Aanbiedingsformulier Onderwerp Instellen reserves en bestemming saldo van de rekening van baten en lasten 1999 BESLUITEN Behoudens advies van de commissie FAWV de Raad voor de stellen 6 nieuwe reserves in te stellen en het saldo van de rekening van baten en lasten 1999 te bestemmen als aangegeven in bijgaand concept-raadsbesluit. Korte overwegingen Het bestemmingsvoorstel is uitgewerkt op basis van de voorstellen van de diensten m.b.t. de bestemming van het resultaat per dienst. De voorstellen van diensten zijn in overleg op onderdelen aangepast m.u.v. het navolgende punt waarvoor de dienst een standpunt van het college wenst: Door M&B is een bedrag van 302.000 als nadeel rioleringen aangemeld voor verrekening met de concernreserve. Dit bedrag bestaat voor 90.000 uit kosten betreffende aanpassing van hard- en software voor de gemalen ter voorkoming van het vollopen van de Merenwijk in verband met de milleniumproblemen. Het betreft hier een vervangingsinvestering welke in een eerder stadium is afgewezen in het kader van de besluitvorming over de milleniumkosten. Het tweede bedrag betreft de meerkosten van 212.000 die onstaan zijn door een juridisch geschil met een aannemer voor de vervanging van de riolering onder de Rijnsburgerweg. Er lopen diverse civiele procedures rond het geschil met de aannemer, die waarschijnlijk pas over enkele jaren zullen worden afgerond. De werkzaamheden aan de Rijnsburgerweg waren door de aannemer stilgelegd in afwachting van de afwikkeling van het conflict. Dit leverde onacceptabele verkeerstechnische problemen op. Daarom is besloten om een andere aannemer in te zetten om de werkzaamheden af te ronden. Dit heeft tot de genoemde meerkosten geleid. FCI is van mening dat verrekening van de concernreserve op grond van de richtlijnen niet mogelijk is. De uitvoering van het rioleringsplan zal mee- en tegenvallers opleveren. Ook kan in activiteiten over de jaren heen geschoven worden. Om die reden is een voorziening ingesteld. Deze heeft al een negatieve stand van 475.000 welke volgens de perspectiefnota 1999 is ontstaan door het naar voren halen van investeringen. FCI stelt voor om het nadeel rioleringen van 302.000 ten laste van de voorziening te brengen en de uitvoering van het rioleringsplan daarop aan te passen danwel met een actualisatie van het rioleringsplan te komen. Bijgaand raadsvoorstel is conform het advies van FCI uitgewerkt.
2000. Nr. : 00.0078. Dnst. : BD Instellen reserves en bestemming saldo van de rekening van baten en lasten 1999. Leiden, 4 juli 2000. Het saldo van de rekening van baten en lasten 1999 voor een bedrag van 17.291.000,-- voordelig is conform het 'Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995' op de balans tot uitdrukking gebracht. Bestemming van dit saldo is eerst mogelijk ná vaststelling van de rekening door de gemeenteraad. Richtlijnen Uitgangspunt voor de samenstelling van het bestemmingsvoorstel zijn de richtlijnen m.b.t. 'het omgaan met mee- en tegenvallers / dienstreserves'. Deze richtlijnen zijn in 1998 vervangen door de richtlijnen- en omvang concern- en bedrijfsreserves waarbij is aangegeven dat voorlopig wordt afgerekend op de bestaande manier. Een uitzondering is gemaakt voor kennelijke onderuitputting of overschrijding door het niet realiseren van beleid, dan wel een intensivering van beleid zonder dat budget is bijgeraamd. In dergelijke gevallen vindt verrekening met de concernreserve plaats. Verder is de mogelijkheid gegeven om in het geval van een aanmerkelijk budgettair belang bij onderschrijdingen, met inachtneming van de desbetreffende criteria, bestemmingsreserves in te stellen. Beleidswijziging De beleidslijn tot en met 1998 was dat voordelige rekeningresultaten werden aangewend voor de versterking van de financiële positie van de gemeente. Bij bestemming werden de resultaten gestort in de algemene reserves (concernreserve + dienstreserves) met inachtneming van de hiervoor genoemde richtlijnen. Dit beleid was gericht op de instandhouding van de algemene reserves op het vastgestelde minimale niveau van 15 mln. als buffer om onvoorziene risico s af te dekken. Inmiddels is echter door uw raad besloten om de meeropbrengst van de Bouwfondsaandelen van ca. 44 mln. te storten in de concernreserve. Deze storting zal in de jaarrekening 2000 worden geëffectueerd. Met deze storting zal de omvang van de algemene reserves ruim boven de minimaal noodzakelijke buffer van 15 mln. uitkomen. Op grond van deze ontwikkeling stellen wij een aanpassing van het beleid voor in de zin dat niet voorziene meevallers uit de jaarrekening kunnen worden aangewend voor een specifiek doel zolang de omvang van de algemene reserves op enig moment niet lager uitvalt dan 25 mln.. Op basis van die nieuwe beleidslijn worden u hierbij voorstellen gedaan tot het instellen van bestemmingsreserves voor specifieke doeleinden teneinde een aantal incidentele knelpunten op te lossen.
Instellen bestemmingsreserves Op basis van de richtlijnen 1998 stellen wij u voor 6 nieuwe bestemmingsreserves in te stellen met het doel om geoormerkte middelen niet langer in het saldo van de dienstreserve op te nemen maar apart in de rekening zichtbaar te maken. Op die wijze wordt bijgedragen aan het inzicht in de vrije reserves en in de reserves met een vooraf vastgestelde bestemming.
Bestemming De resultaten per dienst worden gecorrigeerd voor de concernposten. Het resultaat op de dienstposten wordt verrrekend met de dienstreserve voor zover geen andere bestemming ten gunste of ten laste van bestemmingsreserves of voorzieningen wordt gegeven aan resultaten op dienstposten. Resultaten op concernposten worden bij bestemming verrekend met de concernreserve. Daarnaast zijn een aantal specifieke posten, die in tussentijdse besluitvorming als concernpost zijn aangemerkt dan wel op grond van de richtlijnen 1998 als concernpost zijn aan te merken, met de concernreserve verrekend. Op grond van voornoemde beleidswijziging is tenslotte een deel van het concernresultaat gereserveerd voor een aantal specifieke incidentele knelpunten Verrekeningen met bestemmingsreserves Voorgesteld wordt het resultaat 1999 op onderdelen te verrekenen met reserves welke niet behoren tot de 'algemene reserves'. Deze verrekeningen worden hierna limitatief toegelicht: Reserve exploitatie Erfpachtbedrijf Het nadeel exploitatie erfpacht t.o.v. de begroting wordt verrekend met deze reserve. Reserve BOS-gelden (nieuw) Voorgesteld wordt om een nieuwe reserve in te stellen voor de geoormerkte rijksmiddelen met betrekking tot het lokaal openbaar vervoer. BOS staat voor Beleidsorgaan Openbaar vervoer Subsidiërende gemeenten waarvoor Leiden als centrumgemeente fungeert. De reserve BOSgelden is opgebouwd uit meerdere fondsen nl. 1) het 1% infrastructuurfonds, 2) het toegankelijkheidsfonds, 3) het experimenteerfonds en 4) het productiefonds. De nog beschikbare middelen 1999 voor het experimenteerfonds worden verrekend met deze reserve. Overigens zijn de opgebouwde reserves welke tot en met 1999 onder beheer van de lokale vervoerder waren gebracht, eind januari 2000 overgeheveld naar de gemeente Leiden. Reserve WVG De gemeente heeft ten behoeve van de Wet Voorzieningen Gehandicapten één reserve ingesteld onder beheer van de dienst ESZ. De uitvoering is voor een deel opgedragen aan de dienst Bouwen en Wonen. Het gerealiseerde nadeel op WVG van de dienst ESZ is in de rekening reeds met de reserve verrekend. Het nadeel van de dienst Bouwen en Wonen wordt via het bestemmingsvoorstel verrekend met de reserve WVG. Reserve exploitatie Stadsbank Het exploitatieresultaat van de sociale en commerciële kredietverlening wordt jaarlijks met deze reserve verrekend. Reserve sociale vernieuwing Een aantal projecten uit 1998 kon uiteindelijk niet verantwoord worden onder de WIW. Het betreft de voormalige sociale vernieuwingsprojecten Sportopbouwwerk, Textiele Vormgeving
Anderstaligen, Woonwagen Maatschappelijk Werk en Randgroepjongeren Agadir. De kosten worden nu verrekend met de reserve sociale vernieuwing. Reserve WIW Scholing & Activering De resultaten op de WIW-scholing & activering worden met deze reserve verrekend. Reserve fiscale afhandeling Inkomensvoorziening Vreemdelingen (nieuw) Het resultaat op de inkomensvoorziening vreemdelingen (koppelingswet) wordt verrekend met deze reserve tegen de achtergrond dat er nog een fiscale naheffing over de verstrekte uitkeringen volgt. Reserve Stimulering Werkgelegenheid De resultaten op WIW-plaatsingen en op werkgelegenheidsprojecten worden met de reserve stimulering werkgelegenheid verrekend.. Reserve inburgering nieuwkomers Het resultaat op inburgering nieuwkomers wordt toegevoegd aan de bestemmingsreserve ter dekking van toekomstige risico s. In het resultaat is een voordeel op apparaatskosten meegenomen. Reserve Culturele doeleinden en projecten Ter sanering van deze reserve wordt aanvullend een bedrag gestort. Reserve GSB Het resultaat t.o.v. de begroting op GSB: zorg en opvang wordt toegevoegd aan de bestemmingsreserve. Reserve stimuleringsregeling kinderopvang (nieuw) De subsidiegelden zijn toegekend voor meerdere jaren en dienen via verrekening met deze bestemmingsreserve beschikbaar te blijven voor dit doel. Voorziening rioleringen In 1999 zijn is een nadeel op rioleringen gerealiseerd welke ten laste van de voorziening rioleringen wordt gebracht. In de uitvoering van het rioleringsplan zal dekking voor deze nadelen gevonden moeten worden. Algemene reserve DZB-Leiden Het resultaat van DZB-Leiden betreffende de uitvoering van de WSW wordt in 1999 verrekend met de algemene reserve DZB ter versterking van deze reserve met het doel om toekomstige exploitatierisico s in eerste instantie uit deze reserve te kunnen opvangen.
Reserve Wet Inschakeling Werkzoekenden/Uitvoering Het resultaat betreffende de uitvoering WIW wordt verrekend met de reserve WIW. Het saldo van deze reserve is net niet toereikend zodat het meerdere met de algemene reserve DZB wordt verrrekend. Reserve Instroom-/Doorstroombanen (nieuw) Artikel 3 van de in 1999 vigerende regeling I/D-banen schrijft voor dat het subsidie bestemd is voor het realiseren van dienstbetrekkingen voor langdurig werkelozen en voor vergoedingen aan werkgevers. Deze middelen zijn dus geoormerkt en dienen door het instellen van een nieuwe reserve beschikbaar te blijven. Reserve invoering euro (nieuw) In de begroting 2000 is voor de projectkosten euro een krediet verleend van 7 ton. Inmiddels staat vast dat dit krediet voor de projectkosten niet geheel toereikend is. In het masterplan euro van november 1998 is voor de invoeringskosten een eerste indicatie gegeven van de totaalkosten van 3,3 mln.
Hoewel een totaaloverzicht van de invoeringskosten in de loop van 2000 beschikbaar komt, blijkt in publicaties met enige regelmaat dat de invoeringskosten euro moeten worden ingeschat op circa 5x de kosten van het millenium zijnde circa 1,5 mln. Tussentijdse signalen lijken voorgaande vuistregel te bevestigen. Wij stellen u voor om ten laste van het concernresultaat voor een bedrag van 3,5 mln. te reserveren voor de invoering van de euro tegen de achtergrond dat het incidentele kosten betreft. De aanwending van deze bestemmingsreserve zal onder verantwoording van de stuurgroep euro (GMT) op voorstel van de projectleider en op basis van de plannen van aanpak per dienst incl. de impactanalyse systemen worden uitgevoerd. Reserve asbestonderzoeken (nieuw) Voor 1999 is een krediet van 3 ton verstrekt voor de uitvoering van de quick scan naar de aanwezigheid van asbesthoudenden materialen voor een lijst van circa 350 gebouwen. Werkende weg is gebleken dat aan deze lijst circa 150 gebouwen zijn toegevoegd. Uit de ervaringen van de afgelopen maanden blijkt voorts dat de quick scan regelmatig moet worden uitgebreid met aanvullend onderzoek om vast te kunnen stellen of bepaalde situaties een direct risico voor de gebruikers van het object betekenen. Een adequate aanpak, met name van de niet voorzienbare aanvullende onderzoeken, is vereist. Daartoe stellen wij u voor om voor 1,2 mln. een bedrag van het concernresultaat te reserveren voor dit doel door het instellen van deze bestemmingsreserve tegen de achtergrond dat de uitvoering van de onderzoeken als incidenteel moet worden aangemerkt. Afwikkeling activering kosten millenium/euro Door de accountant is een aanbeveling gedaan om de geactiveerde kosten van millenium/euro ten laste van het resultaat te brengen. De accountant acht de huidige wijze van verantwoorden niet passend binnen het stelsel van baten en lasten. Voorgesteld wordt om de totale investering van 2 mln. verminderd met de reeds verwerkte afschijvingen ten laste van het concernresultaat af te boeken. Als gevolg van deze afboeking vallen de geraamde kapitaallasten in het meerjarenbeeld vrij. Activering diverse investeringswerken In het proces van jaarafsluiting zijn bij de dienst Bouwen en Wonen ten onrechte uitgaven ten laste van de exploitatie gebracht welke strikt genomen als uitgaven op investeringswerken moeten worden aangemerkt. De uitgaven zijn in dit voorstel afgezonderd en worden ter correctie in 2000 alsnog geactiveerd. Omvang algemene reserves na bestemming Na verwerking van dit bestemmingsvoorstel is de omvang van de algemene reserves per 1 januari 2000 als volgt: Concernreserve 25.584.000,-- Dienstreserve Bouwen en Wonen 373.000,--
Dienstreserve Bestuursdienst -2.374.000,-- Dienstreserve Economische en Sociale Zaken 908.000,-- Dienstreserve Cultuur en Educatie -1.245.000,-- Dienstreserve Milieu en Beheer 847.000,-- Dienstreserve Brandweer 209.000,-- Algemene reserve De Zijl Bedrijven 778.000,-- ---- Totaal algemene reserves 25.080.000,-- Met verwijzing naar het advies van de Commissie voor Financiën, Automatisering, Waterbeheer en Veiligheidsbeleid en de overige in de leeskamer ter inzage gelegde stukken, geven wij u in overweging het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen. ----------------------- ============= Leiden, Burgemeester, POSTMA. Burgemeester en Wethouders van de loco-secretaris, de E.H.T. v.d. VLIST. J.K.T. Aan de gemeenteraad. De Raad der gemeente Leiden; Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (raadsvoorstel nr. 00.0078 van 2000); B E S L U I T: 1) de volgende bestemmingsreserves in te stellen: a) de reserve BOS-gelden b) de reserve fiscale afhandeling Inkomensvoorziening Vreemdelingen c) de reserve stimuleringsregeling kinderopvang d) de reserve Instroom-/Doorstroombanen e) de reserve invoering euro f) de reserve asbestonderzoeken;
2) het saldo van de rekening van baten en lasten 1999, groot 17.293.000,--, als volgt te bestemmen: Concernreserve Storting 8.576.000,-- Dienstreserve Bouwen en Wonen Onttrekking - 593.000,-- Dienstreserve Bestuursdienst Onttrekking - 1.736.000,-- Dienstreserve Economische en Sociale Zaken Storting 465.000,-- Dienstreserve Cultuur en Educatie Storting 652.000,-- Dienstreserve Milieu en Beheer Onttrekking - 333.000,-- Dienstreserve Brandweer Storting 30.000,-- Algemene reserve DZB-Leiden Storting 153.000,--
Reserve exploitatie erfpachtbedrijf Onttrekking - 74.000,-- Reserve BOS-gelden Storting 1.612.000,-- Reserve WVG Onttrekking - 352.000,-- Reserve exploitatie Stadsbank Onttrekking - 89.000,-- Reserve sociale vernieuwing Onttrekking - 299.000,-- Reserve WIW Scholing & Activering Storting 1.011.000,-- Reserve fisc. afhandeling Ink.voorz. Storting 118.000,-- Vreemdelingen Reserve Stimulering Werkgelegenheid Storting 63.000,-- Reserve wet inburgering nieuwkomers Storting 255.000,-- Reserve stimuleringsregeling kinderopvang Storting 924.000,-- Reserve GSB Storting 100.000,-- Reserve culturele doeleinden en projecten Storting 100.000,-- Voorziening rioleringen Onttrekking - 302.000,-- Reserve Wet Inschakeling Werkzoekenden / Uitv. Onttrekking - 228.000,-- Reserve Instroom/Doorstroom-banen Storting 980.000,-- Reserve invoering euro Storting 3.500.000,-- Reserve asbestonderzoeken Storting 1.200.000,-- Afboeking geactiveerde kosten millenium/euro Desinvestering 1.922.000,-- Activering op investeringswerken Investering - 362.000,-- Gedaan ter openbare vergadering van De Secretaris, De Voorzitter,