deelnemerstassen die worden gedragen en het goede doel waar TOP zich aan verbindt. Ook maak je deel uit van twee commissies: de Commissie Acquisitie&Financiën en de Commissie Evenementen Extern. Samen met de Commissie Acquisitie&Financiën werf je de sponsoren en ben je verantwoordelijk voor het mentorgroepje van de dag/het jaar, regel je de gehele kroegentocht in TOP Week en ondersteun je de penningmeester tijdens TOP Week. Met de Commissie Evenementen Extern geef je invulling aan de Games Day, het TOP Festival en de Pool Party. Als External Affairs krijg je met veel verschillende partijen te maken die allemaal interesse hebben in de TOP Week en hier iets in willen betekenen. Je dient dus te beschikken over goede communicatieve vaardigheden en moet niet snel op je teentjes getrapt zijn. Daarnaast is het van belang dat je gestructureerd en nauwkeurig werkt om je eigen administratie op orde te houden. Als ik terugkijk op het afgelopen jaar kan ik zeggen dat ik ontzettend veel geleerd heb. Aan het begin van het jaar heb ik vooral veel documenten van voorgaand jaar doorgelezen om een beeld te krijgen hoe alles toen is aangepakt. Maar naarmate het jaar vordert begin je jouw eigen werkstijl te krijgen en wordt je een stuk zelfverzekerder bij het binnenhalen van deals. Hierdoor wordt je steeds gemotiveerder en enthousiaster. Het leuke aan mijn functie bij het TOP Bestuur vind ik dat het niet studiegerelateerd is en je er toch onwijs veel van leert wat ook handig voor je studie kan zijn. Het meeste zin heb ik natuurlijk in TOP Week zelf, daar heb je het allemaal voor gedaan!
Event Manager Als event manager ben je samen met de logistiek manager bezig met het organiseren van het zichtbare deel van TOP Week. Je bent als event manager verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van alle evenementen gedurende TOP Week. Je zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld op alle locaties. Van prullenbakken tot wc s en van opblaasbare spellen tot cantusbanken. Als eventmanager stuur je ook de commissies evenementen intern, evenementen extern en evenementen food aan. Daarnaast zijn taken van de eventmanager, het regelen van alle materialen, het ontwerpen van de stage en aankleding van de locaties, het zoeken en contact onderhouden met de locaties. Wekelijks zit je om tafel met accountmanagers van grote en kleine partijen waar TOP mee samenwerkt. Hierbij te denken aan bierleveranciers, licht en geluid partijen, maar ook de gemeente. Je voert onderhandelingen en probeert er telkens voor de zorgen om de beste deal te krijgen. In oktober zijn we begonnen met het organiseren van TOP Winter Week. Dit is een warming-up voor TOP Week. Als event manager ben je voor TOP Winter Week met name bezig met de organisatie van de fietsactiviteit, schaatsactiviteit en de Wintercantus. Na TOP Winter Week en ga je fulltime aan de slag. Na de evaluaties met partijen van TOP Winter week en het inlezen in TOP Week ga je echt aan de slag. Met het bestuur stel je al snel het programma op waarna je partijen kunt gaan benaderen voor onderhandelingsgesprekken. Hier heb ik zelf al heel veel geleerd. Je moet zorgen dat je goed stevig in je schoenen staat. Niet bang zijn om je handen uit de mouwen te steken en vooral ook pietje precies uithangen. Als ik nu namelijk dingen vergeet te bestellen/ reserveren dan zitten we tijdens TOP Week in de problemen. Stel we hebben te weinig cantusbanken, te weinig barren, te weinig wc s en/of te weinig flugel... Dat zou grote problemen met zich meebrengen. Stressbestendigheid, planmatigheid, representativiteit, grote mate van verantwoordelijkheidsgevoel, praktische instelling en beschikken over goede communicatieve vaardigheden.
Logistieke Manager De logistiek manager is betrokken bij alle evenementen gedurende TOP Week. Als logistiek manager draag je zorg voor de gehele productie van alle evenementen. Jij hebt contact met de gemeente en studentenverenigingen omtrent de vergunningen, zorgt dat al het benodigde werkmateriaal ter plaatse is en bent verantwoordelijk voor de planning en inzet van de gehele organisatie tijdens TOP Week. Als logistiek manager werk je nauw samen met de eventmanager. Samen voer je gesprekken met grote partijen waar TOP mee samenwerkt, maar bekijk je ook wat er allemaal nodig is om het evenement neer te zetten. Als logistiek manager ben je een kei in het maken van plattegronden, draaiboeken en het inschatten van mankracht. Daarnaast bekijk je natuurlijk of de ambitieuze plannen van andere bestuursleden praktisch uitvoerbaar zijn. Binnen deze bestuursfunctie zorg je er echt voor dat TOP Week kan plaatsvinden. Dit is een grote verantwoordelijkheid die ik graag draag. Mijn functie zie ik als een heel afwisselende functie. Ik zit met accountmanagers van verschillende grote partijen om tafel, waar ik dus goed voor de dag moet komen en de beste deals moet sluiten. Daarnaast ben ik heel praktisch bezig door het bezoeken van de verschillende evenementenlocaties, het tekenen van de plattegronden en het beunen in de week zelf. Als iedereen straks, door mijn draaiboek, weet wat er moet gebeuren, alle leveranciers er op tijd zijn en de showtime vloeiend verlopen is, is mijn taak goed gelukt. Ruimtelijk inzicht, praktische instelling, grote mate van verantwoordelijkheidsgevoel, planmatigheid en het beschikken over goede communicatieve vaardigheden.
Informatie avond Op dinsdag 23 mei vindt de bestuurs informatieavond plaats in de kelder van Café Philip. Inloop is vanaf 19:15 uur en de informatieavond begint om 19.30 uur. Tijdens deze informatieavond krijg je een kijkje in het leven van de TOP bestuursleden, krijg je relevante informatie over een bestuursjaar bij TOP en heb je de kans om vragen te stellen of te kletsen met de huidige bestuursleden. Wanneer je bent aangenomen, is er op de maandagavond, 20 juni, een kennismakingsborrel. Wat moet je doen? Solliciteren op de vacatures is mogelijk door een e-mail te sturen naar top@ tilburguniversity.edu, met daarin de volgende informatie: - CV - Een motivatiebrief waarin jij jezelf kort voorstelt (Wie ben je? Wat studeer je? Hobby s? Interesses? Waarom moeten wij jou kiezen?) en waarin jij jouw voorkeur voor twee bestuursfuncties aangeeft met een korte motivatie. Je sollicitatie dient uiterlijk op 2 juni verstuurd te zijn. Naar aanleiding van jouw sollicitatie per e-mail ontvang je van ons een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. De sollicitatiegesprekken vinden plaats van 6 juni tot en met 8 juni. Op vrijdag 9 juni krijg je te horen of je door bent naar de tweede ronde. Vervolgens wordt op 16 juni het kandidaatsbestuur bekend gemaakt. Mocht je na het lezen van dit informatiepakket nog vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op per telefoon, e-mail of kom bij ons langs op de TOP kamer, E202, in het Esplanade gebouw op de campus van Tilburg University. Telefoon: 013 4662849 Whatsapp: 06-42092170 E-mail: top@uvt.nl