Video-instructie portfolio in het VUmc-compas Faculteit Geneeskunde (VUmc) Projectvoorstel Educatieve Middelen Pool 2009-2010 vrije Universiteit amsterdam 2009 Vrije Universiteit, Amsterdam
Projectvoorstel <Projectnaam/Werktitel>, <versienr.> 2 Status Definitief Versie 0.1 Vervolgproject Aanvulling op EMP projectaanvraag portfolio 2009-2010 Looptijd September 2009-september 2010 Auteur Irene Slootweg, examinator portfolio a.i. IA.Slootweg@vumc.nl Datum 25-06-09 Prof. Dr. H.J. Groenewegen, programmaleider bachelorfase Vumc-compas. Dr.M.G.A.J. Wouters, programmaleider masterfase 2&3 Vumc-compas. Irene Slootweg, examinator portfolio a.i. IA.Slootweg@vumc.nl Opdrachtgever Projectleider Bestandsnaam Document3 Versiehistorie Versienummer Datum Auteur Opmerking Contactpersonen Onderwijscentrum VU: Procedure en overige vragen: mevr. drs. C.M.J. Peters (E: c.peters@ond.vu.nl T: 020 598 9221). Zij zal doorverwijzen naar de experts die horen bij de verschillende thema s.
Projectvoorstel <Projectnaam/Werktitel>, <versienr.> 3 Samenvatting Onbekend maakt onbemind Deze EMP aanvraag sluit aan bij de EMP aanvraag Portfolio VUmc compas 2009-2010. Ter ondersteuning van de implementatie van het portfolio in het VUmc-compas vragen wij hulp bij het maken van een video-instructie portfolio voor de studenten. Het doel daarvan is het verbeteren van de studievoorlichting aan studenten, specifiek gericht op het portfolio leren. Het doel is tevens om de docenteninzet te verlichten. Een video-instructie geeft op een eenduidige manier aanwijzing, waarbij de student in eigen tempo de instructie kan toepassen. De student kan de informatie oproepen zo vaak als nodig en op eigen gekozen tijdstippen. 1. Rechtvaardiging van het project Motivatie De instructie portfolio in de bachelor verloopt niet naar tevredenheid van student en docent. De eerste instructie is sterk gericht op de stappen in het digitaal proces. In het 1 e jaar van de bachelor zitten 100 studenten bijeen in een computerlokaal. Dat is voor de snelle student te langdradig en te weinig uitdagend. Andere studenten hebben veel meer tijd nodig en verlaten na de instructie les vertwijfeld de zaal. De tweede mogelijkheid is informatieoverdracht tijdens een college in de eerste cursus van het eerste semester. Dat gaat over het belang van portfolio leren en wat de student precies moet verzamelen en moet doen om zich op mentorgesprekken voor te bereiden. De masterfase heeft een systematiek van instroom van 24 studenten om de drie weken. Deze studenten krijgen in 50 minuten instructie (digitaal)portfolio. Dit vraagt een enorme tijdsinvestering van de docenten De ervaring bij het geven van de instructie tot nu toe is dat het lijkt of de studenten in eerste instantie alles goed begrijpen. We sluiten de instructie af als er geen vragen zijn én de studenten geven aan wel uit de voeten te kunnen met de opdrachtten. Dat blijkt gaandeweg anders. Portfolio schuiven studenten makkelijk voor zich uit en áls ze zich dan voor een mentorgesprek voorbereiden, ontstaat er verwarring en komen er vragen. Dat is ook de ervaring van mentoren Wij zijn ons bewust van het feit dat video-instructie nooit 100% het menselijk contact kan vervangen. Wij zullen inloopspreekuren organiseren. Met een video instructie maak je de instructie flexibel, professioneel wat winst betekent in het gemak en effectieve informatie overdracht (tel uit je winst). Studenten kunnen, wanneer zij daar (leer) behoefte aan hebben de video bekijken. Wij denken ook dat de instructie dan beter beklijft en studenten meer gemotiveerd aan het portfolio werken. We weten uit portfolio onderzoeken dat er bij studenten (en mentoren) een grote behoefte aan instructie bestaat. Bijdragen aan facultair onderwijsbeleid De ontwikkeling van het VUmc-compas heeft een prominente plaats in het meerjarenbeleid van de faculteit. Het portfolio maakt integraal onderdeel uit van de ontwikkeling waar studenten hun vorderingen in het VUmc profiel tonen en bespreken met een mentor. Het portfolio valt binnen het toetsbeleid VUmc-compas. Met een video-instructie portfolio laat de faculteit zien de student serieus te nemen en te werken aan een betere informatieoverdracht. Relatie met EMP-thema s onderwijsvisie VU jaarplan Het project borduurt voort op implementatie van eerdere EMP projecten portfolio. In de ogen van de faculteit past het onderwerp binnen de onderwijsvisie van de universiteit en binnen de
Projectvoorstel <Projectnaam/Werktitel>, <versienr.> 4 verschillende EMP thema s Vergroten van het studiesucces in de bachelor door heldere beoordelingscriteria. Studenten weten waar ze aan toe zijn. Verbeteren van de studievoorlichting door handleidingen. Het is voor studenten - zo bleek uit evaluaties -frustrerend als er onduidelijkheid is over hoe ze een portfolio moeten samenstellen. Een heldere instructie die studenten in eigen tijd doorlopen, kan het studiesucces wellicht niet verhogen maar kan wel heel stimulerend werken. Het kost de student minder tijd om keuze te maken over de inhoud van het portfolio en over de agendapunten voor het mentorgesprek. Die tijd kan mooi besteed worden aan de studie. 2. Projectdefinitie Projectdoelstellingen Met het project willen we de instructie portfolio verbeteren door een video-instructie te maken. Het is de bedoeling dat de studenten op eigen wijze en in hun eigen tempo de instructie portfolio toepassen. Daarmee zijn de studenten beter in staat het portfolio te gebruiken tijdens de studie geneeskunde. We meten deze doelstelling met behulp van de taakgroep kwaliteit. Zij doen jaarlijks een tevredenheidenquête bij studenten. De volgende stellingen van de enquête geven ons inzicht in de verbetering: Het is mij duidelijk wat het doel van het portfolio is De informatie voor het opbouwen van mijn portfolio was duidelijk In 2008-2009 scoren we op deze twee stellingen gemiddeld 2,7 op een 5-puntsschaal Projectbereik We richten ons op studenten van de bachelor en master en niet op mentoren. De noodzaak bij de studenten ligt hoog, zie motivatie van het project. Mentoren hebben ter voorbereiding op het mentoraat een speciale mentor training. We richten ons bij de video-instructie louter op het portfolio als onderwijsmiddel en niet op de digitale versie. Het is dan ook géén digitale instructie. De reden voor deze keuze ligt in het feit dat de digitale leeromgeving mogelijk zal worden aangepast. De instructie zal gaan over: 1. de vorm van portfolio, 2. de manier van gegevens verzamelen over de studieresultaten en het VUmc compas, 3. het onderscheiden van hoofd-en bijzaken 4. het komen tot leerdoelen/leerplan 5. het (voorbereiden van het) mentorgesprek 6. het schrijven van helikopterverslag Projectresultaten Na afloop van het project beschikt de faculteit over een video-instructie portfolio voor bachelorstudenten en masterstudenten. Relaties met andere projecten De belangrijkste relatie is met project portfolio VUmc-compas 2009-2010. De opdrachtgevers en de projectleider zijn voor beide verantwoordelijk. 3. Kwaliteit en disseminatie Kwaliteitseisen De kwaliteitseisen waar de video-instructie aan moeten voldoen, worden bepaald door projectleider en geaccordeerd door de opdrachtgevers. De video is te vertonen op blackboard, begrijpelijk, toegankelijk, flexibel te doorlopen, professioneel van inhoud en vorm, spreekt de doelgroep aan en is modern vormgegeven.
Projectvoorstel <Projectnaam/Werktitel>, <versienr.> 5 Over de 6 stappen van de instructie (zie project bereik) maken we een video voor en door studenten. De inhoud en opzet van de video zullen regelmatig afgestemd worden met die gebruikersgroep. Er worden tussenevaluaties georganiseerd om het eindproduct adequaat af te stemmen op de doelgroep. Met behulp van de bestaande kwaliteitsevaluaties zal duidelijk worden of de student door de video beter op de hoogte zijn van het nut en de noodzaak van portfolio. Borging van kwaliteit van de resultaten Met de medewerker automatisering en onderwijs én met de opdrachtgevers maakt de projectleider afspraken over de (kwaliteit van de) resultaten. Op regelmatige basis is er overleg over de voortgang en inhoud van het project. Opdrachtgevers bepalen uiteindelijk of de video beantwoordt aan de doelstelling Bruikbaarheid van de resultaten De video-instructie is te vinden op blackboard. Dat is belangrijk voor het creëren van draagvlak voor portfolio bij studenten en binnen de organisatie van het onderwijs. Een randvoorwaarde is dat de examinator portfolio probleemeigenaar is, die zorg draagt voor de borging in de organisatie. Via het netwerk Nederlandse Vereniging Medisch Onderwijs kunnen wij andere faculteiten informeren. Wij kunnen gebruik maken van de ontwikkelingen op dit gebied uit Leiden en Utrecht. Via het Onderwijscentrum kunnen de resultaten gebruikt worden voor andere faculteiten. 4. Projectstructuur Opdrachtgevers geven richting aan het project. Zij zijn verantwoordelijk voor de bachelor en master VUmc-compas. Het is essentieel dat de ontwikkeling van het portfolio aansluit bij doelstelling van het VUmc-compas. Prof. Dr. H.J. Groenewegen, programmaleider Bachelor VUmc-compas Dr. M.G.A.J. Wouters, projectleider ontwikkeling Master VUmc-compas Projectgroep Naam Functie Afdeling Projectrol Uren p/w Telefoon Email Instituut voor Onderwijs en Opleiden Onderwijskundige en ICT 4/pw Irene Slootweg Studenten (tevens acteurs) Examinator portfolio a.i. projectleider Jaarvertegenwoordigers 2/pw 4448568 ia.slootweg@vumc.nl Op afroep Ondersteuner Onderwijscentrum VU Zie onderstaande punt 4/pw
Projectvoorstel <Projectnaam/Werktitel>, <versienr.> 6 Ondersteuning vanuit Onderwijscentrum VU Het betreft onderwijskundige ondersteuning op gebied van portfolio. Het betreft ook deskundigheid op gebied van video instructie voor jonge mensen Wij vragen ondersteuning aan voor 0.1 FTE. Voornaamste taken zijn: Inbreng van expertise over video instructie en portfolio vanuit VU en andere faculteiten (expert-rol) De projectleider gevraagd en ongevraagd adviseren over voortgang en kwaliteit van de resultaten (partner-rol) Ontwerpen van video onderwijsmateriaal (rol van ontwikkelaar) Stuurgroep (voorheen begeleidingscommissie) De twee opdrachtgevers van het project zijn lid van het managementteam van de opleiding Geneeskunde IOO (Instituut voor Onderwijs en Opleiden). Zij dragen zorg voor draagvlak bij het management over inhoud en voortgang van dit project. De projectleider overlegt minimaal 1x in de 2 maanden over het project met de opdrachtgevers. De projectleider legt verantwoording af en komt met de opdrachtgevers tot overeenstemming over inhoudelijke en organisatorische zaken. Zo nodig vindt naar aanleiding van dat overleg bijsturing van het project plaats. De projectleider onderhoudt nauw overleg met de medewerker automatisering en onderwijs. Facultair commitment Gezien de te verwachte resultaten waarbij studenten tevredenheid toe neemt en docenteninzet afneemt is draagvlak bij leden van MT van de faculteit groot. 5. Projectaanpak Hoofdactiviteit omschrijving 1 Opstellen van projectplan. Eerst master-instructie van sept dec en dan bachelor 2 Oriëntatie op vorm van de video 3 Bepalen van de inhoud van de video-instructie, schrijven van een storyboard 4 Beeldschermregistratie bijwerken + Uitleg toevoegen 5 Tussentijds evalueren en bijstellen 6 Opstellen eindrapport Evaluatie studenten meenemen 7 Presentatie van projectresultaten tijdens de universitaire EMPmiddag Presentatie op de universitaire EMP / grassrootsmiddag Planning sept. okt. nov. dec. jan. febr. mrt. april mei juni juli aug. 1 x x x x x x 2 x x 3 x x 4 x x 5 x x 6 x x
Projectvoorstel <Projectnaam/Werktitel>, <versienr.> 7 7 8 6. Materiële kosten De faculteit Geneeskunde staat gerant voor de kosten van de video. We zoeken daarin naar een goedkopere oplossing dan 10.000 euro bij de productie van het AVC. Er zijn verschillende mogelijkheden om budget te organiseren. Wij gaan die op korte termijn onderzoeken. In ieder geval is één van de mogelijkheden de video te bekostigen uit het videobudget van de faculteit geneeskunde 7. Ondertekening en datum Mede namens, Prof. Dr. H.J.Groenewegen Dr. M.G.A.J. Wouters; Datum 25 juni 2009