Blad 1 van totaal 11 bladen Rekenkamer Aalsmeer kaders en onderzoeksplan 2016 In 2016 en 2017 wordt de Rekenkamerfunctie van de gemeente Aalsmeer ingevuld door Frank Hordijk, waartoe na eerdere besluiten en contacten met de raad een overeenkomst is gesloten tussen de gemeente en Hordijk & Hordijk B.V. in Culemborg. In het voorliggende document: zijn de kaders opgenomen, die Hordijk bij het voorbereiden, uitvoeren en afronden van zijn werkzaamheden hanteert. Deze kaders vormen op elementen een (nadere) invulling van de bepalingen in de Verordening Rekenkamer Aalsmeer 2012, die op 1 oktober 2012 in werking is getreden. Tekstueel is waar mogelijk aangesloten bij de kaders die voor Hordijk spelen rond zijn inzet, in eenzelfde rol als die in Aalsmeer, in en voor de gemeente Maasdriel is een onderzoeksplan voor 2016 verwerkt. Het grote, voor 2016 gekozen onderzoeksonderwerp komt mede voort uit de kennismaking en inhoudelijke bespreking in de vergadering van de Auditcommissie uit de raad van de gemeente Aalsmeer, die plaatsvond op 31 mei 2016. Voor vragen, opmerkingen of suggesties: Rekenkamer Aalsmeer Frank Hordijk, directeur Mail frank@hordijk.org Telefoon 0345-533083 Griffie van de raad: Olaf van Kolck Mail griffie@aalsmeer.nl Telefoon 0297 387585
Blad 2 van totaal 11 bladen I Kaders reglement van orde en onderzoeksprotocol Reglement van orde Inzet en contacten Frank Hordijk geeft als directeur invulling aan de Rekenkamerfunctie van de gemeente Aalsmeer. Alle noodzakelijke werkzaamheden worden door hemzelf of door een collega vanuit Hordijk & Hordijk B.V. verricht. Hordijk zorgt voor doorlopende afstemming over contacten, voortgang van werkzaamheden en eventuele bijzonderheden met de griffier van de raad van Aalsmeer, de heer Olaf van Kolck (of met één van zijn collega s). Altijd door tussenkomst van de griffie onderhoudt Hordijk via de Auditcommissie contacten met de raad. Hij is enkele keren per jaar aanwezig in een vergadering en heeft inzage in alle stukken van de Auditcommissie. Het staat de leden van de Auditcommissie, maar ook andere raadsleden en derden uiteraard vrij Hordijk (ook) rechtstreeks te benaderen met vragen of suggesties, waarop hij in voorkomend geval gepast zal ingaan (of niet). Hordijk werkt, maar alleen op verzoek vanuit Aalsmeer, graag mee aan het onderhouden en/of intensiveren van contacten met de Rekenkamer en/of de Auditcommissie van de gemeente Amstelveen. Functies Hordijk laat belangen niet verstrengelen en doet direct melding aan de griffier, indien (een schijn van) belangenverstrengeling zou kunnen optreden. Hij bekleedt de volgende functies (status per ): Zakelijk: Directeur Hordijk & Hordijk B.V., Culemborg Mede-eigenaar Hordijk, Kok, Laan & Wabeke, registeraccountants B.V., Culemborg Directeur Frank Hordijk Holding B.V.
Blad 3 van totaal 11 bladen Directeur Hordijk & Hordijk Projecten B.V. Niet-zakelijk, maar wel regulier gehonoreerd: Docent Economie en Management & Organisatie aan de Openbare Regionale Scholengemeenschap Lek en Linge te Culemborg Daarnaast (bezoldigd): Erkend praktijkscriptie-begeleider en examinator bij praktijkexamens, actief voor studenten in de eindfase van hun studie tot registeraccountant (RA) Examinator voor het vak bestuurlijke informatievoorziening (administratieve organisatie) aan de opleidingen tot registeraccountant (RA) en tot register-controller (RC) aan de Universiteit van Tilburg c.q. bij TIAS Nimbas Business School, Tilburg Lid van het bestuur van het Stagebureau van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants Daarnaast (onbezoldigd): Voorzitter van de Stichting Cocreatie Culemborg Lid van het bestuur van een stichting, die enig houder is van het kapitaal van een vennootschap. In die vennootschap is het volledig liquide, nog niet verdeelde deel van een nalatenschap ondergebracht, dat toekomt aan de jongvolwassen kinderen van een overleden familielid van Hordijk Penningmeester van de Stichting Culemborg 700. Kosten en budgetbewaking De griffier van de raad van Aalsmeer beheert in praktische zin het budget voor de uitvoering van de Rekenkamerfunctie, dat voor 2016 en 2017 is vastgesteld op jaarlijks 15.000 exclusief omzetbelasting. Over de besteding van het budget wordt jaarlijks verslag gedaan in een op te stellen en aan de raad aan te bieden compact jaarverslag.
Blad 4 van totaal 11 bladen Onderzoeksprotocol Richtlijnen Hieronder zijn, ter informatie voor iedereen die ervan kennis wil nemen, de richtlijnen opgenomen die Hordijk hanteert bij het uitvoeren van zijn onderzoekswerkzaamheden. Het doel van dit protocol is het leveren van een bijdrage aan de proceskwaliteit van het inhoudelijke werk. Missie Vanuit de Rekenkamerfunctie wordt een bescheiden bijdrage geleverd aan de kwaliteit van het lokale bestuur in de gemeente Aalsmeer, aan de transparantie van het gemeentelijk handelen en aan de versterking van de publieke verantwoording daarover. Het te verrichten onderzoekswerk en de communicatie over de uitkomsten daarvan dienen, hoe beperkt mogelijk ook, bij te dragen aan de invulling van de kaderstellende en controlerende rollen van de gemeenteraad. Uitgangspunten Hordijk hanteert de volgende uitgangspunten bij zijn onderzoekswerk: zorgvuldigheid bij het verzamelen van feiten: de feiten in een vorm van rapportage moeten juist en volledig zijn in het licht van de doelstelling van het desbetreffende onderzoek; een objectieve en gedegen analyse van de feiten; een beoordeling van de feiten aan de hand van een zo expliciet mogelijk normenkader. Fasen van het onderzoekproces In onderstaand schema staan de onderzoeksfasen vermeld, die bij een groot onderzoek in beginsel aan de orde zijn. Hordijk beslist per onderzoek welke fasen met welke beoogde diepgang concreet spelen, tenzij de Verordening Rekenkamer Aalsmeer 2012
Blad 5 van totaal 11 bladen die vrijheid niet toelaat (zie met name artikel 10, lid G: het zogenoemde wederhoor dient altijd plaats te vinden). Fase Resulteert in 1 Selectiecriteria Keuze voor een te onderzoeken onderwerp. Daarbij worden eenduidige criteria gehanteerd. Uiteraard wordt bezien of hetzelfde of een soortgelijk onderwerp niet ook door anderen wordt of recent werd onderzocht (bijvoorbeeld uit hoofde van artikel 213 a GW) 2 Aankondiging Informeren Auditcommissie en gemeentesecretaris over het gekozen onderwerp Verzoek om medewerking (via de secretaris aan de ambtelijke organisatie: aanwijzen van een ambtelijke contactpersoon, bij wie eerste stukken en inlichtingen kunnen worden verkregen) 3 Verkenning en uitwerking onderzoeksopzet Onderzoeksopzet Afstemming met de Auditcommissie en met de werkorganisatie van de gemeente (via de gemeentesecretaris) 4 Uitvoering onderzoek Concept-rapportage (voor wederhoor). Waar aan de orde bevat een concept-rapportage stellige conclusies en aanbevelingen aan de raad ( De Rekenkamer adviseert de raad ) 5a Wederhoor (voorleggen) Voorleggen van concept-rapportage aan enerzijds de ambtelijke contactpersoon of personen voor het onderzoek in kwestie, anderzijds het college. Ambtelijk wordt gevraagd de concept-rapportage door te nemen op mogelijke feitelijke onjuistheden. Het college heeft de mogelijkheid een reactie of zienswijze op de rapportage te geven, desgewenst ook op de erin opgenomen conclusies en aanbevelingen
Blad 6 van totaal 11 bladen 5b Wederhoor (afronden) Verwerken eventuele ambtelijke reacties Opnemen eventuele reactie van het college, als separate bijlage bij de rapportage Opnemen van een nawoord, waarin wordt ingegaan op de reactie van het college 6 Traject richting raad Definitieve rapportage, dus inclusief bijlagen met eventuele reactie van het college en nawoord van de Rekenkamer: via de griffie aanbieden aan de raad Bij de definitieve rapportage voegt de griffie een raadsvoorstel en concept-raadsbesluit 7 Behandeling in commissie en raad Presentatie van de rapportage in een vergadering van de raad of een commissie, met aansluitend bespreking van de rapportage Verder traject richting raad (op inhoudelijk en procesmatig advies van de commissie) 8 Natraject Procesevaluatie, primair met de griffier Uitvoering en dossiervorming De Rekenkamer volgt de strekking van de Handreiking lokale Rekenkamer en Rekenkamerfunctie (VNG-NVRR, versie 2011). Gedurende de uitvoering van een onderzoek vormt Hordijk een digitaal onderzoekdossier. Dit bestaat uit doorgenomen stukken, correspondentie, eventuele interviewverslagen en alle overige materiaal dat noodzakelijk is voor een onderbouwing van de bevindingen, conclusies en aanbevelingen. De dossiers worden gearchiveerd bij Hordijk & Hordijk B.V.. Hordijk beslist op verzoeken voor inzage in het dossier, die in overleg met de griffier worden beoordeeld op grond van eigen besluitvorming, de Wet Openbaarheid van Bestuur en de Archiefwet.
Blad 7 van totaal 11 bladen Rapportage en publiciteit De definitieve rapportage van een onderzoek en een eventueel persbericht worden op de website van de gemeente Aalsmeer geplaatst. Tot aan de publicatiedatum geldt voor alle betrokkenen een geheimhoudingsplicht. Bij de behandeling van een rapportage van de Rekenkamer in een commissie of in de raad van de gemeente Aalsmeer is indien mogelijk Frank Hordijk en/of een andere, bij het onderzoek betrokken medewerker van Hordijk & Hordijk B.V. aanwezig. Natraject Hordijk stelt na de presentatie en behandeling van iedere rapportage vast wat de raad heeft besloten. Hordijk kan in het eigen jaarverslag aangeven welke follow-up is gegeven aan de besluitvorming, die rond een rapportage heeft plaatsgevonden.
Blad 8 van totaal 11 bladen II Onderzoeksplan 2016 De Rekenkamer van Aalsmeer verricht in 2016 een (wat) groter onderzoek, alsmede een klein (en dus beperkt) onderzoek. Van de uitkomsten van het grotere onderzoek verschijnt een rapport, die van het kleine worden opgenomen in een compacte Rekenkamerbrief. GROTER ONDERZOEK Ook gelet op de bespreking in de Auditcommissie van 31 mei 2016 en uitgaande van de criteria (a) relevantie voor de raad als geheel, (b) actueel maar geen deel van een lopende politieke discussie, (c) gericht op meerdere aspecten van doeltreffendheid en doelmatigheid en (d) spreiding van onderzoeksonderwerpen (mede in relatie tot onderzoeken door de externe accountant van de gemeente en uit hoofde van artikel 213a van de Gemeentewet), is voor het grotere onderzoek gekozen voor: de opzet en uitvoering van het subsidiebeleid richting de gebruikers van sportvoorzieningen in de gemeente Aalsmeer, waar aan de orde in samenhang met de inrichting en aard van de afspraken, die al dan niet in relatie tot dat subsidiebeleid zijn gemaakt met en ten behoeve van de B.V. Exploitatie Sportaccommodaties Aalsmeer B.V. (ESA). Vooralsnog hanteren we de volgende onderzoeksvragen, die na een verkenning (zie fase 3 in het onderzoeksprotocol) mogelijk worden aangescherpt, beperkt of anderszins worden gewijzigd. Hetzelfde geldt voor de volgende, voorlopig geformuleerde normen:
Blad 9 van totaal 11 bladen Vraag Normen Welke kaders (beleidsmatig en financieel) zijn voor de uitvoering van het subsidiebeleid richting de gebruikers van sportvoorzieningen in de gemeente Aalsmeer gesteld? er zijn kaders gesteld die kaders zijn duidelijk en actueel die kaders zijn te beoordelen als fair en geven in voorkomende gevallen voldoende basis voor het afwijzen van aangevraagde subsidies die kaders zijn bekend bij de raad die kaders worden periodiek geëvalueerd Hanteert de gemeente heldere, herkenbare criteria bij het toekennen (of afwijzen) van subsidies aan de gebruikers van sportvoorzieningen? In aanvulling op het bovenstaande: Norm = ja, dat doet de gemeente Hoe wordt de effectiviteit van het subsidiebeleid richting de gebruikers van sportvoorzieningen getoetst? het bedoelde subsidiebeleid wordt (periodiek) getoetst dat toetsen gebeurt mede door het vooraf verbinden van te realiseren prestaties aan te verlenen subsidies, alsmede door het achteraf vaststellen dat die prestaties minimaal zijn gerealiseerd de uitkomsten van het toetsen worden (samengevat) gedeeld met de raad van Aalsmeer en leiden waar nodig tot aanpassingen in de opzet en uitvoering van het subsidiebeleid
Blad 10 van totaal 11 bladen Zijn de tussen de gemeente Aalsmeer (als aandeelhouder, opdrachtgever en financier) en de ESA vigerende afspraken logisch en duidelijk, ook waar het gaat om de verdeling van risico s (en de mogelijke gevolgen daarvan, al dan niet in financiële zin)? Norm = ja, die afspraken zijn in alle opzichten logisch en duidelijk Is duidelijk primair voor de raad in welke mate eventueel sprake is van (al dan niet bijkomende) schaduw-subsidiëring van de gebruikers van sportvoorzieningen die door de ESA worden beheerd, als die voorzieningen tegen een niet-integraal kostendekkend tarief per tijdseenheid mogen worden benut? Als sprake is van een vorm van samenloop, door het gebruik van door de ESA beheerde c.q. geëxploiteerde voorzieningen door gesubsidieerde gebruikers, dan: is duidelijk van welke schaduwsubsidiëring feitelijk sprake is is die duidelijkheid mede gebaseerd op heldere en correcte calculaties van de feitelijke (integrale) kosten per relevante sportvoorziening per tijdseenheid, waarbinnen een voorziening voor gebruik beschikbaar wordt gesteld.
Blad 11 van totaal 11 bladen KLEIN ONDERZOEK Voor het kleine onderzoek voor 2016 is gekozen voor hetzelfde onderwerp (daar ook voor een klein onderzoek) als in 2015 in de gemeente Maasdriel: informatievoorziening over de grondexploitaties. De Rekenkamer gaat niet vaststellen of de cijfermatige inschattingen van de diverse exploitaties (uiteraard inclusief prognoses) en daaraan wel of niet verbonden voorzieningen correct zijn, maar richt zich op de informatievoorziening aan de raad, in de periode 1 juli 2015 tot en met 30 juni 2016 als zodanig. De Rekenkamer gaat de aan de raad beschikbaar gestelde informatie beoordelen aan de hand van de volgende norm (die onvermijdelijk de nodige subjectiviteit bevat): het [niet-bestaande] gemiddelde raadslid kan zich op basis van de aan de raad aangeboden informatie een zodanig voldragen beeld van de relevante feiten en omstandigheden inzake de grondexploitaties van de gemeente Aalsmeer vormen dat zij of hij, op momenten dat om instemming met (of afkeuring van) voorstellen wordt gevraagd, de (mogelijke) consequenties van die instemming (of afkeuring) voldoende kan overzien. START EN PLANNING De beide onderzoeken (dus het grotere en het kleine) starten met het doornemen van beschikbare documentatie, te verkrijgen via een door de gemeentesecretaris aan te wijzen ambtelijke contactpersoon. Afhankelijk van wat daarin wordt aangetroffen houdt de Rekenkamer interviews met medewerkers van de gemeente, mogelijk met collegeleden en/of raadsleden en eventueel ook met derden. Na een start in juni of begin juli zullen de werkzaamheden even stil liggen en eind augustus worden vervolgd. De afronding van de beide onderzoeken met de oplevering van een definitief rapport c.q. een definitieve brief staat gepland voor de maand november 2016.