De administratie: van wettelijke plicht tot rendementsverbetering

Hoofdstuk 2 gepubliceerd in Franchise en Finance door Frank Jacobse RA en Drs. Arnoud de Jong RA De administratie: van wettelijke plicht tot rendementsverbetering 1 Inleiding Veel ondernemers zien administratie als een noodzakelijk kwaad maar ze realiseren zich niet dat een goede administratie ook geld kan opleveren. In dit artikel laten we zien dat uw administratie niet alleen een wettelijke plicht is maar kan bijdragen aan het rendement van uw onderneming. In de diverse kaders vindt u praktische informatie die u direct kunt gebruiken in de dagelijkse praktijk van uw onderneming. Uit onderzoek is gebleken dat ondernemers in het mkb administratieve lasten verreweg het grootste knelpunt vinden (bron: MKB-Nederland). Administratie is wellicht op het eerste gezicht niet heel spannend, toch is administratie een van de kernprocessen in uw bedrijf. Het is de basis voor uw: fiscale aangiften; tussentijdse cijfers; prognose; jaarrekening. 2 Administratie: snel inzicht in uw bedrijf De huidige elektronische hulpmiddelen maken het mogelijk dat u gedurende het jaar op de hoogte bent van de financiële ontwikkelingen binnen uw onderneming. Een bekend voorbeeld hiervan is de kassa-administratie. De meeste kassasystemen laten aan het eind van de dag exact zien hoeveel u heeft omgezet, welke artikelen het meest zijn verkocht en wat de gemiddelde besteding van de klanten is geweest. Als u het kassasysteem koppelt met uw boekhouding en u leest vervolgens de digitale bankafschriften en inkoopfacturen in, dan bent u in staat om wekelijks of maandelijks uw resultaat inzichtelijk te hebben. Hierdoor kunt u snel inspelen op trends en bijsturen. Helemaal als u de maandelijkse resultaten laat presenteren in een grafische weergave waarvan hieronder een voorbeeld is opgenomen. Daarnaast draagt een goed ingerichte administratie bij aan het bewaken van uw eigendommen (activa, voorraden, geldmiddelen, etc.) en het tijdig kunnen bijsturen in onverwachte situaties. Het is dan ook niet verwonderlijk dat zelfs in de wet hiervan aspecten zijn terug te vinden. Deze onderwerpen worden in de volgende paragrafen behandeld: 2 Administratie: snel inzicht in uw bedrijf 3 Door vergelijking betere keuzes: Benchmarking 4 Wat zijn de wettelijke eisen voor uw administratie? 5 Uw rendement beoordeeld En in de bijlage 4 tips om het rendement van uw administratie te verhogen. Figuur 1 voorbeeld BDO Focusdashboard perioderapportage

Het is ideaal om naast de meest actuele cijfers ter vergelijking te kunnen kiezen uit: de cijfers van het vorige boekjaar over dezelfde periode; de begroting, zoals aan het begin van het jaar gemaakt, naar rato van het boekjaar dat is verstreken; de gemiddelde cijfers over dezelfde periode van een vergelijkbare groep ondernemers, de zogenaamde benchmark (zie hiervoor de volgende paragraaf). Het is belangrijk deze cijfers zo snel mogelijk na afsluiting van de rapporteringsperiode beschikbaar te hebben, te analyseren en te verklaren. Doordat de informatie snel beschikbaar is, kunt u adequaat reageren op ontwikkelingen. Dit kan bijvoorbeeld resulteren in: signaleren van krappe liquiditeit en hierover in gesprek gaan met de bank/financier; hogere personeelslasten ten opzichte van het gemiddelde, maar tegelijkertijd een hogere marge. Hieruit kan een bewuste strategische keuze van u als ondernemer blijken, door bijvoorbeeld het inzetten van hoger gekwalificeerd personeel en het bieden van service, waarvoor de klant een hogere prijs wil betalen; een fors lagere omzet dan vorig jaar, dit zou verklaard kunnen worden door het toetreden van een concurrent in het winkelcentrum. Het gaat er om dat belangrijke afwijkingen door u als ondernemer bijtijds worden gesignaleerd, zodat u tijdig kunt bijsturen. Hiermee voorkomt u dat u pas na afloop van het boekjaar, als de jaarcijfers worden opgemaakt, voor een voldongen feit staat. Om ervoor te zorgen dat u wel naar de juiste cijfers kijkt, is het van groot belang dat ook rekening wordt gehouden met posten die niet één op één uit de bankafschriften en facturen blijken. Dergelijke posten zijn bijvoorbeeld: de loonjournaalpost: hierdoor worden de personeelskosten op een juiste manier verwerkt in de administratie. Dit is de brug tussen de salarisadministratie en de financiële administratie. Ook hiervoor geldt dat het veelal mogelijk is deze koppeling geautomatiseerd te leggen; de voorraadmutatie: als de voorraadadministratie niet geautomatiseerd wordt bijgehouden, dan is het zaak de voorraad periodiek te inventariseren en de mutatie ten opzichte van de vorige periode in de financiële administratie te verwerken. Aandachtspunten hierbij zijn: voorraad wordt gewaardeerd tegen inkoopprijs, exclusief btw; tel geen artikelen mee die waardeloos zijn of houd rekening met incourantheid. Ook als de voorraad wel automatisch wordt geboekt, dan is het zinvol om de voorraad volgens de administratie te toetsen met hetgeen er daadwerkelijk ligt. Er kunnen verschillende verstorende factoren zijn die leiden tot een zogenaamd voorraadverschil. Hierbij kunt u denken aan diefstal, breuk die niet wordt aangeslagen of het verkeerd aanslaan van artikelen; de afschrijvingslasten: als u in het verleden investeringen heeft gepleegd boven ongeveer 500, waarvan het de bedoeling is dat deze meerdere jaren mee gaan, dan zijn deze posten niet ineens in het resultaat verwerkt, maar geactiveerd. U kunt hierbij denken aan een machine, een auto, een pand, een computer, etc. Vervolgens wordt deze investering in meerdere jaren afgeschreven en ten laste van het resultaat gebracht. Voor de meeste investeringen, met uitzondering van onroerend goed, wordt een termijn van vijf jaar aangehouden waarover wordt afgeschreven. Deze afschrijvingslast moet periodiek geboekt worden. Ook hiervoor geldt dat dit, door middel van herhaalboekingen, grotendeels geautomatiseerd kan plaatsvinden; belangrijke overlopende posten: sommige posten worden ineens voor een heel jaar vooruit betaald. In dergelijke gevallen is het aan te bevelen de kosten ook uit te smeren over de termijn waarop deze betrekking hebben. Door tijdig over betrouwbare cijfers te beschikken, bent u in staat om adequate beslissingen te nemen die het rendement van uw onderneming kunnen vergroten. 3 Door vergelijking betere keuzes: benchmarking Het onderling vergelijken van bedrijven is bij uitstek geschikt voor franchiseondernemingen. De vestigingen zijn onderling goed vergelijkbaar en zeker met enige nuances is hier waardevolle informatie voor de individuele franchisenemer uit te halen. Hij/zij is in staat om zijn/haar (financiële) prestaties af te zetten tegen het gemiddelde van andere franchisenemers. Waar presteert hij/zij beter en waar laat hij/zij geld juist liggen.

Het initiatief voor een goede benchmark komt veelal af van de franchisegever. Als deze in staat is om de cijfers van alle franchisenemers tijdig in een uniform format aangeleverd te krijgen, dan is het presenteren van een benchmark mogelijk. Ook kan de franchisegever het verzamelen van de gegevens en het verwerken en presenteren van de benchmark uitbesteden aan een accountantskantoor. Dit ontlast enerzijds de franchisegever en voorkomt dat, indien de franchisenemer hiertoe niet verplicht is, vertrouwelijke individuele informatie bij de franchisegever terecht komt. Om te komen tot een goede benchmark is het noodzakelijk dat (franchise)ondernemingen onderling vergelijkbaar zijn. Maatregelen die hiervoor kunnen worden genomen zijn: uniform bedrijfsmodel en wijze van bedrijfsvoering; voorgeschreven grootboekrekeningschema en boekingsgrondslagen voor het boeken van de financiële administratie; kwaliteits- en tijdigheidseisen ten aanzien van de aanlevering van de administratie; verstorende factoren elimineren, zoals wisselende rechtsvormen, sterk wisselen type bedrijven, afwijkende prijsstellingen, etc. Indien de franchisegever of een onafhankelijke accountant recht heeft op inzage in de financiële positie van de franchisenemers, dan kan zij aan de hand van de cijfers voor de benchmark een goede analyse maken van de ontwikkelingen binnen de formule en bij (groepen van) franchisenemers. Er zijn accountantskantoren, zoals BDO Franchise Direct, die hiervoor zelfs specifieke analysesoftware beschikbaar stellen die de daartoe gerechtigde personen binnen uw formule in staat stellen de prestaties binnen de formule snel en adequaat te analyseren. Hierbij worden bijvoorbeeld de omzetten van alle franchisenemers afgezet tegen de winst. Doordat meerdere selecties mogelijk zijn, kan de franchisegever of accountant gericht (financiële) begeleiding geven aan de franchisenemers. Fraudepreventie Het hebben van een efficiënte en betrouwbare administratie kan fraude voorkomen. Door de administratie efficiënt in te richten en te koppelen aan andere automatiseringssystemen wordt de kans op fouten verkleind maar kan een eventuele fraude ook sneller worden ontdekt. Praktische handreikingen waarmee fraude kan worden voorkomen zijn: dagelijks tellen en bij de bank afstorten van de kassaontvangsten (retailomgeving), voorkom kluisgeld indien mogelijk; periodiek analyseren van brutomarges; betalen van kleine onkosten met een bankpas in plaats van contant; geen privébetalingen en -ontvangsten via de zaak en andersom; controle op aanlevering van goederen met pakbon en factuur (aantallen, gewicht, kwaliteit, etc.); hanteer bij kastellingen ten behoeve van het afstorten het vier-ogen-principe. 4 Wat zijn de wettelijke eisen voor uw administratie Nergens in de wet is een definitie van het begrip administratie opgenomen. Ook geeft de wet niet aan op welke wijze een administratie moet worden gevoerd. Wel wordt door diverse wetten gevraagd om een adequate administratie. Waar bestaat dan een adequate administratie uit? Omdat bijna alle soorten belastingen gebaseerd zijn op gegevens uit de administratie is de belastingwetgeving een belangrijke bron waaruit de eisen voor een administratie kunnen worden afgeleid. Tot de administratie behoort in ieder geval alles wat volgens deze wetten moet worden bijgehouden, aangetekend of opgemaakt. Het begrip administratie bestaat uit twee delen: 1 Het is de wijze waarop je je van belang zijnde gegevens verzamelt, vastlegt en verstrekt: het geheel van procedures en technieken dat gericht is op het verkrijgen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie. Dit moet op een zodanige wijze gebeuren dat betrouwbare informatie voor de belanghebbenden zoals fiscus en bank kan worden gemaakt. 2 De administratie is volgens de wet ook de informatie over afzonderlijke transacties, bewerkingen, verwerkingen en dergelijke zoals deze uiteindelijk worden samengebracht in bijvoorbeeld de balans, het grootboek en de verlies- en winstrekening. De inrichting van de administratie is afhankelijk van uw specifieke situatie. De aard, omvang en complexiteit van uw bedrijf zijn medebepalend voor de eisen die aan een administratie worden gesteld.

Door het achterwege laten van een definitie in de wet, wordt ruimte gelaten om uw administratie naar eigen inzicht in te richten en te voeren mits die administratie een weerslag vormt van het vermogen, resultaat en alle overige relevante zaken van uw bedrijf, zodat daaruit altijd de rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting van belang zijnde gegevens duidelijk blijken. Welke gegevens hiermee zijn bedoeld hangt af van aard en omvang van uw onderneming en kan derhalve alleen worden beantwoord binnen de context van uw specifieke situatie. De inhoud van het begrip administratie ontwikkelt zich in de praktijk door de invoering van nieuwe wetgeving maar ook door de steeds verdergaande automatisering. Tot de administratie behoort, zo blijkt uit de wet, ook de inhoud van (digitale) archieven. De beschrijving van de organisatie en de inhoud daarvan behoort eveneens tot de administratie. De Belastingdienst maakt bij de administratie- en bewaarplicht onderscheid tussen basisgegevens en overige gegevens. Basisgegevens moeten in ieder geval zeven jaar bewaard worden. Bij overige gegevens kunnen afspraken gemaakt worden met de Belastingdienst over de bewaartermijn. De aard van uw bedrijf bepaalt wat de basisgegevens zijn. In ieder geval zijn basisgegevens: het grootboek; de debiteuren- en crediteurenadministratie; de inkoop- en verkoopadministratie; de voorraadadministratie; de loonadministratie. Bijvoorbeeld voor franchiseondernemers in de retail- of de horecabranche behoren in ieder geval de kassagegevens tot de basisgegevens. Binnen dienstverlenende organisaties, zoals uitzendbureaus, nemen ook de opdrachtregistratie en de arbeidsovereenkomst van de uitzendkracht een belangrijke plaats in. Ook de agenda van de ondernemer/onderneming kan een verplicht onderdeel van de administratie uitmaken. De Belastingdienst kan op verzoek aangeven wat zij in een specifieke branche rekent tot de basisgegevens. Bij twijfel dient de inspecteur - desgevraagd - aan te geven welke gegevens wel en welke gegevens niet relevant zijn. Bewaartermijnen De wettelijke bewaartermijn van de administratie is ten minste 7 jaar volgens artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek. Voor alle stukken die betrekking hebben op vastgoed geldt echter een bewaartermijn van 10 jaar volgens specifieke regels in de Wet op de Omzetbelasting 1968. Voor resultaten uit het buitenland heeft de fiscus een navorderingsmogelijkheid voor een termijn van 10 jaar plus door de fiscus verleend uitstel voor indiening van de aangifte. Ter behoud van uw wettelijke rechten adviseren wij u bij activiteiten in of met het buitenland een termijn van 15 jaar aan te houden. Automatisering De administratie moet van dien aard zijn dat controle daarvan binnen een redelijke termijn mogelijk is. Dat vereist dat administratie welke is vastgelegd in een softwaresysteem nog steeds - binnen de relevante termijn zoals hierboven aangegeven kan worden geraadpleegd. U moet gegevens bewaren in de vorm waarin ze deel zijn gaan uitmaken van de administratie. Van bijvoorbeeld een ontvangen nota die u in de computer ingevoerd heeft, moet u het origineel (digitaal) bewaren. Zo moet u gegevens die u in een bepaald computersysteem invoert, in principe ook in dat computersysteem bewaren. De essentie is dat tijdens de belastingcontrole in voldoende mate komt vast te staan dat de gegevens van oorsprong origineel en inhoudelijk juist en ongewijzigd zijn. 5 Uw rendement beoordeeld In de huidige tijd worstelen steeds meer franchiseondernemers met het rendement van hun onderneming. Markten zijn in beweging, economische groei blijft uit en prijsdruk is aan de orde van de dag. Ondanks dit roerige klimaat, zien we bedrijven die er prima in slagen een rendement te behalen. Een belangrijke factor die het succes bepaalt, is een klantgerichte benadering. Het is dus zaak om de strategie en bedrijfsprocessen hier zoveel mogelijk op af te stemmen. In dat kader is het zinvol om uw onderneming eens door te (laten) lichten op een aantal processen, alsmede op de bedrijfseconomische prestaties.

Daarbij zijn onder meer de volgende onderwerpen van belang: Strategie. Wat is de strategie van de onderneming en de ondernemer. Probeer hierbij te bedenken op welke gebieden je je onderscheidt ten opzichte van concurrenten en collega-franchiseondernemers. Innovatie. Welke ruimte neem je hier als ondernemer, maar ook hoeveel ruimte laat de franchisegever op dit punt. Wet- en regelgeving. Uiteraard moet hieraan worden voldaan, maar dit kan ook kansen bieden. Met name voor startende ondernemers kent de Belastingdienst een aantal interessante regelingen. De vraag die hier wordt gesteld is ook of deze voordelen optimaal worden benut. Automatisering. Worden de mogelijkheden die de diverse systemen bieden, bijvoorbeeld de kassa, optimaal benut? Maar ook is dit goed beveiligd en worden back-ups gemaakt? Operationele bedrijfsvoering. Hoe zijn de werkzaamheden georganiseerd en wordt optimale efficiency gerealiseerd? Hieronder valt ook het optimaliseren van de inkoop en de logistiek. Zodanig dat geen neen verkocht wordt en tegelijkertijd geen risico wordt gelopen van incourantheid, bederf of een te hoge besteding van de financieringsruimte. Marketing en verkoop. Het is van belang dat achter de uitgaven voor marketing en verkoop een visie zit, zodanig dat deze tot meetbare prestaties leidt. Personeel en organisatie. Hierbij gaat het om een goed personeelsbeleid, zodat de medewerkers enerzijds tevreden zijn en anderzijds gemotiveerd blijven. Maar ook het optimaal inplannen van personeel afgestemd op de werkdruk en de klantwensen. Financiën. Onderzoek naar de huidige financiële positie, waarbij de financieringsstructuur beoordeeld wordt. Niet alleen wordt naar het verleden gekeken, maar ook naar de toekomst. Waarbij het van grote waarde is als de ondernemer snel beschikt over betrouwbare cijfers uit het verleden, maar ook een plan heeft voor de toekomst, waar de begroting op gebaseerd is. Binnen een franchiseformule is de gehele keten van belang. Waar worden welke resultaten gerealiseerd? Het is daarom cruciaal dat franchisegever en franchiseondernemer samen optrekken om tot een totale rendementsverbetering voor de gehele keten te komen. Alleen dan kom je tot een constructieve en toekomstgerichte uitkomst, waarbij mogelijkheden tot rendementsverbetering naar voren komen zowel voor de individuele franchiseondernemer als de franchisegever. Over de schrijvers Dit artikel is op persoonlijke titel geschreven door Frank Jacobse RA en drs. Arnoud de Jong RA. Beiden zijn gespecialiseerd in franchiseorganisaties en werkzaam bij BDO Accountants & Adviseurs en BDO Franchise Direct.

Bijlage: 4 tips om het rendement van uw administratie te verhogen Manieren van administratie Tip 1 Hoe u uw administratie heeft ingedeeld, is afhankelijk van uw wensen en bijvoorbeeld ook uw huidige bedrijfssituatie. Toch is het goed soms keuzes te heroverwegen. Uw administratie kunt u op een aantal manieren voeren: 1 U voert geheel zelfstandig de administratie. 2 U doet zelf de administratie waarbij een accountant u ondersteuning biedt. 3 Een accountant of administratiekantoor voert uw administratie bij u op kantoor. 4 U besteedt uw hele administratie uit. Elke manier heeft zijn voor- en nadelen. Wanneer u zelf uw administratie voert heeft u minder tijd voor datgene waar u goed in bent (ondernemen) dan wel minder tijd voor ontspanning. Besteedt u uw administratie volledig uit dan kan het u veel geld kosten. De situatie waarbij u zelf administreert en een accountant of administratiekantoor u ondersteunt lijkt een mooie tussenoplossing maar de kosten hiervoor zijn veelal niet lager dan wanneer u uw administratie uitbesteedt bij een modern accountantskantoor. Een goede en efficiënte administratie Tip 2 Hieronder volgt een opsomming van zaken die u kunnen helpen een goede administratie op te bouwen en te voeren (in eigen beheer of in samenwerking met een accountant/administrateur). 1 Is een boekhouder in dienst, zorg ervoor dat u zeker weet dat hij/zij begrijpt hoe een administratie in elkaar zit zodat er geen trucje wordt uitgevoerd. Hij/zij moet problemen in de administratie kunnen oplossen, zodat discussie met de accountant en meerkosten worden voorkomen. 2 Ga na of u efficiënt gebruik maakt van alle functionaliteiten die in het boekhoudpakket zitten (btw-aangifte/overzichten/telebankieren/ facturatie/exporteren, etc.). 3 Houd zakelijke en privé-uitgaven gescheiden. Dit is verplicht in verband met aansprakelijkheid en fiscaliteit. Achteraf geeft het veel moeite om een en ander uit te splitsen. 4 Kijk goed wanneer u verkoop- en inkoopfacturen boekt, zodat deze betrekking hebben op de juiste periode in verband met de fiscus. 5 Hanteer een goede kasadministratie, maar laat zoveel mogelijk via de bank lopen. Dit scheelt werk. Neem dagelijks de kas op en controleer de afstortingen bij de bank. 6 Laat geen vraagposten en tussenrekeningen open staan. 7 Gewoon doen: real time verwerking van uw administratie. Bijhouden dus, dat kost het minste tijd. 8 Maak een zorgvuldige afweging of u over voldoende tijd en/of kennis beschikt om een adequate boekhouding te voeren. Volledig uitbesteden aan een efficiënte accountant blijkt veelal goedkoper dan zelf administreren. Door gegevens bij de bron (kassa- of logistiek systeem, bankpakket) in één keer goed in te voeren en systemen aan elkaar te koppelen, kan een efficiënte en betrouwbare administratie worden gevoerd. Wanneer eventuele vraagposten direct worden opgelost heeft u periodiek zeer bruikbare informatie om uw onderneming effectief te kunnen sturen. Van administratie naar strategie, de voordelen van een goede administratie Tip 3 Een goede administratie is richtinggevend voor uw bedrijfsstrategie of aanscherping hiervan. Het levert u: 1 geen losse lijstjes van verkopen, debiteuren, etc. naast uw administratie; 2 de meest actuele debiteuren- en crediteurenstanden (goed debiteurenbeheer); 3 inzicht in omzet en brutomarge per productgroep; 4 inzicht in uw vermogenspositie, zodat u niet achteraf met ongewenste discussies met bijvoorbeeld uw bank wordt geconfronteerd;

5 inzicht in uw liquiditeitspositie, wat belangrijk is om te weten of u in voldoende mate aan uw betalingsverplichtingen kunt voldoen; 6 tussentijds (tijdig) inzicht in uw administratie, zodat u tijdig bij kunt sturen en ongewenste situaties voorkomt. Een betrouwbare, up-to-date, administratie geeft u de mogelijkheid om snel in te spelen op ontwikkelingen in uw onderneming. De gerealiseerde resultaten afgezet tegen uw strategie en meerjarenprognoses laten u zien waar verbetermogelijkheden in de toekomst liggen. Ontwikkelingen in de markt Tip 4 Er zijn ontwikkelingen in de markt zichtbaar, waaraan u uzelf en uw bedrijf kunt toetsen. Deze wijzen in sommige gevallen op het overwegen van het op een efficiënte manier uitbesteden van de administratie. Administratieve lasten verminderen Ondernemers willen administratieve zaken steeds sneller, efficiënter en gemakkelijker geregeld hebben, tegen lage kosten. Bij groepen van gelijksoortige bedrijven, zoals franchiseorganisaties, kan dit relatief eenvoudig worden gerealiseerd door gezamenlijk één accountant te selecteren die voor alle aangesloten ondernemers dezelfde diensten levert. Digitaal rapporteren Vanaf 2014 zullen banken in toenemende mate van u vragen om uw cijfers aan hen te verstrekken op digitale wijze (Standaard Bedrijfsrapportage SBR). Ook de fiscus, de Kamer van Koophandel en het CBS bieden de mogelijkheid om op deze wijze te rapporteren. Ga na of uw administratie en/of accountantskantoor hierop voorbereid is. Economische crisis De afgelopen kwartalen was er vooral een dalende trend te zien, waardoor het vertrouwen in de economie onder ondernemers in het mkb sterk is afgenomen. Veel ondernemers hebben gezocht naar manieren om te besparen op hun accountantsen advieskosten. De economie toont over het algemeen weer wat lichtpuntjes. Desalniettemin zijn ondernemers voorzichtig in het doen van investeringen. Besparen op kosten blijft dus interessant. Bedrijfsvergelijking/benchmarking De sterke druk op de resultaten heeft de behoeften bij franchisegevers en franchisenemers doen toenemen aan bedrijfsvergelijking. Door de onderneming te vergelijken met best practise organisaties kan waardevolle informatie worden verkregen om de eigen rendementen te vergroten. Digitalisering Ondernemers stappen in toenemende mate af van het aloude schoenendoosprincipe, en maken in toenemende mate gebruik van de beschikbare techniek.