Tools & Tricks voor Excel

Mini symposium Tools & Tricks voor Excel bij het optimaliseren van zorgprocessen Casus 1: Moeder & Kind zorg drs. Lillian van Zanten 11 juni 2008 1

Inhoud 1. Persoonlijke achtergrond 2. Casus: Moeder & Kind zorg 3. Gebruikte data 4. Excel 5. Vervolg van het project 6. Vragen 11 juni 2008 2

1. Persoonlijke achtergrond september 1995 augustus 2001 Atheneum, Han Fortmann College, Heerhugowaard september 2001 augustus 2007 Wiskunde, Vrije Universiteit, Amsterdam februari 2007 augustus 2007 Afstudeerstage Master Wiskunde, VU medisch centrum, Amsterdam Onderwerp: De grootte van verpleegeenheden november 2007 heden Adviseur/Onderzoeker divisie III, VU medisch centrum, Amsterdam Medewerker PICA 11 juni 2008 3

2. Casus: Moeder & Kind zorg Schematische weergave Zwangeren afdeling Operatie kamers Neonatologie (NICU) Verlos kamers Intensive care volwassenen Kinder IC (PICU) Kraam afdeling Medium care kinderen Kinder afdeling 11 juni 2008 4

2. Casus: Moeder & Kind zorg Doel van het project Structureel reduceren gedwongen overplaatsingen naar omliggende ziekenhuizen t.g.v. niet beschikbaar hebben juiste opnamecapaciteit Structureel reduceren van het aantal afgezegde kinder - OK s 11 juni 2008 5

2. Casus: Moeder & Kind zorg Redenen afgezegde kinder OK s 2005 2006 2007 Med. redenen ontstaan op dag van operatie 5 6 12 40,0% Onvoorziene lange duur voorgaande ingre(e)p(en). - 2 6 20,0% Patient meldt zich ziek 1 3 4 13,3% Patient genezen - - 2 6,7% Patient ziet af van ingreep 2 3 2 6,7% Voorrang spoedpatient 1 1 1 3,3% Med. redenen ontstaan op dag voor operatie 2 2 1 3,3% Patient niet verschenen 1 1 1 3,3% Patient afgekeurd door anesthesie op dag van operatie 1-1 3,3% Geen ic-bed - 2 - - Geen bed op VE - 1 - - Overprogrammering 3 2 - - Niet onderkende med. klachten 3 1 - - Patient niet nuchter - 1 - - Totaal aantal weigeringen 19 25 30 100% Aantal zittingen dat doorging 268 274 258 Percentage weigeringen 6,6% 8,4% 10,4%

2. Casus: Moeder & Kind zorg Verpleegeenheden gynaecologie (VGYN, 8B) en obstetrie (VOBS, 8C) 11 juni 2008 7

2. Casus: Moeder & Kind zorg Weigeringen VOBS (=8C) Jaar Partussen Aantal % 2001 1554 417 21.2% 2002 1465 430 22,7% 2003 1511 378 20,0% 2004 1600 328 17,0% 2005 1651 327 16,5% 2006 1648 406 19,8% 2007 1597 436 21,4% 11 juni 2008 8

2. Casus: Moeder & Kind zorg 2006 uitgediept Totaal 406 weigeringen Aantal % Verloskamers geen bed 250 61,6% Onvoldoende personeel 63 15,5% Geen plaats op NICU 37 9,2% Geen medium care bed 23 5,7% OK geen capaciteit 11 2,7% Onvoldoende medisch personeel 9 2,2% Geen bed voor zwangeren en kraamvrouwen 9 2,2% IC volwassenen geen bed 3 0,7% Voorkeur ander centrum 1 0,2% 11 juni 2008 9

2. Casus: Moeder & Kind zorg Te beantwoorden vragen Welke problemen worden op de afdelingen geconstateerd waardoor weigeringen ontstaan? Interviews Hoe is het verloop bij verloskunde de afgelopen jaren geweest Data analyse Wat zijn de gevolgen van één extra verloskamer en wat als er zelfs twee verloskamers bijkomen 11 juni 2008 10

3. Gebruikte data Jaarverslagen Verloskunde en Gynaecologie (V&G) Periode 1998 t/m 2007 Data afkomstig van Ziekenhuis Informatie Systeem (ZIS) Deze data komt terecht in een Management DataBase (MDB) Vervolgens benodigde data verkregen bij Bedrijfseconomie Inkoop- en ZorgAdministratie (BIZA) die toegang heeft tot de MDB 11 juni 2008 11

Histogrammen en grafieken Sorteren Percentages Aantal.als Somproduct 4. Excel Tools & Tricks Meer concreet: 1. Verloop verloskunde afgelopen jaren histogrammen en grafieken 2. Lorenz curve sorteren, percentages berekenen, grafiek maken 3. Aantal bezette bedden vast tijdstip sorteren, aantal.als, histogram Gemiddeld aantal bezette bedden somproduct 11 juni 2008 12

1. Verloop verloskunde 11 juni 2008 13

Verloop verloskunde 11 juni 2008 14

Verloop verloskunde 11 juni 2008 15

Verloop verloskunde 11 juni 2008 16

Verloop verloskunde 11 juni 2008 17

Verloop verloskunde 11 juni 2008 18

Verloop verloskunde 11 juni 2008 19

Verloop verloskunde 11 juni 2008 20

Verloop verloskunde 11 juni 2008 21

Verloop verloskunde 11 juni 2008 22

Verloop verloskunde 11 juni 2008 23

Verloop verloskunde 11 juni 2008 24

Verloop verloskunde Aant al par t ussen < 28 weken 28 weken Bevallingen o.l.v. verloskundigen eerst e lijn Int r a - ut e r ie ne ov e r pl a a t singe n Van VUmc naar ander z iekenhuis 2000 1500 200 180 160 200 intr a-uter ien bevallen 1000 500 0 1468 1392 1429 1530 1568 1567 1498 61 73 71 86 73 82 70 83 81 99 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 J a a r 140 120 100 80 60 40 20 0 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 150 100 50 0 107 86 102 85 70 61 62 82 9 49 37 33 32 36 48 59 37 48 34 23 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 Jaar Percentage patiënten durante partu overgenomen van verloskundigen Jaar P er cent age wei ger i ngen t. o. v. aantal par tuss en Kunstver l ossi ngen Secti o caesar ea For ci pal e extr acti e Vacuümextr acti e Percentage 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 2 5 % 2 0 % 15 % 10 % 5 % 0 % 2 2, 7 % 2 1, 4 % 2 1, 2 % 2 0, 0 % 19, 8 % 17, 0 % 16, 5 % 2 0 0 1 2 0 0 2 2 0 0 3 2 0 0 4 2 0 0 5 2 0 0 6 2 0 0 7 J a a r 500 400 300 200 100 0 441 448 451 427 400 373 360 370 361 359 231 203 197 207 208 214 204 198 180 156 5 5 4 5 3 5 2 0 18 13 9 10 10 5 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 0% 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 Jaar Aantal ki nder en < 1000 gr am 1000 gr am Kinder en na VKC r echtstr eeks opgenomen op de af deling Neonatologie 400 350 J a a r P r o c e n t u e l e f o r c i p a l e e n v a c u ü me x t r a c t i e t. o. v. t o t a a l a a n t a l k i n d e r e n For ci pal e extr acti e Vacuümext r acti e 1800 300 250 15,0% 13,4% 13,5% 13,6% 14,1% 13,5% 1300 800 1437 1351 1436 1523 1445 1481 1591 1628 1620 1537 200 150 100 10,0% 5,0% 3,6% 3,1% 1,3% 2,1% 9,4% 1,2% 0,8% 0,5% 0,6% 0,6% 0,3% 300-200 77 105 87 111 92 104 95 111 95 124 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 J a a r 50 0 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 J a a r 0,0% 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 J a a r 11 juni 2008 25

2. Lorenz curve Afkomstig uit economie, o.a. scheefheid in welvaart Nu: (On)gelijkheid in verdeling van ligduren van patiënten % totale ligduur uitgezet tegen % patiënten Als voorbeeld verpleegeenheid gynaecologie 11 juni 2008 26

Lorenz curve 11 juni 2008 27

Lorenz curve 11 juni 2008 28

Lorenz curve 11 juni 2008 29

Lorenz curve 11 juni 2008 30

Lorenz curve 11 juni 2008 31

Lorenz curve 11 juni 2008 32

Lorenz curve 11 juni 2008 33

Lorenz curve 11 juni 2008 34

Lorenz curve 11 juni 2008 35

Lorenz curve 11 juni 2008 36

Lorenz curve 11 juni 2008 37

Lorenz curve 11 juni 2008 38

Lorenz curve 11 juni 2008 39

Lorenz curve 11 juni 2008 40

Lorenz curve 11 juni 2008 41

Lorenz curve 11 juni 2008 42

Lorenz curve 11 juni 2008 43

Lorenz curve 11 juni 2008 44

Lorenz curve 11 juni 2008 45

Lorenz curve Lorenz Curve verpleegeenheid gynaecologie 2005 100,0% 80,0% 60,0% 40,0% 20,0% 40% 10% 0,0% 0,0% 7,5% 15,0% 22,4% 29,9% 37,3% 44,8% 52,2% 59,7% 67,2% 74,6% 82,1% 89,5% 97,0% % ligduur % patiënten 11 juni 2008 46

3. Aantal bezette bedden 1. Voor iedere dag van het jaar op een vast tijdstip kijken hoeveel bedden er bezet zijn 2. Vervolgens kijken hoe vaak iedere hoeveelheid bezette bedden is voorgekomen 3. Hier een histogram van maken 4. M.b.v. deze gegevens het gemiddeld aantal bezette bedden berekenen 11 juni 2008 47

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 48

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 49

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 50

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 51

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 52

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 53

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 54

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 55

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 56

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 57

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 58

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 59

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 60

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 61

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 62

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 63

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 64

Aantal bezette bedden 11 juni 2008 65

5. Vervolg van het project Uitkomsten data analyse controleren bij afdeling Simulatiemodel maken voor het doorrekenen van scenario s Eén extra verloskamer Twee extra verloskamers Medium care open Project loopt nog tot en met oktober 2008 11 juni 2008 66

6. Vragen e-mail: l.vanzanten@vumc.nl Kamer: PK 5Z.172 11 juni 2008 67