Stichting NIVO Inspectierapportage. Inspectie BAG-beheer. Gemeente Gulpen-Wittem. Kenmerk: 1729 Rapportagedatum: 3 september 2013

Transcriptie

1 Inspectierapportage Niimnici Vei sie Daluni F Beslüüi Stichting NIVO Inspectierapportage Inspectie BAG-beheer Gemeente Gulpen-Wittem Kenmerk: 1729 Rapportagedatum: 3 september 2013 Inspectie-ins tellin g: Stichting NIVO Lichtenauerlaan ME Rotterdam Opdrachtgever: Gemeente Gulpen-Wittem Willem Vliegenstraat DA Gulpen Copyiight 2012 Stichting NIVO, dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Gebruik door derden is uitsluitend toegestaan voor opdrachtgever in haar uitvoering von de IVef BAG. Ander gebruik of vermenigvuldiging is uitsluitend toegestaan na uitdrukl(elijke, schriftelijke toestemming van Stichting NIVO of auditee. Uitzondering wordt gemaakt voor het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, welke in de uitoefening van hoor maatschappelijke taken gedeelten uit deze rapportage op haai website ter inzage stelt aan derden.

2 Inspectierapportage F 740 I Bestuur Inhoudsopgave 1. Conformiteitsverklaring 2. Toelichting Inspectie Wet BAG 3. Gegevens gemeente 4. Gegevens inspectie 5. Samenvatting van de bevindingen. 6. Samenvattende conclusie 7. Ondertekening Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I) Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)

3 Inspectierapportage F 740 I Bestuur 1. Conformiteitsverklaring Conformiteitsverklaring Stichting NIVO verklaart dat de gemeente Gulpen-Wittem op de onderdelen: - kwaliteit van de gegevens NIET; - kwaliteit van de processen WEL; voldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen zoals getoetst volgens het inspectieprotocol voor de uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen versie 044.

4 Inspectierapportage NLIIIIIIKM F Bestuur 2. Toelichting Inspectie Wet BAG Ministerie van Infrastructuur en Milieu - Directoraat Generaal Ruimte Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Gulpen-Wittem bij hun gemeente op 3 september 2013 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Stichting NIVO. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044): 1 november 2010, aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties: juli Dit rapport bevat 27 bladzijden inclusief bijlagen. De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het Instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster. Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te

5 Inspectierapportage F 740 I Bestuur gebruil<en. Bovendien is een hoge l<waliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (vla maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek Inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wel geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren.

6 Inspectierapportage F 740 J Bestuur 3. Gegevens gemeente Gegevens gemeente Gemeente Gulpen-Wittem Contactpersoon n Knubben E mail info@gulpen-wittem.nl Vestigingsadres Willem Vliegenstraat DA Gulpen Postadres Postbus AB Gulpen Telefoonnummer Gegevens inspectie Gegevens inspectie inspectie 3 september 2013 en datum inspectierappxdrtage Definitieve versie, 7 oktober 2013 Naam inspectie-instelling Stichting NIVO Naam (lead)inspecteur Ms Tholenaars Naam assistent inspecteur Aanwezigen vanuit de gemeente n Knubben (BAG-beheerder) l^arianne Schreurs-Kohl (adm. Medewerker BAG-beheer) Vera Kuijpers (Medewerker BAG-beheer) Anja Schreurs (Adj. Dir. Interne Dienstverlening) Maurice Dings (Adj. Dir. Publieksdiensten) Dion Maas (Vergunningverlener) Roy Driessen (Toezichthouder) Overige aanwezigen namens Stichting NIVO

7 Inspectierapportage Ligennni F 740 I Bestuur 5. Samenvatting van de bevindingen Samenvatting van de bevindingen tijdens de Inspectie Oordeel per onderdeel Motivatie Verificatiepunten bestandscontroles voldoende onvoldoende Verificatiepunten steekproef registratie en register voldoende onvoldoende Verificatiepunten controle inbedding processen voldoende onvoldoende De mutaties die voortkomen uit voor de basisregistratie adressen en gebouwen relevante documenten worden, zoals dit blijkt uit het 'statusrapport beheeraudit', voldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen ln öe basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen. Bij de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat de status van panden in onvoldoende mate binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opnanne van de definitieve pandgeometrie. Het op de peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV. De gemeente kan alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken. De brondocumentverwijzing Is sluitend en de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen voldoende overeen met de gegevens zoals die In het betreffende brondocument zijn opgenomen. Binnen de gemeente zijn de administratieve Inrichting van de registers en registraties en de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven zoals blijkt uit het "Processenhandboek BAG Gemeente Gulpen-Wittem", vastgesteld per 20 maart De procesgang is zodanig Ingericht, dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt en de volledigheid voldoende kan worden gewaarborgd. Per 11 juni 2013 is voldoende mandaat verleend aan de verschillende medewerkers die de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken daadwerkelijk uitvoeren. Bij de opbouw van de Initiële BAG-registratie heeft de gemeente gebruik gemaakt van de conversiefactoren voor niet-woningen zoals deze door VROM beschikbaar zijn gesteld waardoor zij de verplichting heeft de kwaliteit van deze oppervlakten te verbeteren. De gemeente heeft hiertoe een externe opdracht verleend dit uit te voeren, dit project is inmiddels opgeleverd, de gewijzigde oppervlakten dienen nog wel in de basisregistratie gebouwen te worden opgenomen. Daarnaast resteren nog 161 verbiijfsobjecten waarvan de gebulksoppervlakte nog gecontroleerd dient te worden. Geconcludeerd wordt daarmee dat voldoende activiteiten zijn ontplooid om de kwaliteit van de gebruiksoppervlakte van de verbiijfsobjecten met een ander gebruiksdoel dan "wonen" te verhogen, maar dat dit proces nog niet is afgerond, waardoor dit aspect onderdeel zal zijn van de volgende beheerinspectie BAG.

8 Inspectierapportage Eigertaar F 740 I Bestuur Verificatiepunten controle werking processen voldoende onvoldoende De processen zoals deze zijn beschreven In het document "Processenhandboek BAG Gemeente Gulpen-Wittem" zijn voldoende bekend bij de betreffende medewerkers, tevens kunnen zij in voldoende mate aangeven op welke wijze deze processen daadwerkelijk verlopen. Uitsluitingen D geen uitsluiting Tijdens de beheerinspectie BAG van 20 september 2012 is geconstateerd dat de gemeente een herinspectie diende te laten uitvoeren op de onderdelen Kwaliteit van Gegevens en Kwaliteit van Processen, waarmee het onderdeel Kwaliteit van Systemen automatisch is uitgesloten.

9 Inspectierapportage Dalum F 740 I Defi[iitiel Bestuur Samenvattende conclusie Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen Conclusies De resultaten stemmen wel niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. Herinspectie geïndiceerd Opmerkingen la nee De Inspectie waarop deze rapportage is gebaseerd, betreft een herinspectie. Er zal daarom niet onverkort tot een nieuwe herinspectie kunnen worden overgegaan. In plaats hiervan zal het Ministerie van Infrastructuur en Milieu contact opnemen met de gemeente aangaande het vervolg van de onderstaande resterende tekortkoming. Door ultlijsting op status uit de registratie en structurele tsewaking van de voortgang, verricht de gemeente alle mogelijke Inspanningen deze definitieve geometrie binnen een halfjaar op te nemen bij panden die de status "in gebruik niet ingemeten" hebben. Omdat gemeente Gulpen-Wittem geen zelfregistrerende gemeente Is, heeft zij voor het ontvangen van definitieve geometrie een overeenkomst met Stichting GBKN, de dooriooptijd van de door Stichting GBKN te leveren geometrie is geen onderdee van het contract waardoor overschrijdingen van de termijn nog onvoldoende zijn teruggedrongen. Ondertekening Getekend voor gezien en akkoord Namens Stichting NIVO D.d. /Ü-/0 2cii Namens gemeente D.d. Gulpen-Wittem Knubben, BAG-beheerder. C.P.n. (Coen) Reizevoort, Technisch manager.

10 Inspectieformulier kwaliteit gegevens 1. Xvvzl':a": qeqsvens F 721 Technisch 1 van Bestandscontroles Door enkele bestandscontroles vanuit de Landelijke Voorziening BAG kan de inspecteur zich een beeld vormen van de wijze waarop de gegevensuitwisseling tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG verloopt. Ook kan de inspecteur zich hiermee een beeld vormen van de voor de betreffende gemeente gangbare termijnen voor de verwerking van mutaties, het opnemen van de definitieve geometrie, de afhandeling van terugmeldingen, het uitvoeren van onderzoeken naar mogelijk onjuiste gegevens en de wijze van omgang met geconstateerde objecten. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe verloopt de gegevensuitwisseling tussen de gemeente en de Landelijke Voorziening BAG? Wat zijn de gangbare termijnen voor de gemeente bij het uitvoeren van een aantal registratie-activiteiten? Verificatiepunten bestandscontroles Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Toegestane antwoorden Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen^ ^ Zoals blijkt uit het statusrapport beheeraudit, worden de mutaties die voortkomen uit de bovengenoemde documenten binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen. Wet: artt, 12, 16 98% 3? nee Nee, rnaar

11 m N I VO inspectieformulier kwaliteit gegevens F 721 Technisch 2 van 5 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijke Voorziening BAG (verder LV) binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Onlosmakelijk verbonden aan het antwoord op de voorgaande vraag, worden de berichten tijdig aangeboden aan de LV. Wet: artt. 16, 31 98% Nee Nee, maar ^ 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de LV en daarbij alsnog geaccepteerd door de LV? Omdat de applicatie die de gemeente gebruikt voor de registratie BAG, niet de functionaliteit heeft om bevraging op berlchtidentificatlenummer te doen, is middels alternatieve methode gecontroleerd en geconstateerd dat de gemeente alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw heeft aangeboden aan de LV en daarbij alsnog zijn geaccepteerd door de LV. Wet: artt. 16, 31 98% in maximaal 2 werkdagen, Nee Nee, maar 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie? De gemeente verricht alle mogelijke inspanningen deze definitieve geometrie binnen een half jaar op te nemen bij panden die de status "in gebruik niet Ingemeten" hebben. Gemeente Gulpen-Wittem heeft een overeenkomst met Stichting GBKN, de dooriooptijd van de door Stichting GBKN te leveren geometrie is geen onderdeel van het contract waardoor overschrijdingen van de termijn nog onvoldoende zijn teruggedrongen. Wet: ari:, 7 98%. Nee

12 Inspectieformulier kwaliteit gegevens ^agina F 721 Tectinisch 3 van 5 5. Hebben alle via de Landelijke Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen Is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? Wet: art 39 90% JE. Nee Nee, maar Beoordeling van de ontvangen terugmeldingen wijst uit dat de gemeente het onderzoek naar aanleiding van de terugmeldingen allen binnen 2 werkdagen heeft uitgevoerd waardoor er geen noodzaak bestond een gegeven in onderzoek te plaatsen. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens In de registratie? Wet: art 39, 90%, Nee De gemeente heeft in de te inspecteren periode geen gegevens in onderzoek geplaatst waardoor geen overschrijdingen van de termijn van een halfjaar kunnen ontstaan. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? Het op de peildatum 20 augustus 2013 opgenomen aantal objecten per objecttype In de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV. V (met document) Wet: art 31 98%, Nee Nee. maar

13 Inspectieformulier kwaliteit gegevens F 721 Techn iscii 4 van Steekproef registratie en register Bij de steel<proef registratie en register wordt getoetst of de kwaliteitseisen op het gebied van de juistheid van gegevens gehaald worden. Het doel daarbij is om te toetsen in hoeverre de gemuteerde gegevens in de BAG overeenkomen met de gelegitimeerde werkelijkheid (zie paragraaf 4.1.2). Hiertoe wordt een steekproef getrokken uit de objecten die in de basisregistraties adressen en gebouwen in de voorliggende periode een mutatie hebben ondergaan, waarbij wordt gekeken of de relatie tussen de registratie en het register op een goede wijze is aangebracht en of de gegevens uit de brondocumenten exact overeenkomen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen. In paragraaf is een beperkt aantal bijzondere situaties beschreven (geometrie en oppervlakte) waarin enigszins afwijkende kwaliteitseisen kunnen gelden. Het gaat bij de steekproef registratie en register om de beantwoording van de volgende hoofdvragen: Kan op basis van de gegevens in de registratie een bijbehorend brondocument binnen een redelijke termijn en op een eenduidige wijze worden teruggevonden? Komen de gegevens uit het brondocument exact overeen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten steekproef registratie en register Verplicht Gerelateerde Norm Toegestane antwoorden / wettelijke gewenst norm Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande Inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? De gemeente kan alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken. Wet: art. 9 98%. Nee Nee, maar

14 Inspectieformulier kwaliteit gegevens F TectiniscIn 5 van 5 Heeft het brondocument in het register betrel<klng op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbi] een verwijzing naar het betreffende brondocument is opgenomen? De brondocumenten die in het in het register bij de betreffende mutaties op het object in de BAG zijn opgenomen hebben allen betrekking op deze mutaties. Wet: art. 14a 98% Nee Nee, maar ^ 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens ln de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. Wet: art. 14a 98% Nee Nee, maar

15 N IVO Inspectieformulier kwaliteit processen 2. Kwaliteit Processen F 722 Technisch 1 van Controle inbedding processen Tijdens de controle inbedding processen wordt in de eerste plaats gericht bekeken of bepaalde gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot de opname van objecten en gegevens in de basisregistraties adressen en gebouwen. In het kader van onder meer art. 14a van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en de bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus wordt namelijk een aantal eisen gesteld aan de momenten waarop objecten dienen te worden opgevoerd en mutaties in de over deze objecten vastgelegde gegevens dienen plaats te vinden. Een ander doel van de controle van de inbedding van de processen is om na te gaan in hoeverre een gemeente heeft zorg gedragen voor een adequate inrichting van de administratieve organisatie rondom het beheren van de BAG. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe heeft de beheerder van de BAG zich ervan vergewist dat voor de BAG relevante gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot tijdige opname van de voorgeschreven gegevens in de BAC? Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is verankerd in de gemeentelijke organisatie en werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controie inbedding processen Verplicht/ j Gerelateerde gewenst \ wettelijke Norm Toegestane antwoorden 1. Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze In deze registraties worden verwerkt? Wet: art. 16 De procesgang is zodanig ingericht, dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt en de volledigheid voldoende kan worden gewaarborgd.

16 N I VO inspectieformulier kwaliteit processen F 722 Technisch 2 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Toegestane antwoorden Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijfiouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verbllifsoblecten in de basisreqistratre gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzingen als gevolg van de verleende omgevingsvergunningen tijdig leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. Js 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bi1 de betreffende panden In de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, I4a Besluit: art. 8 De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande de Intrekking van omgevingsvergunningen die relevant zijn voorde bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzingen als gevolg van deze Ingetrokken vergunningen tijdig lelden tot opname in de basisregistratie gebouwen. Jc Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden ln de basisregistratie gebouwen. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verbllifsoblecten In de Wet: art^. 10, 14a Besluit; art. 8

17 Inspectieformulier kwaliteit processen F 722 Technisch I 3 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Toegestane gewenst wettelijke antwoorden basisregistratie gebouwen? Opmertcingen: De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, lelden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? Regeling: catalogus Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij panden die op enig moment In de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet Ingemeten)" hebben gekregen, is gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) txiuwjaar en dat voorlopige bouwjaar in dat geval is bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? Regeling: catalogus Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij wijzigingen aan een pand, het "bouwjaar" het bouwjaar is gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd. Jg 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verieende sloopvergunningen en sloopmeldingen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden In de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens? Wet; artt. 10, 14a Besluit; art. 8

18 Inspectieformulier kwaliteit processen F 722 Technisch 4 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Toegestane gewenst wettelijke antwoorden De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzingen als gevolg van de verleende omgevingsvergunningen tijdig lelden tot opname In de basisregistratie gebouwen. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verbiijfsobjecten In de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van bouw- en sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet In de basisregistraties adressen en gebouwen ls opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen deze periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object geen regulier brondocument vereist isj? Wet: art: 6a, 10 en 39 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, alsnog en tijdig leidt tot de opname als geconstateerd object In de basisregistratie adressen en gebouwen. 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan? Wet: an: 40

19 Inspectieformulier kwaliteit processen F 722 Teclinisch l^lanager 5 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Toegestane gewenst wettelijke antwoorden Opmerlcingen: Onderzoeic aangaande ontvangen meldingen heeft uitgewezen dat de gemeente voldoende maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan. 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? V (met document) Regeling: art. 2 Binnen de gemeente is de Inrichting van de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven zoals blijkt uit het document "Processenhandboek BAG Gemeente Gulpen-Wittem", vastgesteld per 20 maart Dit processenhandboek is ook bekend bij medewerkers welke verantwoordelijk zijn voor de aanlevering van de benodigde gegevens en het is door het gemeentebestuur ondertekend en daarmee breed gedragen binnen de gemeente. 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? V (met document) Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 Per 11 juni 2013 is voldoende mandaat verieend aan de verschillende medewerkers die de In het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken daadwerkelijk uitvoeren. JE 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoelt ln art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 l.cm. Wet: ari: 8

20 N IVO Inspectieformulier kwaliteit processen F 722 Teclinisch 6 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Toegestane gewenst wettelijke antwoorden Opmerl<ingen: Per 11 juni 2013 is voldoende mandaat verleend inzake de vaststelling van de geometrie zoals bedoelt ln art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen. 15. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld ln art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zoja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 l.c.m. Wet: art 10 Per 11 juni 2013 is voldoende mandaat verleend ten behoeve van het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld In art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Jc 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen In de feitelijke situatie die van Invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet In een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwiizing blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 l.c.m. Besluit: artt. 7 en 8 Per 11 juni 2013 Is voldoende mandaat verleend ten behoeve van het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van Invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet In een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen. Je ^ 17. Zijn bij de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? Regeling: catalogus

21 Inspectieformulier kwaliteit processen F 722 Technisch 7 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Toegestane gewenst wettelijke antwoorden De gemeente lieeft een getekende toetredingsovereenkomst voor opwaardering van de geometrie tot de Norm GBKN, waarin de vereisten aangaande de nauwkeurigheid voldoende zijn gespecificeerd. 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verbiijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik Is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? Regeling: catalogus Bij de opbouw van de Initiële registratie BAG heeft de gemeente gebruik gemaakt van de conversiefactoren voor niet-woningen zoals deze door VROM beschikbaar zijn gesteld waardoor zich verplicht heeft de kwaliteit van deze oppervlakten te verbeteren. Gemeente heeft hiertoe opdracht verstrekt aan een externe partij, welk inmiddels is uigevoerd en opgeleverd. De technische aanpassingen die vereist waren om deze nieuwe oppervlakten in de registratie op te nemen is recentelijk beschikbaar gekomen, waardoor de verbeterde gebruiksoppervlakten kunnen worden opgenomen in de basisregistratie gebouwen. Van 161 verbiijfsobjecten dient de oppervlakte nog worden gecontroleerd, dit zal worden uitgevoerd door een medewerkster binnen het gemeentehuis. Geconcludeerd wordt daarmee dat voldoende activiteiten zijn ontplooid om de kwaliteit van de gebruiksoppervlakte van de verbiijfsobjecten met een ander gebruiksdoel dan "wonen" te verhogen, maar dit proces nog niet is afgerond, waardoor dit aspect onderdeel zal zijn van de volgende beheerinspectie BAG. 19. Is de kwaliteitst)eheersing en kwallteltsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie Ingebed of Is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwallteltsverantwoording voor deze basisregistraties? G (met document) Gebaseerd op regeling: art. 2 De gemeente heeft geen specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties.

22 Inspectieformulier kwaliteit processen F 722 Tecinniscin 8 van Controle werking processen Het doel van de controle van de werl<ing van de processen is om na te gaan in hoeverre de processen op de wijze worden uitgevoerd zoals die volgens de door de gemeente vormgegeven procedures zouden moeten worden uitgevoerd. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is geïntegreerd in de uitvoenng van de gemeentelijke werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Toegestane antwoorden 1. Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die lelden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? De procesgang is zodanig Ingericht, dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt en de volledigheid voldoende kan worden gewaarborgd. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 V Wet: art. 16 De verantwoordelijken voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen kunnen voldoende aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk verloopt.

23 Inspectieformulier kwaliteit processen F 722 Technisch 9 van 9 Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde Norm Toegestane gewenst wettelijke antwoorden Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen de relevante procesbeschrijvingen overieggen? Regeling: art. 2 De verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen verwijst hierbij naar het "Processenhandboek BAG Gemeente Gulpen-Wittem" en geeft tevens aan dat er een digitale procesbeschrijving aanwezig is maar dat deze enigszins gedateerd is en weinig praktisch. la Kan een medewerker die belast Is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 De medewerkers welke zijn belast met het doorvoeren van mutaties, het In ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken kunnen voldoende aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk verioopt. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctieverzoeken de relevante procesbeschrijvlnqen overieggen? Regeling: art. 2. De hierboven genoemde medeweker verwijst hierbij naar het "Processenhandboek BAG Gemeente Gulpen-Wittem", vastgesteld per 20 maart 2013.