Info-books HO31 Toegepaste Informatica Deel 31: Dubbel boekhouden E. Goossens T. Janssens
Hoofdstuk 9 Het omzetbaar actief 9.1 Probleemstelling Tot nog toe hadden wij het, wat het omzetbaar actief betreft, vooral over gewone handelsdebiteuren en over voorraden van handelsgoederen. In dit hoofdstuk wordt dieper ingegaan op een aantal onderdelen van het omzetbaar actief: slechte betalers ( dubieuze debiteuren ), wisselbrieven, vorderingen in verband met BTW en voorraadrekeningen komen aan bod. 9.2 Dubieuze handelsdebiteuren De rekening 400 HANDELSDEBITEUREN werd vroeger al behandeld, meer bepaald bij het boeken van een verkoop. De vorderingen op alle handelsdebiteuren samen komen op deze rekening. Van individuele handelsdebiteuren worden steekkaarten aangelegd. In een ERP-pakket zoals Navision zijn de klantenfiches elektronisch. De centralisatie van de individuele vorderingen op de rekening 400 gebeurt er automatisch. In dit hoofdstuk gaan we het hebben over klanten met achterstallige vorderingen van wie vermoed wordt dat ze niet of onvolledig zullen betalen, meestal wanneer het faillissement aangevraagd is. Veronderstel dat wij een vordering van 1 060 euro hebben op klant Hofman & Debbie (1 000 euro plus 6% BTW). Deze klant betaalt niet op de vervaldag. Wij vermoeden dat we maar de helft van de vordering zullen kunnen innen. De eerste stap bestaat erin de vordering op een speciale rekening te boeken: 407 DUBIEUZE DEBITEUREN: 6/06/2005 200 407 Dubieuze debiteuren 1 060,00 400 aan Handelsdebiteuren 1 060,00 Klant Hofman & Debbie betaalt VF 542 niet Bij de tweede stap wordt het vermoedelijke verlies op een kostenrekening geboekt. Hierbij moet er wel rekening gehouden worden met de BTW. Als er vermoedelijk 530 euro geïnd zal worden, de helft van de vordering, dan zit daarin een gedeelte Verkopen en een gedeelte BTW : Bedrag: Verkopen BTW 530 = 530/1,06 + 530-530/1,06 = 500 + 30 80 Dubbel boekhouden E. Goossens T. Janssens J. Gils
De waardevermindering van de vordering wordt ten laatste op het einde van het boekjaar als volgt geboekt: 20/12/2005 6340 Waardeverminderingen op handelsv. op hoogstens één jaar 500,00 409 aan Geboekte waardeverminderingen 500,00 Nota curator Hofman & Debbie Als de klant exact het geraamde bedrag betaalt dan is de boeking: 12/01/2006 550 Bank 530,00 4988 Regularisatie BTW Dubieuze debiteuren 30,00 409 Geboekte waardeverminderingen op h.v. 500,00 407 aan Dubieuze debiteuren 1 060,00 Betaling Hofman & Debbie VF 542 Betaalt hij minder dan verwacht, bijvoorbeeld 400 euro, dan moet het bedrag te regulariseren BTW bepaald worden en moet de minderwaarde op een kostenrekening worden gezet: Verkopen BTW Gefactureerd: 1 060,00 1 000,00 60,00 Ontvangen: 400,00 377,36 22,64 Te regulariseren BTW: 37,36 (400/1,06 = 377,36) 12/01/2006 550 Bank 400,00 4988 Regularisatie BTW Dubieuze debiteuren 37,36 409 Geboekte waardeverminderingen op h.v. 500,00 642 Minderwaarden op de realisatie van handelsvorderingen 122,64 407 aan Dubieuze debiteuren 1 060,00 Betaling Hofman & Debbie VF 542 Betaalt hij meer dan verwacht, bijvoorbeeld 800 euro, dan is de situatie als volgt: Verkopen BTW Gefactureerd: 1 060,00 1 000,00 60,00 Ontvangen: 800,00 754,72 45,28 Te regulariseren BTW: 14,72 (800/1,06 = 754,72) E. Goossens T. Janssens - J. Gils Dubbel boekhouden 81
12/01/2006 550 Bank 800,00 488 Regularisatie BTW Dubieuze debiteuren 14,72 409 Geboekte waardeverminderingen op h.v. 500,00 407 aan Dubieuze debiteuren 1 060,00 742 Meerwaarden op de real. van handelsv. 254,72 Betaling Hofman & Debbie VF 542 Opdrachten 1. Klant Heirman & Co heeft op de vervaldag twee facturen (VF 126 en VF 139) niet betaald, in totaal voor een bedrag van 624,64 euro + 21% BTW. We plaatsen hem op 23/5/2005 bij de dubieuze debiteuren. Navraag bij de bank en bij de curator op 25/5/2005 doen ons vermoeden dat wij 20% van onze vorderingen zullen innen. Op 23/12/2005 stort de curator 180 euro op onze bankrekening, uittreksel 126. Doe de nodige boekingen vanaf 23/5. 2. Klant Dries Stijns heeft een maand na de vervaldag, ondanks twee aanmaningen factuur VF 431 nog niet betaald, bedrag: 854,12 euro + 6% BTW. We plaatsen hem op 17/9/2005 bij de dubieuze debiteuren. De curator meldt ons op 25/9/2005 dat wij vermoedelijk 400 euro zullen kunnen innen. Op 28/1/2006 stort de curator 280 euro op onze bankrekening, uittreksel 173. Doe de nodige boekingen vanaf 17/9/2005. 9.3 De wisselbrief 9.3.1 Begrip Betalingen tussen handelaars gebeuren nog vaak met wisselbrieven. Voor de verkoper geeft dit betaalmiddel een grote zekerheid dat hij zal betaald worden, terwijl de wisselbrief voor de koper een vorm van krediet kan zijn. Bij een koop tussen handelaars wenst de verkoper dat hij zo vlug mogelijk betaald wordt, terwijl de koper vaak betalingsuitstel wenst. Deze twee tegengestelde belangen kunnen verzoend worden door gebruik te maken van een wisselbrief. De wisselbrief is een document waarbij de trekker (verkoper) aan de betrokkene (koper) de opdracht geeft om op de vervaldag een bepaalde som op een overeengekomen plaats te betalen. Wanneer de koper de goederen samen met de factuur en een wisselbrief ontvangt zal hij de wisselbrief normaliter accepteren. Hij gaat daarbij de verbintenis aan om de wisselbrief op de vervaldag te betalen. De wisselbrief is dus te beschouwen als een betaalmiddel. Er is een strenge wettelijke regeling rond wisselbrieven, zodanig dat een geaccepteerde wisselbrief een grote zekerheid op het gebied van betaling betekent. Een klant die zelf over een wisselvordering beschikt kan deze vordering overdragen aan iemand anders om zijn schuld te betalen. Dit gebeurt door een verklaring op de keerzijde van de wisselbrief. Dit noemt men endosseren of rugtekenen (het Franse en dos betekent op de rugzijde). 82 Dubbel boekhouden E. Goossens T. Janssens J. Gils
9.3.2 De wisselbrief als kredietmiddel In de meeste gevallen zal de trekker van de wisselbrief niet wachten tot op de vervaldag om het geld te innen. Hij zal de wissel verkopen aan de bank (= verdisconteren). De bank koopt de wissel voor de contante waarde (= disconteren). De contante waarde is de waarde op de vervaldag verminderd met intrest en kosten. Het verschil tussen de nominale of vermelde waarde en de uitbetaalde waarde noemt men het agio. 9.3.3 Boekingen in verband met wisselbrieven Wanneer een van onze klanten een wissel accepteert dan wordt 4010 TE INNEN WISSELS gedebiteerd en wordt 400 HANDELSDEBITEUREN gecrediteerd: 5/06/2005 4010 Te innen wissels 672,00 400 aan Handelsdebiteuren 672,00 Trekking van wissel nr 54 Bij het endosseren van een wisselbrief wordt een gelijkaardige boeking gedaan: een vordering op een handelsdebiteur wordt in dat geval ook omgezet naar een wisselvordering. Wanneer de wissel aan de bank wordt aangeboden om te worden geïnd dan wordt 4011 WISSELS TER INCASSO gedebiteerd en 4010 TE INNEN WISSELS wordt gecrediteerd: 30/06/2005 4011 Wissels ter incasso 672,00 4010 aan Te innen wissels 672,00 Aanbieding van wissel nr 54 ter incasso Bij de betaling worden 550 BANK voor het netto-bedrag en een kostenrekening gedebiteerd en 4011 WISSELS TER INCASSO gecrediteerd. Op de kosten wordt 21% BTW aangerekend: 2/07/2005 550 Bank 658,56 656 Diverse financiële kosten 13,44 4985 BTW op aankopen 2,82 4011 aan Wissels ter incasso 674,82 Inning wissel nr 54 E. Goossens T. Janssens - J. Gils Dubbel boekhouden 83
De boekingen bij het verdisconteren van een wissel zijn analoog: 30/07/2005 4012 Wissels ter disconto 672,00 4010 aan Te innen wissels 672,00 Aanbieding van wissel nr 54 ter disconto Bij de betaling worden 550 BANK en een kostenrekening gedebiteerd en 4011 WISSELS TER INCASSO gecrediteerd wanneer de trekker-verkoper de kosten voor zijn rekening neemt. Discontokosten zijn vrijgesteld van BTW: 2/08/2005 550 Bank 644,60 653 Discontokosten op vorderingen 17,40 4012 aan Wissels ter disconto 662,00 Inning wissel nr 54 Wanneer de betrokkene-koper de kosten voor zijn rekening neemt dan is de boeking: 2/07/2005 550 Bank 672,00 4012 aan Wissels ter disconto 672,00 Inning wissel nr 54 In dit laatste geval trekt de leverancier een wissel op de klant maar er werd vooraf overeengekomen dat de klant-betrokkene de volledige waarde van de wissel zal uitbetalen aan de trekker. Men noemt dit discontoleverancierskrediet, in tegenstelling tot discontoklantenkrediet. Opdracht 3. Journaliseer de volgende verrichtingen: a. Op 24 mei 2005 accepteert onze klant Emiel Van Eygen wissel nummer 56 die wij trokken na de levering van handelsgoederen voor een bedrag van 3 026 euro + 21% BTW. Vervaldag: 24 juli 2005. b. Op 1 juni 2005 accepteert onze klant Rita Goelen wissel nummer 57 die wij trokken na een levering van handelsgoederen voor een bedrag van 9 768 euro + 21% BTW. Vervaldag: 1 augustus 2005. c. Wij bieden wissel nummer 57 op 1 juni 2005 ter discontering aan bij de bank. Wissel nummer 56 wordt op 22 juli 2005 ter incasso aangeboden bij de bank. Wij ontvangen hiervoor een ontvangstbewijs van de bank. 84 Dubbel boekhouden E. Goossens T. Janssens J. Gils
d. Op 24 juli ontvangen wij een bericht van de bank: wissel nummer 56 werd betaald. Op onze bankrekening komt het betaalde bedrag, verminderd met 12,40 euro incassokosten (+ 21% BTW). Rekeninguittreksel nr 74. e. Wissel nummer 57 wordt geïnd op 1 augustus 2005, de kosten belopen 146,74 euro (+ 21% BTW) en zijn ten onzen laste. Rekeninguittreksel bank: nr 75 9.4 Vorderingen in verband met BTW In het rekeningenstelsel vinden we de volgende rekeningen die verband houden met BTW: 411 TERUG TE VORDEREN BTW 451 TE BETALEN BTW 498 BTW-TRANSFERS 4981 BTW OP VERKOPEN 4985 BTW OP AANKOPEN 4986 REGULARISATIE VERSCHULDIGDE BTW 4987 REGULARISATIE TERUG TE VORDEREN BTW 4988 REGULARISATIE BTW DUBIEUZE DEBITEUREN 4989 BTW-OVERDRACHT Met het oog op het indienen van de BTW-aangifte worden maandelijks of per kwartaal de bedragen op de verschillende BTW-rekeningen overgeboekt naar rekening 4989. Een debetsaldo van deze rekening (een vordering op de BTW-administratie) wordt overgeboekt naar 411 TERUG TE VORDEREN BTW, een creditsaldo (een schuld tegenover de BTWadministratie) wordt overgeboekt naar 451 TE BETALEN BTW. Opdracht 4. Zorg er voor dat de vordering op/de schuld tegenover de BTW-administratie op rekening 411 of 451 terechtkomt als de saldi van de BTW-rekeningen als volgt zijn: 4981: 7 989,65 (creditsaldo) 4985: 6 099,62 (debetsaldo) 4986: 432,89 (debetsaldo) 4987: 43,81 (creditsaldo) Schrijf hiervoor de nodige journaalposten. 9.5 Voorraadrekeningen De belangrijkste rekening 34 HANDELSGOEDEREN werd vroeger al behandeld. Rekening 31 HULPSTOFFEN is ermee vergelijkbaar. Versierings- en verpakkingsmateriaal zijn voorbeelden van hulpstoffen. Ze zijn niet opnieuw bruikbaar in tegenstelling tot bijvoorbeeld glazen melkflessen. Deze vallen onder verpakkingsmaterieel, een deel van de materiële vaste activa. Rekening 31 blijft het hele boekjaar onveranderd. Bij een voorraadtoename wordt rekening 31 gedebiteerd en 6091 VOORRAADWIJZIGINGEN VAN HULPSTOFFEN gecrediteerd. Bij een voorraadafname is het net andersom. Bij de aankoop van hulpstoffen worden de kostenrekening 601 AANKOPEN HULPSTOFFEN en 4985 BTW OP AANKOPEN gedebiteerd en 440 LEVERANCIERS wordt gecrediteerd. E. Goossens T. Janssens - J. Gils Dubbel boekhouden 85
Opdracht 5. De waarde van de beginvoorraad van hulpstoffen was op 1/1/2005 1 400 euro. De eindvoorraad op 31/12/2005 had een waarde van 1 650 euro. Journaliseer de voorraadwijziging op 31/12/2005. 86 Dubbel boekhouden E. Goossens T. Janssens J. Gils
Besluit Dubieuze debiteuren worden van de rekening 400 HANDELSDEBITEUREN verwijderd en op een aparte rekening gezet: 407 DUBIEUZE DEBITEUREN. Wanneer het vermoedelijke verlies bekend is, dan wordt dit op een kostenrekening geboekt: 6340 WAARDEVERMINDERINGEN OP HANDELSVORDERINGEN OP TEN HOOGSTE ÉÉN JAAR. Bij de uiteindelijke betaling kan er een minder- of een meerwaarde geregistreerd worden. Een minderwaarde komt op een kostenrekening, een meerwaarde op een opbrengstenrekening. In het handelsverkeer wordt tussen handelaars gebruik gemaakt van wisselbrieven. De trekker van de wisselbrief geeft daarbij opdracht aan de betrokkene om op een bepaalde dag een bepaalde som te betalen. De wisselbrief is een betaalmiddel, maar ook een kredietmiddel want hij kan aan een bank verdisconteerd worden. De bank stelt het geld dan ter beschikking maar rekent er wel kosten voor aan. In de boekhouding worden voor wisselbrieven onder andere de volgende rekeningen gebruikt: 401 TE INNEN WISSELS, 4011 WISSELS TER INCASSO en 4012 WISSELS TER DISCONTO. Aangerekende kosten in verband met wissels worden op een financiële kostenrekening geplaatst. BTW-rekeningen kunnen maandelijks of per kwartaal overgeboekt worden naar rekening 4989 BTW-OVERDRACHT. Het saldo van deze rekening wordt overgeboekt naar 411 TERUG TE VORDEREN BTW of 451 TE BETALEN BTW. Deze twee rekeningen drukken de vordering op of de schuld ten opzichte van de BTW-administratie uit. Hulpstoffen worden op dezelfde manier behandeld als handelsgoederen. Er is een voorraadrekening 31 HULPSTOFFEN en een rekening die bedoeld is om op het einde van het boekjaar de voorraadwijzigingen te boeken: 6091 VOORRAADWIJZIGINGEN VAN HULPSTOF- FEN. Wat je moet kennen en kunnen de nodige boekingen doen in verband met het afzonderen van dubieuze debiteuren en de inning van vorderingen op dubieuze debiteuren; de nodige boekingen doen in verband met het trekken en accepteren, incasseren, verdisconteren en betalen van wisselbrieven; BTW-rekeningen overboeken op een overdrachtrekening en het saldo van deze rekening overboeken op een vordering-/schuldrekening; de aankoop en de voorraadwijziging van hulpstoffen boeken. Opdrachten 6. Journaliseer de volgende verrichtingen: a. Aan klant Emiel Van Avermaet verkopen wij op 12/5/2005 handelsgoederen voor een bedrag van 614,5 euro + 21 procent BTW. Uiterste betaaldatum: 26/5/2005, factuur nummer VF 32 b. Op 14 mei 2005 accepteert onze klant Mia Everaert wissel nummer 43 die wij trokken na een levering van handelsgoederen voor een bedrag van 4 381 euro + 21% BTW. Vervaldag: 14 augustus 2005. c. Wij bieden wissel nummer 43 op 1 juni 2005 ter discontering aan bij de bank. Op 2 juni stort de bank de waarde van wissel nummer 43 op onze bankrekening, discontokosten ten onzen laste: 12,96 euro + 21% BTW. Rekeninguittreksel nr 65. E. Goossens T. Janssens - J. Gils Dubbel boekhouden 87
d. Van Avermaet heeft ondanks verschillende aanmaningen factuur VF 32 nog niet betaald midden augustus. We plaatsen hem op 16/8/2005 bij de dubieuze debiteuren. e. Van de curator krijgen we op 27/10/2005 het bericht dat wij vermoedelijk 250 euro zullen kunnen innen van Van Avermaet. f. Op 15/11/2005 stort de curator van Van Avermaet 265 euro op onze bankrekening, uittreksel 181. 7. Journaliseer op 31/12/2005 de volgende eindejaarsboekingen: De rekeningen in verband met BTW vertonen de volgende saldi: 4981: 2 563,43 (creditsaldo) 4985: 2 956,78 (debetsaldo) 4986: 104,53 (debetsaldo) Zorg er voor dat de vordering op/de schuld tegenover de BTW-administratie op rekening 411 of 451 terechtkomt. De waarde van de beginvoorraad van hulpstoffen was op 1/1/2005 563,76 euro. De eindvoorraad op 31/12/2005 had een waarde van 420 euro. 88 Dubbel boekhouden E. Goossens T. Janssens J. Gils