Gemeente Borger-Odoorn Rekenkmercommissie Onderzoek beleid en uitvoering Integriteit Rekenkmercommissiekmer Gemeente Borger-Odoorn 24 juli 2013
Inhoudsopgve 1. Inleiding 3 2. Integriteitbeleid 5 3. Integriteit voor mbtenren 8 4. Integriteit mbtsdrgers 11 5. Recpitultie normenkder 13 6. Integriteit in csuïstiek 15 7. Conclusies en nbevelingen 18
1. Inleiding 1.1 Anleiding De Rekenkmercommissie (RKC) vn de gemeente Borger-Odoorn voert in het kder vn hr fgesproken rol en tken onderzoeken uit bij de gemeente Borger-Odoorn. Zij beschikt drvoor over een jrlijks onderzoeksprogrmm welke wordt opgesteld op bsis vn informtie uit gemeentelijk beleid, jrstukken en ndere mogelijke informtiebronnen. Ook college(leden) en gemeenterd(sleden), inwoners en belngengroeperingen uit Borger-Odoorn kunnen onderwerpen inbrengen voor dit onderzoeksprogrmm. Een them dt in dit kder nr voren is gekomen voor een onderzoek door de RKC betreft Integriteit. Integriteit is een ctueel onderwerp. Integriteit is verbonden met rechtmtigheid en mkt drom deel uit vn het ndchtsveld vn de RKC. Integriteit is drmee een voorwrde voor het vertrouwen in de overheid en het functioneren vn de democrtie. 1.2 Onderzoeksvrg Het them Integriteit kent vele invlshoeken en kn derhlve ook op verschillende wijzen worden onderzocht. Bij de RKC bestond de wens om zowel onderzoek te doen nr het beleid omtrent integriteit, de wijze wrop dit beleid verder is vormgegeven, mr ook hoe in de prktijk met integriteit wordt omgegn in het licht vn het eerder genoemde beleid en de gemkte fsprken. De RKC heeft de volgende drie vrgen geformuleerd voor hr onderzoek nr integriteit: Beleidsmtig: Wt heeft de gemeente Borger-Odoorn n beleid op het gebied vn integriteit formeel vstgesteld? Procedureel: Op welke wijze heeft de gemeente het vstgestelde beleid nder vormgegeven in termen vn processen, fsprken, functiebeschrijvingen, regelingen enz.? Uitvoering / csuïstiek: Hoe wordt in de prktijk omgegn met integriteit in het licht vn het bovengenoemde Integriteitbeleid en de (procedurele) vormgeving drvn? 1.3 Reikwijdte - scope De RKC bendrukt dt de integriteit vn individuele personen niet het doel vn het onderzoek is geweest. Zogenmd persoonsgericht onderzoek is dus expliciet buiten de scope vn het onderzoek gelten. 24 juli2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 3
1.4 Anpk vn het onderzoek De RKC heeft het onderzoek lten uitvoeren door het bureu Deloitte Risk Services B V. De werkzmheden die drbij verricht zijn, zijn onder te verdelen in de volgende vijf stppen: 1. Inventriseren en nlyseren documenttie inzke Integriteit In deze stp heeft een inventristie pltsgevonden vn documenttie binnen de gemeente die betrekking heeft op integriteit. Dit betreft bijvoorbeeld beleidsnot s, regeling, gedrgscodes etc. De ontvngen documenttie is genlyseerd en gebruikt voor het opstellen vn het normenkder vn stp 3. In bijlge D is een overzicht opgenomen vn ontvngen en gebruikte documenttie. 2. Interviews met sleutelfunctionrissen Bij stp twee is een ntl sleutelfunctionrissen geïnterviewd over het them integriteit bij de gemeente en de opbouw vn het normenkder. In bijlge E is een overzicht opgenomen vn de geïnterviewde sleutelfunctionrissen. 3. Uitwerken normenkder inzke Integriteit bij de gemeente Stp drie betrof het uitwerken en vststellen vn een normenkder Integriteit specifiek voor de gemeente Borger-Odoorn. Het normenkder, dt bestt uit drie deel-normenkders, is opgesteld op bsis vn lgemene normenkders inzke integriteit, het documenttieonderzoek en de interviews vn stp 2. Het normenkder is opgenomen in bijlgen A, B en C. Het definitieve normenkder bestt uit drie hoofdonderdelen: het normenkder ngnde het integriteitbeleid in brede zin, het normenkder integriteit voor mbtenren en het normenkder integriteit voor politieke mbtsdrgers. 4. Onderzoek Integriteit in de prktijk: csuïstiek. Tijdens stp vier is een ntl trnscties c.q. specten uit de prktijk getoetst n de hnd vn het ontwikkelde normenkder om vst te stellen hoe in de prktijk met integriteit wordt omgegn. In bijlge F is een smenvtting opgenomen vn deze toetsing. 5. Rpportge en fstemming. De bevindingen vn de vorige stppen zijn eerst verwoord in een conceptrpportge. Feitelijkheden in deze conceptrpportge zijn met de betrokkenen gedurende het onderzoek fgestemd. De rpportge geeft ntwoord op de drie geformuleerde centrle vrgen vn het onderzoek zols benoemd in de prgrf onderzoeksvrg. 1.5 Leeswijzer In hoofdstuk twee is het lgemene integriteitbeleid beschreven inclusief de historische ontwikkeling. Hoofdstuk drie heeft betrekking op het normenkder integriteit voor mbtenren, hoofdstuk vier gt over het normenkder integriteit voor politieke mbtsdrgers. In hoofdstuk 5 worden de drie deelnormenkders gerecpituleerd, wrop in hoofdstuk 6 de toetsing vn trnscties met de normenkders wordt beschreven. In hoofdstuk 7 tot slot zijn de conclusies en nbevelingen vn de Rekenkmercommissie opgenomen. 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 4
2. Integriteitbeleid 2.1 Inleiding Dit hoofdstuk bevt een beschrijving vn de wijze wrop de gemeente Borger-Odoorn hr integriteitbeleid heeft vormgegeven. 2.2 Wettelijk kder en bsisnormen Vnuit de Rijksoverheid bestt er sinds 2006 versterkte ndcht voor integriteit in die zin dt er vnf dt moment integriteitnormen zijn vstgelegd en een stppenpln is fgesproken om tot integriteitbevordering te komen binnen het openbr bestuur. In pril 2006 is vnuit het Ministerie vn Binnenlndse Zken en Koninkrijksrelties de Modelnpk bsisnormen integriteit openbr bestuur en politie uitgegeven en drn heeft dit ministerie het inititief genomen voor de opzet vn BIOS: het Bureu Integriteitbevordering Openbre Sector. BIOS is een onderdeel vn het CAOP (Centrum Arbeidsverhoudingen Overheidspersoneel). BIOS is een onfhnkelijk centrl instituut gericht op het bevorderen vn integriteit(beleid ) binnen de (semi)publieke sector, zowel op orgnistorisch ls strtegisch niveu. (zie ook: www.integriteitoverheid.nl). BIOS heeft de zogenmde Integriteitwijzer ontwikkeld. Deze wijzer biedt onder meer een totloverzicht vn wettelijke normen, lsmede de overeengekomen, eerdergenoemde, bsisnormen vn pril 2006. De Integriteitwijzer is drmee een modelnpk en hulpmiddel om de verplichting te kunnen reliseren om een smenhngend integriteitbeleid te voeren. De RKC heeft de bsisnormen integriteit en de Integriteitwijzer (mede) ls opzet gebruik voor het onderzoek. 2.3 Essentie vn Integriteitbeleid De essentie vn integriteitbeleid behelst, nst het stellen vn gedrgsregels, diverse ctiviteiten zols: het bevorderen vn bewustwording vn integriteitrisico s; het vststellen vn kwetsbre plekken binnen de orgnistie; het op een centrle plek ter beschikking hebben en stellen vn relevnte n integriteit gerelteerde onderwerpen; het kunnen omgn met integriteitntstingen; het blijven ontwikkelen en onderhouden vn het integriteitbeleid. (Bron: Bsisnormen Integriteit, pril 2006) Elke overheidsorgnistie is verntwoordelijk is voor het vormgeven vn zijn eigen integriteitbeleid binnen de kders vn de wet en bsisnormen. 24 juli2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 5
2.4 Integriteitbeleid bij de gemeente Borger-Odoorn Op bsis vn de elementen zols beschreven in prgrf 2.3 heeft de RKC onderzocht hoe de gemeente Borger-Odoorn hr integriteitbeleid heeft vormgegeven en in welke mte dt voldoet n de drn te stellen eisen. Integriteitbeleid tot 2009/2010 Tot medio 2009 hd de gemeente Borger-Odoorn op een ntl onderdelen integriteitbeleid vormgegeven, mr tot dn ws nog geen sprke vn een integrl en smenhngend integriteitbeleid. Voorbeelden vn deze onderdelen vn het integriteitbeleid vn destijds wren (niet limittief): Verordening Regeling Klokkenluiders (december 2001); Gedrgscode burgemeester en wethouders (mei 2002); Anwijzing vertrouwenspersoon (november 2002); Actulistie gedrgscode burgemeester en wethouders (september 2006); Kders en uitgngspunten inkopen en nbesteden (jnuri 2008). In 2008 heeft de gemeente inloop-discussiebijeenkomsten over integriteit georgniseerd en in september 2009 is het besluit genomen tot het invoeren vn een (smenhngend) integriteitbeleid. Integriteitbeleid vnf 2010 Op 1 jnuri 2010 heeft de Gemeente formeel en mterieel een integrl integriteitbeleid geïmplementeerd. Met de zelf ontwikkelde gedrgscode integriteit getiteld Een beetje integriteit bestt niet is het besluit vn B&W concreet vormgegeven in meerdere mtregelen, regels, fsprken en procedures. Gesteld kn worden dt de gemeente Borger-Odoorn vnf 1 jnuri 2010 een smenhngend integriteitbeleid heeft ingevoerd. Vervolgens zijn in de periode februri t/m pril 2010 diverse interne integriteit-bijeenkomsten gehouden in het kder vn uitleg, bewustwording en stimulering. In december 2011 zijn er dilemm-triningen georgniseerd binnen de gemeente en voor de Rd. Actuliteit Uit de interviews en ontvngen stukken blijkt dt het integriteitbeleid zols in 2010 is geïmplementeerd sindsdien vrijwel ongewijzigd vn krcht is geweest. 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 6
2.5 Normenkder integriteitbeleid en de toetsing drvn Om vst te stellen hoe het concrete integriteitbeleid en de vormgeving ervn er uitziet voor de Gemeente Borger-Odoorn is een normenkder ontwikkeld. Dit normenkder is lter in het onderzoek gebruikt voor de toetsing vn feitelijke trnscties in het licht vn integriteit. De term trnscties dient drbij breed te worden geïnterpreteerd, het gt drbij bijvoorbeeld over ook werving- en selectie vn medewerkers of opgven vn nevenfuncties. Het door de RKC ontwikkelde normenkder bestt uit drie deelnormenkders: 1. Algemeen normenkder integriteitbeleid; 2. Normenkder integriteit voor mbtenren (hoofdstuk 3); 3. Normenkder integriteit voor politieke mbtsdrgers (hoofdstuk 4). Het normenkder, dt ngeeft wt bij de gemeente geregeld c.q. georgniseerd moet zijn, bestt uit de elementen fkomstig uit de wettelijke en bsisnormen vn prgrf 2.2. plus eventuele normen die de gemeente zich zelf nvullend heeft opgelegd. Het lgemeen normenkder integriteitbeleid bestt uit de volgende 9 elementen: 1. De verschillende specten vn integriteit zijn in een schriftelijk document vstgelegd; 2. De gemeente verricht vnuit integriteitoogpunt periodiek onderzoek nr kwetsbre hndelingen, functies en processen; 3. Relevnte n integriteit gerelteerde informtie is beschikbr in een centrl register of nderszins op centrl niveu; 4. De Rd en het College worden betrokken bij de ontwikkeling en de evlutie / verntwoording vn het integriteitbeleid; 5. Er zijn meetbre doelstellingen voor het integriteitbeleid geformuleerd; 6. Er is sprke vn het bevorderen vn de bewustwording vn integriteitrisico s; 7. Op het gebied vn integriteit wordt scholing en vorming ngeboden (dilemmtriningen); 8. Het integriteitbeleid wordt blijvend ontwikkeld en onderhouden; 9. Er is sprke vn communictie(beleid) inzke integriteit nr lle betrokkenen. Bevindingen inzke het lgemene normenkder In bijlge A is het lgemene normenkder opgenomen en is per onderdeel uitgewerkt of de gemeente het element feitelijk heeft uitgewerkt en geïmplementeerd. De bevindingen vloeien voort uit documenttieonderzoek en interviews. Uit deze bevindingen blijkt dt de elementen 1, 3, 6, 7 en 9 ls dequt kunnen worden ngemerkt, de elementen 4, 5 en 8 zijn deels dequt en kunnen deels verbeterd worden, element 2 is niet georgniseerd. In hoofdstuk 7 wordt nder ingegn op deze bevindingen. 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 7
3. Integriteit voor mbtenren 3.1 Inleiding In het voorgnde hoofdstuk is uitgewerkt hoe het integriteitbeleid in meer lgemene zin is vormgegeven, mede in de context vn de historische ontwikkeling. Dit hoofdstuk gt in op de specifieke elementen vn het integriteitbeleid voor mbtenren. Het betreft dus het geldende normenkder voor integriteit vn mbtenren vn de gemeente Borger-Odoorn. 3.2 Indeling hoofdstuk en nummeringen Het normenkder integriteit voor mbtenren dt tijdens het onderzoek door de RKC is ontwikkeld bestt uit 15 elementen. Zols in het voorgnde hoofdstuk is ngegeven betreffen dit dus normen die fkomstig zijn uit de wettelijke en bsisnormen plus normen die de gemeente zich nvullend zelf heeft opgelegd. Het normenkder is integrl opgenomen in bijlge B inclusief de bevindingen inzke de nwezigheid c.q. vormgeving vn ieder element. De 15 elementen zijn omschreven in prgrf 3.3 tot en met 3.17. De A stt voor Ambtenren, het nummer voor één vn de 15 elementen. 3.3 A1: Gedrgscode Per 1 jnuri 2010 beschikt de gemeente over een gedrgscode Integriteit ( Een beetje integer bestt niet ). Deze gedrgscode gt specifiek in op de volgende elementen: Het nnemen vn geschenken vn derden (A8). Omgn met uitnodigingen voor reizen, verblijven, excursies en evenementen (A8). Hoe om te gn met uitnodigingen voor lunches, diners en recepties (A8). Het verrichten vn nevenwerkzmheden (A5). Declrtiegedrg (A14). Het gebruik vn gemeente eigendommen (A15). Omgn met vertrouwelijke informtie (A7). 3.4 A2: Onderzoeken bij Werving en selectie Ten nzien vn werving en selectie in het licht vn integriteit gt het om procedures wrbij ndcht wordt besteed n integriteit. Het gt bijvoorbeeld om procedures ten nzien vn het controleren vn diplom s en referenties, het sollicittiegesprekken het hnteren vn een verklring omtrent gedrg. De gemeente kent de Regeling Werving en Selectie. In het licht vn integriteit komen hier de volgende specten uit nr voren: Voorkeursbeleid (streven nr fspiegeling pltselijke bevolking). Anstelling vn selectiecommissie per vcture. Anstelling vn een selectiedviescommissie per vcture. Stppenpln / procedure (voor)selectie. (Eventuele) mondeling inwinnen vn referenties. 24 juli2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 8
3.5 A3: Kwetsbre functies Kwetsbre functies betreffen functies die extr risico s op integriteitinbreuken met zich meebrengen in verbnd met onder meer werken met gevoelige informtie, het kunnen beschikken over gelden en de omgng met zkelijke relties. De gemeente beschikt niet over een nlyse en een overzicht vn zogenmde kwetsbre functies. 3.6 A4: Het fleggen vn de eed of de belofte Een essentieel onderdeel vn het per 1 jnuri 2010 ingevoerde integriteitbeleid betrof de procedure omtrent de mbtseed en integriteitverklring. Bij de invoering vn het integriteitbeleid en de gedrgscode is hiern veel energie besteed, getuige de uitwerking vn de deelprocedures, tekstformuleringen voor de eed of gelofte, integriteitverklring en voorbeeldbrieven ingevl vn bijvoorbeeld sollicitties. 3.7 A5: Nevenwerkzmheden In de gedrgscode (zie ook A1: Gedrgscode) wordt ingegn op nevenwerkzmheden en de eventuele melding drvn bij het College. De gedrgscode (A1) gt niet in op het bijhouden vn een gectuliseerd overzicht vn gemelde nevenwerkzmheden en een regeling voor verplichte openbrmking vn gemelde nevenwerkzmheden. De gemeente houdt op totlniveu geen overzicht bij vn nevenfuncties. 3.8 A6: Finnciële belngen Ten nzien vn finnciële belngen gt het om regeling voor verplichte melding vn finnciële belngen en trnscties in effecten en functies wrvoor deze meldplicht geldt. De gemeente beschikt niet over een regeling meldplicht finnciële belngen. 3.9 A7: Mtregelen gericht op informtiebeveiliging In de gedrgscode (zie ook A1: Gedrgscode) wordt ingegn op informtiebeveiliging. Elke mbtenr is verplicht tot geheimhouding vn hetgeen hem in verbnd met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover het om vertrouwelijke of geheime informtie gt. Voor het toetsingskder wordt verwezen nr de Wet openbrheid vn bestuur. 3.10 A8: Reltiegeschenken en uitnodigingen De gedrgscode (zie ook A1:Gedrgscode) gt ten nzien vn reltiegeschenken en uitnodigingen in op de volgende specten: Uitnodigingen voor reizen, verblijven, excursies en evenementen. Uitnodigingen voor lunches, diners en recepties. Geschenken. Generiek geldt voor lle bovenstnde punten een meldplicht bij de leidinggevende. Voor buitenlndse reizen geldt dt toestemming nodig is vn de directie en college, voor binnenlndse reizen vn de direct leidinggevende. Geschenken met een (vermoedelijke) wrde vn EUR 50,00 of hoger worden niet geccepteerd, het nvrden vn geld en geschenken op het privé-dres is verboden. 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 9
3.11 A9: Inkoop- en nbestedingsprocedures De gemeente kent een strtegisch beleidspln Inkoop en nbesteden. In het kder vn integriteit zijn de onderdelen Drempelwrden en bijbehorende nbestedingsvormen en de Specifieke beleidsuitgngspunten zols ontheffing, inschkeling inkoopfunctie, lokl voorkeursbeleid, duurzm inkopen etc. 3.12 A10: Vertrouwenspersoon voor integriteit Sinds december 2002 kent de gemeente een vertrouwenspersoon integriteit in het licht vn de klokkenluiderregeling (zie 3.14). 3.13 A11: Meldingsprocedure bij vermoeden vn een misstnd Deze (melding)procedure bij een vermoeden vn een misstnd bestt uit een klokkenluiderregeling met toegng tot een onfhnkelijke instntie lsmede een registrtie vn meldingen en vn schendingen. De gemeente beschikt hierover in de vorm vn de regeling Klokkenluiders uit november 2002. Angezien tot op heden nimmer beroep op deze regeling is gedn, is geen onderhoud n deze regeling gedn en worden ook geen jrverslgen uitgebrcht. 3.14 A12: Hndelswijze bij ntsting integriteit of vermoedens drvn Deze norm ziet toe op het ter beschikking hebben vn een schriftelijk vstgelegde procedure voor het verrichten vn een onderzoek ndt een vermoeden vn misstnd is gemeld. De regeling Klokkenluiders Gemeente Borger-Odoorn (uit november 2002) bevt deze procedure. 3.15 A13: Protocol ongewenste omgngsvormen Sinds november 2006 kent de gemeente een Protocol ongewenste omgngsvormen die gt over het voorkomen en bestrijden vn ongewenste omgngsvormen. Drnst heeft dit protocol betrekking op de opvng en begeleiding vn medewerkers die hier mee te mken hebben. 3.16 A14: Declrtiegedrg Declrties vn mbtenren dienen ltijd voor kkoord te worden getekend door de direct leidinggevende. Declrties dienen vn bewijsstukken te worden voorzien. 3.17 A15: Het gebruik vn gemeente-eigendommen Het gebruik vn gemeente-eigendommen voor privé-doeleinden is in principe niet toegestn. Met in principe wordt bedoeld dt bijvoorbeeld het mken vn een privé kopie geen bezwr hoeft te zijn, mr het zonder betling kopiëren vn bijvoorbeeld een clubbld niet toegestn is. 3.18 Opmerkingen inzke beschikbre documenttie Voor het opstellen vn het normenkder integriteit mbtenren heeft de RKC de beschikbre documenttie ontvngen en interviews gehouden. Een nzienlijk deel vn de documenttie is opgesteld in de jren tussen 2001 en 2009 en lter niet meer geëvlueerd of gectuliseerd is 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 10
4. Integriteit mbtsdrgers 4.1 Inleiding Dit hoofdstuk gt in op de specifieke elementen vn het integriteitbeleid voor politieke mbtsdrgers. Het betreft dus het geldende normenkder voor integriteit vn politieke mbtsdrgers vn de gemeente Borger-Odoorn. 4.2 Politieke mbtsdrgers Onder politieke mbtsdrgers wordt in dit kder verstn: Bestuurders, dus burgemeester en wethouders Rdsleden Voor burgemeester en wethouders is bij de gemeente Borger-Odoorn een fzonderlijke, dus specifieke, gedrgscode opgesteld. Deze gedrgscode is gebruikt om het normenkder te ontwikkelen en tegelijkertijd vst te stellen of n de bsisnormen integriteit wordt voldn. Wij hebben geen formele documenttie ngetroffen inzke regels, fsprken etc met betrekking tot integriteit voor rdsleden die betrekking heeft of gebruikt kon worden voor het normenkder integriteit. Wel is uit de interviews gebleken dt lle rdsleden de eed en belofte moeten fleggen en gecht worden (voorgenomen) nevenwerkzmheden f te stemmen met de gemeente vi de griffier. Het normenkder voor politieke mbtsdrgers is integrl in bijlge C opgenomen inclusief de bevindingen inzke de nwezigheid c.q. vormgeving vn ieder element. Onderstnd is in prgrf 4.3 tot en met 4.12 drom per element lleen de essentie opgenomen. Uit nlyse blijkt dt deze gedrgscode uitgebreider en gedetilleerder is dn de set n bsisnormen integriteit die in eerste instntie ls uitgngspunt is genomen door de RKC. De RKC heeft er drom voor gekozen deze gedrgscode zelf ls compleet normenkder te gebruiken inzke integriteit bestuurders. Het normenkder telt 10 elementen. De 10 elementen zijn omschreven in prgrf 4.3 tot en met 4.13. De duiding PA stt voor politieke mbtsdrgers, het nummer voor één vn de 10 elementen. 4.3 PA1: Gedrgscode In het njr vn 2006 heeft de rd de Gedrgscode leden vn het college vn burgemeester en wethouders vstgesteld. De inhoud vn de code is gebseerd op de modelcode die door de VNG ws ngereikt. De onderwerpen in de verordening betreffen: belngenverstrengeling en nbesteding, nevenfuncties, informtie, nnemen vn geschenken, bestuurlijke uitgven, declrties, creditcrds/ bnkpsjes, gebruik gemeentelijke voorzieningen en reizen buitenlnd. De gedrgscode wordt uitgereikt n iedere nieuwe burgemeester en wethouder. 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 11
4.4 PA2: Belngenverstrengeling en nbesteding Bestuurders dienen jrlijks opgve te doen vn finnciële belngen in ondernemingen en orgnisties wrmee de gemeente zkelijke betrekkingen onderhoudt. De opgve is openbr. Bevoordeling bij smenwerkingsrelties moet worden voorkomen. Oud-bestuurders worden het eerste jr n beëindiging vn de mbtstermijn uitgesloten vn het tegen beloning verrichten vn werkzmheden voor de gemeente 4.5 PA3: Nevenfuncties Bestuurders mken jrlijks melding vn de nevenfuncties, deze worden openbr gemkt. Voornemens voor nevenfuncties worden besproken in het College 4.6 PA4: Mtregelen gericht op informtiebescherming Een bestuurder gt zorgvuldig om met informtie en brengt geen geheime informtie nr buiten. Informtie mg niet ten eigen bte worden gebruikt. 4.7 PA5: Annemen vn geschenken Ontvngen geschenken en giften worden gemeld en geregistreerd en er wordt een gemeentelijke bestemming voor gezocht. Dit geldt voor geschenken met een (vermoedelijke) wrde vnf EUR 50 of hoger. 4.8 PA6: Bestuurlijke uitgven Bestuurlijke uitgven worden uitsluitend vergoed ls de hoogte en functionliteit kunnen worden ngetoond. Dit is een eigenstndige bevoegdheid vn het college vn burgemeester en wethouders. 4.9 PA7: Declrties De bestuurder declreert geen kosten, die reeds op ndere wijze worden vergoed. 4.10 PA8: Creditcrds / gemeentelijke bnkpsjes Het gebruik vn creditcrds/bnkpsjes wordt zoveel mogelijk beperkt en kn uitsluitend betrekking hebben op uitgven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in nmerking komen. 4.11 PA9: Gebruik gemeentelijke voorzieningen Gebruik vn gemeentelijke eigendommen voor privé doeleinden is niet toegestn. Voor zkelijk gebruik kn een fx, mobiele telefoon en computer in bruikleen worden verkregen. 4.12 PA10: Reizen (buitenlnd) Voor buitenlndse reizen is toestemming nodig vn het College op bsis vn informtie omtrent doel, beleidsoverwegingen, smenstelling gezelschp en rming vn kosten. Vn iedere reis wordt een reisverslg opgesteld. Het meereizen vn derden op kosten vn de gemeente is niet toegestn. 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 12
5. Recpitultie normenkder 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt de totstndkoming vn het normenkder en de toetsing drvn n de bsisnormen gerecpituleerd lvorens de integriteit in csuïstiek wordt behndeld (hoofdstuk 6) Het normenkder integriteit vn de gemeente Borger-Odoorn bestt uit drie deelnormen kders te weten: Normenkder integriteitbeleid. Normenkder integriteit voor mbtenren. Normenkder integriteit voor politieke mbtsdrgers. 5.2 Recpitultie normenkder integriteitbeleid lgemeen Het (meer) lgemene normenkder voor het voeren vn een integriteitbeleid is fgeleid uit de wettelijke/bsisnormen en uit de interviews en documenttie. Op de meeste punten beschikt de gemeente over beleid, codes, registrties, triningsvormen die voldoen n de wettelijke/bsisnormen. Anvullende lgemene integriteitnormen vnwege de gemeente Geen. Ontbrekend in de vormgeving/uitwerking vn het integriteitbeleid: De gemeente verricht zelf geen periodiek onderzoek nr kwetsbre hndelingen, functies en processen. 5.3 Recpitultie normenkder integriteit voor mbtenren Het normenkder integriteit voor mbtenren komt voort uit de wettelijke/bsisnormen, de interviews en documenttie. Op de meeste punten houdt de gemeente zich n deze wettelijke/bsisnormen. Anvullende integriteitnormen vnwege de gemeente De gemeente kent een protocol Ongewenste omgngsvormen inclusief vertrouwenspersoon drvoor; De gemeente heeft strikte regels voor het (niet) gebruikmken vn gemeente eigendommen. Ontbrekend in de vormgeving/uitwerking vn het integriteitbeleid: De gemeente voert niet periodiek een beoordeling uit vn kwetsbre functies en houdt drvn derhlve ook geen overzicht bij. De gemeente houdt op totlniveu geen overzicht bij nevenfuncties en finnciële belngen en doet derhlve ook niet n openbrmking. 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 13
5.4 Recpitultie normenkder integriteit voor politieke mbtsdrgers De gedrgscode voor bestuurders is veel breder en uitgebreider dn de wettelijke en bsisnormen die gelden voor politieke mbtsdrgers. Deze gedrgscode is drom integrl ls normenkder gebruikt. Dr stt tegenover dt voor rdsleden schriftelijk geen normen c.q. fsprken zijn vstgelegd inzke integriteit. 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 14
6. Integriteit in csuïstiek 6.1 Inleiding In de voorgnde hoofdstukken is het normenkder integriteit uitgewerkt en heeft toetsing pltsgevonden vn de beschikbre regelingen, fsprken, protocollen n de hnd vn de wettelijke/bsisnormen. Een volgende stp in het onderzoek betrof een toetsing vn de prktijk n dit normenkder. Met ndere woorden hoe wordt in de prktijk met integriteit omgegn in reltie met de bestnde geldende fsprken, regels, protocollen, registrties, meldingen etc. De RKC heeft voor deze toetsing de keuze gemkt om voor zowel mbtenren ls voor de politieke mbtsdrgers ieder drie typen trnscties in de toetsing te betrekken. De reikwijdte vn de periode die drbij betrokken ws betrof 1 jnuri 2012 tot 1 pril 2013. Zols eerder vermeld dient de term trnscties breed te worden opgevt. De volgende typen trnscties zijn door de RKC gekozen: Met betrekking tot integriteit mbtenren - onderzoek bij werving en selectie (A2); - nevenfuncties (A5); - inkoop en nbesteding (A9). Met betrekking tot integriteit politieke mbtsdrgers - belngenverstrengeling en nbesteding (PA2); - nevenfuncties (inclusief rdsleden) (PA3); - reiskosten en reizen buitenlnd (PA10). De gehnteerde werkwijze is dt de RKC per type trnsctie een ntl trnscties heeft gekozen en deze heeft getoetst met het ontwikkelde normenkder zols beschreven in drie voorgnde hoofdstukken. In dit hoofdstuk en in de bijbehorende bijlge is drbij gekozen om niet op detil niveu de uitkomsten te rpporteren om drmee zoveel mogelijk te voorkomen dt trnscties zijn te herleiden nr specifieke personen, ctiviteiten en/of uitgven. 6.2 Toetsing werving en selectie bij mbtenren De RKC heeft een drietl werving- en selectietrjecten onderzocht en getoetst n de geldende procedure voor werving en selectie. Uit deze toetsing komen de volgende bevindingen: Voor één vcture is gezien de rd vn de functie, gekozen voor een fwijkende procedure. In deze fwijkende procedure is drbij sprke geweest vn een grote betrokkenheid vn diverse orgnistieleden en de OR ter borging vn een, voor de betrokkenen zichtbre, zorgvuldige en trnsprnte procedure. Voor de twee ndere vctures is de bestnde werving- en selectieprocedure deels wel en deels niet gevolgd. Dit enerzijds omdt de focus met nme op interne in plts vn externe 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 15
werving heeft gelegen en nderzijds omdt vnuit HRM wordt ngegeven dt de bestnde werving- en selectieprocedure verouderd is en niet meer nsluit op de mrktsitutie c.q. nieuwe rbeidsconstructies (zols py-roll). Voor één vn de twee vctures is in de uitvoering, dus in de contrctfse, een ndere wijze vn nstelling gehnteerd dn in de oorspronkelijke vcturetekst is ngegeven. 6.3 Toetsing nevenfuncties bij mbtenren Zols l bleek bij de ontwikkeling vn het normenkder ws geen totlregistrtie en methodiek beschikbr inzke nevenfuncties. Bij het trnsctieonderzoek heeft de RKC voor drie fdelingen detiloverzichten, individuele overzichten of ndere beschikbre stukken over nevenfuncties op gevrgd. Deze bleken niet te bestn en drmee niet beschikbr. 6.4 Toetsing inkoop en nbesteding De RKC heeft voor drie objecten wrvn in 2012/2013 uitgven ls mteriële vste ctiv wren gectiveerd onderzocht of de inkoop- en nbestedingsprocedure ws gehnteerd. Voor object 1 ws sprke vn onderhndse nbesteding en ws de inkoopprocedure trnsprnt en zijn geen fwijkingen geconstteerd. Voor object 2 ws gezien de rd vn het te verwerven object sprke vn een toegestne fwijking vn de inkoop- en nbestedingsprocedure. Gedurende het trject is een bestuurder betrokken geweest en is het college geïnformeerd. De gevolgde inkoopprocedure ws trnsprnt. Voor object 3 ws sprke vn onderhndse nbesteding en ws de inkoopprocedure trnsprnt. De technisch dviserende prtij is ook de leverende prtij geworden, mr binnen de inkoop- en nbestedingsprocedure is dt mogelijk ls sprke is vn onderhndse nbesteding. De RKC heeft tijdens de toetsing geconstteerd dt op twee punten de inkoop- en nbestedingsprocedure ten nzien vn het spect lokl voorkeursbeleid op meerdere wijzen interpretbel is. Het gt drbij om de volgende twee formuleringen: (pr 5.9) Wnneer lokle prtijen worden uitgenodigd tot het doen vn een nbieding, is het ook verplicht om miniml 1 niet-lokle prtij uit te nodigen. Er kunnen interprettieverschillen ontstn ingevl het enkelvoudig onderhnds nbesteden, wrbij één offerte wordt ngevrgd en wel bij een lokle prtij. Dn is er kennelijk niet sprke vn prtijen en hoeft kennelijk geen niet-lokle prtij te worden uitgenodigd. (pr 5.9) [.] Zij zl in de selectie vn de leverncier bij repeterende opdrchten zoveel mogelijk wisselen vn levernciers welke zij uitnodigt. Een ndere definitie vn repeterend is niet gegeven. 6.5 Toetsing belngverstrengeling en nbesteding bij politieke mbtsdrgers De RKC heeft een toetsing uitgevoerd inzke opgven vn bestuurders vn hun (eventuele) finnciële belngen in ondernemingen wrmee de gemeente zkelijke betrekkingen onderhoudt en de openbrmking drvn. Er bestn geen meldingen. De RKC heeft geen nwijzingen gevonden wruit zou blijken dt er wel opgven zouden moeten zijn, met die beperking dt geen persoonlijk 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 16
onderzoek is verricht, een en nder conform de ngegeven reikwijdte in prgrf 1.3 6.6 Toetsing nevenfuncties bij politieke mbtsdrgers De RKC heeft een toetsing uitgevoerd op de opgegeven nevenfuncties vn de politieke mbtsdrgers, inclusief rdsleden. Drbij zijn de openbr gemkte nevenfuncties (vi de website vn de gemeente) getoetst n de hnd vn openbr beschikbre informtie. In twee gevllen bleek de openbre opgve op het moment vn onderzoek niet ctueel, deze zijn direct n consttering gectuliseerd. Voor het overige heeft de RKC geen fwijkingen geconstteerd. 6.7 Toetsing reiskosten en reizen buitenlnd bij politieke mbtsdrgers De RKC heeft een studiereis buitenlnd onderzocht die heeft pltsgevonden in 2012 nr een Europees lnd. Drbij zijn geen fwijkingen geconstteerd ten opzichte vn het geldende gedrgscode (onderdeel PA10 Reizen buitenlnd). De RKC heeft voor twee mnden in 2012 de reiskosten getoetst n de hnd vn de gedrgscode. Drbij zijn geen fwijkingen geconstteerd ten opzichte vn deze gedrgscode. 6.8 Overige bevindingen ten nzien vn integriteit in de prktijk Uit lle interviews die zijn gevoerd komt het beeld voren dt zich bij de Gemeente Borger-Odoorn het fgelopen decennium geen kwesties op integriteitgebied hebben voor gedn. Ook uit een nlyse op het internet komen geen zken nr voren die gn over integriteit in reltie met de gemeente Borger- Odoorn die wijzen op integriteitkwesties. Vn de klokkenluiderregeling is volgens betrokkenen nog nooit gebruik gemkt. 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 17
7. Conclusies en nbevelingen 7.1 Inleiding Dit hoofdstuk bevt de smenvttende conclusies en nbevelingen vn de RKC nr nleiding vn het onderzoek nr integriteit bij de gemeente Borger-Odoorn. 7.2 Conclusies vn de rekenkmercommissie De RKC concludeert dt het integriteitbeleid vn de gemeente grotendeels voldoet n de wettelijke/bsisnormen. De RKC concludeert eveneens dt uit de toetsing vn recente csuïstiek n de normenkders geen mrknte bevindingen komen en dt de drbij geconstteerde fwijkingen op een verdedigbre wijze zijn behndeld. Tijdens het onderzoek ws er ook sprke vn een open houding vn lle betrokkenen en snelle beschikbrheid vn documenttie ten behoeve vn het normenkder en de toetsing drvn. De RKC concludeert dt op een beperkt ntl specten het integriteitbeleid mnco s kent dn wel sprke is vn gedteerdheid. Positieve punten Er is een gemeenschppelijk gedeeld beeld inzke integriteit bij de gemeente vn zken die goed gn en zken welke ndcht behoeven. Op de meeste punten voldoet het integriteitbeleid vn de gemeenten (uitgewerkt in de normenkders) n de wettelijke/bsisnormen integriteit lokl bestuur. Het Strtegisch Beleidspln Inkoop en Anbesteden wordt momenteel gectuliseerd. Op de meeste punten voldoen de onderzochte trnscties n de integriteitnormen zols verwoord in de normenkders. Andchtspunten De gemeente verricht vnuit integriteitoogpunt geen periodiek onderzoek nr kwetsbre hndelingen, functies en processen. En houdt hier geen overzicht vn bij. Het integriteitbeleid heeft niet de voortdurende ndcht en is de ltste jren niet weer onder de loep genomen. De klokkenluiderregeling is gedteerd. Voor de rd is er geen specifiek integriteitbeleid geformuleerd en vi besluitvorming in de rd vstgesteld. Nleving vn lndelijke normen is fhnkelijk vn het ttentieniveu vn de griffier. Binnen het inkoop- en nbestedingsbeleid en de werving- en selectieprocedures wordt vn de geldende regels fgeweken zonder dt hiervoor fzonderlijke spelregels vstgesteld zijn. 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 18
7.3 Anbevelingen vn de rekenkmercommissie Er dient voldoende ndcht te zijn en blijven ten nzien vn de verdere ontwikkeling vn het integriteitbeleid. Het onderwerp verdient de voortdurende ndcht. De klokkenluiderregeling stmt uit 2002 en is drn niet meer geüpdte. De regeling verdient opnieuw ndcht en onderhoud. Tevens is de RKC vn mening dt het wenselijk en verstndig is om het meldpunt ( in de vorm vn een vertrouwenspersoon) buiten de gemeentelijke orgnistie te beleggen. Dit omdt ze vn mening is, dt (hoewel er geen enkele indictie hiervoor tijdens het onderzoek is gevonden) het de drempel om zich te uiten of iets n de kk te stellen, verhoogd. Ook is het wenselijk om jrlijks verslg te doen. Ook ls er geen meldingen geweest zijn. Het geeft n dt er de nodige ndcht voor bestt. Gedviseerd wordt om een nlyse uit te voeren nr en een overzicht op te stellen vn kwetsbre functies bij mbtenren(a3). En dit eens per drie á vier jr te herhlen. Ook is het n te bevelen spelregels en een toetsingskder voor nevenfuncties vn mbtenren te ontwikkelen. Registrtie vn gemelde nevenfuncties in voor het politiek bestuur en het mngement beschikbre overzichten is drbij een voorwrde. Zowel bij de geldende procedures voor werving en selectie lsook het inkoop- en nbestedingbeleid is gebleken dt niet in lle gevllen de geldende regels gehnteerd worden. Hoewel dit in de onderzochte csussen niet tot vreemde situties heeft geleid, bevreemd het de RKC dt men zich in csu niet n de geldende regels heeft gehouden. Ook ontbreekt er blijkbr een intern controlemechnisme wrbij een dergelijke fwijking wordt opgemerkt. Drom dviseert de RKC ndrukkelijk om deze twee procedures te voorzien vn nvullende regels inzke fwijking vn de geldende procedures. Hierdoor blijven het trnsprnte en controleerbre processen. Uit ons onderzoek blijkt dt de gemeenterd voor hr eigen functioneren geen integriteitbeleid heeft lten ontwikkelen en formeel bekrchtigd. Dt bevreemdt de RKC ten zeerste. Zij dviseert de Rd dn ook dit mnco snel te repreren. 24juli 2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 19
Bijlgen 24 juli2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 20
Bijlge ANormenkder Integriteitsbeleid Normenkder R.K.C. inzke onderzoek "Integriteit Gemeente Borger-Odoorn" ALGEMEEN Ctegorie Nr Normen / fsprken Vormgeving bij de gemeente Borger-Odoorn 1.1 De verschillende specten vn integriteit zijn in een schriftelijk document Vormgegeven in de Gedrgscode Integriteit - Een beetje Integer vstgelegd. bestt niet - december 2009 Andcht voor integriteit / integriteitsbeleid 1.2 De gemeente verricht vnuit integriteitsoogpunt periodiek onderzoek nr Dit is niet vormgegeven kwetsbre hndelingen, functies en processen. r 1.3 Relevnte n integriteit gerelteerde informtie is beschikbr in een centrl Dit is beschikbr vi het Intrnet, dr stn echter (nog) niet lle register of nderszins op centrl niveu. documenten op 1.4 De Rd en het College worden betrokken bij de ontwikkeling en de Verslg, burgerjrverslg etc met onderwerp/prgrf Integriteit Deels evlutie/verntwoording vn het integriteitsbeleid. 1.5 Er zijn meetbre doelstellingen voor het integriteitsbeleid geformuleerd. Beleidsnot(s) Integriteit. (zie ook 1.1) Deels 1.6 Er is sprke vn het bevorderen vn de bewustwording vn integriteitsrisico's J, onder ndere vi dilemmtriningen 1.7 Op het gebied vn integriteit wordt scholing en vorming ngeboden J, onder meer vi dilemmtriningen (dilemmtriningen) 1.8 Het integriteitsbeleid wordt blijvend ontwikkeld en onderhouden Tot 2011 gedn. Momenteel is onderdeel inkoop en nbesteding in herziening. Deels 1.9 Er is sprke vn communictie(beleid) inzke integriteit nr lle betrokken. Beleidsnot(s) Integriteit (zie 1.1). Communictiebeleid c.q. fsprken communictie inzke integriteit 24 juli2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 21
Bijlge B Normenkder integriteit mbtenren Normenkder mbtenren inzke onderzoek RKC "Integriteit Gemeente Borger-Odoorn" AMBTENAREN Ctegorie Nr Normen / fsprken Documenttie / regeling etc Anwezig 1.1 De gemeente beschikt over een gedrgscode voor mbtenren Gemeentelijke Gedrgscode 1. Gedrgscode 1.2 De gedrgscode is goed kenbr voor medewerkers. 2. Onderzoeken bij werving en selectie 3. Kwetsbre functies 2.1 De gemeente beschikt over procedures in het kder vn werving- en selectie wrin ndcht wordt besteed n integriteit (13). Deze procedures kunnen zien op het controleren vn diplom's en getuigschriften, procedures tijdens het sollicittiegesprek, het controleren vn referenties en het hnteren vn een verklring omtrent gedrg. 3.1 Beoordeeld wordt welke functies binnen de gemeente ls kwetsbr dienen te worden ngemerkt. Kwetsbre functies zijn functies, die extr risico's op integriteitsinbreuken met zich meebrengen in verbnd met onder meer het werken met gevoelige informtie, het kunnen beschikken over geld en de omgng met zkelijke relties. 3.2 De gemeente houdt een overzicht bij vn kwetsbre functies en treft mtregelen ter voorkoming vn integriteitsinbreuken bij kwetsbre functies. Werving- en selectieprocedure (hndboek P&O) Overzicht kwetsbre functie in het licht vn integriteit. 4. Het fleggen vn de eed of belofte 4.1 Bij indienstreding vn medewerkers leggen deze de eed of de belofte f. 5. Nevenwerkzmheden 6. Finnciële belngen 5.1 Er is een ndere regeling voor de verplichte melding vn nevenwerkzmheden. Regeling melding nevenwerkzmheden 5.2 De gemeente houdt een gectuliseerd overzicht bij vn de gemelde nevenwerkzmheden. Actueel overzicht nevenwerkzmheden r 5.3 Er is een ndere regeling voor de verplichte openbrmking vn gemelde nevenwerkzmheden. Regeling openbrmking gemelde nevenwerkzmheden r 6.1 Is er een ndere regeling voor de verplichte melding vn finnciële belngen en trnscties in effecten. Er Regeling melding finnciële belngen en trnscties in effecten r worden functies ngewezen wrvoor deze meldplicht geldt. 7.1 De gemeente stelt voorschriften voor over het kennisnemen vn of omgn met vertrouwelijke informtie. Voorschriften inzke omgn met vertrouwelijke gegevens r r 7. Mtregelen gericht op informtiebeveiliging 8. Reltiegeschenken, uitnodigingen, (buitenlndse) reizen enz 9. Inkoop- en nbestedingsprocedures 10. Vertrouwenspersoon voor integriteit 7.2 Er worden mtregelen getroffen die beogen te voorkomen dt onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, rdplegen of beschdigen. 8.1 Voor het nnemen vn reltiegeschenken of uitnodigingen is een regeling getroffen. Regeling reltiegeschenken en uitnodigingen 8.2 De regeling bevt een meldingplicht voor het nnemen vn geschenken en uitnodigingen. 8.3 Er is een regeling getroffen voor het omgn met (buitenlndse) reizen, verblijven, excursies en evenementen 9.1 De gemeente stelt een inkoop- en nbestedingsbeleid vst. Inkoop- en nbestedingsbeleid-> beleidsnot(s) 9.2 Het beleid bevt richtlijnen voor het ntl n te vrgen offertes en de vstlegging vn keuzen voor beplde procedures vn nbesteding. 10.1 Er wordt een vertrouwenspersoon of orgn voor integriteitskwesties ngesteld. De vertrouwenspersoon kn tevens belst zijn met vertrouwenstken voor discrimintie of seksuele intimidtie. Documenttie inzke vertrouwenspersoon: rol, nstelling etc 24 juli2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 22
Normenkder mbtenren inzke onderzoek RKC "Integriteit Gemeente Borger-Odoorn" AMBTENAREN Ctegorie Nr Normen / fsprken Documenttie / regeling etc Anwezig 11.1 Er is voorzien in een procedure voor de wijze wrop binnen de gemeente vermoedens vn ntstingen Klokkenluidersregeling vn de integriteit vn medewerkers ngekrt kunnen worden (klokkenluidersregeling). 11. Meldingsprocedure bij het vermoeden vn een misstnd 12. Hndelswijze bij ntsting integriteit of vermoedens drvn 13. Protocl ongewenste omgngsvormen 11.2 De regeling bevt de toegng tot een onfhnkelijke instntie. 11.3 Er is sprke vn een registrtie vn meldingen. Opzet registrtie meldingen geen meldingen voorgedn volgens gemeente 11.4 Er is sprke vn een registrtie vn schendingen. Opzet registrtie schendingen geen schendingen voorgedn volgens gemeente 12.1 De gemeente heeft een schriftelijke vstgelegde procedure voor het verrichten vn een onderzoek, ndt een vermoeden vn een misstnd (melding/signl vn een vermoeden vn een integriteitsinbreuk) gemeld is. Procedure onderzoek vermoeden misstnd (bv klokkenluidersregeling) 13.1 De gemeente kent een klchtenprocedure inzke ongewenste omgngsvormen protocol 13.2 De gemeente heeft een vertrouwenspersoon ngesteld ngnde ongewenste omgngsvormen protocol 13.3 Er is sprke vn voorlichting en informtieverspreiding inzke grensoverschrijdend gedrg, uitgevoerde risico-nlyses, procedures protocol deels 13.4 Er is sprke vn opleiding en trining hiërchische lijn en opertionele medewerkers protocol deels 13.5 Binnen het directietem wordt het beleid periodiek geevlueerd. protocol deels 14. Declrtiegedrg 14.1 Er zijn voorschriften inzke het indienen vn declrties, de goedkeuring en dministrtieve verwerking 15. Het gebruik vn gemeente-eigendommen 15.1 Het gebruik vn gemeente-eigendommen voor privé-doeleinden zonder toestemming vn de Gedrgscode leidinggevende is in principe niet toegestn 24 juli2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 23
Bijlge C Normenkder integriteit politieke mbtsdrgers Normenkder politieke mbtsdrgers inzke onderzoek RKC "Integriteit Gemeente Borger-Odoorn" POLITIEKE AMBTSDRAGERS (BESTUURDERS) Ctegorie Nr Normen / fsprken 1.1 De gemeente beschikt over een gedrgscode voor politieke mbtsdrgers 1. Gedrgscode 1.2 De gedrgscode is goed kenbr voor betrokkenen. 2.1 Een bestuurder doet jrlijks opgve vn finnciële belngen in orgnisties wrmee de gemeente zkelijke belngen onderhoudt. De opgve is openbr en door derden te rdplegen 2. Belngenverstrengeling en nbesteding 3. Nevenfuncties 2.2 Bij privt-publiekrechtelijke smenwerkingsrelties voorkomt de bestuurder (de schijn vn) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen 2.3 Een oud-bestuurder wordt het eerste jr n beëindiging mbtstermijn uitgesloten vn het tegen beloning verrichten vn werkzmheden voor de gemeente 3.1 Een bestuurder mkt jrlijks melding vn lle nevenfuncties wrbij tevens wordt ngegeven of de functie l dn niet bezoldigd is. De gegevens worden openbr gemkt. 3.2 Kosten die een bestuurder mkt i.v.m. een nevenfunctie uit hoofde vn het mbt ls bestuurder wordt in de regel vergoed door de instntie wr de nevenfunctie wordt uitgeoefend 3.3 Een bestuurder die een nevenfunctie wil vervullen nders dn uit hoofde vn het mbt ls bestuurder bespreekt dit voornemen in het college 4.1 een bestuurder gt zorgvuldig om met informtie wrover hij/zij uit hoofde vn zijn/hr mbt beschikt 4. Mtregelen gericht op informtiebescherming 5. Annemen vn geschenken 6. Bestuurlijke uitgven 7. Declrties 8. Creditcrds / gemeentelijke bnkpsjes 9. Gebruik gemeentelijke voorzieningen 10. Reizen (buitenlnd) 4.2 Een bestuurder houdt geen informtie chter, tenzij deze geheim of vertrouwelijk is (rt 10WOB) 4.3 Een bestuurder mkt niet ten eigen bte gebruik vn in de uitoefening vn het mbt verkregen informtie 5.1 Ontvngen geschenken die een wrde vn 50 euro te boven gn worden gemeld en geregistreerd en zijn eigendom vn de gemeente 5.2 Door derden ngeboden "culturele uitstpjes" of nders genoemde reisjes worden voorf binnen het college overlegd 6.1 Uitgven worden uitsluitend vergoed ls de hoogte en functionliteit ervn kunnen worden ngetoond (belng gemeente en uitgve vloeit voort uit de functie 7.1 De bestuurder declreert geen kosten die reeds op ndere wijze worden vergoed 7.2 Declrties worden fgewikkeld volgens een drtoe vstgestelde dministrtieve procedure, gemkte kosten worden binnen drie mnden gedeclreerd 7.3 Het declrtieformulier bevt een betlingswijze, duiding functionliteit en kkoord verklring gemeentesecretris. Bij eventuele twijfel wordt de declrtie voorgelegd n burgemeester en/of college 8.1 De gemeentesecretris drgt zorg voor het nvrgen, verstrekken en intrekken vn eventueel benodigde creditcrds/bnkpssen. Er wordt vstgelegd voor welk soort kosten deze kunnen worden gebruikt. 8.2 Bij de fhndeling vn creditcrd-betlingen wordt een drtoe vstgesteld formulier gebruikt, voor kosten die door de bestuurder zelf moeten worden betld wordt een fctuur verzonden 9.1 Gebruik vn gemeentelijke eigendommen of voorzieningen voor privédoeleinden is niet toegestn 9.2 bestuurder kunnen en fx, mobiele telefoon en computer in bruikleen krijgen. Alle privé-gesprekken nr en vnuit het buitenlnd gemkt met de mobiele telefoon vn de gemeente komen voor rekening vn de bestuurder 10.1 Voor een buitenlndse reis is voorf toestemming nodig vn het college, drvoor moet een onderbouw en gespecificeerd verzoek worden ingediend 10.2 Voor uitnodiging vn reizen, werkbezoeken ed. op kosten vn derden vindt toetsing plts op het risico vn 10.3 Vn iedere reis wordt een verslg gemkt, buitenlndse reizen worden vermeld in het burgerjrverslg 10.4 Meereizen vn derden op kosten vn de gemeente is niet toegestn, verlengen vn buitenlndse reizen voor privé-doeleinden is onder voorwrden toegestn 24 juli2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 24
Bijlge D Overzicht ontvngen documenttie Wij hebben de volgende documenttie vn de gemeente ontvngen en gebruikt voor het onderzoek ten nzien vn de ontwikkeling vn het normenkder en de toetsing vn beschikbre stukken n de bsisnormen integriteit: Gedrgscode integriteit (2009/2010); Beleidsstukken gedrgscode integriteit (2009); Protocol ongewenste omgngsvormen (2006); Ingevulde on-line enquêtes MWM2; Gedrgscode leden vn het college vn burgemeester en wethouders (2002 en herziening 2006); Intrnet: eed en belofte, integriteitsverklring, gedrgscode, vertrouwenspersoon (ctueel); Presenttiestukken bijeenkomsten integriteit (2010); Regeling Werving en Selectie (ongedteerd); Strtegisch Beleidspln Inkoop en Anbesteden (2011); Regeling klokkenluiders (2002) Anstelling vertrouwenspersoon klokkenluidersregeling (2002) Voor het trnsctie hebben wij diverse documenten ontvngen en ingezien. Dit betreffen onder meer kostendeclrties, een studiereisverzoek en eindverslg, fcturen, vctureteksten, selectieverslgen etc. Gezien de specifiekheid vn deze documenttie en de mogelijkheid dt de documenten kunnen worden herleid nr individuele personen is vn deze documenttie geen fzonderlijke lijst in deze bijlge opgenomen. 24 juli2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 25
BijlgeEOverzicht vn geïnterviewde personen De volgende personen zijn geïnterviewd door de RKC ten behoeve vn het onderzoek: Functie Nm Burgemeester Griffier Algemeen directeur/gemeentesecretris (Nmens) concern-control / finnciën Vertrouwenspersoon in het kder protocol ongewenste omgngsvormen en vertrouwenspersoon klokkenluidersregeling De heer M.Out Mevrouw H. vn Olst De heer P.Post De heer J. Gorseling Mevrouw I. Snippe Drnst zijn tijdens het trnsctieonderzoek diverse gesproken ten behoeve vn de toelichting op de onderzochte trnscties in reltie met integriteit 24 juli2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 26
BijlgeF Overzicht onderzoek csuïstiek Onderzoek Rekenkmercommissie inzke Integriteit - onderdeel trnsctie onderzoek AMBTENAREN Onderwerp Onderzoek bij Werving en Selectie Vcture 1 (2012) Gezien de rd vn deze functie is een ndere procedure, dn de geldende beschreven wervingsprocedure, gevolgd, nmelijk uitbesteding n een extern werving- & selectiebureu. Drbij zijn overigens, middels interviews, meerdere orgnistieleden betrokken bij geweest inclusief de OR. Vcture 2 (2012) De geldende beschreven wervingsprocedure is deels wel en deels niet gebruikt. Er heeft geen focus gelegen op voorkeursbeleid. De selectie- en selectie-dviescommissie verstrekt hun dviezen mondeling wrdoor op dt punt geen toetsing kn pltsvinden. De betreffende tijdelijke functie vn 2 jr is vi een pyrollconstructie ingevuld. Vcture 3 (2012) De geldende beschreven wervingsprocedure is deels wel en deels niet gebruikt. Er heeft geen focus gelegen op voorkeursbeleid. De selectie en selectie-dviescommissie verstrekt hun dviezen mondeling wrdoor op dt punt geen toetsing kn pltsvinden. Als eindresultt zijn twee medewerkers iedere voor 18 uur ngesteld. Bij het uiteindelijk splitsen vn de vcture/functie in twee nstellingen vn 18 uur is het wervingsproces niet opnieuw gestrt met twee vctures vn 18 uur, dn wel teruggekeken nr de oorspronkelijke groep belngstellenden. Nevenwerkzmheden Ambtenr 1 (niveu directie / mngement) Geen bijzonderheden of fwijkingen geconstteerd. Drie fdelingen integrl ctueel overzicht Er zijn geen overzichten vn nevenfuncties beschikbr. Inkoop en nbesteding Object 1 De investeringen njr 2012 inzke Object 1 zijn lger dn EUR 80.000 en kunnen onderhnds worden nbesteed. De gevolgde inkoopprocedure is trnsprnt en er zijn geen fwijkingen geconstteerd. Object 2 Voor de inrichting vn Object 2 is prte inkoopprocedure gevolgd gezien de rd vn het te verwerven goed. De gevolgde procedure is trnsprnt en volgbr. Er zijn geen bijzonderheden geconstteerd. Object 2 De investeringen voorjr 2013 in Object 3 zijn lger dn EUR 80.000 en kunnen onderhnds worden nbesteed. De gevolgde inkoopprocedure is trnsprnt en volgbr en er zijn geen fwijkingen geconstteerd. Wel is het zo dt de technisch dviserende prtij uiteindelijk ook de leverende prtij is geworden in de onderhndse nbesteding. POLITIEKE AMBTSDRAGERS Belngenverstrengeling en nbestedinopgve en openbrmking finnciële belngen Geen finnciële belngen - geen meldingen Nevenfuncties Melding en openbrmking nevenfuncties Voor twee politieke mbtsdrgers bleek dt het (publieke) overzicht op moment vn onderzoek niet ctueel ws, inmiddels zijn de overzichten gectuliseerd. Reizen en reiskosten Reiskostendeclrties Mnd X 2012 Geen bijzonderheden of fwijkingen geconstteerd Reiskostendeclrties Mnd Y 2012 Geen bijzonderheden of fwijkingen geconstteerd Reizen buitenlnd Studiereis lnd in Europ in 2012 Geen bijzonderheden of fwijkingen geconstteerd 24 juli2013 Integriteit Gemeente Borger-Odoorn 27