Beschrijving Administratieve Organisatie en Interne Beheersmaatregelen (AO/IB)

Transcriptie

1 Beschrijving Administratieve Organisatie en Interne Beheersmaatregelen (AO/IB) I Inleiding De stichting is opgericht op 7 juli 1982 onder de naam Stichting Samenwerking Oncologie in Haaglanden (SOHA). Bij akte van statutenwijziging d.d. 14 december 2009 is de naam van de stichting gewijzigd in Zoleon, Stichting Oncologie Holland West. De stichting is opgericht voor onbepaalde tijd. De stichting is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer De statutaire vestigingsplaats van de stichting is Leiden. De stichting heeft ten doel, conform artikel 3 van de statuten: Het bevorderen van de kankerbestrijding in het bijzonder door het stimuleren van de kwaliteit van de zorg en het leven van patiënten met kanker door middel van de financiering van zorginhoudelijke onderzoeksprojecten in de regio Holland West, welke projecten wat betreft de inhoud en aanpak aansluiten bij de missie van de Integrale Kankercentra in het bijzonder het IKNL. Het vermogensbeheer van de Stichting is op basis van discretionair portfolio management ondergebracht bij de ABN AMRO MeesPierson Bank. Het vermogen is grotendeels belegd in een effectenportefeuille. Hiernaast wordt er ook een spaarrekening aangehouden. Verder is er een bestuur rekening waar alle betalingen en overige mutaties op plaatsvinden. De liquiditeitspositie die wordt aangehouden, biedt ten minste dekking voor de aangegane subsidieverplichtingen. Halfjaarlijks worden de ontwikkeling van de vermogenspositie en de behaalde beleggingsresultaten door het Bestuur en de Directie met de bank besproken en geëvalueerd. Hierna wordt de administratieve organisatie met de daarbij behorende interne beheersmaatregelen beschreven. In deze beschrijving worden de organisatiestructuur en de relevante deelprocessen beschreven. Doel van deze beschrijving is in de eerste plaats het verschaffen van inzicht aan het Bestuur van de Stichting inzake de te volgen procedures. Verder dient deze beschrijving als vastlegging voor de controle op de jaarrekening door de accountant en verschaft zij derden, waaronder de subsidiënten, inzicht in de wijze waarop de bedrijfsvoering plaatsvindt. 26 november 2014, pag 1

2 II Administratieve Organisatie Organisatiestructuur Het Bestuur Het Bestuur van de Stichting behartigt de belangen van de stichting in de ruimste zin des woords. Het Bestuur vertegenwoordigt de stichting in en buiten rechte. Vaststelling door het Bestuur is vereist voor de jaarlijks door de Directie op te stellen jaarrekening en begroting. Het Bestuur vergadert circa zes keer per jaar; de vergaderingen worden door de Directie bijgewoond. De vergaderingen worden genotuleerd. Bestuur en Directie Per 1 april 2014 is een algemeen directeur benoemd die belast is met de dagelijkse gang van zaken van de stichting zoals het zorgdragen voor een goede organisatie van het bureau en het voeren van een financieel beleid binnen het door het bestuur vastgestelde beleid. Met deze aanstelling zijn de interne beheersmaatregelen en is de continuïteit in de operationele bedrijfsvoering geborgd. De bevoegdheden en de taken van de Directeur zijn vastgelegd in een door het Bestuur goedgekeurd Directiereglement, gedateerd 6 juli De Directeur vertegenwoordigt namens het Bestuur uit dien hoofde de stichting. De Directeur werkt nauw samen met de administrateur van de Stichting. De actuele samenstelling van Bestuur en Directie luidt als volgt: Bestuur: Dr. H. P. Sleeboom - Voorzitter Mr H.PA. Klapwijk - Vice voorzitter en secretaris Drs. W.R. den Hartog - Penningmeester Prof. Dr. J.W.R. Nortier - lid Dr. W.H. Steup lid Directeur: Mevrouw Mr MAV. Strijk Postadres: Postbus BC OEGSTGEEST Telefoonnummer en Tel.: info@zoleon.nl 26 november 2014, pag 2

3 III Deelprocessen Projecten Indien het Bestuur van de stichting daartoe besluit wordt een subsidieronde uitgeschreven. Geïnteresseerden uit de regio kunnen een project aanvraag voor een (wetenschappelijk) onderzoek indienen. Deze projectaanvraag dient volgens een vastgesteld format te worden opgesteld. Het Bestuur en de Directie stellen vast of de subsidieaanvraag past binnen het kader van de doelstellingen van de Stichting. De project aanvraag wordt in eerste instantie beoordeeld door een wetenschappelijke adviescommissie. Vervolgens wordt door het Bestuur besloten welke subsidieaanvragen worden gehonoreerd. Conform de subsidievoorwaarden vinden gedurende de looptijd van het project voortgangsrapportages plaats. Elk project wordt beëindigd met een eindrapportage. Deze rapportages worden zo mogelijk door een externe wetenschappelijke adviesraad beoordeeld en vervolgens in een bestuursvergadering besproken en al dan niet goedgekeurd. Deze besluitvorming wordt in de notulen opgetekend. De toegekende maximale subsidie met looptijd wordt schriftelijk aan de projectaanvrager kenbaar gemaakt waarbij de projectaanvrager akkoord dient te gaan met de door de Stichting vastgestelde subsidievoorwaarden en projectprotocollen betreffende voortgang- en eindrapportages. Door de Stichting wordt een subsidieregister bijgehouden waaruit de totale subsidieverplichting blijkt. Het subsidieregister en de digitale subsidiedossiers worden door de Directie en de administrateur bijgehouden en regelmatig geactualiseerd. De toegekende subsidieprojecten worden jaarlijks opeenvolgend genummerd. Het digitale subsidiedossier bevat onder meer de volgende onderwerpen: - Subsidieaanvraag (inclusief project begroting) - Schriftelijke toekenning van de projectsubsidie - Voortgangsrapportages - Eindrapportages - Ingediende declaraties (met datum van uitbetaling) - Overige relevante correspondentie Inkoopfacturen De inkoopfacturen en overige declaraties worden door de Directie ontvangen en behandeld. De Directie controleert de inkoopfacturen en bereidt na akkoordbevinding van de factuur de betaling voor. Betalingen De Directie voert de te betalen bedragen in bij het internetbetalingssysteem van de ABN AMRO MeesPierson Bank. Vervolgens wordt de betalingsopdracht tezamen met de te betalen facturen en declaraties door de Directie ingescand en per naar de penningmeester gezonden. Deze controleert de facturen en vervolgens fiatteert de penningmeester de betalingen in het internetbetalingssysteem. Bij eventuele afwezigheid van de penningmeester worden de betalingen gefiatteerd door de Vice-voorzitter. 26 november 2014, pag 3

4 Op alle rekeningen hebben onderstaande functionarissen bevoegdheid als statutair vertegenwoordiger met beperkingen (dat wil zeggen: twee handtekeningen principe ): W.R. den Hartog H.P.A. Klapwijk M.A.V. Strijk Penningmeester Vicevoorzitter/Secretaris Directie IV Financiële administratie De financiële administratie is uitbesteed aan een administrateur. De Directie levert per kwartaal de financiële administratie bij de administrateur aan. Deze verwerkt de financiële administratie vervolgens in een administratiepakket. De administrateur stelt vervolgens op basis van de aangeleverde administratie de tussentijdse rapportages samen. De financiële rapportages vinden met ingang van 2015 halfjaarlijks plaats. In 2014 is een rapportagecyclus op kwartaalbasis gevoerd. De administrateur verzorgt eveneens de opstelling van de jaarrekening. Er vindt regelmatig overleg plaats tussen de Directeur en de administrateur, waarbij alle financiële uitkomsten worden besproken en geanalyseerd. V Begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening Jaarlijks wordt door de Directie in overleg met de administrateur een begroting samengesteld. Deze begroting wordt in een bestuursvergadering aan het Bestuur ter vaststelling voorgelegd. Per kwartaal wordt een financiële rapportage opgesteld waarin de vermogenspositie van de Stichting wordt bepaald. Met ingang van 2015 wordt een halfjaarlijkse rapportage cyclus aangehouden. De behaalde financiële resultaten ten opzichte van de begroting worden gemonitord. Overeenkomstig de statutaire bepalingen wordt jaarlijks binnen zeven maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening samengesteld. De jaarrekening wordt opgesteld met inachtneming van de regelgeving RJ 650 Fondsenwervende Instellingen. De jaarrekening wordt door de accountant gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende controle verklaring. Tevens wordt de jaarrekening door het voltallige Bestuur vastgesteld en ten blijke daarvan door alle bestuurders ondertekend. De jaarrekening wordt vervolgens op de website van de Stichting gepubliceerd. VI Automatisering De financiële administratie wordt bijgehouden in Exact Globe. Verder wordt er gebruik gemaakt van Microsoft Word en Excel. Voor de back-up van de financiële administratie in Exact Globe wordt gebruik gemaakt van een server. De bestanden in Microsoft Word worden dagelijks automatisch op een USB stick opgeslagen; wekelijks worden deze bestanden automatisch op een externe schijf opgetekend. Voor alle geautomatiseerde bestanden zijn derhalve voldoende backup procedures aanwezig. Oegstgeest, 26 november november 2014, pag 4

5 NB: deze versie is goedgekeurd door de accountant d.d. 25 november november 2014, pag 5