Bijeenkomst bestuur met commissievoorzitters op 15 februari 2012. Betreft Verslag Vergadering met commissievoorzitters Datum 15 februari 2012 Plaats Aanvang Bestuurskamer Paviljoen Landgoed Bergvliet 19.00 uur Aanwezig Bestuursleden Commissievoorzitters Harry Hilverink Henny Koeken Ton van Oijen Afwezig Bestuur Ed Feskens Commissies Max van den Broek (Competitiecommissie) Tom van Campenhout (Wedstrijdcommissie) Paul van der Kallen (Handicap- & Regelcommissie) Rob Knol (Jeugdcommissie) Sjef de Wit (Bac Commissie) Ber Baijens (vakantie) Marja van der Broek (vakantie) Cees Notenboom (vakantie) Lian Smit (ziek) ++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++ Opening: De Voorzitter opent de vergadering en heet iedereen hartelijk welkom. Onze secretaris is vanavond ivm werkzaamheden verhinderd. Harry Hilverink is bereid om de notulen van deze vergadering te verzorgen. Paul van der Kallen vervangt Mw. Marja van der Broek, die ivm vakantie verhinderd is. Rob Knol vervangt Ber Baijens. Ook die is ivm vakantie verhinderd. Vaststellen van de agenda: De Voorzitter stelt voor om de punten 6 ( nieuws vanuit de Commissies ) en punt 7 (Financieel Protocol Commissies ) om te wisselen. De vergadering gaat met dit voorstel akkoord. De Voorzitter stelt tevens voor om rond de klok van 20.00 uur Hr. Tom Bouman en Mw. Inge Schaap toe te laten tot de vergadering. Zij zullen ons kort bijpraten met betrekking tot de plannen voor de LUSTRUMGOLFWEEK Vaststellen verslag vorige vergadering ( 18 oktober 2011): Tom van Campenhout merkt op, dat er nog steeds geen vergadering is geweest met de Commissie penningmeesters. Dit is wel toegezegd door het bestuur. Henny Koeken merkt op, dat hij nog steeds in afwachting is van commentaar op het financieel protocol door de Commissie Voorzitters. In de notulen staat verwoord dat voorzieningen voor het huren van de vergaderruimte kunnen worden geschrapt, omdat het gebruik van de bestuurskamer om niet is. Dit is niet het geval. De grote vergaderzaal is om niet voor de Handicap en Regelcommissie in verband met het verzorgen van de theorie avonden en het afnemen van theorie examen. De bestuurskamer is om niet, indien deze gebruikt wordt voor de bestuursvergadering(en). Mededelingen van het bestuur Mededelingen vanuit het bestuur: a. Taakverdeling bestuursleden:
In verband met het opzeggen van het lidmaatschap door Mw. Hannie de Gouw zijn de taken als volgt verdeeld - Ledenadministratie: Deze zal geheel worden verzorgd door Ed Feskens - Financiële administratie: Deze wordt geheel verzorgd door Henny Koeken. Hij zal ook de uitreiking van de NGF pasjes ( via René Pheninckx ) verzorgen. - Contacten met Bestuur Stichting Directie en Managers: Dit zal uitsluitend en alleen door Ton van Oijen worden verzorgd. b. Uitbreiding deelname aan wedstrijden: De Voorzitter gaat er vanuit dat Tom van Campenhout een en ander straks zal toelichten. c. Cadeaubonnen inzake aanbrengen nieuwe leden: Hierover is het volgende afgesproken met Paul Wesel: Gouden Leden die nieuwe leden aanbrengen krijgen per aangemeld nieuw lid een cadeaubon van 75,00. Door middel van een vooraankondiging door het Gouden Lid zal deze eerst een e-mail sturen naar: Paul Wesel t.w. P.Wesel@Landgoedbergvliet.nl Voorzitter Vereniging Voorzitter@vglb.nl In die e-mails zullen de namen van de nieuwe leden worden vermeld. d. NGF vergadering op zaterdag 28 januari 2012: Agendapunten: - Algemene Presentatie - Fairwaystrokes - 9 Stappenplan Clubadvies De vergadering is bezocht door de Voorzitter. e. Commotie NGF c.q. NVG: Er is momenteel nogal wat commotie tussen NGF en NVG.Het probleem spitst zich toe mbt opleidingen. NGF pleit voor het huidige GVB examen en NVG pleit voor Golfpaspoort. f. MMS c.q. ProWare: Door ProWareGolf worden een tweetal cursussen verzorgd Handicap- en Regelcommissie op 8 maart van 14.00 17.00 uur. Wedstrijdcommissie op 15 maart van 14.00 17.00 uur Aan elke cursus mogen twee personen gratis deelnemen. Adres ProWareGolf: Griekenlandweg 7 2411 PZ Bodegraven. g. Fairwaystrokes: Zodra er meer duidelijkheid is over of het GVB examen of het Golfpaspoort wordt hierop door de Directie van de Stichting teruggekomen. h. Notulen laatste ALV: Deze staan inmiddels op de VGLB ledensite i. ALV 6 maart 2012: De vraag aan de aanwezige Commissie Voorzitters is, of zij ook een woordje willen doen. Bij rondvraag blijkt hiervoor géén animo te zijn. Betrokkenen zijn van mening dat zij dit al meer dan voldoende op de ALV van 15 november jl. hebben gedaan. Men valt dan in herhalingen. j. Boekje Golf in Nederland 2012:
De aangepaste teksten voor het boekje zijn aangeleverd door onze secretaris en Mw. Annette Gilijamse van de Stichting. k. Informatieavond nieuwe leden 8 maart: Op donderdag 8 maart a.s. is er weer een informatieavond voor de nieuwe leden. Voor deze avond zijn ook ouders van nieuwe jeugdleden uitgenodigd. Het bestuur rekent op uw aller aanwezigheid en inbreng! l. Nationale Open Golfdagen 2012: Vereniging Golfclub Landgoed Bergvliet en Stichting Landgoed Bergvliet zullen hieraan op 22 april a.s. deelnemen. m. Werving nieuwe leden: Het bestuur en dan met name Harry Hilverink is op dit moment druk bezig om de broodnodige akties op touw te zetten. Suggesties uwerzijds zijn meer dan welkom!!! n.bestuursverkiezing ALV 6 maart 2012: De volgende heren zijn aftredend, maar zijn terstond herkiesbaar. Harry Hilverink Henny Koeken en Cees van Nispen. o. Bestuursvergadering(en): Deze zijn voortaan op de laatste donderdag van elke maand p. Volgende vergadering(en) met Commissie Voorzitters: Deze staan gepland op: 15 mei 2012 14 augustus 2012 en 30 oktober 2012 q. NGF vergaderingen: ¹ De volgende vergaderingen zijn aangekondigd: ALV zaterdag 31 maart 2012 --Voorzitters A en B Leden dinsdag 15 mei 2012 --ALV maandag 26 november 2012. r. Regio - overleg: Dit zal plaatshebben op maandag 12 maart 2012. Gastheer dit keer is Golfvereniging Albatross In Prinsenbeek. OP die vergadering zal de Voorzitter trachten te bereiken dat de Handicap- en Regelcommissies en de Jeugdcommissies van alle deelnemende verenigingen bij elkaar komen om zaken af te stemmen. De Voorzitter doet een beroep op Sjef de Wit om zorg te SdW dragen voor voldoende posters en inschrijfformulieren van het Open Toernooi. s. Boekje Golfregels 2012-2015: Dit kan bij René Pheninckx worden opgehaald tegelijkertijd met de sticker 2012. t. Automatisering:
Op maandag 27 februari om 14.00 uur zal er een bijeenkomst met ProWareGolf plaatsvinden op Bergvliet. Financieel Jaarverslag 2011: De Voorzitter geeft het woord aan onze penningmeester de heer Henny Koeken. Henny licht de totstandkoming van de cijfers toe. De kascontrolecommissie heeft inmiddels de boeken over het jaar 2011 gecontroleerd. De commissie zal op de ALV melding maken van het feit dat de inkomsten en uitgaven van wedstrijden georganiseerd door Vereniging Golfclub Landgoed Bergvliet niet terug te vinden zijn. Naar aanleiding van de uitleg en toelichting door Henny Koeken heeft Paul van der Kallen de volgende vragen: - Hij kan geen aansluiting vinden tussen het financiële jaarverslag opgesteld door het bestuur en de door hem aangeleverde stukken. - Zo zijn er inkomsten niet verantwoord. Hij mist hier een bedrag ad 750,-. - Bovendien sluiten de uitgaven helemaal niet aan met zijn administratie. Voor wat betreft de aansluiting verstrekt Henny Koeken uitleg aan Paul van de Kallen. Het ontbreken van 750,00 hangt samen met kosten die voor het afscheid van mevr. Hannie de Gouw zijn gemaakt. Dat is de reden!! Het verenigingsbestuur is in de jaarrekening 2011 zonder enig overleg met de H&R Cie afgeweken van het uitgangspunt dat het opleidingstraject budgettair zou verlopen en een eventueel overschot zou worden gereserveerd. De voorzitter maakt zijn excuses hiervoor dat dit is gebeurd. Financieel Protocol: De penningmeester geeft uitleg en licht het door het bestuur opgestelde financieel protocol toe. Allereerst vindt men het niet correct dat de penningmeester niet, zoals toegezegd, een bespreking heeft belegd met alle Commissie Penningmeesters. Men vindt dit een zeer kwalijke zaak. Enkele aanwezigen hebben grote bezwaren inzake het opgestelde protocol. Paul van der Kallen is niet akkoord met het ingenomen standpunt dat de Handicap- en Regelcommissie niet meer de beschikking heeft over een eigen bankrekening Als dit protocol wordt aangenomen en in werking treedt zal hij zich ernstig beraden op zijn functie als penningmeester van de Handicap- en Regelcommissie. Tom van Campenhout wijst erop dat de Wedstrijdcommissie grote bezwaren heeft met het moeten verantwoorden van alle inkomsten en uitgaven met betrekking tot de door de vereniging georganiseerde wedstrijden. Besloten wordt: De Penningmeester, Henny Koeken, zal op zo kort mogelijke termijn een vergadering beleggen met alle Commissie Penningmeesters. Mededelingen vanuit de commissies Bijzondere Activiteiten Commissie Sjef de Wit geeft een korte toelichting op de huidige stand van zaken met betrekking tot de LUSTRUM GOLFWEEK. De grootste klus op dit moment is om voldoende sponsoren te krijgen om het gehele evenement te doen slagen. Bovendien zijn er veel vrijwilligers nodig die hand en spandiensten willen en kunnen verrichten om de baan en het paviljoen om te toveren in een WONDERLAND. Communicatiecommissie Bij afwezigheid van Lian Smit ( ziekte ) geeft Harry Hilverink een korte toelichting op de huidige stand van zaken. Het contract met het Uitgeefhuis is opgezegd en het clubblad To The Point zal voortaan in digitale vorm verschijnen. Adverteerders uit het verleden zullen nog worden benaderd of zij interesse hebben en bereid zijn om advertenties op de website te plaatsen. Competitiecommissie Max van den Broek deelt mede dat de huidige commissie, bestaande uit Kees Bastiaansen en Max van den Broek gaat stoppen. Alle zaken met betrekking tot de NGF competitie 2012 zijn geregeld. Alleen de afspraken met de horeca moeten nog worden geeffectueerd. De commissie gaat zelf op zoek naar voldoende kandidaten voor de commissie als opvolgers.
Handicap- en Regelcommissie Paul van der Kallen deelt mede dat door het vertrek van Mw. Hannie de Gouw de werkzaamheden als volgt zijn verdeeld: Handicapregistratie: Mw. Margriet Bliemer & Mw. Annemie Gorissen Geilenkirchen. Opleidingen: Mw. Yvonne de Wit Beckers. De commissie beschikt momenteel over ± 22 examinatoren die examens kunnen afnemen. De vrijwilligersvergoeding over 2011 is uitbetaald d.m.v. bijschrijvingen op de MAGNA CARD van de betrokkenen. De voorzitter attendeert Paul van der Kallen op het feit dat niet iedereen haar/zijn tegoed heeft laten bijschrijven. Het geld is echter wel overgemaakt naar de Stichting. Een en ander zal worden onderzocht. De H & R Cie wil zo spoedig mogelijk overgaan tot het aanschaffen van een laptop en een beamer om de theoriecursussen te verzorgen. De laptop welke momenteel nog in het bezit is van Mw. Hannie de Gouw zal worden opgehaald, zodra Mw. Marja van der Broek terug is van vakantie. Jeugdcommissie Rob Knol verzoekt het bestuur om zo spoedig mogelijk een ledenlijst te verstrekken van de in de Ledenadministratie opgenomen jeugdleden. Hij kan namelijk geen aansluiting krijgen tussen het aantal vermeld op het resume van de vereniging en zijn administratie. Binnenkort gaat het JOP Opleidingsprogramma weer van start. De facturatie moet nog wel goed en duidelijk worden afgestemd. Wedstrijdcommissie De heer van Campenhout dringt nogmaals aan om zo spoedig mogelijk de bijeenkomst met de penningmeesters te beleggen. Hij brengt tevens ter sprake de e-mail van de bestuursafgevaardigde de heer René Holdtgrefe, waarin wordt verwoord dat het bestuur heeft besloten om het voorstel van de heer Paul Wesel met betrekking tot het laten deelnemen van Greenfeespelers te accepteren. Hij vraagt zich af, waarom de Wedstrijdcommissie zich dan nog hierover moet buigen. De Voorzitter wijst door middel van notulen uit de laatste Bestuursvergadering de heer van Campenhout erop, dat het bestuur...niets... heeft besloten. De opdracht om het voorstel te bekijken c.q. onderzoeken ligt bij de Wedstrijdcommissie. Rondvraag: Van de rondvraag wordt door niemand gebruik gemaakt. Sluiting: Niets meer aan de orde zijnde bedankt de Voorzitter alle aanwezigen voor hun inbreng en lange zit. De vergadering wordt gesloten.