AGP 6 VD 20141117, bijlage 1 Meerjarenbeleidsplan Multidisciplinair Opleiden, Trainen en Oefenen 2015 2018 Veiligheidsregio BrabantNoord Conceptversie 1.1 (juli 2014)
Colofon Titel : Meerjarenbeleidsplan opleiden, trainen en oefenen 20152018 Veiligheidsregio BrabantNoord Status : concept, versie 1.1 Auteur : Veiligheidsbureau BrabantNoord, coördinatiegroep MOTO Datum : juli 2014. Veiligheidsregio BrabantNoord Pagina 2
Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 1. Inleiding... 4 2. Doelstelling van opleiden, trainen en oefenen (OTO)... 4 3. Uitgangspunten voor organisatie van multidisciplinair OTO... 4 Uitvoeringsorganisatie... 4 Uitgangspunten voor en reikwijdte van multidisciplinair OTO... 4 Kernwaarden uitvoeringsorganisatie... 5 Organisatie voor waarneming en evaluatie... 5 Cyclische planvorming... 5 4. Visie op leren binnen het multidisciplinair OTO in Brabant+Noord... 6 Model van teamleren... 6 Competentiegericht opleiden, trainen en oefenen... 8 Leren van incidenten (relatie met leeragentschap)... 8 Inspelen op regionale risico s... 8 5. Bijzondere aandachtspunten komende jaren... 9 Registratie... 9 Doorontwikkeling van interne poule van evaluatoren/waarnemers... 9 Accenten voor bestuurlijk oefenen... 9 Interregionale samenwerking... 9 Netcentrisch werken (operationeel informatiemanagement)... 10 6. Financiën en capaciteit... 11 Geraadpleegde bronnen... 12 Veiligheidsregio BrabantNoord Pagina 3
1. Inleiding Voor Opleiden, Trainen, Oefenen (OTO) van de hoofdstructuur in de periode 2015+2018 is dit multidisciplinair meerjarenbeleidsplan opgesteld in opdracht van de Veiligheidsdirectie en onder coördinatie van het Veiligheidsbureau. Het plan is vastgesteld door het bestuur van de veiligheidsregio. In dit meerjarenbeleidsplan is op hoofdlijnen de beleidsmatige koers op het gebied van multidisciplinair OTO voor de komende 4 jaar aangegeven. In de komende hoofdstukken zal respectievelijk ingegaan worden op de algemene doelstelling, de uitgangspunten voor de organisatie van het multidisciplinair OTO+programma, de pijlers waarop het leren binnen het OTO+programma gebaseerd is, bijzondere aandachtspunten gedurende de planperiode 2015+ 2018 alsmede de financiële en personele consequenties. 2. Doelstelling van opleiden, trainen en oefenen (OTO) De voorbereiding op een goed functionerende regionale organisatie ten behoeve van de bestrijding van crises en rampen kan niet zonder goed opgeleide en systematisch getrainde functionarissen en teams binnen de crisisbeheersingsorganisatie. Opleiden, trainen en oefenen (OTO) is derhalve een activiteit die bijdraagt aan het bereiken van de volgende strategische doelstelling: Brabant+Noord heeft een kwalitatief goede en betrouwbare crisismanagementorganisatie die zorg draagt voor een adequate en effectieve bestrijding van incidenten, crises en rampen. 3. Uitgangspunten voor organisatie van multidisciplinair OTO Uitvoeringsorganisatie De uitvoering van het multidisciplinair OTO vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het veiligheidsbureau en wordt uitgevoerd door de coördinatiegroep MOTO. Deze coördinatiegroep MOTO wordt gevormd door functionarissen uit alle betrokken organisaties (brandweer, politie, GHOR, gemeenten, defensie en waterschap) onder voorzitterschap van een functionaris van het veiligheidsbureau. Uitgangspunten voor en reikwijdte van multidisciplinair OTO Het multidisciplinair OTO richt zich op de multidisciplinaire samenwerking. Hierbij wordt er vanuit gegaan dat functionarissen die binnen de hoofdstructuur een functie vervullen, monodisciplinair adequaat zijn opgeleid en getraind door de eigen organisatie (vakbekwaam zijn bij participatie in het multidisciplinair OTO programma). Veiligheidsregio BrabantNoord Pagina 4
Als uitgangspunt wordt voorts gehanteerd dat het training+ en oefenprogramma binnen het multidisciplinair OTO functionarissen in de gelegenheid stelt om ten minste eenmaal per jaar een multidisciplinaire training of oefening te volgen per functie per jaar. Indien hierbij op basis van de evaluatie van de individuele functionaris geconstateerd wordt dat aanvullende opleiding, training of oefening noodzakelijk is om adequaat te kunnen functioneren in de hoofdstructuur zal in overleg met de functionaris en zijn organisatie nagegaan worden hoe hieraan invulling kan worden gegeven. Hierbij is het uitgangspunt dat de realisatie daarvan te allen tijde een verantwoordelijkheid is van de functionaris en zijn organisatie en niet van de coördinatiegroep MOTO (immers vakbekwaam worden en blijven is geen verantwoordelijkheid van de coördinatiegroep MOTO). Kernwaarden uitvoeringsorganisatie De coördinatiegroep MOTO hanteert de volgende kernwaarden: + Vakbekwaam: de functionarissen binnen de coördinatiegroep zijn in staat om leerdoelen en leerbehoeften te vertalen naar concrete effectieve OTO+activiteiten; + Creatief: de coördinatiegroep is voortdurend gericht op het kwalitatief verbeteren en het optimaliseren van het multidisciplinair OTO+programma, en zoeken daarbij telkens naar nieuwe en zo mogelijk innovatieve mogelijkheden binnen de bestaande financiële en personele kaders; + Zelfkritisch: de coördinatiegroep is (zelf)kritisch naar het eigen functioneren en evalueert dit periodiek. Organisatie voor waarneming en evaluatie Voor de waarneming en evaluatie van oefeningen wordt in Brabant+Noord gebruik gemaakt van zowel interne als externe waarnemers. Voor externe waarnemers wordt zowel een beroep gedaan op de landelijke poule van evaluatoren (LME) alsook op gespecialiseerde adviesbureaus. De interne groep bestaat uit opgeleide en getrainde functionarissen die geleverd worden door de partnerorganisaties in Brabant+Noord. Deze groep wordt periodiek bijgeschoold en getraind onder regie van de coördinatiegroep multidisciplinair OTO. Afhankelijk van het type training/oefening en het niveau van de oefening wordt gekozen tot inzet van interne of externe waarnemers. Cyclische planvorming De uitvoering van dit beleidsplan gebeurt volgens het principe van de cyclische planvorming. Dit principe is er op gericht om plannen, uitvoering en evaluatie maximaal op elkaar te laten aansluiten met als doel het rendement van OTO+activiteiten te verhogen (zie figuur 1). Veiligheidsregio BrabantNoord Pagina 5
Uitvoeringsorganisatie MultiOTOorganisatie PLANNEN PLANNEN Regiobeleid en planvorming Crisis+ bestrijdingsplan (Oefen+) draaiboek OTO+jaar+ beleidsplan UITVOERING Incident+ bestrijding OTO+ activiteit Reeks OTO+ activiteiten UITVOERING Incident+ evaluatie OTO+ evaluatieverslag Evaluatie regiobeleid en planvorming OTO+jaar+ evaluatieverslag EVALUATIE richten EVALUATIE inrichten verrichten Figuur 1. Model cyclische planvorming [1]. 4. Visie op leren binnen het multidisciplinair OTO in Brabant-Noord Het multidisciplinair OTO beleid is gebaseerd op een aantal pijlers die hieronder nader worden toegelicht. Model van teamleren Met het multidisciplinair OTO+programma worden hoofdzakelijk de betrokken teams binnen de hoofdstructuur getraind en beoefend. Uiteraard kan dit niet geheel los gezien worden van de individuele ontwikkeling van functionarissen (zij dragen immers de teams), maar de activiteiten zijn teamgericht. Uit onderzoek naar het leren van teams [2] is gebleken dat drie factoren daarbij een grote rol spelen, te weten teamsensation, teamreflection en teamaction. In de komende jaren zullen de oefeningen structureel gericht worden in het ontwikkelen en verbeteren van de teams rondom deze factoren. Hieronder zullen de factoren nader worden toegelicht. Teamsensation Onder teamsensation wordt het zogenaamde wij+ of teamgevoel verstaan waarin de groepsdynamica een belangrijke rol speelt. Oftewel het vertrouwen in het (eigen) team en het denken van de leden over de resultaten van het team. Het doel van activiteiten gericht op het verhogen van teamsensation is het verhogen van vertrouwen in het (eigen) team. Veiligheidsregio BrabantNoord Pagina 6
Mogelijke activiteiten kunnen zijn: + Teambuildingsactiviteiten die gekoppeld zijn aan trainings+ en oefenmomenten; + Functionarissen mee laten draaien met andere diensten zodat inzicht ontstaat in de taken en verantwoordelijkheden van de andere diensten; + Social meetings organiseren, mogelijk in combinatie met thematische bijeenkomsten. Teamaction Teamaction bestaat uit het plannen en uitvoeren van activiteiten en het borgen van nieuwe kennis en/of ervaring. Het doel van activiteiten gericht op teamaction is het in stand houden en bevorderen dat functionarissen binnen de teams de rollen, procedures en taken kennen en kunnen toepassen. Mogelijke activiteiten kunnen zijn: + Het (vergader)proces binnen het team trainen (met gebruik making van de kracht van herhaling ); + Scenariotrainingen; + Aandacht geven aan de vergaderstructuur (BOB). Teamreflection Teamreflection gaat over hoe teamleden overleggen en evalueren binnen een team. Het doel van activiteiten gericht op het verhogen van teamreflection is het bevorderen van het zelflerend vermogen van een team opdat de effectiviteit van het team verhoogd wordt en het verhogen van het zelfreflecterend vermogen van de individuele functionaris. Mogelijke activiteiten kunnen zijn: + Kennis overdragen over (kenmerken van) effectieve teams; + Kennis overdragen over incidenten (via het multidisciplinair leeragentschap) en met teams hierover actief een dialoog voeren; + Tijdens het evalueren van trainingen en oefeningen bevorderen van een zelfkritische houding bij de deelnemers door o.a. gericht aandacht te besteden aan het geven en ontvangen van feed back; + De AAR methode (After Action Report), als bewezen effectieve en efficiente methode en onderdeel uitmakend van de mono+ en multidisciplinaire evaluatieprotocollen, wordt toegepast. Veiligheidsregio BrabantNoord Pagina 7
Competentiegericht opleiden, trainen en oefenen Functies binnen de crisisbeheersing en rampenbestrijding worden in toenemende mate beschreven aan de hand van zogenaamde kerncompetenties. Kerncompetenties zijn die competenties die functionarissen in hoofdzaak laten zien bij succesvol optreden. Hetzelfde geldt voor succesvolle teams. Hiervoor zijn competenties te benoemen die noodzakelijk zijn of bijdragen aan het succes van teams. Op grond van internationaal onderzoek en ervaring zijn hierin zeven competenties te benoemen [3]: 1. Besluitvorming (Decision making): het nemen van een beslissing gebaseerd op alle beschikbare (en gedeelde) informatie; 2. Aanpassingsvermogen (Adaptability): het vermogen van een team(lid) om zichzelf mentaal en/of fysiek aan een verandering aan te passen en om het verloop van een taak/missie te wijzigen als de situatie dit vereist; 3. Doelstellingen/opdrachtanalyse (mission analysis): het plannen en gebruikmaken van alle middelen en personen om het werk/de missie zo goed mogelijk uit te voeren; 4. Communicatie (Communication): het uitwisselen van informatie tussen teamleden en andere personen; 5. Leiderschap (Leadership): het bewust beïnvloeden van het gedrag van anderen om, met volledige eigen inzet, gezamenlijk het gestelde doel te bereiken; 6. Assertiviteit (Assertiveness): de mate waarin een teamlid voor zijn eigen oordeel/belang binnen een groep opkomt; 7. Omgevingsbewustzijn (Situation Awareness): het vermogen zich voortdurend bewust te zijn van wat er tijdens het werk (ook op relevante gebieden buiten het team) gebeurt en gaat gebeuren. Gedurende de looptijd van dit beleidsplan zal een systeem opgezet en geïmplementeerd worden van competentiegericht trainen en oefenen. Leren van incidenten (relatie met leeragentschap) Leren van incidenten levert een belangrijke bijdrage aan het verhogen van de kwaliteit van de (multidisciplinaire) hulpverlening. Sinds 2013 worden aan multidisciplinaire incidenten en crises in Brabant+Noord geëvalueerd. De resultaten worden verzameld door het multidisciplinair leeragentschap Brabant+Noord. Leer+ en verbeterpunten worden door het leeragentschap uitgezet bij de betreffende organisaties en organisatieonderdelen. Leer+ en verbeterpunten die betrekking hebben op het multidisciplinair OTO programma dan wel via het multidisciplinair OTO programma geïmplementeerd kunnen worden, zullen in het trainings+ en oefenprogramma meegenomen worden. Na uitvoering zullen de resultaten van de betrokken activiteiten terug gerapporteerd worden aan het leeragentschap ten behoeve van de integrale voortgangsbewaking op de leer+ en verbeterpunten. Inspelen op regionale risico s Binnen het multidisciplinair OTO+programma zullen de thema s gebaseerd worden op de regionale risico s zoals deze vastgelegd zijn in het regionaal risicoprofiel. Het regionaal risicoprofiel vormt immers de basis voor de regionale beleidskeuzes op het gebied van de preparatie binnen de veiligheidsregio. Veiligheidsregio BrabantNoord Pagina 8
5. Bijzondere aandachtspunten komende jaren Registratie Registratie is op zichzelf geen doel maar een middel dat inzicht geeft in de mate waarin functionarissen adequaat opgeleid zijn en participeren in trainings+ en oefenactiviteiten. Registratie is dan ook gericht op de ontwikkeling van functionarissen. Registratie dient onderdeel te zijn van een regionaal kwaliteitzorgsysteem.. Tot op heden is registratie louter gericht op een kwantitatieve registratie. Dat wil zeggen of iemand deelgenomen heeft maar niet met wel resultaat. Gedurende deze beleidsperiode wordt gestreefd naar een meer kwalitatief systeem waarbij de verantwoordelijkheid voor het persoonlijk leerproces steeds meer verschuift van een werkgeversverantwoordelijkheid naar een gezamenlijke verantwoordelijkheid van werknemer en werkgever. De werknemer is zich bewust van zijn/haar kwaliteiten en leerpunten en neemt verantwoordelijkheid voor het eigen leerproces. Hierbij zal gebruik gemaakt worden van zogenaamde persoonlijke portofolios. De werkgever draagt zorg voor de vereiste opleidingen om vakbekwaam te worden en faciliteert naar gelang de mogelijkheden het verdere leerproces van de functionarissen. Doorontwikkeling van interne poule van evaluatoren/waarnemers In hoofdstuk 4 is het model van teamleren behandeld. Een van de factoren is teamreflection waarbij het team gestimuleerd wordt om het zelflerend vermogen te vergroten ten behoeve van de effectiviteit van het team. Het bevorderen hiervan vraagt ook een bijstelling van de rol van de waarnemers/evaluatoren. De (ver)nieuwde rol voor waarnemers bij oefeningen zal met name gericht zijn op: + Procesbegeleider + Procesevaluator + Uitdager tot zelfreflectie en zelfkritiek In de komende jaren zal de doorontwikkeling van de interne poule gerealiseerd worden. Accenten voor bestuurlijk oefenen De burgemeester of voorzitter veiligheidsregio heeft de leiding bij een crisis of ramp. Hierbij kan hij/zij vier rollen vervullen [4], te weten: a. Beslisser b. Burgervader c. Strateeg d. Collegiaal bestuurder Bij het bestuurlijk oefenen ligt het accent op de rollen van de burgemeester of voorzitter veiligheidsregio en de adviserende functie van de bestuurlijk adviseurs. De afgelopen jaren heeft het accent vooral gelegen op de eerste twee rollen. In de komende jaren zal dit vooral gericht worden op de laatste twee rollen die voornamelijk aan de orde zijn in de nafase van een ramp of crisis. Interregionale samenwerking In de komende periode zal in samenwerking met de andere Brabantse veiligheidsregio s onderzocht worden op welke terreinen van het multidisciplinair OTO samengewerkt kan worden. Het doel van de samenwerking is gericht op kennisuitwisseling dan wel gezamenlijke kennisopbouw en meer efficiëntie in de organisatie van OTO+activiteiten. Veiligheidsregio BrabantNoord Pagina 9
Netcentrisch werken (operationeel informatiemanagement) De afgelopen jaren is de netcentrische werkwijze in Brabant+Noord ingevoerd en wordt gewerkt met het Landelijk Crisis Management Systeem (LCMS). De invoering heeft plaatsgehad langs drie lijnen, te weten: 1. Implementatie van de netcentrische werkwijze (introductie proces, implementatie handboek en werkwijze etc.); 2. Inrichten van een opleidings+, trainings+ en oefenprogramma voor informatiemanagement; 3. Invulling geven aan het (functioneel) beheer van het LCMS Er zijn de afgelopen stevige stappen vooruitgezet desalniettemin zijn er tijdens operationele inzetten en oefeningen nog de nodige verbeter+ en leerpunten geconstateerd. Ook zijn er landelijk nog veel ontwikkelingen. Dit betekent dan ook dat de komende jaren netcentrisch werken zowel een prominente positie krijgt in de leerdoelen van multidisciplinaire trainingen en oefeningen alsook dat er separaat opleidingen en trainingen zullen worden georganiseerd om invulling te geven aan het implementeren van landelijke ontwikkelingen en regionale leerpunten. Veiligheidsregio BrabantNoord Pagina 10
6. Financiën en capaciteit Dit meerjarenbeleidsplan zal uitgevoerd worden binnen de huidige personele capaciteit en beschikbare financiële middelen zoals die bij aanvang van de beleidsperiode (begin 2015) beschikbaar zijn. In tabel 1 is de capaciteit per dienst weergegeven voor de organisatie van het multidisciplinair OTO. Hieronder wordt verstaan de participatie in de coördinatiegroep MOTO en de voorbereiding en uitvoering van multidisciplinaire OTO activiteiten (opleidingen, trainingen, oefeningen, uitvoering OTO+projecten etc.). De in tabel 1 genoemde uren zijn exclusief de uren van deelnemers aan multidisciplinaire OTO activiteiten. Dienst/Organisatie Benodigde capaciteit (uren) Veiligheidsbureau 1.400 Brandweer 600 GHOR 600 Politie 600 Gemeenten 120 Defensie 120 Waterschappen 80 Tabel 1. Benodigde personele capaciteit. Ten aanzien van de uitvoering van het beleidsplan is jaarlijks 187.000 beschikbaar ten behoeve van opleidingen, trainingen, oefeningen alsmede technische voorzieningen en middelen (e+learningmodule, hosting, virtueel oefensysteem etc.). De uitvoeringskosten zijn reeds opgenomen in de programmabegroting van de veiligheidsregio en derhalve zijn geen additionele middelen noodzakelijk. Indien onverhoopt gedurende de looptijd van het meerjarenbeleidsplan landelijke en/of regionale ontwikkelingen vragen om herziening van de beschikbare financiële middelen, zal hiervoor een separaat bestuursvoorstel worden ingediend. Veiligheidsregio BrabantNoord Pagina 11
Geraadpleegde bronnen 1. Multidisciplinair meerjarenbeleidsplan Opleiden, Trainen en Oefenen 2011+2014, Veiligheidsregio Brabant+Noord, 2010. 2. Teamleren bij de Nederlandse krijgsmacht, proefschrift, Bijlsma, dr. T., 2009. 3. Crew Resource Management (CRM), Integraal hulpmiddel voor (crisis)teams, Bijlsma, dr. T., Magazine nationale veiligheid en crisisbeheersing, augustus 2012. Pag. 22+23. 4. Handreiking Bestuurlijk handelen bij crises, Nederlands Genootschap van Burgemeesters, www.burgemeesters.nl, Den Haag. Veiligheidsregio BrabantNoord Pagina 12