N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT

Transcriptie

1 N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Deze inspectierapportage BAG-beheer geeft uitvoering aan en is gebaseerd op de Wet BAG Stb. 2008, 39 (+ wijzigingen), met bijbehorende Besluiten en Regelingen en het Inspectieprotocol (versie 2010, 044). Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Alkmaar Inspectiedatum: 29 september 2014 : definitief Kenmerknummer: 0361 Stichting NIVO

2 Inspectierapportage F Bestuur Stichting NIVO Inspectierapportage Inspectie BAG-beheer Gemeente Alkmaar Kenmerk: 0361 Rapportagedatum: 21 oktober 2014 Inspectie-instelling: Stichting NIVO Lichtenauerlaan ME Rotterdam Opdrachtgever: Gemeente Alkmaar Mallegatsplein AG Alkmaar Copyright 2012 Stichting NIVO, dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Gebruik door derden is uitsluitend toegestaan voor opdrachtgever in haar uitvoering van de Wet BAG. Ander gebruik of vermenigvuldiging is uitsluitend toegestaan na uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van Stichting NIVO of auditee. Uitzondering wordt gemaakt voor het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, welke in de uitoefening van haar maatschappelijke taken gedeelten uit deze rapportage op haar website ter inzage stelt aan derden.

3 Inspectierapportage F Bestuur Inhoudsopgave 1. Conformiteitsverklaring 2. Toelichting Inspectie Wet BAG 3. Gegevens gemeente 4. Gegevens inspectie 5. Samenvatting van de bevindingen. 6. Samenvattende conclusie 7. Ondertekening Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I) Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)... Bijlage C. Werking systeem (deel III)

4 Inspectierapportage F Bestuur 1. Conformiteitsverklaring Conform iteitsverkla ri ng Stichting NIVO verklaart dat de gemeente Alkmaar op de onderdelen: - kwaliteit van de gegevens NIET; - kwaliteit van de processen NIET; - kwaliteit van het systeem WEL; voldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen zoals getoetst volgens het inspectieprotocol voor de uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen versie 044.

5 N IVO CONTROLE NSPECTIE AUDIT Inspectierapportage F Bestuur 2. Toelichting Inspectie Wet BAG Ministerie van Infrastructuur en IVIilieu - Directoraat Generaal Ruimte Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Alkmaar bij hun gemeente op 29 september 2014 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Stichting NIVO. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044): 8 juli 2010, aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties: 2 mei Dit rapport bevat 32 bladzijden inclusief bijlagen. De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te

6 Inspectierapportage F Bestuur gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn aangewezen om deze controle uit te voeren.

7 Inspectierapportage F Bestuur 3. Gegevens gemeente Gemeente Alkmaar Contactpersoon Arne Mellema Ameilema@Alkmaar. nl Vestigingsadres Mallegatsplein AG Alkmaar Postadres Postbus BC Alkmaar Telefoonnummer Gegevens inspectie Gegevens inspectie inspectie 29 september 2014 en datum inspectierapportage Definitieve versie 4 december 2014 Naam inspectie-instelling Stichting NIVO Naam (lead)inspecteur Iris Tholenaars Naam assistent inspecteur Aanwezigen vanuit de gemeente Tristan Heidoorn (BAG-beheerder) Mare Groot (BAG-Beheerder) Tom Mak (Programma- en Projectmanager) Arne Mellema (BAG-Coördinator) Noud Aarden (Coördinator Vergunningverlening) Svetlana Tadic (Senior Administratief Medewerker) Johan Roukma (Systeembeheerder) Overige aanwezigen namens Stichting NIVO

8 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage F Bestuur 5. Samenvatting van de bevindingen Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Oordeel per onderdeel Motivatie Verificatiepunten bestandscontroles voldoende onvoldoende Verificatiepunten steekproef registratie en register voldoende onvoldoende Verificatiepunten controle inbedding processen voldoende onvoldoende Verificatiepunten controle werking processen voldoende onvoldoende Zoals blijkt uit het statusrapport beheeraudit van 15 september 2014 worden de mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen en worden vervolgens nog onvoldoende tijdig aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG. De gemeente slaagt er nog onvoldoende in om binnen de gestelde termijn van zes maanden na afronding van bouwwerkzaamheden, definitieve geometrie op te nemen bij het betreffende pand. De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande Inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, onvoldoende raadpleegbaar en beschikbaar maken. Tevens vinden de geselecteerde mutaties in onvoldoende mate hun basis in de aangewezen documenten. De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen In voldoende mate overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. In het document BAG Processenhandboek Gemeente Alkmaar zijn per voorkomende gebeurtenis de taken en verantwoordelijkheden, alsmede de wettelijke termijnen goed beschreven. De processen zodanig ingericht dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die wijzigingen In de status of verschijningsvorm van BAG-objecten tot gevolg heeft, deze wijzingen onvoldoende tijdig In de basisregistraties adressen en gebouwen worden verwerkt. Op basis van de aangetroffen gebeurtenissen In de steekproef en de interviews bestaat geen twijfel over de volledigheid, de tijdigheid is echter nog onvoldoende. In het mandaatbesluit 2014 Is voldoende mandaat verleend aan de verschillende medewerkers die de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken uitvoeren. De gemeente heeft onvoldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, alsnog en tijdig leidt tot de opname als geconstateerd object In de basisregistratie adressen en gebouwen. Gemeente wacht eerst het onderzoeksproces aangaande de juridische staat van een nieuw object af, alvorens zij het nieuwe object opvoert, waarmee de termijn van twee dagen wordt overschreden. Bij de opbouw van de initiële registratie BAG heeft de gemeente geen gebruik gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen en heeft daarmee niet de verplichting deze gebruiksoppervlakten van niet-woningen op te werken. De processen worden nog zodanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die wijzigingen in de status of verschijningsvorm van BAG-objecten tot gevolg heeft, deze wijzingen onvoldoende tijdig In de basisregistraties adressen en gebouwen worden verwerkt. Op basis van de aangetroffen gebeurtenissen in de steekproef en de interviews bestaat geen twijfel over de volledigheid, de tijdigheid is echter nog onvoldoende.

9 Inspectierapportage F Bestuur Verificatiepunten BAG conforme applicatie voldoende onvoldoende Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) voldoende onvoldoende Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) voldoende onvoldoende De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Neuron Vicrea 7.0 SP4 welk voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer Gemeente Graft-De Rijp beschikt over twee afzonderlijke maar redundant configuraties welk ± 5 km uiteen zijn gepositioneerd, waardoor voldoende uitwijk beschikbaar Is. Van de In de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens wordt iedere werkdag een back-up gemaakt. Uitsluitingen geen uitsluiting Samenvattende conclusie Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen Conclusies Herinspectie geïndiceerd De resultaten stemmen wel niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. ja nee Bijzonderheden Gemeenten Graft-De Rijp, Schermer en Alkmaar fuseren vanaf 1 januari Vooruitlopend daarop zijn de ambtelijke organisaties per 1 januari 2014 samengevoegd en worden de werkprocessen gedurende 2014 op elkaar afgestemd. Op het gebied van Gegeven; en Processen zijn het nog 3 afzonderlijke gemeenten, op het gebied van ICT bestaan nu 3 databases welke op dezelfde server binnen de delfde configuratie zijn geplaatst. Deze ambtelijke samenvoeging heeft een aanzienlijke uitdaging veroorzaakt om de processen in werking, aan te passen, welk zijn weerslag heeft op het behalen van de vereiste termijnen. Aandachtspunten Bij de aansluitaudit Is vastgesteld dat In plaats van de openbare ruimte Nauertogt uit de buurgemeente Langedijk te gebruiken met het ID van Langedijk, de gemeente tijdelijk een Nauertogt te Alkmaar heeft opgevoerd. Dit was bedoeld om te kunnen aansluiten om aan te passen tot dat gemeente Langedijk zou zijn aangesloten, dit moet echter nog aangepast worden. Het proces aangaande verlening van omgevingsvergunningen en uitgeven van huisnummers moet beter op elkaar afgestemd worden.

10 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage F Bestuur Ondertekening Getekend voor gezien en akkoord Namens Stichting NIVO D.d. ^-ll'lolli Namens gemeente Alkmaar Of'01 - lo if Arne Mellema, BAG-Coördinator C.P.M. (Coen) Reizevoort, technisch manager 1

11 Inspectierapportage F Bestuur 11 Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I)

12 N IVO Inspectieformulier kwaliteit gegevens F van 5 1. Kwaliteit gegevens 1.1. Bestandscontroles Door enkele bestandscontroles vanuit de Landelijke Voorziening BAG kan de inspecteur zich een beeld vormen van de wijze waarop de gegevensuitwisseling tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG verloopt. Ook kan de inspecteur zich hiermee een beeld vormen van de voor de betreffende gemeente gangbare termijnen voor de verwerking van mutaties, het opnemen van de definitieve geometrie, de afhandeling van terugmeldingen, het uitvoeren van onderzoeken naar mogelijk onjuiste gegevens en de wijze van omgang met geconstateerde objecten. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe verloopt de gegevensuitwisseling tussen de gemeente en de Landelijke Voorziening BAG? Wat zijn de gangbare termijnen voor de gemeente bij het uitvoeren van een aantal registratie-activiteiten? Verificatiepunten bestandscontroles Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Toegestane antwoorden 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? Zoals blijkt uit het statusrapport beheeraudit van 15 september 2014 worden de mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen. Wet: artt, 12, 16 98% nee Nee, maar

13 Inspectieformulier kwaliteit gegevens status F van 5 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG (verder LV) binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Wet: artt. 16, 31 98%, Nee Nee, maar Onlosmakelijk verbonden aan het antwoord op de voorgaande vraag, worden de berichten nog onvoldoende tijdig aangeboden aan de LV. 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de LV en daarbij alsnog geaccepteerd door de LV? Wet: artt. 16, 31 98% in maximaal 2 werkdagen, Nee Nee, maar Controle heeft uitgewezen dat de gemeente alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw heeft aangeboden aan de LV en daarbij alsnog zijn geaccepteerd door de LV. De gemeente voert een registratie van alle geweigerde berichten. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie? Wet: art. 7 98%, Nee Gemeente Alkmaar is een zelfregistrerende gemeente die er echter nog onvoldoende in slaagt om binnen 6 maanden na gereed melding van een pand, definitieve geometrie op te nemen bij het betreffende pand.

14 Inspectieformulier kwaliteit gegevens status F van 5 5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? Wet: art 39 90%, Nee Nee, maar De gemeente heeft verschillende terugmeldingen via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen, waarbij steeds binnen 2 dagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, waardoor er geen noodzaak is geweest een object op basis hiervan in onderzoek te plaatsen. 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctleverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Wet: art 39, 90%, Nee Nee, maar Uit het statusrapport beheeraudit van de laatste 6 maanden blijkt dat de onderzoekstermijn niet meer wordt overschreden. 7. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? V (met document) Wet: art 31 98%, Nee Nee, maar Het op de peildatum 15 september 2014 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV. ^ ^ _

15 N ivo Inspectieformulier kwaliteit gegevens 1.2. Steekproef registratie en register status F van 5 Bij de steekproef registratie en register wordt getoetst of de kwaliteitseisen op het gebied van de juistheid van gegevens gehaald worden. Het doel daarbij is om te toetsen in hoeverre de gemuteerde gegevens in de BAG overeenkomen met de gelegitimeerde werkelijkheid (zie paragraaf 4.1.2). Hiertoe wordt een steekproef getrokken uit de objecten die in de basisregistraties adressen en gebouwen in de voorliggende periode een mutatie hebben ondergaan, waarbij wordt gekeken of de relatie tussen de registratie en het register op een goede wijze is aangebracht en of de gegevens uit de brondocumenten exact overeenkomen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen. In paragraaf is een beperkt aantal bijzondere situaties beschreven (geometrie en oppervlakte) waarin enigszins afwijkende kwaliteitseisen kunnen gelden. Het gaat bij de steekproef registratie en register om de beantwoording van de volgende hoofdvragen: Kan op basis van de gegevens in de registratie een bijbehorend brondocument binnen een redelijke termijn en op een eenduidige wijze worden teruggevonden? Komen de gegevens uit het brondocument exact overeen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten steekproef registratie en register Verplicht Gerelateerde Norm Toegestane antwoorden / wettelijke gewenst norm 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, onvoldoende tijdig raadpleegbaar en beschikbaar maken. De brondocumenten , , en konden niet worden getoond. V Wet: art. 9 98%, Nee Nee, maar

16 Inspectieformulier kwaliteit gegevens F van 5 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwiizinq naar het betreffende brondocument is opgenomen? De brondocumenten die in het register bij de geselecteerde mutaties op het object in de BAG zijn opgenomen hebben in onvoldoende mate betrekking op deze mutaties. Document gaat niet over de Europaboulevard 539 en de documenten 2567 en bevatten geen BAG-relevante gebeurtenissen. Wet: art. 14a 98% Nee Nee, maar 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen in voldoende mate overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. Wet: art. 14a 98% Nee Nee, maar

17 N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectierapportage F Bestuur 12 Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)

18 Inspectieformulier kwaliteit processen status F van 9 2. Kwaliteit Processen 2.1. Controle inbedding processen Tijdens de controle inbedding processen wordt in de eerste plaats gericht bekeken of bepaalde gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot de opname van objecten en gegevens in de basisregistraties adressen en gebouwen. In het kader van onder meer art. 14a van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en de bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus wordt namelijk een aantal eisen gesteld aan de momenten waarop objecten dienen te worden opgevoerd en mutaties in de over deze objecten vastgelegde gegevens dienen plaats te vinden. Een ander doel van de controle van de inbedding van de processen is om na te gaan in hoeverre een gemeente heeft zorg gedragen voor een adequate inrichting van de administratieve organisatie rondom het beheren van de BAG. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe heeft de beheerder van de BAG zich ervan vergewist dat voor de BAG relevante gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot tijdige opname van de voorgeschreven gegevens in de BAG? Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is verankerd in de gemeentelijke organisatie en werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? V Wet: art. 16 De processen zodanig ingericht dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die wijzigingen in de status of verschijningsvorm van BAG-objecten tot gevolg heeft, deze wijzingen onvoldoende tijdig in de basisregistraties adressen en gebouwen worden verwerkt. Op basis van de aangetroffen gebeurtenissen in de steekproef en de interviews bestaat geen twijfel over de volledigheid, de tijdigheid is echter nog onvoldoende. Nee

19 Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 2. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblilfsoblecten In de basisregistratie gebouwen? V Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle verleende omgevingsvergunningen met de activiteit bouwen leiden tot opname van de betreffende wijzigingen in de basisregistratie gebouwen. 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle besluiten tot intrekking van een verleende omgevingsvergunning leiden tot opname van de betreffende wijzigingen in de basisregistratie adressen en gebouwen. 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle signalen aangaande de voortgang van het bouw- of sloopproces als gevolg van een verleende omgevingsvergunning leidt tot opname van de betreffende wijziging in de basisregistratie gebouwen. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat Wet: artt. 10, Proces bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, 14a toetsing leidt tot verwerking van dit signaal bh de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de Besluit; art. 8

20 N IVO Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord basisregistratie gebouwen? De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle signalen aangaande de voortgang van het bouw- of sloopproces als gevolg van een verleende omgevingsvergunning leidt tot opname van de betreffende wijziging in de basisregistratie gebouwen. 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? Regeling: catalogus Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij panden die op enig moment In de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, het bouwjaar van het pand wordt aangepast naar het jaar van afronding van de bouwactiviteiten. 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? V Regeling: catalogus Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij wijzigingen aan een pand, het "bouwjaar" het bouwjaar is gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig Is opgeleverd. 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende Wet: artt. 10, Proces sloopvergunningen en sloopmeldlngen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie 14a toetsing gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden In de basisregistratie gebouwen Besluit; art. 8 bijgehouden statusgegevens?

21 Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle verleende omgevingsvergunningen met de activiteit sloop, leiden tot opname van de betreffende wijzigingen in de basisregistratie gebouwen. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om er voor te zorgen dat alle signalen aangaande de voortgang van het bouw- of sloopproces als gevolg van een verleende omgevingsvergunning leidt tot opname van de betreffende wijziging in de basisregistratie gebouwen. 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)? Wet: art 6a, 10 en 39 Nee De gemeente heeft onvoldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, alsnog en tijdig leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen. Gemeente wacht eerst het onderzoeksproces aangaande de juridische staat van een nieuw object af, alvorens zij het nieuwe object opvoert, waarmee de termijn van twee dagen wordt overschreden. 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het Wet: art 40 Proces onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft toetsing gedaan?

22 CONTROLE NSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke Onderzoek naar de ontvangen terugmeldingen heeft uitgewezen dat de gemeente voldoende maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan. 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de V (met Regeling: art. Proces- processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? document) 2 toetsing In het document BAG Processenhandboek Gemeente Alkmaar zijn per voorkomende gebeurtenis de taken, verantwoordelijkheden en wettelijke termijnen goed beschreven. 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? V (met document) Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 In het mandaatbesluit 2014 is voldoende mandaat verleend aan de verschillende medewerkers die de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken uitvoeren. 14. Ais burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoelt in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: In het mandaatbesluit 2014 is voldoende mandaat verleend inzake de vaststelling van de geometrie zoals bedoelt in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en art 8

23 N IVO Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord gebouwen. 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen V (met Regeling: art. die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld In art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? document) 2 i.c.m. Wet: art 10 In het mandaatbesluit 2014 is voldoende mandaat verleend ten behoeve van het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen. 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen V (met Regeling: art. die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistrade of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? document) 2 I.c.m. Besluit: artt. 7 en 8 In het mandaatbesluit 2014 is voldoende mandaat verleend ten behoeve van het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet In een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen. 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de Regeling: Proces kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn catalogus toetsing opgenomen omtrent de geometrie van panden?

24 CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Antwoord gewenst wettelijke In de Overeenkomst inzake GBKN metingen per 3 december 2001 zijn de nauwkeurigheidseisen voldoende gespecificeerd. 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? V Regeling: catalogus Bij de opbouw van de initiële registratie BAG heeft de gemeente geen gebruik gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen en heeft daarmee niet de verplichting deze gebruiksoppervlakten van niet-woningen op te werken. 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen In het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties? G (met document) Gebaseerd op regeling: art. 2 De gemeente heeft nog geen specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties.

25 Inspectieformulier kwaliteit processen F van Controle werking processen Het doel van de controle van de werking van de processen is om na te gaan in hoeverre de processen op de wijze worden uitgevoerd zoals die volgens de door de gemeente vormgegeven procedures zouden moeten worden uitgevoerd. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is geïntegreerd in de uitvoering van de gemeentelijke werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? De processen worden nog zodanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die wijzigingen in de status of verschijningsvorm van BAG-objecten tot gevolg heeft, deze wijzingen onvoldoende tijdig in de basisregistraties adressen en gebouwen worden verwerkt. Op basis van de aangetroffen gebeurtenissen in de steekproef en de interviews bestaat geen twijfel over de volledigheid, de tijdigheid is echter nog onvoldoende. Nee Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 V Wet: art. 16 De verantwoordelijke voor de aanlevering van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen, kan voldoende aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk verloopt.

26 Inspectieformulier kwaliteit processen F van 9 Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor Regeling: art. Proces- de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante 2 toetsing procesbeschrijvingen overleggen? Naast het processenhandboek zijn is geen documentatie opgesteld. De processtappen zijn onderdeel gemaakt van de procesapplicatie Key2vergunningen. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van Regeling: art. Proces meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit 2 toetsing verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? De BAG-beheerder kan voldoende aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk verloopt. 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het In ontvangst nemen van Regeling: art. Proces- meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante 2. toetsing procesbeschriivingen overleggen? De BAG-beheerder verwijst hierbij naar het eerder genoemde processenhandboek.

27 CONTROLE INSPECTIE < AUDIT Inspectierapportage F Bestuur 13 Bijlage C. Werking systeem (deel III)

28 N ivo Inspectieformulier kwaliteit systeem F van 5 Kwaliteit svsteem 3.1. Controle BAG-conforme applicatie Het doel van de controle BAG-conforme applicatie is na te gaan of door de gemeente gebruik wordt gemaakt van een applicatie die voldoet aan de systeembeschrijving zoals deze is vastgesteld bij art. 4 van de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: Maakt de gemeente gebruik van een geautomatiseerd informatiesysteem dat voldoet aan de wettelijk vastgestelde systeembeschrijving? Dit is geconcretiseerd in het volgende verificatiepunt voor de inspecteur: Verificatiepunten BAG conforme applicatie Verplicht/ Gerelateerde Antwoord gewenst wettelijke 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? V Wet: art. 31 Regeling: art. 4 en bijlage II 100% De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Neuron Vicrea 7.0 SP4 welk voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer. ^ ^.

29 N ivo Inspectieformulier kwaliteit systeem F van Toets continuïteit systeem Het doel van de toets continuïteit systeem is na te gaan in hoeverre de gemeente voldoende maatregelen heeft getroffen om de continuïteit van het systeem en de werking daarvan te garanderen in het geval van problemen met het systeem of een calamiteit. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Heeft de gemeente maatregelen getroffen om de continuïteit van het systeem te waarborgen? Heeft de gemeente maatregelen getroffen voor back-up en herstel van gegevens? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? V (met document) Wet: art. 14; Regeling: art 3 Gemeente Alkmaar beschikt over twee afzonderlijke maar redundant configuraties welk beide in Alkmaar ± 5 km uiteen zijn gepositioneerd, waardoor voldoende uitwijk beschikbaar is. 2. Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? Gebaseerd op Wet: art. 14 De gemeente beschikt over een Calamiteitenhandboek waarin de taken en bevoegdheden alsmede bereikbaarheidsgegevens van de verantwoordelijken, voldoende zijn gespecificeerd. ^

30 N IVO CONTROLE - INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit systeem F van 5 Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 3. Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? Gebaseerd op Wet: art. 14 Door de beschikbaar zijnde configuratie is het handboek voldoende beschikbaar. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? G (met document) Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 De uitwijkconfiguratie is laatstelijk getest per september 2013 waarvan verslag is opgesteld, de test voor 2014 is gedurende de voorgaande week succesvol verlopen, hiervan is echter nog geen verslag opgesteld. 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 De gemeente kan binnen 4 weken voldoende voorzieningen treffen op het gebied van techniek maar ook in de zin van fysieke uitwijklocaties, dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, ruimschoots binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden Indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt. ^ ^.

31 N ivo CONTROLE < INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit systeem F van 5 Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? V Wet: art. 14; Regeling: art 3 Van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens wordt iedere werkdag een back-up gemaakt. 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? Wet: art. 14a Door de beschikbare configuratie zijn de gevraagde bronnen voldoende veilig gesteld. 3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 In de back-up procedure vindt een geautomatiseerde toets plaats of het kopieerproces correct is verlopen. 4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3

32 N IVO CONTROLE INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier kwaliteit systeem F van 5 Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord Door de beschikbare configuratie is het niet noodzakelijk dat de back-up tapes uit de server worden verwijderd en op een alternatieve locatie worden bewaard, de data is reeds voldoende veilig gesteld. 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest? G (met Gebaseerd op Proces document ] Wet art. 14 en Regeling: art. 3 toetsing De gemeente plaatst regelmatig snapshots terug in de productieomgeving, er is echter geen gemeente brede restoretest uitgevoerd waarvan een verslag is opgesteld. ^.