Functiebeschrijving Teamleider dagelijks beheer SLAC Graad: teamleider B1 - B3 Versie: 06_12_2016 1
Plaats in de organisatie stadssecretaris directeur Samenleving afdelingshoofd onderwijs directeurs SLAC teamleiderdagelijks beheer SLAC Je rapporteert als teamleider dagelijks beheer rechtstreeks aan de twee directeurs van SLAC, en staat onder hun functionele leiding. Je valt hiërarchisch onder het afdelingshoofd onderwijs van de directie samenleving. Je geeft directe leiding aan een tiental medewerkers van de secretariaten van zowel SLAC/Academie als SLAC/Conservatorium. Als teamleider dagelijks beheer werk je nauw samen met onder meer het logistiek team van de directie data- en facilitair beheer van de stad Leuven op alle locaties van het SLAC, met de coördinatoren en leden van het directieteam van de twee scholen en met de consulent scholen van de afdeling onderwijs van de stad. Je organiseert als leidinggevende van het secretariaat voor het onderwijzend personeel de ondersteuning voor lessen, lokalen en logistiek. Je bent het centrale aanspreekpunt voor de stadsorganisatie bij het SLAC in verband met bijvoorbeeld financiën, gebouwen, logistiek, postregistratie en informatica. Doel van de functie SLAC/Academie en SLAC/Conservatorium zijn de twee instellingen voor deeltijds kunstonderwijs van de stad Leuven die apart en samen, onder de vlag Stad Leuven Academie en Conservatorium (SLAC), naar buiten treden. SLAC biedt jaarlijks deeltijds kunstonderwijs voor meer dan 5.500 leerlingen uit Leuven en omstreken. Je voert de eenmaking van de secretariaten van beide instellingen door en stuurt die eengemaakte werking als administratief team van het SLAC aan. Je bent leidinggevende van het team, verantwoordelijk voor de correcte afhandeling van de administratieve processen binnen je team, borgt bestaande processen en stuurt ze bij. 2
Tevens neem je proactief initiatieven tot vereenvoudiging en optimalisatie van alle ondersteunende administratieve en logistieke processen binnen het SLAC, met het oog op efficiëntie en klantvriendelijkheid. Je bent de rechterhand van de directeurs. Als teamleider coördineer je het dagelijks beheer van het SLAC. Je neemt proactief problemen op, maakt afspraken met externe gebruikers, volgt structureel en ad hoc het gebouwenbeheer in de rol van gebouwbeheerder Je leidt en organiseert je team zodat het SLAC ondersteund wordt door een vlotte, efficiënte administratieve werking en een kwaliteitsvolle dienstverlening naar de Leuvense burger gegarandeerd is. Het secretariaat is de draaischijf van de organisatie, en vergt de hoogste mate van discretie, loyaliteit en professionalisme. Je verzekert dit binnen je team naar leerlingen, leerkrachten en derden toe. Resultaatsgebieden 1. Je leidt het eengemaakte secretariaat van het SLAC en plant, organiseert, coördineert en volgt de werkzaamheden van je medewerkers op om een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Je rapporteert hierover systematisch aan de directeurs van het SLAC. Voorbeelden van activiteiten Je zorgt voor de concrete taakverdeling binnen het team in afzonderlijk individuele functiebeschrijvingen. Je zet mensen in functie van hun sterktes en interesses in, maar bewaakt een gelijke taakbelasting in het team; Je zorgt ervoor dat dagelijks contact met leerkrachten, leerlingen en ouders van leerlingen tijdig, correct en klantvriendelijk verloopt, met juiste informatieverstrekking; Je streeft de hoogste mate van deontologie na met je team in omgang met collega s, leerkrachten en klanten; Je plant en volgt de dagelijkse werking van je team op en zorgt voor de continuïteit in de dienstverlening: Je zorgt voor een sluitend permanentierooster voor het onthaal tijdens de openingsuren; Je bepaalt prioriteiten en tijdslimieten; Je organiseert werkoverleg en lost allerhande organisatorische problemen op; Je gebruikt je deskundigheid bij de inhoudelijke ondersteuning (toepassen van afspraken, procedures, omgang met moeilijke klanten ) van je team; Je neemt proactief initiatieven om de werking van je team op vlak van dienstverlening bij te sturen en te verbeteren; Je zorgt ervoor dat je steeds voldoende en competente medewerkers hebt; Je ondersteunt met je team grote activiteiten van het SLAC, zoals tentoonstellingen, opendeurdagen 2. Je stuurt je medewerkers aan en motiveert ze tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Je zorgt voor een optimale werkomgeving en spreekt medewerkers aan op hun functioneren en deontologie. Voorbeelden van activiteiten Je geeft directe leiding aan een team van een tiental administratieve medewerkers; Je begeleidt en coacht je medewerkers; Je stimuleert je medewerkers tot het nemen van initiatief; Je bewaakt de goede werksfeer binnen je team; Je volgt medewerkers in hun leerproces; 3
Je verhoogt de betrokkenheid van medewerkers door hen bijvoorbeeld te laten deelnemen aan opleidingen relevant voor hun functie, of door teamactiviteiten te organiseren; Je coördineert de werving en selectie van nieuwe medewerkers voor je team: Je werkt nauw samen met de directeurs; Je voert zelf sollicitatiegesprekken voor tijdelijke functies; Je bent contactpersoon voor het interimkantoor; Je geeft het vormingsbeleid mee vorm en volgt vormingsvragen op; Je staat in voor de praktische en administratieve voorbereiding bij het in dienst treden van nieuwe medewerkers; Je doet plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken voor je medewerkers. 3. Je coördineert het dagelijkse beheer van het SLAC en zorgt voor een continue verbetering van processen en werkwijzen in je team. Je staat in voor de coördinatie van ondersteunende processen voor SLAC als geheel, als stafmedewerker voor beide directeurs. Voorbeelden van activiteiten Je coördineert en zorgt voor een permanente verbetering van processen en werkwijzen wat zakelijk beheer betreft, inclusief aspecten van financiën en personeel. Voorbeelden hiervan zijn: Informatiebeheer; De ontsluiting van officiële documenten; De optimalisatie van de dienstverlening bijvoorbeeld door de opmaak van draaiboeken en interne vorming; Het centraal aansturen van verbeterprocessen bijvoorbeeld herschikking van de N-schijf, toegang Cipal/Mercurius; De praktische administratieve voorbereiding bij indiensttreding van nieuwe medewerkers (werkplek, login, badge ); De opvolging van vormingsvragen; Je stuurt, in overleg met je directeurs, centraal verbeterprocessen aan, zoals bijvoorbeeld online inschrijvingen ; Je kent en bewaakt de toepassing van de richtlijnen van agendabeheer voor college en gemeenteraad; Je kent en bewaakt de toepassing van de aanvraag van bestelaanvragen, informatica, begrotingswijzigingen ; Je volgt dossiers zoals heraanleg buitenomgeving praktisch en financieel op; Je optimaliseert de dienstverlening door de opmaak van draaiboeken en interne vorming; Je coördineert de invoering van nieuwe beheersystemen zoals digitale postregistratie, toegangsbeveiliging, camerabewaking, wifi op locatie, parkeerbeleid ; Je neemt deel aan en organiseert werkgroepen, vergaderingen, infosessies voor medewerkers en externen op eigen initiatief in afstemming met je directeurs. 4. Je bent het aanspreekpunt voor externe en interne klanten en voor andere ondersteunende stadsdiensten. Je ondersteunt je directeurs bij allerlei taken om bij te dragen tot een vlotte werking van het SLAC. Voorbeelden van activiteiten Je verricht als ondersteuning van de directeurs administratieve en financiële taken; Je coördineert de opmaak van de begroting en de budgetwijzigingen van het SLAC op vraag van de directeurs; 4
Je bereidt directieteams voor of documenten voor een gemeenteraadscommissie; Vanuit de praktijk en vanuit je deskundigheid geef je input voor beleidsvoorbereidend werk: Je levert cijfermateriaal aan; Je geeft advies bij dossiers over personeel, locatiebeheer ; Je overlegt met interne en externe partners; Je fungeert als aanspreekpunt voor vragen over administratieve procedures; Je coördineert de samenwerking met andere dienstverlenende partners binnen het SLAC, zoals de directie data- en facilitair beheer van de stad; Je coördineert het gebouwenbeheer van het SLAC: Je werkt samen met de logistiek medewerkers en met de directie data- en facilitair beheer in de verschillende locaties van het SLAC; Je maakt de nodige afspraken met data- en facilitair beheer en met andere gemeenten om een goede samenwerking inzake gebouwenbeheer na te streven; Je staat in voor een goede communicatie en informatiedoorstroming wat betreft de gemaakte afspraken met de diverse partners; Op basis van je kennis doe je verbetervoorstellen op vlak van dienstverlening. 5
Competenties Waardegebonden competenties 1. Voortdurend verbeteren (niveau II) Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ); Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ); Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk; Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden; Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen. 2. Klantgerichtheid (niveau II) Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen; Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze; Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant; Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening; Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp; Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant. 6
3. Samenwerken (niveau II) Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg. Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen; Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep; Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen; Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht; Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen. 4. Betrouwbaarheid (niveau II) Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe); Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau; Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen; Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan; Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid; Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken. 7
Graadgebonden competenties 1. Delegeren (niveau I) Taken en verantwoordelijkheden doorgeven, rekening houdend met de interesse, ambitie, ontwikkeling en competentie van medewerkers. De gedelegeerde taken opvolgen. Delegeert duidelijk afgelijnde taken. Draagt duidelijk omlijnde taken over aan de medewerker; Geeft aan op welk tijdstip en hoe over de resultaten moet worden gerapporteerd; Instrueert medewerkers op zulke wijze dat ze zo veel mogelijk zelfstandig kunnen werken; Stelt procedures op om de voortgang van gedelegeerde taken te bewaken; Delegeert tot het laagst mogelijke niveau. 2. Ontwikkelen van medewerkers (niveau I) Medewerkers ondersteunen bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen. Moedigt de medewerkers aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job; Geeft duidelijke en constructieve feedback aan medewerkers over hun functioneren; Legt aan nieuwe medewerkers uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom; Begeleidt (nieuwe) medewerkers tijdens leren op de werkvloer; Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de medewerkers. 8
3. Organisatiebetrokkenheid (niveau II) Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie. Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie; Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf andere doelen voorrang kunnen geven; Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen, waarden, cultuur ); Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen; Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie in. 4. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid (niveau II) Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek. Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn; Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd); Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ); Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ); Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen. 9
5. Organisatiesensitiviteit (niveau I) Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit. Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit; Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat; Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee; Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming; Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit. 10
Functiespecifieke competenties (niveau I tot en met III) 1. Organiseren (niveau II) De benodigde acties, tijd en middelen aangeven en die elementen coördineren om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Coördineert acties, tijd en middelen Splitst een opdracht adequaat op in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en goed doordacht te werk; Organiseert zich op zodanige wijze dat hij een overzicht kan bewaren; Houdt bij het opmaken van een planning op realistische wijze rekening met de beschikbare middelen; Zet schaarse middelen (mensen, instrumenten ) zo in dat ze optimaal benut worden; Is resultaatgericht in zijn actieplannen en doelstellingen (bv. werkt met duidelijke doelen en timing); Voorziet voor een omvangrijkere opdracht in een actieplan met benodigde budgetten, middelen, mensen en informatie. 2. Richting geven (niveau I) Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan. Geeft richtlijnen, aanwijzingen, suggesties, instructies aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken; Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die de medewerkers nodig hebben om goede resultaten te halen; Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht; Geeft open en duidelijke positieve of negatieve feedback met het oog op de te bereiken doelstellingen en afspraken; Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken; Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team worden opgenomen; Geeft duidelijk aan wat de prioriteiten zijn voor de medewerker of het team; Zorgt ervoor dat alle medewerkers met respect worden behandeld en geeft hierin zelf het goede voorbeeld. 11
3. Computervaardigheden Outlook: beheren van agenda, vergaderbeheer, taken: niveau II. Word: gevorderde kennis en toepassingen binnen het tekstverwerkingsprogramma zoals lay-outprincipes van Word, tekstcorrecties, sjablonen maken: niveau II. Excel: gevorderde kennis en toepassingen binnen de Excelomgeving: formules en functies, numerieke formaten, werken in drie dimensies en afdrukken van omvangrijke werkbladen: niveau II. Gevorderde vaardigheden in het maken van een presentatie: niveau II. Webapplicatie specifiek voor Deeltijds Kunstonderwijs zoals bijvoorbeeld DKO3 voor schooladministratie: gevorderde kennis: niveau II. 4. Procedures en wetgeving Overheidsopdrachten: basiskennis, kan deze wetgeving toepassen in standaarddossiers: niveau I. Wetgeving over onderwijs: basiskennis, kan deze wetgeving toepassen in standaarddossiers: niveau I. Overheidsfinanciën: gevorderde kennis van interne stadsfinanciën (vastleggingen, bestelbons en uitbetalingen ): niveau II. 5. Sectorspecifieke competenties 12