INFORMATIEFOLDER VACATURE Administratief medewerker onthaal 1) Functiebeschrijving: Benaming Niveau / salarisschaal Doel van de functie Tewerkstelling: mei 2017 Administratief medewerker - onthaal C1-C2-C3 De administratief medewerker onthaal staat in voor het verzorgen van een kwalitatief hoogstaand onthaal van klanten en bezoekers aan het stadsbestuur en/of OCMW. De medewerker staat mee in voor het uitbouwen van een klantvriendelijk en klantgericht onthaal. De administratief medewerker onthaal staat in voor een performante administratieve ondersteuning van de verschillende diensten/medewerkers binnen het stadsbestuur en/of OCMW. Contractueel van onbepaalde duur voltijds. + aanleg wervingsreserve voor periode van drie jaren. Plaats in de organisatie: Taakomschrijving (resultaatgebieden) De administratief medewerker - onthaal rapporteert aan de coördinator burgerzaken. 1. Onthaal publiek - Ontvangen van burgers, bezoekers, leveranciers, - Instaan voor professionele en klantgerichte telefonische contacten met burgers, bezoekers, - Opzoeken van de nodige informatie en deze correct overbrengen. 2. Communicatie - Gericht luisteren naar en oriënteren van de vraagstelling - Desgevallend doorverwijzen naar de dienst die verder/dieper kan antwoorden op de gestelde vraag - Correcte en klantgerichte schriftelijke communicatie naar burgers toe die aan het bestuur een mail hebben gestuurd. - Mensen met klachten kunnen opvangen en via de correcte kanalen doorverwijzen. 3. Administratief werk - Administratie i.v.m. poststukken, bestelbonnen, - Het klantgericht aanbieden van verschillende producten vanuit de verschillende diensten van het stadsbestuur en/of OCMW
Competenties - Verwerken en opvolgen van de inschrijvingen voor activiteiten - Het verrichten van algemene ondersteunende administratieve taken voor de verschillende diensten van het stadsbestuur en/of OCMW op vraag van het diensthoofd burgerzaken 4. Planning en Organisatie - Instaan voor de algemene planning van de vergaderruimten en deze logistiek ondersteunen - Agendabeheer van de vergaderzalen - Vastleggen van vergaderingen en beheer van ontlening van laptop/beamer/projectiescherm/ - Beheer agenda ontlening dienstwagen en elektrische dienstfiets 5. Overleg en samenwerking - Samenwerken met de verschillende diensten binnen het stadsbestuur en het OCMW. - In overleg met het diensthoofd en met de verschillende diensten een klantgericht aanbod van diensten uitwerken aan het onthaal. - Verbetervoorstellen m.b.t. de werking van het onthaal formuleren en, in samenwerking met het diensthoofd burgerzaken, verder uitwerken en implementeren. 1. Klantgerichtheid niveau III Werkt proactief en structureel mee aan een klantgerichte dienstverlening en stimuleert anderen om klantgericht te werken. - Past de dienstverlening, procedures, doelstellingen aan om beter aan (toekomstige) behoeften en verwachtingen van klanten te beantwoorden. - Stimuleert anderen om de klantgerichtheid van hun aanpak voortdurend in vraag te stellen en te verbeteren. 2. Samenwerken niveau II Stimuleert de samenwerking binnen de eigen afdeling, werkgroepen of projectgroepen. - Neemt initiatieven om de samenwerking, sfeer of het resultaat te verbeteren. - Steunt voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen. - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep. - Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang. - Draagt samenwerking uit als een belangrijke waarde. - Stimuleert kennisoverdracht. 3. Mondelinge communicatie niveau II Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen. - Richt zich tot de gesprekspartner. - Brengt structuur in de boodschap. - Beperkt het gebruik van vakjargon. - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan.
4. Schriftelijke communicatie niveau I Hanteert een correcte en begrijpbare taal. - Hanteert een correcte spelling en grammatica. - Schrijft helder en beknopt met een correct taalgebruik. - Handhaaft de huisstijl en/of de afspraken hierover. - Gebruikt het gepast medium (mail, brief, ) 5. Organisatiebetrokkenheid niveau I Is loyaal ten opzichte van de organisatie en handelt overeenkomstig de waarden en doelstellingen. - Draagt een positief imago uit en staat achter de beslissingen die voor de organisatie nuttig zijn. - Voert richtlijnen uit, ook al komen die niet overeen met de eigen belangen. - Toont belangstelling voor de organisatie. - Reageert correct en loyaal als buitenstaanders, klanten, kritiek uiten op de organisatie. - Respecteert de binnen de organisatie bestaande afspraken en procedures. 6. Zin voor kwaliteit niveau II Bewaakt de kwaliteit van het eigen verantwoordelijkheidsdomein en bouwt kwaliteit in de processen. - Merkt fouten en onnauwkeurigheden op. - Zoekt naar mogelijkheden om de nauwkeurigheid van het werk te verbeteren. - Laat werk van mindere kwaliteit opnieuw uitvoeren. - Verwerpt resultaten die niet aan de vereisten normen voldoen. 7. Zin voor initiatief niveau II Neemt initiatief om structurele problemen binnen het eigen verantwoordelijkheidsdomein op te lossen. - Formuleert voorstellen om bestaande situaties te verbeteren. - Zoekt naar alternatieve oplossingen als men met structurele problemen geconfronteerd wordt. - Geeft aan waar het afgeleverde resultaat mogelijk verbeterd kan worden.
Aanwervingsvoorwaarden: - algemeen: - goed gedrag vertonen: hiervoor bezorgt de kandidaat bij aanstelling een uittreksel uit het strafregister. - burgerlijke en politieke rechten genieten - medisch geschikt zijn: de kandidaat die aangesteld wordt, zal zich laten onderzoeken door de arbeidsgeneesheer. - diploma: - Houder zijn van een diploma van hoger secundair onderwijs of gelijkwaardig. - aanvullende voorwaarden: - beschikken over een rijbewijs B - kennis over: - grondige administratieve vakkennis en -vaardigheden - algemene kennis werking van een gemeentebestuur - basiskennis gemeentedecreet - Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook en agendabeheer. - vaardigheden en attitudes: De kandidaat: - is organisatorisch sterk - werkt planmatig en zelfstandig - is empathisch en beschikt over sociale vaardigheden - denkt en handelt kwaliteitsgericht - is klantgericht en streeft continu naar een kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening - gaat vlot om met informatica - kan in teamverband werken - heeft zin voor orde en netheid - draagt een positief imago uit Specifieke arbeidsomstandigheden Voorselectie Selectieprocedure Bereid zijn tot occasioneel avond- en weekendwerk Bij meer dan 20 kandidaten zal er een voorselectie gebeuren op basis van motivatiebrief, CV, diploma en ervaring. 1. Schriftelijk gedeelte (24/40): - Gevalstudie: de kandidaat wordt geconfronteerd met een situatie(s) die zich tijdens de uitoefening van de functie kan voordoen. De totale context van de problematiek wordt geschetst, waarna de kandidaat tracht een oplossing uit te werken en via een verslag weergeeft. 2. Mondeling gedeelte: (36/60) Evaluatie van de overeenstemming van de kennis, de vaardigheden en de attitudes van de kandidaat met de vereisten van de functie, evenals van de motivatie en de interesse voor het werkterrein. Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 60 % op elk gedeelte behalen.
Samenstelling selectiecommissie Evaluatoren: - één of twee deskundige(n) met passende professionele activiteit of specialisatie - één of twee gemeentesecretaris(sen) van een andere gemeente - coördinator burgerzaken als verslaggever. - Eerste evaluator: coördinator burgerzaken. - Tweede evaluator: gemeentesecretaris 2) De verloning: De aanvangswedde voor een C-functie bedraagt: 1.901,71 euro bruto per maand. 1. Uitgewerkte salarisschalen: Hieronder vindt u de uitgewerkte salarisschalen. De bedragen zijn bruto jaarbedragen aan 100 %. Het brutomaandbedrag bekom je door vermenigvuldiging met de huidige index (1,6406) en deling door 12. De berekening van het nettoloon is afhankelijk van de gezinssituatie. Schalen C1 C2 C3 Overgang Na 4 jaar schaalanciënniteit C1 en gunstige evaluatie Na 18 jaar schaalanciënniteit in C1 of C2 en gunstige evaluatie Minimum 13550 14250 15900 Maximum 21950 22800 24800 Jaarbedrag Jaarbedrag Jaarbedrag 0 13550 14250 15900 1 14150 14800 16550 2 14150 14800 16550 3 14750 15400 17150 4 14750 15400 17150 5 15300 16000 17750 6 15300 16000 17750 7 15900 16600 18400 8 15900 16600 18400 9 16500 17200 19000 10 16500 17200 19000 11 17100 17800 19650 12 17100 17800 19650 13 17700 18400 20250 14 17700 18400 20250 15 18300 19000 20850 16 18300 19000 20850 17 18900 19600 21500 18 18900 19600 21500 19 19500 20200 22100 20 19500 20200 22100 21 20100 20750 22750 22 20100 20750 22750 23 20650 21350 23350 24 20650 21350 23350 25 21250 21950 23950 26 21250 21950 23950 27 21950 22800 24800
2. In aanmerking komende jaren. Dit bedrag verhoogt naargelang de relevante ervaring die de kandidaat kan bewijzen. De jaren gepresteerd in overheidsdienst kunnen volledig worden overgenomen. Prestaties geleverd in de privé-sector kunnen tot maximum 8 jaren worden gevalideerd op voorwaarde dat ze rechtstreeks dienstig zijn voor de functie. Hiertoe dient een attest van de vorige werkgever(s) met omschrijving van de ervaring worden voorgelegd. 3. Uitgewerkte voorbeelden. Personeelslid is alleenstaande & heeft geen relevante werkervaring. contractueel C1 aantal dj 0 jaarwedde à 100 % 13 550,00 standplaatsvergoeding 359,95 13 909,95 index 1,6406 1,00 maandwedde 1 901,72 RSZ 13,07 % 248,56 belastbaar 1 653,17 BV 249,51 NETTO 1 403,66 Personeelslid is gehuwd/samenwonend & heeft 8 jaren relevante werkervaring. contractueel C1 aantal dj 8 jaarwedde à 100 % 15 900,00 haardvergoeding 719,89 16 619,89 index 1,6406 1,00 maandwedde 2 272,22 RSZ 13,07 % 296,98 belastbaar 1 975,24 BV 412,68 NETTO 1 562,56 4. Bijkomende voordelen. Personeelsleden van het stadsbestuur van Hoogstraten bekomen volgende bijkomende voordelen:
- haard- of standplaatsvergoeding afhankelijk van gezinssituatie & bedrag jaarwedde - maaltijdcheques met een waarde van 7,20 euro. - gratis hospitalisatievergoeding - opbouw tweede pensioenpijler via OFP PROVANT - fietsvergoeding: 0,23 euro/km Tevens is het stadsbestuur aangesloten bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst - Vlaanderen die bijzondere premies toekent (huwelijk, geboorte, ). Via deze dienst kan je ook vakantiewoningen boeken of korting bekomen bij een aantal grote reisoperatoren. 3) Hoe stel ik mij kandidaat? U kan zich kandidaat stellen door een motivatiebrief met - curriculum Vitae - kopie van diploma - en rijbewijs te versturen naar: College van burgemeester en schepenen, Vrijheid 149 te 2320 Hoogstraten. U kan uw motivatiebrief ook afgeven aan de onthaalbediende tijdens de openingsuren. Uiterste datum van indienen van de kandidaturen 7 juni 2017. 4) Bijkomende inlichtingen? Meer informatie of verduidelijkingen kan u vragen op de dienst personeel tijdens de openingsuren of telefonisch op het nummer 03/340 19 65 of per mail personeel@hoogstraten.be