Notulen ALV 23 maart 2015 Locatie Topsporthal Doetinchem Start 20.00 uur Afmeldingen: Conrad Hamers, Mike Hamers, Herman Mooij, Hans Bijleveld, Simone Arentz, Lilian van der Roest en Angela Wallerdiemont. Machtiging om te stemmen Esther Arentz machtigt Arthur Terol Niels Engel machtigt Wietske van Dijk Hans Wallerdiemont machtigt Bennie Smit Aanwezig: William, Jeannette, Laura, Wietske, Floor, Arthur, Bennie, Ton, Jeroen, Hemmy, Remy, Theo, Ronnie, Iloy, Cynthia, Ellen, Arjen H, Rudi W, Hajo, Bert, Hannah, Jos, Toos, Phini, Brit, Corine, Chris, Boukje en Lucas William opent de vergadering en neemt de agenda door. Neemt SWOT door en ligt toe. Ledenoverzicht Het aantal leden is vanaf 2013 sterk afgenomen, redenen hiervoor zijn dat leden in een andere plaats gaan studeren, last hebben van blessures en/of door de verandering van speeldagen in de nieuwe hal. 135 leden is een ideaal aantal om de club goed te laten draaien. Zonneboom Er zijn nog steeds problemen bij de Zonneboom. Vieze douches/kleedkamers en een te gladde vloer. William gaat contact met gemeente opnemen om tot een blijvende oplossing te komen, Laura gaat hier bij helpen. Speelmogelijkheden Verandering door Topsporthal. Doornemen speelmogelijkheden Veranderingen binnen bestuur Jeroen Faber stopt door verhuizing en William Gregory neemt de taak van voorzitter op zich. Laura van Dijk neemt de taak van secretaris op zich. Sponsoren Meer sponsoren aantrekken voor extra inkomsten. William in eigen netwerk 10 nieuwe sponsoren aangetrokken. Deze sponsoren staan op de website met een link. Ligt alle sponsoren toe. Team 1 en het team van Marije Geerts krijgen een shirtsponsor. Technische commissie Iedereen heeft gehoor gegeven aan de inschrijving van het nieuwe competitieseizoen 2015/2016.De TC is op het moment bezig met de teamindeling, deze zal 2 april aan het bestuur worden voorgelegd. Na goedkeuring zal deze gepubliceerd worden.
Vorig seizoen is gebleken dat de vrijdagavond erg druk was met competitieteams,training en vrijspelen. Om die reden wordt er dan ook gekeken of er komend jaar een extra team naar de zondagochtend kan om dit beter te spreiden. Competitiespelers spelen aankomend jaar in een shirt van Beesport Forza. Deze zijn bij Arthur te koop voor 20 euro. Na betaling zullen de shirts geleverd worden. Aantal teams zijn gepromoveerd. Dit vast proberen te houden en laten zien dat we een vooruitstrevende club zijn. Trainingen Erg blij met Ton als goede trainer, in het begin was het even wennen maar uiteindelijk is alles goed verlopen. Wietske geeft de trainingen aan jeugd en recreanten op vrijdagavond omdat Hans Wallerdiemont is weggevallen als recreanten trainer. Wietske heeft aangegeven te gaan stoppen als trainer. Het zal lastig worden om een nieuwe trainer te vinden. Poona biedt trainers cursussen aan en de TC roept de leden op om hier over na te denken. Ellen: Oppert om eventueel studenten van Het Graafschapcollege of CIOS hier voor te benaderen. Er wordt aangegeven dit mee te nemen maar dat er wel gestreefd wordt naar een vaste trainer voor langere tijd. De vraag is of dit lukt met studenten van het Graafschapcollege of CIOS. Recreanten De teams van Phido hebben goed gepresteerd. Een vervelende ontwikkeling is alleen dat verenigingen te goede teams indelen bij de recreanten omdat dit goedkoper is. Jeugd commissie Er is een kleine terugloop in het aantal jeugdleden. Dit jaar heeft Phido 2 teams in competitie kunnen afvaardigen. Helaas waren er te weinig gegadigden voor de opstartcompetitie. Op het moment is er een erg leuke en fanatieke jeugdgroep aan het trainen Jeugdteam 1 is dit jaar kampioen geworden. In overleg met de leden van het team en de TC zal gekeken worden waar deze club volgend jaar gaat spelen (senioren/u19). In het tweede deel van het jaar veel activiteiten georganiseerd die goed zijn bezocht. Daarnaast is er een jaarplanning ontwikkelt om mensen tijdig te informeren over wanneer er wel/geen training is en welke activiteiten er zijn. Hannah vraagt zich af waarom maar 2 teams zijn afgevaardigd. Wietske geeft aan dat er 1 groot team is met 7 leden omdat niet iedereen elke week kan spelen en de rest van de jeugd nog niet ver genoeg is om competitie te spelen. Arjen geeft aan dat de spoeling dun wordt vooral qua meisjes. Wietske geeft aan dat kinderen erg wisselend zijn in wat ze leuk vinden en het hierdoor lastig is om jeugd aan te trekken en vast te houden. Een ontwikkeling die Wietske wel ziet is dat er een groei is van kinderen die bij reguliere sporten (b.v voetbal) buiten de boot vallen. Het doel is om meer jeugd aan te gaan trekken die in de toekomst kunnen gaan doorstromen naar de senioren.
Algemene zaken Evenementen Floor neemt evenementen door en geeft aan dat deze goed worden bezocht. Het doel voor aankomend jaar is dan ook om de tradities door te zetten. Promotie Vorig jaar gestart met algemene flyer ronde. Helaas bleek Poona twee weken eerder in hetzelfde gebied te hebben geflyerd. Daarnaast is er een open dag geweest en is er opnieuw geflyerd. Door de open dag zijn een aantal nieuwe leden aangetrokken. Hannah geeft aan dat het misschien een idee is om clinics op middelbare scholen te houden. Wietske geeft aan dat dit een lastigere doelgroep is omdat deze groep meestal al een sport heeft gekozen. In 2015 zal ook de website van phido nieuw leven in worden geblazen. Het idee is om de site per commissie up to date te houden en het als communicatie middel te gaan gebruiken. Daarnaast kan de club op deze manier aan buitenstaanders laten zien wat ze doen. Theo geeft aan nog nooit een flyer gezien te hebben en vraagt zich af waar geflyerd is. Floor geeft aan dat flyer te vinden is in het informatierek in de Topsporthal en dat er op De Huet en Dichteren is geflyerd. Ronnie geeft aan om in andere buurten te gaan flyeren en de jeugd flyers mee te geven zodat zij deze op school kunnen afgeven. Floor geeft aan dat op een aantal scholen al posters hangen van Phido. Daarnaast zal het promotieteam zich gaan richten op andere wijken in Doetinchem. Daarnaast zou het een idee kunnen zijn om en 10-lessenpakket aan te bieden. Kinderen starten dan op hetzelfde moment waardoor je een groep krijgt en de kans groot is dat kinderen blijven hangen bij de vereniging. Poona is hier al mee gestart. Jeroen oppert om bezorgers van de post de flyers rond te laten delen. Kijken of binnen de vereniging iemand is die een krantenwijk heeft of iemand kent met een krantenwijk. William geeft aan dat er weinig financiële middelen zijn en er meer vrijwilligers nodig zijn. Hajo geeft aan dat het geld mag kosten als het ook daadwerkelijk wat oplevert. Als vereniging proberen ook op andere manieren naar zaken te kijken om zo tot nieuwe inzichten te komen en je te kunnen onderscheiden van andere, Poona is daar op dit moment veel alerter en actiever in. Jeannette geeft aan dat vrijwilligers hierbij belangrijk zijn. Financiën Afgelopen jaar was 2400 euro negatief begroot dit is uiteindelijk 900 euro geworden. Wat wel negatiever is doorgeslagen zijn het aantal leden, de grootste daling was in juni vorig jaar. Bij 1 sponsor kon er geen geld gedeclareerd worden. Daarnaast zijn er extra kosten voor rackets geweest. Nieuwe leden kregen bij inschrijving een racket als ze minimaal 6 maanden lid bleven.
De teams/zaalhuur en shuttles zijn daarin tegen goedkoper uitgevallen. De vrijwilligers hebben met minimale middelen het maximale eruit gehaald Begroting 2015: Er is vanuit gegaan dat het ledenaantal niet verder gaat dalen. Wel zal de contributie verhoogd worden met 10% (sinds 2010 heeft er geen verhoging meer plaatsgevonden). De zaalhuur in de Topsporthal zal volgend jaar verhoogd worden van 4 euro naar 4.70. Dit is nodig omdat Orion ook 4.70 betaalt en het niet te verkopen is dat wij minder betalen voor dezelfde hal. William heeft veel moeite moeten doen om het contract boven water te halen. De afspraak is dat dit jaar de prijzen nog hetzelfde blijven en vanaf volgend jaar alleen de prijs voor de grote hal (9 banen) stijgt naar 4.70. De kleine hal zal blijven staan op 4 euro. Jeroen geeft aan dat het een argument zou kunnen zijn dat wij geen ideale zaaluren hebben en er om deze reden minder betaald zou kunnen worden. William geeft aan dat het maximale er uit is gehaald. Jeannette ligt toe dat de andere scenario s zoals weer helemaal terug naar de Zonneboom of in meerdere hallen spelen in totaal een besparing oplevert tussen de 1500 en 2000 euro. Het bestuur wil graag voor de komende periode haar spaargeld aanspreken om deze fase te overbruggen in de hoop er de komende jaren weer een goed draaiende club van te maken. De leden zijn het hier mee eens en geven aan dat het leden gaat kosten als we weer terug gaan naar de oude situatie. Hemmy geeft aan de zaal goed te vullen en eventueel te kijken naar een samenwerking met Poona voor de jeugd. Floor geeft aan om volgend jaar de sportweek samen te doen met Poona. Kijken wat wij Poona kunnen bieden omdat Poona een goede reputatie heeft op de sportweek en dit dus met name voor Phido een voordeel is. Vervolg uitleg budget. Uiteindelijk 3000 euro negatief dit is inclusief 10% contributieverhoging. Verslag Kascommissie Op 12 maart hebben Toos en Rudi de financiële stukken doorgenomen. De conclusie van de kascommissie is dat er geen onregelmatigheden zijn gevonden. De kascommissie heeft akkoord gegeven. Benoeming Kascommissie Rudi Waning Hannah Schlaghecke Reserve: Iloy Timmerman Bestuurverkiezing De volgende leden hebben zich beschikbaar gesteld en zijn unaniem verkozen: William Gregory voorzitter Laura van Dijk secretaris Arthur Terol was herkiesbaar voor de functie van hoofd technische commissie. Hij is unaniem verkozen tot juni 2016.
Aangegeven dat Arthur en Jeannette beiden stoppen in juni 2016. Leden opgeroepen om na te denken of zij één van deze functies op zich willen nemen. Inbreng leden Jeroen geeft aan dat er nog weinig extra leden zijn en dat de Topsporthal nog niet heeft gebracht wat we graag wilden. Er wordt aangegeven dat de krimp is gestopt en we de komende 3 jaar het de kans moeten geven en gaan proberen om weer een stijgende lijn in het ledenaantal te krijgen. Iloy oppert om de wedstrijden van Phido in de krant te zetten. Wietske geeft aan dat Hans Bijleveld hier veel moeite voor heeft gedaan maar dat de 4 de divisie niet interessant genoeg is. Ton stelt voor om het eventueel in lokale bladen te zetten als Gelderse post of Doetinchems vizier. Bestuur geeft aan dat dit een taak voor de promotiecommissie zou kunnen zijn. Ton vraagt zich af of er meer uren in de Topsporthal beschikbaar zijn. Dit is helaas niet het geval. Andere zalen als de Bongerd zijn ook niet beschikbaar. Corine vraagt of het bedrag van 4.70 wat er volgend jaar voor de banen in de grote hal betaald gaat worden kan worden vastgezet. Moet tzt naar gekeken worden. Stemming Tijdens de ALV is er gestemd voor een contributieverhoging van 10%. Hier is unaniem voor gestemd. Wel geven de leden het aan het af te ronden op een logisch bedrag (bv 18.42 wordt 18.40). Huidige bestuur phido heeft er vertrouwen in en wil voor het komende jaar de negatieve begroting accepteren, leden geven aan om bij de volgende ALV opnieuw te kijken wat de stand van zaken is. Hemmy, geeft aan dat we moeten kijken welke leden we willen hebben en hiervoor een actieplan moeten gaan maken. Bestuur neemt dit mee. William vraagt of leden actief willen kijken in hun omgeving naar sponsoren. Prijzen voor sponsoring zullen alle leden toekomen per mail. Op deze manier hoopt de club nieuwe sponoren aan te trekken. Actieplan Floor ligt actieplan toe. Kies je sport: 9-11 jarige kunnen zich inschrijven voor een aantal trainingen. Meedoen arrangement: mensen met een laag inkomen kunnen vanuit de gemeente geld krijgen om te sporten. Dit geld wordt direct vanuit de gemeente aan Phido betaald. Sportmarkt: Kelly, Xenia en Rick zijn hiervoor bezig. De sportmarkt vindt plaats op18 april Clinics: aankomend jaar zullen er meer clinics worden gegeven. Op deze manier zal Phido proberen om meer leden te werven in de leeftijdscategorie van 7-12 jaar. Toernooien: door het organiseren van een introtoernooi probeert phido meer recreanten aan te trekken. Ik sport audit: vanuit de HAN komen studenten een onderzoek doen bij de vereniging. Vervolgens zal hier een advies voor Phido uit komen.
Meer vrijwilligers in korte tijd Wietske introduceert en vertelt in het kort wat de cursus die zij en Cynthia volgen inhoudt. N.a.v. de brief die is verstuurd geeft Theo aan dat hij liever face to face benaderd wordt i.p.v. telefonisch. Wietske geeft aan dat dit mogelijk is. Wel is het goed om de stappen die ze op de cursus hebben geleerd te doorlopen. Op die manier is kans op succes het grootst. Sponsoren William geeft aan dat sponsor Opus graag een info avond over zonnepanelen wil geven. Leden geven aan dat ze bang zijn dat hier weinig animo voor is. Corine stelt voor om de sponsoren uit te nodigen voor feestavond/nieuwjaarsreceptie zodat zij kunnen netwerken. Ton oppert om sponsoren mee te laten spelen/toernooi/ intro toernooi. Arjen komt met het idee om medewerkers van sponsoren mee te laten spelen. Het bestuur zal de ideeën meenemen. Voorstellen van leden/rondvraag Theo kent helft van het bestuur niet stelt smoelenboekje voor. Zal op de site komen. Jeroen geeft aan dat het belangrijk is om te kijken wanneer er het best geflyerd kan worden. Aandachtspunt voor promotiecommissie Corine, stelt voor om jeugdleden twee vriendjes/vriendinnetjes mee te laten nemen naar een training. Boukje vindt het jammer dat er dinsdag geen mogelijkheid is om vrij te spelen als de trainingen in maart voorbij zijn. Bestuur begrijpt dit en gaat na overleg met de leden kijken of het mogelijk is om in april en mei de hal te huren van 20.00-21.30 uur. Laura zal contact met de gemeente opnemen. Hemmy komt met het idee om komende vrijdagavonden de leden intro s mee te laten nemen. Ton vraagt zich af of er al is gekeken om op een doordeweekse middag mensen te laten vrijspelen. Eventueel nieuwe groep met 10 personen 1.5 uur. Hajo geeft aan dat er tijdens de competitie periode erg weinig ruimte is voor vrijspelen. Dit is het bestuur ook opgevallen om die reden wordt er dan ook gekeken om een team naar de zondag te verplaatsen. Hajo zou graag zien dat oud- en nieuw leden wat meer gemengd gaan spelen. Op deze manier lukt het misschien ook beter om recreanten vast te houden. Bennie geeft aan dat Hajo bus kan rijden, misschien een idee om een uitstapje met de club te maken i.p.v. een phidofeest. Hajo geeft aan liever 1x in de twee jaar een groot phidofeest te hebben. Tot slot geeft Arthur aan dat de teamindeling 16/17 april bekend zal worden. William sluit de vergadering af en bedankt alle aanwezige leden.