LASTENBOEK CONCESSIE VOOR DE UITBATING VAN DE FOYER & RECEPTIERUIMTE CULTUURCENTRUM ASSE

LASTENBOEK CONCESSIE VOOR DE UITBATING VAN DE FOYER & RECEPTIERUIMTE CULTUURCENTRUM ASSE 1. Identiteit van de opdrachtgever Autonoom Gemeentebedrijf Asse Gemeenteplein 1, 1730 Asse Hierna genoemd 'het bestuur'. Leidend ambtenaar Naam: Philippe Van Wichelen Adres: Gemeenteplein 1, 1730 Asse T 02 454 19 90 philippe.vanwichelen@asse.be 2. Voorwerp van de concessie De concessie heeft het volgende voorwerp: 1 uitbating foyer cultuurcentrum Asse; 2 uitbating receptieruimte van het bier- en hopmuseum; 3 optie: catering artiesten. 1 Uitbating foyer cultuurcentrum Asse De concessiehouder zal de foyer uitbaten van het cultuurcentrum Asse, gelegen Huinegem 4 te 1730 Asse. De foyer bestaat uit de volgende lokalen: café 1 e verdieping (binnen het raster), keuken, bierkelder en vatenkelder. Het volgende lokaal is gemeenschappelijk: toiletten. De keuken is volledig ingericht en bestaat o.m. uit: koelkast, spoelbak met druipvlak, combisteamer, microgolfoven, fornuis, dampkap, werktafel, hangkast met verlichting, mobiele werktafels, afzettafel, vaatwas kapmodel, rekstelling, koelwerktafel, salamander. De concessiehouder kan gebruik maken van een terras. De uitbating zal enkel geschieden bij activiteiten in het cultuurcentrum (eigen activiteiten CC of van derden). 2 Uitbating receptieruimte van het bier- en hopmuseum De concessiehouder zal de receptieruimte van het bier- en hopmuseum, gelegen op de site 'Oud Gasthuis', Gemeenteplein 26a te 1730 Asse, uitbaten. De receptieruimte bestaat uit de volgende lokalen: bar met ingerichte toog, opslagruimte dienend als vatenkelder en technische ruimte voor de

koelinstallaties, gelagzaal en toiletten en kelder bij het uitkomen van de gelagzaal aan de linkerkant. Maximale capaciteit: 80 personen. Alleen recepties zijn toegelaten. De uitbating zal enkel geschieden op afspraak met de gebruiker en mits goedkeuring door het bestuur of haar gemachtigde. De receptieruimte kan door het bestuur kosteloos als cateringsruimte worden gebruikt. 3 optie: catering artiesten Indien mogelijk kan de concessiehouder op afroep van het bestuur zorgen voor de catering van de artiesten, optredend in het cultuurcentrum Asse. Aantal: ca. 200 maal per jaar. De catering wordt betaald door het bestuur. De kandidaat-inschrijver deelt in zijn offerte mee of hij hiervoor kan instaan en zo ja, hoe hij dit zal realiseren (wat, wanneer, hoe, raming kostprijs ). 3. Beschrijving van de concessie 3.1. Duur De concessie wordt aangegaan voor de duur van negen jaar. Ze kan stilzwijgend worden verlengd. De uitbating kan een aanvang nemen vanaf 1 februari 2017. Partijen kunnen een einde maken aan de concessie bij het verstrijken van het derde of zesde jaar, met inachtneming van een opzeggingstermijn van zes maanden die per aangetekende brief aan de andere partij betekend wordt. De concessie zal onmiddellijk en van rechtswege eindigen in geval van: overlijden of ontbinding van de concessiehouder, faillissement van de concessiehouder, eerrovende strafrechterlijke of correctionele veroordeling van de concessiehouder, feiten in strijd met de openbare orde of de goede zeden, vastgesteld ten laste van de concessiehouder of indien dergelijke feiten door de concessiehouder worden geduld, indien blijk wordt gegeven van onbekwaamheid om het beroep uit te oefenen, slecht onderhoud, nalatigheid van de uitbating, overdragen aan derden, lokalen en materialen doorverhuren, onderverhuren, inbrengen als aandeel in een vennootschap; het niet of laattijdig betalen van de concessievergoeding; handelingen die de goede werking van het cultureel centrum of de bibliotheek in ernstige mate hinderen.

3.2. Concessievergoeding De jaarlijkse concessievergoeding bedraagt minstens 7.000,00 euro (excl. btw). De concessievergoeding is betaalbaar in maandelijkse schijven tien maal per jaar (voor de maanden juli en augustus dient er geen concessievergoeding betaald te worden). De concessievergoeding zal jaarlijks worden aangepast aan de kosten van het levensonderhoud (gezondheidsindex). 3.3. Waarborg Er dient een waarborg gestort te worden van drie maal de maandelijkse concessievergoeding. 3.4. Nutsvoorzieningen en lasten De kosten voor aansluiting, abonnementen en gebruik van telefoon, televisie, internet voor de foyer en de receptieruimte zijn ten laste van de concessiehouder. De kosten voor aansluiting, abonnementen en gebruik van nutsvoorzieningen, zoals water, gas, elektriciteit, verwarming zijn in de concessievergoeding begrepen. De concessiehouder dient zeer strikt te waken over een rationeel energieverbruik en elk nodeloos verbruik te vermijden. De concessiehouder neemt alle belastingen en heffingen welke ook hun oorsprong is waarmee de foyer en de receptieruimte door het Rijk, de provincie, het gewest of de gemeente wordt belast of belast zal worden, volledig op zich. De auteursrechten en billijke vergoeding zijn ten laste van de concessiehouder. De onroerende voorheffing valt ten laste van het bestuur. 3.5. Omschrijving van het exploitatierecht * De concessiehouder gaat de verbintenis aan om dit exploitatierecht uit te oefenen, hetzij rechtstreeks door eigen personeel, hetzij door zaakvoering. Indien de concessiehouder niet zelf de foyer en de receptieruimte exploiteert maar via een gerant, dient het bestuur voorafgaand en schriftelijk akkoord te gaan met de persoon dewelke de foyer en de receptieruimte in feite zal exploiteren. Deze toestemming kan tijdens de duur van de concessie eenzijdig ingetrokken worden door het bestuur. Binnen de drie maanden na het

gemotiveerd besluit dienaangaande zal de concessiehouder een nieuwe gerant moeten voorstellen. De uitbating dient te geschieden overeenkomstig de aard en bestemming van de foyer en de receptieruimte. De concessiehouder zal zich terzake stipt moeten gedragen naar de richtlijnen die hem voor of tijdens de uitbating door het bestuur of haar gemachtigde worden verstrekt. * De concessiehouder verbindt er zich toe steeds te zorgen dat er voldoende bekwaam personeel aanwezig is, teneinde een normale uitbating mogelijk te maken. De kandidaat-concessiehouder deelt in zijn offerte mee hoe hij dit zal realiseren en welke kledingvoorschriften voor het personeel er eventueel zullen zijn. * De concessiehouder kan op eigen risico alle door de wet toegestane dranken en versnaperingen verkopen in de foyer. Indien het bestuur dit nuttig vindt, wordt de mobiele toog ingezet en uitgebaat door de concessiehouder. In de receptieruimte kunnen eveneens maaltijden, snacks, hapjes geserveerd worden in zoverre dit wettelijk toegestaan is. De concessiehouder is verplicht zijn drank aan te kopen bij de leverancier aangeduid door het bestuur. Deze verplichte drankafname geldt niet voor koffie, thee en wijn. De concessiehouder zal minstens één fairtradeproduct en één streekproduct te koop aanbieden. De kandidaat-concessiehouder verduidelijkt dit in zijn offerte. De prijslijst van de aangeboden producten en latere wijzigingen dienen voorafgaand en schriftelijk goedgekeurd te worden door het bestuur. * Behoudens de uitbating van de receptieruimte is het de concessiehouder verboden zelf bepaalde activiteiten te (laten) organiseren, tenzij mits voorafgaande en schriftelijke toestemming van het bestuur of haar gemachtigde. * De concessiehouder zal alle wettelijke en andere verplichtingen, ondermeer wat betreft personeel, alcoholwetgeving, de uitbating, politieverordeningen en brandpreventievoorschriften stipt naleven. Kansspelen, spelautomaten en andere spelen zijn niet toegestaan. De concessiehouder zal voor zichzelf en al zijn personeel een verzekering afsluiten tot dekking van alle risico s inzake burgerlijke aansprakelijkheid, brandgevaar, vandalisme en het verhaal van buren en derden alsmede arbeidsongevallen, en dit bij een erkende verzekeringsmaatschappij. * De concessiehouder is verantwoordelijk voor het sluiten van de foyer en de receptieruimte, het afsluiten van de apparaten, de sanitaire installatie en de toegang tot de rest van het cultureel centrum. Hij voert bij het afsluiten de nodige controles uit.

* Het plaatsen van reclamepanelen, al dan niet verlicht op de gevel, buitenmuren of vensters is niet toegelaten, tenzij mits voorafgaande en schriftelijke toestemming van het bestuur. Het voeren van publiciteit binnen de foyer en de receptieruimte dient smaakvol te gebeuren en dient voorafgaand ter goedkeuring te worden voorgelegd aan het bestuur of haar gemachtigde. De concessiehouder verbindt zich er op toe te zien dat geen emblemen, vaandels, versieringen, prenten worden opgehangen met welkdanig politiek, syndicaal, ideologisch of filosofisch karakter dan ook of strijdig met de openbare orde of goede zeden. De lokalen, meubels en de materialen dienen steeds in perfecte toestand te zijn. De concessiehouder is verantwoordelijk voor de goede naam en imago van de uitbating, die steeds met inachtneming van de normen van de openbare orde en de goede zeden dient te geschieden. Waar het mogelijk is, is hij er eveneens toe gehouden mee te werken aan het voorkomen en beteugelen van onregelmatigheden en misbruiken. * Het Nederlandstalig en Vlaams karakter van de foyer, de receptieruimte en het cultureel centrum dient steeds te worden gerespecteerd. Het bestuur of haar gemachtigde heeft het recht om eventuele gespeelde muziek te laten afzetten of aanpassen. Het personeel moet vriendelijk, voorkomend en Nederlandstalig zijn. * De concessiehouder stelt een naam voor de foyer voor. Deze dient Nederlandstalig te zijn. De naam dient voorafgaand en schriftelijk goedgekeurd te worden door het bestuur. * Er is parkeergelegenheid voor de concessiehouder; hij krijgt drie badges. De parking kan niet worden gebruikt bij schoolvoorstellingen. 3.6. Inrichting, verbouwingen, onderhoud en herstellingen De volgende zaken dienen door de concessiehouder te worden voorzien: meubilair foyer (binnen het raster), terrasmeubels en gebruiksvoorwerpen. Buiten het voorgaande, verbindt de concessiehouder er zich toe alle materieel te voorzien nodig voor de normale uitbating van een foyer en receptieruimte. Dit materieel zal het voorwerp uitmaken van een inventaris op te maken bij het intreden van de concessiehouder. Het ontwerp van inrichting dient voorafgaand ter goedkeuring te worden voorgelegd aan het bestuur of haar gemachtigde. Alle aangebrachte materialen of installaties moeten harmoniëren met de inrichting van het cultureel centrum. Het bestuur of haar gemachtigde kan de verwijdering ervan eisen, zonder hiervoor enige schadevergoeding verschuldigd te zijn.

De concessiehouder mag slechts veranderingen, verbouwingen of herinrichtingen uitvoeren aan de foyer en de receptieruimte mits de voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur of haar gemachtigde. Alle kosten die voortvloeien uit om het even welke verbouwing, aanpassing of uitbreiding, alsook uit de uitvoering van om het even welke wettelijke, administratieve, beroepsmatige of andere voorschriften inzake hygiëne, openbare gezondheid, veiligheid of arbeidsveiligheid omwille van de aard van de handel van de concessiehouder, zijn ten laste van de concessiehouder. Het schoonmaken, het onderhoud en de herstellingen zijn ten laste van de concessiehouder. Dit omvat eveneens de togen en de tapinstallatie. 3.7. Openingsuren De exploitatie van de foyer is gebonden aan de activiteiten van het cultureel centrum. De foyer dient minstens één uur voór tot één uur na het einde van de activiteit van het cultureel centrum te worden opengehouden. 3.8. Speciale gelegenheden De foyer (binnen het raster) en de keuken kunnen maximaal drie dagen per jaar kosteloos gebruikt worden door het bestuur of de gemeente Asse voor eigen activiteiten. Buiten het voormelde gebruik als cateringsruimte kan de receptieruimte maximaal acht dagen per jaar kosteloos gebruikt worden door het bestuur of de gemeente Asse voor eigen activiteiten. Het gebruik kan enkel gebeuren mits voorafgaande afspraak met de concessiehouder. De aanvraag dient minstens twee weken voorafgaand te gebeuren. Indien de concessiehouder reeds een activiteit heeft gepland, heeft deze voorrang. 4. Offerte De inschrijver dient gebruik te maken van het bijgevoegde inschrijvingsformulier. Het inschrijvingsformulier moet vergezeld zijn van de volgende stukken: een attest van de RSZ waaruit blijkt dat de inschrijver in orde is met zijn bijdragen aan de sociale zekerheid; een attest waaruit blijkt dat voldaan werd aan de voorschriften inzake btw; een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document waaruit blijkt dat de inschrijver of de gerant, indien deze de foyer zal exploiteren, of de zaakvoerder(s), indien de inschrijver een vennootschap is, niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; diploma, studie/beroepstitels, beroepservaring; bewijs van kennis van het bedrijfsbeheer. Het bestuur houdt zich het recht voor om bijkomende bewijsstukken, aanvullingen en toelichtingen op te vragen.

De offerte wordt per aangetekende brief of per bode aan het bestuur overgemaakt, uiterlijk tegen 8 november 2016. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven, waarop het volgende vermeld wordt: de datum waarop de offertes worden geopend, gevolgd door "offerte concessie voor de uitbating van de foyer & receptieruimte cultuurcentrum Asse". Bij verzending per post wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met met opgave van het adres van het bestuur en met de vermelding "offerte". Er is geen publieke opening van de offertes. De inschrijver wordt er op gewezen dat de wetgeving overheidsopdrachten niet van toepassing is. De concessie wordt toegekend na oproep tot mededinging. Het bestuur zal bij de gunning van deze concessie wel alle beginselen van behoorlijk bestuur naleven. De foyer en de receptieruimte zijn te bezichtigen na afspraak. Contactpersoon: Naam: Dirk Bovijn, directeur CC Adres: Huinegem 4, 1730 Asse T 02 456 01 60 dirk@ccasse.be 5. Gunning De concessie zal gegund worden aan de inschrijver met de meest voordelige offerte, rekening houdend met de volgende criteria: geboden concessievergoeding; voorgestelde maatregelen voor een vlotte en kwaliteitsvolle exploitatie; ervaring. De inschrijvers kunnen uitgenodigd worden om hun offerte mondeling toe te lichten. Na de gunning zal er een concessieovereenkomst worden afgesloten tussen het bestuur en de inschrijver aan wie de concessie wordt gegund.

INSCHRIJVINGSFORMULIER CONCESSIE VOOR DE UITBATING VAN DE FOYER & RECEPTIERUIMTE CULTUURCENTRUM ASSE Ondergetekende (naam en voornaam):... Hoedanigheid of beroep:... Nationaliteit:... Woonplaats (volledig adres):...... Telefoon:... E-mail:... Ofwel De vennootschap (benaming, rechtsvorm):... Nationaliteit:... Met zetel te (volledig adres):...... Ondernemingsnummer:... Telefoon:... E-mail:... vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de Bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) verbindt zich op zijn roerende en onroerende goederen tot de strikte uitvoering van de concessie voor de uitbating van de foyer & receptieruimte cultuurcentrum Asse overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het lastenboek. Voorgestelde jaarlijkse concessievergoeding:... excl. btw. Als bijlage wordt een document toegevoegd waarin het volgende wordt bepaald: - door wie de uitbating in feite zal gebeuren; - inzet van personeel om aan de voorwaarden vermeld in het lastenboek te voldoen, plus eventuele kledingvoorschriften personeel; - beknopte omschrijving van inrichting en visie inzake uitbating; - kan er ingestaan worden voor de catering van de artiesten en zo ja, hoe dit zal gerealiseerd worden; - verduidelijking aanbieding fairtradeproduct(en) en streekproduct(en).

Door het indienen van het inschrijvingsformulier aanvaardt de inschrijver uitdrukkelijk al de voorwaarden van het lastenboek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn inschrijvingsformulier voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de onregelmatigheid van zijn inschrijving. Gedaan te... de... Handtekening