Volleybalvereniging Switch 87
Inhoudsopgave Voorwoord 1 Algemene informatie... 5 2 Bestuursfuncties... 6 2.1 Dagelijks Bestuur... 6 2.1.1 Functieomschrijving voorzitter... 6 2.1.2 Functieomschrijving secretaris... 7 2.1.3 Functieomschrijving penningmeester... 9 2.2 Algemeen bestuur... 10 2.2.1 Functieomschrijving voorzitter Jeugdcommissie... 10 2.2.2 Functieomschrijving Technisch Coördinator... 12 2.2.3 Functieomschrijving Coördinator Vrijwilligers... 14 2.2.4 Functieomschrijving Activiteiten Coördinator... 15 3 Functies buiten het bestuur... 17 3.1 Ledenadministrateur... 17 3.2 Wedstrijdsecretaris... 19 3.3 Scheidsrechtercoördinator... 20 3.4 Vertrouwenscontactpersoon... 21 3.5 Kledingbeheerder... 23 3.6 Materiaalbeheerder... 24 3.7 Ledenwerver... 25 4 Commissies... 27 4.1 Jeugdcommissie... 27 apr-15 - VDK Pagina 2
4.2 PR-commissie... 28 4.3 Loterijcommissie... 30 4.4 Kascommissie... 31 4.5 STAM... 31 5 Slot... 32 apr-15 - VDK Pagina 3
Voorwoord Vrijwilligersboekje Beste lezer, Het boekje dat voor je ligt bevat informatie over allerlei vrijwilligersactiviteiten die je binnen Switch 87 zou kunnen vervullen. Het geeft algemene informatie en daarnaast specifieke informatie over vrijwilligersfuncties binnen onze volleybal Het beschrijft eigenlijk alle mogelijkheden op het gebied van vrijwilligerswerk binnen Switch 87. Mocht je nog inhoudelijke vragen hebben neem dan contact op met de voorzitter. We hopen dat je veel plezier gaat beleven met het vrijwilligerswerk binnen de Het is immers bovenal een enthousiaste en gezellige groep en zonder vrijwilligers kan de vereniging niet bestaan! Bestuur Switch 87 apr-15 - VDK Pagina 4
1 Algemene informatie Vrijwilligersboekje In dit vrijwilligersboekje vind je de verschillende functies die je binnen jouw volleybalvereniging kunt vervullen. Mocht je interesse hebben in een functie, dan kan je je aanmelden bij de vrijwilligerscoördinator of de voorzitter. De voorzitter is zolang de vacature van vrijwilligerscoördinator niet is vervuld - het aanspreekpunt voor de vrijwilligers binnen de Mocht je vragen hebben of problemen ondervinden binnen je functie dan kun je altijd contact met de voorzitter opnemen. De gegevens van de voorzitter zijn: Anita Brandwijk Telefoon: 024 356 4 683 of 06 138 23 936 E-mail: brandwijkage@gmail.com Organigram Switch '87 apr-15 - VDK Pagina 5
2 Bestuursfuncties Vrijwilligersboekje 2.1 Dagelijks Bestuur Aan het hoofd van de vereniging staat het dagelijks bestuur (DB). Zij zorgen voor het reilen en zeilen van de Eens in de vier weken hebben zij bestuursvergadering. Hier nemen zij de lopende zaken door en de zaken die specifiek betrekking hebben op jouw bestuursfunctie. De bestuursfuncties zijn: voorzitter, penningmeester, secretaris, 2.1.1 Functieomschrijving voorzitter Doel: Geeft leiding aan de vereniging en het bestuur Plaats in vereniging: Is voorzitter van het bestuur Functie-inhoud: Leidt en bereidt de bestuursvergaderingen en algemene ledenvergadering voor. Onderhoudt contact met de Technisch Coördinator. Heeft contract- en evaluatiebesprekingen met professionele trainers. Is eindverantwoordelijke binnen de Initieert teamoverleg. Waakt over de uitvoering van het verenigingsbeleid. Onderhoudt contact met overige (bestuurs)leden. Onderhoudt externe contacten, zoals gemeente en andere verenigingen. Denkt mee over allerhande zaken. Woont eventueel regiovergaderingen bij. apr-15 - VDK Pagina 6
Vrijwilligersboekje Representeert de vereniging bij officiële gelegenheden. Tijdsbesteding: Ongeveer 3 uur per week. Geboden wordt: Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien. Voldoende ruimte voor eigen inbreng zowel binnen de functie als in het bestuur. Kwalificaties: Goede communicatieve vaardigheden. Flexibele instelling. Sociaal vaardig. Initiatiefrijk en enthousiast persoon. Doorzettingsvermogen. Besluitvaardigheid. Gewenst: Ervaring op leidinggevend vlak. Heeft sympathie met het beleid en de visie van de Doorzettingsvermogen. 2.1.2 Functieomschrijving secretaris Doel: Geeft inhoud aan het administratieve takenpakket binnen de Plaats in vereniging: Maakt deel uit van het dagelijks bestuur. apr-15 - VDK Pagina 7
Functie-inhoud: Verdelen van ingekomen post. Algemene ledenvergadering (eenmaal per jaar) bijwonen. Bestuursvergaderingen bijwonen (eens in de vier weken). Ruimte reserveren voor de vergaderingen. Notuleren van bestuursvergadering en algemene ledenvergadering en het opstellen van bijbehorende agenda s. Aanvragen van vergunningen. Verzorgt decoraties voor jubilarissen. Verzorgt aanvragen Koninklijke Onderscheidingen. Verzorgt uitnodigingen naar leden voor feestavonden. Verzorgt de archivering en beheert het archief. Meldt bestuursleden aan bij de Kamer van Koophandel Verricht overige administratieve werkzaamheden. Denkt mee over allerhande zaken. Woont eventueel regiovergaderingen bij. Gaat mee naar officiële gelegenheden. Tijdsbesteding: Ongeveer 1 uur per week. Geboden wordt: Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien. Voldoende ruimte voor eigen inbreng zowel binnen de functie als in het bestuur. Kwalificaties: Netjes en correct werken. Goede communicatieve vaardigheden. Goede beheersing van de Nederlandse taal. Flexibele instelling. apr-15 - VDK Pagina 8
Sociaal vaardig. Vrijwilligersboekje Gewenst: Ervaring op secretarieel vlak. Heeft sympathie met het beleid en de visie van de 2.1.3 Functieomschrijving penningmeester Doel: Geeft inhoud aan het financiële takenpakket binnen de Plaats in vereniging: Maakt deel uit van het dagelijks bestuur. Functie-inhoud: Houdt een financieel overzicht bij: opstellen V&W-rekening per kalender en competitiejaar, kosten/baten, balans, begroting. Woont Algemene ledenvergadering (eenmaal per jaar) bij. Bestuursvergaderingen bijwonen (eens in de vier weken). Verstrekt periodieke financiële overzichten aan bestuur. Voert betalingen uit en administreert. Vraagt subsidies aan. Int contributie: administreert wie wat betaalt en voert incassobatches uit, factureert en volgt op. Stelt vergoedingen en contracten van trainers op. Denkt mee over allerhande zaken. Woont eventuele regiovergaderingen bij. Gaat mee naar officiële gelegenheden. Tijdsbesteding: Ongeveer 3 uur per week. apr-15 - VDK Pagina 9
Geboden wordt: Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien. Voldoende ruimte voor eigen inbreng zowel binnen de functie als in het bestuur. Kwalificaties: Goede communicatieve vaardigheden. Financieel onderlegd. Flexibele instelling. Sociaal vaardig. Gewenst: Ervaring op financieel vlak. Heeft sympathie met het beleid en de visie van de 2.2 Algemeen bestuur Het algemeen bestuur (AB) bestaat uit de leden van het dagelijks bestuur (DB) en verenigingsleden die de verschillende commissie en functies binnen de vereniging vertegenwoordigen. Het AB vergadert gemiddeld vier maal per jaar of vaker op verzoek van het DB. Ook kunnen de leden van het AB door het DB verzocht worden tussentijds deel te nemen aan een DB vergadering. De leden van het AB (naast de leden van het DB) zijn de voorzitter van de Jeugdcommissie, de Technisch Coördinator, de Vrijwilligers Coördinator en de Coördinator Activiteiten. 2.2.1 Functieomschrijving voorzitter Jeugdcommissie Doel: Geeft inhoud aan de jeugdopleiding. Plaats in vereniging: Is voorzitter van de Jeugdcommissie en maakt deel uit van het algemeen bestuur. apr-15 - VDK Pagina 10
Functie-inhoud: Het voorbereiden en voorzitten van de jeugdcommissie vergadering. Het bijwonen van algemene bestuursvergaderingen. Samen met bestuur en jeugdcommissieleden beleid uitzetten voor de jeugd. Bewaken dat het vastgestelde beleid vorm krijgt en wordt uitgevoerd. Bewaken van afspraken die betrekking hebben op de jeugd, zoals gedragscode trainers en coaches. Het voorbereiden en voorzitten van de evaluatievergaderingen met trainers en coaches. Bewaken dat aandachtspunten uit de evaluatie vergadering worden behandeld en verwerkt. Bij calamiteiten die overstijgend zijn, bemiddelen zoals onenigheid tussen trainers en spelers. Evalueren en bijstellen van jaarplannen, jaaractiviteiten, teamindelingen. Tijdsbesteding: Ongeveer 3 uur per week Geboden wordt: Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien Voldoende ruimte voor eigen inbreng zowel binnen de functie als in het bestuur Kwalificaties: Goede communicatieve vaardigheden Flexibele instelling Sociaal vaardig Initiatiefrijk en enthousiast Doorzettingsvermogen Besluitvaardig Affiniteit tot jeugd apr-15 - VDK Pagina 11
Gewenst: Ervaring op (jeugd)sport gebied. Ervaring op leidinggevend vlak Heeft sympathie met het beleid en de visie van de Vrijwilligersboekje 2.2.2 Functieomschrijving Technisch Coördinator Doel: Geeft inhoud aan het technisch beleid van de Plaats in vereniging: Maakt deel uit van het algemeen bestuur. Functie-inhoud: Vergadert vier maal per jaar met het AB. Organiseert scholing van clubtrainers/assistent trainers intern/extern: Intern minimaal twee clinics per jaar, verzorgd door de hoofdjeugdtrainer. Stimuleert/selecteert deelname aan externe trainingen (bv VT2). Organiseert extra scholing voor aspiranten: Minimaal twee clinics, verzorgd door de hoofdjeugdtrainer. Stimuleert jeugdleden tot deelname aan RTC, talenten/regiotrainingen. Controleert aanmelding en acceptatie van aanmeldingen bij RTC en regiotrainingen. Evalueert afspraken en contracten met professionele trainers. Werft nieuwe clubtrainers. Verzorgt scouting van nieuwe (club)trainers en spelers. Adviseert het bestuur over teamindeling, zaalhuur, trainers. Heeft overleg met de jeugdcommissie. Rapporteert 3-maandelijks binnen het bestuur. apr-15 - VDK Pagina 12
Formuleert spelsysteem per niveau in overleg met de professionele trainers. Beoordeelt en evalueert samen met de jeugdtrainers doorgroei van CMV jeugd naar aspiranten. Beoordeelt en evalueert samen met de hoofdtrainers doorgroei van aspiranten naar de senioren (top en breedte). Evalueert samen met de jeugdcommissie persoonlijke prestatiedoelen van de jeugdspelers. Observeert en evalueert spelniveau van senioren. Draagt zorg voor goede aansluiting van teams op de verschillende niveaus. Draagt zorg voor een goede fit (spelplezier) bij de breedtelijn tussen spelers. Draagt zorg voor een goede doorstroming van jeugd naar senioren. Zorgt voor voldoende niveau voor jeugd en senioren. Tijdsbesteding: Ongeveer 3 uur per week. Geboden wordt: Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien. Voldoende ruimte voor eigen inbreng zowel binnen de functie als in het bestuur. Kwalificaties: Ervaren volleyballer. Affiniteit tot jeugd. Goede communicatieve vaardigheden. Flexibele instelling. Sociaal vaardig. Initiatiefrijk en enthousiast. Doorzettingsvermogen. Besluitvaardig. apr-15 - VDK Pagina 13
Gewenst: Ervaring op volleybalgebied. Ervaring op leidinggevend vlak. Heeft sympathie met het beleid en de visie van de Vrijwilligersboekje 2.2.3 Functieomschrijving Coördinator Vrijwilligers Doel: Is het aanspreekpunt voor vrijwilligers binnen de vereniging Plaats in de vereniging: Maakt deel uit van het algemeen bestuur. Functie- inhoud: Houdt het vrijwilligersbestand up to date. Vergadert vier maal per jaar met het AB. Zoekt vrijwilligers voor openstaande functies. Begeleidt en ondersteunt vrijwilligers. Is aanspreekpunt voor vrijwilligers (ook naar bestuur toe). Verdeelt en stemt werkzaamheden af. Woont eventueel regiovergaderingen bij. Gaat mee naar officiële gelegenheden. Tijdsbesteding: Eén uur in de week Geboden wordt: Voldoende ruimte voor eigen inbreng Ruimte om je sociale kring binnen de vereniging te vergroten Gewenst: Sociale vaardigheden Zoekt naar de kwaliteiten van de leden Heeft sympathie met het beleid en de visie van de vereniging apr-15 - VDK Pagina 14
2.2.4 Functieomschrijving Activiteiten Coördinator Doel: Geeft inhoud aan de verschillende activiteiten binnen en buiten de Plaats in vereniging: Maakt deel uit van het algemeen bestuur. Functie-inhoud: Vergadert vier maal per jaar met het AB. Ontwikkelt activiteiten binnen de Stemt activiteiten binnen- en buiten de vereniging af met betrokkenen. Coördineert de Buurtcoachactiviteiten o Stel subsidieaanvraag op. o Heeft overleg met de Gemeente. o Overlegt en evalueert de buurtsportactiviteiten met betrokken instanties (Gasthuis, BSO, School en Racketsport). o Verzorgt publiciteit. o Beheert het financieel budget. o Stelt verantwoordingsdocument op voor de Gemeente Coördineert de toernooiactiviteiten met STAM. o Buitentoernooi. o Olieballentoernooi. Coördineert andere activiteiten: o Nationale Sportweek. o Beachlijn. Vertegenwoordigt PR-commissie in het bestuur. Tijdsbesteding: Ongeveer 4 uur per week. apr-15 - VDK Pagina 15
Geboden wordt: Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien. Voldoende ruimte voor eigen inbreng zowel binnen de functie als in het bestuur. Kwalificaties: Goede communicatieve vaardigheden. Flexibele instelling. Sociaal vaardig. Initiatiefrijk en enthousiast. Doorzettingsvermogen. Besluitvaardig. Gewenst: Belangstelling voor interne- en externe relatie. Heeft sympathie met het beleid en de visie van de apr-15 - VDK Pagina 16
3 Functies buiten het bestuur Hieronder worden de functies beschreven die bestaan binnen de vereniging maar die geen deel uitmaken van het hoofdbestuur. Naast de bovenstaande bestuurstaken kun je je natuurlijk ook inzetten voor de vereniging als scheidsrechter, trainer/coach, wedstrijdsecretaris, ledenadministrateur of medewerker communicatie of vertrouwenspersoon worden. De verschillende functies zijn hieronder verder uitgewerkt. Scheidsrechter Wil je wel wat voor de vereniging doen maar er niet te veel tijd aan kwijt zijn? Wordt dan scheidsrechter! Je kunt je aanmelden door een e-mail te sturen naar: Jos Blom: blom8@me.com Scheidsrechterbeoordelaar Ben je zelf scheidsrechter op hoog niveau en wil je andere scheidsrechters beoordelen en feedback geven zodat ze een code hoger kunnen? Meld je dan aan bij de scheidsrechterscoördinator: John Peeters, John.Peeters@tiscali.nl Trainer/coach Vind je het leuk om de kwaliteiten in de spelers naar boven te halen? Dan is trainen of coachen iets voor jou. Je kunt je aanmelden bij de technisch coördinator. Het e-mailadres is: j.eck56@upcmail.nl. 3.1 Ledenadministrateur Doel: Geeft inhoud aan de ledenadministratie binnen de Plaats in vereniging: Maakt geen deel uit van het bestuur en rapporteert aan de penningmeester. apr-15 - VDK Pagina 17
Functie-inhoud: Meldt nieuwe leden aan en voert deze in de Nevobo en Switchdatabase. Dit gaat automatisch via het Sportlinkprogramma. Verwerkt afmeldingen en voert in op oud-ledenlijst, dit gaat automatisch via het Sportlinkprogramma. Houdt gegevens up-to-date, en voorziet bestuur en commissies van gegevens. Voorziet de penningmeester van af en aanmeldingen (middels ondertekende in/uitschrijfformulieren) ten behoeve van de contributiebetalingen. Tijdsbesteding: Ongeveer 1/2 uur per week. Geboden wordt: Voldoende ruimte voor eigen inbreng. Kwalificaties: Goede communicatieve vaardigheden. Flexibele instelling. Nauwkeurig. Werkt correct en netjes. Integer. Gewenst: Ervaring op secretarieel vlak. Heeft sympathie met het beleid en de visie van de apr-15 - VDK Pagina 18
3.2 Wedstrijdsecretaris Vrijwilligersboekje Doel: Verricht alle administratieve handelingen rondom de wedstrijden binnen de Plaats in vereniging: Maakt geen deel uit van het bestuur, rapporteert aan de penningmeester en werkt nauw samen met de ledenadministrateur. Functie-inhoud: Vult wedstrijdformulieren in voor de competitie, dit gaat automatisch zodra gebruik gemaakt wordt van digitale telling. Plant en verzet wedstrijden. Stuurt ingevulde wedstrijdformulieren op naar de Nevobo, dit gaat automatisch zodra gebruik gemaakt wordt van digitale telling. Vult digitaal scheidsrechters beoordelingsformulieren in (alleen bij promotie- en regiodivisie). Geeft leden en teams op aan de Nevobo. Informeert aan het begin van het seizoen de kledingbeheerder over de teamindeling zodat deze kleding en nummering kan controleren c.q. aanvullen. Geeft instructies aan de teams en leden over het invullen van leden in andere teams. Heeft overleg met zaalbeheerder over inhuur competitietijden. Tijdsbesteding: Ongeveer 2 uur per week. Geboden wordt: Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich goed kan ontplooien. Voldoende ruimte voor eigen inbreng. Kwalificaties: apr-15 - VDK Pagina 19
Goede communicatieve vaardigheden. Flexibele instelling. Gedisciplineerde houding. Goede spelregelkennis. Vrijwilligersboekje Gewenst: Heeft sympathie met het beleid en de visie van de vereniging 3.3 Scheidsrechtercoördinator Doel: Regelt alle zaken met scheidsrechters binnen de Plaats in vereniging: Maakt geen deel uit van het bestuur en valt organisatorisch onder de penningmeester. Functie-inhoud: Belangen behartigen van scheidsrechters. Algemene ledenvergadering (eenmaal per jaar) bijwonen. Aanvang seizoen opgave voldoende regioscheidsrechters, cursisten, rapporteurs, voldoende scheidsrechters en codes voor het aantal teams. Voorziet scheidsrechter van recent spelregelboekje en wijzigingen. Bezoekt verplicht twee maal per seizoen VSK avond in de regio. Organiseert één keer per jaar scheidsrechters bijeenkomst voor eigen club. Deelt in september en januari scheidsrechters in, in het wedstrijdschema. Geeft, indien wedstrijd wordt verzet dit door aan de scheidsrechter. Denkt mee over allerhande zaken. Woont eventueel regiovergaderingen bij. Gaat naar officiële scheidrechter gerelateerde gelegenheden apr-15 - VDK Pagina 20
Tijdsbesteding: Erg periode-afhankelijk. Vooral druk in januari en september met indelen (aantal avonden). Verder gemiddeld een uur per week. Geboden wordt: Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien Voldoende ruimte voor eigen inbreng. Kwalificaties: Goede communicatieve vaardigheden. Flexibele instelling en stressbestendigheid. Sociaal vaardig. Gewenst: Ervaring met de scheidsrechters functie. Heeft sympathie met het beleid en de visie van de 3.4 Vertrouwenscontactpersoon Doel: Het in stand houden of zelfs verbeteren van de omgangsvormen welke bijdragen aan het gevoel van veiligheid en vertrouwdheid voor de individuele leden in de Plaats in vereniging: Maakt geen deel uit van het bestuur maar rapporteert aan de voorzitter en jaarlijks in de Algemene Ledenvergadering. Functie-inhoud: Biedt een luisterend oor in geval er sprake is van ongewenst gedrag maar verdere actie niet gewenst wordt. Handelt indien gewenst, informeel een klacht over ongewenst gedrag af. apr-15 - VDK Pagina 21
Vrijwilligersboekje Neemt problemen van leden van Switch 87 in behandeling met betrekking tot ongewenst gedrag. Hieronder wordt verstaan; het bieden van ondersteuning, begeleiding en advisering om het probleem bespreekbaar en hanteerbaar te maken. Tracht de meest wenselijke en haalbare oplossing te vinden. Zo nodig door als bemiddelaar op te treden, of door er één in te schakelen. Of door te verwijzen naar een externe instantie. Dit alles uitsluitend met instemming van betrokkene. Adviseert gevraagd en ongevraagd het bestuur van Switch 87 ten aanzien van het beleid op het terrein van ongewenst gedrag en het voorkomen hiervan. De vertrouwenscontactpersoon is verantwoording schuldig aan de bestuursvoorzitter. Ten minste 1 x per jaar rapporteert de vertrouwenscontactpersoon aan de bestuursvoorzitter over de klachten die haar hebben bereikt. Zij geeft daarbij ten minste aan: de gevolgde procedure en de kwantiteit van klachten. Gaat waar mogelijk preventief te werk. Bij signalering van mogelijke problemen op het gebied van ongewenst gedrag, wordt dit met betrokkenen besproken. Beantwoordt vragen, verwijst door, adviseert of toetst over al dan niet overschrijden van grenzen. Onderzoekt bij geruchten van klachten, of deze klachten werkelijk bestaan. Verwijst door naar de poule van vertrouwenspersonen- en adviseurs van de NOC*NSF. Tijdsbesteding: Is afhankelijk van te behandelen situaties, gemiddeld een uur per maand. Geboden wordt: Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien. apr-15 - VDK Pagina 22
Voldoende ruimte voor eigen inbreng. Vrijwilligersboekje Kwalificaties: Goede communicatieve vaardigheden. Sociaal vaardig. Integer. Goed kunnen luisteren. Vormen van ongewenst gedrag herkennen en signaleren. Zich op adequate wijze binnen de vereniging presenteren en ongewenst gedrag binnen de vereniging bespreekbaar kunnen maken. Gewenst: Onafhankelijk kunnen beoordelen Heeft sympathie met het beleid en de visie van de vereniging 3.5 Kledingbeheerder Doel: Regelt alle zaken over de (wedstrijd)kleding binnen de Plaats in vereniging: Maakt geen deel uit van het bestuur en rapporteert aan de penningmeester. Functie-inhoud: Beheert de wedstrijdkleding van de leden. Zorgt ervoor dat in het nieuwe seizoen of voor nieuwe leden wedstrijdkleding beschikbaar is. Zorgt voor de juiste nummers op de kleding. Stemt bij aanvang van het seizoen teamnummers af met technisch coördinator en wedstrijdsecretaris Neemt de kleding in van leden die geen wedstrijden meer spelen of het lidmaatschap opzeggen. Zorgt periodiek (een maal per 3 of 4 jaar) voor nieuwe kleding. apr-15 - VDK Pagina 23
Organiseert hiervoor een team dat hem/haar bijstaat in het uitzoeken en bestellen van de nieuwe kleding. Tijdsbesteding: Is afhankelijk van het seizoen: aan het begin van het seizoen wat meer tijd evenals in jaren van nieuwe kleding aanschaf, gemiddeld een uur per maand. Geboden wordt: Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien. Voldoende ruimte voor eigen inbreng. Kwalificaties: Goede communicatieve vaardigheden. Accuraat. Gewenst: Heeft sympathie met het beleid en de visie van de 3.6 Materiaalbeheerder Doel: Regelt alles omtrent volleybalmaterialen in eigendom van de Plaats in vereniging: Maakt geen deel uit van het bestuur en rapporteert aan de coördinator activiteiten. Functie-inhoud: Controleert 3-wekelijks de ballen op spanning en conditie. Houdt een inventaris bij van het materiaal: ballen, ballenkasten, telborden en ballenwagens. Verricht onderhoud aan het materiaal. apr-15 - VDK Pagina 24
Meldt mankementen aan volleybalmateriaal dat eigendom is van de gemeente aan de zaalbeheerder. Tijdsbesteding: Gemiddeld een uur per maand. Geboden wordt: Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien. Voldoende ruimte voor eigen inbreng. Kwalificaties: Technische aanleg. Accuraat. Gewenst: Heeft sympathie met het beleid en de visie van de 3.7 Ledenwerver Doel: Het op peil houden van het ledenbestand en werving van nieuwe leden. Plaats in vereniging: Maakt geen deel uit van het bestuur en rapporteert aan de voorzitter. Functie-inhoud: Maakt een jaaroverzicht met momenten voor ledenwerving. Organiseert vriend/vriendintrainingen. Organiseert volleybalclinics op scholen in de regio. Verzorgt berichten in nieuwsbrieven van scholen. Werft actief deelname aan schoolvolleybaltoernooi, Olieballentoernooi en buitentoernooi. Communiceert via Facebook de verschillende activiteiten. apr-15 - VDK Pagina 25
Stemt activiteiten af met de jeugdcommissie en de PR commissie. Evalueert resultaten. Tijdsbesteding: Gemiddeld een uur per week. Geboden wordt: Een zelfstandige functie waarin de vrijwilliger zich optimaal kan ontplooien. Voldoende ruimte voor eigen inbreng. Kwalificaties: Goede communicatieve vaardigheden. Flexibele instelling. Sociaal vaardig. Doorzettingsvermogen. Gewenst: Heeft sympathie met het beleid en de visie van de apr-15 - VDK Pagina 26
4 Commissies Om activiteiten binnen de vereniging van de grond te krijgen zijn er verschillende commissies in het leven geroepen. Mocht je interesse hebben om deel te nemen in een commissie dan kun je contact opnemen met de voorzitter/vrijwilligerscoördinator en hij/zij stuurt je door naar de desbetreffende contactpersoon. Hieronder worden de verschillende commissies en functies binnen de commissies beschreven. 4.1 Jeugdcommissie De jeugdcommissie heeft als doel het bewaken van de uitvoering van het technisch beleid, begeleiden van de trainers en zorgen voor een goede doorstroming van de jeugd naar de senioren teams. Zij zorgt voor de algemene organisatie van de jeugdafdeling en organiseert speciale activiteiten voor de jeugd zoals Halloween, Sinterklaas, een carnavalsavond, een schoolvolleybaltoernooi en afwisselend voor de mini s/clusters en de aspiranten een zomerkamp. Het bestuur van Jeugdcommissie bestaat uit een voorzitter en een secretaresse, de wedstrijdsecretaris fungeert als penningmeester van de commissie. Daarnaast is een aantal leden belast met de activiteitenvoorbereiding. De voorzitter van de jeugdcommissie heeft tevens zitting in het Algemeen Bestuur. Functieomschrijving medewerker Jeugdcommissie (kwalificaties kunnen door verschillende personen worden vervuld/gedeeld). Doel: Regelt zaken m.b.t. de jeugd binnen de vereniging Plaats in de vereniging: Maakt (behalve de voorzitter) geen deel uit van het bestuur Functie inhoud: Zoeken van trainers/coaches voor de jeugdteams Indelen van leden in de jeugdteams Indelen van de teams op trainingsavonden Vergaderen eens in de vier weken apr-15 - VDK Pagina 27
Organisatie van het jeugdkamp Organisatie overige jeugdevenementen Beheren van jeugdkleding. Organiseren selectietrainingen Evalueren van trainers Organiseren samen met TC van clinics voor trainers en aspiranten. Tijdsbesteding: Afhankelijk van functiepakket gemiddeld 2 uur per week. Geboden wordt: Ruimte voor eigen inbreng Kwalificaties Goede communicatieve vaardigheden. Affiniteit tot jeugdsportactiviteiten. Flexibele instelling Initiatiefrijk en enthousiast Doorzettingsvermogen Gewenst: Sympathie hebben met het beleid en de visie van de 4.2 PR-commissie De PR-commissie heeft tot taak de vereniging naar buiten te vertegenwoordigen en onderhoudt als zodanig contacten met de pers, sponsors en adverteerders. Daarnaast verzorgt de PR-commissie nieuwsberichten binnen de De PR commissie bestaat uit de clubbladredactie en een aantal leden, die de contacten met de sponsors en adverteerders verzorgen. Voor de informatie naar de leden wordt vier maal per jaar een clubblad uitgegeven als mede ongeveer elf maal per jaar een Tribuneblaadje tijdens de thuiswedstrijden op donderdagavond. Vanuit de PR-commissie worden de sponsors en adverteerders benaderd en worden periodiek nieuwe apr-15 - VDK Pagina 28
afspraken gemaakt. De PR-commissie heeft een secretaresse/notulist en penningmeester die de sponsorrekening beheert. De PR-commissie rapporteert in het Algemeen Bestuur via de Coördinator Activiteiten. Functieomschrijving medewerker PR-commissie (kwalificaties kunnen door verschillende personen worden vervuld/gedeeld). Doel: Verspreiden van het nieuws binnen de vereniging via mail en sociale media Plaats in de vereniging: Maakt geen deel uit van het bestuur Functie inhoud: Opstellen persberichten en ander nieuws voor externe media. Nieuws verspreiden via social media. De verenigingswebsite bijhouden. Opstellen van teksten voor het clubblad. Samenstellen van het clubblad. Opstellen van het Tribuneblaadje. Het jaarlijks ophalen van advertenties. Contact onderhouden met adverteerders en sponsors. Opstellen sponsorcontracten. Actief nieuwe sponsors en adverteerders werven. Opstellen en actualiseren van verenigingsflyer. Ontwikkelen van promotiemateriaal. Coördineren van het plaatsen van sponsorborden tijdens thuiswedstrijden. Tijdsbesteding: Afhankelijk van de tijd in het seizoen o advertenties ophalen beslaat 2 dagen/jaar o opstellen clubblad vraagt om 3 dagen per 3 maanden o opstellen Tribune vraagt om 1 dag per twee weken in de periode september april. o overige zaken 1 uur er week apr-15 - VDK Pagina 29
Geboden wordt: Ruimte voor eigen inbreng Kwalificaties Commerciële aanleg. Goede communicatieve vaardigheden. Bekend met tekstverwerking. Initiatiefrijk en enthousiast Doorzettingsvermogen Gewenst: Ervaring met social media en communicatie Beheerst de Nederlandse taal schriftelijk Sympathie hebben met het beleid en de visie van de 4.3 Loterijcommissie De Loterijcommissie bestaat uit 2 tot 3 leden en is verantwoordelijk voor de jaarlijkse Paasloterij die plaatsvindt in de 2 weken voorafgaand aan Pasen. De Loterijcommissie rapporteert aan de secretaris. De werkzaamheden omvatten: Het zoeken van sponsors voor het drukken van de loten (in overleg met de PR-commissie). Het regelen van het drukken van de loten. Het maken van een straatindeling voor de verkoop van de leden. Het uitgeven van de loten aan de verschillende teams. Het controleren dat de teams tijdig de loten verkopen. Het innemen van het geld en het maken van een overzicht van de verkochte loten. Het organiseren van de trekking. Het publiceren van de uitslag van de loten (via de PRcommissie). apr-15 - VDK Pagina 30
Vrijwilligersboekje Afdracht van de opbrengst met verantwoording van de verkochte loten aan de penningmeester. 4.4 Kascommissie De kascommissie bestaat uit twee leden uit de Dit mogen geen bestuursleden zijn. De kascommissie controleert jaarlijks het financieel overzicht van de penningmeester. Dit kost een uurtje tijd. De kascommissie rapporteert haar bevindingen aan de Algemene Leden Vergadering. Je zit twee jaar in de kascommissie, om het jaar treedt er één lid af. Een nieuw lid wordt tijdens de algemene ledenvergadering benoemd. 4.5 STAM STAM staat voor Stichting Toernooi Activiteiten Millingen en heeft als doel het ondersteunen van de Switch 87 onder andere door het organiseren van volleybaltoernooien. Het belangrijkste toernooi is het jaarlijkse 2-daags buitentoernooi, waaraan ca. 150 teams deelnemen uit Nederland en Duitsland. Daarnaast wordt in december een Olieballentoernooi georganiseerd. Het bestuur van STAM bestaat uit minimaal drie leden en maximaal dertien leden, waarvan minimaal twee en maximaal zeven door het bestuur van de vereniging worden benoemd. Het bestuur van de stichting kan zelf maximaal zes leden benoemen. Het bestuur bestaat uit vrijwilligers die de functie van voorzitter, secretaris en penningmeester vervullen als mede een aantal bestuursleden, die verantwoordelijk zijn voor specifieke onderdelen van de toernooiorganisatie zoals horeca, technische zaken, toernooiadministratie en PR. Jaarlijks wordt door het stichtingsbestuur in overleg met het bestuur van de vereniging bepaald welk deel van het batig saldo ter beschikking van de vereniging wordt gesteld. Bij de bepaling van de bijdrage door STAM wordt ook de lange termijn verwachting binnen STAM in overweging genomen. apr-15 - VDK Pagina 31
Voor de organisatie van toernooien maakt STAM gebruik van vrijwilligers van Switch 87. De tijdsbesteding is sterk afhankelijk van de functie en kan variëren tot een compleet weekend tijdens het buitentoernooi tot enkele uren per dag voor het draaien van bardiensten, kassadiensten, wedstrijdsecretariaat, opruimen van de velden en terreinen, helpen als parkeer en kampeerhulp. Je kunt je als vrijwilliger aanmelden bij Ton van der Knijff, volleystam@gmail.com 5 Slot Enthousiast geworden? En wil jij iets doen voor jouw volleybalvereniging? Vele handen maken licht werk! Switch 87 is een vereniging waar je een leuk potje kan volleyballen en waarbij je na de training of wedstrijd gelegenheid hebt om gezellig na te praten onder het genot van een drankje. Wij willen de goede sfeer graag behouden en we zijn trots dat onze gemeenschap Millingen, Kekerdom en Leuth zo n grote en vooral leuke vereniging heeft. Zonder vrijwilligers kan een vereniging natuurlijk niet bestaan dus meld je aan als vrijwilliger bij de voorzitter/vrijwilligerscoördinator. apr-15 - VDK Pagina 32