Jaarverslag Ondernemingsraad 2016
Colofon Bureau Medezeggenschap VU medisch centrum Hoogbouw 3 H 22 De Boelelaan 1117 1081 HV Amsterdam Postbus 7057 1007 MB Amsterdam Telefoon (020) 444 43478 E-mail: or@vumc.nl Redactie: Cie. Communicatie Ondernemingsraad Ontwerp digitale versie: Huisdrukkerij VUmc Maart 2017
Inhoud Voorwoord 4 Algemeen 5 Personeel en Zorg 7 Organisatie 10 Reorganisatie 15 Bestuur 19 Opleiding 20 Bijlagen 21 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016 3
Voorwoord Beste lezer, Bedankt voor uw belangstelling voor het jaarverslag van 2016. Het laatste jaar van de OR zittingsperiode én het lustrumjaar voor het 50-jarige VUmc. Op het moment dat ik dit schrijf breekt bijna de verkiezingskoorts uit voor de verkiezing op 28 maart 2017. Behalve terugkijkend naar 2016 is het ook een terugblik op de hele zittingsperiode van vier jaar. Een periode waarin ontzettend veel is gebeurd in het VUmc en zeker ook bij de ondernemingsraad. In 2013 begint een ondernemingsraad met 21 leden, die voor de helft bestaat uit opnieuw gekozen oude leden en voor de helft uit nieuwe leden. Daar is een flitsende verkiezingscampagne aan vooraf gegaan. De nieuw gekozen OR blijkt een brede afspiegeling van een VUmc, dat net uit een crisis komt. Er is nog een interim Raad van Bestuur. Nadat AMC ons voor is gegaan in de GO live van het digitale en geïntegreerde patiëntendossier Epic, volgt VUmc op 15 maart. Goed voorbereid en opgeleid, zijn de medewerkers klaar voor dit moment. De Epic projectorganisatie is dit jaar opgegaan in het EVA service centrum, dat beide academische huizen bedient. Dit is een verandering waar de OR ook nauw bij betrokken is geweest. Het gebruik van Epic wordt geoptimaliseerd in een voortgaand verbeteringsproces. Veel adviesaanvragen voor reorganisaties zijn door de OR behandeld. De een verloopt vlotter dan de ander. Een overzicht van alle reorganisaties vindt u in het betreffende hoofdstuk van dit verslag. Eén belangrijke reorganisatie wil ik hier wel uitlichten, die van de afdeling orthopedie als gevolg van de portfolio keuze. Het uitplaatsen van laagcomplexe zorg blijkt een pijnlijk en gecompliceerd proces, met implicaties voor de patiëntenzorg, onderwijs & opleiden en onderzoek. Veel leerpunten zijn hieruit naar voren gekomen, die van belang zijn voor de alliantieplannen. de inhoud van de plannen. De overleggen van de OR met de RvB over de alliantie vinden nog steeds plaats aan de alliantietafel. In 2015 hebben de OR en RvB in een convenant afgesproken om tot overeenstemming te komen op alle onderdelen. We zoeken onze OR partners van AMC op om met hen kennis te maken op een gezamenlijke scholingsdag. Er wordt ingezet op flexibele inzet van medewerkers om de werkdruk te verlichten, maar dit vraagt veel overleg en afstemming op de diverse afdelingen. Om de werkdruk bij de OR zelf te verdelen zijn er intern twee acties ingezet. Het ledenaantal zakte als gevolg van natuurlijk verloop naar 13. De eerste actie is het werven van buitenleden, die al meedraaien in de vergaderingen en zich als kandidaat voor de verkiezingen op zullen geven. Als tweede actie geeft de OR projectmatig invulling aan alle opdrachten en contacten met de overlegpartners. Het werken in commissies is in de wacht gezet. Deze werkwijze vraagt wel enige aanpassing van de overlegpartners, maar alleen op deze wijze kunnen we het werk tot de verkiezingen aan. De OR leden zijn dank verschuldigd aan onze ondersteuners, de ambtelijke secretarissen en de secretaresse van het bureau medezeggenschap. Door hen wordt alles gestroomlijnd. Zoals gezegd is de verkiezing van de OR op komst. En op het moment dat u dit leest zal de nieuwe OR geïnstalleerd zijn. Door uw stem wordt de OR in de organisatie breed gedragen en geïnspireerd om zijn werk te doen. Ik heb er weer zin in Willy Arjaans, voorzitter Ondernemingsraad De bestuurlijke fusie met AMC schrijdt langzaam voort. De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) is akkoord gegaan met de wijze waarop het proces is ingezet, de Autoriteit Consument en Markt (ACM) buigt zich over 4 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016
Algemeen Werkwijze Ondernemingsraad In de plenaire vergadering worden voorafgaand aan besluitvorming onderwerpen, die instemming dan wel advies van de OR behoeven, toegekend aan projectgroepen met projecteigenaren. Aan de hand van geformuleerde opdrachten werken deze projectgroepen (ad hoc ingesteld) met projecteigenaren (ad hoc toegekend aan een persoon) deze onderwerpen uit volgens een BOB-procedure. Beeldvorming- Oordeelsvorming-Besluitvorming. De projectgroepen werken opdrachten middels Beeld- en Oordeelsvorming (eerste fase BOB-procedure) uit en koppelen het resultaat ervan eerst terug naar het dagelijks bestuur (DB). Uitgewerkte opdrachten komen vervolgens in de plenaire vergadering voor behandeling en Besluitvorming (laatste fase BOB-procedure). Taakstelling van de ingestelde commissies Ook door de OR zijn een viertal commissies ingesteld met een specifiek kennisdomein. Cie. FSR&FEB Fusies, Samenwerkingsverbanden en Reorganisatie/Financieel Economisch Beleid. Kennisdomein: financieel- en economisch beleid en het aangaan van samenwerkingsverbanden/fusies en reorganisaties Cie. P&O - Personeel & Organisatie. Kennisdomein: Human Resource Management en VGWM - Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu. Cie. O&O - Onderwijs en Onderzoek. Kennisdomein: Onderwijs & Opleiding en Onderzoek Cie. Communicatie. Kennisdomein: Public Relations & OR verkiezingen Samenstelling van de OR Zie bijlage I voor de samenstelling van de OR per 31-12-2016. Dagelijks Bestuur OR Uit het midden van de OR wordt tijdens de vergadering van 21 april 2015 het dagelijks bestuur (DB) opnieuw gekozen. Zie bijlage II Bureau Medezeggenschap Het Bureau Medezeggenschap biedt ondersteuning aan en verricht de administratie voor de OR/studentenraad en aan haar verbonden gremia. Voor de personeelssamenstelling van het Bureau Medezeggenschap zie bijlage III. Scholing Bureau Schouten en Nelissen geeft de OR training op het gebied van het versterken van de OR als groep en met name gericht op het verhogen van de effectiviteit van de OR. Kerngetallen over de werkzaamheden van de OR. In onderstaand overzicht staan gegevens over de door de OR verrichtte werkzaamheden in 2016 vermeld. De OR heeft 45 maal plenair vergaderd n.a.v. 32 adviesaanvragen en 39 instemmingsaanvragen. Daarnaast heeft de OR 7 maal met de Raad van Bestuur, waarvan twee maal inclusief twee leden van de Raad van Toezicht alsmede 12 maal met de directeuren van stafdiensten en hoofden van divisiebesturen overleg gevoerd. Het totaal aantal gedeclareerde uren op basis van plenaire vergaderingen en commissiewerk van OR leden is 5238. Adviesaanvragen 32 Instemmingsaanvragen 39 In- en uitgaande stukken 1773 OR leden 17 Commissies 4 Plenaire vergaderingen 45 Algemene gang van zaken vergadering 2 met RvB en RvT Overlegvergadering met de RvB 7 Regulier overleg met divisiebesturen en 12 hoofden stafdiensten Gezamenlijke scholingsdagen 4 Gedeclareerde uren 5238 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016 5
De medewerker als strategische factor Kennismaking tussen OR VUmc en OR AMC tijdens de najaar scholing in Noordwijk 6 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016
Personeel en zorg Adviesaanvraag proefplaats Versterken regie op het verpleegkundig proces op afdeling 5B en 5C met regieverpleegkundigen Binnen de ondernemingsraad bestaan geen bezwaren tegen de start van regieverpleegkundigen op de genoemde afdelingen. De raad ziet met de komst van de huidige ontwikkelingen met functiedifferentiatie tussen MBO en HBO verpleegkundigen de noodzaak om nader onderzoek te doen naar de mogelijkheid van het hanteren van verschillende functieniveaus voor verpleegkundigen. Verzuimbegeleiding intern georganiseerd in VUmc De raad heeft vertrouwen in de door P&O gedane toezegging dat de ondernemingsraad uitgebreid betrokken zal worden bij de inhoudelijke invulling van de gestelde doelen en reageert positief. Boventallig verklaren receptionistes De ondernemingsraad heeft geen bezwaren tegen deze reorganisatie en adviseert positief. Wijziging reiskosten vergoeding woonwerkverkeer De ondernemingsraad heeft geen bezwaren tegen de wijziging reiskosten vergoeding woon-werkverkeer en verleent hieraan zijn instemming. Bereikbaarheidsdiensten medewerkers programmabureau EVA De raad heeft de inhoudelijke punten van dit verzoek bekeken en verleent hieraan zijn instemming. Reglement bezwaarschriften medewerkers VUmc De ondernemingsraad is met de RvB tot overeenstemming gekomen ten aanzien van het reglement bezwaarschriften medewerkers VUmc. Uitbesteding werkzaamheden nietzorgpersoneel flexbureau De ondernemingsraad heeft geconstateerd dat de huidige situatie met nul-uren contracten in strijd is met de wijziging in de Wet Zorg en Zekerheid. Daarnaast is het niet haalbaar om alle medewerkers uren contract te kunnen bieden. Gezien de aard van de werkzaamheden is het logisch om direct zorgpersoneel in eigen beheer te houden en hun een contract aan te bieden voor een x aantal uren. Niet-zorgpersoneel kan overgezet worden naar een leverancier van buiten. De ondernemingsraad heeft de volgende afspraken gemaakt: 1. In de aanbesteding beoordelingscommissie moet een expert op het gebied van hoteldienst (voeding) plaatsnemen. 2. De gekozen leverancier heeft de verplichting om met alle ex-flexmedewerkers een intake gesprek te houden. In bijlage 1 van de adviesaanvraag heeft de ondernemingsraad kennis genomen van de situatie rondom de medewerkers die in bezit zijn van een vaste aanstelling als weekendhulp voor gemiddeld vier uur per week. De ondernemingsraad vindt dat deze medewerkers buiten deze adviesaanvraag vallen. Desalniettemin geeft de ondernemingsraad het advies om vanuit goed werkgeverschap deze medewerkers een contract voor onbepaald tijd in dienst van VUmc aan te bieden. Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016 7
Projectplan Pilot vlinderen verpleegkundig personeel Op 3 mei jl. is de ondernemingsraad geïnformeerd over het voornemen om het zogenaamde vlinderen te introduceren op de verpleegeenheden. De ondernemingsraad heeft met de pilot ingestemd om middels een stapsgewijze aanpak tot een zorgvuldige introductie van flexibele inzet van verplegend personeel te komen. De ondernemingsraad heeft voor zowel de tweewekelijkse evaluatie als de eindevaluatie, criteria afgesproken. Deze evaluatiecriteria worden gebruikt om zoveel en zo breed mogelijk informatie uit de pilot te halen over de ervaringen van de medewerkerkers m.b.t. het vlinderen. Het criterium vrijwilligheid is in overeenstemming gewijzigd. Er is tevens afgesproken dat er zonder goed overleg geen sprake mag zijn van aanwijzen door de leidinggevende. Instemmingsverzoek Addendum DVO nr.4 De ondernemingsraad heeft geen bezwaren tegen de inhoudelijke en daaruit volgende financiële wijzigingen op de lopende DVO met de afdeling HRM-AM van de VU van 2014 en verleent hieraan zijn instemming. Adviesaanvraag herinrichting organisatie kwaliteit, veiligheid en procesoptimalisatie De ondernemingsraad ziet de zorgvuldige aanpak van dit traject en de open en heldere communicatie met alle betrokkenen. De raad waardeert deze aanpak t.a.v. een divisie- en diensten overstijgende organisatiewijziging. Het resultaat is een herinrichtingsplan die aan alle doelstellingen voldoet. 8 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016
Adviesaanvraag samenwerkingsovereenkomst EPD Service centrum Na lezing van de samenwerkingsovereenkomst stelt de ondernemingsraad voor om een wijziging van artikel 4 toe te passen, waarin de afspraken ten aanzien van de financiële verdeling staan. De ondernemingsraad mist in dit artikel namelijk een duidelijk afspraak over de verdeelsleutel in samenhang met de kaders en de daar uit voortvloeiende taakstellingen van de beide afzonderlijke huizen. De raad gaat niet akkoord met de samenwerkingsovereenkomst, tenzij het voorstel tot wijziging van het artikel m.b.t. de financiële verdeling wordt overgenomen. Instemmingsaanvraag over het rooster dienstapotheek DAP Het lukt de OR niet om voor 1 januari 2017 instemming te verlenen aangezien het daarvoor gestelde termijn te kort is. De raad wil echter wel instemming geven om voor een korte periode, nl. gedurende de maanden januari en februari 2017, een pilot te starten. De ondernemingsraad wordt dan op basis van de evaluatie, die medio maart 2017 kan plaatsvinden, in de gelegenheid gesteld om mogelijk definitief zijn instemming te geven. Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016 9
Organisatie Bestuurlijke fusie, statuten stichting VUmc, samenwerkingsovereenkomst AMC-VUmc en bestuursreglement VUmc De OR heeft van de Raad van Bestuur VUmc de adviesaanvraag ontvangen m.b.t. de bestuurlijke fusie VUmc- AMC. Vooruitlopend op deze aanvraag is, in goede afstemming met de RvB, één van de belangrijkste gespreksonderwerp geweest te komen tot afspraken over de wijze waarop de OR betrokken blijft bij alles wat de alliantie betreft, te beginnen bij de bestuurlijke fusie zelf, alsmede alle daarop volgende stappen. Dat heeft geleid tot een convenant tussen OR en RvB, waarin als meest relevante afspraak staat vermeld dat alle besluitvorming in het kader van de samenwerking VUmc en AMC gericht moet zijn op het bereiken van overeenstemming tussen RvB en OR. Hiervoor is de zogenoemde alliantietafel ingericht, waarbij is afgesproken dat beide partijen alle belangrijke onderwerpen m.b.t. de alliantie kunnen agenderen. Als onderdeel van de gemaakte afspraken, zoals vastgelegd in het convenant, zijn inmiddels adviesaanvragen m.b.t. de samenwerkingsovereenkomst tussen VUmc en AMC, en het bestuursreglement en de statuten na bestuurlijke fusie overlegd met de OR en is de OR met de RvB aangaande deze onderwerpen tot overeenstemming gekomen. Gezien de gemaakte afspraken, en het feit dat de OR betrokken wordt bij alle belangrijke ontwikkelingen, is er bij de ondernemingsraad voldoende vertrouwen in het proces tot en met de juridische fusie. Wijziging statuten Stichting VUmc De ondernemingsraad kan de herziening van de tekst m.b.t. de grondslag van harte onderschrijven. In het advies t.a.v. de concept statuten heeft de OR al aangegeven, dat hij modernisering van de grondslag wenselijk acht. Men concludeert, dat de herziening van de grondslagtekst aansluit bij de maatschappelijke relevantie van de Stichting VUmc in deze tijd. De ondernemingsraad gaat akkoord met de voorgestelde aanpassingen. 10 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016
Wijziging huishoudelijk reglement ondernemingsraad Hierbij vraagt de raad aan de RvB hun standpunt over het concept gewijzigd huishoudelijk reglement van de ondernemingsraad kenbaar te maken. De ondernemingsraad heeft onder voorbehoud van dit standpunt zijn reglement op 5 april 2016 vastgesteld. De actualisering is om verschillende redenen noodzakelijk. Zo zijn de recente wijzingen in de wet op de ondernemingsraden nog niet opgenomen. Verder zijn in verband met de aanstaande verkiezingen in april 2017 de termijnen van het actief en passief kiesrecht aangepast en de artikelen met betrekking tot de wijze van stemmen meer in overeenstemming gebracht met de huidige wijze van elektronisch stemmen. De RvB heeft geen bezwaren tegen de voorgestelde aanpassingen van het reglement. Concept kaderbrief De kaderbrief is helder en met een duidelijke structuur geformuleerd. Strategische context De strategie zal niet fundamenteel wijzigen. De ondernemingsraad vindt dit positief. De ondernemingsraad ondersteunt portfolioversterking op basis van m.n. Robijn-criteria, waarbij het academisch karakter van VUmc recht wordt gedaan. Portfolio en verkoop De ondernemingsraad heeft behoefte aan meer kaders voor de discussie over de portfoliokeuzes in huis. Het gaat in deze discussie over de vraag hoe om te gaan met hoog- en laagcomplexe zorg. Patiëntenzorg De ondernemingsraad wil bij dit onderwerp aandacht vragen voor helder en eenduidig verpleegkundig beleid met een duidelijke eigenaar. Visie op eenduidig verpleegkundig beleid en daarmee heldere kaders voor de rol van leidinggevenden binnen de verpleging en op functiedifferentiatie ontbreekt. De ondernemingsraad adviseert te streven naar een plattere organisatie binnen de verpleegkundige sector. De ondernemingsraad adviseert om zorgvuldig en in goed overleg met de medewerkers te kijken naar flexibiliseren van verpleegkundig personeel, het zgn. vlinderen. Onderwijs en opleiden Allereerst wordt er gesproken over borging van de kerntaken onderwijs, opleiden en onderzoek. Juist bij deze onderwerpen mist de ondernemingsraad visie vanuit de raad van bestuur. Verder adviseert de ondernemingsraad divisies te vragen om in hun managementcontract de kansen en bedreigingen m.b.t. het al of niet continueren van de medische vervolgopleidingen aan te geven. Personeel De ondernemingsraad ondersteunt sociale veiligheid als een belangrijk thema. Bij het onderwerp ARBO worden meer zelfservices en meer samen optrekken van divisies en diensten genoemd. De ondernemingsraad adviseert hier meer kaders te beschrijven aangezien samen optrekken een onduidelijke formulering is. Ombuigingsprogramma In de kaderbrief worden divisies nadrukkelijk aangesproken op het nemen van verantwoordelijkheid op het gebied van kostenbeheersing. De ondernemingsraad ondersteunt deze aanpak. Daarnaast adviseert de ondernemingsraad om binnen diensten goed te kijken naar de organisatiestructuur. De voorkeur van de raad gaat uit naar het streven naar een plattere organisatie, waarbij in eerste instantie de managementlagen onder de loep worden genomen. De ondernemingsraad vindt het verminderen van externe inhuur ook voor 2017 noodzakelijk. Financiën/interne prestatiebekostiging De ondernemingsraad voorziet nog lastige tijden waarbij bezuinigingen moeizaam worden nu het laaghangend fruit al geplukt is. Overstappen op interne prestatiebekostiging is noodzakelijk om in 2017 op alle managementniveaus goed regie te kunnen voeren op de financiën. De ondernemingsraad ondersteunt Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016 11
alle structurele aandacht voor de overige geldstromen. Risicomanagement De ondernemingsraad onderschrijft deze alinea en is tevreden over de duidelijkheid. Projectenportfolio Projectenportfolio is een onderwerp dat de ondernemingsraad ter harte gaat. Volgens de ondernemingsraad is meer structuur in de projectenportfolio noodzakelijk. Tot slot nog een opmerking over ICT. In de kaderbrief is er geen aparte alinea aan gewijd. De ondernemingsraad constateert dat het niveau van ICT-beheersprocessen overwegend nog hetzelfde is gebleven en verbetering noodzakelijk blijft. Governance op ICTgebied is een terugkerend aandachtspunt van de ondernemingsraad. De ondernemingsraad mist kaders voor ICT in de kaderbrief, terwijl ICT een sleutelrol in alle processen en kerntaken speelt. SoFoKleS- het Sociaal Fonds voor de Kennissector De ondernemingsraad is met P&O VUmc over de onderstaande deelprojecten tot overeenstemming gekomen. 1. Mantelzorg 2. En nu de toekomst, betekenis geven aan verlies op het werk. Project in combinatie met: Stress is er en nu. 3. Carrièrecafé 4. Veiligheidscultuurmeting en afdelingstrajecten. 5. Zorgvuldig veranderen. 6. Op maat. De raad en verleent zijn akkoord met de bovengenoemde deelprojecten. Benoemingen Benoeming voorzitter divisie V De ondernemingsraad heeft vertrouwen in deze benoeming en adviseert positief. Voorgenomen benoeming decaan VUmc De ondernemingsraad is verheugd dat de RvB tot een oplossing is gekomen voor de invulling van het decanaat. Deze opvolging betreft zowel tussentijds tot aan de start van de bestuurlijke fusie tussen VUmc en AMC als tijdens de bestuurlijke fusie en in principe tot aan de juridische fusie toe. Voorgenomen benoeming lid raad van bestuur De Ondernemingsraad heeft een aanvraag over de benoeming voor een lid van de RvB per 1 september tot aan het moment van de beoogde bestuurlijke fusie met het AMC ontvangen. Het nieuwe lid van de Raad van Bestuur heeft voor deze tijdelijke functie als lid van de Raad van Bestuur, het vertrouwen van de OR. Benoeming voorzitter divisie I De ondernemingsraad heeft vertrouwen in deze benoeming en adviseert positief. Voorgenomen benoeming manager bedrijfsvoering en research support divisie VI De ondernemingsraad heeft vertrouwen in deze benoeming en adviseert positief. Voorgenomen benoeming voordracht lid RvT De ondernemingsraad heeft vertrouwen in deze benoeming en adviseert positief. Benoeming directeur FB De ondernemingsraad heeft vertrouwen in deze benoeming en adviseert positief. Benoeming directeur Financiën De ondernemingsraad staat achter deze benoeming en adviseert positief. 12 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016
Samenwerking met andere (zorg-) organisaties Adviesaanvraag samenwerkingsovereenkomst APTC De ondernemingsraad heef geen bezwaren tegen dit voorgenomen besluit en adviseert positief. Adviesaanvraag samenwerking VUmc MC Slotervaart Het uitgangspunt dat de beoogde fusiepartners VUmc en AMC binnen het alliantieproject elk de mogelijkheid hebben zich op passende wijze te versterken, wordt door de OR gesteund. De in de adviesaanvraag beschreven samenwerkingsovereenkomst VUmc - MCS op de gebieden verloskunde, gynaecologie en kindergeneeskunde past ook goed binnen een model van een VKC op meerdere locaties, waar de OR een voorstander van is. De OR is gelukkig met hoe de samenwerking VUmc- MCS aanvankelijk voorzichtig is ingezet. Toen het moment gunstig was, is er snel, eensgezind en daadkrachtig gehandeld. De samenwerkingsafspraken zien er voor de kwaliteit van de patiëntenzorg goed uit. Intentieverklaring AMC/VUmc/Oosterwal inzake dermatologie Het betreft hier de intentie om de huisarts verwezen dermatologische zorg richting AMC en VUmc samen met Centrum Oosterwal onder te brengen in een nieuw op te richten Focus kliniek. In geval de zorgvraag ondanks verwijzing uit de eerstelijns een derdelijns zorgvraag betreft, zal de patiënt door de Focus kliniek direct worden doorverwezen naar AMC- VUmc. De OR is enthousiast over dit initiatief. Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016 13
Reorganisatie Adviesaanvraag reorganisatie secretariaat audiologie De ondernemingsraad ziet geen argumenten om de reorganisatie tegen te houden. Adviesaanvraag reorganisatie voorrang status MMA afdeling RNG In de adviesaanvraag worden de gevolgen beschreven van de reorganisatie op de afdeling radiologie en nucleaire geneeskunde (RNG) voor de groep medewerkers met de functie MMA. De OR adviseert positief. Adviesaanvraag reorganisatie medisch typisten en decentrale archief medewerkers De ondernemingsraad heeft geen bezwaren tegen deze reorganisatie en adviseert positief. Adviesaanvraag reorganisatie KFA De raad heeft geen bezwaren tegen deze reorganisatie en adviseert positief. Adviesaanvraag reorganisatie Zorgadministratie PAK/PAP/CMA De raad heeft begrip voor de noodzakelijke reorganisatie, veroorzaakt door veranderende werkzaamheden voor de afdeling zorgadministratie bij in gebruik name van EPIC. De ondernemingsraad adviseert om deze plannen ten uitvoer te brengen. Adviesaanvraag reorganisatie radiologie en nucleaire geneeskunde De ondernemingsraad onderkent de noodzaak bij deze reorganisatie om te focussen op het oplossen van de financiële tekorten die zijn ontstaan. De raad is het hiermee eens, onder voorwaarde dat de service en 14 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016
kwaliteit die de afdeling naar andere afdelingen en externen toe moet leveren op peil blijft. De ondernemingsraad vindt het reorganisatieplan zorgvuldig van opzet. De raad adviseert om deze plannen ten uitvoer te brengen. Adviesaanvraag reorganisatie pathologie & aanvulling op het definitief besluit reorganisatie afdeling pathologie De raad heeft twijfels of de reorganisatie tot alle beoogde verbeteringen zal leiden. De ondernemingsraad adviseert om de reorganisatie van de afdeling pathologie met de beschreven aanvullingen ten uitvoer te brengen. Adviesaanvraag gynaecologische oncologie De OR heeft van de Raad van Bestuur een adviesaanvraag ontvangen over het voornemen de gynaecologische oncologie tijdelijk te concentreren aan de Meibergdreef, met daaraan gekoppeld het besluit, en niet slechts de intentie, om op termijn conform de alliantievoornemens de gynaecologische oncologie weer samen met de andere oncologie in zijn geheel op de locatie De Boelelaan te concentreren. Vervolgens ontvangt de OR een aanvulling op de adviesaanvraag gynaecologische oncologie over de positie van een senior onderzoeker binnen de gynaecologische oncologie. Gezien het verschil in onderwerpen van de oorspronkelijke adviesaanvraag en de aanvullende adviesaanvraag, en de verschillen in het strategische en beleidsmatige karakter van beide, geeft de OR haar advies in twee gescheiden delen. De OR geeft het volgende advies op het eerste deel van de adviesaanvraag: Om binnen alliantieverband de gynaecologische oncologie goed te laten blijven functioneren en om een verdere verdieping en versterking te kunnen waarborgen, moeten de onderwerpen strategie, aansturing, financiën en HR stevig op de kaart worden gezet. Dit is noodzakelijk om een succesvolle terugkeer van de gynaecologische oncologie naar de locatie De Boelelaan mogelijk en aantrekkelijk te houden, wat van groot belang is gezien de bestaande concurrentie met de sterke en succesvolle buur AVL- NKI aan de Plesmanlaan. De OR geeft de volgende adviezen op het aanvullende deel van de adviesaanvraag. De OR is verheugd dat de RvB na een dialoog met de OR met een aanvulling is gekomen op de adviesaanvraag gynaecologische oncologie. Voor de OR is deze aanvulling acceptabel en geeft de betrokkenen in elk geval een jaar langer de kans om met eigen, alternatieve financiering te komen. Als toevoeging op bovenstaand advies vindt de OR het noodzakelijk om bij de RvB onder de aandacht te brengen dat de veronderstelling dat het verkrijgen van externe financiering voor senior wetenschappers gemakkelijk haalbaar zou moeten zijn en een vaste aanstelling zou kunnen vervangen, zeker als zij excellent zijn, op een misvatting berust. De OR ziet het als een risico voor de continuïteit van het bedrijf als senior onderzoekers/principal investigators in een groot instituut als het VUmc geheel afhankelijk zouden worden gemaakt van de subsidiemarkt. De OR adviseert een discussie te starten over de vraag of senior onderzoekers/principal investigators in elk geval niet deels in vaste dienst zouden moeten zijn, waarbij hun aanstelling en aanblijven, net als bij hoogleraren en UHD s, eens per vijf jaar wordt beoordeeld. Advies reorganisatie EPD Servicecentrum In de adviesaanvraag wordt het plan beschreven als een transitie van Programma EVA naar het toekomstig EPD Servicecentrum. Dit toekomstige EPD Servicecentrum wordt in gezamenlijkheid tussen VUmc en AMC vormgegeven. Het doel van dit centrum is verdere optimalisatie en borging van beheer van alle applicaties binnen het zorgdomein. De ondernemingsraad heeft bij lezing van het plan geconstateerd dat het feitelijk gaat om een organisatieonderdeel in oprichting. Er wordt echter Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016 15
alleen advies over de reorganisatie gevraagd. Aangezien het plan wel degelijk een nieuw organisatieonderdeel beschrijft zal de raad dit gegeven meenemen in haar advies. Aangezien het hier gaat om een essentiële dienst voor het hele huis gaat de raad akkoord met het huidige voorstel voor de inrichting van het EPD Servicecentrum. De raad wil daarbij echter de opmerking maken dat stijging in de kosten voor het EPD Servicecentrum opgelost dienen te worden binnen het EPD Servicecentrum en niet neergelegd mag worden bij de rest van het huis. De raad maakt zich zorgen over de groep medewerkers in vaste dienst met een terugkeergarantie op de oude werkplek. Het werk dat zij op hun oude werkplek deden kan de afgelopen jaren nl. verdwenen zijn, of er heeft op de voormalige afdeling inmiddels een reorganisatie plaatsgevonden. De raad adviseert om deze medewerkers als één groep te begeleiden onder de verantwoordelijkheid van het programma EVA. Adviesaanvraag reorganisatie orthopedie Wat de ondernemingsraad opvalt is dat dit, gezien de gevolgen van deze reorganisatie voor de gehele keten van patiëntenzorg, onderzoek, opleiding en onderwijs, een zeer complexe adviesaanvraag is. De ondernemingsraad begrijpt de noodzaak om een aanzienlijk deel van de kostenreductie bij divisie IV te realiseren middels portfolioversterking. Tevens ondersteunt de OR de keuze voor afbouw van de laagcomplexe zorg bij de afdeling orthopedie, waarmee in principe mogelijkheden beschikbaar komen om de vrijkomende ruimte te benutten voor hoog complexe zorg elders in het huis. Personele consequenties De personele gevolgen op de afdeling orthopedie zijn aanzienlijk. Voor het merendeel van de medewerkers die beoogd boventallig zijn, is actief en met succes naar oplossingen gezocht. De OR verwacht dat RvB zijn uiterste best zal doen om ook degenen waar nog geen oplossing voor gevonden is, binnen de alliantieplannen of elders probeert te plaatsen. Personele consequenties op aanpalende afdelingen lijken beperkt. Gevolgen voor onderzoek, onderwijs en opleidingen Het oogmerk bij deze reorganisatie is om onderzoek bij orthopedie volledig af te bouwen. Voor de betrokken hoofdonderzoekers zijn er oplossingen gezocht en gevonden. Ook voor de betrokken promovendi worden oplossingen gezocht. De ondernemingsraad ziet nog een rol voor onderzoek bij orthopedie gezien het speerpunt Bewegen en de positie van het onderzoeksinstituut MOVE in dit kader. Het is de ondernemingsraad uit de geboden informatie niet duidelijk geworden of continuïteit van onderwijs voldoende geborgd is in de nieuwe situatie. De opleidingslicentie voor orthopedie lijkt in de nieuwe situatie gewaarborgd door intensieve samenwerking met Spaarne Ziekenhuis. De ondernemingsraad vraagt aandacht voor het borgen van de kwaliteit van de opleiding over meerdere jaren, gezien de nieuwe situatie waarin Spaarne ziekenhuis onderdeel gaat uitmaken van het universitaire opleidingsdeel. Overige aandachtspunten De projectgroep heeft de ondernemingsraad verzekerd dat er in de tussenliggende periode, totdat er binnen de bestuurlijke fusie aansluiting gezocht kan worden met de orthopedie van AMC, in principe voldoende personele bezetting overblijft om continuïteit van orthopedische zorg te garanderen. Met betrekking tot de bezetting van de operatiekamers heeft er een herverdeling plaatsgevonden, waarin minder capaciteit voor orthopedie is ingeruimd. Dit in anticipatie op een voorgenomen besluit, dat door de ondernemingsraad nog van een advies moest worden voorzien. Keuzevrijheid voor patiënten om laagcomplexe orthopedische zorg in VUmc te verkrijgen zal er in de toekomst niet meer zijn. De ondernemingsraad adviseert een duidelijke communicatie naar verwijzers en patiënten. Leerpunten De noodzaak van deze reorganisatie is gelegen in de druk om uitgaven te reduceren bij divisie IV. 16 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016
De ondernemingsraad steunt de Raad van Bestuur in zijn voornemen deze reorganisatie door te voeren ondanks het gegeven dat een aantal neveneffecten moeilijk is in te schatten. De OR doet dit mede op grond van het feit dat het wenselijk geacht wordt dat VUmc portfoliokeuzes maakt, die het academisch profiel versterken. De ondernemingsraad acht het van het grootste belang dat deze reorganisatie intensief gemonitord en tijdig geëvalueerd wordt. Uit de evaluatie moet men vast kunnen stellen of kosten gereduceerd konden worden en als gevolg van hoog complexe zorg een meetbare stijging van opbrengsten is waargenomen. De ondernemingsraad vindt het wenselijk dat in de nabije toekomst, bij voorgenomen besluiten op eendere projecten in het kader van portfolioversterking, de realisatie van opbrengsten in termen van hoog complexe zorg zeker gesteld wordt alvorens besloten wordt laagcomplexe zorg uit te plaatsen of weg te snijden. Gesprek reorganisatie FMT Tijdens een overlegvergadering is met RvB gesproken over de voorgenomen reorganisatie bij de afdeling FMT. De OR heeft toen verklaard en toegelicht dat het conceptplan tot een negatief advies van onze kant zou leiden. De OR is het fundamenteel oneens met het lage budgettair kader dat voor de afdeling FMT gesteld wordt, gezien in verhouding tot het geïnvesteerd vermogen in medische apparatuur. Dit in verband met een effectief beheer en onderhoud van medische apparatuur in het huis. De raad is van mening dat de verantwoordelijkheid voor het oplossen van de problematiek rondom beheer van medische apparatuur door alle divisies gedragen dient te worden. Wij adviseren RvB om het FMT een realistisch en toereikend budget toe te kennen. Dit achten wij in het kader van breed gedragen verantwoordelijkheid voor onderhoud van medische apparatuur billijk. Adviesaanvraag herinrichting zorgafdelingen kliniek Neurologie en Neurochirurgie De ondernemingsraad prijst de zorgvuldige aanpak waarvoor in dit traject gekozen is. Door de intensieve en uitgebreide begeleiding hebben de medewerkers duidelijkheid gekregen over de toekomst van hun afdelingen. De ondernemingsraad wil aandacht vragen voor twee belangrijke thema s. Het eerste thema gaat over de doelstelling concentratie van expertise. De samenvoeging mag namelijk niet leiden tot verwatering van expertise. Alle medewerkers dienen zich bevoegd en bekwaam te weten voor het werk in het nieuwe neurocentrum. Het tweede thema betreft de cultuurverschillen. Hiervoor is erkenning en aandacht nodig van de leiding. Adviesaanvraag organisatieverandering operationele structuur OK De ondernemingsraad kan het voorgenomen doel om meer duidelijkheid van taken en rollen te verschaffen bij de verschillende OK onderdelen alleen maar onderschrijven. De raad vindt het goed om een zo plat mogelijke organisatie na te streven, wat in dit plan tot uiting komt. De projectgroep van de ondernemingsraad heeft n.a.v. verschillende gesprekken geconcludeerd dat de medewerkers achter het plan staan. Deze verandering vraagt om een zorgvuldige implementatie. De ondernemingsraad adviseert positief. Adviesaanvraag reorganisatieplan medische immunologie De ondernemingsraad adviseert om het aangepaste reorganisatieplan uit te voeren. Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016 17
Adviesaanvraag preventieve mobiliteit De ondernemingsraad adviseert positief over het voorgenomen besluit om de medewerkers die binnen het domein kwaliteit, veiligheid en procesoptimalisatie werkzaam zijn, aan te wijzen als mobiliteitsgroep. Adviesaanvraag preventieve mobiliteit S&I en Zorgsupport De ondernemingsraad heeft een adviesaanvraag ontvangen over het voorgenomen besluit om alle medewerkers van de stafdienst Zorgsupport die niet binnen de scope van het KVO project vallen en alle medewerkers van de stafdienst Strategie en Innovatie aan te wijzen als mobiliteitsgroep. De ondernemingsraad is in een eerder stadium al geïnformeerd door de directeuren van beide stafdiensten over hun voornemen om in gezamenlijkheid te zoeken naar meer efficiëntie waarbij de kwaliteit van dienstverlening dient worden te behouden en indien mogelijk verbeterd. De wens om gezamenlijk op te trekken is ingegeven door de bezuinigingstaakstelling. Adviesaanvraag reorganisatie zorgadministratie De aanleiding van deze reorganisatie is gelegen in de implementatie van het elektronisch patiëntendossier (EPIC). De werkzaamheden van de zorgadministratie verschuiven, nu de zorgprofessional verantwoordelijk is voor volledige registratie aan de bron. De ondernemingsraad onderkent de noodzaak, de timing en de huidige aanpak van deze reorganisatie, maar acht het, gezien de roerige geschiedenis rondom de introductie en implementatie van EPIC, van groot belang dat er zeer zorgvuldig met de belangen van de individuele medewerkers wordt omgegaan. De ondernemingsraad mist in het reorganisatieplan de beschrijving van hoe te komen van de huidige situatie naar de nieuwe situatie. De ondernemingsraad zal advies uitbrengen over het implementatieplan. Het preventief mobiel maken van alle medewerkers van beide stafdiensten slechts enkele maanden voor implementatie van het plan acht de ondernemingsraad niet opportuun. De ondernemingsraad heeft de indruk, dat de medewerkers goed betrokken worden. In feite volgen de afdelingen hiermee de werkwijze richting een mogelijke reorganisatie. Om aan alle medewerkers de status van preventiefmobiel te geven kan leiden tot het ongecontroleerd wegvloeien van medewerkers. Daarnaast bestaat de mogelijkheid dat medewerkers, die de komende jaren op grond van hun expertise juist dringend nodig zijn, zullen vertrekken. De ondernemingsraad adviseert de raad van bestuur wegens bovengenoemde redenen deze groep medewerkers niet preventief mobiel te maken. 18 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016
Bestuur Werving lid RvT In verband met het voorgenomen aftreden van een lid van de RvT is het desbetreffende profiel ter advisering voor gelegd aan de ondernemingsraad. De ondernemingsraad vindt het profiel passend en staat achter de bedoeling dat het nieuw aan te stellen lid van de raad van toezicht VUmc ook zal plaatsnemen in de gezamenlijke raad van toezicht met AMC. De raad adviseert positief over het voorgelegde profiel. Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016 19
Opleiding Instemming strategisch opleidingsplan De ondernemingsraad heeft geen bezwaren tegen het strategisch opleidingsplan VUmc 2017-2020 en verleent hieraan zijn instemming. Symposium Onderwijs en Opleidingen Op initiatief van de ondernemingsraad vindt het Symposium Onderwijs en Opleidingen plaats. De doelstelling van het symposium is in eerste instantie om de ondernemingsraad en stakeholders binnen het VUmc op het gebied van Onderwijs en Opleidingen te informeren over de recente stand van zaken zowel op het gebied van onderwijs als op het gebied van de medische vervolgopleidingen en de verpleegopleidingen. In tweede instantie ook met het oog op de samenwerking met het AMC binnen de alliantie. Het programma bestaat uit de volgende onderwerpen. De medisch specialistische vervolgopleidingen. Toekomst scenario in het licht van de bekostiging en de alliantie VUmc school of medical science. Geneeskunde en masters. Koers 2017 en bekostiging. VUmc Amstel Academie. Koers en kosten - benutting Fonds Ziekenhuis Opleidingen (FZO) VUmc academie Orderportefeuille en kansen. Alliantie prioriteiten. MBO en HBO verpleegkundigen, een toelichting. 20 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016
Bijlagen Bijlage I: Samenstelling OR per 31 december 2016 Bijlage IV: Overzicht van instemmingsverzoeken t.b.v. RI&E Leden Agnieszka Kloos Alice Lindner Andy Higgs Carmelita Burleson Erik Fokke Erik van Halsema Frank Hendriks Guus Mollet Henriëtte de Jong Klaske van den Berg Nijen Hermans Patrick Roest Willy Arjaans Bijlage II: Samenstelling Dagelijks Bestuur Willy Arjaans Klaske van den Berg Erik van Halsema Frank Hendriks Buitenleden Geke van den Hoorn Liesbeth van Zelderen Nicole Polman Sabrina Hetem Sophie Horrevoets Wieke Kremer voorzitter vicevoorzitter lid lid Bijlage III: Samenstelling Bureau Medezeggenschap - Hoofd bureau medezeggenschap en Senior ambtelijk secretaris ondernemingsraad: René van Andel - Junior ambtelijk secretaris: Martha Voet - Secretaresse bureau medezeggenschap: Jetty Beereboom Instemmingsaanvraag plan van aanpak RI&E van de afdeling Midwifery Science Instemmingsaanvraag voortgang 2015 op de RI&E van de afdeling ICV Instemmingsaanvraag plan van aanpak RI&E van de afdeling Klinische Genetica Instemmingsaanvraag update RI&E divisiebureau I Instemmingsaanvraag update RI&E divisiebureau II / III Instemmingsaanvraag update RI&E divisiebureau VI Instemmingsaanvraag update van de RI&E van de afdeling Pathologie Instemmingsaanvraag RI&E van de afdeling Epidemiologie en Biostatistiek Instemmingsaanvraag plan van aanpak RI&E van de afdeling KNO lab tumorbiologie Instemmingsaanvraag RI&E van de afdeling Pathologie Instemmingsaanvraag RI&E en plan van aanpak van het IOO Instemmingsaanvraag RI&E en plan van aanpak van de afdeling Metamedica Instemmingsaanvraag RI&E en plan van aanpak van het divisiebureau van divisie IV Instemmingsaanvraag RI&E en plan van aanpak van het divisiebureau van divisie V Instemmingsaanvraag RI&E en plan van aanpak van de afdeling MMI Instemmingsaanvraag RI&E en plan van aanpak van het Niercentrum a/d Amstel Geen instemming Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016 21
Bijlage V: Overzicht OER-en (Onderwijs & Examenreglement) waar de OR mee ingestemd heeft. De ondernemingsraad en de studentenraad geven hun instemming aan de OER-en van: Bacheloropleiding geneeskunde VUmc-compas 2016-2017 Masteropleiding geneeskunde VUmc-compas 2016-2017 Masteropleiding epidemiologie 2016-2017 Master oncology 2016-2017 Research master cardiovascular 2016-2017 22 Jaarverslag Ondernemingsraad VUmc 2016
Bureau Medezeggenschap VU medisch centrum Hoogbouw 3 H 22 De Boelelaan 1117 1081 HV Amsterdam Postbus 7057 1007 MB Amsterdam Telefoon (020) 444 43478 E-mail: or@vumc.nl 24 Jaarverslag pastoraat en geestelijke verzorging