Elektronisch voorschrift vanaf 01.01.2017 - FAQ Vanaf 1 januari 2017: - wordt het klassieke papieren voorschrift met 2 barcodes vervangen door een nieuw document bewijs van elektronisch voorschrift (afbeelding hieronder). - wordt het elektronisch voorschrift in de apotheek afgehaald van de Recipe-server door het inscannen van de RID barcode. - Zodra je de aflevering beëindigt, verdwijnt het elektronisch voorschrift van de Recip-e server. Moet je bewijs van elektronisch voorschrift aan de tariferingsdienst bezorgen? Ja, wij adviseren je om het bewijs van elektronisch voorschrift, samen met de papieren voorschriften aan de TD te bezorgen, zodat de tariferingsdienst bv. eventuele tekorten in je tariferingsbestand gemakkelijker kan detecteren. Zeker in de eerste maanden van 2017 vragen we je om alle papieren bewijsstukken aan de TD te bezorgen. De aan te hechten documenten (factuur van zuurstof, attest van diabeteseducator, type E-attesten,... ) voeg je bij het gewone papieren voorschrift of bij het bewijs van elektronisch voorschrift. Wat doe je als de patiënt vraagt om het bewijs van elektronisch voorschrift terug te krijgen? Breng dan zeker je apotheekstempel aan op de barcode van dit bewijs alvorens het terug te geven. Stel dat de patiënt hetzelfde bewijs van elektronisch voorschrift zou aanbieden in een andere apotheek, dan zal de RID-barcode niet meer werken aangezien het voorschrift al 1
werd afgehaald van de Recip-e server. Dankzij jouw stempel op de barcode zal de apotheker meteen weten dat het voorschrift al uitgevoerd is. In een eerste periode raden we aan om in dit geval een kopie van dit bewijs te nemen en dit samen met de voorschriften aan de TD te bezorgen. Wat doe je als je het voorschrift niet kan ophalen omwille van technische problemen? Het RIZIV voorziet een overgangsperiode omdat de real life -testperiode vóór 01.01.2017 veel te kort was. Als je als apotheker omwille van aanhoudend technische problemen geen toegang hebt tot het elektronisch voorschrift op de Recip-e server, dan mag je de geneesmiddelen uitzonderlijk afleveren op basis van de informatie vermeld op het bewijs van elektronisch voorschrift. De gesignaleerde gevallen van overmacht worden vanaf 01.01.2017 gemonitord. Tijdens deze overgangsperiode zal zo n geval van overmacht geen aanleiding geven tot weigering van uitbetaling van de tussenkomst. Een tip Is er een tijdelijk technisch probleem omwille van panne? Dan biedt jouw apotheeksoftware misschien de mogelijkheid om later nog eens te proberen om het elektronisch voorschrift op te halen met de RID-barcode op het papieren bewijs van elektronisch voorschrift. Zeker in geval van overmacht moet je het bewijs van elektronisch voorschrift aan de tariferingsdienst bezorgen samen met de gewone papieren voorschriften. Wat kan je doen als het voorschrift omwille van een technisch probleem niet kan gearchiveerd worden? Ook hiervoor is er een tijdelijke overgangsmaatregel. Je mag dan uitzonderlijk afleveren op basis van de informatie vermeld op het bewijs van elektronisch voorschrift. Dit bewijs moet je aan de tariferingsdienst bezorgen samen met de papieren voorschriften. Tijdens deze overgangsperiode zal zo n geval van overmacht geen aanleiding geven tot weigering van uitbetaling van de tussenkomst. Geldigheid van het elektronisch voorschrift Dezelfde regels als voor een papieren voorschrift zijn van toepassing! Voorlopig blijven de voorschriften in theorie onbeperkt geldig voor uitvoering. Maar, om recht te hebben op terugbetaling, mag de afleverdatum niet later zijn dan het eind van de maand van voorschrijven + 3 maanden (net zoals voor de papieren voorschriften). De voorschrijver kan kiezen voor een aflevering in de toekomst: uitvoerbaar vanaf. Dan blijft het voorschrift geldig voor terugbetaling tot het eind van de 3 de maand volgend op de datum uitvoerbaar vanaf. In dit geval mag je als apotheker niet eerder afleveren dan de datum vermeld als uitvoerbaar vanaf. Kan je nog beslissen een elektronisch voorschrift niet uit te voeren na het te hebben opgehaald? Dat kan, bv. als de specialiteit niet in stock is en de vraag ernaar dringend is. De apotheeksoftware voorziet de mogelijkheid om het elektronisch voorschrift op de Recip-e server terug vrij te geven voor opvraging door een andere apotheker. 2
Kan je bij een elektronisch voorschrift ook uitgestelde afleveringen aanmaken? Net zoals voor papieren voorschriften kan je ook hier uitgestelde afleveringen maken voor één of meer producten. Wat doe je als het voorgeschreven geneesmiddel niet datgene is dat je aflevert? De apotheeksoftware zal voorzien dat de apotheker een elektronische commentaar kan toevoegen, net zoals de commentaar die je nu op het voorschrift schrijft en parafeert. Deze commentaren worden mee opgenomen in het archief van de elektronische voorschriften, zodat ze altijd ter beschikking zijn voor de tarifering of voor de inspectie, net zoals de opmerkingen die je op een papieren voorschrift noteert. Hoe bezorg je de commentaren die je nu op het voorschrift schrijft aan de tariferingsdienst? Men voorziet een elektronische commentaar die mee opgenomen wordt in het elektronisch archief. Dat kan een vrije tekst zijn of een gedefinieerde tekst, zoals: Dringend Aanpassing origineel voorschrift na telefonisch contact met voorschrijver Aanpassing origineel voorschrift in kader van therapietrouw en na akkoord voorschrijver Aanpassing origineel voorschrift in overeenstemming met attest VI en na akkoord voorschrijver Aanpassing origineel voorschrift wegens ontbreken bij leverancier en na akkoord voorschrijver Aanpassing origineel voorschrift wegens ontbreken bij leverancier en dringend Vermelding derdebetaler van toepassing na akkoord voorschrijver Vermelding DC (diabetesconventie) na akkoord voorschrijver Vermelding ZTD (zorgtraject diabetes) na akkoord voorschrijver Vermelding ZTN (zorgtraject chronische nierinsufficiëntie) na akkoord voorschrijver Deze commentaren zijn via het elektronisch archief beschikbaar voor de TD. Magistrale bereidingen op een elektronisch voorschrift. Voorlopig worden magistrale bereidingen onder de vorm van vrije tekst weergegeven. Er werd aan de artsensoftware gevraagd om, van zodra gecodeerde gegevens voor formules en grondstoffen beschikbaar zijn, de gegevens ook gecodeerd door te geven. Wat als een arts nog manuele toevoegingen aanbrengt op het bewijs van elektronisch voorschrift? Zoals vermeld op het bewijs van elektronisch voorschrift zal er geen rekening gehouden worden met manuele toevoegingen op dit document. Moet bij een elektronisch voorschrift de dosis van verdovende middelen voluit vermeld zijn door de arts? Het voordeel van de beveiliging van elektronische voorschriften is dat ze niet meer kunnen vervalst worden. Het voluit schrijven van de dosis en het aantal eenheden voor verdovende middelen of bepaalde psychotrope stoffen vervalt dus bij een elektronisch voorschrift. (FAGG-omzendbrief nr. 626) 3
Kan het voorschrift na uitvoering nog opgevraagd worden op de Recip-e server? Als je het voorschrift hebt uitgevoerd zal dit voorschrift niet langer meer beschikbaar zijn op de Recip-e server voor opvraging door een zorgverstrekker. Moet je de elektronische voorschriften gedurende 10 jaar bewaren? Ja. Net zoals voor de papieren voorschriften geldt, ben je verplicht om de elektronische voorschriften gedurende 10 jaar in de apotheek te bewaren. Vanaf 1 januari 2017 moet je dus alle elektronische originele voorschriften archiveren (niet te verwarren met het afleverregister). Het KB 2009 geeft aan dat deze archivering door de apotheek of via de tariferingsdienst kan gebeuren. Je kan hiervoor een beroep doen op je tariferingsdienst en wellicht heb je ondertussen al het ondertekende mandaat aan je TD bezorgd. Je kan als apotheker ook zelf instaan voor deze wettelijk verplichte archivering van elektronische voorschriften. Maar, dit is technisch niet eenvoudig en brengt bijkomende verantwoordelijkheden met zich mee. Bovendien moet de tariferingsdienst altijd over je elektronische voorschriften beschikken om de afleveringen te mogen factureren aan de verzekeringsinstellingen en dus aan jou te kunnen uitbetalen. Een beveiligd archief van elektronische voorschriften Onze tariferingsdienst heeft, samen met de andere Belgische TD s, de nodige ontwikkelingen gedaan om een archief van elektronische voorschriften mogelijk te maken. Zo kan je voldoen aan de wettelijke verplichting van bewaring van jouw elektronische voorschriften (zowel terugbetaalde als niet-terugbetaalde) gedurende 10 jaar. Deze archivering maakt ook de facturatie van de elektronische voorschriften voor tarifering mogelijk. Hoe kan je als apotheker weten dat de archivering in dit beveiligd archief goed is verlopen? Elk elektronisch voorschrift dat je aflevert, wordt automatisch en meteen na de aflevering opgeslagen in het archief. Dit archief wordt dus gevoed vanuit jouw apotheeksoftware, via de technische oplossing van FarmaFlux (*). De apotheeksoftware zal voorzien dat, op het moment van aanmaak van het tariferingsbestand, jij als apotheker via een waarschuwing geïnformeerd wordt over de elektronische voorschriften die (mogelijks omwille van een panne) niet werden gearchiveerd, en waarvoor dus het risico op niet-terugbetaling reëel is. De apotheeksoftware zal dan de mogelijkheid bieden om de betrokken elektronische voorschriften alsnog te archiveren. (*) FarmaFlux Het archief maakt gebruik van de Farmaflux-infrastructuur. Farmaflux is een overkoepelende organisatie opgericht vanuit de beroepsverenigingen, met als doel de veiligheid en uniformiteit van de gegevensuitwisseling van en naar de apotheken te beheren. Op dit moment biedt Farmaflux volgende diensten: Gedeeld Farmaceutisch Dossier en AssurPharma. Je kan beslissen om alle diensten, geen, één of meerdere diensten van Farmaflux te gebruiken. Dit werkt via het opt-out principe, waarbij je je dus uitschrijft als je een bepaalde dienst niet wil afnemen. 4
Hoe gebeurt de tarifering en facturatie van de elektronische voorschriften? Je bezorgt maandelijks een tariferingsbestand aan de tariferingsdienst. Dit blijft behouden. Het tariferingsbestand is een verzameling van alle afleveringen in derdebetaler die jouw TD voor jou 1X per maand factureert aan de verzekeringsinstellingen. Uiteraard moet de tariferingsdienst voor de tarifering en de facturatie ook over jouw elektronische voorschriften beschikken. Het is immers een wettelijke opdracht van de TD om de aanwezigheid en de geldigheid van de (elektronische) voorschriften te controleren en de overeenstemming met de aflevering (tariferingsbestand) t.o.v. het originele voorschrift te verifiëren. Door de ondertekening van het mandaat voor archivering van apotheekdocumenten in elektronische vorm, verklaar je je akkoord dat de door jou afgehaalde elektronische voorschriften in het beveiligd archief worden geplaatst en dat de TD toegang heeft tot de elektronische voorschriften voor tarifering en facturatie. Het is dan ook zeer belangrijk om je tariferingsdienst te mandateren voor de archivering van jouw elektronische voorschriften. Dat doe je door het mandaat ondertekend aan de TD terug te bezorgen vóór 31 december 2016. Gebeurt dit niet op tijd, dan brengt dit mogelijks de uitbetaling van je voorschriften in het gedrang! Vanaf wanneer zouden alle voorschriften elektronisch opgemaakt worden? Volgens het plan é-gezondheid zouden vanaf 1 januari 2018 alle geneesmiddelen elektronisch moeten voorgeschreven worden. Er zou enkel een uitzondering gemaakt worden in geval van overmacht. Vanaf wanneer zal de patiënt geen papieren document meer ontvangen? Nu is het papieren document nog noodzakelijk o.a. om de RID-barcode in te scannen. Het is de bedoeling van de overheid om op termijn te evolueren naar een systeem gebaseerd op eid-lezing voor het ophalen van de gegevens van het elektronisch voorschrift. Krijgt het RIZIV/mutualiteiten ook inzage in de originele recip-e? Net als bij het papieren voorschrift, blijft het originele voorschrift op de tariferingsdienst. Als de mutualiteiten of de RIZIV-controledienst een voorschrift willen bekijken, moeten ze zich daarvoor tot de TD richten. In de automatische flow wordt via Farmanet enkel aan de landsbonden doorgegeven wat door de afleverende apotheek in het tariferingsbestand werd weggeschreven. Nog technische vragen? Contacteer de helpdesk van éénlijn.be: info@eenlijn.be Nog andere vragen? Contacteer de helpdesk van BAF: info@baf.be of 016 23 88 19. 5