01. Inkomende documenten Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Mill en Sint Hubert te Grave

Transcriptie

1 Deloitte Deloitte Accountants B.V. Amerikalaan AE Maastricht Airport Postbus BW Maastricht Nederland Tel: (088) l=ax: (088) Assurance-rapport Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Mill en Sint Hubert te Grave Verstrekt ten behoeve van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van burgemeester en wethouders van de gemeente Mill en Sint Hubert bij hun gemeente op 8 oktober 2014 uitgevoerde inspectie naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Deloitte Accountants B.V. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen (uitwerking Artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044) gedateerd 1 november 2010 en het Duidingsdocument BAG schemabeheer versie 2 mei Dit rapport bevat 5 bladzijden (exclusief bijlage). De Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressen- en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, Januari 2014' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer van toepassing. Deloitte Accountants B.V. Is Ingeschreven In het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited / /SH Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 2 van 12

2 Deloitte Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de Basisregistraties Adressen en Gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit Basisregistraties Adressen en Gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling Basisregistraties Adressen en Gebouwen. De Basisregistraties Adressen en Gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te gebruiken. Bovendien is een hoge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daamaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling Basisregistraties Adressen en Gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen / /SH Scan numrt>er 1 van 1 - Scanpagina 3 van 12

3 Deloitte Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen inteme beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in Artikel 42 van de wet geregeld dat burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren. Dit rapport mag alleen in zijn geheel en met instemming van de opdrachtgever worden gekopieerd en/of verspreid. Object van inspectie: Gemeentelijke Basisregistratie Adressen en Gebouwen NA W gegevens Gemeente Mill en Sint Hubert Contactpersoon Cengiz Durmus Cengiz.Durmus@cgm.nl Vestigingsadres Kerkstraat 1, 5451 BM Mill Postadres Postbus 7, 5360 AA Grave Telefoonnummer Gegevens Inspectie Datum inspectie Locatie inspectie Versie en datum inspectierapportage Naam inspectie-instelling Naam leadinspecteur en eventuele andere inspecteurs Naam inhoudelijk assistent Aanwezig vanuit gemeente 8 oktober 2014 Gemeentehuis gemeente Mill en Sint Hubert 01, 28 november 2014 Deloitte Accountants B.V. drs. N.M.E. Bovend'eerdt RA drs. S.D.J.J. Reyners De heer C. Durmus (specialist gegevensbeheer) De heer M. Iven (gegevensbeheer BAG) Opdracht en verantwoordelijkheden De doelstelling van de opdracht is te komen tot een assurance-rapport inspectie BAG ten behoeve van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. Met het oog hierop zijn onze inspectiewerkzaamheden gericht op het vaststellen dat de BAG conform de geldende wet- en regelgeving, waaronder het 'inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen, uitwerking Artikel 42 Wet BAG, versie 2010 (044)' en het 'Duidingsdocument BAG schemabeheer versie 2 mei 2014', wordt nageleefd / /SH Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 4 van 12

4 Deloitte Verantwoordelijkheid van de aanvrager Wij vestigen er de aandacht op dat de gemeente Mill en Sint Hubert verantwoordelijk is voor de gegevens in de processen van bij houding rondom en het gebmikte informatiesysteem voor de Basisregistraties voor Adressen en Gebouwen. Verantwoordelijkheid van de accountant Wij zullen onze controle verrichten in overeenstemming met de wet- en regelgeving inzake BAG, waaronder Standaard 3000 "Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle en beoordeling van historische financiële informatie". Dienovereenkomstig zijn wij verplicht te voldoen aan de voor ons geldende gedragsnormen die zijn te raadplegen op de website van de beroepsorganisatie NBA. Ook zijn wij gehouden onze controle zodanig te plannen en uit te voeren dat de verantwoording deugdelijk tot stand is gekomen in overeenstemming met de voorwaarden zoals vastgelegd in het inspectieprotocol. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de aantallen en de toelichtingen in de BAG. De keuze van de uit te voeren werkzaamheden is afhankelijk van onze professionele oordeelsvorming waaronder begrepen onze beoordeling van de risico's van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. In die beoordeling nemen wij in aanmerking het relevante inteme beheersingssysteem inzake de BAG, teneinde een verantwoorde keuze te kunnen maken van de controlewerkzaamheden die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn maar die niet tot doel hebben een oordeel te geven over de effectiviteit van het inteme beheersingssysteem. Wij willen er de aandacht op vestigen dat als gevolg van het toepassen van deelwaaraemingen en antiere beperkingen die inherent zijn aan een controle, gevoegd bij de beperkingen die inherent zijn aan elk systeem van inteme beheersing, er een onvermijdbaar risico bestaat dat zelfs een afwijking van betekenis onontdekt blijft. Normenkader en beoordelingscriteria Het gehanteerde normenkader bij deze inspectie is het 'inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen, uitwerking Artikel 42 Wet BAG, versie 2010 (044)' (vanaf hier; het protocol) en het 'Duidingsdocument BAG schemabeheer versie 2 mei 2014'. In dit protocol is bepaald in paragraaf dat voor de verplichte verificatiepunten (in de tabellen in dit rapport aangegeven met een 'V') een foutmarge geldt van O, met andere woorden geen van de verplichte verificatiepunten mag negatief scoren voor een positief oordeel. Voor de e verificatiepunten (in de tabellen in dit rapport aangegeven met een "G") geldt dat deze het oordeel niet beïnvloeden, maar dat het ministerie aandringt op opvolging ervan. In de volgende paragraaf worden de bevindingen naar aanleiding van de beheerinspectie weergegeven / /SH Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 5 van 12

5 Deloitte Werkzaamheden en bevindingen Samenvatting van de bevindingen tydens de inspectie Oordeel per onderdeel Motivatie Verificatiepunten bestandscontroles Vijf van de zeven verplichte voldoende S onvoldoende verificatiepunten scoren "" Verificatiepunten steekproefregistratie en Eén van de drie verplichte -register verificatiepunten scoren "" voldoende S onvoldoende Verificatiepunten controle inbedding processen Twee van de achttien verplichte voldoende KI onvoldoende verificatiepunten scoren "" Verificatiepunten controle werking processen Het verplichte verificatiepunt scoort voldoende Konvoldoende "" Verificatiepunten BAG conforme applicatie Het verplichte verificatiepunt scoort Svoldoende onvoldoende "Ja" Verificatiepunten continuïteitsysteem (uitwijk) Het verplichte verificatiepunt scoort Svoldoende onvoldoende "Ja" Verificatiepunten continuïteitsysteem (back-up Het verplichte verificatiepunt scoort en herstel) "Ja" EI voldoende onvoldoende Uitsluitingen Kgeen uitsluiting I Samenvattende conclusies óp basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties Adressen en Gebouwen 'WÊÊÊÊÊÊSÊÊKÊÊÊÊÊÊÊÊÊÊÊÊÊÊÊ Conclusies De resultaten stemmen wel S niet overeen met de eisen in het inspectieprotocol Herinspectie geïndiceerd m ja nee Opmerkingen Maastricht Airport, 28 november 2014 Deloitte iiiea Accountants B.V. Drs. D.O. Meeuwissen RA Bijlage: Excel-sheet inspectie-onderzoek gemeente Mill en Sint Hubert, versie 01, datum 28 november / /SH Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 6 van 12

6 Verificatiepunten bestandscontroles Verplicht/ Gerelateerde 1. Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede scliriftèlijke vei kiatlng van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de -registratie adressen? Wet: Art. 12,16 Op basis van de steekproef is geconstateerd dat 59% van de geselecteerde mutaties binnen vier dagen is opgenomen in de basisregistratie, in totaal zijn er 4i van de iüo mutaties niet tijdig verwerkt. Van deze 41 mutaties hebben 29 mutaties een mutatiedatum hebben vóór aanvang van de steekproefperiode (namelijk een vóór 31 Juli 2010). Deze hebben we niet meegewogen in onze conclusie. De norm van 98% is niet behaald. 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Wet: Art % Ja. Zie toelichting hierboven bij verificatiepunt Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de Landelijke Voorziening en daarbij alsnog geaccepteerd door de Landelijke Voorziening? Wet: Art. 16, 31 98% in maximaal twee werkdagen Op basis van het statusrapport van de landelijke voorziening blijkt dat er sprake is geweest van geweigerde berichten gedurende de steekproefperiode. De BAG-beheerder kan vanuit het systeem achteraf niet beoordelen in hoeverre deze geweigerde berichten tijdig opnieuw zijn aangeboden. 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie? 98% Op basis van het statusrapport van de landelijke voorziening blijkt dat er panden zijn die meer dan zes maanden deze status hebben gehouden. 5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen twee werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Wet: Art 39 90% Wet: Art. 39 Op basis van het statusrapport van de landelijke voorziening blijkt dat er geen terugmeldingen zijn geweest gedurende de steekproefperiode. Zie toelichting hierboven bij verificatiepunt Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? Wet; Art % Geconstateerde verschillen kunnen niet verklaard worden. De gemeente gaat in 2014 een monitoring tooi implementeren om dit vanaf 2015 tijdig te kunnen monitoren en eventueel bijsturen. Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 7 van 12

7 Verificatiepunten steekproefregistratie en -register Verplicht/ Gerelateerde 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande audit hebben plaatsgevonden op de geselecteprde objecten, binnen pen redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? Wet: Art. 9 98% Tijdens het uitvoeren van de steekproef is gebleken dat bij twee waarnemingen de onderliggende brondocumenten niet aangeleverd konden werden. Ten aanzien ven dit onderdeel zijn niet meer dan drie (= maximale afwijking) afwijkingen geconstateerd. 2. Heeft het brondocument in het register betrekking op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? Wet: Art. 14a 98% Niet alle documenten hadden betrekking op de geselecteerde mutatie. Dit hebben we bij één waarneming aangetroffen. Ten aanzien van dit onderdeel zijn niet meer dan drie (=maximale afwijking) afwijkingen geconstateerd. 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende bronciocument zijn opgenomen? Wet: Art. 14a 98% Niet in alle gevallen kwam de mutatie op het brondocument exact overeen met de mutaties in de registratie. Ten aanzien van dit onderdeel zijn meer dan drie (^maximale afwijking) afwijkingen geconstateerd. Verificatiepunten controle-inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Wet: Art Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Wet: Art. 10, 14a 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet: Art. 10, 14a 4. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet: Art. 10,14a 'a, Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 6 van 12

8 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Wet: Art. 10,14a 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie Jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? Regeling: catalogus Regeling: catalogus Ja 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen die relevant zijn voorde bijhouding van de basisregistratie gebouwen leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? Wet: Art. 10, 14a 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Wet: Art. 10,14a Ja. 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen twee werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist is)? Wet: Art. 6a, 10 en Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? Wet: Art. 40 Ja 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? V (met document) Regeling: Art Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? V (met document) Wet; Art. 2, 9, 10,11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39,40 en 41 Op de dag van de BAG-audit kon niet aangetoond worden dat er een mandatering plaatsgevonden heeft van de gemeenteraad naar het college van burgemeester en wethouders. Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 9 van 12

9 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoeld in Art. 8 van de wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling; Art. 2 i.c.m. Wet; Art Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in Art. 10, eerste lid, onder b van de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling; Art, 2 i.c.m. Wet; Art 10 ia, 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressen- of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet Basisregistraties Adressen en Gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling: Art. 2 i c.m. Besluit: Art, 7 en Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? Regeling; catalogus Luchtfoto's worden eenmaal per jaar gemaakt door extern bedrijf (Slagboom en Peeters). Door de GBKN worden de foto's vergeleken met de BAG-pandenkaart middels luchtfotomutatiesignalering. Op basis van deze kaart worden jaarlijks mutaties in de BAG doorgevoerd, In de opdrachtverlening aan de GBKN zijn de kwaliteitseisen niet specifiek benoemd. Vanaf 1 januari 2015 wordt middels een nieuwe opdracht aan een extern bedrijf het maken van deze luchtfoto's uitbesteed, waarbij wel rekening is gehouden met betreffende kwaliteitseisen. 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? Regeling: catalogus 19, Is de kwaliteitsbeheersing en -verantwoording inzake de Basisregistraties Adressen en Gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en -verantwoording voor deze basisregistraties? G (met document) Gebaseerd op regeling; Art. 2 Niet aanwezig. Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 10 van 12

10 Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde Norm 1, Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Wet: Art, 16 Zie punt 1 van het onderdeel 'Verificatiepunten bestandscontroles' waarin dit nader wordt uitgelegd 2, Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling; Art Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: Art Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: Art Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvingen overleggen? Regeling: Art, 2 Verificatiepunten BAG conforme applicatie Verplicht/ Gerelateerde 1. Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? Wet: Art % Ja Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Verplicht/ Gerelateerde Norm 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistralies adressen en gebouwen? V (met document) Wet; Art 14; Regeling: Art. 3 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 11 van 12

11 01, Inkomende documenten Beschikt de gemeente over een actueel uitwijkdraaiboek waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? Gebaseerd op Wet: Art. 14 3, Is het draaiboek altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? Gebaseerd op Wet; Art 14 4 Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en Juiste werking? G (met document) Gebaseerd op Wet Art. 14 en Regeling: Art. 3 Er is geen recente uitwijkconfiguratie gerapporteerd. De laatste gerapporteerde uitwijk dateert uit Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? Gebaseerd op Wet Art. 14 en Regeling: Art. 3 Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) Verplicht/ Gerelateerde 1, Wordt van de in de adressen- en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? Wet; Art. 14; Regeling Art, 3 2 Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? Wet: Art. 14a 3. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopteerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? Gebaseerd op Wet Art 14 en Regeling: Art Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? Gebaseerd op Wet Art, 14 en Regeling: Art, 3 Ja 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per twaalf maanden getest? G (met document) Gebaseerd op Wet Art, 14 en Regeling: Art, 3 Scan nummer 1 van 1 - Scanpagina 12 van 12