52 1 FU!F - WIJZER Een fuif organiseren Hoe pak ik dat aan? Voor meer info: Jeugddienst Wevelgem Cultuurpad 1 8560 Wevelgem Tel: 056/43.35.54 E-mail: jeugddienst@wevelgem.be V.U.: Schepen van jeugd, Mathieu Desmet, Vanackerestraat 16, 8560 Wevelgem 15/12/2009
2 51
50 FUIVEN IN WEVELGEM We onderscheiden drie categorieën: A) Fuiven in gemeentelijke zalen (OC de Cerf, OC De Stekke, de Porseleinhallen): In deze zalen zijn fuifbuddy s verplicht! B) Risico-fuiven : Fuiven waarbij de burgemeester de inzet van professionele bewaking en fuifbuddy s kan opleggen (vb. het kerstbal) C) Fuiven in jeugdhuizen: - Fuifbuddy s zijn niet verplicht. - In JC ten Goudberge is professionele bewaking wel verplicht. Subsidie voor professionele bewaking Indien er gewerkt wordt met professionele bewaking én fuifbuddy s kan er een subsidie verkregen worden. Deze subsidie bedraagt de helft van de kostprijs van de professionele bewaking met een maximum van 150. Subsidie pendelbus Er kan een subsidie verkregen worden voor het inzetten van een pendelbus traject Wevelgem/ Moorsele/ Gullegem. Deze subsidie bedraagt de helft van de kostprijs van de pendelbus met een maximum van 225. Voorwaarden fuifbuddy s Verwantschap hebben met de organiserende vereniging 18 jaar zijn In het bezit zijn van een getuigschrift goed zedelijk gedrag Aantal fuifbuddy s - OC de Cerf: 6 (indien ook de cafetaria gebruikt wordt: 8) - OC de Stekke: 6 - De Porseleinhallen: 8 - JH Pro Mille en JH Den Bascuul: 2 - JC Ten Goudberge: 6 - Andere locaties: afhankelijk van ligging en capaciteit locatie Fuif organiseren? - Het aanvraagformulier kan je bekomen via http://www.wevelgem.be/vrijetijd/jeugd/fuiven of in het CC Wevelgem (Acaciastraat 1). - Info over fuiven, subsidies en fuifbuddycursussen, kan je verkrijgen in de jeugddienst. WEVELGEM FUIFT MET JE MEE! In Wevelgem zijn procentueel meer jongeren dan in de rest van Vlaanderen. Om al deze jongeren een uitlaatklep te bieden, is het onze taak om een passend en ambitieus fuifbeleid te creëren. In het beleidsplan zegt het gemeentebestuur dat we ruimte willen geven aan jongeren om te fuiven. In het verleden zijn reeds veel initiatieven genomen, dit in het kader van het huidig en de vorige jeugdbeleidsplannen. Het gemeentebestuur wil jullie op een verantwoorde manier laten fuiven op een veilige plek: - Elke deelgemeente beschikt over een geschikte fuiflocatie. - Er is ondersteuning om de veiligheid tijdens fuiven te garanderen: Fuifbuddy s. Subsidies voor professionele bewaking. - De jeugddienst biedt ondersteuning door: Het aanbieden van deze fuifwijzer. Het verhuren van de fuifkoffer met zendapparatuur. - Bovenal is er ook nog de subsidie voor busvervoer tussen de deelgemeentes bij fuiven. Na de realisatie van de geschikte locaties en andere initiatieven, moeten we in het kader van het nieuwe jeugdbeleidsplan 2011-2013 verder werk maken van een wervelend fuifbeleid, zodat fuiven (organiseren) in Wevelgem aantrekkelijk is en blijft! Ik wil dan ook, samen met jullie, verder werk maken van een attractief fuifbeleid. Een fuifbeleid dat ruimte geeft aan iedereen om te fuiven en bovenal om ze te organiseren! Stijn TANT uw Schepen van Jeugd 3
4 A. DE VOORBEREIDING 49 A.1. De eerste grote beslissingen p. 8 A.1.1. Het vaststellen van een datum p. 8 A.1.2. Het zoeken van een locatie p. 8 A.1.3. Contracten p. 11 A.1.4. Het huren van materiaal p. 14 A.1.5. Sponsoring p. 15 A.1.6. Begroting p. 16 A.2. Vergunningen p. 17 A.2.1. SABAM p. 17 A.2.2. Billijke vergoeding p. 18 A.2.3. Tapvergunningen p. 20 A.2.4. Vergunning voeding p. 20 A.2.5. Vergunning sterke drank p. 21 A.2.6. Vergunning verlengd sluitingsuur p. 21 D. De Wevelgemse Fuifprocedure A.3. Geluidsnormen p. 22 A.3.1. Geluidsnormen voor muziek in niet-ingedeelde inrichtingen p. 22 A.3.2. Geluidsnormen voor muziek in ingedeelde inrichtingen p. 24 A.4. Verzekeringen p. 26 A.4.1. Brandverzekering p. 26 A.4.2. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid p. 26 A.4.3. Verzekering contractuele aansprakelijkheid p. 27 A.4.4. Verzekering lichamelijke ongevallen vrijwilligers p. 27 A.4.5. Verzekering alle risico s p. 28 A.4.6. Verzekering objectieve aansprakelijkheid bij brand en/of p. 28 ontploffing
48 Als de laatste noot is gespeeld en alle bezoekers zijn naar huis, dan wachten de organisatoren nog enkele zware opdrachten: er moet opgeruimd worden, alles moet gecontroleerd worden, er moeten regelingen getroffen worden voor de materialen, de financiën moeten geteld worden en er moet geëvalueerd worden. Er moet opgeruimd worden. Hiermee kan je het best onmiddellijk na de fuif beginnen. De medewerkers zijn dan nog allemaal aanwezig. Spreek vooraf duidelijk af wie mee opruimt. Vraag aan de zaaluitbater wat hij verwacht van de opruiming. Vergeet ook buiten niet op te ruimen! Denk hierbij ook aan de affiches en reclameborden die je langs de wegen had geplaatst. Voer een grondige controle uit: kijk zowel binnen als buiten of er geen schade is. Doe samen met de zaaluitbater een controle van de stock, zo vermijd je discussies. Geleend materiaal moet je op tijd terugbrengen. Wacht niet te lang met het afronden van de financiën. Zorg dat alle betalingen zo vlug mogelijk gebeuren. De medewerkers zullen graag weten waar hun inspanningen toe geleid hebben. Zorg dus snel voor een financieel verslag. Controleer of er nergens schade is, zowel buiten als binnen. Bij eventuele schade is het vaak goedkoper om de herstellingen zelf uit te voeren. Maak hierover duidelijke afspraken met de uitbater van de zaal. Breng ook de verzekeringsmaatschappij op tijd op de hoogte van eventuele schade. Vergeet niet de fuif te evalueren! Uit fouten kun je veel leren! Op een evaluatiemoment kun je ook al de medewerkers bedanken voor hun medewerking. Evalueer grondig: overloop alle fasen: de voorbereiding, de dag zelf en de opruiming van de fuif. En als laatste: een woordje van dank aan alle medewerkers, sponsors, is altijd leuk! A.5. Publiciteit promotie p. 30 A.5.1. Affiches p. 30 A.5.2. Mond aan mondreclame p. 32 A.5.3. Strooibriefjes p. 32 A.5.4. Aanplakbordjes p. 33 A.5.5. Gebruik van een geluidswagen p. 33 A.5.6. De toegangskaarten p. 33 A.5.7. Andere promotiekanalen p. 34 A.5.8. Bewegwijzering p. 34 B. DE FUIF ZELF B.1. Organiseren is dirigeren en coördineren p. 37 B.2. Zorg voor de veiligheid p. 39 B.2.1. Security (fuifbuddy s) p. 39 B.2.2. Brandveiligheid p. 41 B.2.3. E.H.B.O. p. 42 B.2.4. Vandalisme en diefstal p. 42 B.2.5. Fuifbox in Wevelgem p. 43 B.2.6. Min 16-jarigen p. 43 B.2.7. Alcohol p. 44 B.2.8. Roken p. 44 B.2.9. Drugs p. 45 B.2.10. Hulpkaart met noodnummers p. 45 B.2.11. Veilig thuis p. 46 5 B.3. Afvalpreventie p. 46 C. DE DAG NADIEN D. DE WEVELGEMSE FUIFPROCEDURE
6 (bijvoorbeeld aan de politie, brandweer, ). B.2.11. Veilig thuis 47 Het gemeentebestuur vindt het belangrijk dat jongeren zich op een veilige en comfortabele manier van en naar een fuiflocatie kunnen verplaatsen. Vandaar dat er een subsidie voor fuiforganisatoren werd ingevoerd: voor het inleggen van een pendelbus traject Wevelgem/Moorsele/Gullegem bij de organisatie van een fuif kan een subsidie van 50% van de werkelijke kost van die pendelbus verkregen worden (met een max. van 225 euro/fuif). Om de subsidie te bekomen, dient de organisator vóór de fuif een aanvraagformulier in te vullen en na de fuif een kopie van de factuur van de busmaatschappij binnen te brengen in de jeugddienst. A. De voorbereiding... C. De dag nadien...
46 B.2.11 Veilig Thuis Het gemeentebestuur vindt het belangrijk dat jongeren zich op een veilige en comfortabele manier van en naar een fuiflocatie kunnen verplaatsen. Vandaar dat er een subsidie voor fuiforganisatoren werd ingevoerd: voor het inleggen van een pendelbustraject Wevelgem/ Moorsele/ Gullegem. B.3. Afvalpreventie Door al bij de eerste voorbereidingen voor het evenement enkele simpele maatregelen te nemen, kun je veel afval voorkomen. Voor je aan het organiseren gaat, is het goed even stil te staan bij de volgende zaken: Wat is de bedoeling van de fuif? Wil je winst maken, feest vieren, vrienden samenbrengen,? Wie wil je bereiken? En wie laat je toe op je fuif? Zal je de fuif inkleden? Waarom (niet)? En als je het doet, hoe zal je dat aanpakken? Wat gebeurt er met de winst? Wie neemt de eindverantwoordelijkheid op zich? Hoe wordt de toegangsprijs bepaald? Welke muziek/genre primeert of komt alles aan bod? Wat doe je met vechtpartijen? 7 Enkele tips: schenk drank uit de tap of andere bulkverpakkingen. je kan aan de verkoopsstanden van drank werken met een statiegeldsysteem. Je kan werken met het systeem: 1/2 m bekers binnenbrengen = 1 gratis consumptie maak gebruik van herbruikbare bekers die je kan huren bij de provinciale dienst, Vlamingstraat 59, 8000 Brugge. Organiseer je een privé-fuif, of is het een openbare fuif? Er is een groot verschil tussen een openbare fuif en een privé-fuif. Een openbare fuif is toegankelijk voor iedereen. Eventueel moet je wel aan de ingang een toegangsprijs betalen of een lidkaart kopen. De bedoeling van deze fuiven is meestal winst maken om de kas van de jeugdvereniging, sportclub, te spijzen. Bij deze fuiven ben je verplicht om alle opgelegde voorwaarden betreffende fuiven en danspartijen na te leven. Op een privé-fuif zijn alleen die mensen toegelaten die een persoonlijke uitnodiging hebben ontvangen en waarvan de organisator een lijst heeft. Anderen kunnen geen toegang krijgen (bv.: familiefeest). De meeste wettelijke bepalingen zijn niet van toepassing op de privéfuif.
8 A.1. De eerste grote beslissingen A.1.1. Het vaststellen van een datum tie van de inspectie vallen (polyvalente) zalen niet onder het begrip drankgelegenheid en mag er dus niet gerookt worden. De zaaluitbater moet de rookverbodtekens hangen (niet de huurder), maar bij inspectie zal de huurder hierover aangesproken worden en zal de bezoeker aangesproken worden omdat hij/zijn rookt. 45 Bij het zoeken naar een datum voor de fuif, moet je er rekening mee houden of er in de omgeving al niet te veel andere fuiven worden georganiseerd. In bepaalde perioden (rond examens, groot verlof) kan het ook moeilijker zijn om veel volk te bereiken! A.1.2. Het zoeken van een locatie Bij het organiseren van een fuif moet je tijdig zoeken naar een geschikte plaats. Ben je van plan om gebruik te maken van een zaal of geef je er de voorkeur aan om een tentfuif of zelfs een openluchtfuif te organiseren? Begin op tijd (meerdere maanden op voorhand!) aan deze zoektocht, want niet elke locatie mag voor elk doel gebruikt worden! Een overzicht van de verschillende mogelijkheden: * een gemeentelijke fuifzaal * een private zaal * in een tent of in openlucht op openbaar terrein * in een tent of in openlucht op privé-eigendom A.1.2.1. Als je ervoor kiest om te fuiven in een zaal Er kan, op basis van het aantal toegelaten fuiven in een zaal, een onderscheid gemaakt worden tussen 2 categorieën: Als het gaat om een zaal waar meer dan 12 fuiven per jaar worden georganiseerd, dan moet de zaaluitbater daarvoor over een milieuvergunning beschikken. In Wevelgem beschikt Jeugdclub Ten Goudberge over een milieuvergunning. Als het gaat om een zaal waar er minder dan 12 fuiven per jaar worden georganiseerd, dan moet de zaaluitbater daar geen milieuvergunning voor hebben. Dit is het geval voor de gemeentelijke zalen: OC De Cerf, OC de Stekke en de Porseleinhallen. Als een zaal over een milieuvergunning beschikt, zoals Jeugdclub Ten Goudberge, dan voldoet de zaal aan alle geldende normen op het vlak van geluidsisolatie, veiligheid en openings- en sluitingsuren. Is er geen vergunning, zoals in de gemeentelijke (fuif)zalen, dan zal je je B.2.9. Drugs Illegale drugs zijn verboden, dus ook op een fuif. Als organisator is het tegenwoordig soms moeilijk om een fuif voor 100% drugsvrij te houden. Sommige drugs zijn soms zodanig sociaal aanvaard dat het bijna niet meer illegaal lijkt. Toch blijft het zo dat als er bij een controle drugs worden gevonden, je ook als organisator in de nesten zit! Als bij een drugscontrole mensen met drugs betrapt worden, kan degene die de verboden producten heeft "toegelaten" (dat is de persoon die de verantwoordelijkheid draagt op dat moment) strafrechterlijk veroordeeld worden en bovendien zelfs tijdelijk of definitief uit (bepaalde van) zijn/haar burgerrechten ontzet worden. Voor een controle op druggebruik is geen huiszoekingsbevel nodig!! Wat kan je als organisator doen om druggebruik tijdens je fuif aan te pakken? Affiches waarop je vermeldt dat je geen drugs tolereert, zijn een minimum. Controleer ook regelmatig de verlaten en donkere plaatsen rond de zaal Als je echt moeilijkheden verwacht, kan een gesprek met de politie zinvol zijn. Toch ontslaan deze inspanningen je niet van je verantwoordelijkheid, maar ze kunnen in een geschil toch in rekening worden genomen. B.2.10. Hulpkaart met noodnummers Zorg er altijd voor dat er minstens één telefoon voor handen is. Het toestel blijft het best op een vooraf afgesproken plaats. Op die manier vermijd je dat er kostbare tijd verloren gaat door het zoeken naar de telefoon of GSM, als er dringend hulp moet ingeroepen worden. Handig is ook om het GSM-nummer van de verantwoordelijke ter plekke op voorhand aan verschillende personen en diensten door te spelen
44 B.2.7. Alcohol Net zoals muziek en dansen de belangrijkste ingrediënten zijn van een fuif, is alcohol dit voor sommige jongeren ook. Aan dat alcoholgebruik zijn echter wel enkele wettelijke bepalingen verbonden. Een recente wetswijziging (B.S. 31/12/09) legt duidelijke leeftijdsgrenzen vast voor verkoop en schenken van alcohol aan jongeren. De wetswijziging zegt in essentie het volgende: Alcoholhoudende dranken (bier, wijn, ) mogen niet verkocht, geschonken of aangeboden worden aan jongeren onder de 16 jaar. Voor sterkedrank (alcopops, vodka, ) ligt de leeftijdsgrens op 18 jaar. Wanneer iemand alcohol wil kopen, mag men een bewijs vragen dat men ouder is dan 16 of 18 jaar. Deze wetswijziging creëert duidelijkheid: geen alcohol voor -16- jarigen. Niet op café, maar ook niet langer in de supermarkt of nachtwinkel. Tijdens de fuif moet je dus opletten met de bezoekers tussen de 16 en 18 jaar. Aan hen mag je bier en wijn schenken, net zoals aperitieven op basis van wijn zoals sherry, porto en martini. Maar het aanbieden of verkopen van cocktails (pisang ambon, campari orange, ),vruchtenjenevers boven de 22 en alcopops (vb. bacardi breezer) is volledig uitgesloten! Een cocktailbar organiseer je dus best in een gesloten ruimte. Zo kan er een strengere controle uitgeoefend worden. Als organisator is het soms moeilijk om je verschillende tappers warm te maken voor deze regels. Hou dit dan ook goed in de gaten en maak vooraf duidelijke afspraken. Zorg met andere woorden voor een goed barbeleid waarin iedereen weet wat wel en niet kan of mag. De vaststelling van een overtreding kan immers tot sluiting leiden. Daarnaast is het strafbaar dronkenmakende dranken te schenken aan een persoon die al boven zijn theewater is. Hetzelfde geldt voor het voorstellen of aanvaarden van een uitdaging om te drinken wanneer die uitdaging leidt tot dronkenschap. B.2.8. Roken Roken is verboden in gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Op dit algemeen rookverbod zijn er uitzonderingen voorzien voor frietkramen, horeca-inrichtingen en drankgelegenheden. Volgens de interpreta- aan bepaalde normen moeten houden. ( zie 3.1.) Een verhuurder mag zijn zaal niet verhuren of laten gebruiken voor activiteiten die niet gedekt zijn door de milieuvergunning. In onze gemeente zijn volgende zalen beschikbaar: > Wevelgem: Zaal Leyedaele Grote Markt 4. Tel. 056/42 12 79. Deze zaal heeft een capaciteit tot 180 personen. Huurprijs: ongeveer 200 euro + borg. Café Ter Wijngaard Kastanjestraat 7. Tel. 056/ 41 19 64. Deze zaal biedt plaats aan ongeveer 150 personen. Huurprijs: ongeveer 350 euro. Jeugdhuis Ten Goudberge - Deken Jonckheerestraat 5. Tel:056/41 34 09. Deze zaal biedt plaats aan ongeveer 260 personen. Huurprijs: ongeveer 275 euro (verbonden aan bepaalde voorwaarden). Email: verhuur@tengoudberge.be Meer info op www.tengoudberge.be Cameo - Menenstraat 121. Tel.056/40 06 98. Deze zaal biedt plaats aan ongeveer 120 personen. Huurprijs: ongeveer 200 euro. Porseleinhallen Cultuurpad 1. De maximumcapaciteit bedraagt 2500 personen. Huurprijs: 740 euro(voor organisatoren die lid zijn van een erkende Wevelgemse adviesraad), 1240 euro (voor de overige plaatselijke organisatoren), of 2500 euro (voor organisatoren van buiten de gemeente Wevelgem). Voor reservaties: 056/433 495 of cultuurcentrum@wevelgem.be. Meer info op www.ccwevelgem.be > Gullegem: OC de Cerf Kerkstraat 1, bus 1. Deze zaal biedt plaats aan 420 fuivers. Huurprijs: 297 euro (voor organisatoren die lid zijn van een erkende Wevelgemse adviesraad), 495 euro (voor de overige plaatselijke organisatoren) of 744 euro (voor organisatoren van buiten de gemeente Wevelgem). Voor reservaties: 056/ 43 34 95 of cultuurcentrum@wevelgem.be. Meer info op www.ccwevelgem.be Jeugdhuis Pro Mille Koningin Fabiolastraat 188. Tel. 0478/ 29 76 13 9
10 voorzitterpromille@gmail.com www.jhpromille.be In de Pro Mille kunnen tot 85 personen fuiven. Fuiven worden normaal gezien georganiseerd door één van de werkgroepen van de Pro Mille. De Pro Mille wordt niet verhuurd, maar iedereen die lid is van het jeugdhuis kan wel zijn feestje laten doorgaan in de Pro Mille. Café Den Osse Bankstraat 2. Tel.056/ 42 75 15 of 0478/ 43 52 60. Hier kunnen 70 fuivers terecht. Huurprijs: gratis. De verkoop van drank is in beheer van de zaaluitbater. > Moorsele: OC de Stekke Sint-Maartensplein. Deze zaal biedt plaats aan 450 personen. Huurprijs: 297 euro (voor organisatoren die lid zijn van een erkende Wevelgemse adviesraad), 495 euro (voor de overige plaatselijke organisatoren) of 744 euro (voor organisatoren van buiten de gemeente Wevelgem). Voor reservaties: 056/433 495 of cultuurcentrum@wevelgem.be. Indien u eigenaar bent van een zaal in de gemeente Moorsele, Gullegem of Wevelgem waar mag gefuifd worden, en u wenst dat dat hier wordt vermeld, dan mag u dit steeds laten weten in de jeugddienst (056/43.35.54). A.1.2.2. Fuiven in een tent of in openlucht Je kan een tent of openluchtfuif organiseren op een privé-terrein of op openbaar terrein. Gezien het probleem van geluidsoverlast voor de omwonenden en de fuifmogelijkheden die er zijn in elke deelgemeente, wordt dit zo veel mogelijk beperkt. * Formaliteiten die vereist zijn voor fuiven in een tent of in openlucht op een privé-terrein: Op een privé-terrein is geen toestemming van de burgemeester nodig. De geluidsnormen zoals bepaald in het KB van 77 zijn hier wel van toepassing. Je kan als organisator een afwijking op deze normen aanvragen aan de burgemeester. * Formaliteiten die vereist zijn voor fuiven in een tent of in openlucht op een openbaar terrein: Het is dan ook geen luxe als enkele personen verantwoordelijk worden gesteld voor het permanent toezicht op de parking en in de directe omgeving van de fuiflocatie. Zorg voor voldoende verlichting en een vlotte verkeersstroom. Voorzie ook plaats voor fietsen en motoren. Voorkom dat er te veel geld aanwezig is in de zaal. De financieel verantwoordelijke controleert best regelmatig of er niet te veel geld in de kassa zit. Zorg ook voor begeleiding van het geldtransport. Breng het geld bij voorkeur naar de nachtkluis van de bank (af te spreken met je bankfiliaal). B.2.5. Fuifbox Wie een fuif organiseert kan een fuifbox ontlenen. De huurprijs voor deze fuifbox bedraagt 10 euro. We vragen daarnaast ook een waarborg van 100. Wat vind je in de fuifbox? Een EHBO-kist (Bij oneigenlijk gebruik wordt wel een vergoeding aangerekend!). Twee zaklampen: deze moeten in de fuifbox blijven. Er mag niet mee rondgelopen worden. Het is de bedoeling dat deze zaklampen gebruikt wordt bij elektriciteitspanne en noodgevallen buiten de zaal. Een lijst met belangrijke telefoonnummers. Zendapparatuur De fuifbox kan gereserveerd worden via jeugddienst@wevelgem.be B.2.6. Min 16 - jarigen Een min 16 - jarige is niet toegelaten in een dansgelegenheid, als hij niet begeleid is door een volwassene. Gaat het echter om een feest zonder handelsgeest (bv. een fuif van een jeugdbeweging) dan is hij/zij wel toegelaten. Andere redenen om mensen te weigeren Overdreven alcoholgebruik. Personen die drugs bezitten, verkopen of gebruiken. Wapenbezit. Geweld plegen en bezoekers lastig vallen. Een volle zaal. 43
42 Die zal zeker kunnen zeggen welke materialen wel of niet kunnen worden gebruikt. B.2.3. E.H.B.O. Bij megamanifestaties wordt aangeraden om een beroep te doen op de diensten van het Rode Kruis/Vlaamse Kruis. Als de fuif in een zaal plaats vindt, voorzie dan een apart lokaal waar eventuele gekwetsten of zieken kunnen worden verzorgd. Voor meer informatie kun je je richten tot: Rode Kruis / afdeling Wevelgem - Gullegem Moorsele Dhr Marc Soenen Hoogstraat 16 8560 Wevelgem Tel. 056/ 41 83 55 hulpdienst@wevelgem.rodekruis.be Het Vlaamse Kruis vzw Zonnebeekseweg 86 8900 Ieper 057/ 20 75 75 westvlaanderen@hvk.be Nuttige tips: Flesjes en glazen zijn sterk af te raden omwille van veiligheidsredenen. Als je dit toch doet, gebruik dan een soort waarborg. Let erop dat men niet met consumpties naar buiten gaat Alle nooduitgangen dienen goed zichtbaar aangekondigd en vrij te zijn. Controleer de noodverlichting. Zorg voor nuchtere mensen die een oogje in het zeil houden. B.2.4. Vandalisme en diefstal Toezicht houden op de parking is soms geen luxe. Het is dikwijls een plaats waar vandalisme en diefstal voorkomt. Voor een fuif op openbaar terrein gelden andere afspraken. Wil je een fuif op openbaar terrein organiseren, dan moet je hiervoor toestemming vragen aan de burgemeester (ingebruikname openbaar domein). Je zal ook een afwijking op de geluidsnormen moeten aanvragen. De geluidsnormen die van toepassing zijn bij gebruik van elektronisch versterkte muziek, zijn bepaald in het KB van 77. (zie 3.1.) Je kan echter een aangifte doen bij de burgemeester om een afwijking op die reglementering aan te vragen. Nadelen: Er zal meer geluidshinder zijn in de buurt dan bij een fuif in een zaal. De kans is dus groot dat de fuif vroeger zal moeten beëindigd worden. Als de fuif plaats vindt in de omgeving van stiltebehoevende instellingen of zones (bejaardentehuizen, ziekenhuizen, natuurreservaat, ) kan de burgemeester hier eventueel beperkende maatregelen opleggen, of de activiteit zelfs helemaal verbieden. Bij fuiven op een perceel van een ingedeelde inrichting (bvb. een terrein dat bij een zaal hoort) kan de uitzondering op de geluidsnormen worden geweigerd omdat de milieuvergunning van de zaal ook geldig is voor het perceel. Er zullen meer randaccessoires moeten voorzien worden: er moet een eettent of -wagen, podiumelementen en toiletcabines gereserveerd worden,. Opmerking: Een openluchtfuif valt nooit onder de vlarem-wetgeving. Ook voor een eenmalige tentfuif is er geen milieuvergunning nodig. Maar volgens de Vlarem-I-indelingslijst mag de tent maximaal 2 keer per jaar op hetzelfde perceel of dezelfde percelen worden geplaatst, gedurende maximum 3 opeenvolgende dagen. Als de tentfuif de derde is op dat perceel gedurende dat jaar, is er in principe dus wel een milieuvergunning nodig. In de praktijk is dat haast onmogelijk, omdat er dan een voorafgaand akoestisch onderzoek moet gebeuren! A.1.3. Contracten Bij de organisatie van je fuif mag je niet vergeten verschillende contracten af te sluiten met de zaaluitbater, de deejay of groep, voor de eventuele huur van de geluidsinstallatie en lichten, met de brouwer, eventuele cate- 11
12 ring, met de erkende hulpdiensten en fuifbuddy s of de bewakingsdienst,. > Let bij het afsluiten van het contract met de zaaluitbater op volgende aspecten: Zalen die over een milieuvergunning beschikken, zullen in hun contract de voorwaarden en beperkingen vermelden die voor de zaal van toepassing zijn. Vaak zal het gebruik van een geluidsbegrenzer verplicht worden. Soms zal zelfs het gebruik van de vaste muziekinstallatie verplicht zijn ( Bij schade aan deze toestellen kan de uitbater van de zaal dan echter eisen dat de organisatoren van de fuif de geleden schade vergoeden en dit desnoods via de burgerlijke rechtbank!). In het contract van zalen die geen milieuvergunning hebben, zal vermeld staan dat je zelf verantwoordelijk bent in geval van geluidsoverschrijding (dus m.b.t. het KB van '77), meestal zal ook melding worden gemaakt van het maximum aantal toegelaten personen. (Deze norm wordt bepaald in een brandveiligheidattest.) > Wat kan je nog zoal in het contract terugvinden: Vergeet niet te checken of de clausule 'afstand van verhaal in geval van brand' in het contract opgenomen is! (Dit is een aanvullende clausule in de brandverzekering. Mocht er brand ontstaan, dan is de brandpolis van de zaaluitbater van toepassing.) Het bedrag van het voorschot en het tijdstip waarop dit moet betaald zijn. De regeling bij annulering en de kosten er van. Of er al dan niet een verzekering van burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid moet afgesloten zijn door de huurder (want soms kan er een abonnementspolis aangeboden zijn). De manier waarop eventuele schade wordt vastgesteld. Het tijdstip waarop de zaal volledig moet ontruimd zijn. De afspraken in verband met het openen en sluiten van deuren (dit is niet onbelangrijk in het kader van de geluidshinder en de ventilatie). De manier waarop de decoratie mag aangebracht worden. Soms kan vermeld staan of de infrastructuur al dan niet mag onderverhuurd worden. De kostprijs van de verlichting, verwarming, telefoonkosten, opkuis,. Het personeel waarop de huurder recht heeft en het aantal uren dat het personeel ter beschikking staat. De kosten van extra personeel of bijkomende uren. Het bedrag van de waarborgsom. Derde mogelijkheid: Er worden zowel fuifbuddy s als professioneel vergunde bewakers ingezet. Dit aantal professionelen wordt bepaald door het contract van de bewakingsfirma. De organisator bezorgt een kopie van het contract in de jeugddienst, ten laatste drie weken voor de fuif. Wanneer er voor deze derde mogelijkheid gekozen wordt, kan er een subsidie verkregen worden. Deze subsidie bedraagt de helft van de kostprijs van de professionele bewaking, met een maximum van 150 euro. (voor meer informatie kan je terecht in de jeugddienst) De fuifbuddy s dienen ook verzekerd te worden. Hierbij kan er gekozen worden om: zelf de nodige polis te onderschrijven. Een kopie van de polis wordt ten laatste 8 dagen voor de fuif in de gemeentelijke jeugddienst bezorgd. aan te sluiten bij de polis onderschreven door het gemeentebestuur (1 euro/fuifbuddy). B.2.2. Brandveiligheid Gebouwen die over een milieuvergunning beschikken, zijn normaal gezien in orde met de brandveiligheid. Fuif je in een gebouw waar slechts af en toe gefeest wordt, dan neem je het best contact op met de brandweercommandant. Dit kan alleen via de burgemeester. Alleen de burgemeester is nl. bevoegd om de brandweer opdracht te geven een brandveiligheidscontrole uit te voeren. In het verslag zal dan staan hoeveel personen er maximum toegelaten zijn.!! Als je de zaal wilt versieren (bv. voor een thema-fuif), neem je best contact op met de brandweer: Vanpoucke Stefaan Vierschaarstraat 18 8560 Wevelgem 056/ 40 40 10 wevelgem.prev@brandweervlaanderen.be 41
40 het sanitair (binnen) en enkele in de fuifzaal zelf! In JC Ten Goudberge zijn 6 buddy s nodig, in JH Pro mille 2 en in JH De Bascuul 2 (fuifbuddy s zijn niet verplicht in jeugdhuizen). De werking van het fuifbuddy-systeem: Jongeren waken over het goede verloop van de fuif. Ze hebben zelf geen enkele speciale bevoegdheid, en informeren de ordediensten in geval van grote moeilijkheden. Hun concrete opdracht bestaat er uit: klachten / opmerkingen van fuivers of buurtbewoners op te vangen. een oogje in het zeil te houden in verband met het goede verloop aan de ingang. een oogje in het zeil te houden in verband met het goede verloop aan het sanitair. een oogje in het zeil te houden in verband met het goede verloop in de fuifzaal. In geval van moeilijkheden hebben zij geen enkel recht om op te treden, maar wel de bevoegdheid om de politie op te roepen en die te rapporteren over de situatie. De fuifbuddy s zijn te herkennen aan hun lanyard. Op geregelde tijdstippen wordt een vormingsmoment voor fuifbuddy s georganiseerd. Jongeren die deze cursus volgden, krijgen een attest fuifbuddy dat geldig is voor 4 jaar. Elke vereniging die in een gemeentelijke zaal een fuif wil organiseren, moet zorgen voor het verplichte aantal fuifbuddy s. Minstens 3 weken voor de fuif worden de namen van de buddy s doorgespeeld aan de jeugddienst. Tweede mogelijkheid: (Niet mogelijk in gemeentelijke zalen) Er wordt enkel een beroep gedaan op een professioneel vergunde bewakingsdienst. Het aantal professionele bewakers is vastgesteld in het contract van de vergunde bewakingsfirma. De organisator bezorgt een kopie van het contract in de jeugddienst, ten laatste drie weken voor de fuif. Het eventueel verplicht gebruik van de vestiaire en wie deze zal uitbaten. Het eventueel inschakelen van een toiletdame. Eventueel kan verplicht worden om de brandweer op te roepen voor permanentie, indien het gaat om activiteiten die een zeker brandrisico inhouden. Soms heeft de zaal een binnenhuisreglement. Daar kan onder meer in vastgesteld zijn: dat bezoekers geen eigen dranken mogen meebrengen. in welke plaatsen er niet mag gerookt worden. welke lokalen er niet voor het publiek toegankelijk zijn.... Check ook nog dit: Heeft de zaaluitbater al billijke vergoeding betaald? Heeft de zaal een attest 'hygiëne' en 'brandveiligheid'? > bij het afsluiten van een contract met de deejay: Het belang van de rol van de deejay wordt nogal vaak over het hoofd gezien! De keuze van de deejay is erg belangrijk, zeker als het een grote fuif is. Neem daarom altijd iemand met voldoende ervaring. Gaat het om een extern persoon, informeer die dan goed over het publiek dat wordt verwacht. De muziekkeuze is heel belangrijk en bepaalt in grote mate de sfeer. Een DJ mag niet zijn eigen smaak draaien, maar houdt rekening met het publiek. Spreek op voorhand goed af met de deejay wat er moet gebeuren als er onrust is. Ook als de zaal moet worden ontruimd omwille van brand, kan de DJ hierin een cruciale rol spelen. Een interne communicatiestoornis kun je op dat moment missen als kiespijn. Spreek duidelijk af hoe laat de fuif moet beëindigd worden. > bij het afsluiten van een contract met de brouwer: Zorg dat je op tijd de nodige afspraken maakt met de brouwer. Mag je de avond van de activiteit nog opbellen als de drankvoorraad dreigt opgebruikt te zijn? Kun je materiaal ontlenen of hoeveel kost het: koelkasten, opdienbladen, glazen, bierviltjes, flessenopeners,. TIPS BIJ HET OPSTELLEN VAN EEN CONTRACT: 13
14 Laat nooit een minderjarige een contract ondertekenen, burgerrechterlijk is een minderjarige namelijk niet handelingsbekwaam. Wees voorzichtig bij het afsluiten van contracten. Lees alles grondig na vooraleer je het contract ondertekent. A.1.4. Het huren van materiaal Als de zaal onvoldoende uitgerust is, zal het onvermijdelijk zijn om voor bijkomende voorzieningen te zorgen. Veel materiaal kan (al dan niet tegen een vergoeding) ontleend worden! De PA en lichtinstallatie is een onmisbaar element op een fuif. Als die niet aanwezig is in de zaal, kan je die huren. Ook het gebruik van nadars kan heel praktisch zijn! Het gemeentebestuur stelt materiaal ter beschikking: Er kan materiaal gehuurd worden bij het gemeentebestuur, bijvoorbeeld nadars, tafels, stoelen,. Meer informatie hierover op http://www.wevelgem.be/producten/ feestmateriaal-ontlenen Maak voor en na de fuif een stock op van de volle flessen en vaten die voorradig zijn. Doe dit altijd met 2 medewerkers. Het is heel handig om te werken met een doorgeeftoog. Op die manier kan alles meer beheerst en geordend verlopen. Vermijd het gebruik van glazen! Denk aan het milieu, werk met herbruikbare bekers! Deze kan je huren bij de provinciale dienst (zie p. 46). Gebruik een doos waarin je de drankbonnen steekt die je ontvangt. Voorzie de doos van een gleuf. Alle ontvangen bonnen steek je in de doos, en laat je er de hele avond in (je brengt ze dus niet terug naar de drankbonnenstand om ze nog eens te gebruiken die avond!). Zo kan je achteraf goed nagaan hoeveel consumpties er verkocht zijn en of dit ongeveer evenredig is met de lege flessen/vaten die je telt. Zorg ook dat de kleine (maar soms onmisbare) attributen achter de toog aanwezig zijn: flesopeners, opdienblad, handdoeken, schrijfgerief, plakband,. B.2. Zorg voor de veiligheid 39 De provinciale uitleendienst (www.uitleendienst.tk): Brugge: Doornstraat 112, 8200 Sint-Andries ; tel 050/ 40 76 76 ; fax 050/ 40 76 75 ; email: pudb@west-vlaanderen.be Kortrijk: Emiel Clauslaan 3, 8500 Kortrijk ; tel 056/ 22 56 22 ; fax 056/ 22 28 89 ; email: pudk@west-vlaanderen.be Ieper: Zonnebeekseweg 361, 8900 Ieper ; tel 057/ 21 56 06 ; fax 057/ 21 84 28 ; email: pudi@west-vlaanderen.be Oostende: Wandelaarkaai, Pakhuis 75, 8400 Oostende; tel 059/ 80 22 96; fax 059/ 51 18 08; email: pudo@west-vlaanderen.be Openingsuren van de provinciale uitleendiensten: Afhalen en terugbrengen altijd op afspraak! Brugge Kortrijk Ieper Oostende: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag, telkens van 9u tot 11u30 en van 13u tot 15u30. Er kan ook materiaal gehuurd worden in JC Ten Goudberge, Deken Jonckheerestraat 5, 8560 Wevelgem www.tengoudberge.be Adressen van privé-firma s kun je opzoeken in de Gouden Gids. B.2.1. Security Wie een fuif organiseert in een gemeentelijke fuifzaal (OC de Cerf, OC de Stekke, Porseleinhallen), zal zich moeten houden aan de afspraken die vastgelegd zijn in de nota van deze fuifzaal. Om vandalisme en overlast te vermijden, is het verplicht security te voorzien tijdens de fuif. Er zijn drie verschillende mogelijkheden om security te voorzien: het inschakelen van fuifbuddy s het inhuren van professionele bewakers een combinatie van beide systemen Eerste mogelijkheid Elke organisator van een fuif in OC de Cerf en OC de Stekke moet er verplicht voor zorgen dat er tijdens de fuif continu zes fuifbuddy s aanwezig zijn. Voor een fuif in de Porseleinhallen moet je verplicht acht fuifbuddy s
38 Spreek af met de medewerkers om ruime tijd voor de aanvang van de fuif aanwezig te zijn. Een uur voor de aanvang kun je een briefing houden en een laatste stand van zaken meedelen. Maak dat iedereen duidelijk weet tot wanneer er toegangsgeld wordt gevraagd, waar en tot wanneer er drankbonnen worden verkocht, waar en tot wanneer er drank te verkrijgen is, tot wanneer er muziek wordt gedraaid,. De briefing is ook een handig moment om elke medewerker van een aantal gratis drankbonnen te voorzien. Overdrijf daar niet in: overlaad hen niet met massa's gratis consumpties of met de afspraak 'hele avond gratis drank voor medewerkers'. Het is beter hen te belonen met bijvoorbeeld een medewerkerfeestje achteraf. Dat is bovendien een ideaal moment om de fuif te evalueren. Het is heel belangrijk dat alle medewerkers consequent de gemaakte afspraken naleven. Want solidariteit tussen alle medewerkers is heel belangrijk en zal zeker nodig zijn als er zich een moeilijke situatie voordoet. Maak dat het duidelijk is welke maatregelen genomen worden als het ergens fout loopt en dat op voorhand vaststaat wie dan de beslissingen neemt. Verbruik tijdens de activiteit zelf geen alcohol en dring hier ook op aan bij de andere medewerkers. Als er problemen zijn, los je deze best in een nuchtere toestand op! Als er politie aan te pas komt, kom je niet goed over als je als organisator of medewerker dronken bent. Het kan handig zijn (en bovendien leuk!) dat alle medewerkers eenzelfde T-shirt, pet, dragen. Op die manier zien de fuifgangers duidelijk wie tot de organisatoren behoort. Zorg voor een goed barbeheer, want tenslotte is de bar een belangrijke, zoniet de belangrijkste bron van inkomsten. Enkele tips: Werk met ervaren 'tappers' en zorg voor een toogverantwoordelijke die weet hoe biervaten worden aangesloten en die ook de koelkasten bijvult. Leuke tip: bij elke brouwerij kun je terecht voor een gratis tapcursus! A.1.5. Sponsoring Om een deel van de onkosten te dekken, kan je gebruik maken van sponsoring. In ruil voor publiciteit op affiches, toegangskaarten, T-shirts, krijg je van een sponsor een vergoeding in geld of in goederen. Je kan ook altijd een spandoek van het sponsorende bedrijf ophangen in de fuifruimte. Hoe pak je dit aan? Het is belangrijk sponsors te contacteren voor je naar de drukker stapt. Je neemt daarom best enkele maanden op voorhand contact op met mogelijke sponsors. Bereid je gesprek degelijk voor! Geef de sponsors achtergrondinformatie over het evenement en over de organisatie en haar doelstellingen. Laat ook weten hoeveel sponsors jullie zoeken, en welke bedragen er gevraagd worden. De meeste firma's krijgen heel veel aanvragen voor sponsoring. Probeer een originele aanvraag te doen. Zorg dat alles netjes op papier staat. Wellicht heb je zo alleen al meer kans op een positief antwoord! Vermeld in het dossiertje dat je opmaakt: Het aantal vrijkaarten dat je hen schenkt. De verschillende vormen van promotie die mogelijk zijn. Mogelijk stappenplan in verband met sponsoring: Stap 1: brainstorm over een tegenprestatie, met andere woorden bedenk wat een mogelijke sponsor in de plaats krijgt. Stap 2: verdeel de taken,wie doet wat, wanneer en waarom? Stap 3: maak een lijst met potentiële sponsors: vergeet niemand. Stap 4: win informatie in over de sponsor zodat je weet wat hij al gesponsord heeft, waarom hij gesponsord heeft, Stap 5: stel een sponsorbrochure samen, dit is een boekje waarin alle noodzakelijk informatie staat. Stap 6: werf je sponsors. Stap 7: onderteken contract. Stap 8: begeleid de sponsors tijdens het evenement, m.a.w. als ze komen laat ze daar dan niet in de kou staan. 15
16 A.1.6. Begroting Het is heel nuttig om op voorhand een ruwe kostenraming van je inkomsten en uitgaven te maken. Volgende items zullen zeker aan bokomen: B.1. Organiseren is dirigeren en coördineren > Zorg voor een goede taakverdeling. 37 UITGAVEN Huur zaal/tent Huur materiaal (muziek/licht, ) Vaste kosten (elektriciteit, ) DJ/Groep Drukwerk (affiches/kaarten, ) Aankoop drank en voedsel Vergunningen (Sabam, ) Verzekeringen Veiligheid (EHBO, Rode Kruis, ) Aankoop klein materiaal (stiften, maaltijden, bekers, ) TOTAAL UITGAVEN SALDO (inkomsten min uitgaven) Winst of verlies INKOMSTEN Voorverkoop kaarten Inkom kassa Sponsoring Drankverkoop Verkoop voeding Vestiaire WC-geld TOTAAL INKOMSTEN Je maakt het best op voorhand een taakverdeling: welke taken moeten allemaal uitgevoerd worden (bijvoorbeeld kassa, controle aan de ingang, tappen, tussentoog bedienen, vestiaire, verkoop drankbonnetjes, ), hoeveel personen zijn verantwoordelijk voor een taak? Zorg dat je je medewerkers efficiënt inzet, dat ze zich ook nuttig voelen! Zorg ervoor dat ook de taakverdeling voor zowel het klaarzetten en inrichten van de zaal, als de opkuis afgesproken is. > Het inrichten en klaarzetten van de zaal of het terrein: Enkele tips: Begin hier tijdig aan!! Maak de zaal niet te donker, te klein of te groot. Zorg dat de installaties aangepast zijn aan je ruimte: de muziek mag niet te luid, maar ook niet te stil staan. Zorg dat voor de fuivers duidelijk is waar de ingang is en leid hen met nadars langs de juiste wegen: je kan bv. met nadarafsluitingen de in- en uitgaande mensen van elkaar scheiden en zo ook de controle vergemakkelijken. Hang voldoende en duidelijke prijslijsten uit. Kies geen al te moeilijke bedragen! Werken met drankbonnen is nog eenvoudiger en bovendien moet dan enkel aan de drankbonnenstand wisselgeld voorzien zijn. Zorg voor voldoende geldkoffers, voorzien van een ruime portie wisselgeld. Vergeet het klein materiaal niet, zoals een stempel en stempelkussen, wc-papier, E.H.B.O.. Zorg voor voldoende vrije nooduitgangen. De fuiflocatie moet ook steeds vlot bereikbaar zijn voor de hulpdiensten. Zorg dat er geen auto s, tenten en nadars in de weg staan. Voorzie ook parking voor de hulpdiensten. Bij een megamanifestatie doe je ook best een beroep op de diensten van het Rode Kruis/ Vlaamse Kruis (contactgegevens zie p. 40).
36 A.2.Vergunningen: is alles wettelijk in orde? A.2.1. SABAM 17 Wat is SABAM? SABAM staat voor De Belgische Auteurs Maatschappij. www.sabam.be In naam van de auteurs geeft de vereniging de toestemming tot openbaar gebruik van de werken uit haar repertoire in ruil voor een vergoeding. B. De fuif zelf... Wanneer moet je SABAM betalen? Als je in het openbaar muziek maakt of laat maken, dan moet je daar auteursrechten op betalen aan SABAM.!!! Als je gebruik maakt van een geluidswagen, dan moet je dit ook bij SABAM aanvragen. Wat moet je doen? Minstens 10 dagen op voorhand, moet je hen schriftelijk (of ter plaatse) op de hoogte brengen van de activiteit die je organiseert. Voor activiteiten ingericht in Zuidwest Vlaanderen moet je je wenden tot: SABAM Rijselsestraat 51 8500 Kortrijk Tel: 056/21 07 38 Fax: 056/25 74 72 E-mail: agent.kortrijk@sabam.be Hoeveel zal dat kosten? Dit is afhankelijk van de soort activiteit die je doet, van de oppervlakte van de zaal waar je je fuif organiseert en van de inkomprijzen die gevraagd worden. Je kan online SABAM-tarieven berekenen op www.vfj.be of op www.sabam.be
18 Indien men geen aangifte doet kan men met volgende kosten geconfronteerd worden: 1. Normale tarief aan 130% 2. Vaststellingskosten in geval er een proces-verbaal van vaststellingen wordt opgesteld. 3. Eventuele gerechtskosten Live muziek? Sabam is wel verschuldigd voor live muziek, tenzij enkel NIET BESCHERM- DE werken worden gebracht. Muziek is niet beschermd als de componist ofwel al heel lang dood is (Mozart enzo) ofwel als de auteur van de muziek zijn werk niet ter bescherming heeft voorgelegd aan Sabam. Een aantal beginnende groepjes kunnen in dat geval zijn. Bij een dergelijke gelegenheid is het best dat je de activiteit wel degelijk aan Sabam aangeeft (anders komen ze toch controleren) en er zelf al bij vermeldt dat er enkel niet beschermde werken worden opgevoerd. Wel opletten dan dat die beginnende groepjes geen covers spelen, want dan hang je er uiteraard wel aan! A.2.2. Billijke vergoeding A.5.8. Bewegwijzering Je kan, mits schriftelijke toelating van het College van Burgemeester en Schepenen, je activiteit op de gemeentelijke wegen bewegwijzeren. Voor provincie- en gewestwegen moet je je aanvraag richten tot het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap in Kortrijk. Zorg ervoor dat de wegwijzers de dag na de activiteit terug verwijderd zijn. Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Kennedylaan 8500 Kortrijk Tel. 056/ 23 71 80 35 Wat is de billijke vergoeding? Niet alleen de auteurs, maar ook de uitvoerende artiesten en producenten hebben recht op een vergoeding. Via deze 'billijke vergoeding' worden zij nu wel vergoed. Deze billijke vergoeding moet dus supplementair betaald worden! Wanneer moet je die betalen? Als je op een openbare plaats een opgenomen werk (geen live muziek!) van (een) uitvoerend(e) artiest(en) laat horen, dan moet je de billijke vergoeding betalen. Zo moet dus bij de organisatie van een fuif steeds de billijke vergoeding betaald worden. Maar opgelet! Het kan zijn dat de zaaluitbater een jaarlijkse vergoeding billijke vergoeding betaald heeft. Je moet dan zelf geen billijke vergoeding meer betalen. Vraag altijd een bewijs aan de uitbater dat hij de billijke vergoeding betaald heeft. Hoogstwaarschijnlijk zal de uitbater dan wel een deel van die kosten in de huurprijs van de zaal doorverrekend hebben.
34 bijvoorbeeld een stempel op te zetten aan de achterkant. Een aantrekkelijk verkoopsysteem kan ook stimulerend werken. Bijvoorbeeld: wie 15 kaarten verkoopt, krijgt er 1 gratis. Ook een financieel beheer is belangrijk. Eén persoon houdt alle toegangskaarten bij en verdeelt ze onder de verkopers. Het kan ook handig zijn om een aantal voorverkooppunten te voorzien. Voorzie deze dan tijdig van een hoeveelheid kaarten. A.5.7. Andere promotiekanalen Je kan ook promotie maken voor je fuif via de pers. Fuiven kunnen ook aangekondigd worden in de gemeentelijke infokrant of op de gemeentelijke infoborden. Neem daarvoor contact op met de gemeentelijke infodienst (056/433 415) of surf naar www.wevelgem.be/infoborden. Ook het internet is een handig middel om je fuif te promoten. Met gerichte mailtjes kun je op heel korte tijd heel veel jongeren bereiken. Denk maar aan facebook en netlog. Op www.simba.be kan je gratis je fuif aankondigen. Je kan je fuif ook bekendmaken aan een breder publiek via de UITdatabank van cultuurnet Vlaanderen (www.cultuurnet.be). Dit is een instrument voor de verzameling en verspreiding van cultuur en vrijetijdsaanbod in Vlaanderen en Brussel. Je hoeft je fuif maar één keer in te voeren in de UITdatabank om je aanbod te zien verschijnen in een heleboel agenda s. De meeste grote media en tal van steden en gemeenten (waaronder Wevelgem) maken gebruik van de UITdatabank voor het voeden van hun online UITagenda s. Denk er wel aan je activiteit tijdig in te voeren! Er wordt aangeraden om je aanbod minimum vier werken op voorhand in te voeren. Een vrij handige manier is ook het gebruik van de GSM, nl. door SMS jes te sturen. Je kan ook met stickers, bierviltjes, balpennen, de aandacht trekken. Het kan echter ook zijn dat je zelf nog de billijke vergoeding moet betalen en dan moet je er dus wél nog zelf voor zorgen dat dit in orde komt.!! Als de fuif in openlucht of in een tent plaats vindt, dan moet je dit zeker zelf nog in orde brengen. Wat moet je dan doen? Er moet een formulier voor de billijke vergoeding ingevuld worden. Dit moet vóór de geplande activiteit ingevuld worden. Het formulier kan verkregen worden via www.bvergoed.be. Het formulier moet minstens 5 dagen voor de activiteit opgestuurd zijn naar: Outsourcing Partners NV. Postbus 10.181 9000 Gent tel: 070/66 00 16 Fax: 070/66 00 12 info@bvergoed.be Hoeveel zal dit kosten? Je kan on line bekijken hoeveel billijke vergoeding je zal moeten betalen op www.ikgebruikmuziek.be Terugbetaling? De Vlaamse overheid wil de kleinschalige evenementen van lokale groeperingen of verenigingen in het Nederlandse taalgebied bevorderen. Daarom besliste ze om de kosten van de Billijke Vergoeding voor deze evenementen onder bepaalde voorwaarden op zich te nemen. Om in aanmerking te komen moeten de evenementen voldoen aan een aantal criteria: 1. De organisator moet een lokale groepering of vereniging zijn en de groepering of vereniging moet voornamelijk uit vrijwilligers bestaan 2. De inkomprijs mag maximaal 6 zijn 3. De totale Billijke Vergoeding die moet betaald worden voor het evenement mag niet hoger liggen dan 100 incl. btw 4. De locaties van het evenement moeten in het Nederlandse taalgebied liggen 5. Conventionele ruimtes zijn uitgesloten van deze regel Meer info op www.ikgebruikmuziek.be/vlaanderen 19
20 Praktisch: Je kan elektronisch uw activiteit aangeven via de speciale website www.ikgebruikmuziek.be/vlaanderen. Daar kan tevens een simulatie gemaakt worden van de activiteit en aan de hand daarvan vertelt het systeem of u in aanmerking komt voor een tussenkomst door de Vlaamse overheid of niet. Indien er een tussenkomst is, volgt er wel een extra controle om te bekijken of de activiteit effectief zo uitgevoerd wordt. A.2.3. Tapvergunningen Op 15 december 2005 werd een wet goedgekeurd omtrent de vereenvoudiging van administratieve zaken. De tapvergunning (vroeger nodig bij het schenken van gegiste dranken) werd hierbij afgeschaft. A.2.4 Vergunning voeding Als je etenswaren wilt verkopen, moet je daarvoor een vergunning hebben. Gaat het echter om een éénmalige activiteit (vb. slechts 1 keer per jaar organiseer je met je leidingsgroep een fuif), dan ben je hiervan vrijgesteld. Zalen die ook een keuken hebben, zullen meestal al over deze vergunning beschikken. Als je een beroep doet op een hotdogkraam- of frituuruitbater of cateringbedrijf, dan zal deze uitbater hier zelf over beschikken. Je kan deze formulieren aanvragen bij de Eetwareninspectie in de provincie. Algemene Eetwareninspectie Fed. ministerie van sociale zaken, volksgezondheid en leefmilieu Zandstraat 142 8000 Brugge. Tel. 056 45 68 46 - wat wordt georganiseerd? - waar wordt het georganiseerd? - wanneer wordt het georganiseerd? - door wie wordt het georganiseerd? - wie is de verantwoordelijke uitgever? - 'niet op de openbare weg gooien' A.5.4. Aanplakbordjes Als je kleine aanplakbordjes (kleine affiches aangebracht op een verhard voorwerp) gebruikt, dan mogen die aangebracht worden op plaatsen aangeduid door de overheid. Je mag geen borden plaatsen op de rotondes of aan de verkeersborden! Je mag ze bijvoorbeeld wel aan verlichtingspalen langs de weg hangen, d.m.v. touw of ijzerdraad (geen lijm!), zonder schade te maken aan de openbare voorwerpen of aan private goederen. Je moet voor het plaatsen van deze borden toelating vragen aan het College van Burgemeester en Schepenen. Je doet best de dag na de activiteit de bordjes al weg. A.5.5. Het gebruik van een geluidswagen Wat moet je doen als je een geluidswagen wilt gebruiken? Dit is enkel toegestaan als je daarvoor schriftelijke toestemming gekregen hebt van de burgemeester. Je moet ook een toelating aanvragen bij SABAM. A.5.6. De toegangskaarten 33 Kaarten in voorverkoop aanbieden, is tegelijk ook publiciteit voor je fuif. Ze zijn meestal ook een stuk goedkoper dan de prijs die je aan de ingang betaalt. Zorg er echter voor dat de kaarten niet na te maken zijn, door er
32 Wanneer doe je dit het best? Affiches voor een kleinere fuif worden best 3 weken op voorhand uitgehangen. Gaat het om een grote fuif, dan mag je daar 6 weken voor de fuif al mee beginnen. Drie dagen na je activiteit moet je ze weggenomen hebben. Hoe ga je het best te werk? Zorg ervoor dat je op voorhand al weet waar je de affiches wilt hangen. Begin dus niet lukraak met een rondrit door de gemeente, maar stippel een plakronde uit. En hoe zit het met de belasting op het aanplakken op affiche (de vroegere zegeltaksen)? Sinds 1 januari 2007 zijn alle affiches die kleiner zijn dan 1 vierkante meter vrijgesteld van de zegeltaks. Affiches groter dan 1 vierkante meter blijven belast (0.50 euro). Meer informatie kan je bekomen bij: Ontvangstkantoor der domeinen en penale boeten Handelskaai 1c 8500 Kortrijk 056/23.86.45 A.5.2. Mond aan mondreclame Dit is waarschijnlijk de beste, goedkoopste en misschien ook wel efficiëntste reclame voor een activiteit. Het is ook handig om je activiteit op een soortgelijke activiteit aan te kondigen, bijvoorbeeld door de DJ op een andere fuif. A.5.3. Strooibriefjes (flyers) Dit is een goedkope en directe manier om rechtstreeks de doelgroep te bereiken. Voordeel van deze manier van reclame maken is dat je persoonlijk contact hebt met de doelgroep, ze kunnen je onmiddellijk meer info vragen, je kan hen door hen aan te spreken nog extra motiveren. Wat moet er vermeld staan op een strooibriefje: A.2.5. Vergunning sterke drank Bij gelegenheidsslijterij is er wettelijk geen vergunning meer nodig. Voor een permanente drankslijterij is het gemeentebestuur bevoegd voor de aanvragen. A.2.6. Vergunning verlengd sluitingsuur Het sluitingsuur is het uur waarop openbare drankgelegenheden (cafés, danszalen, zalen waarin voor iedereen toegankelijke fuiven worden georganiseerd) hun deuren moeten sluiten. Wat wordt bedoeld met de deuren sluiten'? Je moet de muziek stopzetten, je mag geen drank meer schenken, en elke bezoeker moet de zaal verlaten. Kan er een afwijking van dit sluitingsuur aangevraagd worden? Ja, het kan dat je het sluitingsuur voor je activiteit mag verlengen tot 3 uur. Je moet dan een afwijking op het sluitingsuur aanvragen. (Soms wordt dit ook wel een nachtvergunning genoemd. Deze term is echter niet juist!) Hoe moet je een afwijking op het sluitingsuur aanvragen? Je moet een aanvraag tot afwijking van het sluitingsuur aanvragen aan de burgemeester. Je doet dit het best enkele weken voor je fuif. Zijn er uitzonderingen? Met andere woorden: wanneer is het sluitingsuur niet van toepassing? als je een private fuif organiseert, waar enkel leden zijn uitgenodigd, dan valt dit niet onder deze wetgeving. Dat wil echter niet zeggen dat je je niet aan de algemene regels van openbare orde, nachtlawaai, moet houden! De politie kan daar altijd tegen optreden en desnoods om die reden de fuif stilleggen. als je je fuif houdt in een zaal die over een milieuvergunning beschikt, dan staan die voorwaarden in de milieuvergunning vastgesteld. Als er in de milieuvergunning niets werd bepaald, dan moet volgens VLAREM de inrichting gesloten zijn tussen 3 en 7 uur. 21