Trefwoorden Externe coaching Gedragsverandering Human resource development ANNEMIEKE NIJMAN IN VIJF STAPPEN NAAR DE JUISTE COACH Als manager word je akelig vaak met jezelf geconfronteerd. Omdat bijvoorbeeld je vooroordelen hardnekkig zijn, je te weinig delegeert, je in je allergie schiet als je medewerker komt klagen dat hij te druk is, of omdat je tegen je presentatie van de jaarcijfers aan de directie opziet. En dan zijn er niet altijd de collegamanagers met wie je gemakkelijk over dit soort vraagstukken praat. Tijd voor een Annemieke Nijman is partner van het opleidingskundig adviesbureau Savant Learning Partners in Utrecht. Zij werkt als adviseur, coach en supervisor. E-MAIL: annemieke@savantlearningpartners.nl Dit artikel helpt u als u op zoek bent naar een goede coach die u ondersteunt bij de vragen waar u in uw werk tegenaan loopt. Maar realiseert u zich wel dat coaching niet iets eenvoudigs is dat je er zomaar even bij doet. Het vraagt tijd en energie en kan het een en ander overhoop gooien. Je wordt geconfronteerd met jezelf, gaat met de billen bloot, oefent met nieuw gedrag. Dit proces doe je niet met de eerste de beste. De zoektocht naar de juiste coach kunt u het best gestructureerd aanpakken. Stap 1. Waarom zoek ik een Stap 2. Wat voor soort coaching wil ik? Stap 3. Hoe vind ik een goede Stap 4. Waar vind ik een goede Stap 5. Hoe doe ik de intake met de Deze vijf stappen zijn bedoeld om goed voorbereid aan het coachingtraject te beginnen. Een HRD-professional kan nog een zesde stap toevoegen, waarin deze samen met de coachee de eerste vijf stappen evalueert. In die zesde stap wordt de coachee geholpen een definitieve keuze te maken voor de juiste coach. Stap 1. Waarom zoek ik een Ik ben manager van drie regioteams. In een van de teams is het voortdurend hommeles. Ik heb alles al geprobeerd, maar weet niet 8 Dit artikel wil vooral helpen om in de moeilijk grijpbare jungle van coaching enige ordening en zakelijkheid aan te brengen. Daarbij wordt het gevaar voor lief genomen dat de nuance enigszins verloren gaat; dat het te veel een mathematische, eendimensionale exercitie lijkt te zijn, terwijl de praktijk over het algemeen een stuk subtieler en complexer is.
WWW.KLUWERMANAGEMENT.NL Tip Misschien zoekt u niet zelf een coach maar een van uw medewerkers. In dat geval kunt u hen deze vijf stappen laten doorlopen. U kunt dan een zesde stap toevoegen waarin u samen met uw medewerker de bevindingen van de eerste vijf stappen evalueert. U helpt uw medewerker dan een keuze te maken voor de juiste coach, waarna de medewerker het coachingtraject goed voorbereid kan ingaan. wat ik nog kan doen. Ik heb voortdurende onderbezetting op mijn afdeling, de workload wordt steeds groter, en het lukt mij niet om de problemen voor te blijven, ik ben vooral aan het branden blussen. Hoe kom ik uit deze vicieuze cirkel? Ik ben inmiddels zeven jaar manager van een groot bedrijfsonderdeel. En eerlijk gezegd loopt het allemaal erg lekker. Moet ik niet eens gaan nadenken over wat mijn volgende stap moet zijn? Na een fusie tussen twee bedrijven ben ik algemeen directeur geworden. Ik zie nogal wat beren op de weg. Ik heb behoefte aan een sparringpartner. Ik voer de dagelijkse leiding samen met een andere manager. Vaak gaat Figuur 1. Model van Logische Niveaus van Dilts (1983) op basis van de niveaus van Bateson (1972) het goed, maar regelmatig vervallen we in dezelfde conflicten. Wat kan ik doen om hier uit te blijven? De citaten hierboven maken duidelijk dat je allerlei redenen kunt hebben om gecoacht te willen worden. Coachingvragen kunnen heel breed en soms ook heel vaag zijn. Het is daarom belangrijk om te bepalen waar de kern van de coachingvraag ligt. Een handig hulpmiddel hierbij is het Model van Logische Niveaus (zie figuur 1 en het kader Model van Logische Niveaus op blz. 10). Dit model is te gebruiken om: de coachingvraag te achterhalen; het doel van de coaching te formuleren; in te schatten hoe intensief de coaching moet zijn: een verandering op het eerste niveau vraagt aanzienlijk minder inspanning en heeft minder impact dan een verandering op het zesde niveau. Stap 2. Wat voor soort coaching wil ik? Zoals er grote verschillen zijn in de coachingvraag, zo zijn er ook verschillen in coachingvormen. Al die vormen bewegen zich op een lijn tussen volgend en sturend. Uw coach kan zich ertoe beperken uw gedachten en gevoelens te volgen, zodat u zelf ontdekt wat u vindt en voelt, en zodat u uw eigen conclusies trekt. De coach kan ook sturend zijn, en bijvoorbeeld allerlei praktische tips geven, of de opdracht geven om te oefenen met nieuw gedrag. Het voert te ver om in dit artikel alle mogelijke begeleidingsvormen te bespreken. Maar langs de lijn van volgend naar sturend kunt u onder meer de vormen plaatsen, zoals aangegeven in figuur 2. Door te googlen op internet kunt u een goed beeld krijgen van de verschillende vormen en welke u het meeste aanstaat. Welke vorm u kiest, hangt van twee dingen af: (het niveau van) uw coachingvraag en uw persoonlijke voorkeur. Houdt u ervan als iemand u de waarheid vertelt of hebt u meer behoefte aan een klankbord, een luisterend oor? Stap 3. Hoe vind ik een goede Hoe vindt u een coach die past bij (het niveau van) uw vraag? En een coach die een vorm hanteert die u aanspreekt (volgend of sturend)? Als u de elementen uit de figuren 1 en 2 met elkaar combineert, krijgt u vier typen coaches waaruit u een keuze kunt maken (zie figuur 3 en het kader Typen coaches op blz. 11). Stap 4. Waar vind ik een goede Er is een enorm groot aanbod aan coaches. Waar kunt u terecht om een geschikte coach te vinden: De P&O-afdeling. Steeds meer organisaties hebben een lijst met coaches waarmee ze werken. Beroepsverenigingen. Er zijn diverse beroepsverenigingen van allerhande coaches. Via deze beroepsverenigingen kun je namen en adressen opvragen. Zie voor een uitvoerig overzicht kader 4. De Coachinggids. In deze gids zijn zowel individuele coaches als bureaus opgenomen. De gids heeft een eigen website. Websites www.stichtingcoach.nl www.coachbemiddeling.nl www.coachingnet.nl www.coaching.nl 9
MANAGEMENT TOOLS NUMMER 3 / 2006 10 Model van Logische Niveaus Het Model van Logische Niveaus is een goed hulpmiddel om te achterhalen wat de kern is van uw coachingvraag. Het bestaat uit zes niveaus. Niveau 1. Omgeving Als uw coachingvraag zich op het niveau van de omgeving bevindt, dan bent u vooral bezig met wat er gebeurt, waar, wanneer, hoe en met wie. De oorzaken van uw probleem liggen niet bij uzelf, maar in uw omgeving (de organisatie die geen waardering voor je heeft, een team dat slecht samenwerkt, een collega die je dwarsboomt, budgetten die ingeperkt worden). U bent vooral aan het verklaren hoe iets heeft kunnen ontstaan. Als het probleem zich op dit niveau bevindt, is het de vraag hoe zinvol een coach kan zijn. Hoeveel invloed kan een coach op uw omgeving uitoefenen? Een coach zou u kunnen helpen om te zien hoe uw omgeving kan worden beïnvloed zodat u wel weer met succes kunt werken. In de praktijk blijkt overigens dat problemen nogal eens op het eerste niveau worden beschreven, terwijl deze eigenlijk (ook) op een hoger niveau liggen. De omgeving is dan niet alleen de oorzaak, maar de persoon zelf ook. Bijvoorbeeld: Mijn plannen worden voortdurend door de directie afgeschoten, zonder duidelijke argumentatie. Zo realiseer ik natuurlijk nooit de targets die ze me opleggen. Hoe ziet de situatie eruit? Kan ik het concreter beschrijven? Wie zijn erbij betrokken? Hoe lang speelt dit al? Wat vind ik kenmerkend voor deze situatie? Welke consequenties heeft deze situatie voor mij? Niveau 2. Gedrag Als uw vraag zich op dit niveau bevindt, legt u de nadruk op wat u denkt en doet, op de invloed die u zelf uitoefent op de situatie. Bijvoorbeeld: Wat doe ik op het moment dat ik de directie probeer te overtuigen? Wat zou ik in die situatie anders kunnen doen? Wat doe ik in die situatie? Hoe doe ik dat? Over welk punt ben ik het meest tevreden? Wat is mijn invloed in de situatie? Hoe kan ik nog meer invloed uitoefenen? Niveau 3. Vermogen Op dit niveau ervaart u problemen met uw capaciteiten en competenties. U wilt bepaalde vaardigheden beter beheersen, om meer invloed te krijgen op uw situatie en op uzelf. Bijvoorbeeld: Kan ik wel voor elkaar krijgen wat ik belangrijk vind? Hoe moet ik dat doen? Welke capaciteiten zet ik in deze situatie in? In welke situaties gebruik ik deze capaciteiten nog meer? Wat heb ik wel in huis maar heb ik niet laten zien? Wat kan ik doen om deze situatie op te lossen? Wat moet ik daarvoor nog doen of leren? Niveau 4. Overtuiging Op dit niveau gaat het over het waarom van uw gedrag, over uw vaak impliciete achterliggende normen en waarden, zoals eerlijkheid, integriteit, respect enzovoort. Overtuigingen zijn zichtbaar in een herkenbaar patroon dat u in verschillende situaties laat zien. Belemmerende overtuigingen kunnen verhinderen dat u bestaande vaardigheden inzet. Bijvoorbeeld: Ik krijg mijn plannen niet geaccepteerd. Ik vind eigenlijk ook dat ik de directie niet hoef te overtuigen als ik achter mijn plannen sta en weet dat ze goed zijn. De directie moet vertrouwen op mijn deskundigheid, daar hebben ze me voor ingehuurd. Vragen die u zich kunt stellen op dit Wat vind ik eigenlijk van deze situatie? Wat levert deze situatie me op? Welke overtuigingen bepalen mijn denken, voelen en handelen in deze situatie? Wat voor winst levert deze overtuiging me op? Hoe denk ik dat deze overtuiging is ontstaan? Kan ik met deze overtuiging voldoende succeservaringen opdoen? Niveau 5. Identiteit Op dit niveau gaat het om het beeld dat u van uzelf heeft en van waaruit u handelt. U onderzoekt persoonlijke zingevingsvragen: waarom ben ik zo uitgeblust, wat is voor mij de moeite waard, wat daagt me uit, wat vind ik leuk? Dit niveau speelt vaak een rol bij overspannenheid en burnout. Bijvoorbeeld: Ik wil geen manager zijn en in een bedrijf werken waarbij ik voortdurend op mijn capaciteiten word aangevallen. Ik wil werken in een bedrijf waar de directie mij de verantwoordelijkheid laat nemen voor mijn werk en mij daarin vertrouwt. Hoe zie ik mezelf in deze situatie? Kom ik tot mijn recht? Waardoor word ik geïnspireerd? Waar ga ik voor? Wil ik zo blijven leven/werken? Past dat bij me? Wat is voor mij het belangrijkste? Welke nieuwe uitdagingen zie ik? Niveau 6. Bezieling Dit is het wijsheidsniveau. Op dit niveau legt u verbanden met het grotere geheel: de zin van het bestaan, verantwoordelijkheid voor de maatschappij en komende generaties, religieuze of spirituele visies. Dit niveau vormt de bron van de inspiraties van waaruit iemand handelt. Het niveau vraagt vaak aandacht tijdens (levens)crises en bij life events. Het is de vraag of dit niveau te beïnvloeden is door coaching. Het is ook de vraag of bedrijven in deze vormen van coaching willen investeren. De vraag behelst vaak veel meer dan het werk, het raakt veel meer de privé-persoon. Bijvoorbeeld: Ik wil op een andere manier invulling geven aan mijn werk en mijn leven. Ik wil iets betekenen voor de maatschappij en heb het gevoel dat ik dat in mijn huidige werk niet kan. Wat zie je voor verbanden in het leven? Welke ervaringen maken je rijker/wijzer? Wat zijn je levenslessen? Waar draait het uiteindelijk allemaal om?
WWW.KLUWERMANAGEMENT.NL Figuur 2. Coachingvormen van sturend naar volgend Figuur 3. Typen coaches, op basis van coachingvraag en coachingvorm Management Tools Base Aanvullend vindt u in de Management Tools Base een adressenlijst van organisaties die actief zijn op het gebied van coachen en begeleiden. Stap 5. Hoe doe ik een intake met de Het is over het algemeen verstandig om met twee coaches een afspraak te maken voor een intakegesprek. U kunt dan uit die twee coaches een keuze maken. Houd altijd scherp in de gaten wat voor u de aanleiding is - uw coachingvraag en probeer te achterhalen of de coach u daarbij kan helpen. Tijdens de intake zal de coach u waarschijnlijk de meeste vragen stellen. Maar zorg ervoor dat u zelf ook de nodige vragen hebt voorbereid. In het kader Voorbeeldvragen voor het intakegesprek op blz. 13 vindt u een lijstje met vragen dat u zelf verder kunt aanvullen. Vraag aan het eind van het intakegesprek bedenktijd. En bepaal in die bedenktijd of u het ziet zitten met deze coach. Beantwoord daarvoor de volgende drie vragen: 1. Kan deze coach omgaan met mij coachingvraag? 2. Hanteert deze coach de coachingvorm die past bij mijn voorkeur en bij mijn vraag? 3. Klikt het met de Voel ik mij veilig en denk ik bij deze coach te kunnen leren? Typen coaches De coach als trainer Gebruikt kennis van gedragsbeïnvloeding tijdens coaching. Werkt met verschillende werkvormen om de coachee te laten oefenen met gedrag en geeft hierop feedback. Vervult voorbeeldgedrag. Durft de coachee te confronteren met wat hij opmerkt. Ziet kansen en (on)mogelijkheden van de coachee. Beïnvloedingsvermogen. Durf. De coach als mentor Gebruikt psychologische en organisatiekundige kennis in coaching. Kan modellen, theorieën, analyses en dergelijke overbrengen op coachee. Plaatst coaching in bredere context. Gaat waar nodig de confrontatie aan met de coachee. Kan omgaan met de spanning tussen de wensen die de coachee heeft en de wensen die de organisatie heeft. Charisma. Omgevingsbewustzijn. De coach als onderzoeker Krijgt vraag van coachee en organisatie boven tafel en kan die op waarde schatten. Analyseert problemen en situaties. Stimuleert de coachee om ideeën, overtuigingen, normen en waarden, aannames en dergelijke te onderzoeken. Kijkt vanuit verschillende perspectieven en op verschillende niveaus naar vraagstukken. Legt verbanden. Denkt creatief. Creativiteit. Analyserend vermogen. De coach als vertrouwenspersoon Luistert, vraagt, vraagt door, parafraseert, vat samen, concretiseert, generaliseert, enzovoort. Heeft non-verbaal een actieve luisterhouding. Kan omgaan met psychologische processen als overdracht, tegenoverdracht, projectie. Creëert veilige en tegelijkertijd stimulerende leeromgeving. Erkent, waardeert en benoemt de inspanningen van de coachee. Sensitiviteit. Mondelinge communicatie. 11
MANAGEMENT TOOLS NUMMER 3 / 2006 Formulier met beoordelingscriteria voor de potentiële coach Criteria + of - Belangrijk? Toelichting Antwoorden op mijn vragen Kan coach overweg met mijn coachingvraag? Hanteert coach juiste coachingvorm? Klikt het? Antwoorden van coach op mijn vragen Ervaring met coachingvraag Ervaring met mijn functie Ervaring met mijn branche Helpt bij realiseren van mijn doelen Coachingstijl Coachingmethoden Balans tussen mijn belangen en organisatiebelangen Opleiding en professionalisering van de coach Kosten Duur (traject en bijeenkomsten) Mijn inschatting van de competenties van de coach Integriteit Beïnvloedingsvermogen Durf Charisma Omgevingsbewustzijn Creativiteit Analyserend vermogen Sensitiviteit Mondelinge communicatie Overige bevindingen Mijn eindoordeel 12
WWW.KLUWERMANAGEMENT.NL Voorbeeldvragen voor het intakegesprek Heeft u ervaring met mijn coachingvraag? Welke ervaring heeft u met mensen in een soortgelijke functie? Welke ervaring heeft u met de branche waarin ik werk? Kunt u zich vinden in de doelen die ik geformuleerd heb? Wat kunt u bijdragen aan het verwezenlijken van mijn doelen? Wanneer is een coachingtraject voor u geslaagd? Hoe omschrijft u uw coachingstijl? Hoe sturend of volgend bent u in uw coaching? Wat verwacht u van mij? Wiens belangen dient u vooral: die van de organisatie of die van mij? Wat rapporteert u over de coaching aan de organisatie? Hoe lang duurt het coachingtraject? Hoe lang duurt elke sessie? Welke opleiding heeft u gevolgd om als coach te kunnen werken? Wat doet u om uzelf te professionaliseren? Wat kost u? Als hulpmiddel bij deze laatste stap kunt u het formulier op bladzijde 12 met beoordelingscriteria invullen. Tip Kies niet te snel vanuit comfort (we liggen elkaar zo goed), maar kijk ook kritisch naar wat iemand te bieden heeft. Dat kan betekenen dat u met een coach aan het werk gaat die u op het eerste gezicht zou afwijzen. Samenvatting Managen is leuk, maar niet altijd eenvoudig. Omdat je zo vaak met jezelf geconfronteerd wordt. Je delegeert te weinig, je vooroordelen tegen werkende moeders blijven, je schiet in je allergie als je medewerker komt klagen dat hij te druk is, je ziet op tegen je presentatie van de jaarcijfers aan de directie. Dit artikel helpt u als u op zoek bent naar een goede coach die u ondersteunt bij de vragen waar u in uw werk tegenaan loopt. In vijf stappen worden ordening en zakelijkheid in de coachingjungle aangebracht, zodat u goed voorbereid aan het coachingtraject kunt beginnen. LITERATUUR Coachingsgids 2004: coaches, supervisoren en counselors, Uitgeverij Buro Klik. Dungen, A. van den & C. Dirkx, Als managen uw vak is: basisvaardigheden voor leidinggevenden, Uitgeverij Thema, 2002. Themakatern Doe mij maar een coach, Praktijkboek Personeel, Organisatie & Ontwikkeling, Uitgeverij Kluwer, 2003. Management Tools Base Aanvullend vindt u in de Management Tools Base: Een adressenlijst van organisaties die actief zijn op het gebied van coachen en begeleiden. Zie verder het artikel: Externe coaching op persoonlijke ontwikkeling: uw rol als leidinggevende, R. Dols. BRON Dit artikel is een lichte bewerking van het artikel Medewerker zoekt coach m/v dat eerder verscheen in het tijdschrift Opleiding & Ontwikkeling, nummer 01-02-2006. 13