Organisatiemodel Examencommissies Domein Economie & Management Vastgesteld op DEM MT 5 juli 2012 Geactualiseerd Februari 2013
Organisatiemodel Examencommissies Domein Economie & Management Inleiding In het kader van de ambitie de kwaliteit van toetsing te verhogen en de borging van het eindniveau te actualiseren, heeft het DEM MT in 2012 een organisatiemodel van Examencommissies, Examenkamers en Toetsbeoordelingscommissies vastgesteld. Met dit organisatiemodel wordt ook aangesloten op de wijziging van de WHW van 1 september 2010 (zie bijlage 1.). In de loop van het collegejaar 2012-2013 is het organisatiemodel kritisch gevolgd en recent ook middels een enquete onder de commissieleden geevalueerd. De resultaten hiervan zijn in deze aanpassing opgenomen. In dit organisatiemodel is de rol van de Examencommissie op de aspecten beleidsvoorbereiding en borging van de kwaliteit op toetsing en die van het eindniveau in het bijzonder, cruciaal. De Examencommissie heeft een centrale rol bij het formuleren van beleidszaken op deze aspecten en bij het vormgeven en inrichten van de borgingscyclus die bijdraagt aan het realiseren van de gewenste kwaliteit. Hierbij sluiten we aan op de ambitie om verantwoordelijkheden laag in de organisatie neer te leggen. In deze notitie leggen we uit hoe de wettelijke taken van de Examencommissie verdeeld zijn over verschillende gremia in ons domein en welke werkwijze wordt gehanteerd. De opsomming van taken en werkwijze is niet volledig. Daarvoor verwijzen we naar het Reglement Examencommissie van de HvA 1 en naar het cahier Examencommissies HvA 2. In dit cahier wordt onder meer ingegaan op de nieuwe rol en positie van de Examencommissie, haar taken en verantwoordelijkheden en de gewijzigde verhoudingen tussen de Examencommissie en (met name) de opleidingsmanager. Het Domein Economie en Managementwil kwaliteitsverbetering rond toetsing en eindniveau realiseren. Dat betekent dat de Examencommissie haar formele borgingsrol betrekt, haar werkzaamheden uitvoert en daarover rapportages opstelt. Maar het meeste effect zal uitgaan van bruikbare adviezen aan het (opleidings)management, het aangaan van de dialoog met de opleidingsmanager en de docenten, kortom: het samen vanuit verschillende verantwoordelijkheden werken aan het gezamenlijke doel van kwaliteitsverbetering. Middels door de commissies opgestelde borgingsagenda, en de daaraan gekoppelde planning van de verslaglegging aan stakeholders is er een verdere stap naar dit doel gezet. Het organisatiemodel Het domein Economie en Management bestond uit vijf onderwijsafdelingen waarin varianten van verschillende opleidingen zijn ondergebracht (2 voltijdafdelingen, duaal, deeltijd en internationaal). Het domein is in een transitiefase naar een nieuw organisatiemodel dat gebaseerd is op drie inhoudelijke clusters van opleidingen: Finance & Accounting, Marketing, Sales & Trade, Management & Organisation In verband met het specifiek 1 Reglement Examencommissie van de Hogeschool van Amsterdam, (http://www.hva.nl/studeren/juridisch/publicaties-endocumenten/) 2 Cahier Examencommissies HvA, concept 20 november 2012, https://academie.hva.nl/nl/kennisdeling/themasites/examinering/shared%20documents/forms/allitems.aspx 2
karakter van de doelgoroep is besloten om een organisatie-eenheid in te richten voor de International Business Studies Het Organisatiemodel Examencommissies sluit aan op deze ontwikkeling en kent de volgende onderdelen: 1. Examenkamers op het niveau van de opleidingsvariant. Op opleidingsvariantniveau is de specifieke expertise aanwezig over de opleiding(svariant). Dat is de reden om op variantniveau Examenkamers in te richten. Op termijn worden de Examenkamers op opleidingsniveau ingericht, gerelateerd aan het nieuwe organisatiemodel van DEM. 2. Toetsbeoordelingscommissies (TBC s) op het niveau van de opleidingsvariant. Om dezelfde reden als hierboven zijn, gezien de specifieke expertise op het gebied van toetsen en beoordelen, op dit moment Toetsbeoordelingscommissies ingesteld op opleidingsvariantniveau. Het streven is om deze in de toekomst op opleidingsniveau te positioneren. Als TBC's op variantniveau wegens capaciteitsproblemen niet of onderbemenst zijn worden de taken vervuld door de TBC's van andere varianten. 3. Examencommissies op het clusterniveau. Voor elk inhoudelijk cluster is één Examencommissie van verwante opleidingen binnen het cluster ingesteld. Tot nu toe is voor gekozen om de internationale opleidingen en de deeltijdopleidingen (voorlopig) onder te brengen in deze inhoudelijke Examencommissies op clusterniveau. Voor de internationale opleidingen gaat dit dus nu veranderen. Deze Examencommissies zijn eindverantwoordelijk op het terrein van examinering, maar zij delegeren werkzaamheden en bevoegdheden aan de Examenkamers en Toetsbeoordelingscommissies per opleidingsvariant. Zij delegeren ook werkzaamheden en bevoegdheden aan het lijnmanagement. Op de volgende pagina is het Organisatiemodel schematisch weergegeven,aangepast aan de nieuwe situatie.!! 3
Examencommissie Cluster M&O Examencommissie Cluster MS&T Examencommissie Cluster Finance Examencommissie IBS Borging eindniveau Borging naleving OER Examenkamer Check borgingstaak OM TBC Curr.cie RVT Borging kwaliteit toetsing Borging programma & inhoud 4
Hieronder volgt per onderdeel een beschrijving van samenstelling, werkwijze en taken en de relatie tot het lijnmanagement en de curriculumcommissie. De Examenkamer Samenstelling Elke opleidingsvariant heeft een Examenkamer. Deze kamer bestaat uit drie leden, welke afkomstig zijn uit de Examencommissie van het cluster. De voorzitter als eerste lid is direct betrokken bij de opleidingsvariant waar de Examenkamer aan gekoppeld is. Deze voorzitter is tevens voorzitter van de Toetsbeoordelingscommissie. Het tweede lid van de examenkamer is niet direct betrokken bij de uitvoering van het onderwijs van deze opleidingsvariant. Het derde lid van de examenkamer is, net zoals het tweede lid van de kamer, niet direct betrokken bij het onderwijs van de betreffende opleidingsvariant. Werkwijze De Examenkamer opereert dicht bij het onderwijs en bij de student. De Examenkamer is de eerste aanspreekmogelijkheid voor studenten voor verzoeken en geschillen. De Examenkamer voert in dat kader werkzaamheden uit en handelt operationele zaken af op basis van de wet- en regelgeving. Voorbeelden hiervan zijn vrijstellingsverzoeken en (inhoudelijke) klachten rondom toetsing. De Examenkamer rapporteert periodiek aan de Examencommissie (ten behoeve van het jaarverslag) én aan de opleidingsmanager. Met de opleidingsmanager houdt de Examenkamer intensief contact. Besluiten van de Examenkamer worden unaniem door haar leden genomen en achteraf op verzoek verantwoord aan de Examencommissie. Besluiten worden ter afhandeling en archivering digitaal doorgezonden naar de centrale secretariële ondersteuning van de Examencommissie. Daarvoor is een Procesbeschrijving Verzoeken en Bezwaren ontwikkeld en wordt door de secretaris van de Examencommissie beheerd en beschikbaar gesteld aan alle betrokkenen. Taken De Examenkamer - handelt niet- standaard toelatingsverzoeken af ; - kent vrijstellingen toe; - handelt fraudegevallen af; - handelt afwijkende toetsing af; - doet de voorbereidingen voor het bindend studieadvies ten behoeve van de Examenkamer en handelt bezwaren daaromtrent af; - is de eerste bezwaarmogelijkheid voor de student; - verzorgt afhandeling van de besluiten op de door de studenten ingediende verzoeken en bezwaren. De Toetsbeoordelingscommissie Samenstelling De Toetsbeoordelingscommissie (TBC) bestaat uit drie leden: een voorzitter (tevens voorzitter van de Examenkamer) en twee benoemde leden vanuit de opleidingsvariant. De opleidingsmanagers draagt hiervoor namen aan. Werkwijze De TBC is ingesteld om de borgingstaak betreffende de kwaliteit van toetsing uit te voeren en hiermee de Examencommissie te voorzien van de benodigde informatie. De TBC doet haar werk als gepland op de borgingsagenda welke voor aanvang van het studiejaar is vastgesteld door de Examencommissie waaronder zij ressorteert. De betreffende curriculumcommissie levert tijdig aan de TBC tijdig de nodige stukken aan, namelijk: 5
toetsbeleid, leerplanschema s en toetsmatrijzen. De TBC rapporteert haar bevindingen aan het eind van elk blok schriftelijk aan de Examencommissie. Taken De TBC - toetst de kwaliteit van de examens op basis van inhoudelijke en technische eisen; - bewaakt de mate waarin de toetsvorm en inhoud consistent zijn met de onderwijsvorm en inhoud; - controleert steekproefsgewijs de toetsen achteraf; - bestudeert een geselecteerd aantal toetsen achteraf, op basis van afwijkende slagingspercentages en op verzoek van de opleidingsmanager; - valideert (op termijn) toetsen die in een toetsbank opgenomen worden. Vanuit de gevulde systemen worden dan toetsen geaggregeerd. Daarmee realiseren we op termijn docent en methode onafhankelijke toetsen. Bovenstaande werkzaamheden staan verder concreet beschreven in de borgingsagenda toetsing die jaarlijks door de Examencommissie wordt vastgesteld. De voorzitter van de Examenkamer en de Toetsbeoordelingscommissie is één en dezelfde persoon. Expliciete taken voor deze voorzitter zijn: Taken voorzitter Examenkamer en Toetsbeoordelingscommissie - het voorzitten van de Examenkamer en de Toetsbeoordelingscommissie van een opleiding(svariant); - het onderhouden van contact met de opleidingsmanager en de voorzitter van de Examencommissie; - het in samenspraak met de opleidingsmanager doen van voordrachten voor openvallende plekken in de Examenkamer en Toetsbeoordelingscommissie; - verantwoording afleggen bij accreditaties en interne audits over het aspect borgen van de kwaliteit van de toetsing van de opleiding(svariant). 6
De Examencommissie Aanstelling en Samenstelling De Examencommissie bestaat uit een voorzitter en leden (zie schema hieronder). De leden (inclusief voorzitter) van de Examencommissie worden benoemd door het College van Bestuur van de instelling. Deze taak is door het CvB gedelegeerd aan de domeinvoorzitter. De leden van de Examencommissie zijn tevens de voorzitter van de Examenkamer en Toetsbeoordelingscommissie van de opleidingsvariant waaronder zij resorteren. Zij vervullen naast hun positie als lid van de Examencommissie een uitvoerende taak binnen het onderwijs. De Examencommissies worden ondersteund door een ambtelijk secretaris. De omvang van de Examencommissie wordt aan de hand van de centraal aangeleverde rekenformule (0,6 x aantal studenten binnen de variant + 150 = aantal uur examencommissie + 300 uur voor de toetscommissie) vastgesteld en verdeeld over de diverse rollen in de genoemde commissies. De aanstellingsomvang wordt vervolgens namens de Domeinvoorzitter vastgesteld en doorgegeven aan de opeleidingsmanagers om te verwerken in de aanstelling van de diverse leden. Taken borging toetsing en eindniveau De Examencommissie - is verantwoordelijk voor de naleving wet- en regelgeving rond Examencommissies; - zet beleid om naar richtlijnen voor de uitvoering door de Examenkamers; - is verantwoordelijk voor de borging van het niveau van de eindwerkstukken van de student, zowel met betrekking tot het proces van totstandkoming van eindwerkstukken als met betrekking tot de afstudeerwerken. Zij kan deze taak uitbesteden aan een externe commissie of aan CAREM; - is verantwoordelijk voor de borging van de kwaliteit van de toetsing (gedelegeerd aan de Toetsbeoordelingscommissie); - stelt de borgingsagenda toetsing op voor de concrete werkzaamheden van de voorzitters van de examenkamers en de TBC s; - is eindverantwoordelijk voor de werkzaamheden van Examenkamers, TBC s en secretariaat; - adviseert over het doorstoomprogramma richting masteropleidingen; - adviseert over de OER; - bewaakt de goede naam en waarde van de opleidingen. Taken op het niveau van de individuele student - vaststellen of een student voldoet aan de voorwaarden die de OER-regeling stelt ten aanzien van kennis; inzicht en vaardigheden, mede gebaseerd op de uitslag van tentamens, toetsen en examens (meer informatie over tekenbevoegdheid, zie bijlage II); - het propedeutische examen vaststellen, ondertekenen en uitreiken; - het afsluitend examen vaststellen, ondertekenen en uitreiken; - het predicaat cum laude beoordelen en toekennen; - verantwoordelijkheid dragen voor de minor en studie in het buitenland en de individuele toelating hiertoe; - aanvragen voor vrijstellingen (doorgestuurd door de Examenkamer) afhandelen; - bezwaarschriften en verzoekschriften doen afhandelen (door de Examenkamer); - beslissen in gevallen van geconstateerd bedrog; - uitbrengen van bindende studieadviezen (voorbereid door de Examenkamer) Specifieke taken voorzitter Examencommissies - voorzitten van de Examencommissie en het doen verzorgen van de verslaglegging; - samen met de overige voorzitters van de Examencommissies: o formuleren van beleidsadviezen, in voorkomende gevallen het adviseren van de domeinvoorzitter over zaken met betrekking tot het beleid van de Examencommissie DEM; 7
o zorgdragen voor de continuïteit van de werkzaamheden alsmede het bewaken van de afspraken gemaakt rond de opbouw en inrichting van de Examen- en Toetsbeoordelingscommissie DEM; o bewaken van de eenheid van oordeel in de Examenkamers en het vertalen van vastgesteld beleid naar uitvoeringsrichtlijnen voor de Examenkamers; o opstellen van een wettelijk verplicht jaarverslag van de werkzaamheden van de Examencommissie; - het opstellen van richtlijnen voor functioneren van de examinatoren en het toezien op de naleving daarvan; - doen van voordrachten aan de domeinvoorzitter bij de benoeming van Examencommissieleden en leden van de Examenkamers; - zorgdragen voor een juiste en volledige bemensing van de Examenkamers, Toetsbeoordelingscommissies en secretariaat ; - verzorgen van de scholing van (aankomende) leden van de Examencommissie en Examenkamers; - adviseren van de Examenkamers bij het schrijven van verweerschriften en het in voorkomende gevallen het zelf schrijven van verweerschriften en de representatie richting Cobex; - mede verzorgen van rapportages vanuit de Examencommissie naar de opleidingsmanagers; - na een daartoe strekkende beslissing van de examencommissie, zelfstandig of door anderen laten beoordelen van het eindniveau i.c. het proces van de totstandkoming van de afstudeerwerken en de gerealiseerde kwaliteit hiervan. - adviseren van de opleidingsmanagers bij accreditaties en interne audits; - gesprekspartner zijn voor panels bij accreditaties en interne audits; Gedelegeerde en gemandateerde taken aan het lijnmanagement Een aantal taken worden door de Examencommissie overgedragen (gedelegeerd of gemandateerd) aan het lijnmanagement. Het verschil tussen mandateren en delegeren is dat bij delegeren ook de verantwoordelijkheid wordt verlegd. Bij mandateren behoudt degene die mandateert de volledige verantwoordelijkheid over datgene dat hij heeft gemandateerd. De volgende taken worden overgedragen aan het lijnmanagement: - toelatingsonderzoek afnemen en verklaring van toelaatbaarheid verstrekken (gemandateerd); - toetsmomenten vaststellen en de communicatie hieromtrent verzorgen (gedelegeerd); - zorg dragen voor de toetsorganisatie (gedelegeerd); - afgelegde toetsen en afstudeeropdrachten bewaren (gedelegeerd); - inzagenmomenten van afgelegde toetsen bepalen (gedelegeerd); - bindende studieadviezen voorbereiden (gemandateerd); - het voorbereiden van het propedeutisch examen en het vaststellen van het afsluitend examen(gemandateerd). 8
Bijlage I. Wettelijke taken en bevoegdheden van de Examencommissie Deze taken kunnen als volgt worden weergegeven: De Examencommissie stelt op objectieve en deskundige wijze vast of een student voldoet aan de voorwaarden die de onderwijs- en examenregeling voorschrijft ten aanzien van kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad. De Examencommissie speelt dus een belangrijke rol bij de zorg voor kwaliteit van toetsing en examinering. De Examencommissie stelt beleid op ten aanzien van allerlei procedures en bewaakt de uitvoering. Met ingang van september 2010 moeten tevens de opleidingsspecifieke bijlagen van de OER ter advisering worden voorgelegd aan de Examencommissies. Dit is bij het domein Economie en Management (DEM) al langer gebruikelijk. (afgeleid uit de wetstekst: http://wetten.overheid.nl/bwbr0005682/geldigheidsdatum_24-06-2013) Ook in de externe verantwoording (accreditatie) speelt de Examencommissie een belangrijke rol. Bij de beperkte opleidingsbeoordeling wordt standaard 3 Toetsing en gerealiseerde eindkwalificaties als aparte standaard beoordeeld. Een onvoldoende beoordeling voor deze standaard betekent geen positieve accreditatie. Bovendien wordt de Examencommissie gesprekspartner bij de visitatie in het kader van accreditatie. Voor procedure van aanstelling van Examencommissieleden en voor de duur van de zittingstermijn, taken, werkzaamheden etc., zie Reglement Examencommissies van de HvA : (http://www.hva.nl/studeren/juridisch/publicaties-endocumenten/ Voor alle overige HvA brede richtlijnen en aangaande Examencommissies: Concept Cahier Examencommissies HvA, 20 november 2012 : https://academie.hva.nl/nl/kennisdeling/themasites/examinering/shared%20documents/forms/allitems.aspx In dit cahier wordt onder meer ingegaan op de nieuwe rol en positie van de Examencommissie, haar taken en verantwoordelijkheden en de gewijzigde verhoudingen tussen de Examencommissie en (met name) de opleidingsmanager. 9
Bijlage II. Tekenbevoegdheid. Uitgaande correspondentie Vanuit de Examencommissies zal geregeld correspondentie met derden plaatsvinden. Deze correspondentie, onder andere besluiten van de Examenkamers en vanuit de betreffende commissie, wordt formeel door de secretaris van de Examencommissie ondertekend. De secretaris ziet daarbij toe op de opmaak en juiste verwoording, conform het genomen besluit. Getuigschriften Vanuit de hogeschoolorganisatie moeten getuigschriften ondertekend worden door twee personen: één persoon namens de Examencommissie en één persoon namens het College van Bestuur. De handtekening van de Examencommissie wordt het eerst gezet: zij dragen de borgingsverantwoordelijkheid. De domeinvoorzitter is door het College van Bestuur benoemd en ondertekent de getuigschriften namens het College van Bestuur. De domeinvoorzitter mandateert, bij afwezigheid, twee leden van het domein-mt om namens het College van Bestuur getuigschriften te ondertekenen. De voorzitters van de Examencommissies tekenen namens de Examencommissie elk voor de getuigschriften van hun eigen cluster. Bij afwezigheid neemt een van de andere voorzitters de taak over. Handtekeningenkaart De handtekeningbevoegdheid is formeel vastgelegd op een handtekeningenkaart. Deze kaart wordt jaarlijks voor aanvang van het studiejaar, of bij tussentijdse wijziging binnen het studiejaar, formeel door de domeinvoorzitter vastgesteld. (Het studiejaar loopt van 1 september tot en met 31 augustus van het daaropvolgende kalenderjaar). 10