de Raad van de gemeente Buren uw brief van: uw kenmerk: ons kenmerk: behandeld door: bijlagen: onderwerp: RI/15/02022/ Inwonerszaken/dhr. M.W.K. Coenders Eerste kwartaalrapportage Stib en Aanpak monitoring en rapportages Stib maart 2015 Eerste kwartaalrapportage Stib 2015 Maurik, 26 mei 2015 verzonden: 2 7 MEI 2015 Geachte leden van de raad, Hierbij sturen we u de eerste kwartaalrapportage van Stib. In deze kwartaalrapportage staan onder andere cijfers over het aantal keukentafelgesprekken en de doorlooptijden bij Stib. We beschrijven ook hoe Stib het eerste kwartaai heeft gewerkt. Naast de cijfers en verhalen over Stib, hebben we ook informatie over onder andere mantelzorgondersteuning en het aantal indicaties. Informatie Zoals we u eerder in raadsinformatiebrief RI/15/01994 schreven, is deze kwartaalrapportage nog niet compleet. Er staan al wel veel getalien in, maar bij die getallen horen kanttekeningen. De kanttekeningen hebben we beschreven in de kwartaalrapportage zelf. Volgende kwartaalrapportages De kwartaalrapportage van het tweede kwartaai komt naar verwachting eind juli of begin augustus naar de gemeenteraad. Deze kwartaalrapportage zal meer gevuld zijn dan de huidige kwartaalrapportage. We verwachten dat in de tweede kwartaalrapportage informatie uit het regionaie Dashboard verwerkt zal zijn. Dit is met name financiele informatie. De monitoring van Stib blijft dit jaar in ontwikkeling. Hetjaar2015 blijfteen overgangsjaar. i mil mill urn mil inn IIIII mil IIIII IIIII mill mi mi mi De Wetering 1 Postbus 23 4020 BA Maurik Tel.: 14 0344. Fax: (0344) 579200. E-mail: gemeente@buren.nl. KvK: 30278157 Bank Nederlandsche Gemeente IBAN nummer: NL27 BNGH 0285 0015 82 BTW: NL807287684B2 1
S i
Opzet monitoring Op 17 maart ji, is met de raadswerkgroep Transitie Sociaai Domein de opzet van de monitoring besproken. Ter informatie voegen we dit stuk als bijlage toe bij de eerste kwartaalrapportage en deze brief. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Buren, 2
1
Aanpak monitoring en rapportages Stib Inleiding Sinds 1 januari is de gemeente verantwoordelijk voor alle jeugdzorg en voor alle zorg die valt onder de nieuwe Wmo, zoals begeleiding en dagbesteding. Om dit goed te organiseren is dit jaar Stib (Sterk in de Buurt) gestart. Stib bestaat uit twee gebiedsteams. Deze gebiedsteams hebben als doel het realiseren van een kwalitatief goede ondersteuning. Deze ondersteuning gaat uit van de eigen kracht en verantwoordelijkheid van mensen. Om te kunnen zien of dit doel gereaiiseerd wordt, gaan we het werk van het Stib volgen. Dit doen we door monitoring, leder kwartaai komt er een rapportage over de resultaten van het werk van Stib, inclusief de indicering van zorg. Deze rapportage is bedoeld voor de gemeenteraad, maar bevat ook informatie waarmee op beleids-, management of operationeel niveau bijgestuurd kan worden. In deze opzet geven we aan wat we willen gaan monitoren op basis van welke indicatoren. We laten zien wanneer we wat gaan rapporteren. Uitgangspunten monitoring We hanteren de volgende uitgangspunten voor de monitoring: We maken onderscheid tussen de opzet van de rapportage over het eerste en tweede kwartaai en de rapportages in de navolgende kwartalen. Hoewel er al veel werk verzet wordt, is het namelijk niet mogelijk om al in (de eerste twee kwartalen) 2015 volledig te zijn. Omdat Stib pas net is gestart en ook de software waarmee geregistreerd wordt pas net is opgeieverd, zal de kwantitatieve (meetbare) informatie die uit het systeem gehaald kan worden in het eerste kwartaai beperkt zijn. Daarom is de monitoring een groeimodel. De komende maanden zullen praktijk en monitoring meer op elkaar afgestemd worden om zo goed mogelijk te kunnen weergeven wat het resultaat van het werk van Stib is. We monitoren niet alleen op basis van cijfers (kwantitatief), maar ook op basis van ervaringen (kwalitatief). In het beleidsplan gebiedsteams staat: "We monitoren door de resultaten te tellen en te vertellen." Dit betekent dat we niet alleen cijfers weergeven, maar ook verhalen uit de praktijk zullen vertellen. Daarbij gaat het zowel om wat er goed loopt, als om inzage in welke punten de komende tijd nog aandacht vragen. De indicatoren en kwalitatieve onderzoeksvragen zijn gebaseerd op plannen die door de gemeenteraad zijn goedgekeurd. Het gaat dan met name om het Beleidsplan Wmo en Jeugdwet 2015 en 2016 en de Beleidsnota uitvoering gebiedsteams Buren. De hierin genoemde prestatieindicatoren zijn in dit stuk verwerkt. De tijd die registratie kost moet in verhouding staan tot de hoeveelheid werk. Monitoring vergt registratie van medewerkers, die ten koste gaat van de tijd die men aan burgers kan besteden. Het moet niet zo zijn dat medewerkers van het Stib meer bezig zijn met rapporteren dan met hulp aan clienten. Uitgangspunt is dus ook dat registratie zo min mogelijk (werk)last oplevert en zo veel mogelijk resultaat. Het halen van de doelstelling van het Stib is het doel, niet monitoring. Het budget dat vanuit het Rijk overkomt voor de uitwerking van de nieuwe taken is leidend. Dit is door de raad besloten in het Beleidsplan Wmo en Jeugdwet 2015 en 2016. Daarom wordt het budget gedurende het jaar gemonitord. Kanttekeningen Hoewel we veel cijfers op gaan halen, moeten we bij voorbaat een aantal kanttekeningen plaatsen bij de cijfers. Zoals al in een eerder stuk is aangegeven, is het te eenvoudig om Stib verantwoordelijk te maken voor een daling van x% van de verwijzingen naar specialistische zorg. Dit is namelijk van veel factoren afhankelijk. Ook blijkt in de huidige praktijk, dat bij een gemeente van een grootte zoals de gemeente Buren, de zorgvraag jaarlijks schommelt tussen de +30% en -30%. Een causaal verband tussen het werk van Stib en een eventuele stijging of daling van de zorgvraag of het aantal verwijzingen naar specialistische zorg, is lastig te leggen. Daarom is het van belang het Stib op verschillende manieren te bekijken.
Verder zijn we voor de aanlevering van cijfermatige gegevens deels afhankelijk van de zorgaanbieders. De zorgaanbieders van jeugdzorg moeten gegevens aanleveren die ook relevant zijn voor de rapportage. De gemeente heeft nog niet al deze gegevens binnen. De afgelopen weken zijn de zorgaanbieders aangeschreven die deze gegevens nog niet (volledig) hebben aangeleverd. Hopelijk levert dat de gewenste aanlevering van gegevens, maar zeker weten doen we dit niet. De gegevens vanuit de Wmo-aanbieders hebben we gekregen via het CAK (het Centraal Administratie Kantoor). In 2015 kan Stib slechts beperkt invloed uitoefenen op de zorg die wordt ingekocht. Door het overgangsrecht lopen alle zorgindicaties door in 2015. Deze indicaties lopen gedurende het jaar af. De einddatum verschilt per klant, maar uiterlijk 31 december 2015. Zo lang de indicatie doorloopt, wijzigt er niets in het type zorg dat de burger ontvangt. Dit is geregeld in het landelijke overgangsrecht. Hier heeft de gemeente geen invloed op. Vanaf 2016 zal de gemeente alle indicaties zelf stellen en dus meer invloed hebben. Dan zullen de cijfers die hier uit voortvioeien ook meer betekenis hebben voor het lokale beleid. Om te kunnen zien hoeveel indicaties gedurende 2015 reeds aflopen, hebben we dit als een van de indicatoren opgenomen. Ten slotte is het werkproces van Stib nog in ontwikkeling. De bestaande systemen zijn nog niet helemaal afgestemd op de gewenste monitoring. De komende maanden zullen we de indicatoren, monitoring en afstemming op de praktijk verder ontwikkelen. Wat doen andere gemeente? Natuurlijk is Buren niet de enige gemeente die bezig is met monitoring. Dit is een taak waar iedere gemeente iets mee moet doen. Veel gemeenten geven net als wij aan, dat het niet mogelijk is om in 2015 al alle gewenste gegevens te monitoren. Zo zegt de gemeente Veenendaal: "Het jaar 2015 is een overgangsjaar." En: "Het jaar 2016 is de echte nulmeting." Dit om dezelfde redenen als we hier al hebben vermeld. De indicaties van vorig jaar lopen nog (deels) door in 2015. Daarnaast moeten de processen van de praktijk nog worden aangepast en toegespitst op de monitoring en moeten de indicatoren nog scherp gesteld worden. Ook de Regio Arnhem gaf vorig jaar aan dat monitoring een groeimodel is bij hen. Regionale monitoring via Dashboard Momenteel wordt met alle Rivierenlandse gemeenten gezamenlijk een Dashboard opgezet onder begeleiding van InitiS. De eerste cijfers uit het Dashboard zullen in april beschikbaar zijn. Het duurt echter nog een tijd voor alle gegevens beschikbaar zijn via het Dashboard. Dit heeft vooral te maken met de aanlevering van gegevens door zorgaanbieders, zoals hiervoor ook al aangegeven. Hieronder staat een voorbeeld van het Dashboard als het gaat om budgetrealisatie (de bedragen zijn fictief): Reatisatie met latest estimate en geprognotiseerd verscml ( - %} Gereaiiseerd. - -, ^,, - Prognose verschii to.v. bedrag Lineaire prognose Budget hete jaar ^JJj prognose <%> 11.034.040 22.068.080 21.044.200-1.023.880 5% Trend reaiisatte {1000 /rr$nd} ReaMsatie per zorgaanbiedefs ML oranje trjn budget (toooc/mnd) afgesproken budgetten %) m m 0% 50% 100% 150% 200% Planning Vier keer per jaar zal er gerapporteerd worden aan de gemeenteraad. In de kwartaalrapportages zal het zwaartepunt komen te liggen bij de kwantitatieve indicatoren. Bij de jaarrapportage zal er meer aandacht zijn voor de kwalitatieve indicatoren.
De kwartaalrapportages (eerste, tweede en derde kwartaai), zullen de vorm hebben van een factsheet of infographic. Hierop wordt kort en helder informatie getoond van de bei'nvloedbare delen. Het gaat dan met name om het budget, het zorggebruik en de aanloop bij het Stib. Het is afhankelijk van de beschikbare gegevens op dat moment in hoeverre de kwartaalrapportages (bruikbare) informatie tonen. De (jaar)rapportage in het vierde kwartaai is uitgebreider. Daarin zullen clientervaringen terugkomen en zullen (nog) meer de verhalen achter de cijfers worden gepresenteerd. Eind 2016 wordt het jeugd- en Wmo-beleid geevalueerd. Kwantitatieve indicatoren Centraal in het beleid staat dat burgers meer in hun eigen kracht komen. Dit door het bevorderen van het gebruik van sociale netwerken en vrijwilligerswerk en het stimuleren van mantelzorg. Zo nodig wordt men ondersteund door professionals. In het nieuwe stelsel wordt ook meer de nadruk gelegd op 'de voorkant'. Dit moet helpen de zorg/ondersteuning meer thuis/nabij te verlenen en de instroom in zware zorg te verkleinen. Op basis van de eerder goedgekeurde plannen, interviews met de wethouder, management Stib, procesondersteunerstib, financien en beleid, hebben we onderstaand schema met wensen op een rij gezet. De kolom bestuurlijk gaat over informatie voor het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad. Daarbij staat in de kolom rechts aangegeven: Een X als de informatie in principe beschikbaar is op basis van Aeolus. Dit is het softwarepakket waarin Stib registreert. Een * als dit iets is wat nog niet wordt geregistreerd, maar wel geregistreerd kan gaan worden door Stib. Als het gegeven wel bekend is of wordt, maar op basis van een andere bron, staat de betreffende bron vermeld. Bij de lijst met indicatoren wordt gesproken over vragen, meldingen en keukentafelgesprekken. Een vraag is niets meer dan daadwerkelijk het stellen van de vraag bij een van de medewerkers Stib. De uitkomst van een vraag kan zijn dat deze direct beantwoord wordt per mail, telefoon of tijdens het inloopspreekuur van Stib. Sommige vragen worden niet direct beantwoord. Er is een gesprek nodig of informatie van een meer gespecialiseerde medewerker van het Stib. Het is dan een melding. Wordt het een gesprek, dan gaan we het zogenaamde 'keukentafelgesprek' voeren. W e n s e n indicatoren Stib front Aantal bezoekers inloopspreekuur Aantal gestelde vragen Aantal meldingen Aantal gevoerde keukentafelgesprekken Voldoen we aan de wettelijke doorlooptermijnen? Op welke (hoofd)domeinen hebben de meldingen betrekking? Eigen netwerk Gebruik van mantelzorgondersteuning Eerste kwartaai? * 1HHHHHB * X X Uit kwartaalrapportages Welzijn Buren Aantal vrijwiiligers dat participeert in Burenhulp en Zorg- en Welzijnsactiviteiten Uit kwartaalrapportages Welzijn Buren Geleverde respijtzorg mantelzorgers Uit kwartaalrapportages Welzijn Buren Financieei Budget(uitputting) totaal en per zorgvorm X Komt ook in Dashboard Aantal mensen dat gebruik maakt van de forfaitaire regeling chronisch zieken en gehandicapten X
Verschuiving Wmo- en Jeugdaanbod van zwaar naar licht** Zorggebruik per kern/gebied Zorggebruik per zorgvorm Aantal justitiele maatregelen jeugd Aantal mensen in jeugdwet, peildatum einde kwartaai Aantal mensen in Wmo, peildatum einde kwartaai Aantal voorzieningen verstrekt op indicatie verstrekt in de vorm van een PGB (norm: minimaai 20% eind 2016) Aantal mensen dat gebruik maakt van beschermd wonen en maatschappelijke opvang Kwaliteit Clientervaringsonderzoek Wmo Komt in Dashboard Komt in Dashboard Komt in Dashboard Komt in Dashboard Komt in Dashboard Komt in Dashboard X Via Nijmegen 1 Vanaf 2016 via verplichte vragenlijst via VNG In de loop van Clientbelevingsonderzoek huishoudelijke huip * * De onderverdeling naar zwaarte van zorgvormen wordt uitgewerkt onder begeleiding van InitiS. 2015 Naast deze gegevens wordt er ook gebruik gemaakt van al bekende gegevens. Onder andere de GGD en het CBS verzamelen veel informatie die relevant is voor onze rapportages. Het gaan dan met name om (vierjaarlijkse) onderzoeken over de gezondheid van onze inwoners door de GGD en gegevens over de bevolkingssamenstelling door het CBS. Gemeenten zijn vanuit de Wmo verplicht jaarlijks de clientervaring te meten. In 2015 voldoen we aan deze verplichting door een clientbelevingsonderzoek huishoudelijke hulp. De VNG maakt met gemeenten en clientorganisaties een gestandaardiseerde vragenlijst. Gemeenten zijn vanaf 2016 verplicht die vragenlijst te gebruiken. Daarnaast wordt clientervaring meegenomen in de kwalitatieve indicatoren vanuit de ervaring van het Stib. Kwalitatieve indicatoren We monitoren niet alleen door middel van bovenstaande cijfermatige informatie. We gebruiken ook de ervaringen van de coordinator Stib en de medewerkers van Stib om verslag te doen van de werkwijze van Stib. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om een antwoord op de volgende vragen en ervaringen: Hoe staat het met de werkdruk van de Stib-medewerkers? Hoe verloopt de samenwerking binnen het Stib? Hoe verloopt de samenwerking met andere afdelingen binnen de gemeente en met externe partijen als het AMHK, onderwijs en de huisartsen? Welke aandachtspunten zijn er om de prestaties van Stib te kunnen verbeteren? Wat moet hiervoor geregeld worden? Is hier budget voor nodig of niet? Lukt het Stib om te innoveren? In hoeverre lukt het om te werken volgens het principe een gezin, een plan, een regisseur? Stib beschrijft de twee beste geanonimiseerde voorbeelden en twee voorbeelden waaruit lessen te leren zijn: o Van een verbeterde samenwerking en samenhang rond een gezin/huishouden met meervoudige ondersteuning; o Over de wijze waarop ze een belangrijke rol speelde bij de kwaliteitsbewaking van de zorg; o Over de wijze waarop ze de beweging richting preventie, lichtere zorg of collectieve voorzieningen realiseerde wat zonder de interventie van Stib niet zou zijn gereaiiseerd. Clientervaring van de werkzaamheden van het Stib op basis van ervaring van medewerkers van Stib.
Kwartaalrapportage Stib eerste kwartaai mei 2015 1. Inleiding In Stib werkt de gemeente Buren samen met MEE, Mozai'ek Welzijnsdiensten, Stichting Thuiszorg en Maatschappelijk werk Rivierenland (STMR) en Welzijn Buren. In deze eerste kwartaalrapportage van 2015 zullen we voor het eerst het werk van Stib volgen. Het monitoringssysteem is een groeimodel. Het jaar 2015 is een overgangsjaar. We gaan dit jaar de monitoring en rapportage verder ontwikkelen en aansluiten op de praktijk. We registreren in Aeolus. Dit softwaresysteem is in ontwikkeling. We hebben het systeem gekregen als een basisversie. Deze richten we steeds beter in en het systeem wordt steeds meer toegepast op de lokale situatie. Ten slotte is het van belang dat we in de loop van 2015 alle cijfers van de zorgaanbieders hebben. Deze eerste rapportage kent veel kanttekeningen. Stib registreert in het softwaresysteem Aeolus. De cijfers die hier uit volgen zijn nog niet voldoende betrouwbaar. Het systeem was niet voor iedereen al vanaf het begin van het kwartaai beschikbaar. Daarnaast registreren we nog niet alles in Aeolus. De gegevens die we in deze kwartaalrapportage gebruiken zijn afkomstig uit Aelous, tenzij we anders aangegeven. Het regionale Dashboard is op dit moment nog niet voldoende bruikbaar om er cijfers uit te halen. De oplevering van het Dashboard was na het eerste kwartaai. Er is te weinig tijd geweest om het systeem ons eigen te maken. We hebben er daardoor niet voldoende goede informatie uit kunnen halen voor de rapportage. Daarnaast komt er nog informatie binnen van zorgaanbieders voor het Dashboard. We gaan er vanuit dat dit in het tweede kwartaai wel het geval is. In de rapportage maken we soms een vergelijking met het eerste kwartaai van 2014. Opmerking hierbij is dat ten opzichte van 2014 de gemeente in 2015 meer taken heeft op het gebied van zorg en ondersteuning. 2. Stib frontoffice Stib bestaat uit twee gebiedsteams: een ten westen van het Amsterdam-Rijnkanaal en een ten oosten van het kanaal. Stib is altijd bereikbaar per mail, is op werkdagen telefonisch bereikbaar in de ochtend en vier dagdelen per week is er inloop voor burgers met vragen over zorg, welzijn en jeugdhulp. Het systeem was standaard nog niet zo I Eerste kwartaai 2014 Eerste kwartaai 2015 ingericht dat we het aantal bezoekers via mail,,,,,,, telefoon en mloopspreekuren hebben kunnen Meldingen Keukentafelgesprekken meten. Op dit moment WOrdt UitgeZOCht hoe We Figuurl:Aantal meldingen en keukentafelgesprekken dit kunnen doen. We hopen voor het derde kwartaai het systeem zo ingericht te hebben dat we dit wel kunnen meten. Daarom is ook het aantal bezoekers van de inloopspreekuren is nog niet gemeten. Bij benadering weten we dat er gemiddeld minder dan 1 bezoeker per locatie per keer is. 186 251 125 49 MM mm 1
Aantal meldingen en keukentafelgesprekken Stib werkt met vragen, meldingen en keukentafelgesprekken. Een vraag is niets meer dan daadwerkelijk het stellen van de vraag bij een van de Stib-medewerkers. Voorbeelden van vragen zijn: 'mijn kind is uit huis geplaatst, ben ik nu verplicht een ouderbijdrage te betalen aan pleegzorg?' en 'hoe kunnen mijn ouders ondersteunt worden in het huishouden?'. De uitkomst van een vraag kan zijn dat deze direct beantwoord wordt per mail, telefoon of tijdens het inloopspreekuur van Stib. Sommige vragen worden niet direct beantwoord. Er is een gesprek nodig of informatie van een meer gespecialiseerde medewerker van Stib. Het is dan een melding. Krijgt een persoon een gesprek naar aanleiding van de melding, dan wordt het zogenaamde 'keukentafelgesprek' gevoerd. In figuur 1 zien we het aantal meldingen en het aantal keukentafelgesprekken in het eerste kwartaai van 2014 en het eerste kwartaai van 2015. In 2014 werd een keukentafelgesprek alleen gedaan bij nieuwe clienten. Bestaande clienten kregen Binnen meteen een aanvraag. Nu norm krijgt iedereen een Buiten keukentafelgesprek. norm Doorlooptijden Vanaf de melding gaat de termijn in Om tot een Figuur 2: Melding tot uitslag Figuur 3: Aanvraag tot besiuit oplossing te komen. Een mogelijke oplossing is dat iemand een indicatie krijgt voor specialistische zorg. Binnen 6 weken na een melding moet Stib komen met een ondersteuningsplan. Deze norm is het eerste kwartaai voor 95% gehaald (figuur 2). Ruim twee op de drie overschrijdingen van de norm waren op het gebied van Jeugd. Dit komt omdat op dit terrein er meer complexe problematiek blijkt te zijn. Ook heeft de gemeente minder ervaring op het gebied van Jeugd. Een andere norm is de doorlooptijd tussen de datum van aanvraag voor een indicatie tot het besiuit van de gemeente. De norm hiervoor is 2 weken. In 59% van de gevallen is de norm gehaald (figuur 3). Dit lagere aantal komt doordat we moeten wennen aan de nieuwe werkwijze. Aeolus had nog geen formats voor beschikkingen op het gebied van Jeugd. Het opstellen hier van duurde daarom langer. Daarnaast dienden sommige clienten een aanvraag in zonder melding. Daarmee missen we de zorgvuldige voorbereiding waarin vraagverheldering plaats vindt. Voor de zorgvuldigheid wordt vanaf nu aangegeven dat het verstandiger is eerst een melding te doen voor er een aanvraag gedaan wordt. Voorheen was de wettelijke norm 8 weken. Als er uitgegaan wordt van de oude norm zou 95% binnen de norm zijn en 5% (4 aanvragen) daar buiten. 3. Indicaties en clienten Dit jaar (2015) is een overgangsjaar als het gaat om de transities in het sociaai domein. Door het overgangsrecht lopen alle zorgindicaties uit 2014 door in 2015. Deze indicaties lopen gedurende het jaar af. De einddatum verschilt per klant, maar uiterlijk 31 december 2015. Zo lang de indicatie doorloopt, wijzigt er niets in het type zorg dat de burger ontvangt. Dit is 2
geregeld in het landelijke overgangsrecht. Hier heeft de gemeente geen invloed op. Vanaf 2016 zal de gemeente alle indicaties zelf stellen en dus meer invloed hebben. Het CAK (het Centraal Administratie Kantoor) leverde de gemeente Buren in vijf delen gegevens aan over lopende AWBZ-indicaties. In deze gegevens staan het aantal clienten en het aantal indicaties. Het kan namelijk voorkomen dat een client twee of meer indicaties heeft. Wij voerden al deze gegevens in ons eigen systeem Aeolus in. Ons eigen systeem 'kent' meer klanten en indicaties dan er daadwerkelijk gebruik gemaakt wordt van ondersteuning vanuit de Wmo. Eenmaal ingevoerd blijven clienten en indicaties staan. Ook als 158 ze zijn overgegaan naar andere regelingen zoals de Wet Langdurige Zorg (Wlz) of de Zorgverzekeringswet I Volgens gegevens CAK (Zvw). Wij kunnen deze pas in 2016 'verwijderen'. Dan heeft het Rijk duidelijk onder welke regelingen bepaalde clienten vallen. Voor de! Volgens systeem Gemeente Buren (Aeolus) volgende kwartaalrapportages werken wij met de informatie uit Aeolus. We krijgen geen gegevens Unieke clienten ZIN AWBZ Unieke clienten PGB AWBZ Unieke clienten PGB Jeugd meer van het CAK. Figuur 4: Aantal unieke clienten per onderdeel In figuur 4 zien we het aantal unieke clienten per onderdeel en in figuur 5 het aantal indicaties per onderdeel. Dit was de stand per 1 januari 2015. In figuur 10 staan de indicaties vanaf 1 januari 2015, zoals vastgesteld door de gemeente. ZIN staat voor zorg in natura en PGB voor persoonsgebonden budget. Als er AWBZ staat worden de oude AWBZtaken bedoeld die nu via de Wmo 2015 onder verantwoordelijkheid van de gemeente vallen. Indicaties Per onderdeel (ZIN en PGB volgens de oude AWBZ, en PGB jeugd) hebben we uitgesplitst welke vormen indicaties er zijn. Dit zijn zorgvormen. De zorgvormen zijn: begeleiding individueel (BGI), begeleiding in groepsverband (BGG), persoonlijke verzorging (PV), verblijf tijdelijk (VBTIJD) en beschermd wonen (BW). Zie figuur 6, 7 en 8 voor de onderverdeling. BW valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeente Nijmegen als centrumgemeente. We nemen deze cijfers voor het totaalbeeld mee. Het gaat wel over clienten vanuit de gemeente Buren. Naast de genoemde PGB indicaties voor BW in figuur 7 en 8 (6 in totaal) zijn er ook nog 8 indicaties voor beschermd wonen en maatschappelijke opvang als ZIN. 3
Zorg in natura voor jeugd staat niet beschreven bij figuur 4 tot en met 8. De aanlevering van deze gegevens is niet in opdracht van het Rijk centraal geregeld. We zijn hierbij afhankelijk van de zorgaanbieders. De informatie die wij van hen krijgen is divers, niet eenduidig en beperkt. Wel weten we dat er ongeveer 365 unieke jeugdige clienten zijn die ZIN ontvangen. BGI BGG PV a VBTIJD BW BGI BGG a pv I VBTIJD BW Figuur 6: Indicatievormen ZIN AWBZ Figuur 7: Indicatievormen PGB AWBZ Figuur 8: indicatievormen PGB Jeugd Zoals eerder aangegeven lopen oude AWBZen Jeugdindicaties van vorig jaar ook dit jaar nog door. Een deel van die indicaties loopt af in 2015, een ander deel loopt af na 31 december 2015. Voor de indicaties die dit jaar aflopen moet de client zelf een melding doen. Dit was ook zo onder de oude regeling, maar nu moet de client een melding doen bij Stib. PGB AWBZ De clienten met een indicatie die na 31 december 2015 afloopt worden in de loop van dit jaar actief door Stib benaderd voor een gesprek. In figuur 9 ziet u hoeveel indicaties in dit jaar aflopen of na 31 december 2015 aflopen, per onderdeel. Dit is alleen voor de PGB-onderdelen bekend. 36 Indicatie loopt af kwartaai 1 Indicatie loopt af kwartaai 2 11 Indicatie loopt af kwartaai 3 Indicatie loopt af kwartaai 4 Indicatie loopt af PGBJeugd na 31-12-2015 Figuur 9: Looptijd indicaties PGB 41 i Indicaties 33 eerste kwartaai 2014 g Indicaties Naast de bestaande indicaties zijn er ook indicaties die na 1 januari 2015 vastgesteld zijn. Deze zijn onder de regels zoals die sinds begin dit jaar van kracht zijn, vastgesteld Aantal indicaties eerste kwartaai 2015 door de gemeente. In figuur 10 zien we hoeveel indicaties Figuur 10: Aantal vastgestelde indicaties totaal er vastgesteld zijn in het eerste kwartaai van 2015. Ter vergelijking hebben we het aantal vastgestelde indicaties van het eerste kwartaai van 2014 er naast gezet. Deze indicaties zijn vorig jaar wel vastgesteld volgens de toen geldende regels. Zoals al vaker gezegd zijn de cijfers in de kwartaalrapportage niet volledig. De informatie over de nieuwe indicaties is nog niet volledig betrouwbaar. Overig Een van de gestelde normen is dat eind 2016 minimaal 20% van de zorg in de vorm van een PGB wordt geleverd. We verstrekten 32 unieke voorzieningen waarvoor het aanvragen van PGB mogelijk was. Hiervan werd 4 keer gekozen voor PGB. Dit is 12,5%.
In het eerste kwartaai van 2015 hebben 8 mensen gebruik gemaakt van de forfaitaire regeling chronisch zieken en gehandicapten. 4. Financier. De financien worden met name bijgehouden in de regionale Dashboard. Het was nog niet voldoende mogelijk om er cijfers uit te halen over de financien uit het eerste kwartaai. Dit komt omdat facturen over de eerste drie maanden pas eind maart bij de gemeente zijn binnengekomen. Dit heeft verschillende oorzaken. Zo meldden zorginstellingen ons dat zij zelf problemen hebben met hun systemen, waardoor facturen niet gemaakt konden worden. Ook bleek dat het landelijke digitale systeem van facturering nog niet werkte, en dus alle facturen per post of fax gestuurd moesten worden. Hierover konden wij pas in februari een brief sturen. Een groot deel van de facturen was niet volledig. Daarom kon niet alles meteen door ons betaald worden en kunnen we het niet goed terug zien in ons systeem. Naast het Dashboard houden we ook in ons eigen systeem gegevens bij over bijvoorbeeld betalingen. Vanuit dat systeem hebben we ook nog geen volledig beeld. We kunnen wel laten zien wat het totale budget voor het deel Wmo en het deel Jeugdwet is. Daarnaast geven we in figuur 11 aan wat er tot en met 31 maart is uitgegeven in totaal. Deze cijfers gaan alleen over ingekochte zorg, dus niet over bijvoorbeeld de kosten van Stib. De uitgaven gaan alleen over wat betaald is aan clientgebonden voorzieningen. Uit deze cijfers kunnen nadrukkelijk geen conclusies worden getrokken. Zoals hier voor aangegeven is de informatie daar voor niet compleet genoeg. Op dit moment is het mogelijk informatie te geven over de betalingen van het PGB aan de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Deze betaalden we namelijk vooraf als voorschot aan de SVB. Zij betalen vervolgens de hulpverleners. 2.364.297 Wmo 4.621.222 Jeugdwet I Totale budget 2015 (ingekochte zorg) [ Uitgaven eerste kwartaai clientgebonden voorzieningen Figuur 11: Totale budget en uitgaven clientgebonden voorzieningen eerste kwartaai (cijfers nog onvolledig en onvoldoende betrouwbaar, zie tekst) I Huishoudelijke ondersteuning Begeleiding o Dagbesteding! Jeugd (18-23 jaar) l Jeugd Voor het PGB betaalden wij in het eerste kwartaai 270.232,-. In figuur 12 is te zien Figuur 12: Onderverdeling financien PGB hoe dit onderverdeeld is. Dit bedrag is hoger dan de feitelijke bestedingen. Dit komt omdat er indicaties bij zitten waarvan men eerst dacht dat deze via de gemeente liepen. Dit blijkt niet zo te zijn. Het geld was toen alleen al overgemaakt aan de SVB. Het is de bedoeling dat dit geld aan het einde van het jaar 5
terugkomt. De begroting in 2015 voor bestedingen PGB is 1.437.210,- (waarvan 683.283,- voor PGB in het kader van de Jeugdwet en 753.927,- voor PGB in het kader van de Wmo). 5. Mantelzorgondersteuning en Burenhulp Er wordt steeds meer gevraagd van mantelzorgers en andere vrijwilligers als het gaat om zorg voor anderen. Welzijn Buren ondersteunt mantelzorgers en organiseert Burenhulp. Er zijn a Ondersteunende contacten direct tijdens bijeenkomsten i Vragen over mantelzorgwaardering I Telefonisch contact naar aanleiding van veranderingen Nieuwe aanmeldingen mantelzorgers l Contact bij overbelasting van de mantelzorger l Veranderingen (rechtstreeks) Figuur 13: Soorten ondersteunende contacten mantelzorgondersteuning Figuur 14: Soorten informatie en advies mantelzorgondersteuning rond mantelzorgondersteuning 28 ondersteunende contacten geweest in het eerste kwartaai van 2015. In figuur 13 zien we de onderverdeling van de contacten. In het eerste kwartaai van 2014 waren er 17 ondersteunende contacten. Er is 46 keer informatie en advies gegeven in het kader van mantelzorgondersteuning. Ongeveer 25 keer kwam dit via Stib. Het ging dan enkel om de vragen over mantelzorgwaardering. In figuur 14 zien we hiervan de onderverdeling. Met 'veranderingen' wordt bedoelt het aan- en afmelden van mantelzorgers. Bijvoorbeeld omdat het mantelzorgen afgelopen is omdat het niet meer nodig is. Met Burenhulp ontvangen kwetsbare inwoners zonder of met een klein netwerk praktische hulp van vrijwilligers. Dit als zij niet op eigen kracht een oplossing voor hun vraag of probleem kunnen vinden. In figuur 15 zien we gegevens van Burenhulp over het eerste kwartaai van 2015. Er zijn in het eerste kwartaai van 2015 50 clienten bereikt met Burenhulp. Hulpvragen van Burenhulp betroffen onder andere vragen voor klusjes random het huis, gezelschap en bezoek, maar met name thuisadministratie (37 van de 52 hulpvragen). Erzijn een aantal hulpvragen waar vrijwilligers soms eens per week, soms eens per twee weken of eens per maand komen. Dit zijn continue aanvragen. Voor deze aanvragen zijn 22 vrijwilligers actief buiten de andere aanvragen om. De continue aanvragen bestaan onder andere uit gezelschap en bezoek, thuisadministratie en respijtzorg. Er is slechts een aanvraag gedaan voor respijtzorg Eerste kwartaai 2014 D Eerste kwartaai 2015 71 34 36 Aantal Aantal Aantal continue vrijwilligers Burenhulp hulpvragen aanvragen Figuur 15: Burenhulp 6
in het eerste kwartaai van 2015. Daarnaast zijn er drie continue aanvragen voor respijtzorg (zie hierboven). In het eerste kwartaai van 2014 was er geen een aanvraag voor respijtzorg. In de kwartalen twee, drie en vier van 2014 was er telkens een aanvraag. 6. Ervaring van Stib Het werk van Stib is niet alleen in cijfers weer te geven. We monitoren ook door het verhaal van Stib te vertellen. In dit deel geven wij de ervaring van de medewerkers tijdens het eerste kwartaai weer. Aan het eind beschrijven we een casus waaruit blijkt dat Stib iedere dag wordt geconfronteerd met vragen geen standaard antwoord voor is. Werkdruk De werkdruk voor Stib-medewerkers is hoog, zoals te verwachten was bij de opstartfase van Stib. Stib heeft ten opzichte van 2014 te maken met nieuwe taken, nieuwe regels en nieuwe computersystemen. Dit zorgt er voor dat er veel tijd nodig is om kennis te verwerven, regels helder te krijgen en de software goed in te regelen. Ondanks een goede voorbereiding merken we dat op alle niveaus (het Rijk, de gemeente, softwareleveranciers en zorgaanbieders) veel zaken nog niet voldoende zijn georganiseerd. Een vergelijking met 2014 gaat niet op omdat het takenpakket ten opzichte van dat jaar ingrijpend gewijzigd is. Samenwerking binnen Stib De samenwerking binnen Stib verloopt goed. Er zijn natuurlijk wel aandachtspunten en wensen. Het lukt nog niet voldoende om medewerkers kennis te laten maken met elkaars werkveld, zodat er integraler gewerkt kan worden. Dit komt mede door de werkdruk. Daarnaast is er in deze beginfase van Stib behoefte aan onderlinge ontmoeting en het delen van kennis. Aan de andere kant bestaat er de wens om veel buiten te zijn en daarmee zichtbaar te zijn voor burgers. Vanuit de gedachte om veel buiten te zijn is niet gekozen voor een centrale werkplek voor Stib-medewerkers. Wel is er eens in de 2 weken een werkoverleg en af en toe werken Stibmedewerkers van MEE en (de maatschappelijk werkers) van STMR tussen hun Stib-collega's in het gemeentehuis. sterk in de buurt Tot nu toe hebben de moederorganisaties afzonderlijk hun subsidieaanvraag gedaan, ook als het gaat om Stib-taken. Er is nu een gesprek gestart met de moederorganisaties om een gezamenlijke subsidieaanvraag voor het jaar 2016 te doen voor Stib. Samenwerking met andere organisaties Alle externe partijen tonen zich bereidwillig te helpen met de ontwikkelingen. Stib onderneemt initiatieven om kennis te maken met externe partijen, naast de casussen waarin men al contact heeft met Stib. Het idee achter de verandering in het sociaai domein is integraal werken, ontschotten, maatwerk leveren en het denken buiten de bestaande kaders. Veel organisaties en werkprocessen zijn hier nog niet op ingesteld. Dit bemoeilijkt soms de samenwerking met externe partijen. 7
Ontwikkeling Begin maart heeft Stib twee dagen onder externe begeleiding met elkaar doorgebracht. Deze dagen was het doel de gezamenlijke uitgangspunten beter te formuleren en vaardigheden te trainen. Dit alles in het kader van het scholingsprogramma. Tijdens deze bijeenkomst is het doel van Stib duidelijk geformuleerd. We willen aan de voorkant integraal werken. We willen onze kennis verbreden zodat we in meer situaties zelfstandig het vraagverhelderingstraject kunnen uitvoeren. Dit is klantvriendelijker en kost minder tijd. De innovatie moet zitten in het samen zoeken naar 'de vraag' van de client en 'het antwoord' daar op. Al dan niet in aanwezigheid van andere betrokkenen uit het netwerk. Hierbij kijken we steeds naar wat de client zelf kan, wat de mogelijkheden zijn binnen het netwerk en welke vrij toegankelijke voorzieningen er beschikbaar zijn. De gedachte 'een gezin, een plan, een regisseur' is hierbij voor ons leidend. Hierbij is er een persoon of organisatie die de regie voert. Bij voorkeur is dit de client zelf of iemand uit het eigen netwerk. Dit versterkt het gevoel van eigen verantwoordelijkheid. Niet in alle situaties is dit een optie. Dan streven wij er dan naar een persoon of organisatie tot regievoerderte benoemen op aangeven van de client. Hierbij valt op dat zowel clienten als zorginstellingen op dit moment de neiging hebben om dit neerte leggen bij medewerkers van Stib. Stib-medewerkers hebben ook nog de neiging dit naar zich toe te trekken. Het doel is bepaald, het scholingsprogramma is in ontwikkeling en het is nu zaak de ruimte te creeren de gewenste ontwikkeling te realiseren. 8
I Casus Een j o n g e m a n w e r d in 2 0 1 4 besproken in een overleg in v e r b a n d met t o e n e m e n d s c h o o l v e r z u i m en zorgproblematiek. Tot begin 2 0 1 5 bleef hij vervolgens buiten beeld. Dan krijgt Stib een melding van een o u d e r e m e v r o u w over een p r o b l e e m s i t u a t i e bij haar in huis.! Het blijkt dat deze o u d e r e m e v r o u w de o m a van deze j o n g e m a n is. Zij heeft haar kleinzoon al i m e e r dan 4 m a a n d e n in huis. De j o n g e m a n blijft vooral in bed en is dreigend als er eisen aan h e m w o r d e n gesteld. De betrokken m e d e w e r k e r van Stib constateert dat m e v r o u w geen hulp v o o r zichzelf vraagt. De kleinzoon wil geen zorg, maar heeft wel zorg nodig. Daarnaast stelt de m e d e w e r k e r vast dat de j o n g e m a n niet in de g e m e e n t e Buren w o o n t en dat een g e d w o n g e n zorgtraject waarschijnlijk nog niet mogelijk is. Het blijkt v e r d e r dat de j o n g e m a n en zijn m o e d e r e e r d e r zijn uitgeschreven bij een a n d e r e g e m e e n t e, z o n d e r dat een n i e u w e w o o n p l a a t s b e k e n d w a s. : Zijn m o e d e r is inmiddels wel bij een a n d e r e g e m e e n t e dan de g e m e e n t e Buren i n g e s c h r e v e n. De j o n g e m a n is officieel nergens i n g e s c h r e v e n. Het is dus onduidelijk welke g e m e e n t e verantwoordelijk is v o o r de zorg en welke g e m e e n t e die zorg m o e t betalen. Hij kan niet bij zijn o m a ingeschreven w o r d e n, o m d a t zij in een b e j a a r d e n w o n i n g w o o n t. Het Stib liep tegen de v o l g e n d e vragen a a n ; Is Stib de a a n g e w e z e n partij o m aan de slag te gaan met de client? Is de g e m e e n t e w a a r hij ingeschreven was aan zet op g r o n d van het w o o n p l a a t s b e g i n s e l? Volgens het w o o n p l a a t s b e g i n s e l v o o r Jeugd is de verantwoordelijke g e m e e n t e in beginsel de g e m e e n t e w a a r de o u d e r m e t gezag w o o n t. In het geval van W m o is de verblijfplaats van e e n p e r s o o n l e i d e n d. Betreft het hier zorg op basis van de j e u g d z o r g, de W m o of de z o r g v e r z e k e r i n g s w e t? Is er een n e t w e r k? Zo ja, w a t k u n n e n die in deze casus b e t e k e n e n? Is er dan nog aanvullende tweedelijns zorg nodig en d o o r welke partij zou deze geleverd k u n n e n worden? i De j o n g e m a n w o r d t uiteindelijk ingeschreven op het adres van zijn m o e d e r. H i e r m e e Iijkt dat d a a r m e e de v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d v o o r de zorg is belegd en er zo snel tot zorgverlening o v e r gegaan kan w o r d e n. De g e m e e n t e van zijn m o e d e r is van m e n i n g dat zij geen v e r a n t w o o r d e l i j k h e i d h e b b e n. De j o n g e m a n blijkt namelijk o u d e r dan 18 jaar te zijn en dus : o n d e r de W m o te vallen. D a a r m e e is zijn verblijfplaats leidend als a n t w o o r d op de vraag w e l k e g e m e e n t e verantwoordelijk is v o o r zijn zorg en o n d e r s t e u n i n g. W e o n d e r z o e k e n het netwerk van de j o n g e m a n. Dit biedt geen m o g e l i j h e d e n v o o r o n d e r s t e u n i n g. Stib heeft informatie en advies i n g e w o n n e n bij het M e l d p u n t Bijzondere Zorg en het Regionaal Expertise C e n t r u m. Die adviseren o m gebruik te m a k e n van een b e p a a l d e z o r g a a n b i e d e r. Deze is nog niet d o o r de g e m e e n t e Buren g e c o n t r a c t e e r d. De g e c o n t r a c t e e r d e partijen h e b b e n niet de expertise die v o o r de j o n g e m a n nodig is. Via Stib is de g e a d v i s e e r d e zorgorganisatie ingezet. H i e r v o o r m o e s t een apart contract g e m a a k t w o r d e n d o o r de g e m e e n t e, o m d a t er n i e m a n d is die het PGB van de j o n g e m a n zou k u n n e n b e h e r e n. 9
Met dit traject zijn medewerkers van het Stib ruim 60 uur bezig geweest. Belangrijke is dat we nog niet voldoende expertise op dit terrein. Door dit vraagstuk hebben we meer ervaring opgedaan. Er is zo geleerd van alle stappen en valkuilen. 7. Welke informatie hebben we nog niet? Ondanks dat we al een beeld hebben kunnen geven van onderdelen van het werk van Stib, hebben we veel informatie nog niet. Eerder gaven we al aan dat 2015 een overgangsjaar is. We hopen wel dat we in de loop van 2015 al meer beeld hebben over onder meer de hoofddomeinen waarop meldingen van Stib betrekking hebben en de budgetuitputting van verschillende zorgvormen. In de brief RI/15/01994 aan de raad gaven we aan dat we eind week 16 pas in het regionale Dashboard zouden kunnen. We kunnen inmiddels in het systeem. Het bleek echter niet mogelijk om al voor het eerste kwartaai gegevens aan te kunnen leveren vanuit dit Dashboard. Het Dashboard is al wel meer gevuld, maar het verder vullen, analyseren en toelichten van de cijfers heeft meer tijd nodig. Om de cijfers betrouwbaar en volledig te presenteren, zullen we in de rapportage van kwartaai 2 ook de gegevens uit kwartaai 1 meenemen. Gegevens uit het Dashboard hebben met name betrekking op de budgetuitputting. 8. Vervolg In de brief RI/15/01994 aan de raad hebben we aangegeven hoe we te werk gaan bij het opstellen van de kwartaalrapportages. Het verder verbeteren van de kwartaalrapportages kost tijd en moet zorgvuldig gebeuren. In de verdere uitwerking dit jaar worden ook andere partijen meegenomen. Een van die partijen is de raadswerkgroep. Daarnaast zal ook de Participatieraad Wmo- en jeugdhulp betrokken worden bij de verder opzet. Daarnaast kijken we ook zelf naar het verbeteren van de indicatoren en de samenstelling van de kwartaalrapportage met de moederorganisaties van Stib. We proberen steeds meer te sturen op outcome-gerichte indicatoren, naast de output-gerichte indicatoren. Dit natuurlijk vanuit de eerder gestelde uitgangspunten in de beleidsplannen. De komende kwartalen kunnen we sommige cijfers ook al vergelijken met voorgaande kwartalen. Het hangt er wel vanaf hoe betrouwbaar de cijfers dan zijn. In de toekomst hopen we ook meer gegevens van de aan Stib deelnemende organisaties (MEE, Mozai'ek, STMR en Welzijn Buren) te kunnen verwerken. We hopen dat op termijn al de organisaties in hetzelfde systeem (Aeolus) gaan registreren, zodat het opstellen van de kwartaalrapportages ook makkelijker wordt en cijfers beterte combineren zijn. Momenteel zijn de moederorganisaties van Stib hierover in gesprek. 10