Checklist organisatie workshops / bijeenkomsten / congressen bijeenkomst Datum Verantwoordelijke persoon Doelgroep Tijdstip aanvang Tijdstip einde Tijdstip organisatie aanwezig Locatiegegevens Adres Postcode, woonplaats E-mail contactpersoon Offerte gevraagd d.d. Locatie faciliteiten Parkeergelegenheid ja / nee Bereikbaar met OV ja / nee Routbeschrijving aanwezig ja / nee Aantal zalen nodig Zaalgrootte Zaal 1 personen zaal Zaal 2 personen zaal Zaal 3 personen zaal Zaal 4 personen zaal Audio/visuals nodig Aanwezig Belichting aanwezig Technische ondersteuning Bewegwijzering aanwezig Plattegrond aanwezig 0 Beamer ja / nee 0 Overheadprojector ja / nee 0 Projectiescherm ja / nee 0 Flip-over met stiften ja / nee 0 Forumtafel met / zonder microfoons ja / nee 0 Katheder met / zonder micofoons ja / nee 0 Draagbare microfoons voor sprekers ja / nee 0 Microfoons in zaal.. stuks ja / nee ja / nee. Spots ja / nee ja /nee ja /nee Locatie kosten Beschikbaar budget Offerte ontvangen d.d. Afgesproken prijs incl. BTW
Catering Uitnodiging/ programma Aantal personen Koffie / thee Koek Gebak Water bezoekers Water sprekers Lunch Borrel Definitief programma d.d. Vooraankondiging Aantal vooraankondiging Aantal uitnodigingen Samenstellen mailinglijst Speciale genodigden Uitnodiging door externe Aankondiging Verzending uitnodiging d.d. Verzending bevestiging d.d. 0.. broodjes per persoon 0.. luxe broodjes per persoon 0 melk / karnemelk 0 fruit 0 warme snack 0 borrelhapje 0 nootjes d.d. Programma naar grafisch ontwerper d.d. Programma naar de drukker d.d. Programma klaar voor verzending d.d. 0 nieuwsbrief d.d. 0 website d.d. 0 persbericht d.d. 0 aanmeldingsformulier met sluiting d.d. 0 met routebeschrijving 0 met deelnemerslijst 0 Dagvoorzitter 0 Spreker 1 CV ontvangen CV ontvangen ja / nee Inleiding / sheets Inleiding / sheets ja / nee 0 Spreker 2 0 Spreker 3
CV ontvangen CV ontvangen ja / nee Inleiding / sheets Inleiding / sheets ja / nee 0 Entertainer Via organisatiebureau Contactpersoon 0 Fotograaf Via organisatiebureau Contactpersoon Informatiemap ja / nee Wie. Aantal Programma Deelnemerslijst Korte inleiding (CV) sprekers Documentatie thema Sheets dagvoorzitter Sheets spreker 1 Sheets spreker 2 Sheets spreker 3 Nieuwsbrief Papier voor aantekeningen Evaluatieformulier Badges Organisatie /sprekers Deelnemers Totaal aantal kaart op tafel Aantal naamkaartjes
Zaalopstelling 0 Ovaal 0 Carré (vierkant) 0 Theater (lange rijen met middenpad) 0 Cabaret (tafel met 2-6 stoelen) 0 Forum tafel voor sprekers 0 Katheder met microfoon 0 Aparte ruimte voor Buffet lunch en koffiepauze Er wordt uitgeserveerd 0 statafels 0 tafels met 4 / 6 stoelen 0 beide 0 statafels 0 tafels met 4 / 6 stoelen 0 beide 0 Aparte ruimte voor borrel 0 statafels 0 tafels met 4 / 6 stoelen 0 Tafel met documentatiemateriaal 0 Bewegwijzering 0 Achterwand organisatie 0 Meenemen 0 Badges Bestellen 0 Microfoons.. loopmicrofoon(s) 0 kaartjes met stiften.. microfoon(s) met standaard 0 Informatiemappen 0. Spots met standaard 0 Bewegwijzering 0 Katheder 0 Aftekenlijst deelnemers, 0 Achterwand organisatie meerdere exemplaren, alfabetisch gerangschikt
Uitvoering Activiteit Taak Meenemen van spullen Opbouw Ontvangst Ontvangsttafel bij binnenkomst 0 Badges uidelen 0 Congresmappen 0 Deelnemers aftekenen Licht en geluid Garderobe bewaakt? Ontvangsttafel bij vertrek Aanwezig tijdens bijeenkomst 0 Badges innemen 0 Presentje uitdelen 0 Evaluatieformulieren innemen Afbouw Verslaglegging Foto s Pers Nazorg Activiteit Datum 0 Nazending verslag 0 Maken van evaluatie-verslag 0 Nazending evaluatie-verslag 0 Verslag in nieuwsbrief 0 Verslag op de website 0 Afhandeling kosten 0 Follow-up beleid en activiteiten
Inkomsten Bijdrage organisatie Bijdrage deelnemers Begroting Uitgaven Locatie Catering Huur audiovisuele middelen Uitnodiging Mailing Dagvoorzitter Sprekers Entertainer Totaal Totaal