CONCESSIELEIDRAAD CONCESSIE VAN OPENBARE DIENST MET ALS VOORWERP DE UITBATING VAN DE CAFETARIA SPORTHAL GEMEENTE KAMPENHOUT

Transcriptie

1 CONCESSIELEIDRAAD CONCESSIE VAN OPENBARE DIENST MET ALS VOORWERP DE UITBATING VAN DE CAFETARIA SPORTHAL GEMEENTE KAMPENHOUT Concessie van openbare dienst Adres indiening voorstellen : Gemeentehuisstraat 16 te 1910 Kampenhout Gemeente Kampenhout 1 / 11 Concessieleidraad

2 Uiterste indieningsdatum voorstellen op 30 januari 2015 om 11u Inhoud Artikel 1. Voorwerp van de concessie... 2 Artikel 2. Identiteit van de concessieverleners... 3 Artikel 3. Indienen van de voorstellen... 4 Artikel 4. Identiteit van de inschrijver... 4 Artikel 5. Inhoud van het voorstel... 4 Artikel 6. Mogelijkheid tot onderhandeling... 5 Artikel 7. Niet-toewijzing van de concessie... 6 Artikel 8. Criteria voor toewijzing van de concessie... 6 Artikel 9. Bijlagen... 8 Artikel 1. Voorwerp van de concessie Gemeente Kampenhout 2 / 11 Concessieleidraad

3 Voorliggende concessieleidraad heeft betrekking op de concessie van openbare dienst met als voorwerp de uitbating van een cafetaria, polyvalente zaal (kleine zaal op plan) en buitenruimte (terras) op de eerste verdieping van de sporthal gelegen te 1910 Kampenhout, Zeypestraat 26, kadastraal gekend onder de 1 ste afdeling, sectie C, nr. 408 E deel zoals aangeduid op bijgevoegd plan (bijlage 3). De cafetaria, de polyvalente zaal, het terras, de bergplaats en het sanitair gelegen op de eerste verdieping maken deel uit van de concessieovereenkomst. De inkomhal, vestiaire, bergplaats en twee trappen gelegen op het gelijkvloers maken geen deel uit van de concessieovereenkomst. De Concessiehouder kan wel gebruik maken van deze ruimtes. De toekomstige lift maakt geen deel uit van de concessieovereenkomst. De Concessiehouder kan wel gebruik maken van deze lift. De uitbating van de sporthal in hetzelfde gebouw maakt geen deel uit van de concessieovereenkomst. De Concessiehouder kan evenwel beslissen om de polyvalente zaal en buitenruimte op de eerste verdieping uit het voorwerp van de concessieovereenkomst te laten. De concessie verleent het recht, onder de onderhandelbare voorwaarden bepaald in de concessieovereenkomst toegevoegd in bijlage 2, voor de uitbating van een horecagelegenheid. De uitbater verbindt er zich toe de investeringen te doen en tevens te financieren, zoals deze gedetailleerd zullen worden omschreven in het globaal investeringsplan dat in samenspraak met de gemeente door de uitbater zal worden opgesteld. Opgelet: de reglementering inzake overheidsopdrachten is NIET van toepassing op onderhavige concessie. Artikel 2. Identiteit van de concessiegever Concessiegever: Het College van burgemeester en schepenen van de gemeente KAMPENHOUT Gemeentehuisstraat Kampenhout Contactpersoon: Jan Blockmans, jan.blockmans@kampenhout.vera.be, 016/ Gemeente Kampenhout 3 / 11 Concessieleidraad

4 Artikel 3. Indienen van de voorstellen Het voorstel moet uiterlijk op 30 januari 2015 om 11u ingediend worden op het volgende adres : Gemeentehuis van Kampenhout Gemeentehuisstraat Kampenhout Het voorstel kan worden afgegeven tegen ontvangstbewijs (in een gesloten omslag) in handen van Dominique Coucke, gemeentesecretaris, of diegene die hem vervangt of worden opgestuurd per aangetekend schrijven (dubbele enveloppe). Naast de identificatie van de inschrijver en de datum van indiening van het voorstel dient op de omslag het volgende te worden vermeld: Concessie Cafetaria Sporthal. De inschrijvers blijven gebonden door de inhoud van hun voorstel gedurende een termijn van negentig kalenderdagen, ingaand op de dag volgend op voormelde uiterlijke datum voor indiening van het voorstel. Vóór de uiterlijke indieningsdatum van de voorstellen moet er aan de contactpersoon bij de gemeente worden gevraagd een plaatsbezoek te brengen aan de ruimten die in concessie worden gegeven. Het is verplicht om vooraf de geconcedeerde ruimten te bezoeken. Het bewijs wordt door de contactpersoon afgeleverd en dient bij het voorstel gevoegd te worden. Artikel 4. Identiteit van de inschrijver Kunnen een voorstel indienen : Een natuurlijke persoon, die minimum 18 jaar oud is op ogenblik van de indiening van het voorstel en die voor zichzelf optreedt en zich als zelfstandige zal vestigen; Een enkele rechtspersoon, die opgericht wordt of opgericht is onder een Belgische vennootschapsvorm. Indien een natuurlijke persoon de uitbating verzekert, dienen de handelswerkzaamheden door hem als hoofdberoep uitgeoefend te worden en dient hij persoonlijk de concessie te leiden. Indien een rechtspersoon de uitbating verzekert, zal het maatschappelijk doel van de onderneming er exclusief in bestaan om de uitbating van onderhavige concessie te verzorgen. Artikel 5. Inhoud van het voorstel De inschrijver maakt zijn voorstel op in het Nederlands en middels het in bijlage toegevoegd inschrijvingsformulier (bijlage 1). Gemeente Kampenhout 4 / 11 Concessieleidraad

5 De inschrijvers zullen bij hun voorstel volgende documenten voegen : - Indien de inschrijver een rechtspersoon is: de statuten en relevante benoemingsbesluiten ; - Een verklaring op erewoord dat de inschrijver : Niet in staat van faillissement of vereffening verkeert ; Geen aangifte van faillissement heeft gedaan of procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is tegen hem ; Niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast ; Bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout heeft begaan ; In orde is met de betaling van sociale zekerheidsbijdragen; In orde is met de betaling van belastingen ; Zich niet schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van deze inlichtingen. - Bewijstukken inzake ervaring, scholing, bekwaamheid en gelijkwaardige referenties van de inschrijver; De inschrijver vermeldt in zijn voorstel de vergoeding die hij maandelijks aan de concessiegever als basisvergoeding zal betalen. Tevens dienen volgende documenten te worden toegevoegd: - Een plan voor de verbouwing en de aankleding van de horecazaak ( = voorstel voor een globaal investeringsplan) - Een uitbatingsplan; - Overige documenten vereist voor de beoordeling van de criteria vermeld in artikel 8. Artikel 6. Mogelijkheid tot onderhandeling De gemeente behoudt zich het recht voor om na de indiening van de voorstellen te onderhandelen met één of meerdere bekwame inschrijvers, rekening houdend met de behaalde scores inzake de criteria voor de toewijzing van de concessie zoals bedoeld in artikel 8. De onderhandelingen dienen evenwel te gebeuren binnen de wettelijke bepalingen van de concessie en met respect voor de eigen financiële verantwoordelijkheid van de concessiehouder. De concessieovereenkomst die als bijlage 2 wordt toegevoegd, vormt een basis voor de onderhandelingen doch de inhoud ervan kan nog worden aangepast in functie van de onderhandelingen. Na desgevallende onderhandelingen kan er aan één of meerdere inschrijver(s) de mogelijkheid worden geboden om een Best And Final voorstel in te dienen, op basis waarvan de beoordeling (eventueel door een jury) middels de criteria vermeld in artikel 8 zal gebeuren. Gemeente Kampenhout 5 / 11 Concessieleidraad

6 Artikel 7. Niet-toewijzing van de concessie De gemeente behoudt zich het recht voor om de concessieovereenkomst niet te sluiten, om welke reden dan ook, en alleszins ingeval: - De vergoeding haar ontoereikend lijkt; - Het investeringsplan/uitbatingsconcept ontbreekt dan wel niet beantwoordt aan wat mag verwacht worden van een horeca-uitbating ; De gemeente behoudt zich het recht voor om een voorstel te weigeren, onder meer ingeval: - De solvabiliteit van de inschrijver niet afdoende bewezen is ; - De inschrijver geen bewijzen van bekwaamheid, ervaring of referenties kan voorleggen ; De gemeente behoudt zich het recht voor om een nieuwe concessieopdracht uit te schrijven, onder meer in geval van onregelmatigheden of betwistingen van onderhavige concessieleidraad inclusief bijlagen. Artikel 8. Criteria voor toewijzing van de concessie De gemeente zal de concessiehouder aanwijzen op basis van volgende criteria : 1) De ontwikkeling van een financieel plan (25 punten) In dit plan dienen ten minste volgende elementen uitgewerkt te worden : - Een investeringsplan waarin de te realiseren verbetering-/aanpassingswerken worden opgenomen. Er dient hierbij rekening te houden met de oppervlakte van de in concessie opgenomen binnenruimte en buitenruimte. - De mogelijkheid om een deel van de geconcedeerde oppervlakte om te vormen tot een bewoonbare ruimte die voldoet aan de normen opgelegd in het decreet van 15 juli 1997 houdende de Vlaamse Wooncode, zodat de concessiehouder ook kan fungeren doen als inwonende conciërge. Deze mogelijkheid kan, maar moet niet worden voorgesteld indien er bij de inschrijver geen interesse bestaat. Indien de inschrijver deze mogelijkheid overweegt, dan moet hij zijn voorstel uitwerken in het financieel plan. - Een opsomming met beschrijving van het materiaal dat door de concessiehouder zal worden aangeschaft om zijn beroep uit te oefenen, zoals bijkomende tafels, zetels, stoelen, glazen, tassen, enz De meubilering zal moeten harmoniëren met het algemeen aspect van de cafetaria; Gemeente Kampenhout 6 / 11 Concessieleidraad

7 2) De voorgestelde maandelijkse concessievergoeding (20 punten) De uitbatingsvergoeding die de concessiehouder aan de concessiegever maandelijks zal betalen voor de uitbating van de cafetaria. Deze vergoeding wordt vermeld excl. 21% BTW. 3) Het voorgelegde uitbatingsconcept (15 punten) Aspecten die hierbij tenminste aan bod moeten komen, zijn : - Een voorstel van assortiment van spijs en dranken met prijsvermelding; - Welke accenten wil men leggen in de exploitatie? - Welke garanties voorziet men voor een betrouwbare, veilige en duurzame bevoorrading? - Indien de interesse en de mogelijkheid bestaat om een bewoonbare ruimte te creëren in de geconcedeerde ruimte, op welke wijze de rol van de inwonende conciërge wordt gezien? 4) Relatie ten aanzien van de gebruikers van de exploitatie (10 punten) Aspecten die hierbij tenminste aan bod moeten komen, zijn : - Op welke wijze wil men de klantenservice organiseren? - Welke openingsuren worden gehanteerd? - Welke weekregime zal gevolgd worden? - In welke periodes zal de cafetaria niet toegankelijk zijn voor het publiek? 5) De geleverde bewijzen van scholing en bekwaamheid in de horecasector (10 punten) 6) De bewezen ervaring in de horecasector, meer bepaald in uitbatingen die vergelijkbaar zijn met de in artikel 1 beschreven concessie (10 punten) 7) De voorgestelde duurtijd van de concessie (5 punten) 8) Duurzaamheidsplan (5 punten) Hierbij dienen minimaal volgende aspecten aan bod te komen: - Maatregelen, inclusief investeringen, om het energieverbruik te laten dalen; - Duurzaam productgebruik (onder meer bij onderhoud en schoonmaak); Het College van burgemeester en schepenen kiest de inschrijver die op basis van voormelde criteria de meeste punten krijgt toebedeeld, eventueel na advies van een jury. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van onderhavige concessieleidraad. Gemeente Kampenhout 7 / 11 Concessieleidraad

8 Artikel 9. Bijlagen BIJLAGE 1: Inschrijvingsformulier BIJLAGE 2: Model van concessieovereenkomst (met aanduiding van de onderhandelbare bepalingen) Hieraan zullen de volgende bijlagen worden gevoegd: 1. Investeringsplan (moet nog worden opgesteld) 2. Plaatsbeschrijving 3. Aangeboden assortiment van spijzen en dranken met prijsvermelding (moet nog worden opgesteld) 4. Plan met de ruimten die in concessie worden gegeven BIJLAGE 3: Plan met aanduiding van de ruimten die in concessie worden gegeven Gemeente Kampenhout 8 / 11 Concessieleidraad

9 BIJLAGE 1 INSCHRIJVERFORMULIER De ondergetekende inschrijver, Voor één natuurlijke persoon Hoedanigheid of beroep : Nationaliteit : Rijksregisternummer : Wettelijke woonplaats (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer) : Voor één rechtspersoon De vennootschap (handelsnaam of naam) : Rechtsvorm : Nationaliteit : Maatschappelijke zetel (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer, wettelijke publicaties) : Vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) (naam en voornamen) : in hoedanigheid van : Nationaliteit : Rijksregisternummer : Wettelijke woonplaats (land, gemeente met postnummer, straat en huisnummer) : Verbindt zich tot de uitvoering van de concessie voor openbare dienst vermeld in de concessieleidraad en overeenkomstig de voorwaarden bepaald in de concessieovereenkomst (bijlage 2 van de concessieleidraad). Bij dit voorstel zijn eveneens gevoegd : de bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens de concessieleidraad moeten worden overgelegd. Gedaan te...op... De inschrijver(s) of gevolmachtigden : (handtekeningen) Gemeente Kampenhout 9 / 11 Concessieleidraad

10 BIJLAGE 2 Model van concessieovereenkomst Gemeente Kampenhout 10 / 11 Concessieleidraad

11 BIJLAGE 3 Plan met aanduiding van de ruimten die in concessie worden gegeven Gemeente Kampenhout 11 / 11 Concessieleidraad