FUNCTIONEREN EVALUEREN CLB van het GO! Procedure goedgekeurd dd. 12.11.2007
INLEIDING De Raad van de Directeurs van de CLB van het GO! (RADI) heeft gezamenlijk functiebeschrijvingen ontwikkeld (werkgroep functiebeschrijvingen 1 ). De bedoeling van de RADI was zo eenvoudig mogelijke en voor de 24 centra geldende beschrijvingen uit te werken. De algemene en disciplinegebonden functiebeschrijvingen, de functiebeschrijving van coördinator en de functiebeschrijving van de medewerker belast met de interculturele opdracht werden onderhandeld en goedgekeurd in een gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de basiscomités van de CLB, respectievelijk dd. 29.08.2005, dd. 11.09.2006 en dd. 12.11.2007. Ze gelden voor alle CLB van het GO!, met uitzondering van CLB Brussel. De functiebeschrijving van directeur en de centrumgebonden taken werden onderhandeld en goedgekeurd tijdens een gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de tussencomités van de scholengroepen die een CLB organiseren dd. 11.09.2006 en dd. 12.11.2007. De centrumgebonden taken gelden voor alle CLB van het GO!, met uitzondering van CLB Brussel. De functiebeschrijving van directeur geldt voor alle CLB van het GO!, met uitzondering van CLB Brussel en CLB Rivierenland Boom. De werkgroep heeft eveneens een procedure en bijbehorende instrumenten voor functioneren en evalueren uitgewerkt. Opnieuw werd gestreefd naar documenten die eenvoudig te hanteren zijn en voor al onze centra in het GO! gelden. De procedure en het volledige instrumentarium werden onderhandeld en goedgekeurd tijdens een gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de tussencomités van de scholengroepen die een CLB organiseren dd. 12.11.2007. De procedure en het bijbehorende instrumentarium gelden voor alle CLB van het GO!, met uitzondering van CLB Brussel. Deze bundel geeft op het vlak van functioneren en evalueren een overzicht van het wettelijk kader en het ontwikkelde instrumentarium. Vermits evalueren enkel mogelijk is wanneer een functiebeschrijving opgemaakt werd en een functiebeschrijving enkel verplicht is voor de personeelsleden die voor meer dan 104 dagen aangesteld worden, wordt in de tekst enkel gesproken over evalueren. Het decreet dd. 13.07.2007 houdende dringende maatregelen met betrekking tot functiebeschrijving en evaluatie in het onderwijs brengt een aantal wijzigingen aan aan het decreet dd. 27.03.1991 betreffende de rechtspositie van bepaalde personeelsleden van het gemeenschapsonderwijs. Bij het opmaken van de procedure en het ontwikkelen van het instrumentarium werd uitgegaan van de bepalingen van dit decreet. 1 samenstelling: afgevaardigden namens de RADI en namens de syndicale organisaties RADI functioneren en evalueren versie dd. 13.11.2007 2
In de toekomst zullen de procedure en het instrumentarium getoetst en indien nodig aangepast worden aan het waarderingskader van de onderwijsinspectie (momenteel nog in volle ontwikkeling), zodat het individuele CLB tijdens de doorlichting zonder problemen kan aantonen dat invulling gegeven wordt aan dat waarderingskader. Opgesteld op dd. 12.04.2007 en bijgestuurd dd. 20.06.2007, 23.08.2007, 17.10.2007, 12.11.2007 en 13.11.2007. Namens de werkgroep functiebeschrijvingen Sonya MAURISSEN RADI functioneren en evalueren versie dd. 13.11.2007 3
INHOUDSTAFEL 0. Wettelijk kader... 5 0.1. Functioneren... 5 0.1.1. Disciplineoverschrijdende en disciplinegebonden functiebeschrijving... 5 0.1.2. Geïndividualiseerde functiebeschrijving... 5 0.2. Evalueren... 6 1. Evaluatoren... 6 1.1. Rol 1 ste en 2 de evaluator... 6 1.2. Aanduiden 2 de evaluator... 7 2. Instrumentarium... 7 2.1. Algemeen... 7 2.2. Functioneren... 7 2.2.1. Functiebeschrijvingen... 7 2.2.2. Functioneren... 8 2.3. Evalueren... 9 2.3.1. Evaluatie (van competenties en attitudes) per discipline... 9 2.3.2. Evaluatiefiche... 9 2.3.3. Commentaarfiche...10 2.4. Verslag 2de evaluator...10 3. Tijdspad...10 4. Bronnen... 11 5. Bijlagen... 11 5.1. Deel 1...11 5.2. Deel 2...11 RADI functioneren en evalueren versie dd. 13.11.2007 4
0. Wettelijk kader Binnen het gehele traject krijgt elk personeelslid twee evaluatoren, de directeur van het CLB is de eerste evaluator. Hij duidt de tweede evaluator aan. Deze is ook aangesteld in een bevorderingsambt (directeur) of een lid van de raad van bestuur van de scholengroep. De taken van de tweede evaluator mogen geen afbreuk doen aan de rol van de eerste evaluator. De tweede evaluator kan nooit in de plaats treden van de eerste evaluator en kan dus nooit alleen een functionerings- of evaluatiegesprek voeren met het te evalueren personeelslid. Hij kan advies uitbrengen maar de uiteindelijke beslissing van de eerste evaluator niet wijzigen. 0.1. Functioneren Een personeelslid heeft per ambt en per instelling één geïndividualiseerde functiebeschrijving. Deze wordt, in onderling overleg met het personeelslid, opgemaakt vanuit de disciplineoverschrijdende en disciplinegebonden functiebeschrijving, en vanuit de centrumgebonden taken. Ze volgt de algemene principes die door de scholengroep worden vastgelegd. 0.1.1. Disciplineoverschrijdende en disciplinegebonden functiebeschrijving De disciplineoverschrijdende en disciplinegebonden functiebeschrijvingen zijn verplicht voor alle personeelsleden die voor meer dan 104 dagen aangesteld zijn. Voor de tijdelijke personeelsleden die voor een kortere periode aangesteld worden, kan de directeur beslissen om al dan niet een functiebeschrijving op te stellen. De algemene afspraken worden onderhandeld in het tussencomité van de scholengroep. 0.1.2. Geïndividualiseerde functiebeschrijving Het personeelslid en zijn/haar 1 ste evaluator leggen een geïndividualiseerde functiebeschrijving vast, rekening houdend met de algemene afspraken. De geïndividualiseerde functiebeschrijving omvat: - taken en instellingsgebonden opdrachten van het personeelslid; - de wijze waarop het personeelslid de taken en opdrachten zal uitvoeren; - instellingsspecifieke doelstellingen; - persoons- en ontwikkelingsgerichte doelstellingen, op basis van de afspraken op het einde van de vorige evaluatieperiode; - rechten en plichten inzake permanente vorming en nascholing. Voor instellingsgebonden taken werd met de syndicale organisaties overeengekomen (gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de basiscomités van de CLB dd. 11.09.2006) dat ofwel omkadering vrijgemaakt wordt RADI functioneren en evalueren versie dd. 13.11.2007 5
ofwel een billijke spreiding over de personeelsleden gerealiseerd wordt. De instellingsgebonden taken zijn al dan niet gericht op de ondersteuning van het beleid. Ze behoren niet tot het normale takenpakket en zijn ten gunste van het ganse CLB. 0.2. Evalueren De evaluatie is minimaal om de vier jaar verplicht voor alle personeelsleden en is niet mogelijk voor de personeelsleden voor wie geen functiebeschrijving opgemaakt werd. De afspraken inzake evaluatie worden vastgelegd door de raad van bestuur en worden onderhandeld in het tussencomité van de scholengroep. In het evaluatieverslag wordt, op basis van de overeengekomen geïndividualiseerde functiebeschrijving, het volledige functioneren van het personeelslid beschreven. 1. Evaluatoren 1.1. Rol 1 ste en 2 de evaluator 1 ste evaluator Het is de taak van de eerste evaluator om samen met het personeelslid een geïndividualiseerde functiebeschrijving op te maken op basis van de disciplineoverschrijdende en disciplinegebonden functiebeschrijvingen en de centrumgebonden taken. Als het personeelslid en de eerste evaluator niet tot een consensus komen inzake de geïndividualiseerde functiebeschrijving, is het de raad van bestuur van de scholengroep die een beslissing neemt. De eerste evaluator voert het evaluatiegesprek met het personeelslid en stelt het evaluatieverslag op. 2 de evaluator Voor het afhandelen van de procedure is de tweede evaluator kwaliteitsbewaker beleidsondersteuner. Tijdens elke fase van de procedure is de tweede evaluator beschikbaar: de tweede evaluator kan op elk moment in de procedure worden aangesproken door het personeelslid en de eerste evaluator. Het kan gaan van vragen om overleg over ondersteuning tot het bijwonen van en mee participeren in functionerings- en evaluatiegesprekken. De tweede evaluator moet dan ook op elk moment in de procedure voor elk van de partijen bereikbaar zijn. Naar aanleiding van zijn tussenkomst kan de tweede evaluator een advies formuleren. Hij brengt schriftelijk verslag uit van zijn tussenkomst. De tweede evaluator krijgt een kopie van het evaluatieverslag, ter kennisgeving, nadat het personeelslid het verslag ter kennisneming heeft ondertekend. RADI functioneren en evalueren versie dd. 13.11.2007 6
1.2. Aanduiden 2 de evaluator De tweede evaluator wordt aangeduid door de directeur van het CLB. In overleg met de syndicale delegaties (gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de tussencomités van de scholengroepen die een CLB organiseren dd. 12.11.2007) werd overeengekomen dat de directeur van het CLB de 2 de evaluator aanduidt binnen de scholengroep (inrichtende macht). Indien de 2 de evaluator een lid is van de raad van bestuur van de scholengroep kan deze niet betrokken worden wanneer een procedure opgestart wordt na een evaluatie met onvoldoende als eindconclusie. 2. Instrumentarium 2.1. Algemeen Ontwikkelde documenten: - functionerings- en evaluatiecirkel. De functionerings- en evaluatiecirkel geeft het gevolgde traject aan. De eerste evaluator geeft een chronologisch overzicht van de gevoerde gesprekken. Voor elk gesprek duidt de eerste evaluator de aard van het gesprek aan en de betrokkenen. Er wordt eveneens verwezen naar de documenten die tijdens het gesprek gehanteerd worden. Het traject dat in dit en de andere documenten aangegeven wordt, is een traject dat loopt over 4 schooljaren. Dezelfde documenten kunnen voor tijdelijke personeelsleden ook gebruikt worden binnen een periode van één schooljaar. De functionerings- en evaluatiecirkel kan beschouwd worden als dossiermap. Het document werd onderhandeld en goedgekeurd tijdens een gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de tussencomités van de scholengroepen die een CLB organiseren, georganiseerd door het GO! dd. 12.11.2007. 2.2. Functioneren 2.2.1. Functiebeschrijvingen Volgende instrumenten werden ontwikkeld: - disciplineoverschrijdende functiebeschrijving; - disciplinegebonden functiebeschrijvingen; - centrumgebonden taken. De disciplineoverschrijdende functiebeschrijving omvat een oplijsting van algemene taken, competenties en attitudes. De disciplinegebonden functiebeschrijvingen geven RADI functioneren en evalueren versie dd. 13.11.2007 7
een overzicht van algemene en specifieke taken, aangevuld met specifieke competenties. De beschrijving van de centrumgebonden taken geeft een totaal overzicht van taken ter ondersteuning van de totale werking van het centrum. De geïndividualiseerde functiebeschrijving wordt vastgelegd in overleg met het betrokken personeelslid. Afhankelijk van de opdracht zullen de ontwikkelde functiebeschrijvingen geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn. De algemene en disciplinegebonden functiebeschrijvingen, de functiebeschrijving van coördinator en de functiebeschrijving van de medewerker belast met de interculturele opdracht werden onderhandeld en goedgekeurd in een gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de basiscomités van de CLB, respectievelijk dd. 29.08.2005, dd. 11.09.2006 en dd. 12.11.2007. De functiebeschrijving van directeur en de centrumgebonden taken werden onderhandeld en goedgekeurd tijdens een gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de tussencomités van de scholengroepen die een CLB organiseren dd. 11.09.2006 en dd. 12.11.2007. 2.2.2. Functioneren Het document functioneren geeft de verschillende gesprekken m.b.t. het functioneren van het personeelslid weer. Het document bestaat uit drie delen, m.n. het planningsgesprek, het voortgangsgesprek en het zelfevaluatiegesprek. - In het planningsgesprek wordt de functiebeschrijving vastgelegd en worden afspraken gemaakt tussen het personeelslid en de 1 ste evaluator m.b.t. het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) en het persoonlijk actieplan (PAP) van het personeelslid. Het POP beoogt de maximale ontplooiing van de werknemer, afgestemd op de doelstellingen van het centrum. De individuele doelstellingen van het personeelslid worden geconcretiseerd in het PAP. - Het voortgangsgesprek begeleidt, indien nodig/gewenst, het personeelslid in zijn/haar functie. Het gesprek kan plaatsvinden op vraag van de 1 ste evaluator of op initiatief van het betrokken personeelslid. - In het evaluatiegesprek wordt het functioneren van het personeelslid op basis van de eerder gemaakte afspraken besproken. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van het document functioneren, maar ook van de documenten inzake evaluatie (zie verder). Binnen het luik functioneren bieden we de mogelijkheid om het evaluatiegesprek positief te benaderen door de scores als een groeimodel te bekijken. Op het document kan eenvoudig aangekruist worden vanuit welke invalshoek, evaluatie of ontwikkeling, het evaluatiegesprek gevoerd wordt. Het document werd onderhandeld en goedgekeurd tijdens een gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de tussencomités van de scholengroepen die een CLB organiseren dd. 12.11.2007. RADI functioneren en evalueren versie dd. 13.11.2007 8
2.3. Evalueren Volgende documenten werden ontwikkeld: - evaluatie per discipline; - evaluatie van competenties en attitudes per discipline; - evaluatiefiche; - commentaarfiche. 2.3.1. Evaluatie (van competenties en attitudes) per discipline Voor elke discipline zijn er documenten voor evaluatie op basis van de functiebeschrijvingen. Per item kan een score van 1 tot 5 gegeven worden door de eerste evaluator. De evaluatie omvat de disciplineoverschrijdende, de disciplinegebonden en de centrumgebonden taken. Een aparte fiche voor competenties en attitudes wordt toegevoegd aan het instrument. Deze documenten kunnen eveneens aangewend worden voor zelfevaluatie door het betrokken personeelslid of als initiële evaluatie, zonder eindscores, ter voorbereiding van het functioneringsgesprek. De zelfevaluatie door het personeelslid telt in geen geval mee voor de evaluatie en wordt niet toegevoegd aan het evaluatiedossier. We bieden de mogelijkheid om ook de evaluatie positief te benaderen door de scores als een groeimodel te bekijken. Op het document kan eenvoudig aangeduid worden vanuit welke invalshoek, evaluatie of ontwikkeling, de evaluatie opgevat wordt. Het document werd onderhandeld en goedgekeurd tijdens een gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de tussencomités van de scholengroepen die een CLB organiseren dd. 12.11.2007. 2.3.2. Evaluatiefiche Op de evaluatiefiche duidt de 1 ste evaluator de eindconclusie van de gehele evaluatie aan. Hier werden de wettelijk vereiste conclusies voldoende en onvoldoende vermeld. Op de achterzijde van de fiche is ruimte om een onvoldoende te motiveren. Een kwalitatieve beschrijving is hier noodzakelijk. Overeenkomstig het decreet betreffende de rechtspositie van bepaalde personeelsleden van het gemeenschapsonderwijs, dd. 27.03.2007 (art 73septiesdecies 5) kunnen personeelsleden beroep aantekenen tegen de eindconclusie van de evaluatie. Van zodra het adres waar het beroep ingediend moet worden bekend is, wordt dit toegevoegd aan de documenten. Het document werd onderhandeld en goedgekeurd tijdens een gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de tussencomités van de scholengroepen die een CLB organiseren dd. 12.11.2007. RADI functioneren en evalueren versie dd. 13.11.2007 9
2.3.3. Commentaarfiche De commentaarfiche laat de 1 ste evaluator de mogelijkheid om toelichting te geven bij de scores aangeduid op de documenten voor functioneren of evaluatie. Ook het betrokken personeelslid kan van dit document gebruik maken om te reageren op de scores. Uiteraard kan een schriftelijke reactie ook via een persoonlijke nota toegevoegd worden. Het document werd onderhandeld en goedgekeurd tijdens een gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de tussencomités van de scholengroepen die een CLB organiseren dd. 12.11.2007. 2.4. Verslag 2de evaluator Wanneer de 2 de evaluator actief betrokken wordt in het traject functioneren en evalueren wordt door hem een schriftelijk verslag opgemaakt van de tussenkomst. Indien nodig kan hier een advies geformuleerd worden. Tijdens een gezamenlijke vergadering van het tussencomité van het centrale niveau met de tussencomités van de scholengroepen die een CLB organiseren dd. 12.11.2007 werd door de syndicale delegaties gevraagd een fiche voor het verslag van de tweede evaluator toe te voegen conform de commentaarfiche. 3. Tijdspad Van zodra het instrumentarium goedgekeurd is, zal gestart worden met de implementatie ervan in de centra. In het afgesproken tijdspad zijn ook evaluatiemomenten opgenomen ten aanzien van (het gebruik van) de ontwikkelde instrumenten. 2007-2008 De tijdelijke personeelsleden met een aanstelling van meer dan 104 dagen (niet TADD) doorlopen dit schooljaar nog het volledige traject. Concreet betekent dit dat de geïndividualiseerde functiebeschrijving opgemaakt wordt, indien nodig/gewenst, het voortgangsgesprek gepland wordt (zie ook document functioneren ) en vóór 30 april, een evaluatiegesprek plaatsvindt. Met de nieuwe medewerkers, met een aanstelling van meer dan 104 dagen, wordt een geïndividualiseerde functiebeschrijving opgemaakt vóór de effectieve aanstelling. Voor de directeurs en de 2 de evaluatoren wordt een studiedag gepland waarop het wettelijke kader en het volledige goedgekeurde instrumentarium aan bod zullen komen. RADI functioneren en evalueren versie dd. 13.11.2007 10
2008-2011 Met de nieuwe medewerkers wordt een geïndividualiseerde functiebeschrijving opgemaakt vóór de effectieve aanstelling. Voor het overige doorlopen ze het volledige traject. De timing is afhankelijk van de datum van indiensttreding. Met de overige personeelsleden (TADD en vastbenoemden) wordt het volledige traject gestart en doorlopen op een termijn van drie schooljaren. Dit betekent dat de geïndividualiseerde functiebeschrijving opgemaakt wordt, indien nodig/gewenst, het voortgangsgesprek gepland wordt (zie ook document functioneren ) en het evaluatiegesprek plaatsvindt. In het derde trimester van elk schooljaar zal het ontwikkelde instrumentarium geëvalueerd worden door de werkgroep functiebeschrijvingen. Waar nodig zullen de documenten na decretaal voorzien overleg bijgestuurd worden. 4. Bronnen Decreet betreffende de rechtspositie van bepaalde personeelsleden van het Gemeenschapsonderwijs, dd. 27.03.2007 Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de procedure in beroep, dd. 26.10.2007 Waarderingskader onderwijsinspectie 5. Bijlagen 5.1. Deel 1 Functionerings- en evaluatiecirkel Functioneren Evaluatie, per discipline Evaluatie: competenties en attitudes, per discipline Evaluatiefiche Commentaarfiche Verslag 2 de evaluator 5.2. Deel 2 Disciplineoverschrijdende functiebeschrijving Disciplinegebonden functiebeschrijvingen, per discipline Centrumgebonden taken RADI functioneren en evalueren versie dd. 13.11.2007 11
BIJLAGEN DEEL 1 Functionerings- en evaluatiecirkel Functioneren Evaluatie, per discipline Evaluatie: competenties en attitudes, per discipline Evaluatiefiche Commentaarfiche Verslag 2 de evaluator
BIJLAGEN DEEL 2 Disciplineoverschrijdende functiebeschrijving Disciplinegebonden functiebeschrijvingen, per discipline Centrumgebonden taken