Vergadering van het D.B. van Tempo - Team d.d 02-06-2010 Aanwezig: Ton (voorzitter), Cees, Hans, Floor (notulist), Remko, Nero, Mia Ton opent de vergadering om 20.15 uur. 1 Ingekomen 1.1 Overeenkomst met Digitenne De overeenkomst is in het archief opgenomen. Het secretariaat gaat ervan uit dat de overeenkomst met Canal Digitaal die inging op 16-09- 2003 is opgezegd. 1.2 Algemene Ledenvergadering NTTB afd. Holland Noord d.d 18-05-2010 Ton heeft de vergadering bezocht en meldt dat er een nieuwe promotie/degradatieregeling is overeengekomen. De landelijke kompetitieleider heeft aan de Afd. Noordholland-Noord doorgegeven dat er in Najaarskompetitie in seizoen 2010/2011 slechts plaats is voor 2 teams in de 3de Divisie. In de Voorjaarskompetitie is er slechts plaats voor 1 team in de 3de Divisie. Het voorstel van de Ledenvergadering is dan om maar 2 Hoofdklasse groepen van 8 teams te formeren. Dit zal door het Afdelingsbestuur worden besproken met Ruud v/d Water. De verantwoordelijkheid m.b.t. deze nieuwe regeling is Nero onduidelijk. Hij komt er nog op terug. 1.3 Inventarisatie trainers door de NTTB Nero heeft aan de NTTB een inventarisatie van het aantal trainers bij onze club doorgegeven. De leden die nu trainingsactiviteiten verrichten zijn: Marleen, Wim en Ilias Het blijkt echter dat we geen bevoegde trainer in huis hebben. Daarom besluit het bestuur leden te stimuleren een trainingscursus te volgen (zie pnt 3.2.7) Nero wijst erop dat de NTTB eist dat bij de jeugdtraining een jeugdbegeleider aanwezig moet zijn. Remko is zich hiervan bewust. 2 Notulen 14-04-2010 De notulen worden goedgekeurd 3 Van het bestuur 3.1 Het betrekken van de leden bij activiteiten van de vereniging 3.1.1 Omdat weinig heil wordt verwacht van het verzenden van een simpele mail waarin leden worden opgeroepen zich te melden voor een bestuursfunctie of activiteit wordt besloten dat Floor eerst een overzicht van activiteiten maakt en dat meezendt met bovengenoemde mail. Nero biedt aan hem hierbij behulpzaam te zijn. Floor vindt dat een goed idee. 3.1.2 Ton heeft nog geen open inloopavond georganiseerd. Zijn bedoeling is op een maandagavond met recreanten te praten of zij ons bestuur willen versterken of plaats willen nemen in een commissie. Hiervoor heeft hij een overzicht nodig welke posities zo snel mogelijk bezet moeten worden met de te verrichten werkzaamheden zodat eventuele kandidaten kunnen kiezen uit de verschillende taken. Zodra hij dit heeft zoekt hij een drukke avond uit om te proberen enkele mensen over te halen om wat voor de vereniging te doen.
3.1.3 Ook de promotiefolder die Nero zou maken is nog niet gerealiseerd. Hij geeft de moed echter niet op. 3.2 Financiëel beheer en beleid. 3.2.1 Het bestuur besluit teneinde de financiële situatie van de vereniging inzichtelijker te maken halfjaarlijks een overzicht te geven van de financiële situatie. Mia zal er voor zorgen dat zulk een overzicht voor het eerst een half jaar na de komende ALV wordt aangeleverd. Zij zal dit afstemmen met Marcel. 3.2.2 Er wordt besloten dat alle betalingen het halfjaarlijks regime zullen volgen. Met name de declaraties van trainers zullen dus ieder halfjaar moeten worden ingediend. 3.2.3 Mandatering, waarvan in de vorige vergadering werd gesproken, is niet nodig omdat ook met telefonisch overleg redelijk snel beslissingen over spoed-betalingen kunnen worden genomen. 3.2.4 Hoewel er op het ogenblik geen leden zijn die hun contributie niet hebben voldaan besluit het bestuur m.b.t. contibutie-achterstand het volgende: Wanneer leden na twee aanmaningen hun contibutie niet hebben betaald zal de vereniging, na een telefonisch laatste waarschuwing, de vordering overdragen aan een incasso-bureau. Uiteraard zullen deze leden, zolang ze niet aan hun verplichting hebben voldaan, voor Tempo Team niet in de competitie mogen uitkomen. 3.2.5 Het bestuur heeft J. Uileman 100 kleedgeld toegezegd. 3.2.6 Nero heeft een overzicht gegeven van de actuele financiële situatie. Die leek de notulist op het eerste gezicht rooskleurig. Vooral de barinkomsten stemden tot grote tevredenheid. Later bleek echter dat er geen geld was om shirts te kopen! Heikel punt lijkt dat het vermogen van de Stg Tafeltennisaccomodatie en de Vereniging Tempo Team twee onafhankelijke grootheden zijn. Maar de notulist snapte hier tijdens de discussie al niets van, laat staan dat hij wijs kon uit zijn aantekeningen. En dus roept de secretaris een der overige bestuursleden op dit punt te verhelderen. 3.2.7 Het bestuur besluit leden die een trainingscursus met goed gevolg doorlopen en aansluitend zich twee jaar inzetten voor de vereniging het cursusgeld te vergoeden. 3.2.8 John Scott zal gedurende de zomer de training van Wim overnemen. Hij heeft met Nero afgesproken dat hij daarvoor 100 krijgt en dat hem bovendien zijn contributie zal worden kwijtgescholden. 3.3 Aanwezigheid bij bestuursvergaderingen Het bestuur acht het noodzakelijk dat de wedstrijdsecretaris voor aanvang van najaars- en voorjaarscompetitie deelneemt aan de vergadering van het Dagelijks Bestuur. Nero zal Michael Schaap van dit besluit op de hoogte brengen. 3.4 Verenigingsarchief 3.4.1 Het verenigingsarchief is nog steeds incompleet. Daarom verzoekt de secretaris bestuursleden die nog relevante documenten in hun bezit hebben hem de originelen toe te sturen. Grote gaten vallen daar waar het de stukken van de Stg Tafeltennisaccomodatie betreft. De secretaris wijst daarom nogmaals op artikel 12 lid 1.d van de statuten. 3.4.2 Op dit moment zoekt het secretariaat de volgende documenten:: -De door R. Clerc ondertekende benoeming van Cees als secretaris van de Stg Tafeltennisaccomodatie en de daarbij behorende inschrijving in het register van de Kamer van Koophandel. -De overeenkomst met Nuon en de relevante stukken betreffende de ecotaks. -Het door Deneba geaccordeerde besluit tot huurverhoging (van 1500 naar 1750)
-De overeenkomst met R. Roozendaal -De overeenkomst met het St Nicolaaslyceum ivm de de jeugdtraining op maandag. 3.4.3 Floor zal Herman van Haasteren vragen de overeenkomst met de nieuwe webmaster aan te leveren. 4 Clubshirts 4.1 Het aantal grote maten dat we van de vorige partij shirts over hebben (11) is te klein om nog iets mee te doen. 4.2 Over de gang van zaken m.b.t. de aanschaf van nieuwe shirts is wat meer duidelijkheid gekomen. Gebleken is dat onze topspelers met een andere producent in zee willen gaan dan het bestuur. Waar de spelers met (Menereis??) in zee willen gaan omdat dit bedrijf in Soest is gevestigd en dus vanuit onze stad redelijk bereikbaar, heeft het bestuur afspraken lopen met Vroco, dat in Eindhoven is gevestigd. De topspelers vinden dat te ver weg. Aangezien echter de verantwoordelijkheid voor de aanschaf van sportkleding is overgedragen aan M. Frijhoff kan staande de vergadering geen principe-besluit worden genomen. Daarom besluit het bestuur over te gaan tot dezelfde procedure als de vorige keer. Er zullen dus bij Vroco een aantal shirts worden besteld (van iedere maat 1 exemplaar). De leden kunnen dan passen en bestellen. Indien mogelijk zal een partij goedkope (katoenen) en dure (swetshirts) worden besteld. Bij de swetshirts moeten ook dames-maten worden geleverd. Voorwaarde is verder dat deze soorten op het oog niet teveel van elkaar verschillen. Het bestuur is het er over eens dat deze actie moet worden afgerond voor het begin van het komende seizoen. Nero zal i.s.m. Marcel deze afspraak effectueren. 5 Topsport 5.1 Wim Knaap stopt de training gedurende de zomer. Daarna wil hij alleen nog op donderdag training geven. Ton zal John Scott vragen de training op dinsdag te verzorgen. John Scott zal gedurende de zomer de training van Wim overnemen (zie ook: pnt. 3.2.8). 5.2 Ton beschikt over contacten om het niveau van de topsport bij onze club naar een hoger plan te brengen. Om te proberen de landelijke teams hogerop te laten komen, hebben probeert hij fondsen te werven. Hij hoopt bedrijven te interesseren om als sponsor te fungeren. Hij zou al tevreden zijn met totaal 2000 Euro. Hiervoor heeft hij Julia benaderd. Tot nu toe heeft hij nog geen concrete kandidaten van haar vernomen. Hij zal binnenkort bij haar informeren hoe het ermee staat. Ook heeft hij bij de ING-Bank geinformeerd bij de Afd. Sports and Evenements of zij een bijdrage zouden willen leveren voor de tafeltennissport in ruil voor een ING-reclamebord in de zaal. Zij waren uitsluitend geinteresseerd in grote projecten zoals nu het WK-voetbal en vertelden dat zij al in onderhandeling waren met de NTTB voor sponsering van het WK- Tafeltennis in 2011 in de Ahoyhal. Ook deelden zij mee dat zij alleen met Sportorganisaties of Nationale Bonden onderhandelen en niet met particuliere verenigingen of stichtingen. Hij zegt toe de volgende vergadering op deze zaak terug te zullen komen. Remko oppert de mogelijkheid geld te verdienen met demonstratiewedstrijden. Ton zegt hierop toe dit plan in de nieuwe begroting als "pro memorie-post" op te zullen nemen. 6 Onderhoud aan de accomodatie Er is in de accomodatie-commissie (Nero, René R., Tycho (US) en Arjen (US) een verschil van mening betreffende de bestemming van de gezamenlijke onderhoudspot (2 x 500) Volgens US is die voor extra's (TV, geluidsinstallatie etc.) Wij vinden dat zonde van het geld
omdat toch alles wordt gejat en dan kun je maar beter oude meuk in huis hebben. Wij geven het dus liever uit aan tafels, netten, vloeren, balletjes en wat dies meer zij. Ton zegt daarom toe met US te zullen gaan praten. 7 Komende ALV De komende ALV wordt gehouden op 7-9-2010 Op 28-7-2010 moeten de concept jaarverslagen zijn ingeleverd op het secretariaat. Op 4-8-2010 worden deze concepten besproken. Op 20-8-2010 worden de uitnodigingen (met agenda en notulen vorige ALV) verzonden aan de leden. 8 Rondvraag -Hans heeft de ontvangstbevestiging ontvangen van de aanvraag voor het subsidie voor de open dag. Daarnaast heeft hij binnenkort contact over de nieuwe locatie, een plan voor een combinatie van ZMOK-school en Tempo Team. -Cees dringt erop aan de huldiging van leden die 25 jaar lid zijn bij de komende ALV niet onopgemerkt voorbij te laten gaan. Het betreft E. Morlog, P. Wolters en H. v/d Berk. -Remko maakt erop attent dat in september het WK tafeltennis 2011 van start gaat. Verder heeft hij het eerste jeugdteam samengesteld. Het tweede team is bijna rond. En aan het einde van de maand gaat hij weer training geven op de Rivierenschool. - R. Clerc komt op de volgende DB vergadering. Nero zal hem de datum doorgeven. -Cees geeft voorafgaande aan de ALV het secretariaat de ledenstand door. 9 Volgende vergadering 4 augustus bij???
BESLUITEN VAN DE DB-VERGADERING d.d. 02-06-2010 Twee weken na het verzenden van deze concept-notulen zullen de besluiten aan H. van Haasteren worden gemaild teneinde ze op de website te plaatsen 1 Wanneer leden na twee aanmaningen hun contibutie niet hebben betaald zal de vereniging, na een telefonisch laatste waarschuwing, de vordering overdragen aan een incasso-bureau hetgeen impliceert dat de daarmee gemoeide kosten, welke tenminste 40 bedragen, bij de vordering zullen worden opgeteld. Leden die op het einde van enig seizoen hun contributie niet hebben betaald kunnen in het opvolgende seizoen geen competitie meer spelen voor Tempo Team. 2 De landelijke kompetitieleider heeft aan de Afd. Noordholland-Noord doorgegeven dat er in Najaarskompetitie in seizoen 2010/2011 slechts plaats is voor 2 teams in de 3de Divisie. In de Voorjaarskompetitie is er slechts plaats voor 1 team in de 3de Divisie. Het voorstel van de Ledenvergadering is om dan maar 2 Hoofdklasse groepen van 8 teams te formeren. Dit zal door het Afdelingsbestuur worden besproken met Ruud v/d Water. 3 Het Dagelijks Bestuur van besluit teneinde de financiële situatie van de vereniging inzichtelijker te maken halfjaarlijks een overzicht te geven van de financiële situatie. Alle betalingen zullen dit regime moeten volgen. 4 Het bestuur besluit leden die een trainingscursus met goed gevolg doorlopen en daarna (aansluitend) zich twee jaar inzetten voor de vereniging het cursusgeld te vergoeden.