Jaarverslag 2009
Lokale Rekenkamer Leerdam Ingesteld 1 januari 2000 Leden: Martin Monkel (voorzitter) Rick Anderson Jos Buijserd Wim van Drie Karin van den Berg Postadres: E-mail: Website: Postbus 15, 4140 AA Leerdam rekenkamer@leerdam.nl www.leerdam.nl/bestuur en Politiek/Rekenkamer
Inhoud VOORWOORD... 2 1. JAARVERSLAG 2009... 3 TERUGBLIK OP DE ACTIVITEITEN IN 2009... 3 1.1 Inleiding... 3 1.2 Vergaderingen... 4 1.3 Onderzoek en rapportage... 6 1.4 Effecten van uitgevoerd onderzoek... 13 1.5 Congressen en extern overleg... 13 1.6 Overige activiteiten... 14 2. JAARREKENING 2009...15 OVERZICHT VAN LASTEN EN BATEN... 15 Jaarverslag 2009 1
Voorwoord In december 1999 heeft de gemeenteraad van Leerdam besloten tot het instellen van een Lokale Rekenkamer. Dit gebeurde met verwijzing naar artikel 147 van de Gemeentewet, dat regelt dat de raad verordeningen vaststelt voor zover die bevoegdheid niet aan anderen is toebedeeld. De toenmalige voorzitter en leden zijn benoemd in de raadsvergadering van 8 maart 2001. Als gevolg van de Wet dualisering Gemeentebestuur is de gemeentewet gewijzigd. In verband daarmee is op 2 september 2004 een rekenkamer ingesteld op grond van artikel 81a van de gewijzigde Gemeentewet. Tevens is de Verordening Lokale Rekenkamer (V.2004-054) opnieuw vastgesteld die nu voornamelijk is gebaseerd op voorschriften van de gemeentewet (artikel 81 en 182 t/m 185). De leden van de rekenkamer zijn in het najaar van 2004 opnieuw benoemd voor een periode van 6 jaar. De bezetting van de rekenkamer is met ingang van 2009 gewijzigd wegens het vertrek van één van de leden. Aan de hand van dit document doen we in hoofdstuk 1 verslag van de verschillende werkzaamheden die we in 2009 hebben verricht. Met ingang van het jaarverslag 2008 wil de rekenkamer nagaan wat de eerste effecten zijn geweest van onderzoek dat in het voorgaande jaar is uitgevoerd en waarvan de aanbevelingen door de raad zijn vastgesteld. In hoofdstuk 2 leggen we verantwoording af over de door ons gemaakte kosten die ten laste van het budget 2009 worden gebracht. In de voorgaande jaren heeft de rekenkamer het verslag van het voorgaande jaar steeds in een document gekoppeld aan een vooruitblik op de (onderzoek)activiteiten die in het volgende jaar worden voorzien. Met ingang van 2010 wordt het jaarplan separaat opgesteld. De rekenkamer niet verplicht is jaarlijks haar voorgenomen onderzoekprogramma aan de raad voor te leggen. Met de aanbieding daarvan in het voorjaar van 2010 streeft de rekenkamer ernaar een bijdrage te leveren aan de transparantie van haar werkzaamheden. De rekenkamer constateert dat 2009 een jaar is geweest met een veelheid aan onderzoeksactiviteiten maar ook van momenten van reflectie op de taak en rol van de rekenkamer. Op basis van goede interne afspraken en een adequate verdeling van de activiteiten heeft de rekenkamer haar onderzoekwerkzaamheden in dit jaar weer geheel in eigen beheer uitgevoerd. Januari 2010 Rekenkamer Leerdam De Voorzitter Jaarverslag 2009 2
1. Jaarverslag 2009 Terugblik op de activiteiten in 2009 1.1 Inleiding Overeenkomstig artikel 185 lid 3 van de Gemeentewet stelt de rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Op grond van artikel 6 lid 2 van de Verordening Lokale Rekenkamer Leerdam 2004 verantwoordt de rekenkamer in dit jaarverslag de baten en lasten van het voorafgaande begrotingsjaar. Aan de hand van het nu voorliggende document geeft de rekenkamer hieraan invulling. Het jaarverslag van de rekenkamer en de financiële verantwoording over 2009 zijn vastgesteld in haar vergadering van 20 januari 2010. De activiteiten, die de rekenkamer in 2009 heeft uitgevoerd, zijn te verdelen in: Vergaderingen ter bespreking van lopend onderzoek; Werkzaamheden in het kader van rekenkameronderzoek; Waargenomen effecten van eerder uitgevoerd onderzoek Bijwonen van congressen en participeren in extern overleg; Overige activiteiten. In dit jaarverslag wordt achtereenvolgens ingegaan op deze onderwerpen. De bezetting van de rekenkamer was in 2009 als volgt: Martin Monkel (voorzitter) Wim van Drie (lid; plv. voorzitter) Rick Anderson (lid) Jos Buijserd (lid) Karin van den Berg (lid) Jaarverslag 2009 3
1.2 Vergaderingen In 2009 heeft de rekenkamer 8 reguliere vergaderingen belegd. Dit aantal komt overeen met het aantal bijeenkomsten in 2008 en voldoet aan het gestelde in artikel II.3 van het Reglement Lokale Rekenkamer Leerdam. Tijdens deze bijeenkomsten zijn met name de activiteiten afgestemd die voortvloeien uit de doelstelling van de rekenkamer en de uitvoering van onderzoek. In eerste instantie zou in 2009 het onderzoek naar de Planning en Control cyclus samen met de rekenkamer van Zoetermeer worden uitgevoerd waarbij de mogelijkheid bestond gebruik te maken van faciliteiten van de Hogeschool InHolland. Omdat Zoetermeer afhaakt wordt besloten het onderzoek te richten op de gemeente Leerdam, sec als activiteit van de lokale rekenkamer. In de vergadering van het Audit Committee op 27 januari 2009 is de P&Ccyclus aan de orde geweest. Daaruit volgt dat het onderzoek van de rekenkamer een bijdrage kan leveren in het aanbrengen van verbeteringen. Dat is reden voor de rekenkamer de planning van dit onderzoek te bespoedigen met als doel eind 2009 het concept rapport af te ronden. In de eerste vergaderingen van 2009 worden afspraken gemaakt ter afronding van het onderzoek over de Afhandeling van Klachten en Meldingen. De grote diversiteit levert belemmeringen op bij een concrete analyse en het formuleren van conclusies en aanbevelingen. In de vergadering van 25 februari wordt, vooruitlopend op de benoeming in de Raad de volgende dag, kennis gemaakt met Karin van den Berg. Zij vervangt Pieter de Jong als lid van de Lokale Rekenkamer Leerdam. De rapportage over de Doorwerking van het onderzoek naar het effect van Beleidsnota s wordt met de reactie van het college in de vergadering van 16 april 2009 vastgesteld. Vlak voor de zomer werd de rekenkamer geïnformeerd over het vertrek van Harm Brinks per 1 september 2009 als griffier van de gemeenteraad van Leerdam. Gedurende de overige vergaderingen in 2009 is de rekenkamer ondersteund door een tijdelijke (commissiegriffier). In het kader van de teambuilding is het al jaren de gewoonte dat de rekenkamer rond de zomer een dagdeel uitrekt voor een bijzondere activiteit. Op 3 juli 2009 heeft de rekenkamer in dat verband een bezoek gebracht aan Breukelen, de woonplaats van één van de leden. Na een gezellige lunch bij hem in de tuin werd in een sloep een rondvaart gemaakt over een deel van de Vecht. Daarna werd een bezoek gebracht aan Nyenrode waar een zaaltje was gereserveerd voor een college. Jaarverslag 2009 4
De leden van de rekenkamer hadden vooraf de opdracht meegekregen bij die gelegenheid te vertellen wat hij/zij heeft met rekenkameronderzoek. Dit leverde niet alleen verschillende presentaties op met gevarieerde benaderingen van de opdracht maar zeer zeker waardevolle bijdrage aan hetgeen de rekenkamer nodig heeft haar taak en rol in een veranderende (politieke) omgeving beter in te vullen. Volgens goed gebruik werd de dag in Breukelen afgesloten met een gemeenschappelijke maaltijd. De rekenkamer spreekt in haar vergadering van 7 oktober 2009 af dat in het vervolg bij de start van een onderzoek een korte notitie wordt geschreven ten behoeve van het Management Team. Daarin wordt op hoofdlijnen de aard van het onderzoek aangegeven met een globale planning van de onderzoeksactiviteiten. Van de organisatie zal per onderzoek worden gevraagd voor de rekenkamer één contactpersoon aan te wijzen. De overige vergaderingen van 2009 kenmerken zich over het algemeen door het bespreken en afstemmen van lopend onderzoek. Daarnaast zijn er nog de volgende aandachtspunten te melden: In de vergadering van 25 februari wordt het jaarverslag 2008 en het onderzoeksplan met de begroting van de rekenkamer voor 2009 vastgesteld. Het geheel is vervolgens ter informatie naar de Commissie ABZ gezonden. In de vergadering van 7 oktober wordt de onderzoeksagenda voor 2010 besproken. In de vergadering van 14 december 2009 is afgesproken het jaarverslag over 2009 en het jaarplan 2010 is twee separate documenten op te stellen en separaat aan te bieden aan commissie en raad. Jaarverslag 2009 5
1.3 Onderzoek en rapportage Gemeentewet, artikel 182 1. De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. 2. Op verzoek van de raad kan de rekenkamer een onderzoek instellen. In haar jaarplan voor 2009 heeft de rekenkamer zich in eerste instantie gericht op de afronding van het onderzoek naar de klachtenbehandeling en het onderzoek naar de P&C-cyclus. Tevens wordt een informatief verslag opgesteld over de doorwerking van het in 2007 uitgevoerde onderzoek naar de doorwerking van beleidsnota s. In het jaarplan 2009 heeft de rekenkamer aangekondigd dat het onderzoeksprogramma begin 2009 verder wordt ingevuld en dat de gemeenteraad daarover aanvullend wordt geïnformeerd. Dit heeft in 2009 niet geleid tot een verdere invulling van de onderzoeksagenda. Hierna wordt in het kort over de opzet en de realisatie van deze onderzoeken gerapporteerd. Jaarverslag 2009 6
1.3.1 Klachtenafhandeling In de gemeente Leerdam is op 23 april 2002 een verordening op de klachtenbehandeling vastgesteld. Het serieus nemen van klachten, de wijze van afhandeling en de snelheid daarvan beïnvloeden sterk de publieke opinie over de kwaliteit van het gevoerde bestuur. De rekenkamer is aan de hand van een onderzoek nagaan hoe het daarmee is gesteld. Het onderzoek is gestart in 2008 en richt zich op het proces van de klachtenafhandeling en niet op de inhoudelijkheid van de klachten. Op grond van het bestaande beleid is vervolgens nagegaan wat het resultaat is van deze klachtenbehandeling (ontvankelijkheid, snelheid, mate van tevredenheid), welke kwaliteitsnormen worden gehanteerd en hoe deze worden bewaakt. Het concept rapport is door de rekenkamer vastgesteld in haar vergadering van 16 april 2009 en het rapport is vervolgens op 25 april 2009 voor wederhoor aangeboden aan het college. Doel van dit onderzoek is de raad inzicht te geven in de werkwijze, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de afhandeling van klachten en meldingen. Het onderzoek heeft plaats gevonden op twee verschillende deelgebieden. Dat zijn enerzijds de meldingen en klachten bij de werf met betrekking tot de openbare ruimte en anderzijds de klachten ingevolge de ABW die binnen komen bij de klachtencoördinator. De onderzoeksperiode volgens de eerste opzet betreft in principe de jaren 2005, 2006 en 2007. Pas vanaf juli 2006 is echter (weer) begonnen met een gestructureerde vastlegging van meldingen bij de werf. Daarom zijn bij de meldingen de gegevens vanaf juli 2006 tot en met half oktober 2008 in het onderzoek meegenomen. De rekenkamer heeft voor dit onderzoek afhandeling klachten de volgende onderzoeksvragen geformuleerd: Wat is het bestaande beleid; Wat is bestaande werkwijze m.b.t. registratie en afhandeling; Welke type klachten wordt onderscheiden en om welke aantallen gaat het; Wat is het resultaat van de afhandeling; Zijn de klachten terecht, hoe snel worden ze afgedaan, hoe is de informatie naar de burgers toe en wat is de mate van tevredenheid van burgers; Welke kwaliteitsnormen worden gehanteerd; Hoe wordt de kwaliteit bewaakt. Worden de gestelde kwaliteitsnormen gehaald en wordt daarover gerapporteerd en (bij)gestuurd? Hoewel op basis van de beschikbare gegevens er geen sprake was van harde feiten heeft de rekenkamer wel enige conclusies getrokken en een aantal aanbevelingen gegeven. Jaarverslag 2009 7
De hoofdlijnen ervan zijn als volgt in dit jaarverslag opgenomen: Meldingen en klachten openbare ruimte Conclusies: Er is heel veel vastgelegd en het is feitelijk jammer dat daar voor management / sturingsdoeleinden relatief weinig mee wordt gedaan. Vanaf juli 2006 tot en met half oktober 2008 zijn in het geautomatiseerde systeem 2.742 meldingen geregistreerd. Maar dat zijn lang niet alle daadwerkelijk gedane meldingen. Een groot aantal meldingen is achteraf nog in het systeem gebracht. Daarbij is in een behoorlijk aantal gevallen ten onrechte de datum van registratie ook als afhandelingdatum gebruikt. Tijdens piketdiensten worden de meldingen meestal niet geregistreerd. Het zijn bijna altijd spoedsituaties die direct worden opgelost. Dat gebeurt gemiddeld circa 3 x per week. De techneuten vergeten volgens respondenten namelijk nog wel eens aan te geven wanneer meldingen zijn opgelost / afgedaan. De data van afhandeling zijn dan ook voor een behoorlijk deel fictief. Uit het systeem is veel relevante managementinformatie te genereren. Er zijn echter nog geen afspraken gemaakt om regelmatig periodieke overzichten van openstaande meldingen te verspreiden. Sinds gewerkt wordt met dit systeem is het aantal meldingen / klachten volgens respondenten sterk gedaald en is het aantal complimenten over de afdoeningtermijnen en de daadwerkelijke afdoening gestegen. In het systeem wordt niet vastgelegd hoeveel tijd aan het afhandelen van een melding is besteed. Over de doelmatigheid c.q. de met de afdoening van een melding gemoeide tijd, kan dus geen enkele conclusie worden getrokken. Aanbevelingen: 1. Ontwikkel een procedure waarbij alle meldingen en de afloop daarvan in het geautomatiseerde systeem worden geregistreerd. 2. Leg in het systeem vast hoeveel tijd gemoeid is met de afhandeling van een melding. 3. Zorg voor periodieke rapportage over de stand van zaken van de meldingen. 4. Onderzoek of, op basis van de periodieke managementrapportages, door het nemen preventieve maatregelen het aantal meldingen kan worden verminderd. 5. Doe onderzoek naar en neem maatregelen tot afdoening en / of afvoering van de nog openstaande oudere meldingen in voorgaande jaren. Jaarverslag 2009 8
Klachten Algemene Wet Bestuursrecht Conclusies: Er is een procesbeschrijving Klachten/meldingen proces. Er wordt een standaard ontvangstbevestiging gestuurd met de mededeling dat binnen 4 weken nader bericht wordt ontvangen. Er wordt echter niet altijd (binnen de 4 weken) aan de klager gemeld wat de stand van zaken is en wat de verder te ondernemen stappen zijn. Er is geen gestructureerd overzicht aangetroffen waaruit blijkt welke stappen in het proces precies wanneer zijn genomen. Het is niet altijd even eenvoudig uit het dossier te halen welke en wanneer stappen in het proces zijn genomen. In het bijzonder is niet altijd duidelijk hoe en wanneer een klacht definitief is afgehandeld. Uit de dossiers is vaak moeilijk traceerbaar in welke gevallen de klacht terecht of onterecht is geweest en in welke mate de klagers tevreden zijn geweest met de afdoening. Aanbevelingen: 6. De communicatie met de klagers met betrekking tot de stand van zaken van de klacht verbeteren c.q. beter vastleggen in het dossier. 7. Een gestructureerd overzicht aanleggen en bijhouden op basis waarvan duidelijk is of, wanneer en welke stappen precies in het proces zijn gevolgd. 8. Dit overzicht zo inrichten dat in de toekomst daaruit ook de onderzoekvragen van dit onderzoek daaruit kunnen worden beantwoord. 9. Richt de dossiers zo veel mogelijk zo in dat de genomen stappen in de klachtenprocedure daarin duidelijk gevolgd kunnen worden. Na ontvangst van de reactie van het college is het eindrapport naar de commissie ABZ gezonden ter agenderen van de vergadering van 24 september 2009. Tijdens de behandeling van het rapport in deze vergadering heeft de rekenkamer een toelichting verzorgd en zijn vragen van de commissieleden beantwoord. Jaarverslag 2009 9
1.3.2 Planning en Control cyclus De rekenkamer heeft in 2009 onderzoek verricht naar de planning en control functie van de gemeente Leerdam met als doel een bijdrage te leveren aan de verbetering van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van gemeentelijk handelen alsook van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad. De rekenkamer heeft hiertoe de volgende probleemstelling opgesteld: Kan een onderzoek naar de planning & control functie van de gemeente Leerdam inzichten opleveren om die functie te verklaren en op die manier voorstellen te doen om de rechtmatigheid, doelmatigheid en de doeltreffendheid van gemeentelijk handelen en de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad te verbeteren? Het onderzoek kent de volgende centrale vraagstelling: Hoe valt de werking van de planning en control functie van de gemeente Leerdam te verklaren en mogelijkerwijs te verbeteren? De volgende deelvragen zijn hierbij geformuleerd: 1. Waaruit bestaat de planning en control functie binnen gemeentelijke organisaties? 2. Welk algemeen normenkader kan voor de planning en control functie ontwikkeld worden? 3. Welke normen stelt de gemeente Leerdam ten aanzien van de planning en control functie? 4. Hoe verloopt de planning en control functie in de praktijk? 5. Hoe zou de planning en control functie binnen de gemeente Leerdam mogelijkerwijs verbeterd kunnen worden? Om deze deelvragen te beantwoorden is het gemeentelijk beleid niet als normatief uitgangspunt gekozen. Het centraal stellen van het beleid van Leerdam zelf ontneemt immers de mogelijkheid dit beleid zelf van reflectie te voorzien. In plaats daarvan is eerst op basis van algemene inzichten een normenkader opgesteld, waaraan zowel het concernbrede beleid als de praktijk bij de gemeente Leerdam is getoetst. Voor de toetsing van het concernbrede beleid is een analyse verricht van de concernbrede planning en control documenten. De praktijk zelf is aan de hand van een meervoudige casestudie getraceerd. Hiertoe zijn de processen WMO (huishoudelijke hulp), grondexploitatie en het ontstaan van het digitaal loket nagelopen, waarbij gebruik is gemaakt van interviews en documentenanalyses. De resultaten van de casestudie zijn voorgelegd aan de betrokkenen en als gevolg daarvan op sommige onderdelen aangescherpt. Jaarverslag 2009 10
Met de beantwoording van de deelvragen is inzicht verkregen in de manier waarop de planning en control functie binnen de gemeente Leerdam verloopt, terwijl tevens mogelijke verbeteringen kunnen worden geformuleerd. Op basis van het uitgevoerde onderzoek en de analyse trekt de rekenkamer concernbreed de volgende conclusies: Concernbreed 1. In navolging van het collegeprogramma 2006-2010 heeft de gemeente Leerdam de kwaliteit van de planning en control documenten verbeterd, vooral op het gebied van project- en investeringsbewaking. Tevens is de verordening budget- en kredietbewaking geactualiseerd. Deze acties bevorderen een adequate planning & control functie. De planning en control documenten voldoen in termen van structuur, omvang en frequentie zonder meer aan de criteria die daaraan gesteld kunnen worden. 2. De jaarverantwoording vermeldt soms resultaten die wellicht ook in de bestuursrapportages vermeld hadden kunnen worden. Dit reduceert de effectiviteit van de bestuursrapportages. Een tijdige signalering van ontwikkelingen is essentieel voor het sturend vermogen van de gemeenteraad. 3. De tekstuele toelichtingen in de planning & control documenten kunnen meer aan helderheid winnen en ook de cijfermatige presentaties zijn niet altijd even helder. Ook worden soms ontwikkelingen ten onrechte als onvermijdelijk opgevoerd. Dit komt het sturend en kaderstellend vermogen van de gemeenteraad niet ten goede. 4. De relatie tussen budget, proces, prestatie en effect is niet altijd even helder, terwijl de gemeente ook niet altijd kan sturen op deze relatie. Het sturend vermogen van de gemeente op deze relatie is de kern van de planning & control functie en deze conclusie reduceert een adequate werking van deze functie. Met andere woorden: de raad zal vooraf precies moeten weten hoeveel budget er met welk proces gemoeid is en achteraf moeten kunnen zien of de besteding van budgetten inderdaad tot een bepaald proces, een prestatie en een bepaald effect heeft geleid. Op dit moment is dat onvoldoende het geval. Uit de casestudie naar de dossiers van het digitaal loket, de WMO en de Grondexploitatie kunnen aanvullende conclusies worden getrokken. Deze zijn niet zonder meer te generaliseren voor de gehele gemeente, gelet op het feit dat casestudies niet gericht zijn op generaliseren, maar eerder op verklaren. Casestudies 5. De werkwijze binnen de planning en control functie van de grondexploitatie (het grondbedrijf), waarbij dezelfde functionaris op zowel centraal als decentraal niveau opereert, is in de praktijk succesvol. Hierdoor kunnen rapportages op centraal niveau van een adequaat en kritisch oordeel worden voorzien. Jaarverslag 2009 11
6. De samenwerking tussen Leerdam en Giessenlanden in het WMO proces schiet op sommige punten tekort. In de praktijk vindt een verschuiving plaats van taken richting Leerdam zonder dat hier duidelijke afspraken over zijn gemaakt. De planning en control functie biedt op dit moment onvoldoende waarborg voor een zorgvuldig, doelmatig en doeltreffend verloop van het WMO proces. 7. De helderheid van organiseren en de doelmatigheid van werken wordt bevorderd, indien de diverse verantwoordelijkheden vooraf eenduidig worden belegd. Het digitaal loket is hier een goed voorbeeld van. 8. Over de grondexploitatie wordt vooraf op begrotingsbasis voor de raad een overzichtelijk en volledig beeld gegeven van de inhoudelijke voornemens en de financiële consequenties. Ook bieden de bestuursrapportages en de jaarverantwoordingen over de grondexploitaties een periodiek en goed inzicht in het financiële en inhoudelijke verloop en in de vraag of de gemeente op schema loopt. Deze werkwijze biedt de gemeenteraad een goede basis om haar kaderstellende en controlerende rol te vervullen. 9. De aanwezigheid van onzekerheden en onvoorzienbare omstandigheden belemmert in sommige gevallen de concretisering van doelstellingen. Aan de andere kant maken deze onzekerheden het juist noodzakelijk dat vooraf zo SMART mogelijk wordt geformuleerd. 10. Het knippen van een proces of een project in behapbare stukken, bevordert een doelmatig procesverloop, zo leert het digitaal loket ons. Het concept rapport over het onderzoek naar de P&C cyclus is vastgesteld in de vergadering van de rekenkamer op 14 december 2009. Met een begeleidende brief van die datum is het rapport voor wederhoor aangeboden aan het college met het verzoek uiterlijk 15 januari 2010 te reageren. Het rapport zal begin 2010 worden aangeboden aan de commissie ABZ. Dat rapport bevat dan tevens de aanbevelingen, de reactie van het college en het nawoord van de rekenkamer. Jaarverslag 2009 12
1.4 Effecten van uitgevoerd onderzoek Doorwerking van beleidsnota s In 2007 heeft de rekenkamer besloten meer structureel na te gaan in hoeverre de aanbevelingen van onderzoek, dat in een voorgaand jaar is uitgevoerd, zijn geïmplementeerd en wat daarvan het inmiddels zichtbare effect is. Op grond hiervan heeft de rekenkamer in 2008 een kort onderzoek uitgevoerd naar de doorwerking van de aanbevelingen uit het rapport Beleidsnota s, nuttig, noodzakelijk, efficiënt? (mei 2007). Het eindrapport is vastgesteld in de vergadering van de rekenkamer op 15 april 2009. Aan de hand van een bijgevoegde rekenkamerbrief is het rapport behandeld in de vergadering van de commissie ABZ op 14 mei 2009. Door de rekenkamer is tijdens deze vergadering geen aanvullende toelichting verschaft. Overigens is in 2009 niet gerapporteerd over de effecten van eerder uitgevoerd rekenkameronderzoek. 1.5 Congressen en extern overleg De voorzitter heeft op 13 maart 2009 de Algemene Ledenvergadering van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) in Utrecht bijgewoond. Tevens heeft de voorzitter op 12 juni 2009 in Ede het jaarcongres van de NVRR Uitzicht op toezicht bijgewoond. De bijeenkomst kende een aantal boeiende voordrachten, ondermeer gericht op meer internationaal toezicht en het toezicht op de toezichthouder. In dat verband werd het congres geopend met een (video)boodschap van Wouter Bos, minister van financiën. De Dag van de Lokale Rekenkamer is in 2009 niet georganiseerd. Na 5 jaar heeft de organisatie gemeend een andere weg in te moeten slaan met meer direct contact met de leden van rekenkamers. Op 30 september 2009 heeft de rekenkamer van de gemeente Zwijndrecht een middagsymposium georganiseerd vanwege haar 10-jarig bestaan. De voorzitter en Wim van Drie hebben het symposium bezocht en hebben deelgenomen aan enkele wokshops. In 2009 heeft de rekenkamer geen overleg gevoerd met andere rekenkamers in de regio. Jaarverslag 2009 13
1.6 Overige activiteiten De voorzitter van de rekenkamer is één van de adviseurs van het audit committee van de gemeente Leerdam. Op 27 januari 2009 is met de leden, de adviseurs en een vertegenwoordiging van de accountant gesproken over het de bevindingen naar aanleiding van de tussentijdse accountantscontrole alsmede de uitgangspunten, de planning en de instructie voor de jaarstukken 2008. In een vervolgafspraak op 15 juni 2009 heeft het audit committee met de adviseurs van gedachten gewisseld over de uitkomsten van de controle op de jaarrekening 2008. De voorzitter van de rekenkamer was daarbij verhinderd. Het geplande overleg van het audit committee op 16 november 2009 is voortijdig geannuleerd. Uit één van de onderzoeken van de rekenkamer bleek dat de communicatie met de ambtelijke organisatie niet altijd optimaal verloopt. De voorzitter heeft hierover in het najaar overleg gevoerd met de gemeentesecretaris a.i. Geconcludeerd is dat de organisatie niet altijd voldoende op de hoogte is van een onderzoek en/of gesprekken die in dat verband worden gehouden. Afgesproken wordt dat de rekenkamer beziet in hoeverre hierin verbetering kan worden aangebracht. Tevens zullen binnen de ambtelijke organisatie de activiteiten van de rekenkamer beter worden gecommuniceerd. Voorgesteld wordt dat de voorzitter in het MT daarover eens een voordracht houdt. Dit heeft in 2009 nog niet plaatsgevonden. Vanwege het vertrek van Pieter de Jong per 1 januari 2009 een profielschets voor het nieuwe lid van de rekenkamer opgesteld. Overeenkomstig het raadsbesluit van 2 november 2006 is deze profielschets afgestemd met de Commissie ABZ. De werving heeft begin 2009 tot resultaat gehad dat Karin van den Berg wordt voorgedragen als lid van de rekenkamer. Zij is in de raadsvergadering van 26 februari 2009 benoemd. Gedurende de afgelopen jaren is het gewoonte dat de rekenkamer het jaar afsluit met een gemeenschappelijke maaltijd. Hierbij worden ook de oud-leden van de rekenkamer uitgenodigd. Helaas bleek het niet mogelijk in december 2009 een geschikte datum te vinden. De veteranen bijeenkomst zal nu begin 2010 worden georganiseerd als start van het nieuwe rekenkamerjaar. Jaarverslag 2009 14
2. Jaarrekening 2009 Overzicht van lasten en baten Overeenkomstig artikel 6 lid 1 van de Verordening Lokale Rekenkamer 2004 is de rekenkamer bevoegd binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. In onderstaande tabel is op hoofdlijnen een overzicht gegeven van de lasten en baten in 2009 (bedragen afgerond op hele euro's). Deze bedragen zijn afgezet tegen de actuele begroting 2009 en de rekening 2008, waarbij de maatgevende verschillen zijn toegelicht. Onderwerp Rekening 2008 Begroting 2009 Realisatie 2009 Lasten Vergaderingen - vergoeding voorzitter en leden 6.500 8.750 6.500 - reiskosten 746 750 551 - overige kosten 856 500 382 Teambuilding 410 750 1.019 Onderzoek in eigen beheer - vergoeding onderzoekscapaciteit 7.400 7.500 5.880 - drukwerk omslag(en) 202 500 615 Inhuur externe expertise 0 7.500 0 Overige kosten 1.250 - lidmaatschap 310 320 - themabijeenkomsten, congressen 374 195 - vertegenwoordigingen 535 0 - extra reiskosten 38 131 Totaal lasten 17.371 27.500 `15.593 Baten Budget in gemeentebegroting 27.500 27.500 28.050 Totaal baten 27.500 27.500 28.050 Saldo - 10.129 0 12.457 Jaarverslag 2009 15
Toelichting: In de begroting wordt ten aan zien van de vergoeding van de voorzitter en lerden uitgegaan van 9 reguliere vergadering. De praktijk van de afgelopen jaren wijst uit dat dit er gemiddeld 8 zijn, terwijl er in een beperkt aantal vergaderingen geen volledige bezetting aanwezig was. Daar mee vallen de kosten, met inbegrip van de reiskostenvergoeding, lager uit dan begroot. De kosten van de teambuilding 2009 zijn hoger uitgevallen dan begroot vanwege het uitstekende programma dat de leden is voorgeschoteld op de Universiteit Nyenrode en omgeving. Daartegenover staat dat bespaart is op de overige vergaderkosten. De rekenkamer heeft ook dit jaar weer alle onderzoeksactiviteiten in eigen beheer uitgevoerd. Van het budget voor de externe inhuur van expertise is dit jaar geen gebruik gemaakt. Vergelijking over de jaren: In 2005 is de vergoedingsregeling voor de voorzitter en de leden van de rekenkamer Leerdam aangepast. Ten aanzien van de realisatie 2006 zijn de kosten voor werving ( 3.069) en de activiteiten van het 1 e lustrum van de rekenkamer ( 7.876) in deze vergelijking buiten beschouwing gelaten. Jaarverslag 2009 16