Titel: Kwaliteitsbeheer *** KWALITEITSDOCUMENT KINDEROPVANG SNOOPY *** Document code: 0.1 Soort document: Protocol Aantal pagina s: 5 Aantal bijlagen: 2 Status: Vastgesteld Actie: Vervang vorige versie Datum: Januari 2015 Eigenaar: Kwaliteitscommissie Evaluatie & actualisatie datum: Januari 2017 Kwaliteitsbeleid De kwaliteitscommissie is verantwoordelijk voor het kwaliteitsbeleid van de organisatie. Doel kwaliteitsbeleid Het doel van het kwaliteitsbeleid is: Inzicht geven over het gevoerde beleid aan belanghebbenden, denk aan ouders en GGD. Kennis hebben van en werken volgens het vastgestelde beleid. Eenduidigheid van werken binnen de organisatie. Kwaliteitscommissie De kwaliteitscommissie bestaat uit zes personen, te weten het managementteam en twee medewerkers van verschillende afdelingen uit de organisatie. Afhankelijk van de bezetting in de commissie kan naast de vaste leden nog een medewerker roulerend gastlid zijn, op verzoek van de commissie. De leden van de kwaliteitscommissie vergaderen één keer per maand. De secretaris van de kwaliteitscommissie stelt de agenda op voor de vergadering. Kwaliteitsbevorderaar Elke locatie heeft een kwaliteitsbevorderaar. De taken van de kwaliteitsbevorderaar zijn: Op elke locatie staat een map met Feedbackformulieren. Per kwaliteitsstuk is een Feedback formulier waarop gedurende de tijd feedback op het stuk genoteerd kan worden. Er wordt een nieuw formulier toegevoegd nadat de feedback is doorgegeven aan de secretaris van de KWC. De naam en het nummer van het kwaliteitsstuk wordt op het blanco feedbackformulier geschreven ( bijlage 2). Indien een nieuw beleidsstuk is vastgesteld dan zorgt de secretaris van de KWC voor een nieuw feedbackformulier met naam en nummer. Feedback verzamelen, bespreken en samenvatten met betrekking tot documenten die geactualiseerd moeten worden. En deze samenvatting mailen naar de secretaris van de kwaliteitscommissie. De kwaliteitsbevorderaar kan waar nodig verduidelijking vragen bij de vaste kwaliteitscommissieleden. Een kwaliteitsbevorderaar wordt aangesteld voor een periode van twee jaar. Locatiehoofd / Teamleider Het locatiehoofd cq de teamleider is verantwoordelijk voor; Nieuwe en geactualiseerde kwaliteitsdocumenten onder de aandacht brengen van de medewerkers op de locatie. Het hoofd BSO kopieert de kwaliteitsdocumenten met de rode aanpassingen voor de teamleiders zodat zij weten wat er is aangepast. Erop toezien dat de inhoud van de kwaliteitsdocumenten bekend is bij de medewerkers en hen verwijzen naar de documenten indien kennis ontbreekt 1
Directeur De directeur heeft de bevoegdheid met betrekking tot het updaten en wijzigen van kwaliteitsdocumenten gedelegeerd naar de kwaliteitscommissie. Indien er sprake is van een wezenlijke nieuwe werkwijze danwel er wijzigingen aangebracht worden wat resulteert in extra kosten voor Snoopy dan dient de kwaliteitscommissie dit voor te leggen aan de directeur. De directeur kan feedback geven op de kwaliteitsdocumenten die vermeld staan in de note of indien zij dat noodzakelijk acht i.v.m. wijziging beleid. De directeur ontvangt de notulen van een vergadering van de kwaliteitscommissie. Tevens ontvangt zij de kwaliteitsdocumenten met de rode aanpassingen. Kwaliteitsavond Twee keer per jaar (voorjaar en najaar) is er een kwaliteitsavond. De kwaliteitsavonden staan in het teken van een actueel thema. Kwaliteitsdocumenten op de website Op het beveiligde deel van de website van Kinderopvang Snoopy staan alle actuele kwaliteitsdocumenten. Via de inlog voor personeel of ouders is er toegang tot de kwaliteitsdocumenten. Zodra de documenten geupdate zijn, worden deze gemeld in de note en de nieuwsbrief en beschikbaar gesteld op de website. Kwaliteitsdocumenten op de server De kwaliteitsdocumenten worden beheerd door de secretaris van de kwaliteitscommissie. Alle vastgestelde stukken staan op de server onder Algemeen\Kwaliteit en zijn beveiligd met een wachtwoord voor wijzigen. De stukken die nieuw worden gemaakt of worden geactualiseerd, worden opgeslagen in Algemeen\Kwaliteit\Concept. Voordat een bestaand kwaliteitsdocument wordt bewerkt, wordt het via Opslaan als opgeslagen in de map Concept. Zodra een (nieuw) kwaliteitsdocument is vastgesteld vervangt de secretaris de oude versie door de nieuwe. Ontwikkeling beleid Nieuwe kwaliteitsdocumenten worden geschreven n.a.v. de Wet kinderopvang, andere wettelijke regelingen, de CAO kinderopvang, maatschappelijke ontwikkelingen en ontwikkelingen binnen de organisatie. Ieder vast lid van de kwaliteitscommissie ontwikkelt, binnen gestelde kaders, nieuw beleid. De directeur geeft de kaders aan. De directeur kan specifieke disciplines verzoeken een kwaliteitsdocument te schrijven over een onderwerp dat binnen diens (werk)gebied ligt. Evaluatie en actualisatie De secretaris agendeert kwaliteitsdocumenten die geactualiseerd moeten worden. Zie bijlage 2 Het stroomschema voor de werkwijze. De kwaliteitscommissie kan kwaliteitsdocumenten, ten gevolge van ontwikkelingen, eerder behandelen dan de actualisatiedatum. Ook medewerkers uit de organisatie kunnen de kwaliteitscommissie via de kwaliteitsbevorderaars verzoeken een kwaliteitsdocument eerder te behandelen. Het is ter beoordeling van de kwaliteitscommissie of het noodzakelijk is om een kwaliteitsdocument eerder te actualiseren. Vaststellen beleid De kwaliteitscommissie beoordeelt de kwaliteitsstukken op helderheid, concreetheid, haalbaarheid en gestelde kaders binnen de organisatie. Een kwaliteitsdocument kan ter beoordeling of aanvulling worden gestuurd naar een discipline, voor wie de inhoud van toepassing is (bij de uitvoering van de werkzaamheden). Hiermee worden de verschillende functionarissen 2
binnen de organisatie bedoeld, alsmede de OC (zie kwaliteitsdocument Oudercommissie (OC), punt adviesrecht, ongevraagd advies en adviestraject). Wanneer er vanuit een discipline een aanvulling of opmerking wordt gegeven, wordt het kwaliteitsdocument opnieuw in de kwaliteitscommissie besproken en zo nodig bijgesteld. Daarna wordt het definitief vastgesteld en wordt een actualisatiedatum afgesproken. Medewerkers worden via de note op de hoogte gebracht van geactualiseerde stukken. Het locatiehoofd / teamleider bespreken de belangrijkste wijzigingen op de kwaliteitsdocumenten in de teamvergadering. Hiervoor gebruiken zij de versie met rode wijzigingen/feedback als basis. Aan medewerkers wordt gevraagd verschillen die zij signaleren tussen kwaliteitsdocumenten en praktijk te bespreken met hun leidinggevende. Route implementeren nieuwe kwaliteitsdocumenten: zie bijlage 1 Het stroomschema. Alle medewerkers zijn verplicht zich op de hoogte te houden van de kwaliteitsdocumenten. Snoopy is van mening dat kennis van de inhoud en het uitvoeren van de kwaliteitsdocumenten een vereiste is voor het goed functioneren. Het is dan ook een onderdeel van het functioneringsgesprek. 3
Bijlage 1 Te actualiseren of nieuwe kwaliteitsdocument Melding in de note welke documenten geactualiseerd moeten worden, inclusief reactietermijn (6 weken). Door: secretaris KWC Mail aan de LOC s, inclusief reactietermijn (6 weken). Door: secretaris KWC. Medewerkers leveren feedback op de kwaliteitsdocumenten via het Feedbackformulier (bijl. 3). KB maakt samenvatting. OC-leden stellen inhoudelijke adviezen op en mailen deze naar de secretaris KWC. Digitale ontvangst bij secretaris KWC. Planning op agenda KWC. Door: secretaris KWC. Behandelen en vaststellen in KWC. Door: leden KWC. Vastgestelde documenten worden bekend gemaakt via de note en vervangen op de server. Door: secretaris KWC Terugkoppeling vastgestelde documenten (die de ouders aangaan) nav FB OC s. Nieuwe en geactualiseerde documenten vermelden in de nieuwsbrief. Door: secr. KWC aan OC s. Vastgestelde documenten worden op het beveiligde deel van de website geplaatst voor personeel en ouders. Door: secretaresse Vastgestelde documenten worden indien nodig behandeld in teamoverleg. Door: LH/TL 4
Feedbackformulier kwaliteitsdocumenten Bijlage 2 Naam kwaliteitsdocument: Datum volgende update: Heb je tips, op- en aanmerkingen en adviezen op dit kwaliteitsdocument, noteer dit dan op dit formulier. De feedback zal bij de volgende update worden meegenomen. Naam medewerker: Feedback: 5