BEZWAARSCHRIFTENCOMMISSIE Awb DELFLAND secretariaat : Postbus 3061, 2601 DB Delft telefoon : 015-2608062 fax : 015-2608018 Jaarverslag bezwaarschriftencommissie Awb Delfland over 2006 Inleiding Op grond van de Verordening behandeling bezwaren Delfland is in 1996 een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Awb ingesteld. De huidige bezwaarschriftencommissie is begin 2005 benoemd. De commissie brengt hieronder verslag uit over haar werkzaamheden in 2006. De commissie wordt gevormd door: Mw. mr. W.H. Dingemans (voorzitter) Mw. mr. B. Bos (lid) Mr. P.C. Bakker (lid) Mw. mr. W. Taal-van den Hoek (plv. lid) drs F. van Manen (secretaris) Mr. W.R. Faatz (plv. secretaris) Functie van de bezwaarprocedure Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is de bezwaarschriftprocedure in bijna alle gevallen een verplicht voorportaal voor toegang tot de bestuursrechter. Zo ook bij besluiten van het Hoogheemraadschap van Delfland. De procedure is niet alleen bedoeld om de burger rechtsbescherming te bieden, maar ook om het bestuursorgaan in de gelegenheid te stellen de besluitvorming te heroverwegen en eventuele fouten te herstellen. Bovendien kan de bezwaarschriftprocedure er toe leiden dat conflicten met de burger zoveel mogelijk tot een oplossing worden gebracht. De Awb verplicht niet tot het instellen van een externe commissie, maar de meeste bestuursorganen geven hieraan de voorkeur. Het doel van de bezwaarprocedure is met name een integrale heroverweging van het bestreden besluit. Procedure De behandeling van de bezwaarschriften volgt de lijnen van Afdeling 7.2 Awb. 1 Het bezwaarschrift wordt in eerste door de secretaris van de commissie beoordeelt op ontvankelijkheid en formele gebreken. 2 Wanneer een bezwaarschrift een formeel gebrek vertoont, vraagt de secretaris bij de ontvangstbevestiging om het gebrek binnen een bepaalde termijn te herstellen. Wanneer het niet gaat om een bezwaarschrift in de zin van de Awb, dat wil zeggen wanneer het bezwaar niet is gericht tegen een besluit, maar het gaat om een klacht, een zienswijze op een ontwerpbesluit of gewoon een vraag aan Delfland, wordt het stuk ter verdere behandeling naar het juiste organisatieonderdeel doorgestuurd. Het kan ook voorkomen dat bezwaar wordt gemaakt tegen besluiten waartegen geen bezwaar openstaat, zoals een besluit ter voorbereiding van een privaatrechtelijke rechtshandeling. 3 In zo n geval wordt het bezwaarschrift na advies van de commissie niet-ontvankelijk verklaard. 1 Bijzondere bepalingen over bezwaar 2 In het bijzonder de toetsing aan artikel 6:5 Awb 3 Artikel 8:3 Awb 1
Nadat het bezwaarschrift aldus in behandeling is genomen, stelt een medewerker van de vakafdeling ten behoeve van de commissie het procesdossier samen en zendt dit naar de secretaris en de juridisch adviseur. De laatste bepaalt in samenspraak met de vakafdeling de positie van het hoogheemraadschap ten opzichte van het bezwaarschrift. In voorkomende gevallen besluit de vakafdeling tot een heroverweging van het besluit. De vakafdeling zendt in dat geval een afschrift van het nieuwe besluit aan de secretaris en de juridisch adviseur. De secretaris vraagt de bezwaarmaker of hij de bezwaren intrekt. Indien het bezwaar wordt gehandhaafd, wordt de procedure vervolgd en nodigt de secretaris belanghebbenden uit voor een hoorzitting. Na de hoorzitting draagt de secretaris zorg voor het opstellen van het advies en het verslag van de hoorzitting. Na goedkeuring door de bezwaarschriftencommissie zendt de secretaris het advies en verslag toe aan de juridisch adviseur en de vakafdeling. Vervolgens bepaalt de juridisch adviseur, in samenspraak met de medewerker van de vakafdeling, of het advies onverkort kan worden gevolgd. De juridisch adviseur stelt een conceptbesluit op. Indien het advies niet of slechts gedeeltelijk wordt gevolgd, stelt de juridisch adviseur, in goed overleg met de vakafdeling, een collegebesluit op en brengt dit vervolgens in procedure. De bevoegdheid om te beslissen op het bezwaar is gemandateerd aan de directeur (en ondergemandateerd aan de adjunct-directeur Waterbeheer). Indien Delfland contrair gaat, wordt de beslissing op bezwaar echter genomen door het college. Kwantitatief overzicht De commissie vergaderde in 2006 in totaal 10 keer; in januari en in mei is geen zitting gehouden. Er worden per jaar gemiddeld circa zestig bezwaarschriften ingediend. De werkvoorraad bestaat uit alle bezwaarschriften die op enig moment nog niet formeel zijn afgehandeld. Tabel 1 geeft een overzicht van de werkvoorraad in 2006 en het resultaat van de bezwaarschriftenprocedure voor de in 2006 afgehandelde zaken. Tabel 2 brengt in kaart wat de doorlooptijden zijn geweest voor de in 2006 afgedane zaken evenals de doorlooptijden van de in 2006 ingetrokken bezwaren. Tabel 1: kwantitatief overzicht behandeling bezwaarschriften Ontvangen in 2004 1 Ontvangen in 2005 12 Ontvangen in 2006 53 Werkvoorraad in 2006 66 Afgehandeld per 6 december 2006, 26 Waarvan: gegrond 3 4 ongegrond 15 5 niet-ontvankelijk 1 ingetrokken 7 Nog open per 31 december 2006 40 6 De werkvoorraad in 2006 bestond uit 66 bezwaarschriften. Daarvan zijn er 26 afgehandeld in het lopende jaar. Deze zaken zijn als volgt afgehandeld. Zeven bezwaarschriften zijn ingetrokken. Drie bezwaren werden gegrond verklaard en vijftien bezwaren werden ongegrond verklaard. Eén bezwaarschrift werd niet-ontvankelijk verklaard. Het aantal ingestelde beroepen was uiterst beperkt: 2. Het aantal ingestelde voorlopige voorzieningen bedroeg eveneens 2. 4 Waarvan twee zaken deels gegrond en deels ongegrond. 5 Idem. 6 Waarvan 11 aangehouden op verzoek van Delfland of bezwaarmaker. 2
Tabel 2: overzicht termijnen Awb van de in 2006 afgehandelde bezwaarschriften 7 Zaaknr. Ontvangst bezwaarschrift Datum advies uitgebracht aan de dienst (V&H of P&O) Datum beslissing op bezwaar verzonden Tijdsverloop tussen aanbieden advies cie. en beslissing op bezwaar Tabel 2 (vervolg): overzicht termijnen Awb van de in 2006 ingetrokken bezwaarschriften: Behandeltermijn totaal 2005.0095 11-09-2006 8 03-04-2006 22-05-2006 2 wkn. 7 mnd. 2005.0005 01-06-2005 22-11-2005 17-01-2006 7 wkn. 7 mnd. 2005.0007 06-07-2005 01-12-2005 12-01-2006 6 wkn. 6 mnd. 2005.0013 05-08-2005 27-03-2006 11-04-2006 2 wkn. 8 mnd. 2005.0017 05-09-2005 20-06-2006 29-08-2006 10 wkn. 12 mnd. 2005.0020 01-10-2007 08-12-2005 26-04-2006 18 wkn. 7 mnd. 2005.0024 03-11-2005 26-01-2006 Medio 4 wkn. 4 mnd. februari 2006 9 2005.0025 10-11-2005 16-03-2006 Medio april ca. 4 wkn. 5 mnd. 2006 10 2005.0027 28-11-2005 13-04-2006 Medio mei Ca. 4 wkn. 5 mnd. 2006. 11 2006.0001 29-12-2006 18-07-2006 13-10-2006 12 wkn. 9 mnd. 2006.0003 19-01-2006 09-05-2006 nb nb nb 2006.0004 03-02-2006 03-04-2006 22-05-2006 7 wkn. 4 mnd. 2006.0005 21-02-2006 03-04-2006 22-05-2006 7 wkn. 3 mnd. 2006.0007 28-02-2006 05-10-2006 02-11-2006 4 wkn. 8 mnd. 2006.0010 03-05-2006 24-08-2006 28-09-2006 5 wkn. 5 mnd. 2006.0012 12-05-2006 21-08-2006 28-09-2006 5 wkn. 4,5 mnd. 2006.0014 08-06-2006 21-08-2006 28-09-2006 5 wkn. 3,5 mnd. 2006.0017 10-07-2006 23-10-2006 04-12-2006 6 wkn. 5 mnd. 2006.0021 17-08-2006 11-10-2006 12-10-2006 4 wkn. 2 mnd. zaaknummer Ontvangst Bezwaarschrift Behandeltermijn bezwaarschrift ingetrokken 2005.0021 3-10-2005 17-05-2006 12 6,5mnd. 2005.0023 1-11-2005 08-12-2005 1 mnd. 2005.0026 28-11-2005 09-02-2006 2 mnd. 2006.0002 18-01-2006 30-01-2006 2 wkn. 2006.0015 01-06-2006 26-06-2006 1 mnd. 2006.0018 12-07-2006 01-12-2006 4,5 mnd. 2006.0029 21-10-2006 02-11-2006 2 wkn. 7 Hieronder zijn de bezwaarschriften die zijn ingetrokken voordat een advies werd uitgebracht door de commissie afzonderlijk weergegeven (zie tabel 2: vervolg). 8 Strikt genomen is het bezwaarschrift niet op die datum ontvangen, maar heeft Delfland op 11 september 2006 de beslissing op bezwaar van 22 mei 2006 ingetrokken en de zaak opnieuw voorgelegd aan de bezwaarschriftencommissie. 9 De beslissing op bezwaar is zonder datumstempel verzonden. 10 Idem. 11 Idem. 12 In deze zaak had de commissie echter al wel advies uitgebracht. 3
Het beeld van de afgelopen jaren laat zien Delfland in veel gevallen niet in staat is gebleken bezwaren binnen de beslistermijn (tien weken) af te doen. De commissie vindt het wenselijk dat de behandeltermijnen meer in overeenstemming worden gebracht met de termijnen van de Awb. In dit verband wijst zij er echter op dat de hier weergegeven cijfers bruto doorlooptijden zijn: de cijfers geven geen inzicht in de oorzaken van de overschrijding van de beslistermijn. Op de eerste plaats is in een aantal gevallen op verzoek van Delfland de behandeling voor zeer lange tijd aangehouden. In de hier bedoeld gevallen heeft Delfland aan de wederpartij verzocht om in te stemmen met het verdagen van de zitting hangende het ontwikkelen en vaststellen van nieuw beleid terzake van het onderwerp van het bezwaar. De commissie wijst erop dat indien de bezwaarde expliciet instemt met het aanhouden van een zaak, de behandeling kan worden opgeschort, zodat de termijn niet verder oploopt. Verder is in een aantal andere gevallen de behandeling verdaagd omdat Delfland en de wederpartij in bespreking waren om tot een oplossing te komen voor het probleem. Dit overleg sleept soms lang voort. In weer andere zaken gaf het bezwaarschrift aanleiding om het primaire besluit te herzien, zodat horen (vooralsnog) niet aan de orde was. In dergelijke zaken bleef soms lang onzekerheid bestaan ook na herhaaldelijk informeren bij bezwaarmaker - of het bezwaar werd gehandhaafd of zou worden ingetrokken. De commissie concludeert dat indien consequent wordt gewerkt met het opschorten van de behandeling (om welke reden dan ook) de netto doorlooptijden een aanzienlijk positiever beeld te zien geven. De commissie streeft ernaar om in het volgende jaarverslag netto doorlooptijden te presenteren. Kwalitatief overzicht De bezwaarschriften kunnen worden onderverdeeld in de volgende categorieën: 1) De bezwaren in verband met Delflands Algemene Keur (DAK) zijn de belangrijkste categorie (50 bezwaren in 2006). Het gaat hier om bezwaren tegen: -het weigeren van een vergunning op grond van Delflands Algemene Keur; -de voorschriften die aan de vergunning zijn verbonden; -het verlenen van een vergunning aan derden; -het toepassen van bestuursdwang en/of het opleggen van een dwangsom naar aanleiding van overtredingen van bepalingen van Delflands Algemene Keur. 2) Personeelszaken: het gaat hier onder meer om bezwaren tegen de vaststelling van een functiebeschrijving of de functiewaardering en om besluiten over bevordering of ontslag. In 2006 werden drie bezwaren van medewerkers van Delfland ontvangen. Hiervan is er één in de commissie behandeld en afgedaan. De twee overige bezwaren werden ingetrokken voordat behandeling in de commissie aan de orde was. 3) Nadeelcompensatie: het gaat hier om besluiten over het al dan niet toekennen van nadeelcompensatie (schadevergoeding). In 2006 zijn geen bezwaarschriften behandeld die betrekking hadden op een besluit over de toekenning van nadeelcompensatie. 4) Overig: bezwaren tegen andere besluiten. Er is in 2005 geen bezwaarschrift ontvangen dat behoort tot een hier niet genoemde categorie ( overige bezwaarschriften ). Niet alle bezwaren worden ter zitting behandeld: het komt regelmatig voor dat partijen voor de zitting tot overeenstemming komen over de oplossing van het geschil. In die gevallen wordt het bezwaarschrift meestal ingetrokken. Soms wordt het bezwaarschrift ingetrokken omdat het berustte op een onjuiste interpretatie van een 4
vergunning(voorschrift). Het bezwaarschrift geeft soms aanleiding om het primaire besluit in te trekken en een nieuw primair besluit te nemen. Indien het gewijzigde besluit aan de bezwaren tegemoetkomt, wordt het bezwaarschrift vrijwel altijd ingetrokken. De commissie heeft de indruk dat het dikwijls aan een goede communicatie tussen Delfland en de vergunningaanvrager tijdens de voorbereiding van het primaire besluit ontbreekt. Een betere afstemming met de vergunningaanvrager zal naar de mening van de commissie nogal wat bezwaren kunnen wegnemen. Het lijkt erop dat de aanvrager de relevante criteria van Delfland waarop zijn aanvraag wordt beoordeeld, vaak niet goed kent. De commissie meent dat het daarom aanbeveling verdient om meer aandacht te besteden aan de communicatie in de fase van de voorbereiding van het besluit. In dat verband heeft de commissie eind 2006 over het onderwerp communicatie overleg gevoerd met de sector Vergunningen en Handhaving. In dat gesprek is aan de hand van concrete gevallen van gedachten gewisseld over mogelijkheden tot verbetering van de communicatie. De commissie stelt ten slotte vast dat de primaire besluiten dikwijls tekortschieten op het onderdeel van een deugdelijke motivering. Conclusies In de meerderheid van de zaken kon het primaire besluit de toetsing van de bezwaarschriftencommissie doorstaan: slechts drie bezwaarschriften werden gegrond verklaard tegenover zestien bezwaarschriften die ongegrond werden verklaard. Veel minder vaak dan in 2005 werd het bezwaarschrift ingetrokken: zeven maal, in zes gevallen voordat de zaak ter zitting kwam. Gelet op het geringe aantal ingestelde beroepen (2) zou een algemene conclusie kunnen zijn dat de bezwaarschriftenprocedure de meeste geschillen tot een oplossing brengt en dat verdere procedures vrijwel altijd worden voorkomen. Delft, 12 juni 2007. De Voorzitter, De Secretaris, mr. W.H. Dingemans in opdracht: drs. F. van Manen 5