Bestuurlijk Contracteren Notulen Vergadering : Fysieke Overlegtafel (FOT) Datum : 13 december 2016 Locatie : Raadzaal Oegstgeest Tijd : 10.00 uur 12.00 uur Aanwezig: Mevr. Willeke Lekanne (gemeente Leiden-voorzitter) Mevr. Beau Louise Binkhorst (Gemeente Leiden-notulist) Mevr. Diny van Pinxteren (Ipse de Bruggen) Mevr. Marjolein de Groot (Gemiva) Dhr. Frank van Rooij (Radius) Mevr. Ineke Velthuyzen (Topaz) Mevr. Marja Kraakman (ActiVite) Dhr. Martien Wesselman (Haardstee) Mevr. Isabelle van Wijnen (Marente) Mevr. Sietske van der staak (gemeente Leiden) Dhr. Chrik Duyvendak (gemeente Oegstgeest) Dhr. Roel van Oers (Zoeterwoude) Mevr. Kim Hoffmans (Prodeba) Dhr. Remco Peijs (Gemeente Leiden) Mevr. Frédérique Verweij (Servicepunt71) Dhr. Jelke Dijkstra (Adviesraad Wmo Leiden) Mevr. Ingrid Kraaijenoord (Libertas Leiden) Mevr. Emmy Klooster (Binnenvest) Afwezig: Mevr. Yolande van Trier (Pro-Cura) Mevr. Conny Ruessink (MEE) Mevr. Cheryl van der Hoorn (Impegno) Mevr. Agnes Stappers (Kwadraad) Mevr. Margot Vogelenzang (Rivierduinen) Dhr. Pieter Paardekoper (gemeente Leiderdorp) Mevr. Petra van Teijlingen (Gemiva) Mevr. Karin Scheffer (ThuiszorginHolland) Dhr. Cor Hartman (Wmo Adviesraad Leiderdorp) Mevr. Mirjam Muller (Pluspunt) Mevr. Marja Sinteur (Zorg-Vuldig) Mevr. Ria van der Plas (Cardea) De Maregroep 1
Agendapunten: opening, mededelingen en vaststellen agenda vaststellen verslag vorige keer controle protocol WMO Leidse regio contractuele bespreekpunten tariefbladen iwmo lege bedden tarief LVB contract innovatie: terugkoppeling bijeenkomst 24/11 + vervolg jaarplanning 2017 conclusies, vervolgafspraken & afsluiting 1. opening, mededelingen en vaststellen agenda Willeke Lekanne: zijn er nog aanvullingen op de agenda? Marja Kraakman: ik wil graag een artikel aanhalen over gemeenten die de Wmo overtreden bij agendapunt 4. 2. vaststellen verslag vorige keer blz. 2 Martien Wesselman: bij punt 3 staat dat er flink minder budget naar de Wmo zal overgaan. De Wlz korting staat on hold nu, hoe zit dat met de Wmo? Remco Peijs: met name het budget begeleiding gaat na 2016 flink naar beneden en bij HO wordt gestopt met de HHT. Blz. 3 Isabelle van Wijnen: is het format voor monitoring al aangepast? Frédérique Verweij: vorige week is gewerkt aan het nieuwe format. Deze week komt het op de site & wordt het rondgestuurd. Isabelle van Wijnen: kun je iets toelichten over de wijzigingen? Frédérique Verweij: er wordt meer informatie vooraf ingevuld. Inhoudelijk zal er niet veel aan veranderen, omdat de punten contractueel zijn vastgelegd. Er zit een betere opbouw in en een aantal foutjes is eruit gehaald. Isabelle van Wijnen: het format invullen kostte voorheen veel tijd. Frédérique Verweij: de cijfers kunnen we zelf achterhalen, maar bijvoorbeeld klachten en klanttevredenheid kunnen wij vanuit gemeenten zelf niet meten. Als je verder nog ideeën hebt, laat het me dan even weten via de e-mail. Martien Wesselman: je kunt ook veel informatie halen uit jaarverslagen van de zorginstellingen. Isabelle van Wijnen: dat heb ik inderdaad ook in de e-mail aangegeven. Alle info is eigenlijk al beschikbaar. Frédérique Verweij: de jaarverslagen zijn niet op regio niveau en contractueel is afgesproken om de informatie op regio niveau aan te leveren. Blz. 4 Martien Wesselman: krijgen we nog overzichten met de definitieve tarieven? Remco Peijs: de tarieven per overeenkomst staan overzichtelijk op het tarievenblad. Ze komen deze week ook op de site. Kim Hoffmans: en de juiste CAK codes? Want een aantal codes werkt niet voor mensen die in Alphen wonen bijvoorbeeld. Remco Peijs: de code werkt wel, maar Alphen zelf heeft de code niet overgenomen. Wij zullen nog eens contact met hen opnemen. 2
3. controle protocol Wmo Leidse Regio Willeke Lekanne: Mirella Gobati is aangeschoven om verslag te doen. Mirella Gobati: ik zal vandaag iets vertellen over controle & verantwoording 2016; ook namens de andere gemeenten. Ik zal eerst even terugkijken naar vorig jaar. Het beeld is dat de controle en verantwoording veel inspanning en kosten met zich mee hebben gebracht. Voor aanbieders maar ook voor de gemeenten. Verder waren er onzekerheden over rechtmatigheid en getrouwheid. Al met al dus een hele klus. Mirella Gobati: nu kijken we naar 2016 en verder. Het landelijke controle- en verantwoordingsprotocol is geactualiseerd naar 2016. Wat wij willen doen is kijken of dat voor ons ook haalbaar is om jullie daarmee te laten werken. We willen jullie tegemoetkomen & voorkomen dat jullie moeten werken met veel verschillende protocollen. Veel aanbieders werken namelijk voor meerdere gemeenten. Het doel van het gebruik van het landelijke protocol is standaardisatie & efficiëntie. Het belangrijkste verschil tussen het landelijke protocol en de Resultaatovereenkomsten heeft te maken met vanaf welke grens er wordt gevraagd om een accountantsverklaring. Landelijk is de grens vanaf een totale omzet 125.000 Euro. Veel aanbieders zitten daar boven. Wij vanuit gemeenten staan in ieder geval positief tegenover het landelijke protocol. De vraag is wel of de controle voldoende diepgang zal hebben en wellicht is er daarom extra verantwoordingsinformatie nodig. Op dit moment is niet precies te zeggen wat de extra informatie inhoudt & hoeveel dat is. Daarvoor moeten we eerst een goed beeld vormen over de totale omzet en het aandeel in de Leidse Regio. Daarna bepalen we in afstemming met de accountant of extra info nodig is. Het bestuur en management binnen de gemeenten moeten nu worden meegenomen. Martien Wesselman: 1 maart en 1 april, wat betekent dat? Mirella Gobati: dat heeft te maken met de uiterlijke oplevering van de productieverantwoording & het opleveren van de controleverklaring anderzijds volgens het landelijke protocol. Martien Wesselman: 1 maart/april gaat ons niet lukken; alles is gericht op 1 juni. Ik zou het wel willen halen, maar de accountant kan dit niet versnellen. Mirella Gobati: als we kiezen voor het landelijk protocol, dan kunnen wij die datum niet aanpassen. Het signaal is verder helder. Het enige wat ik erover kan zeggen is dat de datum vorig jaar veelal niet is gehaald, dus dat is bekend. We verwachten verder wel dat als je werkt met het landelijke protocol, je alsnog een efficiency slag kan maken. Marja Kraakman: er zijn verschillende verplichtingen vanuit ministeries & gemeenten. Dat betekent dubbele accountantskosten. Goede afstemming is hierin belangrijk. Mirella Gobati: dat is helder. Verder gaan we inventariseren bij jullie wat de totale omzet is geweest in 2015 en wat het aandeel is geweest in de Leidse Regio. Dat is soms in jaarverslagen terug te vinden, maar niet altijd. Vandaar dat we het uitvragen. Martien Wesselman: het publiceren van het jaarverslag is een wettelijke verplichting. Kan er geen alternatief worden ontwikkeld voor aanbieders die de cijfers niet publiceren? Winnie Valkhoff: een aantal aanbieders heeft uitstel gekregen vanuit VWS of hebben gecombineerde verplichtingen (dus niet specifiek voor Wmo). Voor jullie is het een kleine moeite om de omzet door te geven & voor ons veel moeite om elk jaarverslag te zoeken en door te nemen. Martien Wesselman: ik heb het gevoel dat we cijfers moeten aanleveren volgens een landelijk protocol, wat ons eigenlijk qua datum niet uitkomt. Ik wil daarom op voorhand hiertegen protesteren. Winnie Valkhoff: de afspraken in de Resultaatovereenkomst zijn strenger dan die in het landelijk protocol; zo is bijvoorbeeld de steekproefselectie strenger. Martien Wesselman: destijds heb ik de Resultaatovereenkomst getekend met de afspraak dat een aantal bepalingen nog gewijzigd zou worden; dus dit voelt voor mij niet goed. 3
Frédérique Verweij: wij hebben hard gewerkt om het landelijk protocol op basis van jullie opmerkingen hier te laten gelden, maar als dat niet bevalt dan kan het op dezelfde manier als vorig jaar. Martien Wesselman: de Haardstee heeft nooit gevraagd om het landelijk protocol, maar ActiVite bijvoorbeeld wel. Ik voel me nu in een keurslijf gedwongen; ik weet niet precies waar ik ja tegen zeg. Remco Peijs: het verschil tussen de huidige regels en het landelijk protocol is dat aanbieders verantwoorden over de omzet over alle gemeenten. Je hoeft het dus niet meer uit te splitsen naar Regio, maar naar het hele werkgebied. Dat is de versoepeling. Martien Wesselman: dit wordt gepresenteerd als een voorstel, betekent dat dat ik er nog nee tegen kan zeggen? Mirella Gobati: het landelijk protocol is geen voorstel; wij hebben daarin namelijk geen wijzigingen aan te brengen; enkel de mogelijkheid om er wél of niet mee te werken. Martien Wesselman: ik neem het in overweging & zal het vervolgens afstemmen. Martien Wesselman: wat is verder het verschil tussen klanttevredenheid & klachten? Vorig jaar is er hele discussie geweest over hoe de klanttevredenheid gemeten moest worden. Mirella Gobati: met klanttevredenheid doel ik op landelijke verplichte onderzoeken. De registratie wordt bijgehouden vanuit Contractbeheer Wmo. Ik noem het hier omdat we gaan kijken welke informatie waar wordt vastgelegd en of dat iets zegt over de prestatielevering van de zorg waar we in het kader van verantwoording gebruik van kunnen maken. Remco Peijs: op deze sheet wordt gedoeld op de informatie die de gemeente zelf al heeft. Frank van Rooij: de intentie van de gemeente om de hele controle te vereenvoudigen, wil ik wel ondersteunen. De consequenties kan ik niet helemaal overzien, maar de intentie is er wel. Ik vind het goed dat er wordt gekeken of het landelijke protocol oplossingen biedt. Willeke Lekanne: de afspraken zijn helder. Kun je zeggen wanneer partijen hier verder over horen? Mirella Gobati: het streven is dit jaar nog (2016). 4. contractuele bespreekpunten Remco Peijs: eens in de zoveel tijd stuurden we implementatiemails, maar deze gaan we nu omvormen tot nieuwsbrieven. Die van december is nog niet uit door discussie over het landelijke protocol. Wat we willen aangeven in de brief zijn onder andere de data van de overlegtafels in 2017. De nieuwe tarieven worden ook meegestuurd met verwijzing naar de passages in het contract & de versoepeling daarvan. De codes worden ook in datzelfde overzicht gestuurd. Voor overbruggingszorg landelijk zijn er nieuwe codes. Dit wordt in de nieuwsbrief nader toegelicht. Via de nieuwsbrief wordt aangeven dat er voor HO AV geen nieuwe losse opdrachten worden verstrekt, maar dat er algemene goedkeuring is om alle opdrachten door te zetten naar 1 december 2017. Roel van Oers: dat geldt voor Leiden volgens mij. In andere gemeenten heeft de algemene voorziening een einddatum meegekregen. In Zoeterwoude zijn de verstrekkingen afgegeven voor een jaar. Marja Kraakman: gaan alle vier gemeenten wel door? Remco Peijs: alle gemeenten in 2017 gaan door met de algemene voorziening. Isabelle van Wijnen: zijn de tariefbladen PDF of Excel? Remco Peijs: beide. Judith Vuyk: kan er een spoorboekje gemaakt worden voor 2017 met wanneer welke onderwerpen worden besproken. Remco Peijs: lijkt me een goed streven, al zijn we enigszins afhankelijk van het CAK dat vaak laat nog wijzigingen doorvoert. Remco Peijs: verder wil ik benadrukken dat er tijdig aan CAK wordt geleverd. Cliënten krijgen anders een ophoging van de eigen bijdrage. Verder: de cliënten met een WLz indicatie gaan over per 1 april. In de nieuwsbrief wordt aangegeven hoe er in de drie maanden gedeclareerd kan worden voor deze cliënten. Marja Kraakman: vanuit Leiderdorp kregen we al opzeggingen. Roel van Oers: er is vandaag niemand vanuit Leiderdorp aanwezig, maar de opzeggingen zijn hersteld. Zij waren snel, maar daarna volgde er nog nieuws vanuit het ministerie. Leiderdorp stuurt nog brieven na. 4
Remco Peijs: de formats voor verantwoording zijn bijna klaar & worden zo snel mogelijk op de site geplaatst. Martien Wesselman: is de nieuwsbrief een officieel document? Geldt de info als regeling/ contractuele invulling? Remco Peijs: de documenten zijn niet vrijblijvend, want tarieven bijvoorbeeld zijn al aan de overlegtafel afgestemd. Verder betreft het vooral uitvoeringsafspraken. Als je de nieuwsbrief aanhoudt, ben je altijd op de hoogte van wat is afgesproken & wat aanbieders worden geacht te doen. De nieuwsbrief zal worden verstuurd vanuit Bestuurlijk Contracteren. Marja Kraakman: nog even over het artikel over gemeenten die de Wmo overtreden. De Leidse Regio kwam niet goed uit dit onderzoek. Gemeenten houden zich niet aan de rechterlijke uitspraken. Zijn jullie daar verder nog mee bezig? Roel van Oers: mij staat bij dat we hebben toegezegd dat we uitvoering geven aan de uitspraken door het toevoegen van een ondersteuningsplan. Een concept hiervoor is af, maar nog niet verder uitgewerkt. Het lijkt me goed dit alsnog te doen. ActiVite & ThuiszorgInholland hebben aangegeven mee te willen denken over de invulling van andere uitspraken. Op korte termijn volgt hierover een afspraak. Remco Peijs: bijna geen enkele gemeente voldoet nog aan de uitspraken. De FNV heeft daarnaast een standpunt ingenomen dat verstrekkender is dan de uitspraken van de Centrale Raad. Gemeenten hebben gereageerd dat zij op sommige punten daar niet in meegaan. Martien Wesselman: is het leegbeddentarief nog aan de orde? Remco Peijs: dit tarief zit in de lijst met nieuwe codes. We hebben naar aanleiding van Margots vraag opnieuw gekeken naar dit tarief. Hun reactie was niet naar ons verstuurd. Het tarief is verhoogd. Hoeveel precies volgt in de nieuwsbrief. Martien Wesselman: ik wil hier niet opnieuw de discussie opvoeren, maar ik vind het tarief voor lege bedden wel merkwaardig. Je vergoedt productie die niet wordt geleverd. Remco Peijs: het betreft tijdelijke opname van een cliënt. De zorg stopt dan niet meteen & de kamer is ook niet opeens weg. Martien Wesselman: het antwoord van VWS was destijds: u bent toch een ondernemer? En daar wil ik het bij laten. 5. LVB contract Beau Louise Binkhorst: op 15 december vindt de derde bijeenkomst met aanbieders plaats; we bespreken dan een eerste concept resultaatovereenkomst. Het eerste half jaar wordt een soort all inclusive pakket met een duidelijke ontwikkelopdracht & in het tweede half jaar werken we met modulaire pakketten. In januari komen we nog een aantal keer met de betreffende aanbieders samen voor de laatste stappen. De resultaatovereenkomst zal vervolgens met terugwerkende kracht per 2 januari 2017 ingaan. 6. innovatie: terugkoppeling bijeenkomst 24/11 + vervolg Willeke Lekanne: op 24 november heeft de omdenksessie plaatsgevonden. Vandaag doen Marjolein de Groot en Joke Dijkstra verslag van de bijeenkomst. De sessie werd begeleid door Floor de Jong en vond plaats in het Volkshuis. Centraal stonden twee vraagstukken, namelijk thuiswonende ouderen met dementie & jongeren die vanuit BW/Jeugdzorg zelfstandig gaan wonen. Beide onderwerpen zijn gezamenlijk met aanbieders en gemeenten voorbereid. Er was ten opzichte van de vorige bijeenkomst in juni meer aandacht voor probleemverkenning en de vraagstelling. Daarna zijn er ideeën gegenereerd aan de hand van verschillende technieken. Afsluitend was er een borrel. Er waren ongeveer 35 deelnemers, waaronder vrijwilligers, cliënten, mantelzorgers, beleidsmakers & professionals. 5
Willeke Lekanne: met het voorbereidende groepje is het proces geëvalueerd. Sterke punten waren onder andere het programma en de werkvormen (zie sheet 12). Als verbeterpunten kwam naar voren dat ideeën nog concreter uitgewerkt kunnen worden (zie sheet 13). Het bleek verder lastig om er vreemde eenden bij te betrekken. Daarop moet de volgende keer meer aandacht voor zijn. Joke Dijkstra: samen met Merel van Topaz is deze bijeenkomst voorbereid. Wat in ons groepje bijzonder was, was de aanwezigheid van mantelzorgers en een vrouw met dementie. Dit maakte de problematiek direct zichtbaar. Mantelzorgers steken veel tijd en energie in het vertellen van hun verhaal. Een regisseur is fijn waar het verhaal verteld kan worden, een wijkverpleegkundige bijvoorbeeld? Een wijkteam? Soms is het voor mantelzorgers lastig om de juiste weg te vinden en zij leggen daarom een hele zoektocht af. De vraag is hoe dat verbeterd kan worden. Daarnaast is gesproken over het taboe. Hoe maken we het bespreekbaar? De uitdaging is nu om de zorg voor mantelzorgers en mensen met dementie te verbeteren. Marjolein de Groot: in mijn groepje ging het over jongvolwassenen. Er is ingezoomd op casussen over intramurale jongeren die toe zijn aan de volgende stap, namelijk zelfstandig wonen. Zij houden op dit moment vaak dure plekken bezet. Daar komt bij dat er weinig betaalbare en gecombineerde woonvormen zijn. Ideeën over ontschotting van financiën en een vaste casemanager en een persoonsvolgend budget (PVB) zijn genoemd. Martien Wesselman: ik ben enthousiast over deze bijeenkomst, want de vinger is precies op de zere plek gelegd. Willeke Lekanne: er is contact geweest met Z&Z en ook daar waren de geluiden positief. In januari is er een bijeenkomst over dagbesteding voor dementerende ouderen. Ineke Velthuyzen: dit wordt georganiseerd door transmuralis. Wie komt? Willeke Lekanne: de gemeente is zeker aanwezig. Martien Wesselman: is er nog gesproken over een soort zaakwaarnemer vanuit de wijkteams? Marjolein de Groot: er waren geen beleidsmatige mensen aanwezig, maar juist vanuit het werkveld. Willeke Lekanne: hoe gaan we deze sessie nu een vervolg geven? Mijn voorstel is om rond beide thema s werkgroepen te starten. De trekkers verzamelen de juiste mensen daarvoor, bijvoorbeeld het sleutelteam, de SWT s en mensen vanuit Werk en Inkomen. Uiteindelijk komen zij dan tot een voorstel. Marjolein is trekker voor het thema jongeren & Joke (met Merel) voor het thema ouderen. Frank van Rooij: is er budget om vervolgens de ideeën ook tot uitvoering te kunnen brengen? Willeke Lekanne: er is nog innovatiebudget beschikbaar. Martien Wesselman: wat mij betreft gaan de kosten voor de baten uit. En laat vooral ook Z&Z meedenken, zij hebben ook innovatiegelden. Frank van Rooij: ik ben het met je eens, maar dat helpt wel om concreter te worden. Marja Kraakman: ik ben wel voor een klein budget voor de organisatie rondom deze werkgroepen. Want daar gaat veel tijd en energie inzitten & dat stimuleert. Willeke Lekanne: goed plan om een deel van het budget in te zetten voor de opstart. Nadere afspraken daarover volgen. Willeke Lekanne: op de eerstvolgende overlegtafel op 14 februari bespreken we de voortgang en hoe/wanneer voorstellen ingediend kunnen worden. De vraag of we de omdenksessie nog eens willen herhalen, hoeft nu niet beantwoord te worden. Vanuit Z&Z is er in ieder geval wel interesse om het nog eens te organiseren. Meld je vooral als je belangstelling en vragen/uitdagingen hebt waarmee je aan de slag wilt. 6
Willeke Lekanne: op 14 februari verwachten we ook een terugkoppeling van de 4 lopende innovatieve projecten. Deze zijn gestart in 2015 en lopen tot einde van dit jaar (2016). We willen van de initiatiefnemers horen wat de aanpak was, waar dit toe heeft geleid en of ze ermee verder gaan en op welke manier. Daarnaast horen we graag wat ze geleerd hebben, welke tips ze hebben en/of andere partijen wellicht kunnen/willen aanhaken. Aan de initiatiefnemers doe ik de oproep om daar in februari verslag van te doen. Verder moet voor 1 februari de inhoudelijke en financiële verantwoording ingediend worden. Marja Kraakman: is het een idee om de agenda zodanig in te delen dat hiervoor voldoende tijd is? Willeke Lekanne: gaan we doen. Isabelle van Wijnen: gaat het innovatiebudget mee naar volgend jaar. Willeke Lekanne: dat klopt; de niet uitgegeven drie ton schuift door naar volgend jaar (2017). 7. jaarplanning 2017 Willeke Lekanne: de data voor de overlegtafels zijn als volgt: 14 februari, 28 maart, 9 mei, 20 juni, 12 september, 10 oktober, 21 november, 19 december. Beau stuurt de vergaderverzoeken door. We streven ernaar om in het vervolg de stukken tijdig op de website te plaatsen. In het eerste half jaar van 2017 zullen de volgende onderwerpen aan de orde komen: Onderzoek HO: Herbezinning op de algemene voorziening Evaluatie Bestuurlijk contracteren (o.a. kwaliteitseisen, financiering op resultaat/gemiddelde inzet) Innovatie: opbrengst lopende projecten en criteria voor nieuwe projectaanvragen Doorontwikkeling: HO (algemene voorziening) Begeleiding en dagbesteding (algemene-/maatwerkvoorziening) Beschermd wonen (ZZP-indeling, tussen variant BW/Beg) LVB 8. conclusies, vervolgafspraken en afsluiting - 7