Handleiding Nieuwe Inschrijvingsmodule Mijn Werkvakanties Laatste update: 8/2/2017 Vanaf het zomerseizoen 2017 werken we met een nieuwe module voor vrijwilligers. In deze handleiding geven we een kort overzicht van hoe je deze kan gebruiken om je in te schrijven voor het komende seizoen. 0. Voorbereiding a. Zorg dat je zeker volgende gegevens bij de hand hebt: Je rijksregisternummer Het overzicht van de personeelsperiodes (zie website) De beschikbare functies per bestemming (zie website) 1. Registratie en toegang persoonlijke overzichtspagina Elke vrijwilliger dient zich éénmalig te registreren in deze nieuwe module, ook al heb je in het verleden al meegewerkt. Op deze manier zijn we bovendien zeker dat je gegevens correct zijn. a. Ga naar de startpagina: http://intersoc.force.com/intersoc/hr_mijnwerkvakanties en klik op Nieuwe registratie.
b. Vul je persoonlijke gegevens in onderstaand venster in en klik op Wijzingen bewaren. Let op de aangeduide schrijfwijze voor de geboortedatum (met platte streepjes) en het rijksregisternummer (alles aan elkaar). Je dient minstens één telefoonnummer in te vullen bij het veldje *Telefoon. Dit kan zowel een vast als een mobiel nummer zijn. Als alles goed is ingevuld krijg je bovenaan een bevestigingstekst te zien:
c. Ga naar je mailbox van het e-mailadres dat je hebt ingevuld bij de registratie. Je vindt er een mail terug van de Intersoc Personeelsdienst met een link naar je persoonlijke overzichtspagina. Klik op de link. Sla deze link op bij je Favorieten zodat je in de toekomst gemakkelijk terug naar je persoonlijke pagina kan gaan. Mogelijke problemen Probleem 1: er gebeurt niks wanneer je op de mail klikt. o Oplossing: kopieer het adres van de link (van http://... tot en met je email-adres en plak dit in de balk van het programma waarmee je op Internet gaat (Internet Explorer, Google Chrome, Microsoft Edge, ) Probleem 2: je vindt geen link in je mailbox. o Oplossing 1: kijk in de map ongewenste mails om te zien of de mail daar is terecht gekomen. o Oplossing 2: contacteer ons om te verifiëren of je het juiste e-mailadres hebt ingevoerd bij je registratie.
2. Aanvullen persoonlijke gegevens Vul je persoonlijke gegevens eerst verder aan op je overzichtspagina. Doe dit zowel voor je contactgegevens, personeelsgegevens en interessegebieden door op de grijze knoppen te drukken bovenaan de pagina. Telkens je gegevens wijzigt of toevoegt moet je bevestigen met je rijksregisternummer. Dit is een vorm van beveiliging en controle zodat enkel jij deze gegevens kan wijzigen. Druk telkens eerst op wijzigingen bewaren alvorens je op terug naar je overzicht klikt. Mogelijke problemen Probleem 1: mijn rijksregisternummer staat niet ingevuld bij contactgegevens. o Oplossing: je hoeft niks te doen. Aangezien je rijksregisternummer als persoonlijk paswoord wordt gebruikt in deze module, wordt dit nooit getoond bij je persoonlijke gegevens. Probleem 2: ik vul mijn rijksregisternummer in om een aanvulling of wijziging te bevestigen, maar ik krijg de melding dat dit nummer foutief is. o Oplossing: je hebt mogelijks bij registratie het verkeerde rijksregisternummer ingegeven. Contacteer ons telefonisch of per mail om dit te aan te passen.
3. Indienen van één of meerdere kandidaatstellingen Klik op Voeg een nieuwe kandidaatstelling toe In het dialoogvenster dat verschijnt, dien je alle velden in te vullen waar een sterretje * bijstaat. Dit zijn de verschillende stappen: Maak een keuze tussen animatie of hoteldiensten. Afhankelijk van je keuze zullen bij Centrum de hotels verschijnen waarvoor dit van toepassing is. Kies één hotel, of klik op eender welk hotel indien je geen voorkeur hebt. o Indien je je voor meerdere hotels wil kandidaatstellen, zal je aparte kandidaatstellingen moeten invullen. Afhankelijk van je keuze verschijnen de functies die van toepassing zijn op het geselecteerde hotel. Duid één of meerdere functies aan waarvoor je interesse hebt. Vul de start- en einddatum in van je beschikbare periode. o Let hierbij op de juiste notitie: met platte streepjes (dd-mm-jjjj). o De startdatum moet later dan 1-5-2017 vallen, de einddatum vroeger dan 31-10-2017. o De opgegeven periode moet minstens 6 dagen lang zijn. Duid je prioriteit aan met een cijfer van 1 tot 5 om je volgorde van voorkeur aan te geven voor overlappende kandidaatstellingen. Hoe lager het cijfer, hoe groter je voorkeur. Vul bij totaal aantal periodes beschikbaar in voor hoeveel periodes we je in het totaal mogen inschakelen komende zomer. Bij opmerkingen kan je bepaalde vragen of wensen meegeven. Vul aan indien je graag samen met iemand gepland wordt. o Let op: deze persoon dient ook zelf nog een kandidaatstelling in te dienen! Onderteken je kandidaatstelling met je eigen rijksregisternummer. Dit is niet het rijksregisternummer van de persoon met wie je graag samen ingepland wordt. Klik op Kandidaatstelling versturen om te bevestigen.
Als je kandidaatstelling correct is ingevuld, kom je terug op je overzichtspagina terecht en zie je de kandidaatstelling staan onder de knop Voeg een nieuwe kandidaatstelling toe. Let op: je krijgt geen bevestigingsmail voor een ingediende kandidaatstelling.
Mogelijke problemen Probleem 1: foutieve data o Oplossing 1: verifieer of je de datum in het juiste formaat hebt ingegeven, met platte streepjes tussen dag, maand en jaar (bvb. 1-7-2017). o Oplossing 2: verifieer of je van- en tot-datum minstens 6 dagen uit elkaar liggen. Probleem 2: ik vul mijn rijksregisternummer in om een aanvulling of wijziging te bevestigen, maar ik krijg de melding dat dit nummer foutief is. o Oplossing 1: verifieer of je zeker je eigen rijksregisternummer hebt ingegeven en niet dat van de persoon met wie je wil worden ingepland. o Oplossing 2: je hebt mogelijks bij registratie het verkeerde rijksregisternummer ingegeven. Contacteer ons telefonisch of per mail om dit te aan te passen.
4. Wijzigen of annuleren van een kandidaatstelling Als een kandidaatstelling niet meer correct is, dan kan je deze zelf wijzigen door te klikken op Wijzigen/Annuleren. Om een kandidaatstelling te wijzigen: Doe de nodige aanpassingen Vul je rijksregisternummer in om te bevestigen Klik op Wijzigingen bewaren Om een kandidaatstelling te annuleren: Vul je rijksregisternummer in om te bevestigen Klik op Kandidaatstelling annuleren. Om je wijziging of annulering te onderbreken kan je klikken op Terug naar je overzicht. Er is dan niks gewijzigd aan de oorspronkelijke kandidaatstelling. Als je kandidaatstelling correct is gewijzigd of geannuleerd, dan kom je terug op de overzichtspagina.
5. Opvragen nieuwe toegangslink Indien je je de mail met je persoonlijke link niet meer terugvindt, dan kan je een nieuwe link opvragen via de startpagina Je hoeft je alleszins niet opnieuw te registreren. Ga naar http://intersoc.force.com/intersoc/hr_mijnwerkvakanties Klik op Stuur mij een nieuwe toegangslink Vul je e-mailadres en rijksregisternummer in en klik op Aanvragen. Indien je email en rijkregisternummer overeenkomen met je account dan krijg je onderstaande bevestigingstekst te zien en zal je in je mailbox een nieuwe link ontvangen. Indien de combinatie emailadres en rijksregisternummer niet oveeenkomt met een account in onze database, dan zal er niks gebeuren nadat je op Aanvragen hebt geklikt.
6. Hoe verloopt de verdere planning? Van zodra wij je een opdracht kunnen voorstellen, zal je hiervan een bericht krijgen per mail. Dit zal ten vroegste vanaf half maart zijn. Op je persoonlijke pagina zal de voorgestelde opdracht verschijnen onder Mijn opdrachten. Je zal er kunnen aanduiden of je de opdracht al dan niet aanvaard en op welke manier je de verplaatsing plant te maken. Deze handleiding zal in de loop van de komende maanen verder aangevuld worden op basis van jullie feedback. Heb je verdere vragen of opmerkingen dan zijn deze steeds welkom op personeelsdienst@intersoc.be. Bedankt voor je medewerking!