1 Nieuwsbrief nr. 6 5 september 2014 1) Stuurgroep en projectteam SIGRA Inmiddels is er een Stuurgroep Sectorplan. De samenstelling daarvan is: 1. Ans Sintenie Manager P&O van Odion 2. Elvira van Dusseldorp Manager Mobiliteit en Werving van Cordaan 3. Raymond Meenink Bestuurder Zorg van CNV Publieke Zaak 4. Arjan Obdam Hoofd Financieel Beheer van Het Leger des Heils 5. Bas Schiebaan Strategisch Adviseur HRM van Amstelring Bij toerbeurt zullen Marjan Sprecher (Raad van Bestuur Zonnehuisgroep Amstelland) en Edwin van der Meer (Raad van Bestuur BovenIJ Ziekenhuis) de vergaderingen bijwonen. Beiden zijn portefeuillehouder Arbeidsmarktbeleid in het SIGRA-bestuur. De Stuurgroep komt binnenkort voor de eerste keer bijeen. Van de vergaderingen wordt telkens in de Nieuwsbrieven verslag gedaan. Het projectteam SIGRA bestaat uit: Max Holtes algemeen projectleider (regio Amsterdam) Ingrid Sluijs (regio Zaanstreek-Waterland) Waheeda Abdoelrahman - projectmedewerker Anne de Boer sr. beleidsmedewerker Ingrid is overigens ook projectleider Sectorplan van ZWPlus (regio Noord-Holland Noord). Max en Ingrid nemen ook deel aan het landelijk projectleidersoverleg. Het projectteam wordt ondersteund door andere medewerkers van het SIGRA-bureau, met expertise op o.a. de aandachtsgebieden financiën en regelgeving. Ten behoeve van de regio-overstijgende instellingen vindt naast met ZWPlus ook intensief overleg plaats met VBZ KAM (Kennemerland, Amstelland Meerlanden). 2. BBL hoe zit t nu? In BBL-trajecten worden twee groepen onderscheiden: 1. Zittende werknemers 2. Nieuwe werknemers Voor werknemers, die al in dienst zijn (1), is het belangrijk aan te tonen dat de deelnemer daadwerkelijk tot een hoger niveau wordt opgeleid (van 2 > 3 of van 3 > 4). Voor een nieuwe medewerker (2) geldt dat aangetoond moet worden dat het sluiten van een leer-/ werk overeenkomst met betrokkene leidt tot extra formatie op het beoogde eindniveau.
2 De verletkosten van BBL-trajecten kunnen worden opgenomen in het Sectorplan. Alle andere kosten, zoals les- en boekengeld, komen niet voor subsidie in aanmerking 1. Per student-werknemer kan maximaal 1.664 uur per jaar á 13,45 per uur worden opgevoerd. Daarvan wordt maximaal 20% gesubsidieerd. 3. Administratie en beheer: SABA en landelijk Shared Service Center Voor de administratieve verwerking en het beheer van alle data is in opdracht van de 16 landelijke zorgregio s een softwareprogramma ontwikkeld: SABA (Sectorplan Administratie en Beheer Applicatie). Landelijk worden tussen de 50.000 en 70.000 individuele werknemers geschoold, waarvan p.p. zo n 10-15 gegevens moeten worden vastgelegd. Er ontstaat m.a.w. een enorme berg aan data. SABA heeft een controle- en rapportage module en is web based. De individuele instellingen zijn zelf verantwoordelijk voor het invoeren c.q. uploaden van hun deelnemersgegevens. We hebben een Betaversie gezien. SABA is gebruikersvriendelijk. Geplande lancering: medio september. Gegevens kunnen met terugwerkende kracht vanaf 01-09 worden ingevoerd. Het gebruik van SABA kost 10,- per dossier (deelnemer) en wordt door SIGRA betaald uit de subsidie (50%) en de instellingsbijdragen (50%) t.b.v. overhead en beheer. Meer info in de volgende nieuwsbrief. Het landelijk Shared Service Center (SSC) heeft o.a. de volgende taken: - Monitoring data-invoer (correct, volledig) en applicatiebeheer SABA - Regionale rapportages i.z. voortgang - Beantwoorden vragen individuele instellingen - Finale toetsing arbeidsmarktrelevantie - Idem marktconformiteit - Idem t.a.v. regelgeving Het SCC wordt bemenst door ca. 4 personen. Er wordt een rechtspersoon opgericht. Het SSC wordt gevestigd in Zoetermeer. De kosten van het SCC zijn begroot op 30,- per dossier en worden betaald door SIGRA (zelfde constructie als SABA). Ook meer info in de volgende nieuwsbrief. NB: er wordt gestreefd naar een landelijke c.q. regionale accountantscontrole. Bij individuele instellingen kunnen mogelijk steekproeven worden gehouden, maar de tussentijdse- en eindcontrole vindt in principe niet op instellingsniveau plaats (Dit is de laatste stand van zaken. E.e.a. dus onder voorbehoud). 4. Arbeidsmarktrelevantie en marktconformiteit Alle ingediende subsidieaanvragen van de instellingen worden getoetst op arbeidsmarktrelevantie en marktconformiteit. De eerste toetsing gebeurt door de regionale stuurgroep, de finale toetsing door het SCC. 1 Het Ministerie van OC&W betaalt al een groot deel van de kosten van beroepsonderwijs.
3 Arbeidsmarktrelevantie training (maatregelen 2, 3 en 4): waaraan te voldoen? Algemeen karakter (en niet instelling specifiek) Versterkt de employability van de deelnemer Past binnen de doelstellingen van het sectorplan (voorbereiding op transities) Duurt minimaal één dag (6 klokuren of 2 x 3 uur) BHV, EHBO en E-learning zijn uitgesloten Marktconformiteit (maatregelen 1 t/m 4 en 7) Instellingen zijn zelf verantwoordelijk voor het aantonen van marktconformiteit. SABA stimuleert en faciliteert een eenvoudig offerteproces vooraf. Instelling maakt een externe (opleidings-)activiteit aan Instelling formuleert de vraag Uitnodiging naar minimaal 3 opleiders via het webportal Opleiders vullen vast offerteformat in via hyperlink Webportal stelt een beoordelingsmatrix samen van de 3 offertes Instelling gunt een opleider en onderbouwt kort zijn besluit Het volledige dossier is opgeslagen in het webportal Er zijn mogelijkheden om e.e.a. achteraf te uploaden. Neem contact met ons op! 5. Uitvoeringsovereenkomst Zoals al per E-mail aan de aanvragers gemeld sluiten individuele instellingen en SIGRA een uitvoeringsovereenkomst, waarin wederzijdse rechten en verplichtingen zijn opgenomen. Een concept-uitvoeringsovereenkomst is als bijlage bij deze Nieuwsbrief gevoegd. NB: alle onder 2.1 genoemde documenten (pagina 1 van de Uitvoeringsovereenkomst) zijn te vinden op de SIGRA-site: http://www.sigra.nl/sectorplan. 6. Risico s Zoals eerder gemeld moet 60% van de aantallen en bedragen in het regionale sectorplan worden gerealiseerd. Gebeurt dat niet, dan wordt de subsidie ingetrokken ook van individuele aanvragers. Bovendien moet voldaan worden aan strikte regels, zoals arbeidsmarktrelevantie, marktconform zijn van externe trajecten en, niet in de laatste plaats, regels rond urenverantwoording en administratie. Het is belangrijk dat de aanvragers gezamenlijk het sectorplan tot een succes maken. Als hoofdregel geldt daarbij comply or complain volg de regels óf trek aan de bel. Dat laatste heeft alleen kans van slagen als dat collectief gebeurt. Een tussenweg is er niet. Uit de aanvragen blijkt dat verreweg de meeste instellingen die afweging gemaakt hebben en gedegen en goed onderbouwde deelplannen hebben ingediend. Hier en daar zal nog bijstelling moeten plaats vinden, maar zoals het er nu voor staat zal genoemde 60% ruimschoots worden gehaald.
4 Bijlage Toetsingskaders per maatregel Maatregel 1: Uitvoering competentiescans inzake scholing Deze maatregel betreft een scholingsadvies en heeft als doel de competenties/leerbaarheid van medewerkers in voorbereiding op een scholingsactiviteit te onderzoeken. Voor deze maatregel kunnen geen verletkosten worden opgevoerd. Enkel de kosten voor een externe dienstverlener blijkend uit de factuur en betalingsbewijs of de interne kosten bestaande uit de uren van de begeleidende medewerker (bijvoorbeeld vanwege verduidelijkende/adviserende gesprekken) blijkend uit de urenadministratie. Tevens dient een aanwezigheidsregistratie aangetoond te worden. (Reken)voorbeeld 1: Extern: 50 assessments om de leerbaarheid van Verpleegkundigen niveau 4 naar niveau 5 inzichtelijk te maken. Werkelijke kosten: 300,- per deelnemer = 15.000,- totaal. 50% hiervan is subsidiabel. Balans kosten en baten: positief (Reken)voorbeeld 2: Intern: Loopbaanadvies gesprekken met intramurale medewerkers om de mogelijke overstap naar extramuraal te bespreken. 50 gesprekken van elk een uur met interne loopbaanadviseur. Daadwerkelijke kosten: 50 uur gesprekken x uurtarief betrokken loopbaanadviseur (exclusief eindejaarsuitkering en exclusief vakantiegeld + standaard opslagtarief van 32% (hierin is het vakantiegeld opgenomen). 50% hiervan is subsidiabel. Balans kosten en baten: negatief. Stel dat uurtarief 70.- is dan bedragen kosten 50 x 70 = 3.500,-, waarvan 1.750,- subsidiabel. In dit voorbeeld moet een urenregistratie (administratie) gevoerd worden voor minimaal 51 werknemers (50 kandidaten +1 of meer loopbaanadviseurs). Maatregelen 2 t/m 4: Competentieontwikkeling - Algemeen Onder deze maatregelen vallen activiteiten die medewerkers ondersteunen en stimuleren bij belangrijke nieuwe vaardigheden en houdingsaspecten op gebieden als: samenwerken, communiceren, ondernemerschap, klantgericht werken en kennis over ketenzorg en wet- en regelgeving. Belangrijke thema s daarbij zijn: * Paradigmaverschuiving: Het gaat hierbij om de ontwikkeling van de zorg in de richting van meer eigen regie door de cliënt, grotere inzet van informele zorg, versterken van zelfredzaamheid, verschuiving van zorgen 'voor' naar zorgen 'dat'. Deze activiteiten richten zich op het laten aansluiten van competenties en gedrag van medewerkers bij deze ontwikkeling. 4
5 * Van intra- naar extramuraal: Mensen zullen langer thuis (moeten) blijven wonen en thuiszorg nodig hebben. Thuiszorg vraagt geheel andere competenties dan intramurale zorg. De activiteiten richten zich op het ondersteunen van deze ontwikkeling. * Zelfsturende teams (zelforganisatie): De ontwikkeling naar meer autonomie door verantwoordelijkheden lager bij medewerkers te leggen is volop in gang. Deze ontwikkeling zal de komende jaren noodzakelijk blijven om te kunnen voldoen aan de complexere zorgvraag en daarbij vereiste professionaliteit en sluit aan bij de behoefte van de medewerkers zelf. * Functieverandering: De transitie naar een participatiemaatschappij betekent verschuiving binnen functies, andere functies en ook de opkomst van nieuwe functies. Activiteiten richten zich op het opdoen van de benodigde competenties, vaardigheden en inzichten voor functieveranderingen. Daarbij is de informatie-uitwisseling en verdiepte kennismaking tussen branches een belangrijk element. De transities in de sector zorg en welzijn hebben tot gevolg dat medewerkers meer transmuraal gaan werken en meer contact zullen (moeten) hebben met professionals uit andere domeinen. Regievoering, coördinatie en afstemming met andere zorgprofessionals, de cliënt en diens verzorgers/mantelzorgers zijn daarin belangrijke thema's. Derhalve vormt de uitwisseling tussen medewerkers van ziekenhuizen, verpleeg- en verzorgingstehuizen, thuiszorg, gehandicaptenzorg, geestelijke gezondheidszorg, jeugdzorg, en welzijnswerk een belangrijk onderdeel van deze activiteiten. Maatregel 2: Een trainingsprogramma van gemiddeld 2 dagen (6-32 uur) Dit betreffen kortdurende trainingen passend binnen de eerder genoemde thema s (paradigmaverschuiving e.d.). Als richtlijn wordt uitgegaan van trajecten van maximaal 4 dagen (8 dagdelen). Op te voeren kosten kunnen bestaan uit externe kosten blijkend uit een factuur voor een externe dienstverlener of interne kosten voor een interne trainer blijkend uit een sluitende urenadministratie. Daarnaast kunnen verletkosten van de deelnemers worden opgenomen, bestaande uit de uurtarieven van de medewerkers (exclusief eindejaarsuitkering en exclusief vakantiegeld + standaard opslagtarief van 32%, hierin is het vakantiegeld opgenomen) x het aantal uren dat zij de training volgen, blijkend uit een aanwezigheids- en urenadministratie. Van al deze kosten is 50% subsidiabel. Ontwikkelkosten, voorbereidingstijd en/of studiebelasting zijn niet subsidiabel. (Reken)voorbeeld 1: Extern: Medicatiemodule voor 20 Helpenden niveau 2 met als doel functieverbreding doordat men medicatie mag toedienen. Werkelijke kosten: 265,- per deelnemer. Trainingsduur van 2 dagen van 7 uur. Op te voeren kosten: 20 x 265 = 5.300,- voor de kosten van de training; verletkosten bestaande uit de som van de uurtarieven van de deelnemers (conform loonstrook en volgens hierboven vermelde formule) maal 14 uur. Balans kosten en baten: positief (Reken)voorbeeld 2: Intern: Bij een soortgelijke training begeleid door een interne trainer kunnen de volgende kosten worden opgevoerd:
6 trainingskosten bestaande uit het uurtarief van de interne trainer (volgens eerder vermelde formule) maal 14 uur verletkosten van de deelnemers (zie berekening hierboven). Balans kosten en baten: positief Maatregel 3: Een bijscholingsprogramma van gemiddeld 8 dagen (32-120 uur) Dit betreffen middellange bijscholingsprogramma s passend binnen de eerder genoemde thema s (paradigmaverschuiving e.d.). Als richtlijn wordt uitgegaan van trajecten van minimaal 4 dagen en maximaal 15 dagen. Op te voeren kosten kunnen bestaan uit externe kosten blijkend uit een factuur en betalingsbewijs voor een externe dienstverlener of interne kosten voor een interne trainer blijkend uit een sluitende urenadministratie. Daarnaast kunnen verletkosten van de deelnemers worden opgenomen, bestaande uit de uurtarieven van de medewerkers (exclusief eindejaarsuitkering en exclusief vakantiegeld + standaard opslagtarief van 32%, hierin is het vakantiegeld opgenomen) x het aantal uren dat zij de training volgen, blijkend uit een aanwezigheidsen urenadministratie. Van al deze kosten is 50% subsidiabel. Ontwikkelkosten, voorbereidingstijd en/of studiebelasting zijn niet subsidiabel. (Reken)voorbeeld: Extern: bijscholing wijkgerichte aanpak om 30 zorguitvoerende medewerkers op niveau 2, 3 en 4 voor te bereiden op de extramuralisering van cliënten. Trainingsduur van 6 dagen van 8 uur. Werkelijke kosten 1.300,- per deelnemer. Op te voeren kosten: 39.000,- voor de kosten van de training; verletkosten bestaande uit de som van de uurtarieven van de deelnemers (volgens hierboven vermelde formule) maal 48 uur. (investering kosten en baten: positief) Intern: Bij een soortgelijke training begeleid door een interne trainer kunnen de volgende kosten worden opgevoerd: trainingskosten bestaande uit het uurtarief van de interne trainer (volgens eerder vermelde formule) maal 48 uur; verletkosten van de deelnemers (zie berekening hierboven). (investering kosten en baten: positief) Maatregel 4: Een opleidingsprogramma van gemiddeld 16 dagen (120-160 uur) Dit betreffen langdurende opleidingsprogramma s passend binnen de eerder genoemde thema s (bv. in het kader van functieverandering). Als richtlijn wordt uitgegaan van trajecten van minimaal 15 dagen en maximaal 20 dagen. Op te voeren kosten kunnen bestaan uit externe kosten blijkend uit een factuur en betalingsbewijs voor een externe dienstverlener of interne kosten voor een interne trainer blijkend uit een sluitende urenadministratie. Daarnaast kunnen verletkosten van de deelnemers worden opgenomen, bestaande uit de uurtarieven van de medewerkers (exclusief eindejaarsuitkering en exclusief vakantiegeld + standaard opslagtarief van 32% hierin is het vakantiegeld opgenomen) x het aantal uren dat zij de training volgen, blijkend uit een aanwezigheidsen urenadministratie. Van al deze kosten is 50% subsidiabel. Ontwikkelkosten, voorbereidingstijd
7 en/of studiebelasting zijn niet declarabel. Voorbereidings- en nawerk kunnen ieder tot maximaal 25% van de instructietijd in aanmerking komen voor subsidie onder dezelfde voorwaarden als hiervoor beschreven. Deze uren dienen via aparte daglijsten te worden aangetoond. (Reken)voorbeeld: Extern: Opleiding psychogeriatrie met als doel de competenties van de medewerkers beter aan te laten sluiten op de zwaardere zorgzwaarte van de doelgroep. 15-daagse scholing (8 uur per dag) voor 10 medewerkers. Werkelijke kosten 2.000,- per deelnemer. Op te voeren kosten: 20.000,- voor de kosten van de opleiding; verletkosten bestaande uit de som van de uurtarieven van de deelnemers (volgens hierboven vermelde formule) maal 120 uur. (investering kosten en baten: positief) Intern: Bij een soortgelijke opleiding begeleid door een interne opleider kunnen de volgende kosten worden opgevoerd: Opleidingskosten bestaande uit het uurtarief van de interne opleider (volgens eerder vermelde formule) maal 120 uur; Verletkosten van de deelnemers (zie berekening hierboven). (investering kosten en baten: positief) Toetsingskader 2 Scholing op hogere kwalificaties Maatregel 5: Opscholing op MBO-niveau (BBL-traject) Kwalificerende (verkorte) opleidingsmaatregel, passend binnen de effecten zoals benoemd in de arbeidsmarktanalyse, met als doel een volwaardig MBO-diploma. Deze maatregel wordt voornamelijk ingezet voor zittend personeel. Wanneer deze maatregel ingezet wordt voor nieuwe medewerkers dient er sprake te zijn van extra BBL-plaatsen; dat wil zeggen dat deze BBL-plaats wordt ingezet dankzij de subsidie. Dit dient expliciet gemaakt te worden, bijvoorbeeld door een door directie en OR van de zorginstelling ondertekende verklaring Extra opleidingsplaatsen BBL. Deze verklaring vindt u t.z.t. in het webportal. Voor deze maatregel geldt dat 20% van de loonkosten (gemaximeerd op het wettelijk minimumloon en uitgaande van het loon bij aanvang van de opleiding) gedurende maximaal twee jaar subsidiabel zijn, mits de opleiding binnen 1 jaar na de start van het sectorplan start. Wanneer een tweejarig BBL traject later start dan de eerder genoemde 1 jaar na afgifte van de beschikking dan is de subsidie beschikbaar tot maximaal 36 maanden na afgifte van de subsidiebeschikking. Verletkosten en dergelijke zijn niet subsidiabel. De loonkosten worden als volgt berekend: ttelijk geldend minimumloon (exclusief vakantiegeld) + standaard opslagpercentage van 32% (hierin is het vakantiegeld opgenomen) x het aantal uren zoals overeengekomen in het arbeidscontract (gedurende maximaal 2 jaar). De startdatum dient na de start van de projectperiode te liggen. Voordien gestarte trajecten kunnen niet worden opgevoerd. Om voor deze maatregel in aanmerking te komen moet er sprake zijn van een BPVO.
8 FAQ s Welke maatregelen zijn niet subsidiabel? Maatregelen vallend onder reguliere bedrijfsscholingen zijn niet subsidiabel De middelen cofinanciering sectorplannen zijn bedoeld als intensiveringmiddelen voor noodzakelijke maatregelen passend binnen de tendens voortkomend uit de arbeidsmarktanalyse. Reguliere bedrijfsvoering betreffen reeds voorkomende (en veelal verplichte) maatregelen, waaronder BHV, HCAP en BIG (LET OP! Uitzondering op BIG zijn functie verbredende maatregelen, Verzorgende opplussen door BIG-module). Maatregelen die niet ten bate komen van de sector, maar van enkel een individuele werkgever Vanuit de arbeidsmarktanalyse zijn noodzakelijke maatregelen breed geformuleerd. Hierin is ruimte voor interpretatie en eigen invulling door werkgevers. Maatregelen moeten echter wel sectorbreed toepasbaar zijn. Bedrijfsspecifieke trainingen, zoals bijvoorbeeld doventolk of faalangsttrainingen, zijn niet direct herleidbaar tot de arbeidsmarktanalyse en zodoende niet subsidiabel. Welke kosten mag ik opvoeren als scholingskosten (maatregelen 5 en 6)? Alleen opleidingskosten (bv. een opleider) en verletkosten. Geen aanschaf van materialen, geen softof hardware aanschaf, geen ontwikkelkosten, geen E-learning kosten. Alle kosten moeten direct herleidbaar zijn naar de individuele deelnemer aan de betreffende activiteit. LET OP! Voor opleidingen die met als doel het behalen van een volwaardig MBO- of Hbo-diploma geldt dat er sprake moet zijn van een BPVO of Leer-Werk-overeenkomst (BBL/duaal) of EVC-traject. Voor BBL en duale trajecten geldt dat enkel de loonkosten, gemaximeerd op het geldend minimumloon voor maximaal 2 jaar subsidiabel zijn mits de opleiding in de projectperiode is start. Zie voor een uitgebreidere toelichting de informatie bij maatregel 5 en 6. Zijn losse modules van een MBO- of Hbo-opleiding subsidiabel? Losse opleidingsmodules zijn subsidiabel mits ze passen binnen de onderwerpen benoemd onder thema 1. (Terugkerende) bijscholingsprogramma s die vanuit de functie van de medewerker verplicht zijn, zoals bijvoorbeeld BIG of HACCP, zijn niet subsidiabel. Wanneer dergelijke bijscholingen niet vanuit de functie verplicht zijn, maar worden ingezet ten behoeve van functieverbreding (bijv. niveau 2 medicatiemodule of niveau 3 BIG-module), dan passen deze binnen de maatregelen vallend onder thema 1. Onder thema 2 vallen opleidingen die direct te relateren zijn aan de gevolgen blijkend uit de arbeidsmarktanalyse en die voor zittend personeel tot doel hebben een volwaardig MBO of HBO diploma te behalen via BBL/duaal/ECV trajecten. Voor BBL en duaal geldt dat er sprake moet zijn van een aan te tonen BPVO of leerwerkovereenkomst. Ik heb een eigen administratiesysteem, is dit afdoende? Om in aanmerking te komen voor subsidie dienen alle deelnemers aan activiteiten en samenhangende (aantoonbare) kosten in het centrale digitale administratiesysteem ingevoerd te worden, het webportal.
9 Wat moet ik nu precies vastleggen zodat ik straks ook daadwerkelijk subsidie ontvang? Voor informatie over de noodzakelijke administratie verwijzen we u o.a. naar de al eerder gestuurde Leidraad cofinanciering van het Agentschap van SZW. Verder heeft u Het Handboek versie 1.0 ontvangen waarin de administratieve organisatie vermeld staat. Wanneer het webportal is ingericht ontvangt u nadere informatie over de werking hiervan middels workshop, instructiefilmpjes en een gebruikershandleiding. Waarom worden de administratiekosten doorberekend aan de werkgever, terwijl de hoofdaanvrager (SIGRA) vergoeding krijgt voor de overhead? Via de regeling is het niet mogelijk om individuele werkgevers te compenseren voor gemaakte administratiekosten. De overheadkosten die wij als hoofdaanvrager krijgen zullen besteed worden aan o.a. de kosten voor projectleiding en -aansturing, centrale accountantsverklaring e.d. We zullen u middels een transparante begroting inzicht geven in de overheadkosten. Zijn er grenzen aan de op te voeren kosten? Ja, voor iedere werkgever is er een maximumbedrag vastgesteld op basis van het aantal FTE. LET OP! Deze FAQ is niet uitputtend. Neem bij vragen altijd contact op met SIGRA.