een kwestie van de juiste invalshoek Overzicht ICT-oplossingen

een kwestie van de juiste invalshoek Overzicht ICT-oplossingen

CIPAL visie een kwestie van de juiste invalshoek 1.CIPAL Doelstellingen In een wereld waar technologie en innovatie de dagelijkse aspecten van het leven sterk mee helpen bepalen stelt CIPAL zich, als ICT-adviseur voor de publieke sector, tot doel om technologische vernieuwingen om te zetten in hoogwaardige maar vlot te hanteren ICT-oplossingen voor de openbare besturen. CIPAL wil hierbij een organisatie zijn die weet te overtuigen door haar producten maar die ook weet te imponeren door haar referenties, hoogwaardige kwaliteit en efficiëntie. Kernactiviteiten Met een uitgebreid team aan hooggekwalificeerde medewerkers wil CIPAL zo een meerwaarde bieden voor de openbare besturen door een breed aanbod aan kwaliteitsvolle producten en diensten op het vlak van o.m. softwareontwikkeling, adviesverlening en serviceverwerking. Met andere woorden : een consistente en betrouwbare ondersteuning op het vlak van software, hardware en netwerken die beantwoordt aan de laatste nieuwe wetgevingen en decreten. CIPAL wil hierbij ook oog hebben voor de vraag naar opleiding en vorming binnen de verschillende diensten. CIPAL Institute is het opleidingsinstituut binnen waar besturen terecht kunnen voor klassikale trainingen, maar waar ook opleidingen en consultancy op maat worden voorzien. Naast opleidingen kunnen openbare of private instanties bij CIPAL ook terecht voor het huren van de infrastructuur. Zo beschikt CIPAL over uitstekend uitgeruste vergader- en opleidingslokalen waarin moderne multimediamiddelen ter beschikking staan zoals o.m. video-conferentie faciliteiten, Doelgroepen De CIPAL-automatiseringsprojecten bestrijken een uitgebreid overheidsgebied; gaande van de lokale (stads- en gemeentebesturen, OCMW s, politiezones, culturele en sportcentra, bibliotheken, huisvestingsmaatschappijen, PWA-diensten, ) tot de provinciale, gewestelijke en federale overheidsdiensten. Voordelen Als dienstverlenende vereniging biedt CIPAL ook de mogelijkheid om te opteren voor lidmaatschap tot de dienstverlenende vereniging. Besturen die opteren voor deelnemerschap maken al snel kennis met de essentie van een intergemeentelijk samenwerkingsverband maar vooral ook met de daarmee gepaard gaande voordelen. Een korte opsomming op dit vlak : Medezeggenschap en toezicht via organen zoals de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur, het Directiecomité en het Adviescomité; Een bestuur dat deelnemer is van CIPAL is ook mede-eigenaar van de activa van wat op zich dus ook de continuïteit van de werkzaamheden van de deelnemende besturen garandeert; Schaalvoordelen leiden ertoe dat CIPAL zich kan profileren als een overkoepelende ICT-adviseur. Als DV kan CIPAL een totaal oplossing bieden met een uiteenlopende mix van toepassingen. 2 OVERZICHT ICT-Oplossingen

CIPAL Vissie Zowel de talrijke eindgebruikers enerzijds als het werkingsgebied van CIPAL anderzijds, maken dat investeringen omtrent software-ontwikkelingen gespreid kunnen worden in tijd en ruimte. Dit maakt van CIPAL een all-round ICT-ADVISEUR; dus meer dan alleen een leverancier. De schaalgrootte leidt ook tot het voordeel dat CIPAL onafhankelijkheid t.o.v. leveranciers en/of gebruik van open source kan bieden; De jarenlange ervaring enerzijds en het werkingsgebied anderzijds maken CIPAL tot een centrum tussen alle openbare overheden in Vlaanderen. Op dit vlak biedt CIPAL vb. het interbestuurlijk netwerk CIPORT aan, waarlangs informatie kan uitgewisseld worden tussen diverse overheden; CIPAL is een organisatie voor en door openbare besturen; waarbij een uitgebreid team van professionele medewerkers ter beschikking staat dat niet alleen de ICT-kennis in huis heeft, maar ook de kennis van de werking van een bestuur; Een extra kostenbesparende factor dient eveneens op dit vlak aangehaald te worden. Zo worden voor opleidingen, onderhoud, verschillende tarieven gehanteerd voor deelnemers en niet-deelnemers. Klantgerichtheid Deze betrokkenheid van besturen komt vooral tot uiting bij de ontwikkeling van de pakketten. Voor de key-producten worden stuurgroepen opgericht. Besturen die ervoor opteren deel uit te maken van de stuurgroep(en) kunnen dus als het ware de ontwikkeling van de pakketten mee helpen sturen. Zo brengt CIPAL ICT-oplossingen op de markt die beantwoorden aan de dagdagelijkse vereisten van de eindgebruiker. Alle ICT-pakketten worden ook eerst door één of meerdere pilootbesturen getest alvorens ze effectief door CIPAL op de markt gebracht worden. Daarnaast organiseert CIPAL ook fora (vb. voor secretarissen, korpschefs). Ook hier blijft inspraak een belangrijk element. Deze aanpak resulteert dan ook in een productenaanbod dat gemaakt is op maat van de eindgebruiker. Aan de hand van de marktkennis van CIPAL, de inspraak van de gebruikers en de wijzigende wetgeving worden dan ook continu nieuwe releases (met nieuwe/uitgebreide functionaliteiten) op de markt gebracht van de bestaande producten. Niet alleen beleidsmensen worden betrokken bij de evoluties van de toepassingen. Ook voor de eigenlijke eindgebruiker voorziet CIPAL per toepassing jaarlijks 1 tot 2 gebruikersvergaderingen al dan niet in combinatie met infodagen per pakket. Eén keer per jaar organiseert CIPAL daarenboven ook de Week van de Gebruiker. Dit gespreksforum spreidt zich telkens over een ganse week waarbij infosessies, seminaries en gebruikersvergaderingen worden aangevuld met lezingen door externe sprekers. Een ICT-treffen bij uitstek dus. e-volutie & e-gov aanpak In onze hedendaagse maatschappij blijft de e-aanpak alsmaar winnen aan belang. Wie praat over e-gov binnen de openbare besturen praat niet langer meer over de toekomst maar denkt daarbij aan digitale service naar de burger via vb. een online bibliotheekcatalogus, online ticketverkoop voor het cultureel centrum, online opvragingen stand van zaken vergunningen, documenten, klachten Het is onze taak besturen te begeleiden bij de implementatie van nieuwe e-gov oplossingen en faciliteiten. OVERZICHT ICT-OPLOSSINGEN 3

Productdomeinen 2.CIPAL productdomeinen Index 2.1 Beleid p.5 2.2 Interne zaken p.6 2.3 Communicatie p.7-8 2.4 HRM p.9 2.5 Financiën p.10-11 2.6 Burgerzaken p.12 2.7 Grondgebiedzaken p.13-14 2.8 Technische dienst p.15 2.9 Zorg & Welzijn p.16-17 2.10 Cultuur & Vrije tijd p.18-19 2.11 Civiele veiligheid p.20 2.12 Politie p.21-22 Integratie Wij zien het als onze taak, een softwaregamma aan te bieden waarbij de onderlinge ICT-toepassingen een optimaal integratiepatroon vertonen. Het CIPAL-aanbod moet in deze context een tijdsbesparende factor op administratief vlak betekenen. Zo kunnen vb. voor het aanschrijven van aangrenzende eigenaars bij bouwaanvragen naadloos persoons- en adresgegevens uit het bevolkingspakket worden overgenomen, Doorgedreven innovatie en ontwikkelingen op dit vlak hebben geleid tot een TOTAALaanbod dat optimaal beantwoordt aan de hedendaagse vereisten van ICT-integratie. Functioneel integratieschema BACKOFFICE (diensten) MIDOFFICE (beheer) FRONTOFFICE (contact centrum) beleid burgerzaken communicatie interne zaken HRM-dienst cultuur & vrije tijd financiën grondgebiedzaken technische dienst veiligheidsdiensten zorg & welzijn productenbeheer documentbeheer dossierbeheer contactenbeheer proces- & workflowbeheer beleidsinformatie personeelbeheer GIS beheer data archieven CIPAL UNIVERSELE BUS onthaalbalie VOIP & telefonie portalen & websites nieuwsbrieven & e-zines infozuilen & kiosken mobiele media i-loketten productencatalogus dashboards & stuurkaarten digitaal college verhuur & verkoop uitlenen & reserveren 4 OVERZICHT ICT-Oplossingen

2.1 Beleid 2.1.1 Strategische meerjarenplanning & budget (Olympus) Olympus staat in voor de decentrale automatisering van de opmaak van begroting/budget en de beleidsnota/strategische & financiële nota. Naast de volledige integratie tussen de doelstellingen en het budget kunnen eveneens actie-/stappenplannen en indicatoren gedefinieerd worden. Diverse rapporten maken het mogelijk om zowel de financiële toestand, de opgegeven actie- en stappenplannen en indicatoren op te volgen. Beleid Olympus Boekhouding Atlas Athena 3P Daphne Fiona Expert Portunus Hercules Hermes TACTISCH OPERATIONEEL STRATEGISCH 2.1.2 Beleidsinformatie & scorecards (Athena) Met Athena kan elke beleids- of stafmedewerker de bestuurlijke data correct en gebruiksvriendelijk exploiteren als beleidsinformatie. Op basis van de Athena plugins kan men met behulp van rapporteringstools (vb. Infozoom) de nodige beleidsinformatie visualiseren in lijsten, rapporten, grafieken e.d.. Communicatie met overige pakketten : Athena werkt hierbij als een geïntegreerde oplossing over de verschillende andere software-oplossingen heen. Per toepassing zijn dan plugins beschikbaar waarin de vertaling gebeurt naar interpreteerbare data. Athena plugins Toepassingen OVERZICHT ICT-OPLOSSINGEN 5

Interne zaken 2.2 Interne zaken 2.2.1 Documenten- & dossierbeheer - postregistatie (Ariadne) Ariadne zorgt voor een eenvoudige registratie van de post en de correcte opvolging ervan. Ook bestaat de mogelijkheid om dossiers op te volgen en aan termijnbewaking te doen. Enkele belangrijke troeven zijn: postregistratie documenten- & dossieropvolging i-loket Ariadne Workflow (wat staat voor het uittekenen van processen) Ariadne Parnassus Hera Helena Nestor Athena 2.2.2 Notulenbeheer (Parnassus) De toepassing Parnassus staat in voor het beheren van vergaderingen, gaande van het decentraal verzamelen van agendapunten over het verzenden van de agenda s en de uitnodigingen tot het opmaken van de notulen en de eventuele uittreksels. Hierbij wordt rekening gehouden met de nodige beveiligingen en zoekmogelijkheden. Een optionele webmodule en/of een koppeling met het stemsysteem behoort eveneens tot de mogelijkheden. Parnassus Ariadne Nestor Hera Adonis Neptunus 3P 2.2.3 Contactenbeheer - CRM () Als overkoepelende database verzekert een centraal beheer van contactgegevens. Het gebruik van vermijdt dubbele ingave van informatie en vermindert aanzienlijk de administratie rond contactenbeheer dankzij o.m. linken met talrijke overige CIPAL-pakketten. Belangrijke pluspunten zijn zeker de mailingmodule alsook de koppeling met de authentieke gegevensbronnen: VKBO en bevolking. Ariadne Ianus Neptunus VKBO Atlantis Pegasus Prometheus Boekhouding Burgerzaken Cultuur Nestor Aphrodite Genius Daphne Portunus Plutus Cassandra Hermes Helena Hera Dodona Antigone Chiron 6 OVERZICHT ICT-Oplossingen

2.3 Communicatie 2.3.1 Interbestuurlijk dienstennetwerk (CIPORT) CIPORT is, als CIPAL Portaal, een handig werkinstrument dat CIPAL aanreikt om communicatie tussen besturen op een veilige en zo goedkoop mogelijke manier te verrichten, aangevuld met een waaier van diensten/toegang tot tal van informatiebronnen (zoals vb. deze van de hogere overheid, het bankwezen, enz..). CIPORT is een Wide Area Netwerk (WAN) dat zich uitstrekt over alle vlaamse provincies en dat ten dienste staat van de lokale overheden. Communicatie 2.3.2 Digitaal (sociaal) Huis Met deze CIPAL-software beantwoordt een bestuur aan een lokaal sociaal beleid dat moet gericht zijn op een maximale toegankelijkheid van de dienstverlening voor de burger; evenals een optimale bereikbaarheid van de beoogde doelgroep. Belangrijke peilers zijn : een productencatalogus (met productfiches, informatie) doorverwijsfunctie koppeling van documenten i-loketfunctie koppeling met backoffice toepassingen. 2.3.3 CIPAL content management systeem (Helius) Helius is een modulair opgebouwde tool die het online brengen van te publiceren informatie beheert en op een vlotte wijze integreert binnen bestaande tructuren. Met Helius kan binnen een bestuur probleemloos de structuur, de navigatie en de inhoud van de website(s) onderhouden worden. Het apart beheren van informatie op diverse websites, intranet en/of interne netwerken stelt niet langer problemen. 2.3.4 Website ontwikkeling & design CIPAL ontwikkelt niet alleen websites op vraag, maar calculeert hierin ook de nodige adviezen en opleidingen. De interactiviteit met de burger staat centraal waardoor de integratie van een digitaal loket steeds vaker als een vereiste wordt gezien. Niet alleen de frontoffice is belangrijk maar zeker ook de koppeling met de backoffice omgeving. Het i-loket van CIPAL is hierbij, zeker binnen het e-gov tijdperk, een meerwaarde. OVERZICHT ICT-OPLOSSINGEN 7

Communicatie Communicatie 2.3.5 Infokiosken In het kader van doorgedreven informatieverspeiding van/naar de burger gaan zelfbedienings -informatiepunten naar de toekomst toe steeds meer aan belang blijven winnen. CIPAL biedt ook op dit vlak een gamma van oplossingen aan. 2.3.6 Dienstenplatform i-loketten Via het elektronisch paspoort of het FEDICT-token kunnen online door de burger bepaalde attesten/documenten opgevraagd worden en dit met betrekking tot uiteenlopende items zoals vb. verkavelings-/milieu- of stedenbouwkundige vergunningen, enz CIPAL heeft i-oplossingen die bijdragen tot het verminderen van de administratieve workload van de ambtenaar. 2.3.7 Algemene multimedia-oplossingen Voor CIPAL, als moderne ICT-organisatie, heeft multimedia niet veel geheimen wat leidt tot een uitgebreid aanbod op dit vlak. Hierbij denken wij vb. aan mediatrainingen, digitalisaties, Intranet/Extranetoplossingen e.d. Ook op het vlak van digitale TV & mediastreaming biedt CIPAL oplossingen en diensten aan. Daarenboven beschikt CIPAL over een eigen opnamestudio. Dit, en nog veel meer, maakt deel uit van een uitgebreid multimedia gamma. 8 8 OVERZICHT ICT-Oplossingen

2.4 HRM Om een modern en strategisch personeelsbeleid te voeren kan een bestuur ervoor opteren om taken uit te besteden of om zelf de nodige ICT-oplossingen aan te schaffen die bijdragen tot een efficiënt personeelsmanagement. CIPAL kan in beide gevallen fungeren als de ideale HRM-adviseur. HRM Zo kan een bestuur beroep doen op CIPAL voor: full service secretariaat bijhorende ruime juridische adviesverlening (incl. HR-nieuwsbrief) outsourcing HR-adviesverlening (bv. het opstellen van de personeelsbegroting, enz...) Wie anderzijds opteert om zelf de nodige ICT-oplossingen aan te schaffen kan bij CIPAL terecht voor de onderstaande paketten. 2.4.1 e-aphrodite HRM-suite (Aphrodite) Deze HRM-suite biedt ondersteuning op het vlak van personeelsmanagement waarbij oplossingen worden gegeven in de verwerking van : personeelsadministratie, tructuur/bezettingen/vervangingen, werving en selectie, competentiemanagement, ziektekrediet/attestenopvolging/controlearts, vorming/training/opleiding en prestatiemanagement (planning, functionering, evaluatie). Self-service (e-hrm) functionaliteiten zijn binnen de toepassing beschikbaar die het mogelijk maken dat diensthoofden en medewerkers zelf op beveiligde wijze personeelsgegevens kunnen raadplegen en beheren. Aphrodite HRM Parnassus Athena externe toepassingen Atlas Adonis tijdsregistratie planning Abifire Encare 2.4.2 e-aphrodite anciënniteitsbepaling (Adonis) Deze oplossing biedt ICT-ondersteuning op het vlak van anciënniteitsberekening. Van elk personeelslid wordt een volledige loopbaan geregistreerd met o.m. de mogelijkheid tot het opvolgen van de schaalanciënniteiten, geldelijke anciënniteiten, Adonis Aphrodite Atlas Parnassus Athena 2.4.3 e-aphrodite loonmotor (Atlas) Atlas biedt een antwoord aan de groeiende administratieve vereisten op het vlak van loonadministratie. De troeven binnen dit pakket zijn o.m.: registratie van personeels- en berekeningsinformatie, modules verloning, aangifte, beheer en historiek, begrotingssimulaties. Atlas HRM Hercules Daphne Olympus Athena Geracc Aphrodite Adonis OVERZICHT ICT-OPLOSSINGEN 9

Financiën 2.5 Financiën 2.5.1 Gemeenteboekhouding (Daphne) en belastingen (Plutus) Dit pakket beantwoordt aan de vereisten die gesteld zijn binnen de nieuwe gemeenteboekhouding. Enkele modules binnen deze toepassing zijn o.m. budgettaire en algemene boekhouding, module patrimonium en leningen, module belastingen en facturering. Extra troeven zijn de BTW-module en de module voor autonome gemeentebedrijven alsook deze voor het scannen van facturen. Hera Olympus Ianus Cassandra Nestor Daphne Plutus Kinderopvang Cultuur Atlas Athena WIGW Externe toepassingen Winkind Reinaert Antigone Chiron Abifire Certipost Carnysoft AMIS Informat 2.5.2 Provinciale boekhouding (Portunus) De pakket laat toe de provinciale boekhouding te voeren. Onderscheiden worden hierbij de volgende modules : budgettaire en algemene boekhouding, patrimonium, leningen, facturatie en scanning. Provinciale Atlas Athena Ianus belastingen Portunus Olympus Cassandra Chiron Externe toepassingen Informat 2.5.3 OCMW-boekhouding (Hercules) Stelt het OCMW in staat de OCMW-boekhouding te voeren waarbij antwoord wordt geboden aan de vereisten van o.m. : algemene en analytische boekhouding, facturering (algemeen-pacht), patrimonium, leningen, aanmaningen, meerjarig financieel beleidsplan, afbetalingsplannen, beleidsrapportering, e-facturering en scanning. Olympus Genius Athena Atlas Hercules Kinderopvang Cassandra Geracc Ianus Neptunus Winkind Reinaert 10 OVERZICHT ICT-Oplossingen

Financiën Financiën 2.5.4 Politieboekhouding (Hermes) Met de toepassing Hermes kan de politieboekhouding gevoerd worden. Naast de budgettaire en algemene boekhouding bestaan eveneens de modules patrimonium, leningen en facturatie. Hermes Olympus 2.5.5 Kassabeheer (Cassandra) voor gemeente, OCMW en provincie Met Cassandra worden de registraties van alle kassaverrichtingen geautomatiseerd waarbij, bij afsluiting van de kassa, de gegevens automatisch worden doorgestuurd naar de CIPAL-boekhouding. Extra troeven zijn bediening via touchscreen en de vlotte beschikbaarheid van meerdere lijsten. Cassandra Boekhouding Cultuur Hera Helena Daphne Hercules Portunus Chiron Antigone 2.5.6 Boekhouding voor VZW s, huisvestingsmaatschappijen culturele centra,... (PYA) Deze modulair opgebouwde PYA-oplossing garandeert VZW s, culturele centra, SHM s, autonome gemeentebedrijven enz.. een vlotte afhandeling van boekhoudkundige taken zoals vb. de opmaak van de balans, dagboek, e.d. Een greep uit de vele functionaliteiten: klanten, leveranciers, verkoopdagboek, rapporten en documenten, afschrijvingen, automatisch betalingsverkeer,... Snel bladeren door de info is mogelijk dankzij de drildown opbouw. Cijfermateriaal kan vlot grafisch voorgesteld worden. PYA Cultuur Genius Athena Prometheus Thales Chiron Antigone OVERZICHT ICT-OPLOSSINGEN 11

Burgerzaken 2.6 Burgerzaken 2.6.1 Burgerlijke stand (Helena) Automatiseert de registratie van gegevens omtrent de burgerlijke staat van natuurlijke personen. Een greep uit de modules : digitale verzending, nationaliteitenregister, koppeling rijksregister, i-loket huwelijk, i-loket begrafenisondernemers, digitale aangifte geboorte en scansearch. Helena Hera Ariadne Rijksregister Cassandra Dodona 2.6.2 Bevolking (Hera) Verzekert de registratie en mutaties van persoonsgegevens in de bevolkingsregisters. Binnen Hera zijn eveneens de volgende modules voorradig: adreswijzigingen, paspoorten, parkeerkaarten, rijbewijzen, elektronische identiteitskaart/ vreemdelingenkaart en kidsid/vreemdelingen, koppeling Helena, Self Service Document Desk. Plutus Aegis Strafregister Dodona Hera Helena Cassandra Rijksregister Ariadne 2.6.3 Koppeling Rijksregister (Hestia) Via deze toepassing kan de gebruiker (gemeente, OCMW, deurwaarder, notaris, parastatale instelling, ) rechtstreeks info vanuit het Rijksregister betrekken. Enkele troeven : vertaaltabel met alle post- en straatcodes van gans België en mogelijkheid tot vrijstelling voor het houden van de fysische bevolkingsfiches (RN1 en woning) 2.6.4 Begraafplaatsen (Dodona) Verzekert een vlotte registratie en opvolging van begravingen met aandacht voor de wijze van begraving (uitstrooiing, begraving urnes, bewaring urnes bij nabestaanden,...) Dodona Helena Hera Nestor Aegis Rijksregister 2.6.5. Strafregister (CLS) Deze toepassing garandeert vlotte beheers- en verwerkingsmogelijkheden aan de medewerkers van stad of gemeente. De oplossing kan echter ook vlot geraadpleegd of gebruikt worden door politiediensten voor hun eigen onderzoeken of het doorsturen van info aan parketten, enz Bijkomende troeven zijn ongetwijfeld het elektronisch overhalen van dossiers bij de verhuis van een burger en de module digitale afgifte van het uittreksel uit het strafregister. CLS Hera Rijksregister 12 OVERZICHT ICT-Oplossingen

2.7 Grondgebiedzaken 2.7.1 Dossierbeheer grondgebiedzaken (Nestor) Grondgebiedzaken Nestor is een geïntegreerde oplossing waarbinnen dossiertypes omtrent ruimtelijke ordening, milieu en andere grondgebied-gerelateerde zaken kunnen beheerd worden. Administratieve en geografische info wordt zo beheerd binnen één toepassing en de gegevens worden bewaard in een ruimtelijke databank. Belangrijke pluspunten zijn zonder meer de mogelijkheid tot bewaking van decretaal vastgelegde termijnen, garantie efficiënte dossieropvolging, herkenning proceswijzigingen, begeleiding bij actualisatie vergunningenregister en register van onbebouwde percelen. Nestor Aegis locatie Daphne Athena Parnassus 2.7.2 Kadastraal beheer (Jupiter) Met Jupiter zijn alle perceelgegevens historisch raadpleegbaar in een (anti-) chronologische ketting. Dit laat toe om aan historische dossiers de effectieve percelen van destijds toe te kennen. Dit bespaart de dossierbeheerders bij het invoeren van historische dossiers veel opzoekwerk i.f.v. wettelijke registers. De kadastrale gegevens kunnen ter beschikking gesteld worden van andere toepassingen en systemen. Jupiter Nestor Saturnus Aegis Athena locatie 2.7.3 Planbeheer (Saturnus) Saturnus staat in voor de opmaak en actualisatie van plannenregisters alsook de opbouw van een correcte inventaris van alle bestaande plannen en kaarten bij gemeente, hogere overheden of nutsbedrijven,... waarbij dit laatste de coördinatie van de werkzaamheden van de technische diensten ondersteunt. Het systeem zal de mogelijkheid bevatten metadata van de plannen te registreren zodat belangrijke informatie zoals eigenaar, goedkeuringsdatum, soort plan,... op elk moment kan geraadpleegd worden. De plangegevens kunnen ter beschikking gesteld worden van andere toepassingen en systemen. Saturnus Nestor Jupiter Aegis Athena OVERZICHT ICT-OPLOSSINGEN 13

Grondgebiedzaken Grondgebiedzaken 2.7.4 Adressenbeheer ( Locatie) Locatie laat toe, adressen (als een combinatie van straat, huis- & busnummer en geografische locatie) op het eigen grondgebied te beheren en deze gegevens ook aan te reiken aan andere toepassingen en/of geografisch te tonen. Door de adresformaten met elkaar in overeenstemming te brengen kan de gebruiker (vertrekkende vanuit één van deze adresformaten) locaties weergeven via de overeenstemming met het CRAB-adres dat een geografisch adrespunt bevat. Zo kunnen thematische kaarten worden gegenereerd die het beleid kunnen ondersteunen. Locatie bevat ook functionaliteiten om de historiek van adressen op te bouwen en hernummeringen te organiseren. locatie Hera Jupiter Aegis Athena 2.7.5 GIS-geoloket (Aegis) Het geoloket stelt het bestuur in staat om administratieve en geografische gegevens raadpleegbaar te stellen aan alle medewerkers onder de vorm van een intranetoplossing. De functionaliteiten worden aangeboden met een unieke integratie van administratieve en geografische gegevens. De gebruiker moet in principe geen GIS-kennis beheersen om efficiënt en accuraat met het geoloket te kunnen werken. De GIS-coördinator kan nieuwe kaartlagen (thema s) toevoegen en legendes definiëren. Hij heeft hierbij alle beheersmogelijkheden ter beschikking. Dodona locatie Athena Aegis Nestor Saturnus Jupiter Hera 14 OVERZICHT ICT-Oplossingen

2.8 Technische diensten Technische diensten 2.8.1 Voorraadbeheer (Ianus) Met behulp van voorraadbeheer kan elk bestuur een efficiënt stockbeheer garanderen. Het pakket garandeert eenvoudige registraties waardoor voorraden automatisch worden bijgewerkt en doorgegeven naar het boekhoudpakket met een online budgetcontrole. Vanuit het verbruik worden automatisch bestelbonnen aangemaakt voor de artikels beneden de minimumvoorraad. Ianus Boekhouding Pegasus Hercules Daphne Portunus 2.8.2 Voertuigenbeheer (Pegasus) Voertuigenbeheer is een toepassing waarmee de technische fiche beheerd kan worden via het opvolgen van onderhoud en herstellingen. Daarnaast zijn er de volgende modules : reservatie, tankregistratie en verzekering. Pegasus Ianus 2.8.3 Signalisaties (Castor) Het doel van deze ICT-toepassing bestaat erin, signalisaties (als dossier ingevoerd) GIS-matig te beheren/te plaatsen op kaart. Onder signalisaties worden in eerste fase verkeers- en informatieborden verstaan alsook verkeerslichten. Later komen hier nog wegmarkeringen bij. Tal van gegevens kunnen beheerd worden zoals vb. plaats, type signalisatie, aard en bevestiging aan ankerpunt, nazicht en onderhoud. Het grote voordeel van beheer via het GIS is de mogelijkheid om opzoekingen ook onmiddellijk geografisch weer te geven. Castor Aegis Athena 2.8.4 Waardebonnen huisvuilophaling (Arcas) - Diftar Arcas is een automatiseringspakket dat helpt bij de administratie rond het toepassen van een differentiële tarificatie (Diftar) alsook het geven van waardebonnen voor gratis huisvuilzakken. CIPAL kan op dit vlak zelfs een A tot Z service leveren gaande van het aanmaken, afdrukken en inpakken tot verzenden van de facturen of aanslagbiljetten en de gehele betalingsregistratie en opvolging. Besturen kunnen lokaal evenwel alle processen opvolgen en dan alle informatie aan de burgers bezorgen bij eventuele telefonische vragen, inlichtingen of bezwaren. OVERZICHT ICT-OPLOSSINGEN 15

Zorg & welzijn 2.9 Zorg & welz ijn 2.9.1 Sociale Dienst (Neptunus) Deze toepassing ondersteunt de administratie omtrent de uiteenlopende taken binnen het brede actieterrein van de Sociale Dienst. Een naadloze integratie met andere diensten op het OCMW was de uitgangsbasis. Een procesbeheersing vertrekkende van de registratie van de vraag, over het voeren van een sociaal onderzoek, het voorbrengen van voorstellen op de raad, tot het volautomatisch verwerken van een beslissing tot in de puntjes ligt hierbij aan de basis. Belangrijke troeven zijn zonder meer : de volautomatische doorgave van betalingen, vorderingen e.d. naar de CIPAL OCMW-boekhouding Hercules, maximale afstemming/communicatie met KSZ, beschikbaarheid webversie, mogelijkheid rechtstreekse inlezing gegevens elektronische identiteitskaarten,.. Nieuwe troeven zijn de module tewerkstelling en seniorenzorg. Geracc Prometheus KSZ-stromen Athena Neptunus Hercules Parnassus Genius 2.9.2 Thuisdiensten (Genius) Deze oplossing, die beantwoordt aan de Vesta-richtlijnen, behandelt de diverse aspecten van de thuiszorg die de openbare besturen aanbieden. Het pakket omvat zo vb. de concrete uitwerking van de diensten voor gezinszorg, poets- en klusjeshulp en warme maaltijdbedeling. Eveneens aanwezig is een aparte registratie voor andere dienstverleningen zoals personenalarmsystemen, mindermobielencentrales en de PDA-oplossing mobiel leveren en bestellen van maaltijden. KSZ Vesta PYA Athena Genius Hercules Neptunus Genius mobiel (PDA) 2.9.3 Rustoorden (Geracc) Deze toepassing biedt een oplossing aan de administratieve registraties omtrent rusthuisverblijven. Aansluitend op het basispakket zijn beheersmogelijkheden rond medicatie, de toe te dienen zorgen en het elektronisch verzorgingsdossier voorhanden. Geracc Neptunus Atlas Hercules Athena 16 OVERZICHT ICT-Oplossingen

Zorg & welz ijn 2.9.4 PWA (Minerva) Binnen deze toepassing wordt een antwoord geboden aan de administratieve vereisten binnen de Plaatselijke Werkgelegenheidsagentschappen. Zorg & welzijn Naast het beheer van de standaard basisgegevens kan de ingebrachte info ook worden samengevoegd met Word-documenten wat het versturen van mailings vergemakkelijkt. Minerva leent zich ook voor gebruik binnen een dienstencheques-onderneming. 2.9.5 Verhuur woningen (Prometheus) Prometheus staat in voor de automatisering van alle administratieve taken omtrent het verhuren van woningen en is aangepast aan de sociale huurwetgeving. Enkele aspecten waaraan een antwoord wordt geboden : gegevens omtrent panden, kandidaten, effectieve huurders, huurberekeningen, toewijzingen, KSZ-communicatie.. enz. Een extra troef is de beschikbaarheid van een webversie. Prometheus Thales PYA Athena KSZ-VMSW 2.9.6 Klachten- & stockbeheer (Thales) Thales stuurt de automatisering van de administratieve taken omtrent herstellingsklachten via werkorders enerzijds en het beheer van artikelen uit de eigen magazijnen anderzijds. Enkele aspecten waaraan een antwoord wordt geboden : meldingen, planningen, afspraken, facturatie, stock-aanpassingen, bestellingen, leveringen, enz. Thales voorziet tevens in een barcode-module wat taken van de magazijnier vergemakkelijkt (vb. op het vlak van bestellingen, leveringen, het in of uit stock zetten van bepaalde artikels,..). Thales Prometheus PYA Athena 2.9.7 Kinderdagverblijven (Winkind) & Buitenschoolse kinderopvang (Reinaert) CIPAL biedt ICT-oplossingen aan voor zowel kinderdagverblijven (Winkind) als buitenschoolse opvang (Reinaert). Beheer van dossiers van zowel ouders als kinderen, aanwezigheden per kind, aanvang en einde opvang, de mogelijkheden tot het afdrukken van fiscale attesten voor de ouders, attesten voor Kind en Gezin of FCUD, vaccinatielijsten, lijsten bezettingen per kinderdagverlijf, enz... zijn slechts enkele functionaliteiten uit de uitgebreide lijst van mogelijkheden. Winkind & Reinaert Hercules Daphne OVERZICHT ICT-OPLOSSINGEN 17

Cultuur & Vrije tijd 2.10Cultuur &Vrijetijd 2.10.1 Beheer verkoop tickets & internetverkoop (Antigone Podiumkunsten) Via Antigone verloopt de ticketverkoop en de algemene administratie rond een voorstelling quasi automatisch. Via de beheer- en verkoopmodules kunnen voorstellingen gedefinieerd worden, prijzenstructuren en plattegronden aangemaakt worden, gereserveerde en verkochte plaatsen geregistreerd worden, tickets en bevestigingen afgedrukt, enz Een extra troef is de link met de Cultuurdatabank en ongetwijfeld de mogelijkheid tot online reservaties binnen Antigone. Antigone podiumkunsten Boekhouding Daphne PYA externe 2.10.2 Beheer cursussen, sportkampen & activiteiten (Antigone Inschrijvingen) Dit pakket vormt de basis van een vlotte registratie van inschrijvingen voor activiteiten (cursussen, sportkampen, ). Binnen de modules beheer en verkoop kunnen de nodige activiteiten worden geregistreerd per seizoen, kunnen prijzenstructuren opgezet worden, enz... Ook hier is een online versie beschikbaar die inschrijvingen via het internet mogelijk maakt. Antigone inschrijvingen Boekhouding Daphne PYA externe 2.10.3 Beheer verhuring zalen (Chiron) Via de toepassing Chiron wordt een efficiënt beheer van reservaties van zaal- en sportaccommodaties gegarandeerd. De toepassing bevat oplossingen voor zaalverhuur enerzijds (vb. beheer vergaderlokalen en/of sportvelden binnen en buiten) en materiaalbeheer van zaalaccommodaties anderzijds (uitlening projectoren, stoelen, reservaties drank, ). Chiron Boekhouding Cassandra Daphne PYA externe 2.10.4 Beheer verhuring materiaal (Ithaca) Door het gebruik van Ithaca kan een efficiënt beheer voor het uitlenen van materialen vlot gegarandeerd worden. Vlotte registratie van materiaalreservaties, het afhalen en terugbrengen van materialen en de reparatie van materialen is mogelijk. Ithaca Boekhouding Daphne PYA externe 18 OVERZICHT ICT-Oplossingen

Cultuur &Vrijetijd Cultuur & Vrije tijd 2.10.5 Beheer activiteiten en ticketverkoop zwembaden (Atlantis) Atlantis verzekert een efficiënt beheer van de activiteiten en ticketverkoop van zwembaden. Via kassabeheer enerzijds kan men de verkopen & ontvangsten registreren, het aantal zwembeurten, de verkoop van abonnementen, de opvolging van deze zwembeurten per abonnement, enz.. De algemene beleids- en beheersinformatie komt aan bod binnen de module beheer. Atlantis 2.10.6 Biblitoheken (Brocade) Met deze bibliotheeksoftware biedt CIPAL aan de hedendaagse bibliothecaris administratieve werkinstrumenten die garant staan voor een vlotte bibliotheekadministratie. Een greep uit het aanbod : aanmaak en ontsluiting van bibliografische en documentaire databanken, automatisatie van administratieve taken (catalografie, leen, bestel- en tijdschriftenadministratie), aanbod elektronische diensten aan eindgebruikers (publiekscatalogus, attenderingsservice, documentaanvragen). Belangrijk is ongetwijfeld de mogelijkheid die er is voor de lezers van bibliotheken die werken met Brocade om de cataloog van hun bibliotheek online te plaatsen en boeken te laten reserveren via internet. PC reservatiesystemen Brocade SIP2 VLACC 2.10.7 Bibliotheekzoekmachine (Aquabrowser) Aquabrowser maakt u wegwijs in de overload aan informatie die er vaak is. Aquabrowser is een krachtige zoekmachine die naadloos aansluit op bestaande bibliotheeksystemen en die zoekt in de lokale bibliotheekcatalogus en geselecteerde externe bronnen. De toepassing zoekt direct in alle velden waardoor gemakkelijk alle relevante informatie wordt gevonden. 2.10.8 Musea (Musae) Door het gebruik van Musae wordt het vlot inventariseren van kunstcollecties gegarandeerd. De toepassing is opgebouwd uit een wetenschappelijke module voor de medewerkers. Via deze weg verzorgen zij de input van de gegevens, de integratie van beelden, de opzoekingen van objecten, De module kioskapplicatie richt zich naar de museumbezoeker en maakt het mogelijk tal van opzoekingen te verrichten; vb. op titel, kunstenaar, plaats of via trefwoorden. Een extra troef is zeker de gemakkelijke uitwisseling met Word zodat vlot een catalogus kan opgesteld worden. OVERZICHT ICT-OPLOSSINGEN 19

Civiele Veiligheid 2.11 Civiele veil igheid 2.11.1 Rampenplanning (OSR/LIVE) Het OSR/LIVE veiligheidsplatform omvat een centrale databank waar alle gegevens die cruciaal zijn voor de rampenbeheersing, online worden bijgehouden. Deze centrale databank zorgt voor de automatische generatie van de provinciale en gemeentelijke algemene noodplannen (ANIP) en de bijzondere noodplannen (BNIP). Een sterk communicatieplatform met inbegrip van een multidisciplinair logboek voorziet alle disciplines in geval van calamiteit van de nodige accurate gegevens en communicatie. 2.11.2 Risico indicator (Risicowijs) CIPAL biedt, met de toepassing Risicowijs, een hulpmiddel voor de ambtenaar ANIP (Ambtenaar voor Nood- en InterventiePlanning). Enerzijds laat Risicowijs toe om de werking binnen de gemeentelijke veiligheidscel op te volgen en anderzijds kan de gemeentelijke ambtenaar voor nood- en interventieplanning via Risicowijs beperkte nood- en interventieplannen van de eigen gebouwen opstellen. Voor gebruikers van het OSR-LIVE systeem is deze module gekoppeld met de gegevens van de eigen gebouwen, die reeds in het ANIP of BNIP zijn opgenomen. 2.11.3 Brandweer Voor de hulpdiensten-gerelateerde software-oplossingen werkt CIPAL nauw samen met Abiware. Naast deze algemene diensten biedt CIPAL echter ook gerichte eigen oplossingen aan v.w.b. onder meer boekhouding, HRM, documenten-/dossier- en/of notulenbeheer, enz. 20 OVERZICHT ICT-Oplossingen

2.12 Politie Politie ISLP legt geen bindende werking op, wat betekent dat de software-aanpak binnen elk korps afzonderlijk a.h.w. gecustomiseerd dient te worden. CIPAL biedt op dit vlak tal van ICT-oplossingen en diensten aan. Naast de onderstaande, specifiek politie-gerichte oplossingen, voorziet CIPAL ook algemene administratieve oplossingen voor onder meer notulenbeheer, HRM-vereisten, documenten-/dossierbeheer en financiën. Van de typisch politie-gerelateerde oplossingen kan u hieronder alvast een korte opsomming vinden : 2.12.1 ISLP Scenario s en documenten CIPAL heeft een groot aantal direct bruikbare scenario s van PV s en documenten uitgewerkt binnen het ISLP systeem voor de lokale politie. Op vraag van de zones worden deze regelmatig uitgebreid en via het netwerk aan de abonnees ter beschikking gesteld. ISLP Scenario s & documenten 2.12.2 ISLP Statistieken (ComStat) Met ComStat wenst CIPAL tegemoet te komen aan de vraag vanuit de zones om op een vlotte, snelle wijze gestructureerde informatie (fenomenen/gebeurtenissen geregistreerd en verwerkt binnen het ISLP-systeem) te bekomen voor het korpsbeleid, het politiecollege en de politieraad. Een voordeel is dat binnen ComStat wordt gewerkt met voorgedefinieerde statistieken, overzichten en lijsten en dat informatie ook onder kaartvorm (GIS-matig) kan weergegeven worden. Een extra troef, vooral op het vlak van veiligheid, is dat ComStat volledig op het ISLP werkstation draait. ComStat Aegis ISLP 2.12.3 Aanvullende toepassingen en diensten aan ISLP systeembeheer 24u/24u helpdesk 2.12.4 Screensaver (Inform-IT) Inform-IT, onder de vorm van een screensaver, biedt de mogelijkheid om vanuit een centrale plaats via elk actief beeldscherm de interne gebruiker te informeren. Via de plaatsing van een apart beeldscherm voor bezoekers (tv-schermen, LCD- of plasmaschermen of klassieke computermonitor) kan ook bepaalde info vrijgegeven worden aan bezoekers. OVERZICHT ICT-OPLOSSINGEN 21

Politie Politie 2.12.5 Onderrichtingen Via een intranet kan zowel informatie voor het personeel als gerechtelijke of bestuurlijke informatie worden meegedeeld aan de medewerkers. Om al deze interne onderrichtingen te catalogiseren kan eveneens een documentair systeem worden uitgebouwd. Opvragingen kunnen gebeuren op : trefwoorden, onderwerpen, status, diensten en personen, classificatienummers, opslagmedia of aard van gebruikte informatica. De mogelijkheid bestaat om het documentair systeem via CIPAL centraal te plaatsen binnen het HILDE netwerk waardoor de informatie automatisch beschikbaar kan worden gesteld voor meerdere politiezones. Onderrichtingen Documentair systeem ISLP 2.12.6 Digitalisatie & archivering CIPAL biedt een archiveringsmodule aan binnen de intranetoplossing of binnen het documentair systeem. Door het archiveren van informatie kan een lokale politiezone de papierstroom onder controle brengen en online beschikbaar brengen voor alle medewerkers. Een greep uit gegevens die kunnen gearchiveerd worden : briefwisseling, administratieve documenten, klachten, aanvragen burgers, PV s, Archivering Documentair systeem ISLP 2.12.7 Strafregister (CLS) Hoewel deze toepassing wordt beheerd binnen de dienst burgerzaken van de lokale besturen, is deze CIPAL-software-oplossing echter zo opgebouwd dat ook de politiediensten op een vlotte wijze de gegevens kunnen raadplegen en/of gebruiken voor eigen onderzoeken, het doorsturen van informatie naar parketten, enz. CLS Hera Rijksregister 22 OVERZICHT ICT-Oplossingen

3.CIPALdiensten & naservice CIPAL diensten Opleidingen Om onze gebruikers de mogelijkheid te bieden alle applicaties optimaal te gebruiken en alle functionaliteiten te beheersen, worden zowel initiatiecursussen als herhalingssessies georganiseerd op regelmatige tijdstippen. Opleidingen kunnen zowel op het bestuur als in de volledig uitgeruste leslokalen in Geel of Diepenbeek doorgaan. Alle opleidingen worden gedifferentieerd, zodat ze zich toespitsen op die taken die van de medewerker binnen het bestuur worden verwacht. Helpdesk Wie voor CIPAL opteert kiest niet voor een ICT-leverancier maar een ICT-ADVISEUR. CIPAL begeleidt u niet alleen in de keuze van netwerken, hardware en vooral software; maar staat ook paraat met advies in al de achterliggende stappen van het proces. Zo voorziet CIPAL niet alleen opleidingen bij de ingebruikname van de nieuwe software maar staat ook continu een gratis helpdeskservice ter beschikking waar gebruikers met hun vragen terecht kunnen. Vragen kunnen handelen over het gebruik van de toepassingen, doch ook over interpretaties van de wetgeving of omzendbrieven. Ook onze juridische helpdesk voor personeelsmateries is een gerenommeerde service. Technisch systeembeheer en/of installatieteam De ICT-wereld evolueert snel en wordt gekenmerkt door continue vernieuwingen. Niet elk bestuur beschikt over de nodige middelen en/of medewerkers om dit allemaal van nabij te blijven volgen. Daarom heeft CIPAL een service op dit vlak in het leven geroepen waarop besturen beroep kunnen doen. Hooggeschoold CIPAL-personeel kan door een bestuur worden ingehuurd om - voor x-aantal dagen/jaar binnen welbepaalde, op voorhand overeengekomen termijnen het systeembeheer voor u ter plaatse te verzorgen. Zijn de vragen/behoeften binnen het bestuur niet direct van uiteenlopende aard; maar beperken deze zich tot het installeren van nieuwe bureautica-pakketten of andere softwarepakketten dan kan u via CIPAL beroep doen op het installatieteam. Voor de outsourcing van lopende IT-taken (vb. het monitoren van het IT-park) staan onze diensten dus ter beschikking. Serviceverwerking & printservice Wist u dat u ook bij CIPAL terecht kan voor uiteenlopende service-diensten? Zo kan CIPAL u van dienst zijn op het vlak van plotservice maar ook printservice van A-Z (van printen tot het onder envelop brengen en versturen), CD-rom service, enz Ook deze folder werd volledig afgewerkt en gedrukt binnen de eigen CIPAL-diensten. Verhuringen infrastructuur Bij CIPAL Institute kan men ook terecht voor huur van de infrastructuur. Zo beschikt CIPAL over een multimedia- (opname)- studio. CIPAL beschikt daarnaast ook over een uitgebreid gamma aan zalen die kunnen gehuurd worden door openbare besturen of firma s; al dan niet inclusief de uiteenlopende conferentie-infrastructuur/audiovisuele voorzieningen die ter beschikking zijn in de zalen zoals vb. video-conferencie e.d. Deze zalen verschillen in grootte en kunnen gehuurd worden voor kleinere meetings vanaf 10 personen tot vb. grotere infodagen, congressen of symposia van 150 personen (aula) of meer. Wie zijn/haar meeting wenst te combineren met een lunch kan, indien gewenst, beroep doen op de cateringdienst van CIPAL. OVERZICHT ICT-OPLOSSINGEN 23

Contact opnemen Voor al uw vragen omtrent de producten en diensten, aangehaald in deze brochure kan u terecht bij uw relatiebeheerder of : Aerts Esmeralda Dienst Marketing tel 014 576 459 fax 014 592 628 skype CIPAL_secretariaat e-mail marketing@cipal.be V.U. A. Philips 24 Cipalstraat 1 2440 Geel www.cipal.be ap@cipal.be tel. 014-576211 fax 014-583500 RPR Turnhout BTW 0219.395.192 OVERZICHT ICT-Oplossingen gedrukt bij CIPAL