Verslag Bijzondere Algemene Ledenvergadering COC Haaglanden 26 april 2013 Aanwezig: 26 stemgerechtigde leden. Afwezig met bericht: Wim Rueck, Frederik Sachs, Ton van der Meer, Richard Kollaard. 1. Opening door de voorzitter Harry Derksen opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Hij spreekt de hoop uit dat deze vergadering een regulier karakter zal hebben in de goede zin van het woord en een signaal kan afgeven dat onze vereniging weer in rustiger vaarwater terecht is gekomen. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Jan Lutje Schipholt heeft schriftelijk een aantal vragen gesteld aangaande de financiën van de vereniging die wat hem betreft buiten de vergadering met de penningmeester kunnen worden besproken. Verder heeft Jan Lutje Schipholt een stuk ingeleverd aangaande de totstandkoming van een huishoudelijke regelement. Hier wordt in de rondvraag op teruggekomen. 3. Vaststellen agenda Er zijn geen verzoeken tot wijziging van de agenda. 4. Installatie stembureau Maxim van Ooijen heeft zich bereid verklaard op te treden als voorzitter van het stembureau. Peter van Koesveld en Jurgen Schouten worden als leden aan het stembureau toegevoegd. 5. Verslag A.L.V. d.d. 23 mei 2012 en verslag B.A.L.V. d.d. 24 januari 2013 Jan Lutje Schipholt heeft één opmerking bij het verslag van 23 mei 2012 bij punt 7: Accountantsrapport 2011 en verlening decharge penningmeester. Hier kan men lezen dat Wim Rueck de toezegging doet dat de restschuld van 32.000 euro wordt terugbetaald. Verder geen opmerkingen bij de verslagen. 6. Jaarverslag en jaarrekening 2012 COC Haaglanden Gerard van Reijsen vraagt zich af of de Stichting de Roze Stad nog bestaat. Harry meldt dat Wim Rueck 22 april j.l. heeft geprobeerd de Stichting de Roze Stad weer nieuw leven in te blazen. Hij is het enige overgebleven bestuurslid. De bedoeling was om in het najaar van 2013 nog een grote activiteit te organiseren. De gemeente Den Haag heeft de stichting de Roze Stad een subsidie toegezegd van 50.000 euro. Wel onder de voorwaarde dat de stichting daarnaast 100.000 aan sponsorgelden bij elkaar zou krijgen. Dat is niet gelukt. Wim heeft aan het bestuur van COC Haaglanden laten weten dat wat hem betreft zijn rol in de stichting daarmee tot een einde is gekomen. Hij gaat nu stappen ondernemen de stichting op te heffen en het geld zal aan de gemeente worden teruggegeven. Vanuit het gemeentebestuur is aan het bestuur van COC Haaglanden gevraagd of er toch niet iets georganiseerd kan worden. Aan Roxanne van den Berg (algemeen bestuurslid) is verzocht om een verkenning te doen naar de haalbaarheid van een activiteit in deze sfeer. Roxanne licht toe dat een en ander afhankelijk is van de financiële ruimte en de mensen die zich achter dit plan willen scharen. Zij zal zelf niet in het bestuur van de stichting de Roze Stad plaatsnemen. Zij zal wel ondersteuning aanbieden omdat zij een activiteit zoals The Hague Pride wel belangrijk vindt voor Den Haag. De risico s moeten wel zoveel mogelijk beperkt worden. De mensen met wie Roxanne nu praat hebben wel ervaring met een dergelijk evenement. 1 van 5
Peter van Koesveld vraagt of er nog lijken in de kast van de stichting kunnen zitten. Harry antwoordt dat dit aansluit op de vraag van Jan lutje Schipholt. De gemeente Den Haag heeft de 50.000 euro aan de Stichting de Roze Stad verstrekt onder voorwaarde dat COC Haaglanden de resterende schuld van de Roze Stad aan COC Haaglanden (32.000 euro) kwijtschold. Laat duidelijk zijn dat dit niet van harte is gegaan. De beschermingsconstructie die de stichting de Roze Stad had moeten vormen heeft in dat opzicht z n werk niet goed gedaan. Jan Lutje Schipholt merkt op dat de gemeente Den Haag COC Haaglanden daar nooit toe kan dwingen. Harry werpt daar tegenin dat vanuit het oogpunt van het onderhouden van een goede relatie met de gemeente, onze belangrijkste geldschieter, je soms wat water bij de wijn moet doen. Ed de Iongh vraagt zich af hoe in andere gemeenten wordt omgegaan met een Pride. Harry zegt dat hier niet één sjabloon of concept voor is hoe dit georganiseerd en gefinancierd kan worden. De bedoeling is het niet meer als een zelfstandige activiteit te organiseren maar aan te sluiten bij bestaande festivals zoals bijvoorbeeld de Uitmarkt. De risico s zijn dan kleiner en er is meer garantie op publieke aanloop. Roxanne vult aan: hiermee kunnen we ook andere doelgroepen bereiken en zijn we als COC Haaglanden zichtbaarder in de stad. We moeten wel realistisch blijven: het is nog maar kort dag voor de Uitmarkt. Peter van Koesveld vraagt of de financiële risico s bij een nieuwe activiteit nu wel goed zijn afgedekt. Harry zegt dat er altijd gewaakt zal worden dat COC Haaglanden geen financiële risico s zal lopen bij de organisatie van een nieuw festival. Hiervoor zal als dat nodig is een zelfstandige stichting los van COC Haaglanden gebruikt worden. Jan Lutje Schipholt vraagt of er contact is met Barbara van Gelder en haar nieuwe stichting. Roxanne meldt dat Barbara ook in het projectteam voor een nieuwe activiteit zit. Verder geen opmerkingen bij het jaarverslag. Met betrekking tot de jaarrekening meldt Harry dat de accountant in zijn goedkeuring een voorbehoud heeft gemaakt bij het horeca-onderdeel in de vereniging. De daarin aanwezige financiële stromen zijn niet op een dusdanig sluitende manier te organiseren dat hier door de accountant zijn goedkeuring aan kan worden verleend. Desalniettemin heeft het bestuur de procedures daar waar mogelijk aangescherpt. Dit moet leiden tot het verminderen van de hier en daar nog voorkomende kasverschillen. Een 100% waterdicht systeem is hiervoor echter onmogelijk. Dit wordt door de accountant ook erkend. Het bestuur stelt maximale financiële transparantie op prijs en Gerard van Reijsen kan dit van harte ondersteunen. Een vereniging met een maatschappelijke functie die zijn middelen voor een belangrijk deel uit subsidies verkrijgt doet er goed aan ook de financiële stukken openbaar te maken. Verder merkt Gerard op dat het onthouden van de goedkeuring aan het horeca-gedeelte van de vereniging altijd al plaatsvond, ook in de tijden dat het met de horeca in de vereniging wel voorspoedig ging. Dit geld meestal voor elke vrijwilligersorganisatie. Jan Lutje Schipholt vraagt zich af of de organisatiestructuur van COC Leiden en Rotterdam, waarin het gesubsidieerde gedeelte uit de vereniging in een aparte stichting is gezet, geen optie is voor COC Haaglanden. Harry zou hier niet voor zijn. Er is een vorm van vervlochtenheid in COC Haaglanden tussen de taken op het gebied van voorlichting en maatschappelijk werk en de overige activiteiten, waarbij een deel van de kosten van de vereniging doorberekend worden in de subsidies die wij voor voorlichting en maatschappelijk werk ontvangen. Als deze twee van elkaar gescheiden worden kan de situatie ontstaan dat wij een welvarende gesubsidieerde stichting hebben en een failliete vereniging. De suggestie wordt in ieder geval ter harte genomen door het bestuur. Gerard van Reijsen vertelt dat de door Jan geschetste situatie voor 2000 bestond in de vorm van de stichting Trefcentrum HIG-COC waar de subsidie van de gemeente Den Haag naar toe ging en twee participanten die elk zelfstandig activiteiten in het pand organiseerden. Hij vindt het reëel dat alle activiteiten die onder de naam COC Haaglanden georganiseerd worden in verenigingsverband plaatsvinden en dat daar door het bestuur verantwoording voor kan worden afgelegd in de ledenvergadering. 2 van 5
Verder geen opmerkingen bij de jaarrekening. 7. Accountantsrapport 2012 en verlening decharge penningmeester Wim Rueck heeft schriftelijk laten weten dat ten onrechte in het accountantsrapport staat dat Eric Verwaijen twee jaar als ad interim directeur in dienst is geweest. Dat moet één jaar zijn. Verder is Henk van de Wetering niet op 5 november 2012 uit dienst getreden maar op 5 januari 2013. Verder geen opmerkingen bij het rapport. Jan van Leeuwen vraagt of het geen idee is het bestuur als geheel decharge te verlenen. Er is immers geen penningmeester op dit moment. Harry vindt dat de ad interim penningmeester, Wilbert van Diemen, de taak van penningmeester meer dan adequaat heeft vervuld. Decharge van het hele bestuur zou een miskenning betekenen van de rol die Wilbert als penningmeester heeft vervuld. Hij wil daarom vasthouden aan de decharge van de penningmeester. De decharge wordt bij acclamatie verleend. 8. Begroting 2013 en begroting en werkplan 2014 Harry legt uit dat de begroting 2013, zoals gepresenteerd in de vergadering van mei 2012, vanwege gewijzigde omstandigheden niet meer kon worden uitgevoerd. Deze begroting is door het bestuur aangepast aan de nieuwe situatie. Wilbert vertelt dat de aanpassing vooral noodzakelijk werd omdat met ingang van 5 januari 2013 Henk van de Wetering niet langer in dienst van de vereniging is. Zijn ontslagvergoeding is als reorganisatiekosten in de jaarrekening van 2012 terecht gekomen. Dit is o.a. de oorzaak dat over 2012 een tekort is ontstaan van 10.000 euro. Zonder deze reorganisatiekosten zou er een winst van 30.000 euro zijn overgebleven. Er is een trendbreuk opgetreden in de steeds verder teruglopende barinkomsten van de laatste jaren. Dit is met name te danken aan het succes van het middag café, de Zilveruitjes en een aantal incidentele activiteiten. Wilbert wil daar speciaal de betrokken vrijwilligers voor bedanken. Het bestuur heeft met de gemeente overlegd of dit jaar (2013) gebruikt kan worden om een aantal achterstallige onderhoudswerkzaamheden uit te voeren zonder dat de begroting hierdoor wordt overschreden. De gemeente heeft hier positief op gereageerd mede vanwege de reorganisaties die zijn doorgevoerd om tot een sluitende begroting te komen. Het bestuur wil nog duidelijkheid krijgen over de eisen die de gemeente stelt aan de besteding van de subsidie. Nu wordt er alleen de eis gesteld dat we minimaal 150 voorlichtingen geven op Haagse scholen en de subsidie besteden aan maatschappelijke dienstverlening. Gerard van Reijsen vraagt wat de vermogenspositie van de vereniging op dit moment is. Harry: wij hebben een beperkt vermogen dat voor het grootste deel vast ligt in ons pand. In de vorm van een stille reserve. Het pand staat op een restwaarde van zo n 10% van de WOZwaarde in de boeken. Er wordt niet meer op afgeschreven. Wilbert: de reserve die we op 31 december 2012 hadden bestaat voor het grootste deel uit een tegoed dat we bij de gemeente hebben. Er wordt een bedrag ter hoogte van 10% van de subsidie ingehouden, dat pas uitgekeerd wordt op het moment dat de gemeente de jaarrekening heeft goedgekeurd. Daarnaast krijgen we zo n 6000 euro van de belastingdienst terug aan vooruitbetaalde BTW. Dat geld stond op 1 januari dus niet op de rekening. De schulden bestonden uit een bedrag dat we terug moeten betalen aan de gemeente wegens de onterecht ontvangen subsidie voor de ID-baan van de assistent beheerder; de nog te betalen pensioenpremie van de ad-interim directeur en de voorziening die is getroffen voor de ontslagvergoeding aan de directeur waar we op 5 januari 2013 afscheid van genomen hebben. Wilbert vindt het totaal ontbreken van een reserve zorgelijk. Onderhoudswerkzaamheden kunnen niet uitgevoerd worden. De maandelijkse subsidie stortingen maken het mogelijk de lopende rekeningen en de salarissen te betalen, maar onvoorziene uitgaven zullen zonder reserve een probleem vormen. Harry: in de aangepaste begroting staan nu uitgaven die de bedoeling hebben te investeren in het pand. Daarmee hopen we een trend te zetten naar een gezondere basis voor onze 3 van 5
financiële positie. Het pand is niet te koop en zal de komende jaren maximaal worden ingezet voor het gebruik van onze activiteiten. Jan Lutje Schipholt: is wel eens overwogen naar een andere bank over te stappen? Op dit moment is er geen reden om een krediet aan te vragen, maar de ervaring van Jan is dat ABN- AMRO meer genegen is een krediet te verstrekken dan onze bank, de ING. Harry: als we twee jaar geleden een soepele bank hadden gehad, zaten we nu misschien met een hypotheek of een schuld. Nu hebben we de tering naar de nering moeten zetten en zijn onze financiën op orde zonder dat hier een schuld bij is gekomen. Sabbah: wij zitten nu in vergelijking met andere COC verenigingen in een luxe positie met een eigen pand. Wij willen dat graag zo houden. Jan: feit blijft dat we nu wellicht geld nodig hebben voor reparaties welke niet uit de exploitatie betaald kunnen worden. Er is een betrokken lid dat bereid is een lening te verstrekken als dat nodig mocht zijn. Tot op dit moment hebben wij hier geen gebruik van hoeven te maken. Peter van Koesveld: ik zie nog steeds een bedrag in de begroting staan voor de Meltingpot. Betekent dit dat het bestuur er nog steeds vertrouwen in heeft dat deze activiteit door gaat? Harry: nee. De caféruimte is niet geschikt om een succesvolle Meltingpot te draaien. We gaan ons eerst richten op het opknappen van deze ruimte. Een enthousiaste vrijwilliger is bereid gevonden een plan te maken voor de disco-ruimte, het geluid en de verlichting. De voorzitter hanteert de kwast. Er waren ook twee enthousiaste jonge mensen die grootse plannen hadden maar hun rol niet konden waarmaken. Nadat de ruimte beneden is opgeknapt zal er pas met een nieuwe activiteit gestart worden. Dat kan de Meltingpot worden maar ook een ander concept. Verder zijn er geen opmerkingen. De begroting 2013 en 2014 worden door de vergadering aanvaard. 9. Benoeming lid van verdienste Het bestuur heeft gemeend drie leden te benoemen tot lid van verdienste: Gerard van Reijsen, Alexander Ernst en Marcel Staal. Zie voor de teksten die door de voorzitter zijn uitgesproken de bijlagen. De ledenvergadering stemt in met de benoeming. Gerard, Alexander en Marcel ontvangen een certificaat. Gerard: ik waardeer het heel erg dat het bestuur alsnog heeft besloten gehoor te geven aan het besluit van de Algemene Ledenvergadering in 2005. Ik heb indertijd met veel plezier en inzet als penningmeester en bestuurslid gewerkt. Ik steek jullie graag een hart onder de riem. Veel van de financiële problemen waar jullie nu mee te maken hebben hadden wij destijds ook. Het is uiteindelijk gelukt om daar uit te komen. Er was indertijd veel mogelijk met de gemeente. Ik zou het bestuur willen suggereren die lijn weer op te pakken. Jullie hebben daar al een aanzet voor gegeven en ik wens jullie daar veel succes bij. Hartelijk dank voor de benoeming. 10. Verkiezing penningmeester De inspanningen van het bestuur om te komen tot de aanstelling van een nieuwe penningmeester hebben geleid tot de kandidaatstelling van Bert Omvlee. Bert draait al twee maanden mee aan de financiële kant van onze vereniging en kent inmiddels alle ins en outs. Bert introduceert zichzelf aan de vergadering. Hij belooft de vergadering een saai persoon te zijn. Althans waar het de financiën aan gaat. Hij zal deze saaiheid proberen te koppelen aan degelijkheid. Maxim licht toe dat een penningmeester in functie wordt gekozen voor een periode van twee jaar. 4 van 5
11. Rondvraag Wim Coene (werkgroep Zilver): veel bezoekers van de Zilveruitjes maakten gebruik van de verwijderde rode banken die stonden tussen het café en de dansvloer. Zij vragen zich af of deze banken nog terugkomen. Harry: er komt wel een bank terug, maar niet deze bank. Geef ons even de tijd om hier aan te werken. Kees van Beek (werkgroep Bar): is Orpheus nu wel of niet een werkgroep van COC Haaglanden? Harry: het is geen werkgroep van COC Haaglanden. Zij maken gebruik van ons pand. Jan Lutje Schipholt (La Vie en Rose): brengt in herinnering dat zijn punt met betrekking tot een huishoudelijk regelement bij de rondvraag zou worden behandeld. Harry: Jan heeft het bestuur erop gewezen dat de statuten voorzien in een huishoudelijk regelement. Een dergelijk regelement is nog nooit formeel vastgesteld. Jan heeft een proeve van een huishoudelijk regelement aan ons toegestuurd. Harry zegt toe dat het bestuur daar in de volgende ledenvergadering op zal terugkomen. Jurgen Schouten: hoeveel heeft de acceptgiro-actie opgebracht? Wilbert: deze actie heeft ruim 3000 euro opgebracht, dat besteed wordt aan ons foldermateriaal en aan de restyling van de caféruimte. Gerard van Reijsen: in welke verhouding wordt het lidmaatschapsgeld nu verdeeld tussen COC Haaglanden en COC Nederland? Wilbert: deze verdeling heeft zich ten gunste van COC Haaglanden ontwikkeld. O.a. omdat het landelijke solidariteitsfonds is opgeheven en de resterende gelden daarin naar rato over de COC verenigingen in het land zijn verdeeld. Jurgen Schouten: Ik ben blij dat het bestuur weer actief betrokken is bij landelijke ledenvergaderingen. Is het de bedoeling dit uit te bouwen en de leden er wat meer bij te betrekken? Harry: als je terugkijkt naar de afgelopen jaren moet je constateren dat COC Haaglanden een wat in zichzelf gekeerde vereniging is geworden en ons niet erg naar buiten hebben gericht. Dat is kwaliteitsverlies. Het bestuur wil de banden aan halen met andere COC verenigingen zoals Leiden en Rotterdam maar ook met COC Nederland. Ook omdat daar erg veel kennis zit, waar we gebruik van willen en kunnen maken. Het antwoord is dus Ja. Sabbah vult nog aan dat als iemand iets heeft dat van belang is voor het landelijk COC Sabbah en Harry hier open voor staan om daar iets mee te doen. 10. Uitslag verkiezingen Er zijn 26 stemgerechtigde leden aanwezig. Er zijn 26 stembiljetten ingeleverd bij het stembureau allemaal geldig. 25 voor stemmen zijn uitgebracht en 1 blanco. Bert Omvlee is benoemd tot penningmeester van COC Haaglanden. 12. Sluiting vergadering Harry bedankt iedereen voor zijn of haar komst en nodigt iedereen uit beneden in het café samen een drankje te drinken. 5 van 5