Welkom Praktijkcase Lean Behandeling bezwaarschriften Gemeente Barneveld 4 februari 2010
Barneveld Aanleiding Beslistermijnen lang niet altijd gehaald, gaat met de Wet dwangsom geld kosten Ervaring bij veel andere processen dat Lean helpt Efficiënter werken, waar mogelijk kostenbesparing
Barneveld Wat hebben we in de praktijk gedaan 7 bijeenkomsten kernteam Bestaand proces in beeld gebracht Nieuw proces ontworpen Spelregels veranderd
Barneveld Uitgesproken verwachtingen vooraf Doorlooptijd inkorten Dubbelingen eruit Overbodige stappen eruit Meer grip, meer inzicht Terugkoppeling op vervolgacties Wettelijke termijnen halen Uniform proces Uniforme afhandeling
Barneveld Wat moet het traject uiteindelijk gaan opleveren? Een inzichtelijke en overzichtelijke procedure Een procedure waarmee we binnen de termijnen van de Awb blijven, dat wil zeggen: 6 + 6 weken collegebesluiten 10 + 6 weken raadsbesluiten In die situatie verbeuren er geen dwangsommen op grond van de Wet dwangsom
Barneveld De bestaande procedure Zie behangrol
Behang huidig FDV Postkamer Ontvang en verdeel Afdeling Secretariaat proces schematisc Stuur ingeboekte brief naar afdelingshoofd h (1) Splits post uit Afdeling Afdelingshoofd Verdeel start 7
Behang huidig Afdeling Coördinator Lees bezwaar Draag bezwaarschriften over aan medewerkers Afdeling Medewerker proces schematisc Verdeel bezwaarschriften in on- Verstuur behandelbericht h (2) derling overleg (1 x per week) = benoeming tot secretaris van de hoorcommissie Afdeling Secretaris Registreer in werkvoorraad Maak behandelbericht 32 8
Afdeling Secretaris Start behandeling Advies: Behang huidig proces Afdeling Secretaris schematisc Ontvang aanvullende info Plan datum hoorzitting h (3) Maak rapport voor hoorcommissie 6 4 17 2+1 2 1 raadsbesl 1 9
Behang huidig Hoorcommissie Hoor Wederhoor Vraag Bespreek na Formuleer advies Afdeling Secretaris proces schematisc Werk verslag hoorzitting uit Evt. start nader onderzoek Maak concept beschikking Maak voorstel voor college (Groentje) Hoorcommissie Lees verslag Parafeer verslag h (4) 30 10
Behang huidig Afdeling Secretaris Stuur naar coördinator Afdeling Coördinator Lees beschikking Stuur naar FDV proces FDV Postkamer schematisc Registreer Groentje Stuur naar College h (5) 11
Behang huidig Parafeer Wethouder GemeenteSecr. Concludeer besluit conform advies Stuur naar FDV proces FDV Postkamer schematisc Registreer uitgecirculeerd Besluit Werk systeem bij Stuur naar secretaris h (6) 4+1 urgentie 1 14 12
Behang huidig Afdeling Secretaris Maak brief verzendklaar Doe in vloeiboek Stuur naar Burgemeester Burgemeester en secretaris Zet handtekening proces FDV Postkamer schematisc Verstuur brief Maak kopie Stuur kopie aan secretaris h (7) 13
Afdeling Secretaris Werk lijsten bij Afdeling Secretaris Completeer dossier Stuur naar archief Behang huidig proces schematisc h (8) finish 14
Gegevens begin oktober 2008 WZI BMO RBW Onderhanden werk (# (# bezwaren) 14 14 3 99 99 Idem per per processtap Doorlooptijd 3 maanden zie zie behang 6 weken > 9 maanden Input (hoeveel in in per per jaar) 50+15 8+10 op op 80-90 (nu (nu al al 'urgentie' Raadsbesluit 80 80 op op 10 10 oktober) Output (hoeveel afgehandeld per per 65 65 18 18 68 jaar) 68 Bewerkingstijd per per bezwaar Oudste bezwaar jul-08 aug-08 2003 Jongste bezwaar sep-08 sep-08 sep-08 15
Barneveld Wat betekenen deze cijfers? Bij RBW en (soms bij) WZI haalden we de termijnen niet Het Onder Handen Werk liep op Er ontstonden oude lijken (niet altijd rationele motieven, niet op te lossen, verstoppen het proces)
Barneveld
Pitstop.. 18
Behang Bezwaarde Meldt dat hij eraan komt E-mail bezwaar Dienstdoend secretaris Print bezwaar Verzamel benodigde commissieleden (collegeleden, gemeentesecretaris) en adviseur(s) Behandelend Pitstop (1) ambtenaar Geef uitleg aan commissieleden Bezwaarde, gemeentesecretaris en adviseur zijn aanwezig, maar zeggen niets Hoorcommissie Hoor Wederhoor Vraag Notulist Maak verslag ( steno ) 2 e secretaris = Iemand van vakafdeling Bereid beschikking voor start 5 min 30 min 30 min 19
Commissieleden Bespreek na Geef advies 2 e secretaris Maak beschikking af Print Behang Commissieleden Pitstop (2) Lees beschikking Zet handtekening 10 min 15 min 10 min 20
Behang Dienstdoend secretaris Pitstop (3) Maak kopieën Geef kopieën aan archiefmdw Reik beschikking uit aan bezwaarde Registreer Archiveer Archiefmdw 10 min finish 110 min = 1 uur 50 min 21
Barneveld Praktische vertaling van de pitstop Nadruk op doorlooptijdverkorting Zie behangrol
start 1 dag FDV Postkamer Ontvang brief, website Registreer Maak kopie (2x) Stuur kopie naar wethouder Stuur kopie naar afd.hoofd van de betreffende vakafd. Doe in postvak bezwaren Maak ontvangstbevestiging Verstuur ontvangstbevestiging Vakafdeling dienstdoend secretaris Behang nieuw 1 dag 2 dagen proces dienstdoend versie 2 (1) Haal de voor de vakafd. bedoelde bezwaarschriften uit postvak bezwaren Check bezwaar ja/nee Check juiste afdeling Belasting afstemmen in werkoverleg Deeltijd/parttime? Dienstdoend secretaris = toewijzing rooster/schema Vakafdeling secretaris Zoek stukken Check ontvankelijkheid = formele vereisten Evt. maak brief hersteltermijn voor gebreken en pro forma Dossier binnen 1 dag opvraagbaar 23
Vakafdeling dienstdoend secretaris Plan datum hoorzitting (minimaal 2 weken, maximaal 4 weken vooruit) Hoe vol is de agenda? Behang 1 dag 3 weken 1 week Vakafdeling dienstdoend secretaris nieuw proces Lees memo versie 2 (2) Evt. win advies in bij derden Doe onderzoek Maak uitnodigingen Verstuur uitnodigingen Maak memo (4-voud) Stuur memo naar comm.leden (minimaal 1 week voor de zitting) Comm. leden Hoe gaan we om met verzetten van afspraken? Wat is de inhoud van het memo en de bijlagen? Afspraken over doorlooptijd van advies Betere besluitvorming in 1 e termijn minder onderzoek Indieningstermijn van stukken tot op de zitting toestaan Indien advies noodzakelijk direct bepalen verdagen ja/nee 24
Hoorcommissie Hoor Wederhoor Vraag Bespreek na Formuleer advies Vakafdeling dienstdoend secretaris Behang nieuw 1 dag 1 week 2 dagen Vakbekwaam behandelend ambtenaar proces hoorcommissie versie 2 (3) Maak concept beschikking Werk verslag hoorzitting uit Evt. start nader onderzoek Maak voorstel voor college (Groentje) Verzamel/kopieer bijlagen Stuur naar voorzitter hoorcommissie Voorzitter Lees verslag en groentje Handtekening op verslag Parafeer groentje Extern notulist bij de zitting? Wat komt er op het groentje? Wat niet? Wat komt er in de beschikking? Wat niet? Afspraak over doorlooptijd Vast moment in de week? BMO als centrale bewaker? 25
1 dag 1 dag Vakafdeling dienstdoend secretaris Haal groentje en beschikking op Maak set Stuur set naar afd. hoofd/coördinator In postbakje of op bureau? Vakafdeling Hoofd/coördinator Zet paraaf Stuur naar FDV Behang nieuw proces Parafeer versie Wethouder 2 (4) FDV Postkamer Registreer Groentje Stuur naar College 5 wethouders Wethouder Stuur door Parafeer Stuur door Wethouder Parafeer Stuur door 1 week Afspraken over doorlooptijd van circuleren 26
1 dag FDV Postkamer 57 kalenderdagen Behang nieuw proces Verstuur beschikking Stuur stukken en groentje aan secretaris versie 2 (5) finish 27
Barneveld Praktische vertaling pitstop Wettelijke termijn wordt (met verdaging) gehaald Uitgangspunt is dat er advies ingewonnen moet worden bij derden Indien advies noodzakelijk, direct verdagen Als advies niet nodig is, traject circa 2 weken korter, termijn van 6 weken in beginsel haalbaar
Barneveld Randvoorwaarden Voldoende ambtelijke capaciteit c.q. bezetting, bij alle actoren (ook commissieleden) Inzicht in het proces (sturen, tijdig ingrijpen) Zonodig spelregels veranderen
Barneveld Capaciteit Per week circa 2 RBW bezwaren en 1 WZI bezwaar, veel spreiding in zwaarte (behandeltermijn) bezwaren Secretarissen: tweede helft 2008 werkvoorraad RBW gedaald (focus op afhandeling, pragmatische oplossingen), bij WZI en BMO stabiel, capaciteit lijkt voldoende, focus is van belang (naast andere werkzaamheden) Er is voldoende capaciteit/ruimte aanwezig bij de bezwarencommissie
Barneveld Om een voorspelbare doorlooptijd te garanderen is een vaste hoeveelheid onderhanden werk noodzakelijk Situatie begin oktober RBW: OHW 99 Output circa 68 per jaar (2007) Doorlooptijd 99/68 = circa 1,3 jaar Situatie begin 2009 RBW OHW= 59 Output 104 per jaar (2008) Doorlooptijd 59/104 = circa 6 maanden, moet/kan dus korter!!
Barneveld Nieuwe spelregels 1 Dienstdoende secretaris, elke dag bij! OHW en doorlooptijdbewaking Zoeken naar optimale OHW hoeveelheid (circa 25) Buffer als bezwarentermijn nog niet voorbij is (als het te druk is) Direct verdagen indien van toepassing Dossiers in 1 dag opvraagbaar, snelle postcirculatie Capaciteit agenda hoorcommissie goed, vaste blokken Indien nodig bij oplopen doorlooptijd: extra hoorzittingen
Barneveld Nieuwe spelregels 2 Afspraken niet verzetten, maar vervanging regelen Inhoud memo: standaard blokken, goede juridische inhoud, neutraal op afwegingselementen, beperkt aantal bijlagen Afspraken met externe partijen over DLT adviezen (SMART) Vakbekwame behandelend ambtenaar (goed spreker, goede vakkennis, goede voorbereiding
Barneveld Nieuwe spelregels 3 Inhoud collegeadvies kort en krachtig Circulatietijd wethouders/college: maximaal 1 week!!
Barneveld Hoe bewaken we het proces? Kastenplan Eenduidige dossiervorming Workflowsysteem geautomatiseerd, opvolgacties Weekrapport Voortgangsgesprekken op afdeling Overall controle afdeling BMO 1 x per kwartaal overleg over voortgang tussen leidinggevenden betrokken afdelingen
Barneveld Wat levert het op: Kortere doorlooptijd Meer overzicht, minder bezwaren onderhanden Meer duidelijkheid, wie doet wat wanneer Tijdwinst, minder zoeken en afstemmen RRR, meer rust en plezier Geen dwangsommen, binnen de wettelijke termijnen Betere sturing, focus op output 18 uur formatie ingeleverd
Barneveld
Barneveld Stand van zaken anno nu: 7 oude zaken, 21 nieuwe OHW (28 totaal) Bezwaren ingediend na 1 oktober 2009 allemaal binnen wettelijke termijn afgehandeld (evt. met verdaging) Gemiddelde doorlooptijd nieuwe zaken circa 50 dagen Focus op afhandelen oude zaken Workflow / termijnbewaking geautomatiseerd