Verslag Algemene Ledenvergadering 26 juni 2015 Aanwezig bestuur: Jacqueline Van Oosten, Léon de Langen, Pieter van der Haas, Arie de Korte en Dick Gaemers, Afwezig bestuur met kennisgeving: Marja Smaal en Pam Torfs Aanwezige leden 32 leden incl. TL en bestuur Locatie: Inloop: Aanvang: Zalencentrum Rehoboth, Wilhelminastraat 2, 2651 DL Berkel en Rodenrijs 20.15 uur 20.30 uur 1. Opening Jacqueline opent de vergadering van deze extra algemene ledenvergadering 2. Ingebrachte stukken DOTO heeft van de KNGU het verzoek gekregen om op 16 en 17 april 2015 een halve finale dames turnen te organiseren in De Zijde. 3. Notulen van de ALV van 10 oktober 2014. Notulen zijn zonder wijziging goed gekeurd. 4. Personele bezetting. Opzegging van de trainsters Annette Hulshof Daniëlle Treurniet Daniëlle van der Winden Daarnaast geeft Jacqueline aan dat naast vacatures voor de trainsters nog steeds openstaande vacatures zijn voor bestuursleden: Voorzitter Secretaris ledenadministratie: Marja Smaal stopt in 2016. personeelszaken; regelen van contacten en contracten tussen bestuur en TL, alsmede opzetten van personeelsbeleid. Op dit moment nog hulp van Jan Schouten, maar deze doet allen het afsluiten van contracten. 5. Reorganisatie DOTO 5.1 Rooster seizoen 2015 2016 Op dit moment worden de laatste details ingevuld. Verwachting is dat deze week 27 wordt verspreid onder de leden. Het rooster en de contributie is op basis van 40 weken trainen. De trainingsuren die wegens feestdagen uitvallen worden ingehaald tijdens vakanties. Wanneer daarbuiten extra trainingen worden voorgesteld door de trainers, worden de kosten hiervoor apart berekend op basis van de kosten van de zaalhuur, trainers gedeeld door het aantal deelnemers. Ouders hebben recht om turner niet mee te laten doen. 5.2 Inzet trainers Er is een opzet ten aanzien van aantal sporters en benodigde trainers per discipline. Deze is bedoeld om: - de veiligheid te waarborgen - te kunnen voldoen aan goede ontwikkeling van de sporter/ voldoende aandacht - bij toename van sporters in groep zal een extra trainer/ extra ter zake kundige vrijwilliger worden toegevoegd. Wordt de groep kleiner, zal aantal trainers / vrijwilligers verminderen. - Verschil in aantal TL tussen turnen en acrogym is het gevolg dat bij acrogym sprake is van teams van 2 à 3 personen. Op deze manier krijgt ieder team evenveel aandacht. 1
Overzicht: Turnen: recreatie: 1 trainer op 10 leden Selectie: 1 trainer op 7 leden Acro: Recreatie & selectie D/E: 1 trainer & 1 ass. op 20 leden >30 leden, extra trainer Selectie A/B.C: 1 trainer & 1 ass op 16 leden >24 leden, extra trainer Dans: Alle groepen: 1 docent & 10 leden 5.3 Lopende activiteiten Om de vereniging weer stabiel en gezond te maken zijn er veel leden erg actief geweest om nieuwe activiteiten te ontwikkelen, waarmee de vereniging nieuwe inkomsten kan genereren en ook de bekendheid van DOTO in de omgeving vergroot wordt. Dit is noodzakelijk om op de langere termijn de contributies stabiel te houden. 5.4 Benodigde personele inzet 2015 2016. Daarom is in navolging van veel verenigingen in de regio besloten om te gaan met werken met een uitgebreide activiteitenlijst waaraan alle leden hun steentje dienen bij te dragen. Leden die hieraan niet mee willen doen, kunnen dit afkopen voor 60,- per gezin per jaar. Gehandicapten en leden van 55 jaar en ouder worden van deze verplichting uitgesloten, maar mogen natuurlijk ook altijd een handje helpen. Voorstel wordt aangenomen met 26 stemmen voor. Er is behoefte aan een coördinator/administrateur voor verdeling van de vrijwilligerstaken zodat een goede verdeling plaats vindt voor de benodigde taken. Jacqueline vraagt hulp voor de onder andere volgende werkzaamheden. Een uitgebreide lijst waarop ingetekend kan worden volgt later 5.4.1 Werving sponsors 5.4.2 Lopende en komende acties 5.4.3 Exploitatie bar DOTO heeft gevraagd om de bar te mogen bemannen tijdens evenementen van DOTO. Hierbij werd voorwaarde gesteld dat DOTO dan ook de bar bemant bij evenementen van andere verenigingen. 5.4.4 Innen van achterstallige betalingen 5.4.5 Ondersteuning leden- en financiële administratie Deze laatste twee punten zijn ter ondersteuning van ledenadministratie en penningmeester. 6. Financiën 6.1 Toelichting financiële situatie 2014 2015. Pieter geeft een toelichting op de huidige situatie. Er zijn meerdere redenen waardoor het financiële tekort is ontstaan. Afname van aantal leden en verschuiving van boekjaren van kalenderjaar naar verenigingsjaar. Inkomsten zijn in 2013 geboekt maar hadden ook betrekking op het volgende jaar. Daarnaast zijn de kosten groter omdat deze betrekking hebben op een langere periode dan één jaar. Ook hebben de stijgingen van de huurprijzen een negatieve invloed. Op dit moment verwachten wij het lopende jaar af te sluiten met een financieel te kort van circa 35.000,--. Het bestuur heeft samen met de adviescommissie het plan uitgewerkt om het verenigingsjaar 2
2015 2016 kostenneutraal af te sluiten en de jaren daarna het tekort weg te werken waarbij een positief saldo ontstaat. Hierbij is ook de verwachting dat lopende acties en nog op te starten acties bijdragen in een positief financieel resultaat. Afhankelijk van de inzet van ouders in de vereniging kan zou het mogelijk moeten zijn om de contributieverhogingen in de toekomst te beperken. Voorstel is de contributie te verhogen. Het bestuur is zich bewust dat dit forse verhogingen zijn. Vanuit de aanwezigen wordt bezorgd gereageerd. Een aantal vragen: Wat als de verhoging tot gevolg heeft dat leden opzeggen. Dan zijn er minder inkomsten. -> dat klopt, maar dan zullen ook de kosten dalen. Minder sporters in groep, lagere personeelskosten en minder zaaluren. Is de verwachting van inkomsten niet te rooskleurig? -> Er is voorzichtig begroot. 6.2 bevindingen adviescommissie financiën/ledenadministratie Op verzoek van het bestuur is een commissie ingesteld om te achterhalen hoe het tekort is ontstaan en met voorstellen te komen voor een oplossing van dit probleem. Mark de Graaf en Jolanda Westerink geven een toelichting op hun werkzaamheden. Zij bevestigen de oorzaken van het tekort. Zoals deze eerder zijn aangegeven door de penningmeester. Daarnaast is gebleken dat een grote inhaalslag is te halen in efficiënter werken en verdeling van taken. In seizoen 2013 2014 waren er 820 leden. In seizoen 2014 2015 zijn er 760 leden. Het aantal mutaties per jaar ligt rond de 500, wat in de ledenadministratie en in de debiteurenadministratie verwerkt moet worden. Deze taak is te omvangrijk voor één persoon, zoals dat nu georganiseerd wordt. Advies dat er een verdeling van taken komt en ondersteuning in de ledenadministratie. 6.3 Financieel plan 2015 2016 6.3.1 Nieuwe contributiestructuur De nieuwe contributiestructuur wordt toegelicht door de penningmeester en de voorzitter. Met een duidelijke kostencalculatie is er een uurtarief opgesteld op basis van de werkelijke kosten. Er is gestreefd om te werken met vaste uurtarieven, waarbij de selectie groepen een kleine bijdrage ontvangen van andere afdelingen die er financieel beter voor staan. Het bestuur streeft naar meer helderheid en transparantie. Binnen DOTO zijn er in verhouding veel selectieleden ten opzichte van recreanten. Met het ontwikkelen van nieuwe activiteiten wordt geprobeerd om dit te verbeteren. De nieuwe contributiebedragen worden gepresenteerd en toegelicht. Door de kostprijs/contributieprijs per lesuur te herleiden is een beter vergelijking mogelijk met andere sporten. In absolute bedragen is de contributie erg hoog. Door de contributie te herleiden naar prijs per uur is de discussie zuiver en beter vergelijkbaar met andere sporten en turnverenigingen. Hierbij dient rekening gehouden te worden met het feit dat dans, turnen en acrogymnastiek binnensporten zijn en daarmee hoge eisen stellen aan de inrichting zaal (les in turnzaal), materialen en TL. Stemming 32 aanwezigen 26 stemmen voor verhoging 1 stem onthouding. Voorstel wordt aangenomen. Leden en bestuur besluiten om de helft van de contributieverhoging structureel en de andere helft ( tot 01-09-2016) incidenteel te maken. Indien de initiatieven hun financiële doelstelling behalen, zal het incidentele deel van de contributieverhoging per september 2016 komen te vervallen. 3
6.3.2. Contributie-inning In het proces van contributie inning worden een aantal verbeterslagen voorgesteld. Deze worden goedgekeurd door de ledenvergadering. Nieuwe leden alleen via automatische incasso s Vooruitbetalen wedstrijdgelden Dit jaar v.a. augustus ivm liquiditeit Aanwezigheidsregistratie in de lessen Betaling contributie, anders geen toegang tot les Verzoek huidige leden automatische incasso, Bij betaling per factuur 10,- administratiekosten bij eerste herinnering. Bij grote achterstand inschakeling incassobureau Aan het eind van de vergadering wordt er een stemronde gehouden om de contributie per 1 september te gaan innen ipv 1 oktober Stemming 32 aanwezigen 26 stemmen voor verhoging 1 stem onthouding. Voorstel wordt aangenomen. 6.3.3 Toelichting voorlopige begroting. Met de voorgestelde begroting wil het bestuur: Contributie-inkomsten dekken de kosten Sponsorinkomsten dekken verlies 2014/2015 Opbouw reserve vermogen 15% Indien mogelijk, obv voldoende extra inkomsten, geen contributie verhoging 2016/2017 e.v. Prijsstijging accommodaties 5% per jaar. 7. Presentatie commissies en blik in de toekomst 7.1 DOTO 2.0 Johan van Dam doet een korte weergave van een groep enthousiaste leden die brainstormsessies hebben gehouden over de kansen van DOTO op het gebied van: Werving Extra inkomsten Grote Clubactie Aanpassing structuur vereniging ten opzichte van KNGU Samenwerking met andere turn en dansverenigingen Toewerken naar eigen locatie, zo minder afhankelijk van andere partijen Mark de Graaf Heeft zich verdiept in de herstructurering van de vereniging om de kosten omlaag te brengen. Dit heeft te maken met de kosten aan de KNGU. Hierbij niet uit ook verliezen dat op bepaalde punten ook een samenwerking is (organisatie wedstrijden). Kosten kunnen ca. 5.000,-- gereduceerd worden. Bij deze constructie dienen collectieve voorzieningen zoals verzekeringen zelf geregeld te worden. Herstructurering moet verder uitgewerkt worden. Sportverenigingen Lansingerland Het bestuur heeft verkennende gesprekken voor samenwerking Topsport Rotterdam Verkennende gesprekken zijn gestart. 4
7.2 Sponsorcommissie icm organisatie toernooien Cynthia van Breugem Inkomsten genereren door organiseren van toernooien en wedstrijden Denk hierbij aan halve finale damesturnen in april 2016 Grote Clubactie 2016. Er wordt gezocht naar personen die deze actie willen oppakken. Actievere manier van verkopen. Hiervoor zijn handjes nodig 7.3 Nijntje beweegt Manja de Jong Dit is een programma van de KNGU om zoveel mogelijk kinderen tussen 2 6 jaar te laten bewegen ter bevordering van hun motorisch vermogen. Na het volgen krijgen de kinderen een beweegdiploma, vergelijkbaar met een zwemdiploma. Werving voor deelnemers kan bij BSO en kinderdagverblijven. Dit programma is goed voor verenigingen, ledenwerving en binding met vereniging. KNGU geeft een keurmerk af, dus eisen; Trainer moet in bezit zijn van minimaal licentie C of 3 en moet een cursus volgen. Kosten bedragen 100,--. 7.4 Ledenwerving Niels de Koning - Ledenwerving Vergroten naamsbekendheid, vooral in Rotterdam Noord Poster met info over DOTO Kennismakingslessen, kinderen mee laten doen Zorgen dat oudere kinderen lid blijven Aanbod aan oudere turners -> springploeg/ volwassenen turnen Open dagen Gym in -> turn en fun dagen Demo s bij scholen en evenementen Demonstratie Vrijwilligers vormgeven 7.5 Exploitatie bar - Leon van Breugem Mogelijkheden worden samen met optisport en mogelijke exploitant uitgezocht.. 8. Rondvraag Nel Zaaijer: Merkt op dat bij bezetting van de turnzaal rekening gehouden moet worden met maximale bezetting door sporters (60) en toewijzing aan scholen. Nel wil het bestuur danken voor hun inzet om van DOTO een gezonde vereniging te maken. 5