\ Raadsvoorstel Zaak 13971 Onderwerp: Nota Inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2015 heid: Portefeuillehouder: Wethouder Leunissen Datum Raad: 18-12-14 Nummer: 2014/13/ \ Samenvatting In mei 2012 is de Nota Inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2012 door de gemeenteraad vastgesteld. Voorgesteld wordt de Nota uit 2012 in te trekken en de Nota Inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2015 vast te stellen. In deze Nota zijn richtlijnen en kaders gedefinieerd met betrekking tot inkoop en aanbesteding door de gemeente Voerendaal. Deze regels bevorderen de professionaliteit van het inkoopproces. Tevens worden hiermee voorwaarden gecreëerd om de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid te toetsen. Hoewel het vaststellen van onderhavige beleidsnota behoort tot de bevoegdheid van het College als uitvoerend orgaan, wordt de Nota Inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2015 aan uw raad aangeboden ter vaststelling omdat ook de te vervangen Nota uit 2012 door de raad is vastgesteld en dus ook alleen door de raad kan worden ingetrokken. Na vaststelling van de Nota 2015 beschikt de gemeente Voerendaal over een actueel kader voor het inkoopproces, gebaseerd op de Aanbestedingswet 2012. \ Conceptbesluit De gemeenteraad van Voerendaal besluit: 1. de Nota inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2012 in te trekken; 3. de Nota inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2015 vast te stellen. \ Aanleiding De Gemeente Voerendaal verwerft goederen en diensten van derden. Dit betreft bijvoorbeeld de aanschaf van kantoorartikelen, de reconstructie van een weg of de inhuur van tijdelijk personeel. Deze soorten van verwerving betreffen een vorm van inkoop. Onder inkoop wordt hier verstaan alle verwervingen waar een factuur van een externe partij tegenover staat. Het Inkoopbeleid heeft dus betrekking op alle inkoopprocessen die leiden tot externe facturen. Aanbesteding maakt daar deel van uit. De termen inkoop en aanbesteding worden veelal nevenschikkend gebruikt. In 2012 heeft de Gemeente Voerendaal haar Inkoopbeleid vastgesteld door middel van de Nota Inkoopbeleid Gemeente Voerendaal 2012 (hierna: de Nota 2012). Hierin zijn de beleidsregels vastgelegd met betrekking tot inkoop van leveringen, diensten en werken. Ten tijde van het opstellen van de Nota 2012 lag een wetsvoorstel inzake aanbestedingen bij de Tweede Kamer (Aanbestedingswet). Bij vaststelling van de Nota 2012 was nog niet zeker of het wetsvoorstel ongewijzigd zou worden vastgesteld. De Nota 2012 is dan ook niet gebaseerd op het wetsvoorstel. Zaak 13971 Pagina 1 van 4
Per 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 (hierna: Aw) van kracht met onder andere een gewijzigd systeem van de doorwerking van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. De Aw vervangt tevens het Besluit aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (hierna: BAO) en de Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden (hierna: Wira). De Nota 2012, die nog op het BAO en de Wira is gebaseerd, is mede daarom niet meer actueel. \ Doel Na vaststelling van de Nota Inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2015 beschikt de gemeente Voerendaal over een actueel kader voor het inkoopproces, gebaseerd op de Aanbestedingswet 2012. \ Argumenten Het opstellen van dit Inkoopbeleid is een gevolg van een wenselijke actualisatie slag ingevolge de Aanbestedingswet 2012. Het doel van dit Inkoopbeleid is de Gemeente in staat te stellen om bedrijfsmatig, rechtmatig, doelmatig, integer, en transparant in te kopen. Op deze wijze geeft de Gemeente vorm aan de verdere inrichting en professionalisering van de inkoopfunctie voor de komende jaren. Met dit Inkoopbeleid worden verschillende uitgangspunten op het gebied van het inkopen en aanbesteden van diensten, leveringen en werken gebundeld alsmede vastgelegd. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van het beleid uit 2012 zijn de volgende: Social Return In het beleid uit 2012 was voor het eerst een inhoudelijke paragraaf Social Return opgenomen. In de voorliggende Nota wordt hierop voortgeborduurd en wordt aangesloten met het beleid van de Parkstad-gemeenten. In de Nota 2012 kwam Social Return alleen aan de orde bij aanbestedingen boven een drempelbedrag van 500.000. In het nieuwe beleid wordt bij elke aanbestedingsprocedure vanaf 100.000 verplicht een Social Return paragraaf opgenomen. Bij aanbestedingen tussen de 50.000 en 100.000 wordt op basis van een advies van het projectbureau Social Return Parkstad Limburg een Social Return paragraaf opgenomen als de aanbesteding zich daarvoor leent. In het beleid uit 2012 werd de Social Return inspanning deels gerelateerd aan de loonsom van de opdracht. Uit de ervaringen die in den lande inmiddels met dit criterium zijn opgedaan blijkt dat een percentage van de loonsom als verplichting vaak niet representatief is voor een opdracht en moeilijk vast te stellen is. Derhalve is in het nieuwe beleid alleen een percentage van de opdrachtsom opgenomen. Bij arbeidsintensieve opdrachten 5% en arbeidsextensieve opdrachten 2%. Lokale economie De kansen voor lokale ondernemers worden met de Nota 2015 verder versterkt. Inkopen beneden de grens van 2.500 (zgn. vormvrije inkopen) worden voor zover mogelijk gedaan bij lokale ondernemers. Enkelvoudige onderhandse aanbestedingen worden in beginsel bij (een) lokale ondernemer(s) geplaatst. Bij onderhandse meervoudige aanbestedingen zal in beginsel ten minste één lokale ondernemer worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Van dit beginsel kan uitsluitend worden afgezien indien het betreffende werk, de dienst of de levering niet door een lokale partij kan worden uitgevoerd dan wel levering c.q. uitvoering evident tegen niet-marktconforme prijzen wordt aangeboden. Zaak 13971 Pagina 2 van 4
Wijziging drempelbedragen In de Nota 2015 zijn de drempelwaarden voor de verschillende procedures, aangepast. Hierbij is gekeken naar de drempelwaarden die in de omringende gemeenten worden gehanteerd en tevens naar de nieuwe Gids Proportionaliteit (onderdeel van de landelijke aanbestedingsregels) die hiervoor aanknopingspunten biedt. De wijzigingen zijn als volgt: Nota inkoopbeleid 2012 Nota inkoopbeleid 2015 Leveringen Diensten Werken 2.500 15.000: min. 1 offerte 15.000 < 30.000: min. 2 30.000 < 150.000: min. 3 150.000 < 200.000: Nationaal > 200.000: Europees 25.000 < 50.000: min. 2 50.000 < 150.000: min. 3 150.000 < 200.000: Nationaal > 200.000: Europees 2.500 50.000: min. 1 offerte 50.000 < 150.000: min. 2 150.000 < 500.000: min. 3 500.000 < 5.000.000: Nationaal > 5.000.000: Europees 25.000 < 100.000: min. 3 / max. 5 100.000 < Europese drempel: Nationaal 25.000 < 100.000: min. 3 / max. 5 100.000 < Europese drempel: Nationaal 2.500 50.000: min. 1 offerte 25.000 < 750.000: min. 3 / max. 5 750.000 < Europese drempel: Nationaal Wijigingen t.o.v. 2012 zijn vet gedrukt De motivering voor bovenstaande wijzigingen is als volgt: In 2012 was de Europese drempel als bedrag opgenomen (2012: 200.000 c.q. 5.000.000. In de nieuwe nota wordt alleen tekstueel verwezen naar de Europese drempel als zodanig omdat deze 2-jaarlijks wordt aangepast. In 2012 werd bij de onderhandse aanbesteding onderscheid gemaakt tussen 1, 2 of 3. In de nieuwe nota is uit het oogpunt van deregulering dit onderscheid losgelaten en wordt alleen onderscheid gemaakt tussen enkelvoudig (1) of meervoudig (3-5). Het maximum van 5 is opgenomen op basis van de Gids Proportionaliteit. Voorkomen moet worden dat bovenmatig veel worden opgevraagd, en derhalve een even groot aantal inschrijvers offertekosten moet maken terwijl de kans dat de opdracht wordt verworven dan zeer klein wordt. De grens voor enkelvoudig aanbesteden van leveringen is uit het oogpunt van vereenvoudiging van het beleid gelijk getrokken met de grens bij enkelvoudig aanbesteden van diensten (= 25.000). Tevens biedt dit de mogelijkheid om meer leveringen enkelvoudig aan lokale ondernemers te gunnen. De bovengrens voor het onderhands aanbesteden van leveringen en diensten is bijgesteld van 150.000 in 2012 naar 100.000 in het nieuwe beleid. Dit betekent dat o.b.v. het nieuwe beleid eerder (Nationaal) openbaar moet worden aanbesteed. Dit is in lijn met de Gids Proportionaliteit en gelet op de opdrachtwaarde gerechtvaardigd. Bij werken is de bovengrens voor onderhands aanbesteden verhoogd van 500.000 naar 750.000. De voorheen gehanteerde grens van 500.000 is namelijk relatief laag in relatie tot de Gids Proportionaliteit en het beleid van omliggende gemeenten. De ophoging naar 750.000 betekent dat minder snel (Nationaal) openbaar moet worden aanbesteed en dat er meer ruimte is om in een onderhandse procedure (3 tot 5 ) mogelijkheden te bieden aan lokale ondernemers. Zaak 13971 Pagina 3 van 4
\ Kanttekeningen Niet van toepassing. \ Relatie met programmabegroting en/of visiedocument Niet van toepassing. \ Financiële, juridische en organisatorische consequenties Vaststelling van het nieuwe beleid heeft geen financiële, juridische of organisatorische consequenties. \ Uitvoering De Nota Inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2015 bevat beleidsregels welke slechts verbinden indien deze zijn gepubliceerd. De Nota treedt op 1 januari 2015 in werking. BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN VOERENDAAL De secretaris: De burgemeester: H.H.M. Timmermans drs. E.A.J. Sprokkel \ Bijlagen Bijlage 1 Nota Inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2015 Zaak 13971 Pagina 4 van 4
\ Raadsbesluit Zaak 13971 Onderwerp: Nota Inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2015 heid: Datum Raad: 18-11-2014 Nummer: 2014/13/ De raad van de gemeente Voerendaal; Gezien het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Voerendaal van 11-11-2014 met als zaaknummer 13971 Nota Inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2015; Besluit De Nota inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2012 in te trekken; De Nota inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2015 vast te stellen. Aldus vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad d.d. 18 december 2014. De griffier: De voorzitter: Zaak 13971 Pagina 1 van 1 Raadsbesluit Nota Inkoopbeleid gemeente Voerendaal 2015