Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Ridderkerk

Transcriptie

1 Deze inspectierapportage BAG-beheer geeft uitvoering aan en is gebaseerd op de Wet BAG Stb. 2008,39 {+ wijzigingen), met bijbehorende Besluiten en Regelingen en het Inspectieprotocol (versie 2010,044). Inspectierapportage BAG-beheer Gemeente Ridderkerk Inspectiedatum: 21 november 2013 : definitief Kenmerknummer: 0597 Stichting NIVO Accreditatienummer; 1270 ItlSPECTIE Ou ft I Tin

2 Inspectierapportage F Bestuur Stichting NIVO Inspectierapportage Inspectie BAG-beheer Gemeente Ridderkerk Kenmerk: 0597 Rapportagedatum: 22 november 2013 Inspectie-instelling: Stichting NIVO Lichtenauerlaan ME Rotterdam Opdrachtgever: Gemeente Ridderkerk Koningsplein EA Ridderkerk Copyright 2012 Stichting NIVO, dit werk is auteursrechtelijk beschermd. Gebruik door derden is uitsluitend toegestaan voor opdrachtgever in haar uitvoering von de Wet BAG. Ander gebruik of vermenigvuldiging is uitsluitend toegestaan na uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van Stichting NIVO of auditee. Uitzondering wordt gemaakt voor het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, welke in de uitoefening van haar maatschappelijke taken gedeelten uit deze rapportage op haar website ter inzage stelt aan derden.

3 Inspectierapportage Slatus F Bestuur Inhoudsopgave 1. Conformiteitsverklaring 4 2. Toelichting Inspectie Wet BAG 5 3. Gegevens gemeente 7 4. Gegevens inspectie 7 5. Samenvatting van de bevindingen 8 6. Samenvattende conclusie 9 7. Ondertekening 10 Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I) 11 Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II) 12 Bijlage C. Werking systeem (deel III) 13

4 Inspectierapportage F Bestuur 1. Conformiteitsverklaring Conformiteitsverklaring Stichting NIVO verklaart dat de gemeente Ridderkerk op de onderdelen: - kwaliteit van de gegevens NIET; - kwaliteit van de processen NIET; - kwaliteit van het systeem WEL; voldoet aan de eisen van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen zoals getoetst volgens het inspectieprotocol voor de uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen versie 044.

5 N IVO Inspectierapportage Slatus F 740 Bestuur 2. Toelichting Inspectie Wet BAG Mmisterie van Infrastructuur en Milieu - Directoraat Generaal Ruimte Inspectierapportage Wet basisregistraties adressen en gebouwen Deze rapportage vormt de weerslag van de in opdracht van Burgemeester en wethouders van de gemeente Ridderkerk bij hun gemeente op 21 november 2013 uitgevoerde inspectieonderzoek naar de uitvoering van de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de Basisregistraties adressen en gebouwen. Het inspectieonderzoek is uitgevoerd door Stichting NIVO. De inspectie is volledig uitgevoerd conform het Inspectieprotocol voor uitvoering audit Wet basisregistraties adressen en gebouwen (uitwerking artikel 42 Wet BAG) versie 2010 (044): 1 november 2010, aangevuld met het Duidingsdocument BAG inspecties: 1 juli Dit rapport bevat 32 bladzijden inclusief bijlagen. De Wet basisregistraties adressen en gebouwen Op 1 juli 2009 is de Wet basisregistraties adressen en gebouwen in werking getreden (Stb. 2009, 257). De wet regelt het instellen van een basisregistratie adressen (bestaande uit een adressenregister en een geautomatiseerde adressenregistratie) en een basisregistratie gebouwen (bestaande uit een gebouwenregister en een geautomatiseerde gebouwenregistratie). De basisregistraties adressen en gebouwen (BAG) maken deel uit van het stelsel van basisregistraties, dat bedoeld is om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren ter verhoging van de kwaliteit van de besluitvorming, de verbetering van de dienstverlening en de vermindering van bestuurlijke en administratieve lasten. Burgemeester en wethouders zijn op grond van de wet verplicht bepaalde brondocumenten in te schrijven in het adressenregister dan wel het gebouwenregister en een aantal gegevens die deze documenten bevatten op te nemen in de adressenregistratie dan wel de gebouwenregistratie. Bestuursorganen worden verplicht om de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen authentieke gegevens bij het vervullen van hun publiekrechtelijke taak te gebruiken. Verder zijn afnemers verplicht om door hen gesignaleerde mogelijke onjuistheden in deze authentieke gegevens terug te melden aan de houder van de basisregistratie, zodat deze onderzoek kan doen naar de vermeende onjuistheden. De wet voorziet daarnaast in een centrale ontsluiting voor afnemers van de gegevens die zijn opgenomen in alle afzonderlijke gemeentelijke registraties via een Landelijke Voorziening BAG. Deze Landelijke Voorziening BAG wordt beheerd door het Kadaster Kwaliteit vereist Gezien het infrastructurele karakter van de basisregistraties adressen en gebouwen en de gebruiksplicht van de daarin opgenomen authentieke gegevens voor afnemers, wordt aan de basisregistraties een groot aantal kwaliteitseisen gesteld. Deze kwaliteitseisen zijn opgenomen in de wet, het bijbehorende Besluit basisregistraties adressen en gebouwen (Stb. 2009, 133) en de bijbehorende Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. De Basisregistraties adressen en gebouwen moeten (net als de andere basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties) verplicht worden gebruikt door de afnemers bij het uitoefenen van publiekrechtelijke taken. Dit betekent dat afnemers zonder nader onderzoek kunnen uitgaan van de juistheid van de in een basisregistratie opgenomen gegevens. Ze moeten er dus op kunnen vertrouwen dat de gegevens in de basisregistraties van een hoog kwaliteitsniveau zijn. Een goede kwaliteit van de gegevens bevordert het vertrouwen dat afnemers hebben in een registratie en daarmee ook de motivatie om die gegevens te

6 Inspectierapportage F Bestuur gebruil<en. Bovendien is een iioge kwaliteit van groot belang om te voorkomen dat onjuiste gegevens doorwerken binnen een groot aantal andere registraties. Om een hoog kwaliteitsniveau te bereiken zijn er in het systeem van de basisregistraties verschillende kwaliteitsbevorderende maatregelen voorzien. Daarbij kan in hoofdlijnen het volgende onderscheid worden gemaakt: 1. maatregelen gericht op een goede inwinning van gegevens, het gebruiken van brondocumenten en het gebruiken van gegevens uit andere basisregistraties (maatregelen aan de "bronkant"); 2. maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het verwerkingsproces goed verloopt (zoals de mogelijkheid voor het uitvoeren van ambtshalve correcties en het stellen van termijnen waarbinnen brondocumenten in het register moeten zijn ingeschreven, gegevens in de registratie moeten zijn verwerkt en aangeleverd zijn aan de Landelijke Voorziening BAG); 3. maatregelen die ervoor zorgen dat de kwaliteit gewaarborgd blijft en onjuistheden die tijdens het gebruik van gegevens aan het licht komen bij de beheerder van de registratie terecht komen en daar onderzocht worden (via maatregelen als een terugmeldplicht van mogelijke onjuistheden door afnemers en een correctierecht voor geregistreerden). Daarnaast is een aantal kwaliteitsbevorderende maatregelen rechtstreeks verwerkt in het systeem van de registraties. Zo moet de inhoud van de BAG voor zowel bronhouders als afnemers volstrekt eenduidig en helder zijn. Om die reden is een beschrijving van de inhoud van de registratie vastgelegd in een bij de Regeiing basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus en is voor de uitvoeringspraktijk een objectenhandboek opgesteld om het bereik van de in de registratie opgenomen objecten te verhelderen. Wettelijk verplicht periodiek inspectieonderzoek Naast de eigen interne beheersingsmaatregelen voor het adequaat uitvoeren van de verantwoordelijkheden rondom basisregistraties, is in art. 42 van de wet geregeld dat Burgemeester en wethouders eens per drie jaar de uitvoering van deze regelgeving laten controleren door één van de bedrijven, die zijn geaccrediteerd om deze controle uit te voeren.

7 N IVO Inspectierapportage F Bestuur Gegevens gemeente Gegevens gemeente Gemeente Ridderkerk Contactpersoon Corstiaan Kanters c. kanters@ridderkerk. nl Vestigingsadres Koningsplein EA Ridderkerk Postadres Postbus AG Ridderkerk Telefoonnummer Gegevens inspectie Gegevens inspectie Inspectie 21 november 2013 en datum inspectierapportage Definitieve versie, 29 januari 2014 Naam inspectie-instelling Stichting NIVO Naam (leadjinspecteur Iris Tholenaars Naam assistent inspecteur Aanwezigen vanuit de gemeente Corstiaan Kanters (BAG-beheerder) ftichel Raats (BAG-registrator) Robert de Rooij (Hoofd van de Afdeling Ondersteuning) Saskia Embregts (Buiteninspecteur) t^ohcinem Hadri (Vergunningverlening) René Hoogendoorn (Coördinator Ondersteuning) Overige aanwezigen namens Stichting NIVO

8 inspectierapportage F Bestuur 5. Samenvatting van de bevindingen Samenvatting van de bevindingen tijdens de inspectie Oordeel per onderdeel Motivatie Verificatiepunten bestandscontroles voldoende onvoldoende Verificatiepunten steekproef registratie en register voldoende onvoldoende Verificatiepunten controle inbedding processen O voldoende onvoldoende Verificatiepunten controle werking processen voldoende onvoldoende De mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering evenals schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren worden nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen en vervolgens tijdig doorgezonden naar de Landelijke Voorziening BAG. Cognos wijst uit dat de gemeente gedurende de laatste maanden aanzienlijk betere resultaten worden behaald, zodanig dat het gewenste niveau wordt bereikt. De gemeente is er nog niet in geslaagd definitieve geometrie op te nemen in de basisregistratie adressen en gebouwen. De objecten waar een terugmelding betrekking op heeft, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, worden onvoldoende in onderzoek geplaatst. Het op 7 november 2013 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV. De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de geselecteerde mutaties tijdig raadpleegbaar en beschikbaar maken De geselecteerde mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden vinden in onvoldoende mate hun grondslag in de bij deze mutaties vermelde brondocumenten. De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen voldoende overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. De administratieve inrichting is zorgvuldig, transparant en consistent vormgegeven in het document "Handboek Processen BAG". De procesbeschrijving is recentelijk aangepast aan de praktijk, waardoor het processenhandboek nog in de routing ligt om door het bestuur te worden ondertekend. Het document is voldoende bij alle relevante functionarissen bekend. De processen binnen de gemeente zijn, zoals tevens blijkt uit de recente resultaten, dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt. In de vigerende mandaatregeling is door burgemeester en wethouders onvoldoende mandaat verleend om alle in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan hen opgedragen taken door de feitelijk uitvoerende medewerkers te laten uitvoeren. De gemeente heeft bij de opbouw van het initiële bestand gebruik gemaakt van de conversiefactoren voor niet-woningen zoals deze door VROM beschikbaar zijn gesteld waardoor zij de verplichting heeft de kwaliteit van deze oppervlakten te verbeteren. De gemeente hiertoe nog onvoldoende maatregelen genomen. De processen binnen de gemeente worden nu in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt.

9 Verificatiepunten BAG conforme applicatie voldoende Inspectierapportage onvoldoende F Bestuur De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Key2BAG waarvan de versie voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer. Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) voldoende onvoldoende Verificatiepunten continuïteit systeem (back-up en herstel) voldoende onvoldoende De gemeente heeft met de 2 omliggende gemeenten Barendrecht en Albrandswaard een samenwerkingsverband (BAR) op het gebied van ICT, waarbij de omgevingen van Barendrecht en Ridderkerk redundant zijn en de omgeving van Albrandswaard voornamelijk als Back-up fungeert. De back-up systematiek is zodanig opgezet dat de data binnen de gemeente, waaronder de basisregistratie adressen en gebouwen voldoende worden veiliggesteld. Uitsluitingen geen uitsluiting Samenvattende conclusie Samenvattende conclusies op basis van het inspectieonderzoek naar het voldoen aan de verplichtingen op grond van de wet- en regelgeving voor de basisregistraties adressen en gebouwen Conclusies Herinspectie geïndiceerd Opmerkingen De resultaten stemmen wel niet overeen met de eisen in het genoemde inspectieprotocol. ja nee De uitwijkconfiguratie en restore worden niet jaarlijks getest.

10 Inspectierapportage Niirnmci F Bestuur Ondertekening Getekend voor gezien en akkoord Namens Stichting NIVO D.d. 2q - / - Namens gemeente D.d. Ridderkerk I.B. (Iris) Tholenaars, lead inspecteur R. de Rooij, Hoofd Afdeling Ondersteuning. P.M. (Coen) Reizevoort, manager.

11 N IVO Inspectierapportage F 740 I Bestuur 11 Bijlage A. Kwaliteit gegevens (deel I)

12 Inspectieformulier l^aiiteit gegevens F 721 Manager 1 van 5 1. Kwaliteit gegevens 1.1. Bestandscontroles Door enkele bestanijscontroles vanuit de Landelijke Voorziening BAG kan de inspecteur zich een beeld vormen van de wijze waarop de gegevensuitwisseling tussen de gemeentelijke registratie en de Landelijke Voorziening BAG verioopt. Ook kan de inspecteur zich hiermee een beeld vormen van de voor de betreffende gemeente gangbare termijnen voor de verwerking van mutaties, het opnemen van de definitieve geometrie, de afhandeling van terugmeldingen, het uitvoeren van onderzoeken naar mogelijk onjuiste gegevens en de wijze van omgang met geconstateerde objecten. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe verloopt de gegevensuitwisseling tussen de gemeente en de Landelijke Voorziening BAG? Wat zijn de gangbare termijnen voor de gemeente bij het uitvoeren van een aantal registratie-activiteiten? Verificatiepunten bestandscontroles Verplicht/ Gerelateerde gewenst wettelijke Toegestane antwoorden Worden mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering alsmede schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen? De mutaties die voortkomen uit reguliere brondocumenten en processen-verbaal van constatering evenals schriftelijke verklaring van daartoe aangewezen ambtenaren worden, zoals dit blijkt uit het statusrapport beheeraudit, nog onvoldoende binnen vier werkdagen na de brondocumentdatum opgenomen in de basisregistratie gebouwen of de basisregistratie adressen. Cognos wijst uit dat de gemeente gedurende de laatste maanden aanzienlijk betere resultaten worden behaald, zodanig dat het gewenste niveau wordt bereikt. Wet: artt, 12, 16 98% Nee, maar

13 CONTROLE INSPECTIE AUDIT inspectieformulier kwaliteit gegevens F 721 (Manager 2 van 5 2. Zijn alle berichten aangeboden aan de Landelijl<e Voorziening BAG (verder LV) binnen vijf werkdagen na de documentdatum? Wet: artt. 16, 31 98% JE, Nee Nee, maar Onlosmakelijk verbonden aan het antwoord op de voorgaande vraag, worden de berichten nog onvoldoende tijdig aangeboden aan de LV. 3. Zijn alle geweigerde berichten zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk opnieuw aangeboden aan de LV en daarbij alsnog geaccepteerd door de LV? Wet: artt. 16, 31 98% in maximaal 2 werkdagen :a, Nee Nee, maar Opmerkingen; De geweigerde berichten worden zo spoedig mogelijk opnieuw aangeboden aan de LV en daarbij alsnog geaccepteerd door de LV. 4. Is de status van panden binnen zes maanden na het verkrijgen van de status "pand gereed (niet ingemeten)" veranderd in "pand gereed" door de opname van de definitieve pandgeometrie? Wet: art. 7 98% 3s. Nee De gemeente is er onvoldoende in geslaagd binnen 6 maanden definitieve geometrie op te nemen bij panden waarbij de werkzaamheden inmiddels zijn afgerond.

14 inspectieformulier Icwaliteit gegevens F 721 Manager 3 van 5 Hebben alle via de Landelijl<e Voorziening BAG ontvangen terugmeldingen, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, geleid tot het in onderzoek plaatsen van de objecten waarop de terugmelding betrekking heeft? Wet: art 39 90%, Nee Nee, maar De objecten waar een terugmelding betrekking op heeft, waarbij niet binnen 2 werkdagen is besloten tot opname of wijziging van gegevens, worden onvoldoende In onderzoek geplaatst. 6. Heeft de gemeente in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Wet: art 39, 90%, Nee De gemeente neemt in het geval van een ontvangen terugmelding of correctieverzoek, na het doen van onderzoek binnen een halfjaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie. Is het op een bepaalde peildatum opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen exact gelijk aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de Landelijke Voorziening BAG? V (met document) Wet: art 31 98%. Nee Nee, maar Het op de peildatum 7 november 2013 opgenomen aantal objecten per objecttype in de gemeentelijke basisregistraties adressen en gebouwen komt voldoende overeen met aan het aantal op de peildatum opgenomen objecten in de LV.

15 N IVO Inspectieformulier kwaliteit gegevens F 721 Manager 4 van Steekproef registratie en register Bij de steekproef registratie en register wordt getoetst of de kwaliteitseisen op het gebied van de juistheid van gegevens gehaald worden. Het doel daarbij is om te toetsen in hoeverre de gemuteerde gegevens in de BAG overeenkomen met de gelegitimeerde werkelijkheid (zie paragraaf 4.1.2). Hiertoe wordt een steekproef getrokken uit de objecten die in de basisregistraties adressen en gebouwen in de voodiggende periode een mutatie hebben ondergaan, waarbij wordt gekeken of de relatie tussen de registratie en het register op een goede wijze is aangebracht en of de gegevens uit de brondocumenten exact overeenkomen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen. In paragraaf is een beperkt aantal bijzondere situaties beschreven (geometrie en oppervlakte) waarin enigszins afwijkende kwaliteitseisen kunnen gelden. Het gaat bij de steekproef registratie en register om de beantwoording van de volgende hoofdvragen: Kan op basis van de gegevens in de registratie een bijbehorend brondocument binnen een redelijke termijn en op een eenduidige wijze worden teruggevonden? Komen de gegevens uit het brondocument exact overeen met de gegevens zoals deze in de registratie zijn opgenomen? Dit ls geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten steekproef registratie en register Verplicht Gerelateerde Norm Toegestane antwoorden / wettelijke gewenst norm 1. Kan de gemeente alle brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken? De gemeente kan de brondocumenten behorende bij de mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden op de geselecteerde objecten, binnen een redelijke termijn raadpleegbaar en beschikbaar maken. Wet: art. 9 98%, Nee Nee, maar

16 Inspectieformulier kwaliteit gegevens F 721 Manager 5 van 5 2. Heeft het brondocument in het register betrekl<ing op de betreffende mutatie op het object in de BAG waarbij een verwijzinq naar het betreffende brondocument is opgenomen? De geselecteerde mutaties die sinds de voorgaande inspectie hebben plaatsgevonden vinden in onvoldoende mate hun grondslag in de bij deze mutaties vermelde brondocumenten. Wet: art. 14a 98% Nee Nee, maar 3. Komen de bij het object gemuteerde gegevens in de registratie exact overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen? De bij het object gemuteerde gegevens in de registratie komen in voldoende mate overeen met de gegevens zoals die in het betreffende brondocument zijn opgenomen. Wet: art. 14a 98% Nee Nee, maar

17 N IVO Inspectierapportage F 740 I Bestuur 12 Bijlage B. Kwaliteit processen (deel II)

18 CONTROLE ' INSPECTIE AUDIT Inspectieformulier Icwaliteit processen F 722 Manager 1 van 9 2. Kvtfaliteit Processen 2.1. Controle inbedding processen Tijdens de controle inbedding processen wordt in de eerste plaats gericht bekeken of bepaalde gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot de opname van objecten en gegevens in de basisregistraties adressen en gebouwen. In het kader van onder meer art. 14a van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en de bij de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen vastgestelde gegevenscatalogus wordt namelijk een aantal eisen gesteld aan de momenten waarop objecten dienen te worden opgevoerd en mutaties in de over deze objecten vastgelegde gegevens dienen piaats te vinden. Een ander doel van de controle van de inbedding van de processen is om na te gaan in hoeverre een gemeente heeft zorg gedragen voor een adequate inrichting van de administratieve organisatie rondom het beheren van de BAG. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Hoe heeft de beheerder van de BAC zich ervan vergewist dat voor de BAG relevante gebeurtenissen ook daadwerkelijk leiden tot tijdige opname van de voorgeschreven gegevens in de BAG? Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is verankerd in de gemeentelijke organisatie en werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord Zijn de processen binnen de gemeente dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? V Wet: art. 16 De processen binnen de gemeente zijn, zoals tevens blijkt uit de recente resultaten, dusdanig vormgegeven dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt.

19 N IVO Inspectieformulier kwaliteit processen F 722 Manager 2 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot opname van de betreffende panden en eventuele verbliifsobiecten in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzingen als gevolg van de verleende omgevingsvergunningen leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. Jc ^ 3. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het intrekken van bouwvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van deze intrekking bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit: art. 8 Opmerkingen; De gemeente heeft haar besluitvormingsproces aangaande de intrekking van omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, zodanig ingericht dat wijzingen als gevolg van deze ingetrokken vergunningen leiden tot opname in de basisregistratie gebouwen. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat is aangevangen met bouwwerkzaamheden die relevant zijn voorde bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de voortgang van de werkzaamheden aangaande verleende omgevingsvergunningen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. Inspectienummer 5. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat Wet; artt. 10, Proces-

20 Inspectieformulier kwaiiteit processen F 722 Manager 3 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de afronding van bouwwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. toetsing Inspectienumme-: 6. Is bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en is dat voorlopige bouwjaar in dat geval bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar? Regeling: catalogus Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij panden die op enig moment in de laatste drie jaar de status "pand in gebruik (niet ingemeten)" hebben gekregen, is gecontroleerd of het (definitieve) bouwjaar bij ingebruikname afwijkt van het eerder opgenomen (voorlopige) bouwjaar en dat voorlopige bouwjaar in dat geval is bijgewerkt naar het definitieve bouwjaar. 7. Is bij wijzigingen aan een pand (zoals een aanbouw van een serre), het "bouwjaar" het bouwjaar gebleven waarin het pand oorspronkelijk als zodanig is opgeleverd? V Regeling: catalogus Procestoetsinq Tijdens de steekproef is gecontroleerd en geconstateerd dat bij wijzigingen aan een pand, het "bouwjaar" gelijk is gebleven aan het jaar waarin het pand oorspronkelijk was opgeleverd. 8. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen en sloopmeldingen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie Wet: artt. 10, 14a

21 N IVO Inspectieformulier kwaliteit processen F 722 Manager 4 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgeliouden statusgegevens? Besluit; art. 8 De gemeente tieeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat alle verleende sloopvergunningen en sloopmeldingen die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot wijziging van over de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen bijgehouden statusgegevens. 9. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat het signaal dat sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen zijn afgerond, leidt tot verwerking van dit signaal bij de betreffende panden en eventuele verblijfsobjecten in de basisregistratie gebouwen? Wet: artt. 10, 14a Besluit; art. 8 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de signalen aangaande de afronding van sloopwerkzaamheden die relevant zijn voor de bijhouding van de basisregistratie gebouwen, leiden tot verwerking van deze signalen bij de betreffende panden in de basisregistratie gebouwen. 10. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, binnen 2 werkdagen na ontvangst van de melding alsnog leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen (tenzij binnen de7e periode wordt vastgesteld dat voor het ontstaan van dit object qeen regulier brondocument vereist isj? Wet: art 6a, 10 en 39 De gemeente heeft voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat een terugmelding over een object dat ten onrechte niet in de basisregistraties adressen en gebouwen is opgenomen, alsnog en tijdig leidt tot de opname als geconstateerd object in de basisregistratie adressen en gebouwen. 11. Heeft de gemeente voldoende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het Wet: art 40 Proces-

22 CONTROLE - INSPECTIE AUDIT inspectieformulier kwaiiteit processen F 722 Manager 5 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft qedaan? Onderzoek aangaande ontvangen meldingen heeft uitgewezen dat de gemeente voldoende maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat de resultaten van het onderzoek naar aanleiding van een terugmelding ook worden gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan. toetsing 12. Hebben burgemeester en wethouders bij de administratieve inrichting van de registers en registraties de processen op een zorgvuldige, transparante en consistente wijze vormgegeven? V (met document) Regeling: art. 2 Procestoetsinq De administratieve inrichting is zorgvuldig, transparant en consistent vormgegeven in het document "Handboek Processen BAG". De procesbeschrijving is recentelijk aangepast aan de praktijk, waardoor het processenhandboek nog in de routing ligt om door het bestuur te worden ondertekend. Het document is voldoende bij alle relevante functionarissen bekend. 13. Beschikt de gemeente over een regeling waarin de in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan burgemeester en wethouders opgedragen taken zijn gemandateerd aan één of meerdere medewerkers, indien deze taken niet door burgemeester en wethouders zelf worden uitgevoerd? V (met document) Wet: art 2, 9, 10, 11, 14, 14a, 15, 31, 32, 37, 39, 40 en 41 In de vigerende mandaatregeling is door burgemeester en wethouders onvoldoende mandaat verleend om alle in het kader van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aan hen opgedragen taken door de feitelijk uitvoerende medewerkers te laten uitvoeren. Nee 14. Als burgemeester en wethouders gebruik hebben gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoelt in art. 8 van de wet V (met document) Regeling: art. 2 i.c.m. Wet: Procestoetsinq

23 inspectieformulier kwaliteit processen F 722 Manager 5 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord basisregistraties adressen en gebouwen, beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing biiikt? In de vigerende mandaatregeling is door burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met de vaststelling van de geometrie, zoals bedoelt in art. 8 van de wet basisregistraties adressen en gebouwen. art Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen, en zo ja beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwijzing blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 i.cm. Wet: art 10 Opmerkingen; In de vigerende mandaatregeling is door burgemeester en wethouders geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van een proces-verbaal van constatering zoals bedoeld in art. 10, eerste lid, onder b van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen. Nee Inspectienummer; 16. Hebben burgemeester en wethouders gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van wijzigingen in de feitelijke situatie die van invloed zijn op de adressenregistratie of de gebouwenregistratie en die niet in een ander krachtens de Wet basisregistraties adressen en gebouwen aangewezen brondocument zijn opgenomen, en zo ia beschikt de gemeente dan over een document waaruit deze aanwiizing blijkt? V (met document) Regeling: art. 2 i.cm. Besluit; artt. 7 en 8 In de vigerende mandaatregeling is door burgemeester en wethouders geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om ambtenaren aan te wijzen die zijn belast met het opstellen van schriftelijke verklaringen strekkende tot het signaleren van bovengenoemde wijzigingen. Nee 17. Ziin bi] de opdrachtverlening voor het laten inmeten van de geometrie van panden eisen gesteld aan de Regeling: Proces-

24 N IVO Inspectieformulier icwaliteit processen F 722 Manager 7 van 9 Verificatiepunten controle inbedding processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord kwaliteit van de op te leveren geometrie, die minimaal overeenkomen met de eisen die in de catalogus zijn opgenomen omtrent de geometrie van panden? Bij de interne opdrachtverlening zijn de nauwkeurigheidseisen aan de te leveren geometrie voldoende gespecificeerd. catalogus toetsing 18. Heeft de gemeente maatregelen genomen om de kwaliteit van de in de basisregistratie gebouwen opgenomen oppervlakte van verblijfsobjecten, te verbeteren indien gebruik is gemaakt van conversiefactoren voor niet-woningen? Regeling: catalogus De gemeente heeft bij de opbouw van het iniüële bestand gebruik gemaakt van de conversiefactoren voor niet-woningen zoals deze door VROM beschikbaar zijn gesteld waardoor zij de verplichting heeft de kwaliteit van deze oppervlakten te verbeteren. De gemeente heeft besloten hiermee pas aan te vangen op het moment dat de BAG- WOZ koppeling is gerealiseerd, waardoor geconcludeerd moet worden dat de gemeente nog onvoldoende maatregelen heeft genomen. Nee J^nsjaectiOTurnmer^ 19. Is de kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording inzake de basisregistraties adressen en gebouwen in het bestaande kwaliteitssysteem van de organisatie ingebed of is er sprake van een specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoordinq voor deze basisregistraties? G (met document) Gebaseerd op regeling: art. 2 Op het moment heeft de gemeente geen specifiek regiem van kwaliteitsbeheersing en kwaliteitsverantwoording voor deze basisregistraties.

25 Inspectieformulier kwaliteit processen F 722 l^anager 8 van Controle werking processen Het doel van de controle van de werking van de processen is om na te gaan in hoeverre de processen op de wijze worden uitgevoerd zoals die volgens de door de gemeente vormgegeven procedures zouden moeten worden uitgevoerd. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: Heeft de gemeente er zorg voor gedragen dat de BAG is geïntegreerd in de uitvoering van de gemeentelijke werkprocessen? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord Worden de processen binnen de gemeente in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die ieiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt? Wet: art. 16 De processen binnen de gemeente worden nu in de praktijk dusdanig uitgevoerd dat bij het plaatsvinden van gebeurtenissen die leiden tot in het kader van de basisregistraties adressen en gebouwen relevante wijzigingen in de verschijningsvorm van objecten, deze wijzigingen tijdig en op een correcte wijze in deze registraties worden verwerkt. 2. Kan een verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen aangeven op welke wijze dit aanleverinqsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 De verantwoordelijke voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouwen kan voldoende aangeven op welke wijze dit aanleveringsproces daadwerkelijk verloopt. J5

26 Inspectieformulier kwaliteit processen F 722 Manager 9 van 9 Verificatiepunten controle werking processen Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 3. Kan een verantwoordelijl<e voor de processturing op het aanleveren van gegevens die relevant zijn voor de bijhoudingsprocessen rondom de basisregistraties adressen en gebouw/en de relevante procesbeschrijvinqen overleqqen? Regeling: art. 2 De verantwoordelijke functionaris verwijst naar het document "Handboek Processen BAG" 4. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctleverzoeken aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk wordt uitgevoerd? Regeling: art. 2 De functionarissen welke zijn belast met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctleverzoeken kunnen voldoende aangeven op welke wijze dit verwerkingsproces daadwerkelijk verloopt. 5. Kan een medewerker die belast is met het doorvoeren van mutaties, het in ontvangst nemen van meldingen of het verwerken van terugmeldingen en correctleverzoeken de relevante procesbeschrijvinqen overleqqen? Regeling: art. 2. De hierboven genoemde functionaris verwijst hierbij naar het document "Handboek Processen BAG"

27 inspectierapportage F Bestuur 13 Bijlage C. Werking systeem (deel ilt)

28 Inspectieformulier kwaliteit systeem F 723 Manager 1 van 5 3. Kvtfaliteit svsteem 3.1. Controle BAG-conforme applicatie Het doel van de controle BAG-conforme applicatie is na te gaan of door de gemeente gebruik wordt gemaakt van een applicatie die voldoet aan de systeembeschrijving zoals deze is vastgesteld bij art. 4 van de Regeling basisregistraties adressen en gebouwen. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvraag: Maakt de gemeente gebruik van een geautomatiseerd informatiesysteem dat voldoet aan de wettelijk vastgestelde systeembeschrijving? Dit is geconcretiseerd in het volgende verificatiepunt voor de inspecteur: Verificatiepunten BAG conforme applicatie Voldoet de door de gemeente gebruikte versie van de applicatie aan de specificatie van de berichten ten behoeve van elektronisch berichtenverkeer zoals deze in de Regeling BAG is opgenomen? Verplicht/ gewenst Gerelateerde wettelijke Wet: art. 31 Regeling: art. 4 en biilage II De gemeente maakt voor de registratie BAG gebruik van de applicatie Key2BAG waarvan de versie voldoet aan de gestelde eisen betreffende het berichtenverkeer.

29 N IVO inspectieformulier Icwaliteit systeem F 723 Manager 2 van Toets continuïteit systeem Het doel van de toets continuïteit systeem is na te gaan in hoeverre de gemeente voldoende maatregelen heeft getroffen om de continuïteit van het systeem en de werking daarvan te garanderen in het geval van problemen met het systeem of een calamiteit. Het gaat daarbij om beantwoording van de volgende hoofdvragen: Heeft de gemeente maatregelen getroffen om de continuïteit van fiet systeem te v/aarborgen? Heeft de gemeente maatregelen getroffen voor back-up en herstel van gegevens? Dit is geconcretiseerd in de volgende verificatiepunten voor de inspecteur: Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijk) Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 1. Heeft de gemeente een uitwijkconfiguratie beschikbaar voor de basisregistraties adressen en gebouwen? V (met document) Wet: art. 14; Regeiing: art 3 De gemeente heeft met de 2 omliggende gemeenten Barendrecht en Albrandswaard een samenwerkingsverband (BAR) op het gebied van ICT, waarbij de omgevingen van Barendrecht en Ridderkerk redundant zijn en de omgeving van Albrandswaard voornamelijk als Back-up fungeert. 2. Beschikt dc gemeente over ccn actueel uitwijkdraaitx)ck waarin alle taken, verantwoordelijkheden en acties zijn vastgelegd? Gebaseerd op Wet: art. 14 Jc De gemeente beschikt over een uitwijkdraaiboek waarin de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden van ter zake doende functionarissen van de gemeente Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk staan beschreven, dit draaiboek is minimaal vanaf deze 3 locaties te raadplegen.

30 N IVO Inspectieformulier kwaliteit systeem F 723 Techniscli Manager 3 van 5 Verificatiepunten continuïteit systeem (uitwijl<) Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 3. Is het draaiboel< altijd beschikbaar, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is? Gebaseerd op Wet: art. 14 Procestoetsinq Jc Door de configuratie welk ter beschikking staat is het uitwijkdraaiboek voldoende te benaderen, ook indien de reguliere locatie niet bereikbaar is. 4. Wordt de uitwijkconfiguratie tenminste eenmaal per twaalf maanden getest op actualiteit en juiste werking? G (met document) Gebaseerd oo Wet art. 14 en Reqelinq: art. 3 De gemeente heeft de uitwijkconfiguratie laatstelijk getest 27 oktober 2012, waarvan verslag is opgesteld. 5. Zijn er zodanige voorzieningen getroffen dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt? Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 De gemeente kan binnen 4 weken voldoende voorzieningen treffen op het gebied van techniek maar ook in de zin van fysieke uitwijklocaties, dat de meest noodzakelijke activiteiten in het kader van het beheer en het gebruik van de BAG, ruimschoots binnen vier weken op een andere locatie kan plaatsvinden indien de reguliere locatie als gevolg van een calamiteit niet kan worden gebruikt. _^ ^

31 ,v" N I vo Inspectieformulier icwaliteit systeem F 723 Manager 4 van 5 Verificatiepunten continuïteit systeem (bacl<-up en herstel) Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord 1. Wordt van de in de adressenregistratie en gebouwenregistratie opgenomen gegevens iedere werkdag een back-up gemaakt? Wet: art. 14; Regeling: art 3 De back-up systematiek is zodanig opgezet dat de data binnen de gemeente, waaronder de basisregistratie adressen en gebouwen voldoende worden veiliggesteld. 2. Worden de bronnen die sinds de laatste back-up gebruikt zijn voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up? Wet: art. 14a De bronnen die sinds de laatste back-up zijn gebruikt voor de mutaties in de basisregistraties adressen en gebouwen worden zodanig bewaard dat door het opnieuw invoeren of inlezen van de mutaties aansluiting wordt gevonden met de datum en het tijdstip van de laatste back-up. Vindt er nadat de gegevens naar het back-up medium zijn gekopieerd altijd een handmatige of geautomatiseerde toets plaats dat het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen? Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Vast onderdeel van de back-up procedure is een geautomatiseerde toets waarbij wordt gecontroleerd of het kopieerproces correct is verlopen en of de gegevens kunnen worden terug gelezen. 4. Vindt de opslag van back-up media plaats in een andere ruimte dan die waarin de gegevens van de basisregistraties adressen en gebouwen zich fysiek bevinden? Gebaseerd op Wet art. 14 en Reqelinq: art. 3

32 N IVO Inspectieformulier Icwaliteit systeem F 723 IManager 5 van 5 Verificatiepunten continuïteit systeem (bacl<-up en herstel) Verplicht/ Gerelateerde Norm gewenst wettelijke Antwoord Door de huidige configuratie als mede door de gehanteerde back-up procedures is de basisregistraties adressen en gebouwen voldoende veilig is gesteld. 5. Wordt de reconstructie en het herstellen van de BAG tenminste eenmaal per 12 maanden getest? G (met document ) Gebaseerd op Wet art. 14 en Regeling: art. 3 Bij de uitgevoerde uitwijktest van 27 oktober 2012 is de back-up gebruikt om deze uitwijk te testen waarmee dit tevens als restore-test aangemerkt kan worden. ^ ^ ^ ^