FUNCTIEDOCUMENT CONTEXT De afdeling Planning & Control richt zich op de effectieve en efficiënte uitvoering van planning & controlcyclus governance, financiering & treasury en risicomanagement. De medewerker planning & control is verantwoordelijk voor organisatiecontrol, procescontrol (AO en IC) en projectcontrol. Een medewerker planning en control zal delen van die taken combineren met accenten op een van de drie onderdelen. ORGANISATIE Ressorteert onder : Geeft leiding aan : Controller niet van toepassing. RESULTAATGEBIEDEN Verantwoordelijkheidsgebied Resultaat-indicatoren Organisatiecontrol A. Controlcyclus en managementrapportages. - inzicht in realisaties uit het verleden; - realistische vertaling van plannen in kengetallen en indicatoren; - tijdige oplevering van gevraagde informatie; - gedragen adviezen; - betrouwbaarheid (volledig, tijdig, juist); - inzicht in afwijkingen van planning/begroting; B. Kaders, doelstellingen en normen. - relevantie en realiteitsgehalte van kaders, normen, doelstellingen, kengetallen; - effectiviteit en bruikbaarheid ervan voor de sturing en beheersing van de organisatie. C. Governance - betrouwbaarheid (volledig, tijdig, juist) - inzicht in externe ontwikkelingen - integriteit D. Financiering en treasury E. Risicomanagement - betrouwbaarheid (volledig, tijdig, juist) - risicohouding - actualiteit - monitoring Procescontrol F. Interne controle en bedrijfseconomische en financiële analyses. - inzicht in efficiency en effectiviteit van de bedrijfsprocessen; - inzicht in (de mate waarin) bedrijfsprocessen voldoen aan kaders, normen en beleid; - effectiviteit en uitvoerbaarheid van verbeter voorstellen. medewerker planning & control/1
G. Vastlegging en beheer van de bedrijfsprocessen - betrouwbaarheid (volledig, tijdig en juist); - eenduidigheid en toepasbaarheid; - actualiteit (de beschrijvingen zijn "bij"). Projectcontrol H. Projectcontrol - betrouwbaarheid (volledig, tijdig, juist) - inzicht in externe en interne ontwikkelingen Algemeen I. Functioneel beheer - efficiënt en optimaal gebruiken van bestaande functionaliteiten; - tijdige signalering praktijkproblemen en wenselijke functionaliteiten. J. Algemeen - bijdrage aan en inzet voor realisatie organisatie- en teamdoelstellingen en kernwaarden - inzet voor leveren verbetering medewerker planning & control/2
KERNTAKEN Organisatiecontrol A. Controlcyclus en managementrapportages: - toetstde (concept-)begrotingen (incl. Dpi) en jaarstukken (incl. Dvi) van stichting Thuisvester en haar deelnemingen aan beleid, regelgeving, normen, doelstellingen, kaders etc. - signaleert en verklaart afwijkingen, doet voorstellen voor advies aan de controller over bijstellingen, herzieningen; - stelt op en redigeert juiste, volledige en tijdige (financiële) maand- en kwartaalrapportages en levert input voor verbetervoorstellen daarover; - toetst rapportages aan beleidskaders, regelgeving, doelstellingen normen en analyseert afwijkingen ervan; - leveren van input voor adviesvoorstellen aan het management over bijsturing. B. Kaders, doelstellingen en normen - levert input voor voor het vaststellen van kaders, doelstellingen en (financiele) normen (zoals kritische succesfactoren, prestatie-indicatoren en kengetallen) voor de monitoring en beheersing van bedrijfsprocessen, investeringsvoorstellen, begrotingen en prognoses en projecten; in overleg met betrokken leidinggevenden en medewerkers en voert besluiten door; - beoordeelt nieuwe wet- en regelgeving en begeleidt de invoering in overleg met leidinggevenden en betrokken medewerkers ( compliance ); C. Governance - ziet toe op de toepassing van governance-aspecten van Thuisvester (gedrags- en branchecode, statuten, reglementen, etc.) inclusief tussentijdse beoordeling en verbetering; - levert input aan de controller over de compliance m.b.t. de governance-aspecten. D. Financiering en Treasury - beheer van het treasurystatuut; - ziet toe op financieringstransacties; - stelt de kasstroomplanning (maandelijks en voortschrijdend) op en actualiseert deze; - rapporteert over de realisatie van de kasstromen en doet voorstellen aan de controller over bijstellingen. E. Risicomanagement - levert input over de ontwikkeling van het integrale risicomanagementinstrumentarium voor de organisatie en een bijdrage aan de implementatie ervan; - monitort en beheert het risicomanagementinstrumentarium. Procescontrol F. Interne controle en bedrijfseconomische en financiële analyse: - zet interne controles binnen het vastgestelde IC-programma en in overleg met de externe accountant op, voert deze uit en stelt een rapportage op; - voert procescontrols uit gericht op de werking van de bedrijfsprocessen en voert specifieke audits op projecten uit; - maakt en begeleidt het proces om te komen tot periodieke gestandaardiseerde managementrapportages en analyseert deze; - participeert in de ontwikkeling van de ICT-systemen en het functioneel beheer; - rapporteert bevindingen en doet voorstellen voor de verbetering van de bedrijfsprocessen, adviseren van het management; medewerker planning & control/3
- voert interne controle uit op autorisaties en procuratie; beheert het geheel van autorisaties en procuraties en de module van Documentgoedkeuring in het ERP systeem Empire - voert gerichte bedrijfseconomische en financiële analyses uit, in afstemming met de controller; G. Vastlegging en beheer van de bedrijfsprocessen: - analyseert en beschrijft bedrijfsprocessen, in afstemming met betrokken leidinggevenden en medewerkers; - inventariseeert mogelijke (financiële) risico s in de bedrijfsvoering en levert input voor de aanscherping van procedures/aanvullende interne controle-mechanismen; - legt de procesbeschrijvingen vast en houdt deze actueel. Projectcontrol H. Projectcontrol - doet voorbereidende toets op projectvoorstellen voor vastgoedinvesteringen nieuwbouw en onderhoud aan kaders, beleid, wetgeving, doelstellingen, plausabiliteit en normen en rapporteert aan de controller; - toetst risicobeoordelingen van individuele projecten en de totale projectenportefeuille; - beheert en levert input voor de ontwikkeling van het risicomodel voor vastgoedinvesteringsprojecten. Algemeen I. Functioneel beheer - bewaakt het functioneren van de toegewezen modules van geautomatiseerde systemen, signaleert niet correct werkende of wenselijke nieuwe functionaliteiten en het optimaliseert de benutting van het systeem; - beheert gebruikersdocumentatie, werkinstructies en procedurebeschrijvingen; - voert gebruikerstesten uit van nieuwe versies van pakketten; - instrueert en assisteert de gebruikers van de systemen in de dagelijkse praktijk. J. Algemeen - draagt in algemene zin bij aan realisatie van organisatiedoelstellingen, cultuur en kernwaarden van Thuisvester; - draagt bij aan een uniforme wijze van werken; - vervangt en ondersteunt collega s; - levert gevraagd en ongevraagd informatie aan en levert een constructieve bijdrage aan het team en de organisatie; - signaleert verbeterpunten en doet voorstellen, participeert in afdelingsoverstijgende werkzaamheden. medewerker planning & control/4
Bijlage Specifieke kennis & vaardigheden - Kennis van en ervaring met P&C, aangevuld met accountancy - Kennis en ervaring met governance, treasury, risicomanagement en vastgoedontwikkeling Competenties Organisatiecompetenties Competentie Niveau Integriteit 3 Klantoriëntatie 3 Samenwerking 3 Ondernemerschap 2 Functiecompetenties Competentie Niveau Analytisch vermogen 3 Mondelinge communicatie 2 Resultaatgerichtheid 3 medewerker planning & control/5