Gedeputeerde Staten Contact T 070-441 8688 ram.vander.sande@pzh.nl Postadres Provinciehuis Postbus 90602 2509 LP Den Haag T 070-441 66 11 www.zuid-holland.nl Aan de leden van Provinciale Staten Datum Uw kenmerk Bijlagen Boardletter 2016 Onderwerp Inhoudelijke reactie op de boardletter 2016 Geachte Statenleden, Met ingang van 1 augustus 2016 is Deloitte de nieuwe huisaccountant van de Provincie Zuid- Holland (PZH). Ter afsluiting van de hieraan voorafgaande aanbestedingsprocedure hebben Provinciale Staten in hun vergadering van 29 juni 2016 Deloitte aangewezen als nieuwe accountant. Deloitte volgt hiermee PricewaterhouseCoopers op die in de afgelopen acht jaren de controle van de jaarrekening van de PZH heeft uitgevoerd. De eerste werkzaamheden die een accountant uitvoert bij een nieuwe klant bestaan hoofdzakelijk uit het inhoudelijk kennismaken met de belangrijkste onderdelen en processen van de organisatie. Dit is dan ook de reden dat Deloitte, zoals hij aangeeft in zijn managementletter 2016, in de maand september 2016, bij de uitvoering van haar eerste interim-controle 2016, een groot aantal gesprekken heeft gevoerd met medewerkers van de ambtelijke organisatie. Daarnaast heeft Deloitte veel documenten ter beschikking gekregen die, onder andere, informatie verschaffen over hoe de opzet van de organisatie van de PZH is geregeld, wat daarbinnen de belangrijkste processen zijn en welke beheersmaatregelen aanwezig zijn binnen deze processen om de belangrijkste risico s af te dekken. De bevindingen en aanbevelingen die Deloitte heeft opgenomen in genoemde managementletter zijn hierop gebaseerd. Bezoekadres Zuid-Hollandplein 1 2596 AW Den Haag Tram 9 en bussen 18, 22, 65 stoppen dichtbij het provinciehuis. Vanaf station Den Haag CS is het tien minuten lopen. De parkeerruimte voor auto s is beperkt. Begin 2017 staat een tweede interim-controle gepland. Tijdens deze controle zullen de werkzaamheden van Deloitte zich vooral richten op het inhoudelijk controleren van de processen (lees: bestaan de processen, inclusief de genoemde beheersmaatregelen, ook daadwerkelijk in de praktijk en werken deze beheersmaatregelen ook zoals verwacht mag worden?). Hierbij zal Deloitte dan zoveel als mogelijk gebruik maken van de verbijzonderde interne controles die al door de organisatie zelf zijn uitgevoerd. Met deze interim-controles geeft de accountant een oordeel over de interne beheersing van de verschillende bedrijfsprocessen en een inventarisatie van de belangrijkste actiepunten voor het Reactie GS aan PS op Boardletter 2015 dd. 08-11-2016
jaarrekeningproces 2016. Tijdens de jaarrekeningcontrole zelf wordt vooral aandacht besteed aan de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de balansposten zelf zoals deze zijn opgenomen in de jaarrekening en die de uitkomst vormen van de genoemde bedrijfsprocessen. De resultaten van genoemde eerste interim-controle zijn weergegeven in de managementletter 2016 die door de accountant is opgesteld. De managementletter is gericht op de ambtelijke organisatie en is door de accountant afgestemd met zowel de provinciesecretaris en de directeur Concernzaken als de gedeputeerde Middelen. Alle bevindingen/aanbevelingen met een bestuurlijk karakter die in de managementletter zijn opgenomen worden, ten behoeve van Provinciale Staten, samengevat in een zogeheten boardletter. Deze boardletter wordt door de accountant ter bespreking aangeboden aan de Commissie Onderzoek van de Rekening (COR). Bespreking hiervan in aanwezigheid van de accountant is geagendeerd voor de vergadering van 30 november 2016. In de vergadering van hebben wij de reactie van het directieteam op de managementletter 2016 besproken. Daarnaast is ook besproken hoe om te gaan met de aanbevelingen van de accountant. Door middel van deze brief willen wij u informeren hoe wij om willen gaan met de belangrijkste boodschappen en aanbevelingen uit de boardletter 2016. Belangrijkste boodschappen De belangrijkste boodschappen, die Deloitte heeft opgenomen in haar managementletter, zijn onder te verdelen in een zevental categorieën: 1. Algemeen beeld 2. Lonen en salarissen 3. Verbonden partijen 4. Integraal management 5. Overige opbrengsten 6. Frauderisicoanalyse Hieronder volgt per onderdeel een inhoudelijke reactie op deze boodschappen. Ad. 1 Algemeen beeld Op basis van zijn eerste beoordeling heeft Deloitte vastgesteld dat er geen significante leemtes zijn geconstateerd in de interne beheersing van de organisatie. Wel heeft hij aandacht gevraagd voor zowel de aanscherping als de analyse en onderbouwing van specifieke processen of procesonderdelen. Een reactie op deze aanbeveling wordt bij de onderdelen 2 tot en met 4 verder uitgewerkt. Het is goed om te horen dat de eerste indruk van de accountant is dat de interne beheersing van voldoende kwaliteit is. Dit neemt niet weg dat er structureel aandacht nodig is en blijft voor het consolideren en waar nodig, het verbeteren, van dit niveau van interne beheersing in de organisatie. Eind 2015 is al gestart met het proces om het stelsel van interne beheersmaatregelen meer in overeenstemming te brengen met het model vier-lines-of-defence. Dit model gaat uit van het principe dat in de eerste en de tweede lijn (lees: lijnmanagement en onder- 2/5 dd. 08-11-2016
steunende diensten) afdoende preventieve beheersmaatregelen aanwezig zijn. Daarnaast zal in de derde en de vierde lijn (lees: cluster AO/IC en externe accountant) controle achteraf plaatsvinden om de inrichting en de werking van de beheersmaatregelen uit de eerste en de tweede lijn vast te stellen. De belangrijkste uitgangspunten van dit model sluiten aan op de (management)visie: integraal management en vertrouwen vooraf, verantwoording achteraf die op dit moment binnen de PZH gehanteerd wordt. Op dit moment wordt gewerkt aan het verder vormgeven en versterken van de eerste en de tweede lijn. Bij de uitvoering hiervan zal ook het huidige stelsel van interne beheersmaatregelen betrokken worden. Ad. 2 Lonen en salarissen Deloitte merkt op dat er in de afgelopen periode terecht veel aandacht is besteed aan het verbeteren van de processen rondom personeel, lonen en salarissen. Geconstateerd is dat er verschillende maatregelen zijn genomen. Zo voeren IC-medewerkers van de afdeling Personeel & Organisatie (P&O) integrale controles uit op de salarismutaties en is een projectleider ingezet om alle relevante processen te verbeteren en te optimaliseren. Daarnaast wordt er op basis van een uitgewerkt plan gecontroleerd gewerkt aan de implementatie van en de transitie naar een nieuwe HRM-applicatie. Dit vraagt veel van de organisatie. Het management is zich bewust van het door Deloitte gesignaleerde risico op een piekbelasting en treft daartoe maatregelen. Tenslotte heeft het management ook voorzien in een plan B. Indien door conversieproblemen de salarisbetaling in januari 2017 niet vanuit het nieuwe systeem kan plaatsvinden ligt er een fallbackscenario klaar. Ad. 3 Verbonden partijen Ten aanzien van de verbonden partijen richten de aanbevelingen van Deloitte zich op de juistheid van de waardering van deze verbonden partijen voor de jaarrekening 2016. Door de PZH is bewust gekozen om de uitvoering van taken op afstand te plaatsen, onder andere door gebruik te maken van Regionale Ontwikkelingsmaatschappijen (ROM s). De huidige informatievoorziening, die op dit moment vanuit de verbonden partijen plaatsvindt, is toereikend om op een verantwoorde wijze invulling te geven aan deze, door de PZH, gekozen constructie. Zowel het intern onderzoek van de Eenheid Audit en Advies als het onderzoek van de Rekenkamer naar de verbonden partijen binnen de provincie Zuid-Holland, dat in 2015 is uitgevoerd, geven geen aanleiding om hier verandering in aan te brengen. Deze omstandigheden worden structureel gemonitord. Indien omstandigheden daar om vragen zullen aanvullende instrumenten worden ingezet om meer of beter grip te krijgen op (ontwikkelingen binnen) een verbonden partij. Zo is in het najaar van 2016 opdracht gegeven aan een extern bureau een risicomanagementmethodiek te ontwikkelen met betrekking tot ROM IQ. Dit vanwege het specifieke karakter van deze verbonden partij. Ad. 4 Integraal management Deloitte beschrijft bij dit onderdeel de keuze van de PZH om integraal management te hanteren als managementvisie. Zij wijst hierbij op de hiermee samenhangende risico s die vallen onder de risk appetite, zoals bijvoorbeeld de naleving van relevante wet- en regelgeving. 3/5 dd. 08-11-2016
Wij herkennen het standpunt van de accountant dat de keuze voor integraal management risico s met zich meebrengt. Risico s op, bijvoorbeeld, het financiële maar ook juridische vlak. Het is een ontwikkeling die blijvend aandacht vraagt. Zowel van de medewerkers als van de controls. Aan de ene kant door de controle in de eerste en de tweede lijn verder vorm te geven en te versterken (zie algemeen beeld ) als aan de andere kant door het inbedden van noodzakelijke beheersmaatregelen in de diverse processen. Naast het investeren in het up-to-date houden van de noodzakelijke kennis en kunde bij de medewerkers, worden ook diverse tussentijdse controles uitgevoerd. Deze controles signaleren of beheersmaatregelen afdoende hebben gewerkt of niet, zodat, indien noodzakelijk, tijdig kan worden bijgestuurd. Ad. 5 Overige opbrengsten Deloitte vraagt in haar boardletter in het algemeen de aandacht voor de bewaking van de volledigheid van de opbrengsten van de PZH en de controle hiervan. Dit, mede naar aanleiding van de landelijke aandacht die er bestaat voor de toetsbare volledigheid van de opbrengstverantwoording van overheidsorganisaties. In het bijzonder noemt Deloitte de verhuuropbrengsten, opbrengsten van leges, motorrijtuigenbelasting en grondwaterheffingen. Wij herkennen ons in de aanbevelingen van Deloitte op dit gebied. Vooral het inzichtelijk hebben van de volledigheid van verhuuropbrengsten is een aanbeveling die op korte termijn zal worden opgepakt. De aanbevelingen met betrekking tot de andere genoemde opbrengst categorieën liggen meer genuanceerd. De informatie die door de PZH gebruikt wordt om deze opbrengsten te genereren is afkomstig van derden (Belastingdienst en Waterschappen). Het is niet gebruikelijk dat de juistheid en de volledigheid van dergelijke informatie door middel van aanvullende controles, of door de PZH zelf of door een door de PZH ingeschakelde accountant, wordt vastgesteld. Dit zal worden vermeld in de jaarrekening 2016. Daarnaast betrekken wij gegevens van de Omgevingsdiensten. De afspraken hieromtrent zullen daar waar nodig worden herzien en hierover zal op korte termijn overleg worden gevoerd met de betrokken partijen. Ad. 6 Frauderisicoanalyse Deloitte heeft geconstateerd dat binnen de PZH geen gedocumenteerd frauderisicoanalyse beschikbaar is. Met een dergelijke analyse worden (bedrijfs)risico s onderkend, kunnen het belang en de waarschijnlijkheid van deze risico s worden ingeschat en, indien noodzakelijk, tijdig de noodzakelijke acties worden ingezet. Wij onderkennen het feit dat er binnen de PZH op dit moment geen sprake is van een gedocumenteerd frauderisicoanalyse. Dat wil echter niet zeggen dat er geen aandacht is voor het gebied van (fraude)risico s. Op verschillende plekken binnen de organisatie worden activiteiten uitgevoerd met betrekking tot (fraude)risico s. Zo richt het bureau Strategische Bedrijfsvoering zich met het samenstellen van de risicoparagraaf op de belangrijkste (juridische en financiële) risico s binnen de provincie. Verder houdt de Eenheid Audit en Advies zich ook bezig met de mogelijke risico s die zich binnen de organisatie kunnen voordoen op dat gebied. Het belang van een integrale frauderisicoanalyse wordt door ons onderkend en de vorming daarvan zal door ons nader onderzocht worden. Het is niet ondenkbaar dat de uitwerking van deze aanbeveling ondergebracht zal worden bij de aan te trekken concerncontroller. 4/5 dd. 08-11-2016
Vooruitblik jaarrekeningcontrole 2016 Om zorg te dragen voor een effectief en efficiënt jaarafsluitingsproces vraagt Deloitte aandacht voor een aantal specifieke onderwerpen. Dit zijn vooral actiepunten met een hoog operationeel karakter. In de periode tot aan de controle van de jaarrekening 2016 (lees: maart 2017) zal, voor zover noodzakelijk en in overleg met Deloitte, opvolging worden gegeven aan deze aanbevelingen. Vervolgprocedure De acties naar aanleiding van de aanbevelingen van de accountant zullen binnen de ambtelijke organisatie worden uitgezet. Rond de periode van de 2 e interimcontrole begin 2017 zal een voortgangsrapportage worden besproken met de gedeputeerde Middelen. Gedeputeerde zal hierover verslag doen aan Provinciale Staten bij de behandeling van de jaarstukken. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland, secretaris, voorzitter, drs. J.H. de Baas drs. J. Smit Bijlage(n): boardletter 2016 5/5 dd. 08-11-2016