Communicatieplan Beeldzorg (versie 20 mei 2014 Maaike Hoogland, Adviseur PR & Communicatie) Beeldzorg Vanaf 2014 is AxionContinu een proef met de inzet van Beeldzorg gestart. Met Beeldzorg wordt via een tabletcomputer (ipad) een beeldverbinding gemaakt tussen een zorgverlener van AxionContinu en een thuiswonende cliënt. Zij kunnen via de ipad elkaar zien en spreken. Beeldzorg is een aanvulling op de bestaande zorg aan huis. In een aantal gevallen is een huisbezoek niet nodig en kan de ondersteuning eenvoudig via het beeldscherm gegeven worden. Het gaat hierbij vooralsnog om geplande zorgmomenten. Welke zorg kan bijvoorbeeld via Beeldzorg worden gegeven? Goedemorgen en goede avond service: op een vast tijdstip wordt contact opgenomen om te vragen of de cliënt de nacht of dag goed is doorgekomen en hoe het gaat. Controlemomenten bijvoorbeeld: o herinneren aan het innemen van medicijnen en controleren van de juiste medicatie. o regelmatige inspectie van een wond. o het meten van de bloedsuiker en meekijken met het spuiten van insuline. Sociale begeleiding zoals het geven van advies en ondersteuning, bijvoorbeeld aan een partner van een cliënt met dementie. Het project Er is een uitgebreid projectplan gemaakt voor de implementatie van Beeldzorg, getiteld Beeldzorg, het nieuwe zorgen, het nieuwe werken (maart 2014). Hierin staat de visie, doelstelling en strategie van het project beschreven. Voor uitgebreide informatie hierover verwijs ik naar dit projectplan. In dit communicatieplan een korte samenvatting van de hoofdpunten die voor de communicatie van belang zijn: Het belang van beeldzorg Een belangrijke uitdaging in de zorg en dus ook bij AxionContinu bestaat uit het tegemoet komen aan de toenemende en veranderende zorgvraag, terwijl zorginstellingen geconfronteerd worden met krimpende budgetten en een afnemend aantal zorgprofessionals. Nederland vergrijst en tegelijkertijd willen mensen langer in hun eigen woonomgeving blijven, langer thuis blijven wonen. Het zelfmanagement van de cliënt en hun omgeving wordt steeds meer aangesproken. Dit betekent dat zorgprocessen anders moeten worden ingericht en aangestuurd. Zorg op afstand en specifiek beeldzorg kan, als hulpmiddel, hierbij een belangrijke rol spelen. Onderzoek wijst uit dat beeldzorg bijdraagt aan de doelstelling om kwalitatief goede zorg te kunnen blijven verlenen ondanks bovenstaande ontwikkelingen. Beeldzorg verbetert aantoonbaar de kwaliteit van leven door het toegenomen gevoel van veiligheid dat cliënten ervaren. Beeldzorg verbetert de kwaliteit van leven door het toegenomen gevoel van behouden van de regie. Beeldzorg verbetert zelfredzaamheid en zelfmanagement van cliënten. Het gevoel van eenzaamheid wordt verminderd. Beeldzorg versterkt de informele zorg en de zorgnetwerken. Beeldzorg kan de verwachte krapte aan zorgprofessionals op de arbeidsmarkt verzachten. AxionContinu wil de ervaren kwaliteit van zorg verbeteren door invoering van nieuwe vormen van zorg en werkprocessen waarbij gebruik gemaakt wordt van beeldzorg. Vrijwilligers en mantelzorgers worden op deze manier nog nadrukkelijker betrokken bij de zorg. Waar mogelijk wordt de productiviteit van medewerkers in de extramurale zorg verhoogd. Doelstelling De doelstelling van het project is met behulp van beeldzorg het nieuwe werken en zorgen invoeren bij alle extramurale cliënten. AxionContinu wil met behulp van beeldzorg de zorgprocessen efficiënter maken en bijdragen aan de kwaliteit van zorg zoals door de cliënt wordt ervaren (verbeterd zelfmanagement) en ondersteuning bieden aan het sociale netwerk van cliënten. Na de definitieve Go/No Go in september 2014 (zie planning) wordt Beeldzorg uitgerold naar maximaal 370 cliënten. De implementatie van Beeldzorg wordt gefaseerd ingevoerd: 1. start met geplande zorg in de serviceflats van de locaties: a. Utrecht: Tolsteeg, De Bijnkershoek, t Huis aan de Vecht, De Wartburg (en eventueel De Componist?) b. Lekstreek: Mariënstein/De Hooghe Camp en De Schutse 2. daarna wordt ook Beeldzorg in de wijken rondom deze locaties geïntroduceerd 1 en 2 gaan gelijktijdig 3. vervolgens vindt verbreding naar de doelgroepen zoals revalidatiecliënten plaats. Al snel van plan 4. Bij succesvolle implementatie wordt ook ongeplande zorg ingezet. Eigenlijk al snel niet tegen te houden
Planning Fase I : Opstellen PvA februari maart 2014 Fase II: Voorbereiden Project februari april 2014 Fase III: Eerste 10 cliënten april 2014 Fase IV: Alle 6 de locaties gestart juni 2014 > 50 cliënten voor de zomer Fase V: Tussenevaluatie (Go/No go) september 2014 Fase VI: Uitrol 370 cliënten september 2014 februari 2015 Fase VI a: Evaluatie en borging januari februari 2015 Belangrijke mijlpalen: 5 locaties gestart Behalen 50 ste cliënt Behalen 100 ste cliënt Eindrapportage met resultaten over 370 cliënten. Deze mijlpalen worden duidelijk onderscheiden en breed gedeeld en gevierd. Stuurgroep Fanny Kerstens, projectmanager wonen, thuiszorg en services, voorzitter (met zwangerschapsverlof tot 1 aug) Rene Leideritz, secretaris en vervangend projectleider Henriet Groenendijk Divisiemanager zorg thuis en services Annet Dijksterhuis, Manager HR en bedrijfsbureau Huub Albrechs, Managers Facilitair en Bouw Fabienne Tousain, Coach In voor zorg! Hieronder hangen drie projectgroepen: 1. Projectgroep Utrecht > Shanta Balgit, manager thuiszorg Utrecht 2. Projectgroep Lekstreek > Miriam Dwarswaard, manager thuiszorg Lekstreek 3. Projectgroep ICT en facilitair > Huub Albrechs, Managers Facilitair en Bouw Communicatieplan Reikwijdte communicatieplan Dit communicatieplan richt zich vooralsnog alleen op de doelgroepen van het project en op de termijn waarop het project loopt (projectcommunicatie). Tijdens de tweede helft van het project zal met kennis van de resultaten van de evaluatie een uitgebreid marketingcommunicatieplan worden gemaakt voor het in de markt zetten van het product Beeldzorg in Utrecht en de regio. Ook de scholingsaspecten worden in dit plan niet meegenomen. Mocht er bij de scholingsaspecten behoefte zijn aan ondersteuning van de afdeling PR & communicatie, dan hoor ik dat graag. Al ctc over met Antoinette Doelgroepen Cliënten Gebruikers van Beeldzorg Gedurende pilot: betrokkenheid> feedback> evaluaties > denk aan tijdige terugkoppelen opmerkingen en resultaten evaluatie Mantelzorgers van de cliënten Vrijwilligers Overige thuiszorg cliënten Cliëntenraad/bewonerscom missie Reguliere thuiszorgcliënten Zelfstandig wonende beginnend dementerenden Thuiszorg voor cliënten na (geriatrische) revalidatie 1. COPD cliënten 2. CVA cliënten 3. Revalidatie cliënten Hebben over het algemeen weinig ervaring met digitale media > over de drempel trekken om mee te doen Informeren, betrekken Hierbij zijn de mantelzorgers erg belangrijk Informeren en betrekken Meer diversiteit in ervaring met digitale media Informeren en betrekken Worden snel klant bij beeldzorg Zijn intermediair > positieve houding > informeren Inzetten als tabletcoach?? > kan ook een gebruiker zijn. Intermediair > positieve houding > informeren en betrekken Zijn toekomstige cliënten > positieve houding > informeren Intermediair > positieve houding > informeren en indien nodig betrekken
Medewerkers/AxionContinu Betrokken medewerkers Beeldzorg Gedurende pilot: betrokkenheid> feedback> evaluaties > denk aan tijdige terugkoppelen opmerkingen en resultaten evaluatie 1 procesinformatie 2 inhoudelijke informatie Overige medewerkers Projectgroep (stuurgroep/projectgroep/werkgr oep) Uitvoerende medewerkers thuiszorg behandelaren Uitvoerende medewerkers Bedrijfsbureau (ICT, cliëntenadministratie,?) Zorgbemiddelaars Casemanagers Zijn rechtstreeks betrokken, stand van zaken en mijlpalen vieren Zijn rechtstreeks betrokken, scholing, stand van zaken en mijlpalen Zijn rechtstreeks betrokken, procedures aanpassen, communicatie tussen project en ondersteuning, stand van zaken en mijlpalen Zijn intermediairs > enthousiasmeren, stand van zaken en kernboodschap Zijn intermediairs > enthousiasmeren, stand van zaken en kernboodschap Informeren > trots op vernieuwd project MT/RvT/OR Aanjager!! Informeren > trots op vernieuwd project Relaties + overig Gemeenten Zorgkantoor Zorgverzekeraars Andere partnerorganisaties in de wijk zoals: Verwijzers en intermediairs Pers Utrecht IJsselstein Lopik SamenHoograven Buurtteams Welzijnsorganisaties Concullega s Huisartsen Praktijkondersteuners Is hierbij ook sprake van betrekken? Preventie, snel proberen aan te laten haken > verbindingen leggen. Kijken of tablet ook voor hen toegepast kan worden in de praktijk. Casemanagers concullega s > Zijn intermediairs > enthousiasmeren, stand van zaken en kernboodschap Mooie mijlpaal vaststellen als aanleiding om de pers in te gaan. De start van beeldzorg is inmiddels breed gecommuniceerd. Uit het plan van aanpak blijkt dat het project draagvlak heeft bij cliënten, medewerkers, leiding en ondersteunende staf. Beeldzorg wordt hip gevonden! De kansen en valkuilen zijn in beeld. Duidelijk wordt beleefd dat beeldzorg niet een dingetje is dat je er even bij doet en dat beeldzorg raakt aan de aard en intensiteit van de relatie cliënt medewerker, de zorgvisie, de zorgprocessen, de sturing door het management en de ondersteunende processen zoals ICT en de organisatie in het geheel. Kernboodschap Met beeldzorg in een nieuwe manier van zorg verlenen waarbij via een ipad een beeldverbinding wordt gemaakt tussen een zorgverlener van AxionContinu en de cliënt of mantelzorger thuis. De zorgverlener kan direct advies, begeleiding en ondersteuning aan de cliënt geven. Met beeldzorg blijft de cliënt zoveel mogelijk zijn regie en zelfstandigheid houden. Beeldzorg is makkelijk, snel en zorgt voor een veilig gevoel: Beeldzorg geeft net dat steuntje in de rug, waardoor de cliënt het gevoel heeft er niet alleen voor te staan. Met Beeldzorg wordt het zorgpakket zo efficiënt mogelijk gebruikt. Immers de tijd die nodig is voor een huisbezoek, kan nu voor andere zorgvragen worden gebruikt. Mocht het nodig zijn dan komt er gewoon iemand bij de cliënt thuis om te helpen. Wel zo n veilig idee. De kernboodschap blijft in aanleg voor alle doelgroepen steeds hetzelfde zodat de boodschap eenduidig is, maar zal in toon en stijl steeds worden aangepast aan de doelgroep.
Communicatiestrategie Betrokkenheid zowel cliënt als medewerker stimuleren: zij hebben een belangrijke rol in de ontwikkeling van dit product! o Benader ze mondeling, ondersteun dit met schriftelijk materiaal. Organiseer een informatiebijeenkomst en/of een instructiebijeenkomst zodat ze met de apparatuur kunnen omgaan. o Zorg tijdens de pilot voor een systeem van directe opvolging bij ad hoc signalen van klachten/ontevredenheid zowel mbt de techniek als mbt de zorgverlening. Zorg er ook voor dat er binnen een paar dagen wordt teruggekoppeld aan de cliënt/medewerker wat er met de opmerkingen wordt gedaan. Zorg voor voldoende tussentijdse evaluaties (individueel of groepsgewijs). Zo voelt de cliënt en medewerker zich betrokken en serieus genomen. o Door goede en periodiek projectcommunicatie over inhoud en proces Er wordt gebruik gemaakt van storytelling: inzet ervaringsverhalen van medewerkers, vrijwilligers, cliënten en mantelzorgers > meerwaarde duidelijk maken en enthousiasmerend. Dit kan schriftelijk of bv dmv een filmpje. Zet voorloper in om volgers te betrekken. Vrijwilligers, of nog liever cliënten die al aardig thuis zijn in de digiwereld in zetten als tabletcoach. Indien nodig kan dit ook bij medewerkers. Mijlpalen worden breed gedeeld en gevierd. Maak gebruik van je projectonderwerp en hip imago: de tablet! o Gebruik tablet als communicatiemiddel b.v. voor voortgang project projectnieuwsbrief, helpdeskfunctie, evaluatieformulier, etc. o Gebruik tablet ook voor andere doeleinden zoals prioriteit geven aan bepaalde zaken zoals mantelzorgers en HA Link website AC App met bladerbare Contact App met alle thuiszorg producten AxionContinu heeft AC een app? Wat kan nog meer op tablet? spelletjes Onderzoek mogelijkheid van verbinding met huisartsen/praktijkondersteuners voor toepassingen snel proberen toe te passen Onderzoek mogelijk van personenalarmering via tablet (ATA) Let op, heel ander doel In het najaar, als de resultaten van de tussenevaluatie bekend zijn, kan een symposium voor huisartsen/praktijkondersteuners en andere samenwerkingspartners worden gehouden om het belang van Beeldzorg aan te geven en te realiseren dat deze doelgroepen een positieve mindset tov Beeldzorg en AxionContinu hebben. Uiteraard moet worden onderzocht welke meerwaarde samenwerking kan hebben b.v. voor de huisartsenpraktijk. Lijkt mij te snel. In september go dan kan je eigenlijk pas gaan organiseren. Voorstel begin 2015.
Doelgroep/middelen matrix Middel wat Wie wanneer Door wie