Beleidsplan t Saam 2017-2020 Samenwerken aan een duurzame toekomst van t Saam
Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Historie 3. Missie en Visie 4. Doelstellingen 5. Doelgroep 6. Organisatiestructuur 7. Interne Stakeholders a. Bezoekers b. Vrijwilligers i. Activiteitenbegeleiders ii. Onderhoudsmensen c. Beheerder d. Assistent beheerders e. Administrateur f. Bestuur 8. Overzicht personele situatie 9. Externe Stakeholders a. Inwoners Geldrop Mierlo b. Gemeente Geldrop Mierlo c. Sponsoren d. Vergelijkbare Dorpswerkplaatsen 10. Activiteitenbeleid 11. Financieel- administratief beleid 12. Veiligheidsbeleid 2
1. Inleiding Dit beleidsplan is geschreven met als doel duidelijkheid te verschaffen over de positie van Stichting dorpswerkplaats t Saam ( t Saam) in de samenleving van de Gemeente Geldrop-Mierlo op korte maar ook op middellange termijn. In de afgelopen 25 jaar is gebleken dat t Saam een niet meer weg te denken positie heeft ingenomen in de samenleving van de Gemeente Geldrop-Mierlo. Om deze positie ook in de toekomst veilig te stellen is duidelijkheid over positionering en de financieringsstructuur, ook op langere termijn, gewenst. Daarnaast is er ook behoefte aan duidelijkheid rondom de interne en externe organisatie en de structuur van t Saam. Dit beleidsplan, dat zich richt op de beleidsperiode 2017 2020, is een aanzet om deze duidelijkheid te verschaffen met als doel continuïteit van t Saam voor de komende jaren. Het plan is tot stand gekomen op basis van veel gesprekken met deskundigen en vrijwilligers die t Saam een warm hart toedragen. Hiervoor onze hartelijke dank. Bestuur Stichting dorpswerkplaats t Saam, januari 2017. 3
2. Historie t Saam is in 1986 ontstaan uit de vrijwilligersgroep Klussenhulpdienst. Door deze groep vrijwilligers is het initiatief opgevat om een werkplaats op te starten, waar mensen in hun vrije tijd met hun handen bezig konden zijn. Aanvankelijk is gestart met hout bewerken, metaal bewerken, tekenen en schilderen. Later zijn er diverse andere activiteiten aan toegevoegd. Het moest een ontmoetingsplaats worden voor mensen die een zinvolle besteding zochten voor hun vrije tijd. Destijds nog de Gemeente Mierlo stond zeer positief tegenover dit initiatief en steunde het van harte. Om vorm te geven aan een bestuurlijke vorm is samenwerking gezocht met de Stichting Welzijnsbevordering Mierlo (SWM) en binnen de structuur en verantwoordelijkheid van de SWM zijn de plannen nader uitgewerkt. Adoptie van de plannen door de SWM gaf tevens aan dat er voldoende vertrouwen was en dat het geen eendagsvlieg zou worden maar een project met een vaste plek in de Mierlose gemeenschap. In 1987 zijn drie werkgroepen opgericht: werkgroep gebouw, werkgroep programmeringen en een voorlopig werkbestuur. Vanaf 1987 werden er al creatieve activiteiten georganiseerd in het Karrewiel aan de Loeswijk en in oktober 1989 is de werkplaats aan de Hekelstaat geopend. Sindsdien hebben veel Mierlonaren de weg naar t Saam gevonden en zijn er naast de privé werkstukken ook vele activiteiten en klussen uitgevoerd ten behoeve van Mierlose verenigingen, stichtingen en de Mierlose scholen. t Saam is niet alleen een plek waar mensen samenkomen en elkaar ontmoeten. Het is ook een plek waar mensen samenwerken en elkaar behulpzaam zijn bij het aanleren van nieuwe vaardigheden. In 2010 is de SWM opgeheven en is DWP t Saam ondergebracht binnen een rechtsvoorganger van de huidige Stichting de LEV Leven en Verbinden. Uitgangspunt was een professionele ondersteuning vanuit de Stichting LEV op het gebied van administratie, beheer van geldstromen (subsidie) personeelsbeleid en beheer en de exploitatie van het gebouw. In operationele zin was t Saam zelfstandig verantwoordelijk voor de uitvoering van operationele taken en voor de exploitatie. Met ingang van 19 april 2016 is Stichting dorpswerkplaats t Saam opgericht. Daarna heeft ontkoppeling en ontvlechting van alle middelen plaatsgevonden. Dit alles in nauw en constructief overleg met de 4
Stichting LEV, De Gemeente Geldrop-Mierlo en het bestuur van de Stichting dorpswerkplaats t Saam. De ontvlechting en ontkoppeling is per 01-01-2017 afgerond. t Saam voorziet ook anno 2017 in een duidelijke maatschappelijke en sociale behoefte en dat blijkt uit meer dan 5000 bezoeken per jaar. 3. Missie en Visie t Saam verbindt mensen uit de Gemeente Geldrop- Mierlo met elkaar die graag willen creëren. t Saam daagt mensen uit, die met hun handen bezig willen zijn, om bij elkaar te komen en faciliteert deze uitdaging met het beschikbaar stellen van materialen, hulpmiddelen, gereedschappen, machines en kennis. Kernwaarden Stichting dorpswerkplaats t Saam. Autonomie, kracht en kwaliteiten van mensen staan centraal Waarderend en handelend vanuit vertrouwen Open communicatie, integer en verantwoordelijk Fouten maken mag We zeggen wat we doen en doen wat we zeggen 4. Doelstelling Dorpswerkplaats t Saam Alle inwoners van de gemeente Geldrop-Mierlo motiveren en stimuleren te zoeken naar hun mogelijkheden om, door middel van praktisch gerichte activiteiten en het onderhouden van contacten met anderen, deel te blijven nemen aan het maatschappelijk verkeer en de zelfredzaamheid te vergroten. Hiertoe stellen we deze inwoners in de gelegenheid een hobby uit te oefenen en werkzaamheden te verrichten voor zichzelf en voor de samenleving en kennis te laten maken met technieken, materialen en gereedschappen. De landelijke overheid streeft naar decentralisatie in het sociale domein. Kerngedachte hierbij is, dat gemeenten dichter bij de burgers staan dan landelijke overheden en dat ze beter maatwerk kunnen leveren. Specifieke situaties vragen immers om specifieke oplossingen. Veel meer dan voorheen ligt de nadruk daarbij op eigen kracht en zelfregie van inwoners en hun netwerken. Vanuit deze beleidsvisie heeft de Gemeente 5
Geldrop-Mierlo een beroep gedaan op het bestuur van Stichting dorpswerkplaats t Saam om deze beleidsvisie te operationaliseren binnen de mogelijkheden en doelstellingen van t Saam. 5. Doelgroep Alle inwoners van de gemeente Geldrop-Mierlo. Uit de doelstelling en uit de doelgroep blijkt dat we ons richten op de totale bevolkingsgroep van de Gemeente. Het bestuur voert een beleid dat erop is gericht, dat de bezoekers van t Saam een afspiegeling vormen van de totale bevolking van de gemeente Geldrop-Mierlo. Om dit te bewerkstelligen voert het bestuur bijzonder beleid gericht op speciale doelgroepen. (bijlage 1) Zo mogelijk worden activiteiten op maat aangeboden en wordt hiervoor samenwerking gezocht met organisaties die gericht zijn op, en gespecialiseerd zijn in, het begeleiden van deze groep inwoners van onze gemeente. 6. Organisatiestructuur Inwoners7van7de7Gemeente7Geldrop7 Mierlo7 Activiteiten Begeleider(s) Houtbewerking Metaalbewerking Beleidszaken7en7algemene7zaken Administratieve7zaken7en7bestellingen Gebruik7gebouw7 Machinebeheer Materiaalbeheer Gereedschapsbeheer7 Voorraadbeheer hout metaal Administrateur Administratie*&* Financiën Gedetacheerd* Beheerder Functionele* aansturing activiteiten Penningmeester Bestuurslid Secretaris beheer Algemene*zaken voorzitter 6
7. Interne Stakeholders a. Bezoekers. Alle inwoners van de Gemeente Geldrop-Mierlo die gebruik maken van de faciliteiten van t Saam. b. Vrijwilligers. i. Activiteitenbegeleider. Doel van de functie: Het begeleiden en organiseren van een activiteit. Verantwoordelijke organisatie van de activiteit en het innen van geldelijke bijdragen bij de deelnemers en afdracht aan de administrateur of penningmeester. ii. Onderhoudsmensen Doel van de functie: een bijdrage leveren aan het onderhoud van machines en gereedschappen. c. Beheerder. Doel van de functie: Het beheren en onderhouden van de accommodatie van t Saam, de inventaris en materialen en het zorgen voor een efficiënt, veilig en klantgericht gebruik van de accommodatie. Organisatorische positie: De Beheerder ressorteert hiërarchisch onder het bestuur en rapporteert aan een daartoe door dit bestuur aangewezen bestuurslid. d. Assistent beheerder. Doel van de functie: Vervangt de beheerder bij diens afwezigheid en heeft dan dezelfde taken en bevoegdheden e. Administrateur. Verantwoordelijk voor de juiste verwerking van inkomende en uitgaande facturen. f. Bestuurslid. Verantwoordelijk voor besturing van de Stichting en uitvoering van het beleidsplan. 7
8. Overzicht van de personele situatie Betaald/vrij # Functie willig Aantal uren/week Beheerder betaald 1 28 Assistent beheerders vrijwillig 4 24 Activiteiten begeleiders vrijwillig 35 130 Bestuursleden vrijwillig 6 24 Verhouding betaald / vrijwillig 1:6,4 9. Externe Stakeholders a. Inwoners van de Gemeente Geldrop-Mierlo. Iedere inwoner is een potentiële kandidaat om de werkplaats te bezoeken b. Gemeente Geldrop-Mierlo. De Gemeente Geldrop- Mierlo verleent subsidie om de stichting dorpswerkplaats t Saam te exploiteren. Jaarlijks wordt een begroting ingediend en op basis daarvan wordt de hoogte van de subsidie vastgesteld. Jaarlijks wordt ook verantwoording afgelegd door overleggen van een jaarrekening. c. Sponsoren. Ieder natuurlijk persoon of rechtspersoon die een geldelijke of materiële bijdrage doet aan de Stichting. d. Vergelijkbare dorpswerkplaatsen. Dorpswerkplaatsen waarmee kan worden samengewerkt om 8
synergievoordelen te bereiken. 10. Activiteitenbeleid Binnen het bestuur is er permanent aandacht voor het vernieuwen en veranderen van het activiteitenaanbod. Uitgangspunt is dat we voorzien in een behoefte. Indien een behoefte in voldoende mate blijkt, wordt een activiteit of een workshop georganiseerd mits deze haalbaar is binnen de beschikbare mogelijkheden. 11. Financieel- administratief beleid Uitgangspunt van het financiële beleid is dat ieder jaar een sluitende begroting wordt opgesteld. Ieder kwartaal worden de gerealiseerde resultaten getoetst aan de begroting in een bestuursvergadering. Op basis van deze toetsing wordt de begroting bijgesteld met handhaving van de eis dat de begroting sluitend moet blijven. De administratie wordt bijgehouden door de penningmeester en is deels geautomatiseerd. Maandelijks wordt aan het bestuur de financiële rapportage gezonden en deze wordt besproken in de bestuursvergadering. Het bestuur is er zich terdege van bewust dat en inkomsten voornamelijk bestaan uit subsidies. Over deze ontvangen subsidies wordt in volledige transparantie verantwoording afgelegd op de eerste plaats aan de Gemeente en ook aan alle bezoekers in een jaarlijkse bijeenkomst. Om deze transparantie te borgen worden de cijfers jaarlijks gecontroleerd door een externe accountant. 12. Veiligheidsbeleid Het beleid van de Stichting is erop gericht te voldoen aan alle wettelijke eisen met betrekking tot veiligheid in de werkplaats. Dit geldt voor alle machines en gereedschappen. De beheerder en de assistent beheerders moeten in het bezit zijn van een BHV-diploma. 9