Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Gemeente Valkenswaard 25 februari 2014
1 Woord vooraf Deze rapportage vormt de weerslag van het in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard bij hun gemeente uitgevoerde inspectieonderzoek op 10 december 2013 naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door KPMG Management Services B.V.. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering inspectie Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet bag), versie 044 d.d. 1 juli 2010. ACHTERGROND De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat is bedoeld om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren, hetgeen de kwaliteit van de besluitvorming verhoogt, de kwaliteit van de dienstverlening verbetert en de bestuurlijke en administratieve lasten vermindert. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen zijn verplicht de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te koppelen aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, worden aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Teneinde een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het
2 volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de bronkant ); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en dat onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen, bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Op grond van het Inspectieprotocol doorloopt de gemeente de inspectie met positief gevolg wanneer alle verplichte verificatiepunten positief zijn beantwoord. Een verificatiepunt met een verplicht karakter dat niet positief kan worden beantwoord ( ja ) en waarbij niet de mogelijkheid wordt geboden deze te beantwoorden met nee, maar, leidt tot een negatief oordeel. De verificatiepunten die niet verplicht, maar gewenst zijn, worden niet direct betrokken in de bepaling in hoeverre de gemeente de inspectie met goed gevolg heeft doorlopen. De opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder begrepen de Wet BAG, het Inspectieprotocol BAG (versie 044), de Controle en overige Standaarden, de Verordening gedragscode en de Nadere voorschriften onafhankelijkheid openbare accountant. De werkzaamheden zijn uitgevoerd en over de uitkomsten wordt gerapporteerd in de vorm van dit Rapport van feitelijke bevindingen, in overeenstemming met Standaard 4400 en met in achtneming van het rapportagemodel van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. De aard van de uitgevoerde werkzaamheden brengt met zich mee dat op het genoemde cijfermateriaal geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Een en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van het cijfermateriaal kan worden ontleend. Het Rapport van feitelijke bevindingen is uitsluitend voor u bestemd en het rapport (of delen daaruit) mag (mogen) zonder onze uitdrukkelijke toestemming vooraf niet aan derden, met uitzondering van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, ter beschikking worden gesteld. Dit rapport bevat 5 bladzijden. De bijlage bevat 9 bladzijden.
3 Gegevens gemeente Gemeente Contactpersoon E-mail Valkenswaard de heer P. Oomens Pieter.Oomens@valkenswaard.nl Vestigingsadres De Hofnar 15 Postadres Postbus 10100 Telefoonnummer 5550 GA VALKENSWAARD Gegevens inspectie Datum inspectie 10 december 2013 Locatie inspectie (zover afwijkend van vestigingsadres gemeente) Locatie zie bovenstaand Versie en datum inspectierapportage Definitief 1.0, 25 februari 2014 Naam inspectie-instelling Naam lead-inspecteur en eventuele andere inspecteurs Naam inhoudelijk assistent KPMG Management Services B.V. KPMG Management Services B.V. n.v.t. Aanwezigen vanuit gemeente - Senior Medewerker Geo-registraties - Senior medewerker Vergunning, Toezicht en Handhaving (vergunningen) - Senior Medewerker Vergunning, Toezicht en Handhaving (toezicht) - Medewerker IT/ Informatievoorziening - Teammanager FAB
4 Samenvatting van bevindingen tijdens inspectie Verificatiepunten bestandscontroles Onvoldoende De gemeente Valkenswaard voldoet bij dit verificatiepunt aan 5 van de 7 criteria. Op basis van de Statusrapportage van 18 november 2013, met als peilperiode 8 oktober 2011 t/m 15 november 2013, is vastgesteld dat aan de maximale verwerkingstijd van 4 dagen voor brondocumenten niet is voldaan. Daarnaast is op basis van dezelfde Statusrapportage vastgesteld dat niet aan de maximale termijn van 6 maanden voor het inmeten van definitieve geometrie is voldaan. De BAG-beheerder heeft een toelichting gegeven op de technische knelpunten bij aansluiting op de landelijke voorziening. Daarnaast wordt de gemeente Valkenswaard op dit moment geconfronteerd met verstoringen in de BAG-applicatie als gevolg van de pilots die vanuit de BGTimplementatie worden uitgevoerd. De gemeente Valkenswaard neemt deel aan deze pilots en ondervindt daar ten aanzien van de BAG knelpunten door. In verband met de technische knelpunten bij aansluiting op de landelijke voorziening is de gemeente Valkenswaard op 30 september 2011 aangesloten. Het Kadaster heeft hierdoor als eerst mogelijk peildatum 8 oktober 2011 in plaats van 1 juli 2011 kunnen nemen. Verificatiepunten steekproef registratie en register Verificatiepunten controle inbedding processen Het aantal mutaties bedraagt 4.699. De steekproefomvang bedraagt derhalve 100 waarnemingen. Binnen deze selectie zijn geen omissies geconstateerd. De gemeente Valkenswaard beschikt over een recent geactualiseerd Processenhandboek BAG, versie 2.0 (28 november 2013. Dit handboek is volledig en juist ten aanzien van de minimaal te beschrijven gebeurtenissen, processen en relevante uiterlijke verwerkingstijden. Het handboek bevat per proces een tekstuele toelichtingen van de volgordelijke activiteiten. Het versiebeheer van de processen is per beschrijving inzichtelijk gemaakt. Daarnaast geven de beschrijvingen (versie 2) aan dat het proces op basis van wet- en regelgeving in combinatie met de praktijk is vorm gegeven, dan wel vanuit de kaders en theorie is vorm gegeven. Dit laatste heeft vooral betrekking op processen die in de praktijk nog niet zijn voor gekomen. Verificatiepunten controle werking processen De procesbeschrijvingen zijn aan alle direct betrokken medewerkers beschikbaar gesteld. Daarnaast is in de vorm van instructie en voorlichting, aandacht geschonken aan de werking van processen. Op basis van interviews met twee medewerkers is, vanuit de perspectieven van vergunningverlening en handhaving, vastgesteld dat zij bekend zijn met het Processenhandboek en de relevante activiteiten de inhoudelijke aspecten en gebeurtenissen
5 kunnen benoemen. De BAG-beheerder bewaakt de betrouwbaarheid en tijdigheid van de gegevensverwerking, hetgeen leidt tot verbetering van de kwaliteit. Verificatiepunten BAG conforme applicatie De gemeente Valkenswaard beschikt over een BAG-conforme applicatie. Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Verificatiepunten continuïteit system (backup en herstel) Uitsluitingen De gemeente Valkenswaard beschikt over een Uitwijkcontract. De gecontracteerde dienstverlener test de uitwijkconfiguratie jaarlijks. De gemeente Valkenswaard beschikt over procedures voor back-up en restore. De werking hiervan is tegelijkertijd met de uitwijkprocedure getest. Daarnaast worden de logfiles van de dagelijkse backups gecontroleerd. Geen
6 Samenvattende conclusie op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistratie adressen en gebouwen Conclusies De resultaten stemmen niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. Ten aanzien van het verificatiepunt bestandscontroles voldoen de criteria verwerkingstijd van brondocumenten (4 dagen) en inmeten van definitieve geometrie (6 maanden) per 10 december 2013 nog niet geheel aan de gestelde eisen. Alle overige verificatiepunten voldoen aan de eisen. Herinspectie geïndiceerd Ja Ten aanzien van het verificatiepunt bestandscontroles is een herinspectie verplicht. De BAG-beheerder geeft aan dat reeds substantiële verbeteringen zijn gerealiseerd en dat herinspectie van de geconstateerde omissies op zeer korte termijn kan worden georganiseerd. De BAG beheerder heeft aangegeven dat ten aanzien van de doorlooptijd recentelijk verbeteringen in het proces zijn doorgevoerd en dat op zeer korte termijn een herinspectie kan worden gepland. Opmerkingen Handtekening (lead)inspecteur Geen KPMG Management Services B.V.