Notitie maatwerk minimabeleid Indicatoren voor de uitvoering van het minimabeleid
1. Aanleiding De wereld van de sociale zekerheid, re-integratie, participatie en armoedebestrijding is dynamisch. Beleidswijzigingen volgen elkaar in een rap tempo op. Nieuwe wetgeving staat al weer voor de deur. De Gemeente Breda anticipeert op de landelijke ontwikkelingen en is zich ervan bewust dat er scherpe keuzes moeten worden gemaakt. Met de komst van het nieuwe kabinet, het nieuwe Sociaal Akkoord, bezuinigingen op het rijks- en gemeentelijk budget en nog weinig herstel van de economie is die scherpte meer dan ooit nodig. Daarbij blijft de gemeente een vangnet houden voor de meest kwetsbare groepen in de samenleving. Wij ondersteunen de mensen die nog niet aan de slag kunnen en daar waar nodig leveren wij maatwerk. De gemeenteraad constateert dat hij onvoldoende informatie heeft om de effectiviteit van het (maatwerk)minimabeleid te beoordelen. Het uitvoeren van maatwerk vraagt veel tijd omdat het per definitie geen standaard oplossingen kent. Verder constateert de raad dat de werkdruk van onze medewerkers hoog is en dat het uitvoeren van maatwerk daarom wellicht al snel in de knel komt. Daarom zijn er volgens de raad goede indicatoren nodig om als raad het maatwerk te kunnen volgen. De raad heeft het college verzocht uitvoering te geven aan de motie Maatwerk Minimabeleid van 15 april 2013 en verzoekt: goede en meerdere indicatoren te zoeken voor het volgen van de uitvoering van maatwerk binnen de bijzondere bijstand en deze in april of mei 2013 voor te leggen aan de raad; een inschatting te maken hoeveel tijd een gedegen en rechtvaardig minima-maatwerk-beleid kost en ook dit zo spoedig mogelijk aan de raad voor te leggen; de raad periodiek te rapporteren over de voortgang en uitvoering van dit maatwerk binnen het minimabeleid en deze rapportages zo snel als mogelijk beschikbaar te stellen, maar in ieder geval uiterlijk voor de 2 8 bestuursrapportage (september) 2013. Zie Bijlage 1. 2. Inleiding Het doel van het minimabeleid, zoals aangegeven in de aanleiding, is de het bieden van een vangnet voor de meest kwetsbare groepen in Breda. Wij ondersteunen de mensen die nog niet aan de slag kunnen. Ons armoedebeleid is activerend van karakter. Werk biedt immers perspectief om armoede te voorkomen en te bestrijden. Eén onderdeel van het totale armoedebeleid is de bijzondere bijstand. Bij de besluitvorming versoberingen armoedebeleid in december 2010 heeft het college aangegeven dat de bijzondere bijstand altijd een laatste sociaal vangnet blijft. En dat indien mensen door "het ijs dreigen te zakken" altijd maatwerk in individuele gevallen kan worden toegepast. Deze beleidslijn wordt onderschreven door het maatschappelijk veld. Eind 2012 heeft een evaluatie van het bijzondere bijstandsbeleid op verzoek van de gemeenteraad plaatsgevonden. De ervaringen zijn gedeeld met de raad. Als gevolg van deze gedeelde evaluatie is de voorliggende motie ingediend en vervolgens aangenomen. Hieronder volgt de uitwerking. 2
3. Uitwerking van de motie 3.1 Belangrijke informatie Aantal aanvragen De aanvragen bijzondere bijstand en BredaPas worden afgehandeld door verschillende afdelingen van de Gemeente Breda. Het merendeel van de aanvragen wordt afgehandeld door de back-office: de afdeling Administratie en Basisregistratie, team 1 (ABR), van de Directie Dienstverlening. Dit zijn de standaard aanvragen. De overige aanvragen worden afgehandeld door de klantmanagers van de ATEA-groep (van het Arbeidsbemiddelingsbedrijf en het Zorg-en activeringsbedrijf). Dit zijn de maatwerk aanvragen. De BredaPas aanvragen worden afgehandeld door het Servicepunt van de Directie Dienstverlening. Dit zijn ook standaardaanvragen en worden verder binnen deze uitwerking buiten behandeling gelaten. De verhouding is tot 1 mei 2013 als volgt: Administratie en Basisregistratie: Arbeidsbemiddelingsbedrijf (ABB): Zorg- en Activerinsgbedrijf (ZAB): 1665 aanvragen afgehandeld 1 1440 74 151 Dit betekent dat 225 aanvragen zijn afgehandeld door klantmanagers van de ATEA-groep. Dit is ca 15% van de ingediende aanvragen op peildatum 1 mei 2013 en is dus maatwerk. Dit impliceert dat ca 85% van de aanvragen wordt afgehandeld door de back-office als standaard. Aantal bezwaarschriften De focus ligt niet op het aantal toegekende aanvragen voor bijzondere bijstand. Bij toekenningen is het verder niet zo interessant of er maatwerk is geleverd of niet. De focus ligt eerder bij het aantal afwijzingen, intrekkingen of buiten behandeling gelaten aanvragen. En vervolgens de vraag of tegen dat besluit een bezwaarschrift is ingediend. En of er een oplossing is gevonden binnen de Gemeente Breda, in het netwerk of ander vangnet, zoals HIBO, Stichting Leergeld etc. Van 1 januari tot 1 mei 2013 zijn in totaal 46 bezwaarschriften ingediend; waarvan 11 de langdurigheidstoeslag betroffen en 35 de bijzondere bijstand. Tegen besluiten voor aanvragen voor de Seniorentoeslag en het Schoolstartpakket zijn geen bezwaarschriften ingediend. De bezwaarschriften kunnen op verschillende wijze worden behandeld: mediation of behandeling bij de Commissie Sociale Zekerheid. Uiteraard heeft mediation de voorkeur. Ten aanzien van de 35 bezwaarschriften bijzondere bijstand heeft dit geleid tot 5 intrekkingen of mediation oplossingen en tot 13 nieuwe beslissingen vanwege nieuwe feiten of omstandigheden of foutief eerder besluit in overleg met de betreffende klantmanager. Hier wordt bij uitstek maatwerk toegepast. Voor de bezwaarschriften tegen de afwijzing van de langdurigheidstoeslag zijn 2 zaken opgelost. De overige bezwaarschriften zijn vervolgens ter behandeling voorgelegd aan de Commissie Sociale Zekerheid. In genoemde periode heeft deze commissie 28 besluiten 2 genomen ten aanzien van bezwaar tegen besluiten bijzondere bijstand en 2 besluiten ten aanzien van de langdurigheidstoeslag. Hiervan waren 4 bezwaarschriften niet-ontvankelijk, 22 ongegrond en 4 gegrond. Dit betekent dat ca 15% van de in de commissie behandelde bezwaarschriften gegrond wordt verklaard en ca 85% ongegrond of niet-ontvankelijk. 1 Begroot aantal aanvragen in 2013 =4000. 2 In het aantal van 28 zaken zitten ook bezwaarschriften van 2012. 3
Tijdsinvestering De afhandeling van een categoriale bijzondere bijstandsaanvraag (van verwerken, besluiten en betalen) duurt 30 minuten. De afhandeling van een standaard aanvraag (van verwerken, besluiten en betalen) duurt 60 minuten. De afhandeling van een maatwerk aanvraag (van verwerken, besluiten en betalen) duurt 90 minuten. Het afhandelen van standaardaanvragen maakt onderdeel uit van het algemene takenpakket van de administratieve medewerkers van ABR. Het afhandelen van maatwerkaanvragen maakt onderdeel uit van het algemene takenpakket van een klantmanager van ATEA-groep. Momenteel wordt gewerkt aan het zo 'Iean' mogelijk maken van het werkproces van de standaardaanvraag. Door het gewijzigde beleid en de daarop volgende communicatie zien wij een duidelijke toename van het aantal aanvragen bijzondere bijstand. Deze toename van aanvragen heeft tot gevolg dat er veel meer tijd geïnvesteerd moet worden in het afhandelen van aanvragen. Dit zorgt zowel bij ABR als bij de ATEAgroep tot een verhoging van de werkdruk en (mogelijk) hogere uitvoeringskosten. Dekking dient te worden gevonden binnen de begrotingen Dienstverlening en ATEA. 3.2 Maatwerk-indicatoren Bovenstaande informatie geeft inzicht in de verhouding standaard afhandeling en maatwerk afhandeling. Hieruit kan echter niet worden afgeleid of maatwerk voldoende onder de aandacht komt. Uit het aantal afgehandelde bezwaarschriften kan ook niet direct worden afgeleid of maatwerk voldoende onder de aandacht komt. Wel concluderen wij dat het aantal ingediende bezwaarschriften laag is en dat de afhandeling ervan veelal op maatwerk berust. Verder concluderen wij dat er niet objectief beoordeeld kan worden of maatwerk 'goed' is toegepast. Om het effectiviteit van het maatwerk te meten zullen wij de burgers die het betreft moeten bevragen. Daarnaast zullen we ook de Commissie Sociale Zekerheid, de professionele organisaties en vrijwilligers die samenwerken in het Sterk netwerk rondom de kwetsbare burgers moeten bevragen. Wij kunnen onze resultaten in aantallen naast de bevindingen van de burgers en organisaties leggen en daaruit conclusies laten trekken. Wij stellen voor om jaarlijks te meten. Daarnaast stellen wij voor halfjaarlijks een steekproef te doen onder het aantal afgewezen aanvragen bijzondere bijstand en armoederegelingen en nemen de bevindingen en mogelijke conclusies daarvan mee in onze halfjaarlijkse rapportage over maatwerk. Wij stellen voor om deze rapportages in ieder geval in 2013 en 2014 te verzorgen. Wij stellen de volgende maatwerk-indicatoren voor: 1. het aantal toekenningen op basis van maatwerk (na peildatum 1 mei 2013) 2. het aantal toekenningen op basis van maatwerk na mediation of herziening van een eerder besluit (na peildatum 1 mei 2013) 3. de mate van klanttevredenheid Te meten door: 1) het aantal ingediende aanvragen voor armoederegelingen versus het aantal afwijzingen, intrekkingen en buiten behandeling stellingen 2) het aantal afwijzingen, intrekkingen en buiten behandeling stellingen versus het aantal ingediende bezwaarschriften 3) het aantal gegrond verklaringen of mediation oplossingen versus het aantal ongegrond verklaringen 4) het aantal afwijzingen versus het aantal toekenningen via bijvoorbeeld HIBO of Stichting Leergeld, Vincentius of Stichting help ons helpen e.a. 5) het meten van de stijging van het gebruik door gerichte communicatie-acties 6) jaarlijks een klanttevredenheidsonderzoek 7) halfjaarlijks een steekproef onder afwijzigen bijzondere bijstand 4
De resultaten bundelen wij in een rapport. Na het eerste rapport (de nul-meeting) beoordelen wij of wij de juiste indicatoren hebben vastgesteld en stellen wij verdere doelen/ambities/kwaliteitseisen vast. Bijvoorbeeld met welk percentage maatwerkoplossingen zijn wij tevreden; met wel cijfer uit het klanuevredenheidsonderzoek zijn wij tevreden. En blijven wij onze administratieve organisatie continu verbeteren. Om gerichter maatwerk toe te passen ondersteunen wij de medewerkers van de diverse afdelingen met een checklist op basis waarvan zij snel en eenvoudig kunnen afvinken of maatwerk aan de orde is, voordat een aanvraag wordt afgewezen. Hierbij wordt extra aandacht gegeven aan kwetsbare groepen. De vragen op de checklist zijn: Betreft de aanvraag medische kosten? Zo ja, doorvragen, rekening houden met forfaitaire aftrekposten. Is de persoon ouder dan 65 jaar? Zo ja, doorvragen op specifieke kosten verbonden aan leeftijd. Is er sprake van een chronische ziekte of handicap? Zo ja, doorvragen op specifieke kosten verbonden aan deze ziekte of handicap. Betreft de aanvragen kosten voor kinderen? Zo ja, doorvragen op specifieke kosten voor deze kinderen of doorverwijzen. In beeld brengen of en hoe het Sterk netwerk rondom de aanvrager ingezet is en doorverwijzen. 5
Bijlage 1 6
Bijlage 2 Wij hebben een inschatting gemaakt van de kosten van uitvoering. Daarbij maken wij een onderscheid in: categoriale bijzondere bijstand aanvragen standaard bijzondere bijstand aanvragen maatwerk aanvragen Per categorie gaan wij uit van de volgende normtijden: - 30 minuten voor de afhandeling van een categoriale bijzondere bijstandsaanvraag - 60 minuten voor de afhandeling van een standaard bijzondere bijstandsaanvraag - 90 minuten voor een maatwerk aanvraag Deze tijden zijn alleen voor de beoordeling. Voor de administratieve afhandeling (systeem mutaties en betaalbaarstelling) komt er nog ca. 10 minuten bij, ongeachte welke categorie het is. Als wij uitgaan van het aantal aanvragen van de eerste 4 maanden van 2013 en we extrapoleren dit over 2013 dan is de verwachting dat er over 2013 ca. 5000 aanvragen binnenkomen (1665/4*12). Wij gaan uit van 5000 aanvragen per jaar, waarvan 85% categoriaal en standaard en 15% maatwerk. 85% * 5000 =4250 aanvragen x (30/60) 45 minuten =3.187,5 uur per jaar. 15% * 5000 = 750 aanvragen x 90 minuten = 1.125 uur per jaar. Maatwerk uitvoeren kost naar inschatting 1.125 uur per jaar, mits het aantal aanvragen beperkt blijft tot 5000. Categoriale aanvragen en standaard aanvragen worden afgehandeld door een backoffice, waar de medewerkers in schaal 7 werken. Maatwerk aanvragen worden afgehandeld door de klantmanagers, die in schaal 9 werken. Als er meer maatwerk moet worden geleverd, dan verwachten wij ook een verschuiving in personeelskosten naar schaal 9. Genoemde uren maken integraal onderdeel uit van de functie van klantmanager en administratief medewerker. Deze personen doen ook andere werkzaamheden. 7