GDF SUEZ wordt ENGIE Een medewerker afwezig? Regels en praktische tips
Nagenoeg 40% van de afwezigheden wegens ziekte houdt verband met de arbeidsomstandigheden (soort werk, omgeving, sfeer, uurregeling, werklast, enz.) en met de contacten tussen de medewerkers en het management. Als leidinggevende heb je een essentiële rol te vervullen. Hieronder vind je een paar tips om het absenteïsme in je team te verminderen. Als je nog vragen hebt of ondersteuning wenst, spreek dan met je HR-afdeling. Zij kunnen je helpen om de oorzaken van het absenteïsme te analyseren, maar ook om aangepaste maatregelen te nemen. Opgelet: > Werknemers zijn niet verplicht om de reden van hun ziekte mee te delen. Ze worden beschermd door de privacywet. Niemand mag hen in die zin beïnvloeden. > Als een medewerker jou informatie over zijn ziekte geeft, heb jij de plicht om ze met de grootste vertrouwelijkheid te behandelen. Een medewerker laat weten dat hij ziek is Het gesprek 1. Luister eerst naar wat de medewerker te vertellen heeft, zonder een waardeoordeel te vellen. 2. Als de medewerker weinig zegt, stel hem dan open vragen. Hoe gaat het met je? Ben je al bij de dokter geweest? Vergeet niet je medisch attest naar HR te sturen. Hoelang denkt de dokter dat je afwezig zult zijn? En wat denk je zelf? Wat kunnen we voor je doen? Wat moeten wij doen om jouw werk goed op te volgen tot je terugkomt? Wie is er op de hoogte van je dringendste dossiers? Hoever sta je met je werk? Welke afspraken/vergaderingen had je gepland voor vandaag (en de komende dagen)? 3. Voordat je het gesprek afsluit: Spreek samen een volgend contact af (als de betrokken persoon nog niet bij de dokter is geweest, het aantal dagen afwezigheid nog niet kent,...). Wie belt er? Wanneer? Hoe laat? 4. Als je de afwezigheid hebt vernomen via een derde, neem dan meteen contact op met de zieke medewerker. 5. Breng je medewerkers op de hoogte en verwittig onmiddellijk de personeelsdienst van je organisatie en je dispatcher. Tips voor het gesprek > Laat merken dat je hebt geluisterd naar de zieke medewerker, bijvoorbeeld door samen te vatten wat hij heeft gezegd. > Laat de medewerker weten dat zijn afwezigheid vervelend is, zonder evenwel beschuldigend te klinken. > Zet de medewerker niet onder druk. > Neem de tijd om te luisteren. Als je op het ogenblik van de ziektemelding geen tijd hebt om even met de medewerker te praten, spreek dan af dat je hem later zelf zult terugbellen. > Zet je vooroordelen opzij, doe je best om geen oordeel uit te spreken.
Aandachtspunten > Geef blijk van interesse voor de medewerker. > Verzamel informatie over de voorziene duur van zijn afwezigheid. > Vraag hem informatie over de opvolging van zijn werk (heeft hij dringende dossiers?). > Herinner de medewerker eraan dat hij een medisch attest naar HR moet sturen. > Leg een vervolggesprek vast. 4. Vraag wanneer hij denkt terug te komen en spreek samen een volgend contact af. 5. Vraag dat hij even naar jou komt op de dag van zijn terugkeer. 6. Stel zo nodig een bezoek van de maatschappelijk werker of de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer voor. Tips om contact te houden > Als de medewerker niet thuis wil worden bezocht door jou, de sociale dienst of de preventieadviseurarbeidsgeneesheer, probeer dan telefonisch contact met hem te houden. > Als het contact tussen de zieke medewerker en zijn superieur niet goed is, kunnen de collega s hem bijvoorbeeld thuis bezoeken. Contact opnemen met een langdurig zieke medewerker Aandachtspunten > Geef blijk van interesse voor de medewerker. > Onderhoud het contact tussen de medewerker en de onderneming. > Blijf op de hoogte van de evolutie van het genezingsproces en de mogelijke werkhervatting. Hoe neem je contact op? > Per telefoon (maximum één keer per week). > Bezoek bij hem thuis (indien nodig, en altijd na akkoord van de medewerker; eventueel door de maatschappelijk werker). Het gesprek 1. Stel vragen over zijn gezondheidstoestand. Hoe gaat het met je? Heb je een vervolgbezoek bij de dokter vastgelegd? Wanneer? Wat heeft de dokter gezegd over de duur van je afwezigheid? 2. Laat merken dat hij gemist wordt in de organisatie, zonder hem evenwel verwijten te maken of onder druk te zetten. 3. Vertel hoe het eraan toegaat op het werk (afhandeling van zijn dossiers,...). Vraag hem bijvoorbeeld: Is er iets wat je graag zou weten over het werk? Informeel gesprek bij de terugkeer 1. Verwelkom de medewerker. > Laat merken hoe belangrijk hij wordt gevonden. > Voer het gesprek, indien mogelijk, op de dag van de werkhervatting. 2. Steun hem bij zijn terugkeer naar het werk. 3. Indien de medewerker het werk hervat na een korte afwezigheid, volstaat een kort gesprek in de gang. Goeiemorgen, blij dat je terug bent! Hoe gaat het met je? Hoe voel je je?
Formeel gesprek bij de terugkeer Voorbereiding van het gesprek 1. Nodig de medewerker uit en zeg hem kort waar het over gaat. Het onderwerp van het gesprek moet vanaf het begin duidelijk zijn. Denk vooral goed na over de verwoording van je uitnodiging. Ik zou je vanmiddag om 14 uur graag even zien om te spreken over jouw afwezigheden van de voorbije maanden. 2. Analyseer zorgvuldig de gegevens van de afwezigheden en neem de feiten nog eens door. 3. Som de mogelijke oorzaken op. 4. Laat je vooroordelen varen, blijf zo neutraal mogelijk. 5. Hou goed in gedachten wat je bedoeling is: nagaan of er een verband bestaat tussen de veelvuldige afwezigheden van de voorbije maanden en eventuele organisatorische oorzaken. > Indien ja: bedenk mogelijke oplossingen en onderzoek of ze uitvoerbaar zijn. > Indien neen: ga naar de volgende stap. 6. Vraag je af hoe de medewerker gaat reageren: welke tegenwerpingen verwacht je van hem en hoe zul je erop antwoorden? Verloop van het gesprek 1. Verwelkom hem. > Probeer hem op zijn gemak te stellen. Hoe gaat het met je? Je ziet er goed uit. Je bent een tijd afwezig geweest, ik ben blij dat je terug bent. > Jouw houding bepaalt de toon van het gesprek (je openingszin is heel belangrijk!). > Geef aan waar je over wilt praten. Ik zou het met jou eens willen hebben over je afwezigheden van de voorbije maanden. 2. Leg de feiten op tafel. > Leg uit wat het doel van het gesprek is en hou je aan de feiten. Ik heb vastgesteld dat jij de voorbije x maanden x keer ziek bent geweest. Hebben deze afwezigheden iets te maken met het werk? > Leg de feiten duidelijk en zo objectief mogelijk op tafel. > Probeer eventueel een logica in de afwezigheden te vinden. elke vrijdag, tijdens de schoolvakanties,... > Maak de medewerker duidelijk dat hij vaker ziek is dan de anderen en ga na of er een verband is met het werk. > Leg uit welke gevolgen deze afwezigheden kunnen hebben op de organisatie en de collega s. 3. Zoek naar de oorzaken. > Probeer de oorzaken van de afwezigheden vast te stellen door open vragen te stellen. Hoe komt het dat jij de voorbije maanden vaker afwezig bent dan vroeger? Wat is er aan de hand? > Maar ook door naar de medewerker te luisteren en te kijken (niet-verbale communicatie), door stiltes te laten vallen, door de antwoorden van de medewerker samen te vatten. > Geef de medewerker de kans om jou zijn afwezigheden uit te leggen. > Het doel van het gesprek is te ontdekken hoe de medewerker zijn afwezigheden zelf ziet. Probeer dat te achterhalen door open vragen te stellen. Wat is er precies gebeurd? Hoe kunnen we deze herhaalde afwezigheden voorkomen? Welke oplossing stel je voor? Hoe voel jij je tussen je collega s? Welke voorstellen heb je om de organisatie en de sfeer op het werk te verbeteren? > Als je weerstand ondervindt, vraag dan naar de reden. Waarom ben je zo boos/onverschillig? Vanwaar deze weerstand? 4. Stel een actieplan op. > Stel samen met de medewerker een actieplan op en laat hem ook zelf oplossingen voorstellen. > Controleer of de medewerker goed heeft begrepen wat er is afgesproken. > Opgelet: leg goed uit wie wat wanneer doet en maak geen beloftes die je niet kunt houden. Aandachtspunten > Onderzoek of er een verband bestaat tussen de afwezigheid en organisatorische factoren (inhoud van de functie, arbeidsomstandigheden, relatie met de collega s en/of de superieur, )
Onze waarden gedreven betrokken gedurfd verbonden Cofely Fabricom 4927 December 2015 Verantwoordelijke uitgever Emmanuelle Adam Simón Bolívarlaan 34 1000 Brussel - België tel. +32 2 370 31 11 - fax +32 2 370 33 10 www.cofelyfabricom-gdfsuez.com You Tube